AUDIT SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN COBIT 4.1 (STUDI KASUS PADA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
PROVINSI JAWA BARAT)
Teguh Nurhadi Suharsono, S. T., M. T., Rifa Faridatul Habibah Wijaya Sistem Informasi, Sistem Informasi
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer LPKIA
Jln Seokarno-Hatta No. 456 Bandung 40266. Telp. (022) 75642823. Fax. (022) 7564282 [email protected] [email protected]
Abstrak
Pemanfaatan teknologi informasi atau sistem informasi (IT/SI) saat ini maka dapat terlihat bagaimana perusahaan meningkatkan kualitas para pegawainya. Penerapan sistem informasi ini akan bermanfaat jika sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan yang telah dirumuskan ke dalam sebuah strategi bisnis. Salah satunya adalah sistem informasi kepegawaian yang dilakukan oleh Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Barat. Untuk melihat sejauh mana sistem informasi kepegawaian pada Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan perusahaan dilakukan audit untuk dipakai sebagai alat bantu dalam pemeriksaan tentang adanya kemungkinan penyimpangan pada sistem yang telah ditentukan dan memberikan umpan balik kepada pihak manajemen atas pemanfaatan TI. Dalam penelitian ini, standar yang digunakan adalah dengan menggunakan kerangka kerja COBIT pada domain Planning & Organization (PO) pada domain PO4 dan PO6 yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana IT dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula serta domain Delivery & Support (DS) pada domain DS11 yang menyangkut proses dan aktivitas terkait dengan pengelolan data. Alat yang digunakan untuk memetakan posisi proses sistem informasi kepegawaian adalah dengan menggunakan kuesioner. Dari data tersebut, ditentukanlah tingkat kematangan yang diharapkan (expected maturity level). Penelitian kemudian dilanjutkan dengan melakukan penilaian tingkat kematangan saat ini (current maturity level) melalui kuesioner dan
interview kepada reponden yang terkait dengan sistem informasi kepegawaian.
Kata kunci : Audit, Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi, COBIT
1. Pendahuluan
Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral merupakan sebagai kantor pemerintahan yang bertugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang pertambangan dan energi. Pemanfaatan teknologi informasi atau sistem informasi (IT/SI) saat ini maka dapat terlihat bagaimana perusahaan meningkatkan kualitas para pegawainya. Penerapan sistem informasi ini akan bermanfaat jika sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan yang telah dirumuskan ke dalam sebuah strategi bisnis. Apabila sumber daya manusia tidak di perhatikan dengan baik oleh suatu informasi, maka sebagus apapun tujuan, visi, misi serta strategi organisasi tidak akan berguna. Untuk melihat sejauh mana sistem informasi kepegawaian pada Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan perusahaan yang sudah menjadi ketentuan dalam organisasi tersebut maka dari itu sistem harus dilakukan audit. Dalam melaksanakan audit, diperlukan sebuah standar dalam mengukur keasliannya. Dalam penelitian ini, standar yang
digunakan adalah dengan menggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology).
Domain yang dikaji dalam penelitian ini adalah
Planning & Organization (PO) dengan sub domain PO4 dan PO6. Karena domain PO ini mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana IT dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula. Selanjutnya adalah domain Delivery & Support (DS)
dengan sub domain DS11 yang menyangkut proses dan aktivitas terkait dengan pengelolan data.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui dan memberikan hasil evaluasi penilaian terhadap kinerja sistem informasi kepegawaian pada Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Barat berdasarkan bukti-bukti yang dikumpulkan menggunakan COBIT 4.1.
b. Untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada persoalan sistem informasi kepegawaian dan memberikan solusi perbaikan sistem informasi. Secara garis besar, metodologi dalam Audit Sistem Informasi atau Teknologi Informasi (SI/TI) akan terdiri atas beberapa tahapan adalah merencanakan audit, mengidentifikasikan risiko dan kendali, mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti, mendokumentasikan temuan-temuan dan mendiskusikan dengan auditee, Laporan akhir dan mempresentasikan hasil-hasil yang diperoleh.
2. Landasan Teori Audit Sistem Informasi
Pada hakekatnya audit sistem informasi sebagai audit tersendiri dan bukan merupakan bagian dari audit laporan keuangan, perlu dilakukan untuk memeriksa tingkat kematangan atau kesiapan suatu organisasi dalam melakukan pengelolaan teknologi informasi (IT Governance). (Gondodiyoto, 2007)
Kepegawaian (Sumber Daya Manusia)
Sumber Daya Manusia adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finasial) di dalam organisasi bisnis yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi. (Idris, 2016)
COBIT
COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology) adalah sekumpulan dokumentasi
best practice IT governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk menjembantani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis teknologi informasi. (Gondodiyoto, 2007)
Maturity Model (Model Kematangan)
Pendefinisian model kematangan suatu proses teknologi informasi, COBIT mempunyai model kematangan untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya. (ITGI, 2007)
3. Analisis dan Perancangan Skala Pengukuran Tingkat Maturity
Keseluruhan model proses akan dipetakan ke dalam model maturity dan metrik pada indikator-indikatornya digunakan dalam kuesioner untuk menilai tingkat maturity SIMPEG.
Tabel 1 Skala tingkatan angka niai pemenuhan
Jawaban Kuesioner Nilai Pemenuhan
Tidak 0
Ya 1
Model Maturity dan Teknik Pengukuran Ordinal Untuk mengumpulkan fakta tiap-tiap proses SIMPEG dilakukan dengan kuesioner. Kuesioner dibuat dengan model pengukuran ordinal menggunakan skala likert.
Tabel 2 (a) Pengukuran ordinal dan (b) Model Maturity
Korespondensi antara set obyek (nilai ranking) dengan nilai absolut (model maturity) dilakukan dengan cara melakukan perhitungan dalam bentuk indeks dengan rumus:
Indeks = Jumlah jawaban (1)
Jumlah pertanyaan kuesioner
Hasil Kuesioner
Tabel 3 Hasil kuesioner maturity level
No Sub-domain Maturity
Level
1
PO4 Mendefinisikan Proses TI (Tekhnologi Informasi), Organisasi dan Hubungannya
5
2 PO6 Mengkomunikasikan
Tujuan dan Arah Manajemen 5
3 DS11 Mengelola Data 4
Kondisi Organisasi yang diharapkan Sub-domain vs Tingkat Maturity
Nilai Pemenuhan Keterangan Nilai Absolut (Penilaian Indeks) Tingak Model Maturity
0 Tidak 0 Tidak ada
1 Ya 1 Inisialisasi 2 Dapat diulang 3 Ditetapkan 4 Diatur 5 Dioptimalisasi (a) (b)
Gambar 1 Kondisi Yang Diharapkan Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Berdasarkan hasil current maturity level tabel hasil kueisoner maturitylevel, kemudian ditemukan adanya kesenjangan / gap antara current maturity level dengan
expected maturity level, karena proses yang diinginkan pihak instansi berada pada skala 5 (Dioptimalisasi).
Tabel 4 Perbandingan antara Current Maturity Level dan Expected Maturity Level
No Sub-domain Current Maturity Level Expected Maturity Level 1 PO4 Mendefinisikan Proses TI (Tekhnologi Informasi), Organisasi dan Hubungannya 5 5 2 PO6 Mengkomunika sikan Tujuan dan Arah Manajemen 5 5 3 DS11 Mengelola Data 4 5 Dokumen Usulan
Untuk mengatasi kesenjangan maturity level antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan, dapat diatasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan untuk perbaikan terhadap pengelolaan data kepegawaian, terutama pada data cuti kepegawaian bagi pegawai. Untuk setiap proses dilakukan dengan pengendalian aplikasi seperti pengendalian masukan, Pengendalian pengolahan dan file data komputer, dan Pengendalian atas keluaran
4. Hasil dan Pembahasan Implementasi Aplikasi
Nama dialogscreen : Halaman Utama/Login
Gambar 2 Halaman utama/login
Uraian penggunaan :
1. Buka browser masukan link
http://localhost/sistem_cuti/, maka akan muncul tampilan seperti gambar di atas.
2. Isikan username dan password yang sudah terdaftar, lalu pilih hak akses.
Nama dialog screen : Halaman konfirmasi cuti
Gambar 3 Halaman konfirmasi cuti
Uraian Penggunaan :
1. Pada halaman konfirmasi cuti terdapat informasi atau data pegawai yang mengajukan cuti. 2. Terdapat tombol Konfirmasi Cuti di samping
kanan pada setiap data pegawai yang mengajukan cuti.
3. Klik tombol konfirmasi cuti untuk memberikan konfirmasi apakah disetuji atau tidak.
Nama dialog screen : Halaman konfirmasi cuti kepegawaian
Gambar 4 Halaman konfirmasi cuti kepegawaian
Uraian Penggunaan :
PO4 PO6 DS11
Kondisi Yang Diharapkan
Domain 1 0 5 4 3 Maturity Level 2
1. Di dalam konfirmasi cuti kepegawain terdapat
combobox yang berisikan status cuti.
2. Terdapat 2 pilihan status cuti, yaitu sudah dikonfirmasi dan belum dikonfirmasi.
3. Dan terdapat 2 tombol, yaitu tombol simpan dan tombol batal.
Nama dialog screen : Halaman olah data pegawai
Gambar 5 Halaman olah data pegawai Uraian Penggunaan :
1. Pada halaman oleha data pegawai, terdapat tombol tambah data dan beberapa hasil penginputan data pegawai yang telah dilakukan Nama dialog screen : Halaman input data pegawai
Gambar 6 Halaman input data pegawai Uraian Penggunaan :
1. Pada halaman penginputan data pegawai, terdapat data yang harus diisikan oleh penanggungjawab mengenai data pegawai.
2. Terdapat beberapa combo box yang harus diisikan dan diisikan dengan kesesuaian data.
3. Tombol simpan data berfungi untuk menyimpan data pegawai yang telah diinputkan.
Nama dialog screen : Halaman acc cuti
Gambar 7 Halaman acc cuti Uraian Penggunaan :
1. Di dalam acc cuti kepegawain terdapat combobox
yang berisikan status cuti.
2. Terdapat 2 pilihan status cuti, yaitu sudah diizinkan dan belum diizinkan.
3. Dan terdapat 2 tombol, yaitu tombol simpan dan tombol batal.
Nama dialog screen : Halaman cetak surat
Gambar 8 Halaman cetak surat Uraian Penggunaan :
1. Di dalam cetak cuti kepegawain terdapat informasi pegawai yang mengajukan cuti dan informasi tersebut akan dicetak.
2. Terdapat tombol simpan yang berfungsi untuk menyimpan dan mencetak surat cuti.
3. Terdapat link yang akan mengarahkan kepada pengaturan SKPD.
Nama dialog screen : Halaman tambah data cuti
Gambar 9 Halaman tambah data cuti Uraian Penggunaan :
1. Pada halaman data cuti, terdapat tombol tambah data dan informasi data cuti pegawai tersebut yang sebelumnya telah mengajukan cuti.
2. Tombol tambah data berfungi untuk pegawai yang ingin mengajukan cuti.
Nama dialog screen : Halaman input data cuti
Gambar 10 Halaman input data cuti Uraian Penggunaan :
1. Pada halaman penginputan data cuti, terdapat data yang harus diisikan oleh pegawai yang akan mengajukan cuti.
2. Sebelum pengajuan cuti, pegawai harus memasukan nip pegawai terlebih dahulu, dan menekan tombol ok.
3. Terdapat combo box yang berisikan jenis cuti yang akan diambil oleh pegawai.
4. Tombol simpan data berfungi untuk menyimpan data cuti yang tela diajukan untuk mendapatkan persetujuan dari bagian kepegawaian.
Pengujian Aplikasi
Tabel 1 Pengujian login
No . Fung si yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapk an Hasil Pengujia n 1 Login Memauka n username dan password (sesuai) Berhasil Login Berhasil Memauka n username dan password (tidak sesuai) Tidak berhasil login Berhasil
Tabel 6 Pengujian konfirmasi cuti
N o. Fungsi yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapk an Hasil Penguj ian 1 Konfirm asi cuti Klik tombol konfirma si cuti Masuk ke form/data cuti yang diajaukan oleh pegawai Berhasi l 2 Menyim pan konfirm asi cuti Klik combo box pada status cuti, lalu pilih status cuti tersebut menjadi sudah dikonfirm asi atau Menyimp an data cuti kepegawa ian. Berhasi l belum dikonfirm asi. Setelah itu pilih tombol simpan untuk menyimp an data tersebut.
Tabel 7 Pegujian input data cuti
N o. Fung si yang diuji Cara Pengujian Hasil yang diharapk an Hasil Penguji an 1 Tomb ol tamba h data cuti Klik tombol tambah data pada form izin cuti. Masuk ke dalam form penginput an data cuti. Berhasil 2 Tomb ol ok Masukan nip untuk menginput kan data cuti. Menampil kan data pegawai yang akan mengajuka n cuti. 3 Tomb ol Simp an Inputkan data pegawai pada form cuti. Lalu klik tombol simpan untuk menyimpa n pengajuan cuti. Berhasil tersimpan ke dalam database.
Tabel 8 Pengujian olah data pegawai
No . Fungs i yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapk an Hasil Pengujia n 1 Tomb ol tamba h Klik tombol tambah data pada form olah data pegawai Masuk ke dalam form penginput an data pegawai. Berhasil
2 Tomb ol simpa n data Input data pegawai sesuai dengan bukti yang ada. Berhasil tersimpan ke dalam database. Berhasil
Tabel 9 Pengujian ACC cuti
No . Fungs i yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapka n Hasil Penguji an 1 Tomb ol ACC Cuti Klik tombol acc cuti pada kolom data pegawai yang mengajuk an cuti. Masuk ke dalam form acc cuti. Berhasil 2 Tomb ol simpa n data Memilih combo box pada status cuti. Menampilk an status yang telah dipilih. Berhasil
Tabel 10 Pengujian cetak surat cuti
No . Fungs i yang diuji Cara Penguji an Hasil yang diharapka n Hasil Penguji an 1 Tomb ol cetak surat Klik tombol cetak surat pada form acc cuti. Menampilk an data cuti yang akan dicetak. Berhasil 2 Tomb ol simpa n Klik tombol simpan untuk cetak data Menampilk an surat yang akan di cetak Berhasil
5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Secara umum, harapan Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral terhadap Sistem Informasi Kepegawaianyang dimilikinya dalam menunjang proses bisnis tersebut. Dengan melihat komitmen, visi, dan misi instansi Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian di Dinas Energi Dan Sumber
Daya Mineral haruslah mempunyai tingkat kematangan pada skala 5 (Dioptimalisasi).
Secara umum, harapan Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral terhadap Sistem Informasi Kepegawaianyang dimilikinya dalam menunjang proses bisnis tersebut. Dengan melihat komitmen, visi, dan misi instansi Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian di Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral haruslah mempunyai tingkat kematangan pada skala 5 (Dioptimalisasi).
Saran
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian selanjutnya di Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral adalah sebagai berikut :
1. Temuan hasil audit sebaiknya lebih berorientasi untuk menunjukkan peluang peningkatan kinerja instansi pada masa mendatang dan menerapkan sistem pelaporan audit yang seimbang dengan mengemukakan temuan positif yaitu pengakuan suatu prestasi yang sudah dapat di capai oleh auditee dan sekaligus temuan negatif, yaitu kelemahan dan penyimpangan yang masih ditemukan pada auditee.
2. Menitikberatkan pada efektivitas sistem pengendalian terpadu, yaitu pengendalian kuantitas, kualitas, waktu, harga, biaya dan tertib administrasi, yang diterapkan pada setiap pemanfaatan sumber daya untuk menggali potensi penghematan biaya dan potensi peningkatan keuntungan organisasi (profitabilitas).
3. Audit yang dilakukan hanya terbatas pada PO4, PO6, dan DS11 saja, untuk itu dapat di perluas pada domain dan subdomain yang lain.
6. Daftar Pustaka
a. Fatta, H. A. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI.
b. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT. Jakarta: Mitra Wacana Media.
c. Idris, A. (2016). Pengantar Ekonomi Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: CV Budi Utama. d. Semiawan, P. D. (2010). Metode Penelitian
Kualitatif. Cikarang: PT Grasindo.
e. Suswinarno Ak., M. (2012). Aman dari Resiko dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
