MANAJEMEN PROYEK DAN METODE KONSTRUKSI D

MANAJEMEN PROYEK DAN METODE

KONSTRUKSI

“DOKUMEN KONTRAK”

OLEH

MUH. HANDY DWI A.

E1A1 10 012

LA RAHMAN

E1A1 10 014

AKSAN

E1A1 10 054

KHAERUL IKSAN

E1A1 10 066

JURUSAN S1 TEKNIK SIPIL

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

A.

EVALUASI PENAWARAN PESERTA LELANG PROYEK

Evaluasi penawaran harus dilakukan oleh panitia tender yang memiliki tugas untuk memeriksa, menilai, dan melakukan analisis seluruh penawaran ( Administrasi, Teknis, dan harga) yang masuk, yang telah diusulkan oleh calon kontraktor atau konsultan peserta tender.

Pada tahap awal, panitia tender dapat melakukan koreksi aritmatik terhadap semua penawaran yang masuk dan melakukan evaluasi sekurang-kurangnya tiga penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.

Sistem atau metode penilaian yang dapat panitia pakai adalah :

1. Sistem Gugur

Sistem ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang dan jasa pemborong atau jasa lainnya.

2. Sistem Nilai ( Merit Point System)

Sistem ini digunakan untuk pengadaan barang atau jasa pemborong atau jasa lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya ( Mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis)

3. sistem Penilaian Biaya selama Umur ekonomi ( Economi Life ycle cost.)

Sistem ini dilakukan untuk pengadaan barang ( Peralatan) yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomi, harga, biaya operasional, dan pemeliharaan dalam jangkan waktu operasi tertentu.

4. Berdasarkan kualitas

Sistem atau metode ini digunakan untuk pengadaan jasa konsultan yang kompleks dan menggunakan teknologi tinggi. Kualitas usulan merupakan faktor yang menentukan terhadap outcome secara keseluruhan dan lingkup pekerjaan sulit ditetapkan dalam KAK.

5. Berdasarkan Kualitas Teknis dan Biaya

Evaluasi penilaian ini digunakan untuk pengadaan jasa Konsultasi yang lingkup, output, waktu penugasan, dan lain-lainnya dapat diperkirakan dengan baik di KAK, serta besar biaya dapat ditentukan dengan tepat.

Evaluasi penawaran yang menggunakan metode pagu anggaran ini digunakan untuk pengadaan jasa konsultasi yang pekerjaannya sederhana, dapat didefinisikan, diperinci dengan tepat, dan anggarannya tidak melampui pagu tertentu.

7. Biaya terendah

Pengadaan jasa konsultasi yang bersifat sederhana dan standar.

8. Penunjukan langsung

Metode ini digunakan untuk evaluasi yang hanya terdiri dari satu penawaran jasa konsultasi berdasarkan kualitas teknis yang dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki pembiayaan yang wajar.

B. EVALUASI SISTEM PENAWARAN

Dibawah ini akan membahas beberapa metode yang digunakan oleh Owner untuk meng-evaluasi penawaran yang diajukan oleh para bidder dalam tender proyek

konstruksi. Proyek konstruksi diawali dengan proses tender yang dilakukan oleh Owner.

Ada beberapa cara untuk memilih peserta tender :

1. competitive bidding / tender terbuka

2. negotiated bidding / hanya kontraktor tertentu yang diundang

3. kombinasi dari kedua metode di atas Setelah melalui beberapa tahapan,

akhirnya Owner akan sampai pada evaluasi penawaran untuk menentukan pemenang tender.

Berikut akan dibahas metode evaluasi penawaran dengan menggunakan sistem lowest bid, non lowest bid dan sistem best value. Yang disebut terakhir baru dikembangkan dua dasawarsa belakangan ini.

1. Lowest Bid System

Sesuai namanya, lowest bid system akan memenangkan bidder yang mengajukan harga penawaran paling rendah. Sistem ini didasarkan pada asumsi bahwa para bidder mengajukan penawaran terhadap detailed plan, spesifikasi, schedule dan kondisi kontrak yang sama. Kadang begitu detailnya dokumen kontrak sehingga tender dokumen tidak hanya memberi rincian apa yang harus di bangun, tetapi juga memberi rincian bagaimana cara membangunnya. Dengan demikian, maka penawaran komersial merupakan satu-satunya faktor yang perlu di-evaluasi oleh Owner dari berbagai bid offer yang diterima.

dari bidder terhadap lokasi proyek, sehingga mobilisasi lebih dekat dan lebih murah. Atau juga dimungkinkan ada bidder yang tim proyek-nya sedang bekerja di lokasi, jika tender tersebut adalah untuk perluasan fasilitas.

Keuntungan dari sistem lowest bid adalah :

1. Proses persiapan tender-nya relatif sederhana, walaupun butuh banyak waktu untuk menyiapkan dan me-review dokumen tender yang lengkap.

2. Proses seleksinya sederhana, pemenang adalah penawar paling rendah. 3. Keputusan akhir tidak mudah di-protes oleh peserta tender.

Kerugian dari sistem ini adalah :

1. Keputusan pemenang tender murni berdasarkan penawaran harga, bukan berdasar atas pertimbangan kualitas.

2. Penawaran diajukan dengan asumsi bahwa design & spesifikasi dari Owner sempurna.

3. Kontraktor pemenang tender akan bekerja untuk memenuhi kebutuhan minimum yang diminta oleh Owner. Memberikan hasil kerja yang lebih baik dari spesifikasi / waktu yang diminta, tidak akan memberikan keuntungan apapun bagi Kontraktor. 4. Sistem ini bisa memenangkan bidder yang under estimate pekerjaan, atau bidder

yang “belanja pekerjaan / bid shopping ” dengan cara memberikan harga penawaran rendah di berbagai tender. Resikonya, pada saat pelaksanaan kerja bisa terjadi banyak perselisihan mengenai permintaan variation work / pengajuan claim atau waktu penyelesaian proyek terlambat.

2. Non Lowest Bid System

Memperhatikan kelemahan sistem lowest bidder, terutama untuk menghindari under estimate offer, maka dikembangkan sistem non lowest bid. Keputusan pemenang tender masih tetap berdasarkan kepada penawaran komersial.

Ada berbagai sistem non lowest bid, dua diantaranya dibahas dibawah ini :

 Nearest to the average of all bids received. Owner akan menghitung nilai rata-rata dari seluruh penawaran yang diterima. Pemenang tender adalah yang nilai

penawarannya terdekat diatas nilai rata-rata.

 Danish system. Dalam sistem ini, Owner akan mencoret penawaran terendah dan penawaran tertinggi. Kemudian dihitung nilai rata-rata dari semua penawaran tersisa. Selanjutnya dihitung nilai rata-rata baru berdasarkan persamaan berikut :

NA = ( NH+4A+NL) / 6

NA : new average / nilai rata rata baru

NH : new highest offer / harga tertinggi dari penawaran tersisa

NL : new lowest offer / harga tertendah dari penawaran tersisa

A : average / nilai rata-rata dari penawaran tersisa

Pemenang tender adalah yang nilai penawarannya terdekat diatas nilai rata-rata baru ini.

3. Best Value System.

Sistem ini dikembangkan tahun 1992 oleh US Army Corps of Engineers – Europe District (EUD) untuk menggantikan system lowest bidder yang biasanya mereka

gunakan. Pengamatan terhadap 4 proyek bermasalah di Germany & Turkey menunjukkan hal berikut :

1. semua proyek behind schedule

2. semua proyek melebihi nilai kontrak awal

3. kualitas pekerjaan menurun selama proses pekerjaan konstruksi

4. semua proyek dimenangkan oleh “marginal contractors” yang menawarkan harga rendah.

Penelitian terhadap proses tender pada proyek-proyek bermasalah tersebut

menunjukkan bahwa kontraktor-kontraktor pemenang tender seharusnya bisa dicoret dari daftar peserta, seandainya saja EUD menggunakan kriteria & strategi bidding yang lebih tepat. Salah satu kontraktor bermasalah diketahui mempunyai problem finansial dan dikenal sebagai bid shopper, walaupun secara teknis baik. Kontraktor lain ternyata belum pernah mengerjakan proyek internasional. Juga ditemui kontraktor yang over loaded, pekerjaan yang ditangani melebihi kapasitas finansial dan management mereka.

EUD kemudian mengembangkan best value contracting system. Sistem yang quality based ini memilih bidder yang memberikan penawaran paling menguntungkan bagi Owner. Selain pertimbangan harga proyek, kriteria pemilihan pemenang tender antara lain juga akan didasarkan pada hal berikut :

1. kemampuan teknis

2. kemampuan management

3. kemampuan finansial

5. pengalaman di proyek sejenis

6. prestasi di proyek-proyek sebelumnya

7. jadwal penyelesaian proyek yang ditawarkan

8. aspek lain yang ditawarkan

9. resiko terhadap Owner.

Untuk mendukung keberhasilan sistem best value, Owner perlu melakukan hal berikut :

1. Menentukan dari awal key parameter dari proyek Performance / kualitas proyek, tanggal penyelesaian, security requirement ( jaminan keamanan), dst. ditentukan secara dini.

2. Menyusun performance requirements. Owner hanya menyusun key project criteria. Dengan meminimalkan project requirements, bidder yang berpengalaman akan mendapat kesempatan untuk mengajukan usulan inovatif atau pilihan alternatif yang menguntungkan.

3. Menyusun kriteria evaluasi tender Owner harus menyusun kriteria penilaian pemenang yang mengacu pada hasil akhir proyek dan memberi kesempatan untuk mengkalkulasikan antara keuntungan teknis yang didapat dengan biaya proyek. Biaya proyek yang lebih tinggi harus memberikan nilai lebih kepada proyek tersebut.

Keuntungan dari sistem best value :

1. Owner & Kontraktor memahami secara dini tentang kriteria penting dari proyek yang akan dilaksanakan.

2. Hubungan kontraktual berfokus terhadap kualitas dan “nilai proyek”, tidak sekedar mempertimbangkan biaya konstruksi.

3. Sistem ini memungkinkan bidder untuk memberikan usulan inovatif atau menawarkan proposal alternatif.

4. Sistem ini memilih bidder yang paling mampu memenuhi requirements Owner.

Kerugian dari sistem best value :

1. Persiapan dokumen tender butuh waktu lama dan usaha lebih banyak. 2. Proses evaluasi lebih rumit dan membutuhkan ketelitian.

3. Hasil keputusan mungkin mengundang protes dari peserta tender, sehingga contract award (penyerahan kontrak) menjadi terlambat.

1. technical evaluation

2. project execution plan

3. commercial evaluation

Biasanya evaluasi teknis dan komersial dilakukan terpisah. Evaluasi teknis dilakukan terlebih dahulu, agar anggota tim evaluasi tidak terpengaruh dengan harga penawaran yang diajukan. Weight factor yang diterapkan untuk setiap item akan tergantung pada kondisi spesifik proyek. Pemenang tender adalah bidder yang meraih skor tertinggi.

A.

PEDOMAN PENTING DALAM EVALUASI PENAWARAN

PEKERJAAN KONSTRUKSI

Saat ini masih banyak panitia lelang atau Pokja ULP ( Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan) yang belum memahami tata cara evaluasi penawaran. Panitia lelang atau Pokja ULP yang demikian paling sering menggugurkan penawaran peserta lelang karena kesalahan-kesalahan yang tidak substansial. Bagi mereka, semua kesalahan akan menggugurkan. Padahal, yang benarnya tidak demikian. Terhadap kesalahan atau penyimpangan, ketentuannya masih diberikan toleransi, asalkan kesalahan tersebut tidak bersifat substansial.

Berikut ini akan dijelaskan tata cara evaluasi dokumen penawaran untuk katagori pekerjaan konstruksi pada Pelelangan Umum Secara Pascakualifikasi Metode Satu Sampul dan Evaluasi Sistem Gugur:

Lampiran III Perpres 54/2010 menyebutkan:

Ketentuan umum dalam melakukan evaluasi sebagai berikut :

Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat adalah penyimpangan dari Dokumen Pemilihan yang mempengaruhi lingkup, kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.

Jika penyimpangan atau kesalahan yang ditemukan pada saat evaluasi dokumen penawaran, yang ketentuan tentang penyimpangan tersebut cukup jelas dinyatakan dalam peraturan perundang-undang, penyimpangan yang demikian merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok, meskipun penyimpangan tersebut tidak mempengaruhi lingkup, kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan. Sifat penting/pokok tersebut karena terkait dengan asas kepastian hukum.

Berikut ini merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok karena menyimpang dari ketentuan Perpres 54/2010:

Pada Tahap Evaluasi Administrasi:

1. Surat penawaran ditanda tangani oleh orang yang namanya tidak disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;

2. Jangka waktu berlakunya surat penawaran kurang dari waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

4. Surat penawaran tidak ada tanggal.

2. Terkait dengan jaminan penawaran:

1. Surat jaminan penawaran diterbitkan oleh bukan bank umum atau diterbitkan oleh perusahaan asuransi yang tidak mempunyai program asuransi kerugian (suretyship) yang sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Keuangan;

2. Masa laku surat jaminan penawaran kurang dari waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

3. Nama peserta tidak sama dengan nama yang tercantum dalam surat Jaminan Penawaran;

4. Nilai Jaminan Penawaran kurang dari nilai jaminan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

5. Besaran nilai Jaminan Penawaran tidak dicantumkan angka, atau tidak dicantumkan huruf;

6. Nama ULP yang menerima Jaminan Penawaran tidak sama dengan nama ULP yang mengadakan pelelangan; dan

7. Paket pekerjaan yang dijamin tidak sama dengan paket pekerjaan yang dilelangkan.

Pada Tahap Evaluasi Teknis:

2. Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, atau tidak menggambarkan penguasaan dalam penyelesaian pekerjaan;

3. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

4. Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan minimal yang disediakan tidak sesuai dengan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

5. Spesifikasi teknis tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;

7. Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.

Pada Tahap Evaluasi Harga:

1. Ditemukan harga yang tidak wajar pada dokumen penawaran peserta yang menawar di bawah 80% HPS (Harga Perkiraan Sendiri) .

Pada Tahap Evaluasi Kualifikasi:

1. Formulir isian kualifikasi ditandatangani oleh orang yang namanya tidak disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;

2. Izin usaha pekerjaan konstruksi tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

3. Tidak menyampaikan pernyataan/pengakuan tertulis bahwa perusahaan yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak sedang dihentikan kegiatan usahanya;

4. Salah satu dan/atau semua pengurus atau badan usahanya atau peserta perorangan masuk dalam Daftar Hitam;

5. Tidak memiliki NPWP atau tidak memenuhi kewajiban perpajakan tahun pajak terakhir (SPT Tahunan), atau 3 (tiga) bulan terakhir tidak melaporankan pajak bulanan PPh atau PPN (bagi Pengusaha Kena Pajak);

6. Tidak memperoleh pekerjaan sebagai penyedia dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir. Ketentuan ini dikecualikan bagi perusahaan baru yang belum mencapai 3 (tiga) tahun;

7. Tidak memiliki kemampuan pada sub bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha non kecil, atau tidak memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil;

8. Tidak memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;

9. Sedang mengerjakan pekerjaan tetapi tidak menyampaikan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dikerjakan;

10. Tidak memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah/swasta untuk mengikuti pengadaan pekerjaan konstruksi;

11. Peserta tidak mempunyai perjanjian Kerja Sama Operasi/kemitraan, sementara peserta tersebut melakukan kemitraan;

12. Tidak memiliki Kemampuan Dasar (KD) pada pekerjaan yang sejenis dan kompleksitas yang setara bagi usaha non kecil.

Jika dalam evaluasi dokumen penawaran Pokja ULP menemukan penyimpangan atau kesalahan seperti yang tersebut diatas, maka dokumen penawaran yang demikian akan dinyatakan gugur. Selain itu, bila menyimpang dari ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dari Perpres 54/2010, dokumen penawarannya juga dinyatakan gugur.

Penyimpangan yang tidak substansif/pokok

Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat. Dengan demikian peserta tidak dinyatakan gugur jika penyimpangan yang dilakukan bukan merupakan penyimpangan yang substantif (penting/pokok).

1. Peserta yang tidak menyampaikan data yang sudah disampaikan pada dokumen kualifikasi tidak perlu diminta kembali sebagai persyaratan teknis. Hal itu bukan merupakan penyimpangan yang substantif karena tidak mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Karena menggunakan sistem satu sampul, semua dokumen dimaksud menjadi satu kesatuan.

2. Kesalahan penulisan nomor atau hal yang kurang jelas dapat diklarifikasi dengan tidak merubah substansi penawaran. Misalnya kekeliruan penulisan nomor pengumuman di surat penawaran didukung dengan data lain pada dokumen penawaran yang dapat digunakan untuk memperjelas maksud penawaran tersebut.

3. Salah ketik tanggal pengumuman pada surat penawaran bukan penyimpangan yang substansial bila data lainnya mendukung maksud penawaran

4. Kesalahan lokasi paket pekerjaan pada lampiran surat penawaran (pada jadwal pelaksanaan) tetapi benar pada dokumen lainnya, dapat dilakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.

5. Kekurangan dalam penulisan data penyedia pada sampul luar dokumen penawaran bukan merupakan penyimpangan yang substantif mengenai tata cara evaluasi penawaran. Demikian pula halnya dengan peserta yang tidak melakukan pemisahan antara dokumen rekaman dan dokumen asli, maupun peserta yang hanya memasukkan dokumen asli. Kedua hal tersebut tidak menggugurkan penawaran, namun bila dokumen yang disampaikan semuanya adalah rekaman tanpa disertai dokumen asli, maka penawaran dinyatakan gugur.

6. Dalam hal Penyedia menjadikan rumah menjadi kantor bukan merupakan pelanggaran yang substansial yang dapat menggugurkan, sepanjang ijin usaha yang berlokasi pada alamat tersebut sudah diterbitkan oleh instansi yang berwenang.

7. Jika peserta yang mengirimkan dokumen yang salah alamat tersebut sudah mendaftar dan hadir pada saat pembukaan penawaran, maka Panitia dapat membuka amplop tersebut dan mengecek, apakah penawaran tersebut memang ditujukan kepada Panitia yang bersangkutan. dengan demikian kesalahan penulisan alamat pada amplop luar dapat dikategorikan sebagai penyimpangan yang tidak substantif.

8. Jika perbedaan penulisan alamat ULP dalam surat penawaran tersebut tidak signifikan, maka peserta dimaksud tidak digugurkan. Mengingat penawaran tersebut sudah diterima oleh ULP, meskipun terdapat perbedaan alamat.

10. Penulisan nama APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah) dalam Pakta Integritas seharusnya diisi oleh Pokja ULP dalam format Pakta Integritas yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Penyedia yang salah dalam menuliskan nama APIP untuk tempat penyampaian sanggah banding tidak dinyatakan gugur, karena bukan merupakan penyimpangan yang substantif.

11. Apakah peserta seleksi yang tidak mencantumkan nama paket pekerjaan dan nama panitia seleksi pada surat penawaran dapat dinyatakan gugur?

Jika penawaran tersebut disertai dengan surat jamninan penawaran yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan dokumen lainnya yang dapat memperjelas maksud pertanyaan, maka evaluasi administrasi dapat dilanjutkan kepada tahap berikutnya. Namun jika jaminan penawaran tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku (tidak sah), maka penawaran dinyatakan gagal.

12. Jika persyaratan peralatan tetentu merupakan persyaratan yang wajib dipenuhi dan berpengaruh terhadap pencapaian output pekerjaan nantinya, maka persyaratan tersebut harus dipenuhi oleh peserta jika sudah dicantumkan dalam dokumen pengadaan.

13. Dalam hal penawaran peserta terdapat hal yang kurang jelas, maka pokja ULP dapat melakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.konsultasi.lkpp.go.id/index.php?mod=browseP&pid=34

Assaf, Sadi & Bubshait, Abdulaziz, Bid Awarding Systems : An Overview, Cost Engineering, 1998

Gransberg, Douglas & Ellicot, Michael E., Best Value Contracting : Breaking the Low Bid Paradigm, AACE Transactions, 1996