41
BAB V
RENCANAN ANGGARAN
PENERIMAAN DAN BELANJA SEKOLAH (RAPBS)
Manajemen Keuangan.
Dalam arti luas manajemen keuangan mencakup tiga kegiatan pokok yaitu: (1) merencanakan, (2) melaksanakan, dan (3) mengawasi/ mengendalikan keuangan. Setiap organisasi ynag modern, termasuk sekolah, dapat dipandang sebagai sebuah sistem pergerakan sumber daya keuangan yang saling berhubungan yang diaktifkan oleh keputusan manajemen, baik keputusan besar maupun yang kecil (Helfert, 1993). Keuangan sekolah yang memadai dan sehat akan memperlancar pencapaian tujuan institusional sekolah itu. Oleh sebab itu semua keputusan keuangan haruslah didasarkan pertimbangan yang rasional dan bijaksana.
42
Perencanaan keuangan menyangkut sisi penerimaan dan sisi pengeluaran, Dari sisi penerimaan, perencanaan penerimaan berkaitan dengan keputusan tentang (1) berapa jumlahnya; (2) darimana sumbernya; (3) berapa alokasiagihan tiap sumber; (4) kapan diperkirakandiharapkan masuk; dan (5) bagaimana pedoman pemungutannya. Sedangkan dari sisi pengeluaran, perencanaan pengeluaran berkaitan dengan keputusan tentang (1) berapa jumlah dan alokasi/ agihan per pos pengeluaran; (2) kapan dicairkan; (3) bagaimana prosedur pencairannya serta siapa yang bertanggung jawab/ berwenang mencairkan; dan (4) pos mana yang tidak bisa dihindari dan harus didahulukan.
Dari segi pelaksanaannya pada dasarnya hanya melakukan penarikan dan mengalokasikannya sesuai dengan mekanisme, prosedur, dan target waktu yang telah ditetapkan. Biasanya telah disediakan formulir-formulir yang harus diisi sesuai dengan fungsinya. Sedangkan pengawasan dan pengendalian berkaitan dengan pembukuan dan pengadministrasian, pengarsipan bukti pendukung, penyusunan laporan dan pertanggungjawaban baik secara periodik maupun insidental.
Penyusunan Anggaran.
43 Adapun penyusunan anggaran itu pada dasarnya mengikuti prosedur yang mencakup tiga tahap (Djamaluddin, 1999), yaitu: (1) persiapan; (2) penentuan; dan (3) pelaksanaan. Pelaksanaan persiapan dapat dilakukan oleh tim khusus atau oleh penyelenggara (misalnya Yayasan) yang cakupan kegiatan meliputi:
a. Penilaian dari pembahasan ralisasi dan penggunaan anggaran tahun yang lalu;
b. Penilaian dan pembahasan permintaan/ usul-usul anggaran yang baru;
c. Penilaian dan kajian terhadap kebijakan dan strategi pimpinan yang menyangkut rencana kerja yang dipersiapkan pada tahun anggaran yang akan disusun; d. Penilaian dan perkiraan yang realistik tentang kemampuan
menarik penerimaan; dan
e. Perkiraan kecenderungan yang aras makro seperti inflasi, kebijakanpemerintah, situasi ekonomi pada umumnya, dan sebagainya.
44
Dalam sejarah penyusunan anggaran, dapat dibedakan empat macam sistem penganggaran:
Pertama, sistem tradisional (traditional budget). Dalam sistem ini yang ditentukan terlebih dahulu adalah ”kemana sumber-sumber yang tersedia akan dibelanjakan”. Disini tidak dipersoalkan hubungan antara kegiatan dan tujuan yang ingin dicapai. Yang dipentingkan adalah pertanggung jawaban pelaksanaan anggaran. Oleh sebab itu pusat perhatian adalah pada pengawasan dan pelaksanaan anggaran sesuai dengan tertib pembukuan.
Sistem penganggaran ini sering pula disebut ”line item budgeting” (penganggaran butir-per butir).
Kedua, anggaran program (program budget). Pada sistem ini tekanan bukan lagi pada butir anggaran atau apa yang akan dibeli melainkan pada program yang akan dibeayai. Butir anggaran masih diperlukan tetapi tekanannya pada untuk apa. Dengan begitu butir-butir pengeluaran menampak menjadi suatu rencana yang logis dan konkret.
Ketiga, Sistem Penganggaran berdasarkan hasil (performance budget). Tekanan pada sistem ini bukan pada rincian program dan alokasi anggaran melainkan pada hasil yang diharapkan .Pekerjaan akhir dalam penampilan (performance unit) yang dapat diukur. Hasil pengukuran ini dipergunakan untuk menghitung masukan dana (dan tenaga) ynag diperlukan untuk mencapai tujuan program. Kelemahan dari sistem ini ialah diperlukannnya sistem akuntansi yang njlimet sehingga tidak cocok dan terlalu mahal bagi suatu organisasi yang kecil.
45 anggarannya dilihat dan diperlakukan sebagai satu sistem. Tiap-tiap program dinilai berdasarkan sumbangannya terhadap tujuan yang lebih besar. Tekanan pada sistem ini adalah sumbangan terhadap pencapaian tujuan. Oleh sebab itu prosesnya dimulai dari penetapan tujuan mulai dari yang umum dan filosofis sampai kepada yang khusus dan operasional.
Menyusun Rencana Anggaran, Penerimaan dan Belanja Sekolah (RAPBS)
Dalam akreditasi sekolah terdapat satu butir tentang RAPBS. Oleh sebab itu yayasan penyelenggara atau Kepala Sekolah “dipaksa” untuk membuat RAPBS itu. Karena ”terpaksa” maka pembuatannya hanya asal ada saja dan tidak memenuhi persyaratan anggaran sehingga tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Ada pula sekolah yang sudah menyadari pentingnya RAPBS itu sehingga penyusunan RAPBS sudah merupakan kegiatan rutin Yayasan atau Kepala Sekolah atau Yayasan dan Kepala Sekolah.Akan tetapi sistemnya masih menganut sistem tradisional, atau paling banter dengan sistem anggaran program. Hal ini dapat dipahami karena cakupan operasi sekolah sangat terbatas dan kemampuan menyusun anggaran belum memadai.
Berikut ini disajikan contoh Rencana dan Realisasi Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah yang disusun dengan sistem tradisonal atau line item budgeting.
46
tiap satuan, komposisi, dam sebab-sebab perubahan serta antisipasi ke depan dan konsekuensinya. Marilah kita kaji rencana dan realisasi anggaran tahun “Y” sebagai dasar penyusunan anggaran tahun “Y + 1”.
1. Penerimaan
Secara keseluruhan terlihat bahwa antara rencana dan realisasi terdapat perbedaan lebih sebesar Rp. 2.105.000,- . Tetapi bagaimana dan dari mana sumber surplus itu perlu diwaspadai oleh perencana :
a. Saldo Awal.
Saldo awal ini memang tidak dicantumkan pada rencana karena pada waktu anggaran tahun `Y` disusun, tahun anggaran “Y – 1 “ masih berjalan.
b. Bantuan Yayasan dianggarkan Rp. 2.000.000,- tetapi tidak direalisasi.
c. Dana dari orang tua muris terdapat peningkatan. Akan tetapi sebetulnya peningkatan itu disebabkan oleh peningkatan tarip. Pada pendaftaran (1.3.a) dianggarkan 160 x Rp. 3.000,- = Rp. 480.000,-. Tetapi pendaftar berkurang menjadi 150 orang saja dengan uang pendaftaran dinaikkan menjadi Rp. 3.500,-/ murid baru. Begitu pula uang pangkal (1.3.a) dinaikkan dari Rp. 20.000,- menjadi Rp. 25.000,- sehingga realisasinya naik. Uang sumbangan naik dari Rp. 16.000,- menjadi Rp. 18.750,- karena ada orang tua yang bersedia menyumbang lebih. Penurunan terjadi poada uang sekolah dan uang OSIS. Sebabnya adalah karena berkurangnya jumlah siswa dari perkiraan 480 orang menjadi 460 orang.
47 beaya operasional dari Pemerintah sifatnya insidental dan kebetulan pada tahun “Y” SMA ”X” menerima
Rp. 2.000.000,-.
Dari gambaran penerimaan di atas terdapat tiga hal yang perlu diwaspadai. Pertama, menurunnya jumlah siswa. Hal ini harus dikaji secara seksama apa penyebabnya dan bagaimana prospeknya. Kedua, sumber penerimaan datang dari siswa yang menurut realisasinya adalah sebesar Rp. 109.045.000,- atau ± 83 % dari seluruh realisasi penerimaan. Itu berarti pengurangan jumlah siswa sedikit saja sudah terasa pengaruhnya terhadap penerimaan. Ketiga, subsidi gaji PNS. Pos ini hanya transfer saja. Tetapi masalahnya apakah ada jaminan bahwa PNS yang dipekerjakan tetap atau bertambah atau berkurang pada waktu yang akan datang. Kalau berkurang maka tidak hanya penerimaan dari luar yang berkurang tetapi pengeluaran yang berasal dari dana sendiri akan bertambah untuk membiayai guru pengganti.
Pengeluaran
Seperti halnya penerimaan, realisasi pengeluaran lebih besar Rp. 2.105.000,- dibandingkan dengan rencana. Tetapi yang perlu kita perhatikan disini adalah pos cadangan/ pengembangan yang dalam hal ini berfungsi pula untuk menampung selisih antara penerimaan dan pengeluaran. Pada pos ini terlihat bahwa realisasi lebih kecil Rp. 4.715.000,- dibandingkan dengan rencana. Dalam hubungan ini ada beberapa hal yang perlu diwaspadai:
48
b. Ada pos yang tidak dapat dikendalikan taripnya tetapi dapat dikendalikan pemakainya, seperti air/ listrik/ telepon, alat tulis, porto, dan sebagainya. Oleh sebab itu kalau pengeluarannya membengkak perlu dilacak apa penyebabnya.
c. Ada pos yang dapat dikendalikan tetapi seharusnya tidak boleh dikurangi, bahkan kalau perlu harus ditingkatkan, seperti pengeluaran untuk alat pendidikan (II.2.2). Hanya saja masih perlu dicarikan alternatif lain tanpa mengorbankan tujuan.
Dari semua mata anggaran pengeluaran tersebut di atas, porsi terbesar ada pada belanja pegawai (II.2.1). Sementara itu, setiap pengangkatan pegawai tetap berarti sekolah akan terbebani terus sampai yang bersangkutan pensiun. Bagi sekolah swasta maka kemampuan pembeayaan hanya adri orang tua siswa sementara proyeksi siswa baru cenderung menurun. Kalau terjadi yang demikian maka barangkali pengeluaran untuk alat pendidikan dan pemeliharaan gedung harus mendapat perhatian serius karena adan efeknya terhadap upaya menarik minat calon siswa baru.
Banyak hal yang biasa ditarik dari rencana dan realisasi anggaran sekalipun sistem penganggarannya masih tradisonal. Yang penting data dan informasi tersebut dikaji secara sungguh-sungguh untuk dijadikan masukan perencanaan pada tahun yang akan datang.
Sistem Penganggaran Berdasarkan SP4.
49 dan terukur sehingga mudah menetapkan anggarannya. Semua alternatif unsur mencapai tujuan itu harus dikaji secara seksama untung-ruginya. Begitu pula mengenai masukan (termasuk dana) serta masa dapan sekolah yang diinginkan.
Adapun langkah-langkah penyusunan anggaran dengan SP4 dapat disederhanakan sebagai berikut:
Langkah 1: Kaji kembali tujuan institusional serta wahana yang ada untuk mencapai tujuan itu.
Langkah 2: Lakukan kajian diagnosis dan evaluatif mengenai mengenai kebijakan dan alat yang dipakai selama ini apakah efektif dan efisien untuk mencapai tujuan institusional.
Langkah3 : Mengadakan spesifikasi keluaran (out put) yang koheran dengan tujuan institusional.
Langkah 4 : Mengadakan kategorisasi dan hierarki program mulai dari kategori program yang lebih umum sampai kepada rincian menurut program – sub program-elemen sub program (kegiatan konkret) atau proyek.
Langkah 5: Mengidentifikasi dan mengalokasikan berupa personlia, material, dan dana untuk menunjang ketercapaian tujuan dari setiap satuan program . Langkah 6 : Menyusun jadwal/ skedul pengalokasian masukan
berdasarkan jadwal pelaksanaan setiap proyek/ sub proyek.
Langkah 7: Menyusun anggaran dalam bentuk Rencana Anggaran dan jumlah yang sudah ditetapkan.
50
Langkah 1 : SMA “A” mempunyai tujuan mempersiapkan dan menghasilkan lulusan yang bisa melanjutkan ke Perguruan Tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut SMA “A” ini meliputi:
1. Kampus seluas 3 Ha;
2. Ruang kelas yang bisa menampung 3 x 5 x 40 murid = 600 murid.
3. Guru tetap sebanyak 15 orang dengan rata-rata masa kerja 15 tahun;
4. Laboratorium Fisika, Kimia, Biologi yang masing-masing bisa menampung 20 orang praktikum;
5. Perpustakaan yang bisa menampung 20 orang siswa dengan jumlah koleksi 100 judul yang terdiri atas 500 eksemplar.
6. Lapangan Olah Raga dan parkir seluas 1 Ha.
Langkah 2: Selama SMA “A” ini terdiri rata- rata tiap tahun bisa menerima murid baru antara 160-180 orang dan jumlah murid keseluruhan rata-rata 500 orang. Jumlah lulusan tiap tahun antara 90% - 100 % dari jumlah murid kelas Iii. Guru tetap yang ada hanya 12 orang yang berijazah S1 IPS. Akibatnya laboratorium Fisika, Kimia, dan Biologi jarang dimanfaatkan. Koleksi buku sebagian besar terdiri atas buku paket dan umumnya terbitan sekitar sepuluh tahun lalu.
51 Mereka yang lolos ujian saringan hanya 1 % - 2 % yang diterima di Perguruan Tinggi favorit dan sekitar separuh yang diterima tidak pada fakultas yang diminatinya.
Langkah 4: Berdasarkan data/ informasi tersebut disusunlah program sebagai berikut:
1. Program Utama: Kegiatan rutin dengan program melanjutkan program lama.
2. Program Utama: Peningkatan mutu pengajaran dengan program:
a. Penambahan Guru IPA dan Matematika b. Penataran Proses Belajar – Mengajar c. Pengajaran remedial
3. Program Utama: Pengadaan dan perbaikan mutu sarana pendidikan dengan program:
a. Penambahan jumlah koleksi perpustakaan dengan buku-buku mutakhir.
b. Penambahan alat-alat laboratorium dengan bahan-bahan praktikum yang memadai.
c. Penambahan dan pengadaan media pengajaran berupa OHP, peta, gambar dan sebagainya.
4. Program Utama: Peningkatan kualitas murid sebagai masukan utama dengan program:
a. Memperluas jaringan dan jangkauan untuk mendapatkan calon murid berpotensi dengan jumlah yang makin meningkat.
b. Memperketat syarat penerimaan murid baru.
52
Untuk membeayai kegiatan–kegiatan yang dijabarkan dari program tersebut di atas diperoleh gambaran sebagai berikut:
1. Sumber penerimaan terdiri atas : orangtua murid (80%), Pemerintah (15%), Yayasan (3%), dan lain-lain (2%). 2. Rata-rata tiap tahun pemasukan naik 15 % tetapi inflasi per
tahun rata-rata 10 %.
3. Pendapatan perkapita masyarakat naik rata-rata 5 % per tahun.
4. Suku bunga pinjaman rata-rata 15 % - 20 % per tahun. 5. Dalam tiga tahun terakhir jumlah penerimaan
berturut-turut sebesar Rp. 120.000.000,- Rp. 138.000.000,- Rp. 155.000.000,-.
53 I . Anggaran Penerimaan
No. Rubrik Keterangan Jumlah
1 – 00 – 00
Total Penerimaan 210.000.000,-
54
II. Anggaran Pengeluaran
No. Rubrik Keterangan Jumlah
2 – 00 – 00
Program Utama: Peningkatan Mutu Proses Belajar Mengajar Penambahan dua guru baru Penlok PBM
Modul Peng. Remedial/
Pengayaan
Studi Banding guru-guru
Program Utama: Pengadaan Sarana Pendidikan
Pembelian OHP dan koputer PC
Penambahan alat praktikum Pet/ gambar/ white board,dll
55
Buku/ majalah/ jurnal/ koran
Program Utama: Peningkatan kualitas masukan murid). Adpertensi/ selebaran Tes
kemampuan/bakat/minat Lomba karya ilmiah siswa Pameran Karya siswa
Total Pengeluaran 210.000.000,-
Anggaran tersebut, terutama anggaran pengeluarannya masih terlalu kasar. Dalam hubungan ini kita bisa merinci secara detail lagi atau menampungnya dalam penjelasan. Yang perlu diperhatikan ialah adanya keterkaitan antara tujuan dan program untuk mencapai tujuan itu. Harga satuan didasarkan atas harga pasar yang berlaku ditambah dengan perkiraan inflasi. Hasil yang dicapai pada tahun pertama mungkin masih jauh dari harapan karena kualitas masukan murid yang diluluskan dari hasil seleksi baru nampak pada akhir tahun ke-3.
Apabila pada tahun berikutnya disusun lagi anggaran serupa maka biaya rutin tentu sudah jauh meningkat sebagai akibat pertambahan guru baru serta pemeliharaan alat yang dibeli tahun sebelumnya.
