PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI MAHASISWA TERPADU
DI STIKI MALANG
BERDASARKAN KERANGKA KERJA
RAPID APPLICATION DEVELOPMENT
Eka Widya Sari
1)1) Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) Malang
Email : eka.widya@stiki.ac.id
ABSTRAK
Seiring dengan perkembangan teknologi dan akademis mahasiswa yang terjadi, STIKI menuntut tersedianya sistem informasi yang mampu menjawab kebutuhan mahasiswa dan memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa. Sistem informasi-informasi yang sudah ada dan dipakai oleh mahasiswa STIKI selama ini adalah perwalian.stiki.ac.id, akan tetapi belum dapat menjawab informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa. Oleh sebab tersebut, penulis melakukan penelitian bagaimana mengembangkan sistem informasi mahasiswa yang mampu memenuhi kebutuhan informasi dari mahasiswa. Dengan menggunakan kerangka kerja Rapid Application Development yang selalu melibatkan pengguna sistem dalam pengerjaannya, diharapankan dengan keterlibatan pengguna ini sistem yang dihasilkan dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna terutama mahasiswa dan dosen. Fitur-fitur yang disediakan dalam sistem informasi mahasiswa ini adalah meliputi pendataan bimbingan tugas akhir, pengajuan tugas akhir, lihat nilai, isi nilai mahasiswa permatakuliah, dan lain sebagainya. Kerangka kerja ini diakhiri dengan pengujian sistem guna mengetahui fitur sudah selesai dan sudah sesuai dengan kebutuhan dan dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur yang menjadi tujuan penelitan sudah selesai dikerjakan dan sudah sesuai dengan kebutuhan.
Kata Kunci : sistem informasi mahasiswa, mahasiswa terpadu, rapid application development
1. PENDAHULUAN
Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) Malang merupakan lembaga pendidikan tinggi yang memfokuskan diri pada bidang informatika. Hingga saat ini, STIKI sudah berdiri selama 28 tahun dan telah melayani ribuan mahasiswa. Biro Administrasi Akademik (BAA) merupakan salah satu bagian terpenting dari STIKI Malang. BAA bertugas untuk menyusun serta melaksanakan kegiatan administrasi yang dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan perwalian, perkuliahan, praktikum, yudisium maupun pelaporan akademik baik untuk pihak internal maupun eksternal.
Sistem informasi akademik STIKI yang paling sering dikunjungi oleh mahasiswa adalah perwalian.stiki.ac.id. Fitur-fitur yang tersedia adalah seperti KHS, transkrip nilai, perwalian, keuangan, dan jadwal kuliah. Dari fitur-fitur yang sudah ada dirasa masih kurang informasi yang diinginkan oleh mahasiswa. Karena sistem yang ada tidak memberikan informasi yang diinginkan, mahasiswa harus mendatangi unit kerja yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tersebut.
Selain itu pada sistem yang saat ini berjalan, dosen menyerahkan hasil nilai akhirnya kepada BAA. Kemudian BAA akan memasukkan nilai akhir mahasiswa ke dalam sistem tersendiri dari hasil nilai yang sudah disahkan oleh Kaprodi. Namun, karena database dari perwalian berbeda dengan database yang digunakan oleh BAA, data tidak dapat berubah secara realtime. Sedangkan menurut Fatta (2007) sistem informasi terdiri dari beberapa bagian yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan yang disepakati bersama. [1]
Berdasarkan permasalah diatas, perlu adanya pengembangan sistem informasi mahasiswa dengan meggunakan sebuah database yang terintegrasi dengan seluruh unit kerja. Dengan menggunakan database yang saling terintegrasi, diharapkan jika ada perubahan data sekalipun pada setiap unit kerja akan terjadi secara realtime dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama.
Sistem informasi mahasiswa ini nantinya akan mendampingi sistem perwalian yang sudah ada sebelumnya. Dengan adanya perbaikan fitur dan tambahan fitur baru pada sistem ini diharapkan akan memenuhi kebutuhan informasi yang diinginkan oleh mahasiswa, selain itu juga mempermudah dosen dalam memasukkan data nilai mahasiswa dan kaprodi dalam melakukan
pegecekan serta memvalidasi nilai yang sudah dimasukkan oleh dosen.
Dari penjabaran diatas maka dapat ditarik rumusan masalah yang ada yaitu, bagaimana membuat sistem informasi mahasiswa dengan database yang saling terintegrasi dengan sistem yang lain sehingga menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Kajian Penelitian Sejenis 2.1.1. Menurut Yunianto (2012)
Yunianto melakukan penelitian dengan tujuan membuat sistem informasi yang dapat membantu pihak STIKI yaitu admin, Ka Prodi dan mahasiswa dalam melakukan penghapusan dan konversi nilai mata kuliah, sehingga dapat menghasilkan transkrip nilai mahasiswa yang sesuai dengan aturan kurikulum baru. Yang dihasilkan dari sistem tersebut adalah menghasilkan transkrip nilai total hasil dari konversi yang sesuai terhadap perubahan kurikulum baru.
Namun pada sistem yang dibuat oleh peneliti tersebut masih belum terintegrasi dengan sistem perwalian yang sudah ada di STIKI Malang. Selain itu database yang digunakan pada sistem tersebut berdiri sendiri, yang artinya database tersebut terpecah dari database yang digunakan oleh BAA STIKI Malang.
2.1.2. Menurut Arioputro (2008)
Arioputro melakukan penelitian dengan tujuan mendesain sistem informasi akademik berbasis web guna meningkatkan efisiensi proses belajar mengajar pada POLINEMA Broadcast. Sistem tersebut menghasilkan aplikasi sistem akademik berbasis web yang memudahkan petugas administrasi dalam melihat data mahasiswa, dosen, jadwal, kelas dan bagi mahasiswa sendiri dapat dengan mudah melihat KHS. Selain itu sistem ini dapat memperlancar petugas administrasi dalam mengerjakan tugas-tugasnya, khususnya untuk mengetahui sirkulasi data (mahasiswa, dosen, matakuliah, KRS, dan jadwal) pada POLINEMA jurusan Broadcasting.
Namun pada sistem informasi tersebut mahasiswa hanya dapat melihat jadwal dan melihat KHS saja. Pada sistem tersebut masih belum memiliki fitur-fitur lainnya seperti grafik kenaikan maupun penurunan nilai mahasiswa, pendataan bimbingan tugas akhir mahasiswa ataupun riwayat status keaktifan mahasiswa.
2.1.3. Menurut Prathama (2011)
Prathama melakukan penelitian dengan tujuan mendesain suatu sisstem informasi berbasis web yang dapat membantu beberapa proses akademik pada PKBI – LPM Universitas Negeri Malang. Hasil yang diperoleh dari penelitian tersebut adalah proses penjadwalan dan
pengambilan mata kuliah di PKBI akan lebih mudah jika menggunakan Sistem Informasi Akademik ini. Selain itu proses mengecek pengumuman dan jadwal kuliah oleh mahasiswa akan lebih mudah dan menarik jika menggunakan Sistem Informasi Akademik ini.
Namun sistem informasi ini masih belum terintegrasi dengan sistem informasi lainnya yang ada di setiap fakultas di Universitas Negeri Malang, sehingga sistem tersebut tidak dapat melakukan pengecekan apakah ada jadwal yang saling bertabrakan ataukah tidak.
2.2. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:6) “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.[2]
“Informasi adalah suatu pengetahuan yang berguna untuk pengambilan keputusan.” (Nugroho, 2008:15). [3]
Menurut Wahyono (2004:17) “Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi”.[4]
2.3. Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah pendekatan desain sistem yang menggunakan teknik terstruktur, prototyping, dan JAD untuk mengembangkan sistem secara cepat (Whitten dkk, 2004:452). [5]
RAD mengharuskan penggunaan teknik terstruktur dan prototyping secara interaktif untuk menentukan persyaratan pengguna dan mendesain sistem final. Dengan menggunakan teknik terstruktur, pengembang terlebih dahulu akan membangun data awal dan memproses model-model persyaratan bisnis. Prototype kemudian membantu analis dan pengguna untuk menguji persyaratan tersebut dan untuk menyeleksi secara formal data dan model proses tersebut. Siklus dari model, lalu prototype, lalu model, lalu prototipe dan seterusnya, pada akhirnya berakhir dalam kombinasi persyaratan bisnis dan pernyataan desain teknis yang nantinya digunakan pada konstruksi sistem baru.
Berikut adalah proses siklus dari Rapid
Appliation Development (RAD) (sumber : Whitten
Gambar 2.1 Siklus RAD
Whitten & Bentley menjelaskan gambaran proses rapid application development (RAD) diatas sebagai berikut :
1. Untuk menekan waktu yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan aplikasi maka tahap analisa masalah, analisan kebutuhan sistem, dan analisa keputusan perlu dipercepat dan dikonsolidasi. Penggunaan RAD yang menggunakan pendekatan iterative dalam proses initial analysis dapat diselesaikan dalam waktu beberapa minggu.
2. Proses desain physical dan logical biasanya disingkat dan dipercepat secara signifikan. Dalam setiap iteration cycle hanya beberapa spesifikasi desain yang diperhatikan. Ketika beberapa model sistem dapat diambil, mereka dapat dipilih dan ditekankan untuk keberlangsungan dari rapid development.
Mengasumsikan kesalahan dapat ditemukan dan diatasi pada proses iteratif berikutnya.
3. Jarang sekali namun terdapat beberapa kemungkinan proses bisnis perlu didesain ulang untuk merepresentasikan keterlibatan aplikasi dalam sistem.
4. Dalam setiao iteration cycle, beberapa desain
prototype dan beberapa fungsi dari bagian
sistem dibangaun dan di uji coba. Nantinya, aplikasi yang sudah selesai akan menjadi hasil dari final iteration process.
5. Setelah setiap prototype dan fungsional sistem dikembangkan dan du uji coba, pengguna diberikan kesempatan untuk mencoba menggunakan. Harapan dari pengguna terhadap
prototype akan menjadi kebutuhan sistem baru
dan memberikan tanggapan terhadap gambaran proses bisnis.
6. Setelah setiap prototype dan fungsional sistem dikembangkan dan di uji coba, system analysts dan designer akan me-review untuk mendapatkan tanggapan teknikal dan arah pengembangan untuk proses berikutnya. 7. Berdasarkan tanggapan yang telah didapatkan,
system analysts akan mengidentifikasikan
tujuan atau arah pembenaran sistem yang akan dilakukan atau kebutuhan sistem.
8. Berdasarkan tanggapan yang telah didapatkan,
designer akan mengidentifikasikan tujuan atau
arah perubahan desain dan pembenaran arsitektur aplikasi.
9. Nantinya sistem akan dapat dinilai siap untuk diimplementasikan.
3. METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian ini digambarkan pada bagan sebagai berikut :
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian
3.1. Analisa Masalah
STIKI Malang memiliki banyak sekali sistem informasi. Sistem informasi yang paling sering dikunjungi oleh mahasiswa di STIKI Malang adalah perwalian.stiki.ac.id. Pada sistem perwalian.stiki.ac.id tersedia banyak fitur diantaranya adalah KHS (menampilkan nilai mahasiswa persemester), transkrip nilai (menampilkan nilai mahasiswa secara keseluruhan), perwalian (pengambilan matakuliah), keuangan (keterangan tanggungan keuangan), dan jadwal kuliah (jadwal perkuliahan aktif persemester tersebut).
Dari beberapa fitur yang sudah ada pada perwalian.stiki.ac.id dirasa masih kurang memenuhi informasi yang diinginkan oleh mahasiswa. Sebagai contoh tentang fitur-fitur nilai yang ada pada perwalian.stiki.ac.id, fitur nilai tersebut hanya memberikan informasi mengenai nilai mahasiswa persemesternya dan transkrip nilai keseluruhan. Pada fitur tersebut tidak memberikan informasi tentang ringkasan-ringkasan nilai persemester ataupun grafik kenaikan atau penurunan nilai persemester. Sehingga mahasiswa tidak bisa mengetahui riwayat studi mereka mulai dari semester awal mereka masuk jenjang perkuliahan sampai dengan sekarang ini mengalami kenaikan atau penurunan nilai. Bisa saja mahasiswa melakukannya secara manual dengan cara melihat
satu persatu nilai persemester mereka dan membandingkan serta mencatatnya di kertas. Namun akan lebih baik jika sistem yang ada menyediakan fitur seperti riwayat nilai persemester atau grafik nilai persemester.
Selain itu pada sistem yang saat ini berjalan, sesuai dengan SOP yang ada, untuk memasukkan nilai akhir setiap mahasiswa dosen harus mengisikan nilai-nilai tersebut kedalam sebuah file excel dan menyerahkan hasil penilaiannya pada BAA. Kemudian BAA akan memberikan file excel dan file penilaian fisiknya kepada Ka Prodi. Setelah mendapatkan pengesahan dari Ka Prodi, maka BAA akan memasukkan nilai akhir mahasiswa ke dalam sistem tersendiri. Namun, karena database dari perwalian berbeda dengan
database yang digunakan oleh BAA, data tidak
dapat berubah secara realtime. Sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memasukkan nilai kedalam sistem yang nantinya nilai tersebut bisa di lihat oleh mahasiswa pada perwalian.stiki.ac.id.
Untuk penilaiannya sendiri menggunakan 2 model kesetaraan nilai yaitu PAP (Penilaian Acuan Patokan) dan PAN (Penilaian Acuan Normal). Apabila nilai rata-rata kurang dari 65 menggunakan sistem penilaian berdasarkan Penilaian Acuan Normal (PAN). Namun apabila nilai rata-rata lebih dari 65 maka menggunakan sistem penilaian berdasarkan Penilaian Acuan Patokan (PAP). (buku panduan STIKI 2013)
Berdasarkan analisa masalah yang dihadapi diatas dapat diberikan sebuah usulan pemecahan masalah yaitu membangun sebuah sistem informasi mahasiswa terpadu yang dapat digunakan sebagai portal mahasiswa sekaligus dosen dalam mengelola penilaian setiap matakuliah.
3.2. Perancangan 3.2.1. Use Case Diagram
Use case diagram ini dibuat dengan tujuan untuk mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Pengguna-pengguna yang melakukan interaksi dengan sistem ini nantinya adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa
Mahasiswa dapat melakukan menipulasi data diri, melihat ringkasan akademik, jadwal kuliah, kalender akademik, riwayat nilai persemester, melakukan pengajuan tugas akhir dan pendataan bimbingan tugas akhir.
2. Dosen
Dosen dapat melakukan input data nilai, mengajuakan revisi nilai, melihat statistik nilai, input pengumuman untuk mahasiswa peserta kelasnya dan pendataan bimbingan tugas akhir. 3. Orangtua
Orang tua hanya dapat melihat data nilai mahasiswa, jadwal perkuliahan dan kalender
akademik. Namun orangtua dapat melakukan manipulasi data diri orangtua.
Gambar 3.2–Use Case Diagram Sistem
3.2.2. Activity Diagram
Dibawah ini merupakan beberapa activity
diagram yang menggambarkan alur proses pada
sistem ini :
Gambar 3.3–Activity Proses Penilaian
Gambar 3.4–Activity Proses Pengajuan Tugas
Gambar 3.5–Activity Proses Bimbingan Tugas Akhir
3.2.3. Desain Menu
3.2.3.1. Desain Menu Mahasiswa
Gambar 3.6–Desain Menu Mahasiswa
3.2.3.2. Desain Menu Dosen
Gambar 3.7–Desain Menu Dosen
3.2.3.3. Desain Menu Orang Tua
Gambar 3.8–Desain Menu Orangtua
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Konstruksi Sistem
Form login ini adalah form pertama yang akan muncul pada saat user mengakses sistem informasi mahasiswa.
Gambar 4.1–Form login
Pada form beranda mahasiswa terdapat pengumuman-pengumuman seputar perkuliahan.
Pada form data diri mahasiswa ini, mahasiswa dapat melihat seluruh data dirinya secara lengkap.
Gambar 4.3–Form data diri mahasiswa Form ringkasan data mahasiswa ini berisikan tentang ringkasan data mahasiswa persemesternya.
Gambar 4.4–Form ringkasan data mahasiswa Pada form jadwal ini terdapat 2 pilihan jadwal yaitu jadwal terprogram dan seluruh jadwal. Jadwal terprogram merupakan jadwal yang diambil oleh mahasiswa pada semester tersebut. Sedangkan seluruh jadwal merupakan jadwal keseluruhan yang diselenggarakan pada semester tersebut.
Gambar 4.5–Form jadwal
KHS persemester hanya menampilkan nilai-nilai mahasiswa setiap semesternya.
Gambar 4.6–Form KHS
Form transkrip akademik merupakan rekap keseluruhan nilai akademik yang pernah diambil oleh mahasiswa tersebut.
Gambar 4.7–Form transkrip akademik Form kalender akademik list kalender akademik yang ada di STIKI Malang. Mahasiswa dapat melihat kalender akademik yang diselenggarakan pada setiap semesternya.
Gambar 4.8–Form kalender akademik Form pengajuan tugas akhir digunakan untuk melakukan pengajuan tugas akhir mahasiswa.
Gambar 4.9–Form pengajuan tugas akhir Pada menu awal bimbingan tugas akhir menampilkan seluruh data bimbingan yang pernah dilakukan oleh mahasiswa, baik yang diinputkan oleh mahasiswa sendiri, maupun yang diinputkan oleh dosen pembimbing.
Gambar 4.10–Form bimbingan tugas akhir Pada saat menu pengumuman dipilih, maka akan menampilkan seluruh list data pengumuman yang pernah diinputkan oleh dosen. Dosen dapat menghapus data pengumuman yang dikira sudah tidak perlu untuk ditampilkan.
Gambar 4.11–Form list pengumuman dosen Pada form isi nilai ini, dosen dapat menentukan sendiri prosentase dari masing-masing nilai Tugas, UTS dan UAS.
Gambar 4.12–Form isi nilai
Form lihat nilai digunakan untuk melihat data nilai yang sudah dimasukkan.
Gambar 4.13–Form lihat nilai
4.2. Pembahasan 4.2.1. Testing Program
Setelah melalui fase RAD design workshop pada sub bab sebelumnya, maka dilanjutkan pada fase berikutnya yaitu fase implementasi atau dalam penelitian ini adalah fase pengujian program yang dilakukan oleh masing-masing user yang berhubungan dengan sistem informasi ini. Pengujian sistem ini dilakukan oleh 2 orang mahasiswa STIKI Malang angkatan 2010 yang berperan sebagai pengguna sistem mahasiswa. Sedangkan yang berperan sebagai pengguna sistem dosen sendiri adalah salah seorang dosen di STIKI Malang yang bidang ajarnya sebagai dosen Sistem Informasi dan Pemrograman Berorientasi Objek.
5. SIMPULAN
Dari hasil implementasi dan pembahasan sistem informasi mahasiswa di STIKI Malang, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Dengan menggunakan database yang terintegrasi pengolahan data secara bersama menjadi lebih mudah.
2. Apabila terjadi perubahan data pada sistem informasi akademik yang digunakan oleh BAA, maka pada sistem informasi mahasiswa juga
mengikuti perubahan data tersebut secara realtime.
3. Sistem informasi mahasiswa ini menghasilkan beberapa informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa diantaranya :
Informasi tentang jadwal perkuliahan yang diprogram pada semester ini serta jadwal perkuliahan yang diselenggarakan pada semester ini
Informasi tentang ringkasan akademik mahasiswa setiap semesternya
Informasi tentang grafik kenaikan maupun penurunan IPS dan IPK setiap semesternya
Informasi tentang KHS semester, KHS Total dan Transkrip Total
Informasi tentang kalender akademik yang sedang digunakan saat ini
Pengajuan tugas akhir serta pendataan bimbingan tugas akhir
4. Sistem informasi ini juga memberikan beberapa fitur bagi dosen, yaitu :
Input nilai mahasiswa permatakuliah dan pengajuan revisi nilai
Melihat list mahasiswa yang mengambil tugas akhir yang berada di bawah bimbingannya serta melakukan validasi bimbingan tugas akhir.
Dapat melakukan penambahan pengumuman untuk mahasiswa peserta kelasnya
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. Andi Offset.
[2] Sutabri, Tata (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi
[3] Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi, dan Perkembangan. Yogyakarta. Andi Offset. [4] Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi
(konsep dasar, analisis desain dan implementasi). Yogyakarta. Graha Ilmu. [5] Whitten L., Jeffery, Bentley D., Lonnie, &
Dittman C., Kevin (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta : Andi [6] Whitten, L., Jeffrey, & Bentley, D., Lonnie
(2007). System Analysis and Design Methods 7th. ed. New York : McGraw-Hill Irwin
[7] Yunianto, Danang. (2012). "Sistem informasi akademik guna mempermudah proses konversi transkrip nilai mahasiswa terhadap perubahan kurikulum pada STIKI Malang". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang [8] Arioputro , Dimas.(2008). "Desain sistem
informasi akademik berbasis web untuk mempermudah layanan administrasi pada
politeknik negeri malang (POLINEMA) jurusan broadcasting menggunakan aplikasi PHP". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang.
[9] Prathama Novan Satya. (2012). "Sistem informasi akademik berbasis web pada PKBI - LPM UM guna mempermudah penjadwalan dan pengambilan mata kuliah". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang.
