2 Langkah-langkah penjurnalannya adalah sebagai berikut :
1. Metode Jurnal Enter
a. Login dengan mengisikan user pengguna dan kata sandi.
b. Gunakan kewenangan atau responsibility XXX_GL_Vera_User dan pilih Jurnal kemudian pilih menu “Enter”.
3 c. Pada jendela Temukan Jurnal klik “Jurnal Baru” untuk mulai membuat jurnalnya
4 Isikan kolom yang berwarna kuning pada header jurnal, informasi yang di isi pada kolom-kolom tersebut adalah :
Jurnal : Diisi nama jurnal, untuk keseragaman pengisian menggunakan format Pemindahan Saldo Kas BLU dari XXXXXX ke YYYYYY, dengan XXXXXX merujuk ke kode satker lama dan YYYYYY merujuk ke kode satker baru
Deskripsi : Diisikan deskripsi atas jurnal yang dibuat, dapat disamakan dengan nama jurnal
Buku Besar : Diisi buku besar yang akan digunakan, dalam hal ini kita mencatat di 2 (dua) buku besar yaitu “SPAN Accrual Ledger” dan “SPAN Cash Ledger”
Periode : Diisi periode kapan satker lama tersebut pindah ke satker baru (di likuidasi)
Kategori : Diisi kategori jurnal yang dibuat, dalam hal ini adalah “Penyesuaian” Tanggal
Efektif
: Diisi dengan tanggal dilikuidasinya satker tersebut
Mata Uang : IDR
Pada baris perkiraan kita isikan jurnal pemindahan saldo kas BLU dari satker 506378 ke satker 400119 senilai Rp1.752.132.075.953 dengan contoh jurnal sebagai berikut:
Accrual Ledger Dr 400119.127.111911.0000000.0000000.0000000000.X2453.0.0000.0.000000.000000 Satker Baru Cr 400119.127.391111.0000000.0000000.0000000000.00000.0.0000.0.000000.000000 Dr 506378.127.391111.0000000.0000000.0000000000.00000.0.0000.0.000000.000000 Satker Lama Cr 506378.127.111911.0000000.0000000.0000000000.X0217.0.0000.0.000000.000000 Cash Ledger Dr 400119.127.111911.0000000.0000000.0000000000.X2453.0.0000.0.000000.000000 Satker Baru Cr 400119.127.391111.0000000.0000000.0000000000.X2453.0.0000.0.000000.000000 Dr 506378.127.391111.0000000.0000000.0000000000.X0217.0.0000.0.000000.000000 Satker Lama Cr 506378.127.111911.0000000.0000000.0000000000.X0217.0.0000.0.000000.000000
Jika berbeda KPPN, maka KPPN mitra Satker BLU yang dilikuidasi melakukan jurnal untuk Satker lama sedangkan KPPN mitra Satker BLU yang ditunjuk melakukan jurnal untuk Satker baru
5 Berikut adalah contoh hasil pengisian jurnalnya :
Apabila sudah yakin dan siap melakukan posting maka klik tombol “Bukukan” dan apabila masih belum dan akan membukukan dilain kesempatan maka klik gambar disket (Save) untuk melakukan penyimpanan.
Untuk memastikan proses pemindahan saldo kas BLU ini berhasil maka bisa dilakukan pengecekan melalui Neraca Instansi ataupun Analisis Perkiraan ataupun Neraca Lajur. Saldo di satker lama akan menjadi 0 (nol) dan pindah ke satker baru.
2. Metode Template WebADI
WebADI merupakan alat bantu untuk melakukan jurnal manual berupa lembar kerja excel. Untuk menggunakan WebADI maka aplikasi excel di komputer yang akan digunakan untuk membuat WebADI harus diseting terlebih dahulu agar bisa menggunakan macro. Cara seting dapat dilihat di ftp://spanuat@10.100.93.134/BAHAN 2B/Seksi Vera/Excel dan WebADI/R12 WebADI_setting_in_excell2010.docx. Apabila sudah diseting maka langkah selanjutnya untuk membuat jurnal dengan WebADI adalah sebagai berikut :
a. Masuk dan gunakan kewenangan atau responsibility XXX_GL_Vera_User kemudian pilih “Launch Journal Wizard”.
6 b. Kemudian akan muncul tab baru dimana kita diminta untuk memilih layout template WebADI yang akan digunakan. Untuk layout pilih “SPAN Functional Actuals-Multiple” dan konten “Nihil” kemudian klik tombol “Buat Dokumen”.
c. Kemudian sistem akan membentuk template WebADI yang bisa kita simpan dahulu atau langsung dibuka.
d. Setelah kita simpan dan buka atau langsung buka, maka akan muncul tampilan webADI seperti berikut ini :
Baris yang perlu di isi pada header webADI antara lain :
Buku Besar : Diisi buku besar yang akan digunakan, dalam hal ini kita mencatat di 2 buku besar yaitu “SPAN Accrual Ledger” dan “SPAN Cash Ledger” Kategori : Diisi kategori jurnal yang dibuat, dalam hal ini adalah “Penyesuaian” Mata Uang : IDR
7 Periode : Diisikan periode kapan satker lama tersebut pindah ke satker baru (di
likuidasi) Tanggal
Akuntansi
: Diisi dengan tanggal dilikuidasinya satker tersebut
Nama Jurnal : Diisi nama jurnal, untuk keseragaman pengisian menggunakan format Pemindahan Saldo Kas BLU dari XXXXXX ke YYYYYY, dengan XXXXXX merujuk ke kode satker lama dan YYYYYY merujuk ke kode satker baru
Deskripsi Jurnal
: Diisi deskripsi atas jurnal yang dibuat, dapat disamakan dengan nama jurnal
Kemudian pada detail jurnal (mulai dari baris C16 sampai setelahnya) diisikan: - detail jurnal,
- nilai debet/kredit,
- deskripsi baris yang menjelaskan baris tersebut, dan - DFF baris yang di isikan dengan kode KPPN.
Cara pengisiannya adalah dengan melakukan double click di baris yang akan diisi kemudian pilih isian pilihan yang akan dipilih, sebagai contoh adalah tampilan berikut ini :
8 - Pemilihan Kategori
- Pemilihan Mata Uang
9 - Pemilihan Tanggal Akuntansi
10 - Pengisian detail jurnal
11 - Pengisian DFF baris
- Hasil lengkapnya adalah sebagi berikut :
Apabila kita akan menyimpan terlebih dahulu maka lakukan penyimpanan dengan format file *.xlsm atau Excel Macro-Enabled Workbook atau apabila akan langsung mengupload maka klik Addins Oracle Upload
12 Kemudian akan muncul jendela Upload Parameter, disini ubah isian Flexfield Deskriptif menjadi “Impor Tanpa Validasi” lalu klik tombol “Upload”
Apabila proses upload berhasil maka akan muncul jendela pemberitahuan kemudian klik tombol “Tutup” untuk melanjutkan:
13
3. Membukukan Jurnal Manual
Setelah melakukan jurnal manual, baik melalui jurnal enter maupun webADI maka langkah berikutnya adalah membukukan atau mem-posting jurnal tersebut. Proses pembukuan hanya bisa dilakukan dengan kewenangan XXX_GL_Vera_User. Langkah awal dapat dilihat di poin 1.a sampai dengan poin 1.b, kemudian saat muncul jendela Temukan Jurnal
kita mulai langkah pembukuan dengan mengisi parameternya dan klik temukan untuk mencarinya.
14 Parameter yang perlu di isi dalam Temukan Jurnal adalah:
Jurnal : Di isikan nama jurnal yang sudah dibuat dengan menambahkan % di akhir nama. Contoh : Pemindahan Saldo Kas BLU%
Buku Besar : Di isikan sesuai dengan masing-masing buku besar yang akan dibukukan, mis : SPAN Accrual Ledger atau SPAN Cash Ledger
Sumber : Di isikan “Manual”
Periode : Di isikan periode dari jurnal yang dibuat Pembukuan : Di isikan “Tidak Dibukukan”
Sebagai contoh pengisian parameter seperti berikut ini :
15 Proses membukukan dapat langsung kita jalankan dengan menekan tombol “Bukukan”.
Setelah melakukan pembukuan maka langkah berikutnya adalah memastikan bahwa proses penjurnalan yang dilakukan sudah benar dengan cara menarik kembali laporan Neraca Instansi atau Neraca Lajur atau Neraca Percobaan tingkat Instansi atau Analisis Perkiraan.
Setelah jurnal manual di GL telah dilakukan, langkah yang dilakukan oleh User Staff Seksi Bank/User Kasi Bank adalah merekonsiliasi jurnal pemindahan saldo pada rekening koran SPAN agar saldo rekening koran SPAN sama dengan saldo yang ada di GL.
Langkah untuk merekonsiliasi di Rekening Koran SPAN adalah sebagai berikut :
Rekonsiliasi Rekening Koran SPAN Satker BLU yang dilikuidasi
1) Masuk menu Rekonsiliasi Rekening Bank dengan responsibility CM_Bank_Staff/ CM_Bank_Kasi pada aplikasi SPAN
16 2) Isikan kolom Nomor Rekening dengan nomor rekening Satker BLU yang dilikuidasi (Contoh
: TRA127BLU506378) kemudian klik temukan
3) Pada tampilan Rekonsiliasi Laporan Bank, agar dilakukan pengecekan terlebih dahulu apakah header tanggal transaksi sesuai tanggal jurnal yang dilakukan (contoh: 26 November 2015) sudah terbentuk atau belum,
a) Apabila header tanggal transaksi sudah terbentuk (26 November 2015) - Klik tinjau pada header tanggal transaksi yang sudah ada
17 - Tanggal GL sesuaikan dengan tanggal transaksi kemudian klik tersedia
- lanjut ke langkah nomor 4)
b) Apabila header tanggal transaksi belum terbentuk, harus dibuat terlebih dahulu - Klik baru
18 - Pada tampilan Laporan Bank, isikan kolom-kolom sebagai berikut
1. Nomor Rekening BLU Satker yang di likuidasi (Contoh : TRA127BLU506378) 2. Isikan tanggal sesuai tanggal jurnal (contoh : 26 November 2015)
3. Isikan angka nol terlebih dahulu 4. Isikan angka nol terlebih dahulu 5. Klik tersedia
19 4) Pada tampilan Temukan Transaksi, langkah – langkah yang dilakukan:
1. Pilih detail
2. Check list Jurnal (saja)
3. Isikan parameter tanggal (contoh : 26 Nov 2015 sd 26 Nov 2015) dan wajib diisi agar yang terekon hanya data jurnal sesuai tanggal header transaksi
4. Klik Temukan
20 1. Analisa transaksi yang muncul pada tampilan tersebut dan bandingkan dengan data
jurnal. Pastikan tipe : Kredit, Jumlah rupiah dan tanggal jurnal. 2. Check list transaksi yang sesuai.
3. Klik Merekonsiliasi, apabila muncul tampilan “Saldo akhir total kontrol tidak cocok. Apakah Anda Ingin Melanjutkan?” Pilih Yes.
21 6) Pada tampilan Laporan Bank, sesuaikan sebagai berikut:
1. Jumlah pembayaran dan baris pada Total Kontrol disamakan dengan Jumlah pembayaran dan baris pada Total Baris.
2. Saldo Tertanggal Nilai sama dengan saldo Akhir pada Total Kontrol maupun Total Baris. Wajarnya apabila semua saldo BLU pada satker likuidasi dipindahkan ke satker BLU yang baru, Saldo Akhir yang ada di Total Kontrol maupun di Total Baris adalah nol, apabila tidak nol agar dikoordinasikan ke PIC CM.
3. Klik Simpan (disket).
4. Apabila setelah klik simpan muncul pesan/popup “Saldo laporan berikut tidak cocok dengan saldo rekening bank yang sebelumnya dimasukkan untuk tanggal ini : Saldo Buku Besar, , , , . Apakah Anda ingin menyimpan saldo rekening Bank Yang ada?” Pilih
Ya/ Yes.
5. Tutup (X).
7) Masukkan kembali nomor rekening Satker BLU yang telah dilikuidasi seperti langkah nomor 2) untuk melihat bahwa saldo direkening koran sudah berkurang sejumlah data yang dijurnal.
22
Rekonsiliasi pada Rekening Koran SPAN Satker BLU yang baru
1) Sama dengan langkah 1) pada Rekonsiliasi Rekening Koran SPAN Satker BLU yang dilikuidasi.
2) Sama dengan langkah 2) pada Rekonsiliasi Rekening Koran SPAN Satker BLU yang dilikuidasi dengan parameter nomor rekening yang diisi adalah rekening satker BLU yang baru (Contoh : TRA127BLU400119).
3) Sama dengan langkah 1) pada Rekonsiliasi pada Rekening Koran SPAN Satker BLU yang dilikuidasi dan untuk header tanggal transaksi yang belum terbentuk, agar dibuat baru dengan kolom nomor rekening diisi dengan nomor rekening satker BLU yang baru.
4) Sama dengan langkah 4) pada Rekonsiliasi Rekening Koran SPAN Satker BLU yang dilikuidasi.
23 1. Analisa transaksi yang muncul pada tampilan tersebut dan bandingkan dengan data
jurnal. Pastikan tipe : Debit, Jumlah rupiah dan tanggal jurnal. 2. Check list transaksi yang sesuai.
3. Klik Merekonsiliasi, apabila muncul tampilan “Saldo akhir total kontrol tidak cocok. Apakah Anda Ingin Melanjutkan?” Pilih Yes.
