PETUNJUK PELAKSANAAN DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI NOMOR : F-316.PR.01.04 Tahun 1995
TENTANG
SUMBER DATA, PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN LAPORAN
I. PENDAHULUAN
A. Maksud dan Tujuan
1. Bahwa dengan ditetapkannya Keputusan Menteri Kehakiman Republik
Indonesia Nomor: M.01-PW.09.02 Tahun 1995 tentang Tata Cara Pengolahan Data dan Informasi Keimigrasian, diperlukan adanya Petunjuk Pelaksanaan Direktur Jenderal Imigrasi sebagai penjabaran lebih lanjut. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tersebut. Hal ini dimaksudkan agar dapat memberikan pedoman dan kejelasan mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga diperoleh keseragaman pengertian tentang kegiatan pokok yang harus dilakukan.
2. Tujuan dari Petunjuk Pelaksanaan ini adalah agar proses Pengolahan
Data dan Informasi Keimigrasian dapat dilaksanakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
B. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan ini meliputi :
1. Bentuk sumber data;
2. Penyampaian lembar komputer;
3. Pengolahan data; 4. Laporan statistik;
5. Penggunaan dan Penyebaran Informasi;
II. DASAR
1. Undang-Undang No.9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1994 tentang Tata Cara Pelaksanaan
Pencegahan dan Penangkalan.
3. Peraturan pemerintah Nomor 31 Tahun 1994 tentang Pengawasan Orang
Asing dan Tindakan Keimigrasian;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa Izin Masuk dan Izin Keimigrasian.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1994 tentang Surat Perjalanan
Republik Indonesia;
6. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.02-PR.07.10
Tahun 1989 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kehakiman;
7. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.03-PR.07.10
8. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.03-PR.07.10 Tahun 1992 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Kehakiman;
9. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.01-PW.09.02
Tahun 1995 tentang Tata Cara Pengolahan Data dan Informasi Keimigrasian; III. PELAKSANAAN
A. UMUM
1. Pengertian :
Yang dimaksud dengan :
a. Data adalah keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian atau analisa dan atau kesimpulan di bidang keimigrasian.
b. Sumber data adalah asal usul data baik berbentuk formulir atau
kartu tertentu, dokumen maupun media elektronik lainnya.
c. Informasi keimigrasian adalah hasil pengolahan data di bidang
keimigrasian, baik secara manual maupun elektronik.
d. Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian adalah suatu kesatuan dari berbagai proses pengumpulan, pengolahan dan penyampaian data guna mendapatkan informasi keimigrasian sebagai bahan pengambilan keputusan dan penetapan kebijaksanaan pimpinan.
2. Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian.
a. Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian terdiri dari:
1) Sistem Keimigrasian Warga Negara Indonesia terdiri dari Sub
Sistim Lalu Lintas Warga Negara Indonesia Sub Sistim Paspor dan Sub-Subsistim Lintas Batas.
2) Sistem Keimigrasian Orang Asing terdiri dari Sub-Sistim
Pengunjung Singkat dan Sub-sistim Izin Tinggal Terbatas. Sub-sistim Pengunjung Singkat terdiri dari :
a) Sub-sistim Pengunjung Singkat dan Sub-sistim Izin Tinggal
Terbatas.
b) Sub Sistim Lalu lintas Orang Asing yang menetap terdiri dari: Sub-Sistim Orang Asing Izin Tinggal Tetap.
3) Sistem Pengamanan Keimigrasian terdiri dari : a) Sub-sistim Penjidikan terdiri dari :
(1) Sub-subsistim Penyidikan WNI.
(2) Sub-subsistim Penyidikan Orang Asing. (3) Sub-subsistim Kerjasama Internasional. b) Sub-Sistim Cegah Tangkal
B. KHUSUS
Sumber data Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian terdiri dari :
1. Bentuk Sumber data Sistim Keimigrasian Warganegara Indonesia.
a) Jenis :
1) Perdim 11; 2) Perdim 14;
3) Perdim Permohonan untuk mendapatkan Pas Lintas Batas;
4) Kartu E/D;
5) Daftar PH (laporan tentang SPRI WNI, Orang Asing dan SPLP WNI,
Orang Asing yang hilang);
6) Daftar tentang pencabutan / pembatalan SPRI dan SPLP;
7) Daftar Penumpang / daftar awak kapal;
8) Formulir MPP (Formulir untuk pelaporan mutasi perubahan
paspor);
9) Buku Register SPRI, kecuali Buku Register Paspor Dinas /
Diplomatik dan Paspor Haji; 10) Buku Register Lintas Batas;
b) Bentuk dan Redaksi Sumber data Warganegara Indonesia.
1) Perdim 11.
Bentuk dari Perdim 11, terdiri dari 4 halaman dan (dua) bagian yang satu sama lainnya dipisahkan oleh garis perforasi tegak. Formulir ini diberi nomor seri dengan angka awal 11, yang menurut kegunaannya masing-masing dinamakan :
a. Lembar Komputer
Halaman pertama lembar ini memuat nama instansi, nama formulir, keterangan tentang golongan pemohon yang menggunakannya, kotak PERHATIAN yang memuat petunjuk pengisian.
Pada sisi kanan atas di bawah kotak-kotak tertera singkatan masing-masing : SS - Status Sipil dan R - Rombongan.
Lembar komputer (dari Perdim 11) dikumpulkan untuk direkam pada komputer di Unit Pelaksanaan Teknis masing-masing atau diteruskan ke Pooling Data.
b. Lembar Pertinggal
Halaman ketiga dari lembaran ini sepenuhnya harus diisi oleh pemohon dengan pedoman yang tercantum dalam kotak PERHATIAN. Pada halaman keempat tercantum kelanjutan pertanyaan yang harus diisi oleh pemohon, ruangan untuk yang diberi kuasa, ruangan untuk catatan pejabat dan Tata Usaha.
2) Perdim 14.
Bentuk dari Perdim 14 hampir sama dengan Perdim 11 kecuali pada halaman kedua bagian pertama dan halaman ketiga tentang alamat pemohon serta maksud keberangkatan tidak terdapat di Perdim-14. Perdim-14 digunakan bagi Warganegara Indonesia penduduk luar negeri dan Warganegara Indonesia yang sedang berada di luar negeri, memerlukan pelayanan keimigrasian. Perdim-14 terdiri dari 4 halaman dan dua bagian yang satu sama lainnya dipisahkan oleh garis perforasi tegak. Formulir ini diberi nomor seri dengan angka awal 14, yang menurut kegunaan masing-masing bagian dinamakan :
a. Lembar Komputer
Halaman pertama lembar ini memuat nama instansi, nama formulir, keterangan tentang golongan pemohon yang menggunakannya, kotak PERHATIAN yang memuat petunjuk pengisian. Di balik halaman tersebut tercantum pertanyaan-pertanyaan untuk diisi oleh pemohon, kolom untuk catatan Tata usaha. Singkatan-singkatan yang tertera di bawah kotak-kotak pada sisi kanan atas masing-masing: SS - Status Sipil, R - Rombongan. Lembar Komputer dari Perdim-14 dikumpulkan untuk direkam pada komputer di Perwakilan Republik Indonesia masing-masing, atau diteruskan ke Pooling Data. Lembaran pertinggal disatukan dengan berkas pemohon. b. Lembar Pertinggal.
Halaman pertama dari lembaran ini sepenuhnya harus diisi oleh pemohon dengan pedoman yang tercantum dalam kotak PERHATIAN. Di balik halaman ini tercantum kelanjutan pertanyaan yang harus diisi oleh pemohon, ruangan untuk yang diberi kuasa, ruangan untuk catatan pejabat dan Tata Usaha.
3) Formulir Lintas Batas terdiri dari 2 halaman. Halaman pertama,
kulit depan terdapat kop yang harus dilengkapi oleh Kantor Imigrasi dan di bawahnya terdapat pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
a) Berisi kolom identitas pemohon.
b) Berisi kolom nama, jenis kelamin dan tempat serta tanggal
lahir anggota keluarga yang ikut serta.
c) Berisi kolom alamat keluarga atau keluarga yang akan dituju.
d) Berisi kolom penempatan photo pemohon serta anggota
keluarga yang ikut. Halaman kedua (sebaliknya) terdapat kolom tanda-tanda atau ciri-ciri pemohon Lintas Batas. Di sebelah kanan bawah terdapat kolom peneraan tanda tangan serta catatan-catatan Otorita pembatasan.
4) Kartu E/D.
Kartu E/D untuk Lalu Lintas Warganegara Indonesia bentuk dan redaksinya sama dengan yang digunakan untuk Lalu Lintas Warganegara Asing. Penggunaannya selama paspor RI biasa belum
ditetapkan sepenuhnya dengan sistem MRP. Kartu E/D dikumpulkan dan direkam di tempat pemeriksaan Imigrasi yang telah terpasang peralatan komputer atau dikirim ke Pooling Data, bagi Kantor Imigrasi yang belum ada peralatan komputer. Sumber data dari Kantor Imigrasi Unit Pelayanan Teknis disampaikan ke Pooling data dengan menggunakan surat pengantar dan hasil rekaman dari Unit Pelaksana Teknis atau Tempat Pemeriksaan Imigrasi atau Pooling data diteruskan ke Direktorat Jenderal Imigrasi dengan menggunakan surat pengantar.
5) Daftar PH (Laporan tentang SPRI hilang). Daftar ini memuat
nomor urut, nomor perforasi, nomor register, jenis, tempat dan tanggal pengeluaran, nama pemegang, paspor baru yang diberikan, nomor perforasi, nomor register dan tanggal pemberian. Laporan tentang SPRI hilang merupakan bagian dari Sistim Informasi Manajemen Keimigrasian Warganegara Indonesia yang dibuat tanpa mengenal jadwal karena sifatnya yang khusus dengan cara mengisi daftar PH untuk disampaikan kepada Direktur Jenderal Imigrasi up. Direktur Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian dengan tembusan kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian atau Kepala Bidang Imigrasi, daftar Paspor hilang dari Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri dikirim kepada Direktur Jenderal Imigrasi.
6) Daftar M-11(Laporan tentang pencabutan atau pembatalan SPRI
dan SPLP). Daftar tentang pencabutan atau pembatalan SPRI dan SPLP merupakan bagian dari sistem informasi manajemen Keimigrasian Warganegara Indonesia yang dibuat dengan mengisi Daftar M-11 setiap bulan, selanjutnya disampaikan kepada Direktur Jenderal Imigrasi up. Direktur Fosarkim dengan tembusan kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian Kepala-Kepala Bidang Keimigrasian. Daftar M-11 dari Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri, dikirim kepada Direktur Jenderal Imigrasi.
Daftar ini memuat nomor urut, nomor perforasi, nomor register, jenis, tempat, dan tanggal pengeluaran, nama pemegang, alasan dicabut atau dibatalkan, nomor dan tanggal pemberian SPRI yang dicabut dan yang baru.
7) Daftar penumpang dan daftar awak kapal.
Daftar penumpang dan daftar awak Kapal disimpan di Tempat Pemeriksaan Imigrasi yang bersangkutan selama 1 (satu) tahun. Daftar ini dipergunakan sebagai bahan pengecekan dan pencocokan data. Setelah 1 (satu) tahun daftar tersebut dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
8) Formulir MPP (Mutasi Perubahan Paspor) .
Setiap perubahan yang dilakukan oleh suatu Kantor Imigrasi atau Perwakilan Republik Indonesia terhadap paspor Republik Indonesia yang dikeluarkan oleh Kantor Imigrasi lain, diberitahukan kepada Kantor Imigrasi yang mengeluarkan paspor tersebut dengan menggunakan formulir MPP. Perubahan tersebut
berupa perubahan data pada paspor seperti pindah alamat, perubahan dari paspor perorangan menjadi paspor keluarga atau sebaliknya, penggantian paspor dan lain-lain. Kepala Kantor Imigrasi mengirimkan tembusan Formulir MPP kepada Direktur Jenderal Imigrasi Up. Direktur Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian atau Kepala Bidang Imigrasi. Kepala Perwakilan Republik Indonesia mengirimkan formulir MPP kepada Direktur Jenderal Imigrasi.
9) Buku Register SPRI.
Buku Register terdiri dari lembar register berukuran Folio berisi nomor perforasi, nomor urut register, posisi puluhan ribu, tanggal penyelesaian, tanggal berlaku, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor file dan photo;
Buku register diisi oleh petugas sesuai dengan data termuat dalam Perdim 11.
Untuk pengeluaran paspor dan SPLP digunakan register yang memuat identitas : pelayanan, identitas : unit, nomor urut, posisi puluhan ribu dan tahun pengeluaran;
Pemberian nomor register pada paspor dan SPLP dimulai dengan kode pelayanan, kode unit, nomor urut, posisi puluhan ribu dan tahun pengeluaran;
Identitas Pelayanan untuk warganegara Indonesia digunakan angka awal 1 dan dilengkapi dengan huruf sesuai dengan abjad; Angka yang digunakan dalam penulisan nomor register hanya sebanyak empat digit saja.
Untuk angka menghindarkan puluhan ribu digunakan huruf. Tahun Pelayanan dinyatakan dengan huruf; Pada setiap akhir bulan buku register ditutup dengan membuat catatan tentang jumlah paspor dan jenis paspor (perorangan). Penutupan buku register ditandatangani oleh petugas, Kasi Lantaskim atau Kasi Lalintuskim atau Kasubsi Lalintuskim.
10) Buku Register Pas Lintas Batas.
Buku Register terdiri dari lembar register berupa berukuran Folio berisi nomor perforasi, nomor register, posisi puluhan ribu, tanggal penyelesaian, tanggal berlaku, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor file dan photo;
Buku register diisi oleh petugas sesuai dengan data yang termuat dalam formulir lintas batas; untuk pengeluaran Pas Lintas Batas digunakan register yang memuat identitas : pelayanan, identitas unit, nomor urut, posisi puluhan ribu dan tahun pengeluaran; Pemberian nomor register pada Pas Lintas Batas dimulai dengan kode pelayanan, kode unit, nomor urut, posisi puluhan ribu dan tahun pengeluaran.
Identitas pelayanan untuk warga negara Indonesia digunakan angka awal 1 dan dilengkapi dengan huruf sesuai dengan abjad;
Angka yang digunakan dalam penulisan nomor register hanya sebanyak empat digit saja.
Untuk menghindarkan angka puluhan ribu digunakan huruf. Tahun pelayanan dinyatakan dengan huruf;
Pada setiap akhir bulan buku register ditutup dengan membuat catatan tentang jumlah Pas Lintas Batas. Penutupan buku register ditandatangani oleh petugas, Kasi Lantaskim atau Kasi Lalintuskim atau Kasubsi Lalintuskim.
2. Bentuk Sumber Data Sistim Keimigrasian Orang Asing terdiri dari : a. Jenis :
1) Perdim permohonan Visa;
2) Perdim Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan; 3) Perdim untuk mendapatkan Izin Tinggal Terbatas; 4) Perdim untuk mendapatkan Izin Tinggal Tetap;
5) Perdim untuk mendapatkan Izin Kembali;
6) Perdim Pendaftaran Orang Asing;
7) Perdim untuk Perubahan Data orang Asing; 8) Kartu E/D;
9) Laporan Komputer hasil pembacaan kartu elektronik;
b. Bentuk dan Redaksi Sumber Data Warganegara Asing :
1) Perdim permohonan Visa Singgah, Visa Kunjungan, dan Visa
Beberapa Kali Perjalanan untuk selanjutnya disebut Perdim-21 diberi nomor seri dengan angka awal 21.
Perdim untuk Visa singgah, Kunjungan dan Visa Beberapa kali Perjalanan terdiri dari 4 (empat) halaman yang berisi isian data tentang pemohon, maksud perjalanan, lamanya berada di Indonesia pelabuhan masuk dan tempat-tempat yang akan dikunjungi, lama waktu kunjungan sebelumnya, keterangan tentang pemohon apakah pernah ditolak, diusir karena melanggar hukum. Dokumen Imigrasi dari negara lain yang memiliki, ticket untuk kembali atau untuk meneruskan perjalanan, nama anggota keluarga yang ikut serta dan pernyataan tentang kebenaran pengisian formulir, tanggal dan tanda tangan pemohon serta catatan petugas tentang pemberian visa, lama berlaku, nomor register dan persetujuan Direktur Jenderal Imigrasi;
2) Perdim Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan
a) Perdim Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan untuk
selanjutnya disebut Perdim-22 dengan diberi nomor seri dengan angka awal 22 adalah Perdim permohonan untuk mendapatkan Perpanjangan atau Konversi Izin Kunjungan yang diisi dalam rangkap 2 (dua). Perdim tersebut terdiri atas 3 (tiga) bagian masing-masing adalah :
(1) Bagian pertama diisi oleh pemohon, berisi tentang identitas : pemohon dan alasan permohonan perpanjangan/konversi;
(2) Bagian kedua diisi oleh Pejabat yang memberikan
penyelesaian, berisi tentang catatan penyelesaian oleh Pejabat.
(3) Bagian ketiga diisi oleh Petugas dan pada hakekatnya
merupakan slip pemberitahuan kepada Kantor Imigrasi yang memberikan pelayanan keimigrasian sebelumnya. Bagian kedua dan bagian ketiga dipisahkan oleh garis perforasi.
b) Bagian pertama dan kedua lembar yang asli dikirim ke Pooling Data dan bagian pertama dan kedua lembar kedua (tembusan) disimpan oleh Kantor Imigrasi untuk digunakan melengkapi catatan pada kartu pengawasan perorangan.
c) Jika Orang Asing tersebut sebelumnya pernah mendapatkan
Perpanjangan Izin Kunjungan dari Kanim lain maka bagian ketiga lembaran asli dikirim kepada Kanim tersebut dan tembusannya kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian atau Kepala Bidang Imigrasi.
d) Jika perpanjangan Izin Kunjungan diberikan atas persetujuan
Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian atau Kepala Bidang Imigrasi dan Orang Asing tersebut sudah pernah mendapatkan perpanjangan Izin Kunjungan di Kantor Imigrasi lain, bagian ketiga lembar asli dikirim ke Kanim tersebut dan bagian ketiga tembusan dikirim ke Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian atau Kepala Bidang Keimigrasian.
3) Perdim untuk mendapatkan Izin Tinggal Terbatas.
Permohonan untuk mendapatkan Izin Tinggal Terbatas, Perpanjangan, atau Duplikatnya menggunakan Perdim Izin Tinggal Terbatas yang selanjutnya disebut Perdim-23 dan diberi nomor seri dengan angka awal 23.
Satu Perdim dapat digunakan oleh kepala keluarga serta anggota keluarganya yang tergabung dalam 1 (satu) paspor. Permohonan diajukan dalam rangkap 1 (satu).
4) Bentuk dan redaksi Perdim-23.
Perdim-23 terdiri dari 4 halaman dan 2 (dua) bagian yang satu dengan lainnya dipisahkan dengan garis perforasi dan diberi nomor seri angka awal 23.
5) Menurut fungsi masing-masing bagian dinamakan :
a) Lembar Komputer.
Halaman pertama dari lembaran ini memuat nama instansi, nama Perdim, keterangan tentang golongan pemohon yang
menggunakannya, kotak PERHATIAN yang memuat petunjuk pengisiannya. Di balik halaman tersebut tercantum 4 (empat) pertanyaan untuk diisi oleh pemohon dan ada bagian atau ruangan untuk catatan tata usaha. Singkatan-singkatan SS, KS, dan SU masing-masing berarti : Status Sipil, Kategori Sponsor, dan Status Usaha;
b) Lembar Pertinggal.
Halaman pertama dari lembaran ini sepenuhnya harus diisi oleh pemohon dengan pedoman yang tercantum dalam kotak PERHATIAN. Di halaman 4 tercantum catatan Pejabat dan Petugas Tata Usaha;
6) Perdim untuk mendapatkan Izin Tinggal Tetap.
Permohonan untuk mendapatkan Izin Tinggal Tetap dan perpanjangan menggunakan Perdim Izin Tinggal Tetap yang selanjutnya disebut Perdim-24, satu formulir digunakan hanya untuk satu orang;
Bentuk dan redaksi Perdim-24.
Perdim-24 terdiri dari 4 halaman dan 2 (dua) bagian yang satu dan lainnya dipisahkan dengan garis perforasi dan diberi nomor seri dengan angka awal 24;
Menurut fungsi masing-masing bagian dinamakan :
a) Lembar Komputer.
Halaman pertama dari lembar ini memuat nama Instansi, nama Perdim, keterangan tentang golongan pemohon yang menggunakannya, kotak perhatian yang memuat petunjuk pengisian di balik halaman tersebut tercantum pertanyaan untuk diisi oleh pemohon tentang Identitas Diri dan keterangan tentang Dokumen Imigrasi yang pernah dimiliki serta ada bagian atau ruangan untuk catatan Tata Usaha, singkatan SS dan SU masing-masing berarti, Status sipil, Status Usaha.
b) Lembar pertinggal.
Halaman pertama dari lembar ini harus diisi oleh pemohon dengan pedoman yang tercantum dalam kotak perhatian. Di halaman 4 tercantum catatan Pejabat dan Petugas Tata Usaha.
7) Perdim untuk mendapatkan Izin Kembali.
Perdim untuk mendapatkan Izin Kembali untuk selanjutnya disebut Perdim-25 terdiri dari 2 (dua) bagian yang satu sama lainnya dipisahkan oleh garis perforasi tegak. Perdim ini diberi nomor seri dengan angka awal 25, yang menurut fungsi masing-masing bagian dinamakan :
Halaman pertama sebelah kanan memuat hal-hal yang sama dengan lembar pertinggal, kecuali pengisian lembar komputer yang mempergunakan bentuk kolom-kolom.
b) Lembar pertinggal.
Halaman pertama sebelah kiri memuat identitas : pemohon, antara lain nama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, kebangsaan, dokumen perjalanan, alamat tempat tinggal, tujuan perjalanan, negara tujuan dan tanda tangan pemohon. 8) Perdim pendaftaran Orang Asing.
Perdim pendaftaran Orang Asing untuk selanjutnya disebut Perdim-26, diberi nomor seri dengan angka awal 26, terdiri dari 4 halaman :
a) Halaman 1, pojok kiri atas terdapat kop yang harus dilengkapi oleh Kantor Imigrasi setempat. Pada bagian tengah dari halaman 1 terdapat kotak perhatian, dan di atas kotak perhatian terdapat kalimat perdim pendaftaran Orang Asing. b) Halaman 2, terdapat redaksi yang dibagi dalam tiga kelompok
pertanyaan masing-masing :
(1) Kelompok pertama, memuat pertanyaan tentang Identitas : diri Orang Asing;
(2) Kelompok kedua, memuat kolom tentang anggota keluarga;
(3) Kelompok ketiga, tentang jenis dokumen Imigrasi yang dimiliki pemohon dan nomor register pendaftaran;
(4) Pada sudut kiri atas halaman 2 terdapat catatan tentang penggunaan formulir.
c) Halaman 3, terdapat 3 kelompok pertanyaan yang isinya sama
dengan butir a, kecuali pada kelompok 3 halaman 3 terdapat keterangan tentang tibanya di Indonesia untuk pertama kali dan tanda tangan pemohon atau yang dikuasakan;
d) Halaman 4, memuat kolom untuk mencatat semua perubahan
Orang Asing dan disediakan ruang untuk menempel pas photo, membubuhkan slip ibu jari tangan kanan dan untuk mencatat ciri-ciri fisik yang diisi petugas Imigrasi.
e) Register pendaftaran Orang Asing.
(1) Register pendaftaran dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dipergunakan sebagai upaya untuk dapat menyusun daftar Orang Asing, sehingga dalam pengregisteran perlu dibedakan antara register untuk Orang Asing pengunjung, untuk Orang Asing pemegang Izin Tinggal Terbatas dan untuk Orang Asing pemegang izin Tinggal Tetap.
(2) Register memuat:
Nomor urut Register, Tanggal Pendaftaran, Nama Tempat dan Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Kebangsaan, Jenis dokumen Imigrasi Lama, Nomor dan Tempat atau Tanggal
Pemberian Izin Keimigrasian, Kelompok Pekerjaan menurut Sektor Pekerjaan dan Alamat; Kelompok Umur menurut tahun lahir.
(3) Nomor Register memuat kode Identitas pelayanan (pendaftaran), Kode Identitas Unit (kode UPT atau Kantor Imigrasi), Nomor urut register, posisi puluhan ribu dan kode tahun pelaksanaan pendaftaran.
(4) Kepala Kantor Imigrasi bertanggung jawab untuk memelihara Register Pendaftaran Orang Asing.
9) Perdim Perubahan Data Untuk Orang Asing;
Untuk selanjutnya disebut Perdim-27 dan diberi nomor seri dengan angka awal 27, terdiri dari :
a) Halaman 1, terdapat kop yang harus dilengkapi oleh kantor
Imigrasi, judul serta catatan tentang hal-hal yang harus diperhatikan oleh yang mengisi dan pada pojok kanan atas tercantum nama Perdim.
b) Halaman 2, tercetak Kelompok pertanyaan yang harus diisi,
yang dikelompokkan dalam kotak sebagai berikut :
(1) Bagian pertama, berisi pertanyaan tentang identitas : diri, dokumen perjalanan dan dokumen Imigrasi yang harus diisi oleh pelapor.
(2) Bagian kedua, berisi pilihan tentang perubahan yang terjadi yang harus dilaporkan, diisi oleh pelapor dan pernyataan tentang kebenaran, nama lengkap serta kolom untuk tanda tangan pelapor.
(3) Bagian ketiga, disediakan ruang kosong untuk mencatat hasil pemeriksaan petugas Imigrasi dengan mencatat nomor pendaftaran orang asing yang bersangkutan secara lengkap.
(4) Bagian paling bawah formulir perubahan orang asing disediakan ruang untuk penandatanganan Kepala Kantor Imigrasi dan cap dinas.
c) Register perubahan.
(1) Setiap perubahan dicatat dalam register dengan mencantumkan data dan alasan perubahan yang jelas; (2) Register perubahan memuat : Nomor Urut Register,
Tanggal Perubahan, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Kebangsaan, Jenis perubahan, Penambahan, Pengurangan, Perubahan biasa, Jenis Izin Keimigrasian;
(3) Nomor register memuat kode identitas pelayanan (perubahan), Identitas Unit (kode UPT atau Kanim), Nomor Urut Register dan kode tahun pelaksana;
(4) Kepala Kantor Imigrasi bertanggung jawab untuk memelihara Register Perubahan Data Orang Asing.
a) Kartu E/D digunakan sebagai sumber data lalu lintas kedatangan atau keberangkatan Orang Asing, yang memuat data-data antara lain :
(1) Nomor Kartu;
(2) Nama dan Jenis Kelamin;
(3) Tempat dan Tanggal Lahir;
(4) Kebangsaan;
(5) Nomor Paspor;
(6) Tempat dan Tanggal Pengeluaran Paspor, Tanggal
Berlaku Paspor; (7) Pekerjaan:
(8) Tujuan ke Indonesia;
(9) Negara Tempat Tinggal;
(10) Lama Tinggal di Indonesia; (11) Alamat di Indonesia;
(12) Pelabuhan pemberangkatan;
(13) Kolom catatan Pejabat.
b) Bentuk dan redaksi Kartu E/D disesuaikan dengan ketentuan
dari ICAO. Kartu E/D dikumpulkan dan direkam di tempat Pemeriksaan Imigrasi yang telah terpasang Peralatan komputer atau dikirim ke Pooling Data.
Sumber Data dari Unit Pelaksana Tehnis disampaikan ke Pooling Data dengan menggunakan surat pengantar dan hasil rekaman dari Unit Pelaksanaan Tehnis atau Tempat Pemeriksaan Imigrasi atau Pooling Data diteruskan ke Direktorat Jenderal Imigrasi dengan menggunakan surat pengantar.
11) Laporan Komputer Hasil Pembacaan Kartu Elektronik. Laporan Komputer Hasil Pembacaan Kartu Elektronik yang merupakan sumber data sebagai pengganti Kartu E/D, diolah dan diproses langsung oleh Kantor Imigrasi yang telah mempunyai peralatan elektronik serta disampaikan langsung kepada Direktur Jenderal Imigrasi Up. Direktur Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian.
Buku Register terdiri dari lembar register berukuran Folio berisi nomor perforasi, nomor urut register, posisi puluhan ribu, tanggal penyelesaian, tanggal berlaku, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor file dan photo.
3. Sistim Pengamanan Keimigrasian :
a. Sub Sistim Penyidikan terdiri dari sub-subsistim kasus-kasus penyidikan Warga Negara Indonesia, sub-subsistim kasus-kasus penyidikan Orang Asing dan sub-subsistim Kerja sama Internasional. Sumber Data Sistim Pengamanan Keimigrasian :
1) Daftar PH (daftar laporan paspor hilang)
2) Laporan Penyidikan WNI
3) Laporan Penyidikan Orang Asing
4) Keputusan Pencegahan
5) Keputusan Penangkalan
6) Surat resmi dari Badan Internasional. b. Sub-Sistim Cegah Tangkal.
4. Penyampaian Lembar Komputer.
Kepala Imigrasi menyampaikan Lembaran Komputer kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dalam hal ini Koordinator Urusan Keimigrasian atau Kepala Bidang Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Jenderal Imigrasi Up. Direktur Fosarkim. Lembar Komputer yang didapat dari 11, 14, 22, 23 dan Perdim-24 serta Perdim-perdim lainnya, dikirim ke Pooling Data yang telah ditentukan, dilaksanakan 10 (sepuluh) hari sekali dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Periode pertama dari tanggal 01 sampai dengan 10 dikirim tanggal
11;
b. Periode kedua dari tanggal 11 sampai dengan tanggal 20 dikirim
tanggal 21;
c. Periode ketiga dari tanggal 21 sampai dengan tanggal akhir bulan
dikirim tanggal 01;
d. Untuk kegiatan yang dapat dalam satu bulan penyampaian data yang
tidak tertampung dalam ketiga periode tersebut dikirim dalam periode keempat, bersamaan dengan pengiriman periode pertama bulan berikutnya.
5. Pengolahan Data.
Pengolahan Data secara manual dan elektronik bagi Warganegara Republik Indonesia dan Orang Asing.
a. Pengolahan Data secara manual Warganegara Indonesia dan Orang
Asing:
1) Sumber data dikumpulkan dan dipilah;
2) Dicatat dalam buku menurut jenis data dan jenis pelayanan. b. Pengolahan data secara elektronik Warganegara Indonesia.
1) Sumber data yang telah dipilah secara manual dan diberikan coding untuk direkam dalam komputer;
2) Komputer mengolah dan memproses sesuai dengan program yang
telah dibuat untuk mendapatkan output sebagaimana yang tercantum dalam laporan statistik Warganegara Indonesia yang berisikan laporan kwantitatif. Di samping laporan kuantitatif dapat juga dilakukan laporan-laporan kualitatif yang berisi antara lain:
a) Daftar nama-nama pemohon SPRI secara alphabetis;
b) Daftar urut nomor paspor menurut nomor urut perforasi
c) Daftar nama Orang Asing yang tiba atau berangkat dirinci
menurut jenis visa dan kebangsaan. c. Pengolahan data secara elektronik Orang Asing
1) Sumber data yang telah dipilah secara manual dan diberikan
coding untuk direkam dalam komputer;
2) Komputer mengolah dan memproses sesuai dengan program yang
telah dibuat untuk mendapatkan output sebagaimana yang tercantum dalam laporan statistik Orang Asing yang berisikan laporan kwantitatif.
Disamping laporan kwantitatif dapat juga dilakukan laporan-laporan kwalitatif, yang berupa daftar nama menurut kebangsaan dan jenis Visa.
6. Laporan-laporan statistik.
a. Sesuai dengan pembagian sistem dan sub sistem dalam SIMTK, yang
kemudian disingkat dengan SIMKIM, maka laporan-laporan statistik dikelompokkan sebagai berikut :
1) Laporan-laporan statistik Warganegara Indonesia terdiri dari :
(a) Sub kelompok perlintasan WNI, yaitu : Laporan statistik
tentang lalulintas WNI berisikan data kedatangan dan keberangkatan dari dan keluar negeri (STIND-1).
(b) Sub kelompok dokumen dan perizinan WNI, yaitu : Laporan
statistik tentang paspor RI, SPLP RI, berisi data pengeluaran, pencabutan yang dilaporkan hilang dan konversi (STIND 2). 2) Laporan-laporan Statistik Orang Asing Pengunjung Singkat, terdiri
dari Sub kelompok perlintasan Orang Asing PS, yaitu :
(a) Laporan statistik tentang Lalu Lintas Orang Asing PS (STAPS-1).
(b) Laporan Statistik tentang Lalu Lintas O.A PS bagi kedatangan (STAPS-2).
(c) Laporan Statistik tentang Lalu Lintas O.A PS bagi
(d) Laporan Statistik tentang perpanjangan izin kunjungan (STAPS-4).
3) Laporan Statistik Orang Asing Izin Tinggal Terbatas, terdiri dari : (a) Laporan Statistik tentang lalulintas O.A ITAS (STATAS-1). (b) Laporan Statistik tentang lalu lintas O.A ITAS kedatangan
(STATAS-2).
(c) Laporan tentang Lalu Lintas O.A ITAS keberangkatan (STATAS-3).
(d) Laporan Statistik tentang Kartu Izin Tinggal Terbatas (STATAS-4).
(e) Laporan statistik perubahan Orang Asing Izin Tinggal Terbatas (SK 1 ITAS).
4) Laporan-laporan Statistik Orang Asing (pemukim) terdiri dari Sub Kelompok Lalu Lintas Orang Asing Tinggal Tetap yaitu :
(a) Laporan Statistik tentang Lalu Lintas O.A Tinggal Tetap (STATAP-1).
(b) Laporan Statistik tentang Lalu Lintas O.A Tinggal Tetap Kedatangan (STATAP-2).
(c) Laporan Statistik tentang Lalu Lintas O.A Tinggal Tetap
Keberangkatan (STATAP-3).
(d) Laporan Statistik tentang Izin Tinggal Tetap (STATAP-4). (e) Laporan Statistik Perubahan orang Asing Izin Tinggal Tetap
(SK 1 ITAP).
5) Laporan-laporan Statistik lainnya.
(a) Laporan Statistik tentang Lintas Batas (STLB). (b) Laporan Statistik tentang penguasaan Visa (STAVIS).
7. Penggunaan dan Penyebaran Informasi.
a. Penggunaan Informasi.
Informasi yang dikumpulkan dari hasil pengolahan Data pada hakekatnya dapat dipergunakan untuk :
1) Bahan pengambilan kebijaksanaan yang akan dilakukan oleh
Pimpinan terhadap permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas di lapangan;
