DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

(1)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan kawalan yang perlu diambil terhadap produk atau perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi kawalan terhadap semua produk dan/atau perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan/kriteria Sistem Pengurusan Kualiti yang ditetapkan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/P005 Prosedur Tindakan Pembetulan

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

Urus Setia Induk : Pegawai yang menguruskan/merekodkan semua hal-hal berkaitan maklumbalas pelanggan, tindakan pembetulan, pencegahan , dan peluang penambahbaikan di peringkat Induk.

Urus Setia PTJ : Pegawai yang menguruskan/merekodkan semua hal-hal berkaitan maklumbalas pelanggan, tindakan pembetulan, pencegahan , dan peluang penambahbaikan di peringkat PTJ.

BDR : Bilik Dokumen dan Rekod

PKD : Pegawai Kawalan Dokumen

TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

PTJ : Pusat Tanggungjawab.

(2)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

5.0 TANGGUNGJAWAB

WP, TWP, Ketua PTJ, Peneraju Proses, penyelia dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.

(3)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

6.0 CARTA ALIR Mula Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran Laksanakan Kawalan Kesan Produk/ Perkhidmatan yang Tak

Akur 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Tamat

Serah Borang kepada Urus Setia

(4)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kesan Produk/Perkhidmatan yang Tak Akur

7.2.1 Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: a) Aduan pelanggan yang sahih;

b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan

c) Proses semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan

d) Audit dalaman dan luaran e) Minit mesyuarat

f) Lain-lain sumber berkenaan

(Contoh kaedah kawalan produk /perkhidmatan yang tak akur adalah sebagaimana lampiran)

Peneraju Proses/Staf

7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran

7.3.1 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan).

(5)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.4 Laksanakan Kawalan

7.4.1 Laksanakan kawalan ketakakuran

produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah:

(a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan.

(b) Beri kelulusan penggunaan produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan).

(c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut.

(d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan.

7.5 Serah borang kepada Urus Setia

7.5.1 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005).

(6)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/100/4/3 Kawalan Produk/Perkhidmatan yang Tak Akur

Petikan minit mesyuarat berkaitan

Surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya

Urus Setia Induk KBJK BDR

3 Tahun Selewat-lewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan Pendaftar 2. UPM/(kod PTJ)/100/4/3 Kawalan Produk/Perkhidmatan yang Tak Akur (nama PTJ)

Petikan minit mesyuarat berkaitan

Surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya

Urus Setia PTJ TWP Pejabat

TWP/Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun Selewat-lewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan Ketua PTJ

(7)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan KBBMPK WP 03/01/2011

02 01 PGR: 2/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 KBJK

UPM WP 23/05/2011

02 02 PGR: 1/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 KBJK

(8)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

LAMPIRAN

KAEDAH PELAKSANAAN KAWALAN PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TAK AKUR

KAEDAH 1: Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan

Contoh:

Bil Proses/Bahagian yang

bertanggungjawab Contoh

1.

Pengajaran dan Pembelajaran Prasiswazah

Menamatkan kontrak pensyarah sambilan yang tidak menepati keperluan yang ditetapkan.

2.

Pengajaran dan Pembelajaran Siswazah

Mengeluarkan semula surat tawaran kemasukan bagi pelajar yang masih belum menerima dokumen berkaitan semasa hari pendaftaran.

3. Penyelidikan Melupuskan bahan kimia yang telah luput tarikh.

4. Pelantikan Staf Membatalkan surat perlantikan staf yang mempunyai kesilapan tarikh perlantikan.

5. Pembayaran Membatalkan cek yang mengandungi maklumat pembayaran yang salah.

6. Hal Ehwal Pelajar Membatalkan aktiviti pelajar yang tidak mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

7. Kolej Mengalihkan kedudukan dawai ampaian yang membahayakan penghuni asrama ketika berlaku kebakaran.

8. Keselamatan Mengunci tayar kenderaan yang diletak di tempat yang menyalahi peraturan.

9. ICT Menggantikan komponen server yang tidak dapat berfungsi dengan cekap dan berkesan.

10. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Memotong dahan pokok yang membahayakan harta dan nyawa pengguna

(9)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

KAEDAH 2: Beri kelulusan penggunaan produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan).

Contoh:

1.

Pelajar yang kehadirannya kurang 80% dibenarkan menduduki peperiksaan akhir dengan kelulusan Dekan (dengan justifikasi).

2.

Pengajaran dan Pembelajaran Siswazah

Pelajar berstatus gagal berhenti (GB) dibenar meneruskan pengajian setelah mendapat kelulusan Jawatankuasa Semakan Siswazah.

3. Penyelidikan Kebenaran penggunaan bahan kimia yang baru sehari luput tarikh oleh Ketua Penyelidik.

4. Kolej Kebenaran mendaftar oleh pengetua kolej di luar tempoh yang ditetapkan (dengan justifikasi yang kukuh oleh pelajar). 5. Hal Ehwal Pelajar Kebenaran kepada pelajar tidak hadir aktiviti yang

diwajibkan atas nasihat pegawai perubatan.

6. Perpustakaan Kebenaran membawa masuk beg yang digunakan untuk membawa komputer ke dalam perpustakaan

(10)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

KAEDAH 3: Halang Penggunaan produk/perkhidmatan tersebut.

Contoh:

Bil Proses/Bahagian Yang

1.

Kertas soalan yang telah diedarkan berlaku kesilapan

2. Pengajaran dan

Pembelajaran Siswazah

Pelajar antarabangsa dengan kelayakan TOFL 500-549 (min 550) diterima dengan status probational dengan syarat hadir dan lulus kelas Bahasa Inggeris yang ditetapkan.

3. Penyelidikan

Bahan kimia yang telah luput tarikh tidak boleh digunakan untuk tujuan penyelidikan tetapi boleh digunakan untuk tujuan pengajaran.

4 Kawalan Pos

Kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan akan ditahan dan diperiksa kecuali kenderaan tertentu seperti kenderaan VVIP, polis, bomba dan seumpamanya.

(11)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

KAEDAH 4:Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu

ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan. Contoh:

1.

Membuat pembetulan segera terhadap kesilapan nota kuliah yang telah disampaikan kepada pelajar sebelum ujian dilaksanakan.

2. Pengajaran dan

Pembelajaran Siswazah

Menarik semula biasiswa GRF bagi pelajar yang menangguhkan pengajian setelah tawaran dibuat. 3. Penyelidikan

Memberi nota (asterisk) dan menyatakan sebarang perbezaan keputusan terhadap keputusan penyelidikan yang didapati menggunakan bahan kimia yang luput tarikh. 4. Pembayaran Membuat tuntutan pembayaran semula daripada staf