69 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan saran mengenai tujuan dari penelitian.
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan bagaimana sistem kelola arsip dinamis aktif
di Apotek Hasil Salatiga. Setelah hasil dibahas peneliti menyimpulkan beberapa kesimpulan
yang berkenaan dengan tujuan penelitian. Hasil dari kesimpulannya adalah sebagai berikut :
5.1.Kesimpulan
Arsip dinamis aktif yang dikelola oleh Apotek Hasil Salatiga adalah arsip laporan HV
OWA dan arsip faktur. Didalam proses membuat pembukuan laporan HV dan OWA
bulanan, arsip faktur menjadi pedoman utama terkait dengan penulisan jenis obat, tanggal
pembelian, nama PBF dan kode. Laporan Pencatatan transaksi penjualan obat HV dan
OWA dilakukan setiap hari didalam buku besar berukuran folio. Pencatatan ini dilakukan
oleh semua karyawan baik asisten apoteker, apoteker dan pengelola apotek. Terlibatnya
semua karyawan didalam proses pencatatan laporan HV dan OWA sering menjadi
masalah dalam membuat laporan HV dan OWA, dimana pencatatan sering terbalik. Obat
HV ditulis didalam buku pelaporan OWA, obat OWA ditulis didalam buku pelaporan
HV.
Mekanisme didalam pembuatan laporan HV dan OWA tidak ditentukan secara resmi
oleh pemilik, tetapi didalam pembuatan laporan HV dan OWA, apoteker memberikan
arahan didalam penyusunan laporan HV dan OWA dilakukan secara searah. Didalam
penyusunan laporan HV dan OWA yang dilakukan baik asisten apoteker maupun
pengelola sering mengalami selisih, sehingga harus mencari arsip faktur yang asli untuk
melakukan pencocokan data. Arsip laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh pemilik
70 HV dan OWA yang ada diapotek dengan laporan yang telah disusun. Arsip laporan HV
dan OWA disimpan didalam satu lemari kayu dengan jangka waktu penyimpanan selama
lima tahun.
Pengecekan, pembersihan dan penyusunan kembali arsip laporan HV dan OWA
dilakukan selama lima tahun sekali oleh pengelola dan asisten apoteker. Arsip yang
disimpan didalam satu lemari ini masih tercampur antara arsip dinamis aktif dengan arsip
dinamis inaktif. Arsip yang disimpan didalam lemari kayu pernah dimakan rayap, arsip
yang dimakan rayap adalah arsip yang sudah lunas pembayaran kepada sales PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) dan arsip tesebut tidak ada duplikasi.
Tindakan pengelola dan asisten apoteker terhadap arsip yang dimakan rayap adalah
dengan langsung memusnahkan dengan dibakar. Arsip yang dipelihara seperti arsip faktur
dalam pemeliharaannya masih sederhana, arsip faktur disusun berdasarkan nama PBF,
dan diikat menggunakan karet dan dikelompokkan perbulan. Arsip faktur disimpan diatas
lemari kayu dan dimasukkan didalam map.
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas peneliti memberikan saran kepada Apotek Hasil Salatiga
sebagai berikut :
Didalam melakukan pencatatan setiap penjualan obat HV dan OWA sebaiknya
dilakukan oleh satu orang. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari adanya
kesalahan ketika melakukan pencatatan jenis obat didalam buku laporan HV dan OWA.
Mekanisme didalam melakukan pembuatan laporan HV dan OWA sebaiknya
ditentukan, hal ini agar laporan yang disusun tidak berantakan dan terkesan rapi. Selain
71 laporan HV dan OWA, diharapkan didalam penyusunan tidak ada kesalahan baik dalam
pemberian nomer faktur maupun di selisih.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arrsip laporan HV dan
OWA sebaiknya ditambah, hal ini dikarenakan dengan tersedianya satu lemari kayu,
mempunyai resiko tersendiri terhadap ketahanan arsip yang disimpan.
Pemeliharaan dan penjagaan arsip dinamis aktif berupa arsip faktur dan arsip laporan
HV dan OWA yang diterapkan oleh apotek hasil seperti melakukan pembersihan,
pengecekan, dan penyusunan kembali yang dilakukan setiap lima tahun sekali, sebaiknya
dirubah dengan melakukan perawatan tersebut secara berkala. Hal ini agar arsip laporan
HV dan OWA baik yang sudah lunas atau belum pembayarannya tetap terjaga dan masih
