Lampiran
Cara Pengoperasian SKA Realty
1. Unit Property Management Modul (UP)
Modul UP berkaitan dengan data-data property dan set up data property.
Transaksi Menu
Transaksi pada modul UP terdiri dari satu menu, yaitu: 1. Set Status Blokir
Pada menu ini dapat memilih property (rumah/aprt) yang tidak boleh dijual dengan tujuan menjadikan property tersebut sebagai contoh untuk calon pelanggan dapat melihat-lihat sebelum membelinya.
Laporan Menu
Laporan pada modul UP terdiri dari satu menu, yaitu: 1. Stok Rumah
Pada menu ini dapat diketahui status rumah (reserve,
available, sold) yang akan dijual berdasarkan cluster atau blok
misalnya cluster arcade terdiri dari dua blok dan 50 unit, dll.
Gambar L.2 Master Property
Utilitas Menu
Utilitas pada modul UP terdiri dari lima menu, yaitu: 1. Nama Property
Pada menu ini dapat mengatur nama property (project) yang terlibat dalam pembangunan unit rumah.
Gambar L.3 Nama Property
2. Nama Cluster
Pada modul ini dapat mengatur nama cluster yang terdiri dari jumlah unit, luas tanah, dari property mana, dll misalnya (Jade, Arcade).
3. Type Rumah
Pada menu ini dapat mengatur type rumah yang mendeskripsikan luas tanah, luas bangunan, dari cluster apa, model rumah, dll.
Gambar L.5 Master Type Rumah
4. Daftar Property
Pada menu daftar property ini terdiri dari tiga tab menu, yaitu: - Unit
Pada tab menu ini mendeskripsikan informasi rumah yang akan dijual kepada calon pelanggan.
Gambar L.6 Daftar Property
Untuk data berjalan (rumah yang telah dijual) user harus menginput data pelanggan, dan cicilan pelanggan.
Untuk data rumah yang belum terjual maka data pembeli dan cicilan tidak diisi.
Catatan :
Cara pengkodean no. referensi mengambil 2 digit terakhir dari : kode_propertykode_cluster – kode_jalan no_rumah
Contoh : 010203-11 Keterangan :
01 = kode_property (misalnya 0101 untuk kode property Grand Duta) 02 = kode_cluster (misalnya 0102 untuk kode cluster Jade)
11 = no. rumah
- Pembeli
Pada tab menu ini menjelaskan detail calon pelanggan.
Gambar L.6 Pembeli
- Cara Bayar
Pada tab menu ini menjelaskan detail pembayaran yang akan ditagih ke calon pelanggan berdasarkan jumlah pembayaran atas unit rumah yang akan dibeli dan cara pembayaran yang akan dilakukan (KPR, Cicilan). Jika data yang berjalan sudah terdapat adanya transaksi penjualan saat
system belum digunakan, maka detail pembayaran yang sudah dilakukan
dicatat pada tab menu ini.
Jika saat system ini digunakan tidak terdapat data yang berjalan tidak terdapat transaksi penjualan maka tab menu ini tidak diisi.
Gambar L.7 Cara Bayar
5. Master Type Property
Pada menu ini kita dapat mengatur jenis-jenis Type property yang dimiliki misalnya perusahaan, ruko, kantor, rumah, hotel, dll.
Gambar L.8 Master Type Property 2. Sales Administration modul (SL)
• Transaksi Menu
Transaksi menu pada modul SL terdiri dari delapan menu, yaitu:
1. Konfirmasi (Tentatif)
Pada menu konfirmasi (tentatif) terdiri dua tab menu, yaitu: - Unit
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon Pelanggan (bisa dari Pelanggan tentatif) yang telah melakukan booking atas unit property. Status pada master stok rumah akan ditulis ‘T’ yang artinya unit
property tersebut tentatif.
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon Pelanggan yang di kemudian hari dapat bermanfaat untuk menganalisa calon Pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll.
Gambar L.10 Konfirmasi tentatif - pembeli
2. Konfirmasi (Reserved)
Pada menu konfirmasi booking terdiri dari tiga tab menu, yaitu: - Unit
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon pelanggan (bisa dari pelanggan tentatif) yang telah melakukan booking atas unit property. Status pada master stok rumah akan ditulis ‘R’ yang artinya unit
Gambar L.11 Konfirmasi reserved - unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon pelanggan yang di kemudian hari dapat bermanfaat untuk menganalisa calon pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll.
- Cara Bayar
Pada tab menu ini DIISIt cicilan yang akan dilakukan calon pelanggan berdasarkan cara pembayaran yang akan dilakukan calon pelanggan (KPR, Cicilan).
Gambar L.13 Konfirmasi reserved – Cara Bayar
3. Pemesanan (Sale)
Pada menu pemesanan (sale) terdiri dari tiga tab menu, yaitu : - Unit
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon pelanggan (bisa dari pelanggan tentatif, pelanggan booking, atau calon pelanggan baru) yang telah melakukan pembayaran Down Payement (DP) atas unit property.
Untuk proses pembayaran, user tidak perlu mengimput data lagi. Data yang dibutuhkan di proses dari data sebelumnya (Reserve).
Status pada master stok rumah akan ditulis ‘S’ yang artinya unit
property tersebut sold.
Gambar L.14 Pemesanan - unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat menyimpan data calon pelanggan yang di kemudian hari dapat bermanfaat untuk menganalisa calon pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll.
Gambar L.15 Pemesanan - Pembeli
- Cara Bayar
Pada tab menu ini mencatat sisa cicilan yang akan dilakukan calon pelanggan setelah melakukan pembayaran DP berdasarkan cara pembayaran yang akan dilakukan calon pelanggan (KPR, Cash, Cash Bertahap, dll).
4. Pembatalan Konfirmasi (Tentatif)
Pada menu pembatalan konfirmasi (tentatif) terdapat dua tab menu, yaitu:
- Unit
Pada tab menu ini salesman dapat melakukan pembatalan konfirmasi (tentatif) berdasarkan no referensi yang telah dibuat dengan menyertakan alasan pembatalan misalnya pelanggan tidak dapat dihubungi kembali, konfirmasi pelanggan ke salesman melebihi jangka waktu yang telah ditentukan, dll.
Gambar L.17 Pembatalan Konfirmasi (tentatif) - unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat mengetahui data calon pelanggan yang membatalkan pemesanan. Data pembeli ini dapat bermanfaat untuk menganalisa calon pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll yang biasanya melakukan pembatalan transaksi.
Gambar L.18 Pembatalan Konfirmasi (tentatif) - Pembeli
5. Pembatalan Konfirmasi (Reserved)
Pada menu pembatalan konfirmasi (reserved) terdapat tiga tab menu, yaitu:
- Unit
Pada tab menu ini salesman dapat melakukan pembatalan konfirmasi (tentatif) berdasarkan no referensi yang telah dibuat dengan menyertakan alasan pembatalan misalnya pelanggan tidak dapat dihubungi kembali, konfirmasi pelanggan ke salesman melebihi jangka waktu yang telah ditentukan, dll.
Gambar L.19 Pembatalan Konfirmasi (Reserved) - Unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat mengetahui data calon pelanggan yang membatalkan pemesanan. Data pembeli ini dapat bermanfaat untuk menganalisa calon pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll yang biasanya melakukan pembatalan transaksi.
- Cara Bayar
Pada tab menu ini mencatat cicilan-cicilan yang telah dilakukan calon pelanggan. Data cicilan ini akan digunakan untuk mengambil keputusan apakah uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan atau dihanguskan (tidak dikembalikan) berdasarkan kebijakan yang telah ada.
Gambar L.21 Pembatalan Konfirmasi (Reserved) – Cara Bayar
6. Pembatalan Pemesanan
Pada menu pembatalan pemesanan terdapat tiga tab menu, yaitu: - Unit
Pada tab menu ini salesman dapat melakukan pembatalan pemesanan berdasarkan no referensi yang telah dibuat dengan menyertakan alasan pembatalan misalnya pelanggan tidak dapat dihubungi kembali, dll.
Gambar L.22 Pembatalan Pemesanan - Unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat mengetahui data pelanggan yang membatalkan pemesanan. Data pembeli ini dapat bermanfaat untuk menganalisa calon pelanggan berdasarkan usia, segmen wilayah, pekerjaan, dll yang biasanya melakukan pembatalan transaksi.
Gambar L.23 Pembatalan Pemesanan - Pembeli
Pada tab menu ini mencatat cicilan-cicilan yang telah dilakukan calon pelanggan. Data cicilan ini akan digunakan untuk mengambil keputusan apakah uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan atau dihanguskan (tidak dikembalikan) berdasarkan kebijakan yang telah ada.
Gambar L.24 Pembatalan Pemesanan – Cara Bayar
7. Perubahan Data Pemesanan
Pada menu perubahan data pemesanan terdapat dua tab menu, yaitu: - Unit
Pada tab menu ini salesman dapat melakukan perubahan data pemesanan berdasarkan no referensi yang telah dibuat dengan menyertakan alasan perubahan data pemesanan misalnya pelanggan ingin mengganti nama kepemilikan rumah, dan sebagainya yang bersifat administratif.
Gambar L.25 Perubahan Data Pemesanan - Unit
- Pembeli
Pada tab menu ini dapat mengetahui data pelanggan yang akan melakukan perubahan atas pemesanan yang terjadi.
Gambar L.26 Perubahan Data Pemesanan - Pembeli
• Laporan Menu
1. Unit Tentatif
Pada menu ini menampilkan laporan mengenai unit – unit
property yang masih dalam status tentatif.
Gambar L.27 Laporan Menu – Unit Tentatif
2. Surat Pemesanan
Pada menu ini akan mencetak surat pemesanan berdasarkan no. referensi. Klik print untuk mencetak surat pemesanan atau exit untuk keluar dari menu.
Gambar L.28 Laporan Menu – Surat Pemesanan
3. Penjualan
Pada menu ini menampilkan laporan penjualan pada periode tertentu.
Gambar L.29 Laporan Menu – Penjualan
4. Progress Pelunasan
Pada menu ini menampilkan laporan progress pelunasan yang dilakukan pelanggan pada periode tertentu.
Gambar L.30 Laporan Menu – Progress Pelunasan
• Utilitas Menu
Master Salesman
Pada menu ini mencatat data salesman yang akan dikelompokkan berdasarkan jenis salesman misalnya Freelance, Agent Property, dll.
Gambar L.31 Utilitas Menu – Master Salesman
Master Jatuh Tempo
Gambar L.32 Utilitas Menu – Master jatuh Tempo
Master Trans
Pada menu ini mencatat lama transaksi yang akan dilakukan.
Gambar L.33 Utilitas Menu – Master Transaksi
Master Cara Pembayaran
Pada menu ini mengatur cara pembayaran yang mungkin dilakukan oleh calon pelanggan atau kebijakan perusahaan misalnya cicilan 12x, cicilan 6x, KPR cicilan 6x, dll.
Gambar L.34 Utilitas Menu – Master Cara Pembayaran Master Kota
Pada menu ini mengatur jenis-jenis kota dari pelanggan. Misalnya : Jakarta, Tanggerang, Bekasi, Bogor, dll.
Gambar L.35 Utilitas Menu – Master Kota
Master Pekerjaan
Pada menu ini mengatur jenis-jenis pekerjaan dari pelanggan. Misalnya : Guru, Wiraswasta, PNS, dll.
Gambar L.36 Utilitas Menu – Master Pekerjaan
3. Modul Accounts Receivables (AR)
Modul AR berkaitan dengan piutang (cicilan) dan laporan-laporan piutang.
• Transaksi Menu
Transaksi pada modul AR tediri dari tiga menu, yaitu: 1. View Piutang Pelanggan
Pada menu ini dapat menampilkan piutang - piutang pelanggan untuk dapat dianalisa umur piutang pelanggan, pembayaran yang dilakukan pelanggan, serta dapat mengetahui pelanggan mana yang mendapat surat peringatan.
Gambar L.37 Transaksi Menu – View Piutang Pelanggan
Pada menu ini bagian AR dapat mengontrol piutang-piutang pelanggan apakah dibayarkann sesuai dengan yang telah dijadwalkan atau tidak? Jika tidak pelanggan dapat dikenakan denda berdasarkan kebijakan perusahaan yang ada.
Gambar L.38 Transaksi Menu – View Pelunasan Pelanggan
3. Pelunasan Pelanggan
Pada menu ini bagian AR melakukan pelunasan piutang pelanggan berdasarkan kwitansi dari bagian kasir atas pembayaran piutang yang telah dilakukan pelanggan.
Gambar L.39 Pelunasan Pelanggan
• Laporan Menu
Laporan pada modul AR terdiri dari tiga menu, yaitu: 1. Piutang Per Salesman
Pada menu ini dapat menampilkan laporan piutang pelanggan per salesman.
Gambar L.40 Laporan Menu – Piutang Per Salesman
2. Analisa Umur Piutang
Pada menu ini dapat menganalisa umur piutang pelanggan bisa dalmarange harian ataupun bulanan berdasarkan kebutuhan user.
Gambar L.41 Laporan Menu – Analisa Umur Piutang
3. Kartu Piutang
Gambar L.42 Laporan Menu – Kartu Piutang
• Utilitas Menu
Utilitas pada modul AR terdiri dari satu menu, yaitu: 1. Kode Pelanggan
Pada menu ini dapat mengatur kode pelanggan agar memudahkan dalam penagihan piutang ke pelanggan.
