Perancangan Sistem Informasi Pembelian Barang di PT. Surti Karya
Perdana
Goods Purchasing Information System Design at PT. Surti Karya Perdana
1
Mochammad Fauzy Herawan, 2Aswardi Nasution, 3Djamaludin
1,2,3Prodi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung,
Jl. Tamansari No. 1 Bandung 40116 e-mail: 1fauzyscofield@gmail.com
Abstract. In the event the purchase of goods, the company chose a supplier who can supply the goods with
the price and quality according to production requirements, which the company already has a relationship with our suppliers as business partners. However, PT. Surti KP in its business activities, not using computer-assisted, but still the manual way, one of them in the activities of the purchase of goods and also the flow of information on the activities of purchasing these items have not been right. The goal is based on the existing problems that align information systems with the existing system, resulting in process flow and data flow that fits perfectly on the purchase of goods in the PT. Surti KP, thus providing useful information, in order to progress to come. System Development Life Cycle (SDLC) is a phased approach to the analysis and design of which states that the best system is developed through the use of specialized business cycle analysts and users. With the state of the process of purchasing goods information systems major obstacles in the process of recording and archiving evidence of transactions and report generation are still done manually, using paper and documents that allows for damaged, missing and hard to find. So with the problems it is, needs to be improved by way of depiction of the flow of appropriate data and the right to create a system to record and archive the transaction receipt and report generation system that computerized using the database, it is expected to improve the flow of information to be effective and efficient. The report generated from each section run in accordance with the process flow of data so that information can be conveyed clearly.
Keywords: Information System, System Development Life Cycle (SDLC),Database
Abstrak. Pada kegiatan pembelian barang, perusahaan memilih supplier yang dapat menyediakan barang
dengan harga dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan produksi, dimana perusahaan sudah memiliki hubungan dengan para supplier sebagai mitra usaha. Akan tetapi, PT. SURTI KP dalam kegiatan bisnisnya, belum menggunakan bantuan komputer melainkan masih dengan cara manual, salah satunya dalam kegiatan pembelian barang dan juga aliran informasi dari kegiatan pembelian barang ini belum tepat.Tujuan yang ingin dicapai berdasarkan permasalahan yang ada yaitu menyelaraskan sistem informasi dengan sistem yang telah ada, sehingga menghasilkan aliran proses dan aliran data yang sesuai dan tepat pada bagian pembelian barang di PT. SURTI KP, sehingga memberikan informasi yang bermanfaat, guna kemajuan yang akan datang. System Development Life Cycle(SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk analisis dan desain yang menyatakan bahwa sistem yang terbaik yang dikembangkan melalui penggunaan siklus kegiatan khusus analis dan pengguna. Dengan keadaan proses sistem informasi pembelian barang terdapat kendala dalam proses pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi serta pembuatan laporan yang masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan kertas dan dokumen yang memungkinkan untuk rusak, hilang dan susah untuk dicari. Sehingga dengan adanya permasalahan tersebut maka, perlu dilakukan perbaikan dengan cara penggambaran aliran data yang sesuai dan tepat dengan membuat sistem pencatatan juga pengarsipan bukti transaksi serta pembuatan laporan dengan sistem yang komputerisasi menggunakan database, hal tersebut diharapkan bisa memperbaiki proses aliran informasi menjadi efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan dari setiap bagian berjalan sesuai dengan proses aliran data sehingga informasi dapat tersampaikan dengan jelas.
A. Pendahuluan
Pada kegiatan pembelian barang, perusahaan memilih supplier yang dapat menyediakan barang dengan harga dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan produksi, dimana perusahaan sudah memiliki hubungan dengan para supplier sebagai mitra usaha. Akan tetapi, PT. SURTI KP dalam kegiatan bisnisnya, belum menggunakan bantuan komputer dengan aplikasi sederhana untuk menghasilkan sebuah informasi yang tepat, melainkan masih dengan cara manual, salah satunya dalam kegiatan pembelian barang dan juga aliran informasi dari kegiatan pembelian barang ini belum tepat dengan kegiatan yang sebenarnya.
Tujuan berdasarkan permasalahan yang ada yaitu menyelaraskan sistem informasi dengan sistem saat ini, sehingga menghasilkan aliran proses dan aliran data yang sesuai dan tepat pada bagian pembelian barang di PT. SURTI KP, sehingga memberikan informasi yang bermanfaat, guna kemajuan yang akan datang.
B. Landasan Teori
Sistem informasi diartikan sebagai proses dimana terdapat sebuah pengolahan, dari input berupa data atau informasi yang ada pada lingkungan sistem yang diproses dari unsur-unsur yang saling berkaitan, dan menghasilkan sebuah output informasi yang dibutuhkan bagi pihak manajerial atau manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat.
System Development Life Cycle (SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk analisis dan desain yang menyatakan bahwa sistem yang terbaik yang dikembangkan melalui penggunaan siklus kegiatan khusus analis dan pengguna.
1. Tahapan Analisis
Tahapan analisis adalah tahapan di mana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan.Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah, dan kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan.
Gambar 1. System Development Life Cycle (SDLC) Sumber: Hanif Al Fatta (2007)
2. Tahapan Desain
Tahapan mengubah kebutuhan yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang riil.
3. Implementasi
Testing, menguji hasil kode program yang telah dihasilkan dari tahapan desain fisik.
Instalasi, perangkat lunak dan perangkat keras akan diinstal pada organisasi
Analisis Sistem
Studi Kelayakan Analisis Kebutuhan
Desain Sistem
Perancangan Konseptual Perancangan Fisik
Implementasi Sistem
Pemrograman dan Pengujian Konversi
Operasi dan Pemeliharaan Kebutuhan Sistem
Perubahan Lingkup Kebutuhan
Kesalahan atau Masalah yang tidak Memungkinkan Implementasi dilaksanakan
Implementasi Kurang Lengkap atau ada Permintaan
Desain Sistem
Sistem Siap Beroperasi Mandiri
atau perusahaan klien dan secara resmi mulai digunakan untuk menggantikan sistem lama.
4. Pemeliharaan
Sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Hasil dari tahapan ini adalah versi baru dari perangkat lunak yang telah dibuat.
C. Hasil Penelitian
Pada proses sistem infromasi pembelian barang yang telah digambarkan sebelumnya, terdapat kendala dalam proses pencatatan dan pengarsipan bukti-bukti transaksi serta pembuatan laporan-laporan masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan kertas dan dokumen biasa sehingga mudah rusak, hilang, dan susah untuk di cari kembali. Serta aliran data maupun informasi pada bagian pembelian barang belum tepat dengan kegiatan yang sebenarnya.
Dengan melakukan penggambaran aliran data yang sesuai dan tepat dengan keadaan yang sebenarnya, kemudian membuat sistem pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi serta pembuatan laporan dengan sistem komputerisasi menggunakan
database. Alasan dalam pembuatan suatu sistem komputerisasi databaseketika
mengalami kendala/masalah pada sistem dapat diatasi dengan cepat, dibandingkan dengan membeli aplikasi.
Adapun Gambar Prosedur Aliran Data Pembelian Barang yang Diusulkan adalah sebagai berikut:
Gambar 2. Prosedur Aliran Data Pembelian Barang yang Diusulkan
Work Flow (Alur Kerja) adalah hal penting dalam alur pekerjaan. Semua pekerjaan memiliki alur kerja, sebuah sistem yang menggambarkan urutan operasi
Sistem Informasi Purchasing Officer yang Diusulkan
Penjualan Jasa Purchasing dan Logistic Direktur Lapangan Supplier
Menang Tender Mem buat Surat Kontrak Kontrak Kontrak Kontrak dan Angga ra n Pelaksa naan Proyek Da ta Permint aa n Ba ra ng Input Dat a Kontrak dan Angga ra n Pelaksa naan Proyek Da taba se Pengada an Ceta k Kontrak da n Angga ra n Pelaksa naan Proyek
A1 Angga ra n Diset ujui Input Dat a Perm inta an Ba ra ng Ceta k Dat a Perm inta an Ba ra ng Da ta Permint aa n Ba ra ng Penawa ra n Ha rg a Da n Barang Input PO Ceta k PO PO disetujui Kontrak dan Angga ra n Pelaksa naan Proyek A2 Angga ra n Diset ujui Angga ra n Diset ujui A3 PO Menyetujui PO Penawa ra n Ha rg a Da n Barang PO disetujui Ceta k La pora n St ok Barang Ceta k La pora n Pema kaian Ba ra ng Laporan Pema kaian Ba ra ng Laporan St ok Ba ra ng A4 Laporan St ok Ba ra ng Laporan Pema kaian Ba ra ng Laporan Pema kaian Ba ra ng Ya Tidak Keterangan
A1 & A2 : Kontrak dan anggaran proyek A3 : Anggaran disetujui A4 : Laporan penerimaan barang
PO PO disetujui Da fta r pengirima n dan surat jala n Da fta r pengirima n dan surat jala n V alidas i barang Ti dak sesuai PO barang ditola k Ba ra ng dikemba likan Da fta r pengirima n dan surat jala n Input pema kaia n barang
seseorang dalam pekerjaan, yang dibuat oleh pihak luar atau diadaptasi dari pengalaman oleh diri sendiri. Sedangkan seseorang yang bekerja tanpa sebuah sistem ialah seorang pekerja seni, biasanya bekerja dengan tergantung situasi dan kondisi sekitar (Moody). Berikut Gambar Work Flow (Alur Kerja) pada pembelian barang di PT. SURTI KP.
Gambar 3. Work Flow (Alur Kerja) pada Pembelian Barang di PT. SURTI KP Dari Gambar di atas, dijelaskan sebagai berikut:
1. Proyek membuat BPPB (Bon Permintaan dan Pembelian Barang) sesuai dengan banyaknya barang yang dibutuhkan.
2. Tanda tangan sesuai orang yang bersangkutan di proyek. 3. BPPB diajukan kepada bagian Audit.
4. Audit menerima BPPB dari Proyek.
5. Audit melakukan evaluasi terhadap proyek, apakah barang yang diminta Proyek sesuai dengan yang dibutuhkan (jenis dan banyaknya barang).
6. ACC Audit (tanda tangan) jika BPPB sesuai dengan kebutuhan.
7. Audit merekap data BPPB dengan menggunakan perangkat komputer (tujuan: Audit mempunyai data BPPB).
8. Kirim ke Bagian Purchasing (Pembelian). 9. Bagian pembelian mendapat BPPB dari Audit.
10.Tanda tangan Supervisor bagian pembelian dan di cap receipt (Tanggal, Bulan, Tahun Menerima BPPB).
11.BPPB diberikan ke sekretaris bagian pembelian untuk melakukan input data BPPB ke perangkat komputer (tujuan: Audit mempunyai data BPPB).
12.Photocopy BPPB 2 rangkap untuk Proyek (tujuan: agar Proyek mengetahui bahwa BPPB telah diterima oleh bagian purchasing (pembelian) dan Proyek dan menanyakan BPPB tersebut mengenai proses pengerjaannya) dan staff bagian purchasing (pembelian) (tujuan: untuk diproses/dikerjakan).
13.BPPB diberikan kepada staff pembelian untuk dikerjakan.
14.Staff membuat penawaran kepada supplier, minimal dua supplier (agar ada pembanding harga dan kualitas barang yang dibutuhkan).
15.Penawaran yang sudah dibuat, kemudian penawaran tersebut di fax atau e-mail kepada supplier yang bersangkutan.
16.Sekretaris megkonfirmasi dengan telephone bahwa sudah mengirim penawaran kepada supplier yang dituju, apakah sudah diterima atau belum penawarannya.
17.Supplier membalas penawaran.
Proyek
Memberikan Kebutuhan Barang
Audit
Memberi BPPB Mendapat BPPB
Menandatangani dan cap penerimaan BPPB
Melakukan input data BPPB dan membuat penawaran kepada Supplier dengan e-mail (Sekretaris)
Mendapat penawaran dan membandingkan harga penawaran dari Supplier
Membuat Purchase Order (PO), beserta pengecekan No. BPPB, Supplier yang dipilih, dan nama barang yang dibutuhkan
Mengirimkan ACC PO dengan e-mail Menerima BPB Mendapat penawaran Supplier Pembelian (Purchasing) Membuat Penawaran dan membalas penawaran kepada bagian Pembelian dengan e-mail
Membuat surat jalan, bon kwitansi, dan
invoice. Memberikan penawaran
Supervisor Pembelian (Purchasing)
Melakukan evaluasi dan menandatangani hasil akhir penawaran Supplier (ACC)
Melakukan evaluasi dan menandatangani PO (ACC PO) Memberikan ACC PO Memberikan ACC PO Mendapat ACC PO Memberikan surat
jalan, bon kwitansi, invoice dan pengiriman barang
Mendapat ACC PO
Menandatangani Surat jalan, bon kwitansi, invoice dan menerima barang
Membuat BPB
18.Staff melakukan bidding (membandingkan) penawaran yang diberikan supplier. 19.Cari harga yang murah dan kualitas barang apakah sesuai dengan spesifikasi
yang dibutuhkan. Negosiasi kembali jika harga masih mungkin untuk ditawar. 20.Jika sudah mendapatkan barang yang sesuai, bandingan harga tersebut diajukan
kepada supervisorbagian purchasing (pembelian) untuk dievaluasi dan di tanda tangan.
21.ACC turun, lalu dibuatkan Purchase Order (PO) oleh sekretaris.
22.PO terdiri dari 3 rangkap (tujuan: satu untuk Supplier (barang apa saja yang dipesan kepada supplier), satu untuk Proyek (mengetahui bahwa bagian pembelian telah melakukan order barang apa saja), dan terakhir untuk bagian pembelian (sebagai file PO).
23.PO sudah dibuat, diberikan kepada staff lalu di cek (No. BPPB, Supplier yang dipilih, nama barang yang dibutuhkan, nama proyek).
24.Tanda tangan oleh staff, diajukan lagi kepada supervisor untuk di cek dan di tanda tangan.
25.Turun ACC PO.
26.Satu kirim kepada Supplier, satu kepada Proyek, dan terakhir kepada Bagian Pembelian.
27.Sekretaris melakukan fax atau e-mail tersebut kepada supplier yang dituju. 28.Melakukan konfirmasi dengan telephone apakah supplier sudah menerima PO
tersebut, jika sudah minta untuk dikirim barangnya ke Proyek yang dituju. 29.Supplier mendapatkan PO dari bagian pembelian.
30.Supplier menyiapkan dan mengirim barang yang dipesan oleh Proyek.
31.Supplier membuat surat jalan, bon kuitansi, dan invoice untuk bagian pembelian.
32.Setelah Proyek menerima barang dari Supplier, Proyek membuat BPB (Bukti Penerimaan Barang) ke bagian pembelian (tujuan: agar bagian pembelian mengetahui bahwa barang yang di order sudah diterima oleh Proyek).
33.Bagian pembelian menerima BPB dari Proyek.
34.Sekretaris merekap data BPB ke data receipt pada program.
D. Kesimpulan
Dengan keadaan proses sistem informasi pembelian barang yang telah digambarkan terdapat kendala dalam proses pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi serta pembuatan laporan yang masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan kertas dan dokumen yang memungkinkan untuk rusak, hilang dan susah untuk dicari.
Sehingga dengan adanya permasalahan seperti hal yang sudah dijelaskan diatas maka, perlu dilakukan perbaikan dengan cara penggambaran aliran data yang sesuai dan tepat dengan membuat sistem pencatatan juga pengarsipan bukti transaksi serta pembuatan laporan dengan sistem yang komputerisasi menggunakan database, hal tersebut diharapkan bisa memperbaiki proses aliran informasi menjadi efektif dan efisien.
Daftar Pustaka
Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
George, M. S. (2001). Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Mc. Graw-Hill, inc.
Jogiyanto, H. (2009). Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kendall, K. E. (2013). Systems Analysis and Design 8th ed. USA: Pearson Education, Upper Saddle River, New Jersey.
