PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :BAB I : PENGERTIAN
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :
1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun XYZ (DP XYZ).
2. Pengurus adalah Pengurus Dana Pensiun yang terdiri dari Presiden Direktur, Direktur Keuangan & Investasi, dan Direktur Administrasi & Kepensiunan.
3. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang diperlukan Dana Pensiun, meliputi pengadaan: barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya yang dibiayai dengan anggaran Dana Pensiun.
4. Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yang diatur dalam Pelimpahan Wewenang yang berlaku.
5. Fungsi Umum adalah fungsi yang melakukan proses pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan Fungsi Pengguna maupun Fungsi Umum.
6. Fungsi Pengguna adalah pemilik pekerjaan yang mempunyai wewenang dalam tahapan perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa, mengajukan permintaan barang/jasa, pengawasan pelaksanaan kontrak (monitor kinerja dan biaya) dan penerimaan barang/jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasa ditujukan untuk memenuhi kebutuhan fungsinya, maka Fungsi Umum juga bertindak sebagai Fungsi Pengguna.
7. Panitia Pengadaan adalah Panitia yang dibentuk oleh Pengurus untuk melaksanakan tahapan seleksi penyedia barang/jasa berdasarkan perintah Presiden Direktur.
8. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.
10. Jasa adalah jasa konsultansi, dan jasa lainnya termasuk jasa konstruksi.
11. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi.
12. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masingbeserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan ataubentuk fisik lain.
13. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional dalam bidangnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya tersusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja dari fungsipengguna.
14. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain Pengadaan Barang, Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi.
15. Perjanjian adalah perikatan antara Dana Pensiun dengan Penyedia Barang/Jasa yang berisikan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk Surat Perjanjian dan Surat Pesanan.
16. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga yang digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.
17. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil tindakan dapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi Dana Pensiun, mengganggu kelangsungan operasi Dana Pensiun, atau membahayakan keselamatan jiwa manusia, yang secara khusus diakibatkan oleh kejadian-kejadian seperti gempa bumi, angin topan, tanah longsor, banjir, tsunami atau bencana alam lain, epidemi, kebakaran, sambaran petir, ledakan, embargo, peperangan atau perang saudara, revolusi, pemberontakan, huru – hara, bentrokan, sabotase, pemogokan umum, perbuatan terorisme, dampak benda – benda angkasa, pesawat terbang, dan Peraturan Pemerintah.
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :BAB II : KETENTUAN UMUM
A. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk menyamakan pola pikir dan pengertian, serta merupakan pedoman pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas, sehingga memudahkan bagi para pengguna, Panitia Pengadaan, dan Pengurus serta pengawas dalam proses pengadaan barang/jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban serta peran masing-masing.
2. Tujuan diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk :
a. Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan dan kondisi kontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan;
b. Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Dana Pensiun;
c. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan; d. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.
B. RUANG LINGKUP
Pedoman pelaksanaan ini berlaku untuk pengadaan barang / jasa di lingkungan DP XYZ yang keseluruhannya dibiayai oleh anggaran Dana Pensiun.
C. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG / JASA
2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan Dana Pensiun;
3. Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasa dengan syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
4. Transparan, berarti ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan barang/jasa sifatnya terbuka bagi Peserta Pengadaan;
5. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi syarat/kriteria tertentu;
6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;
7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memerhatikan atau patut menduga terhadap informasi atau tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan imaterial terhadap Dana Pensiun selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan paska pelaksanaan pekerjaan;
8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;
9. Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memenuhi etika pengadaan.
D. KEBIJAKAN UMUM
1. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan mengikuti prinsip dasar dan etika pengadaan barang/jasa;
2. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa mengikuti pedoman/prosedur pengadaan barang/jasa dan tidak bertentangan dengan ketentuan lainnya yang lebih tinggi;
3. Dilarang memecah paket pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan;
4. Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi secara teknikal dan finansial serta dapat dipertanggungjawabkan dalam hal biaya dan kualitas;
E. ETIKA PENGADAAN BARANG / JASA
Pejabat berwenang, Fungsi Pengguna, Fungsi Umum, Panitia Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika pengadaan barang/jasa, yaitu :
1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga informasi yang bersifat rahasia;
3. Tidak saling memengaruhi baik langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan proses pengadaan atau penetapan pemenang, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan;
4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya;
5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan;
6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian Dana Pensiun;
7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Dana Pensiun;
8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa;
9. Tidak melakukan praktek penipuan yaitu menghilangkan dan memalsukan suatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannya suatu proses pengadaan atau penentuan penetapan pemenang;
10. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skema atau pengaturan antara dua atau lebih penyedia barang/jasa, dengan atau tanpa sepengetahuan pelaksana pengadaan, dengan tujuan untuk mengatur harga penawaran yang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan harga pasar;
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :
BAB III :
KUALIFIKASI, TUGAS POKOK
DAN TANGGUNG JAWAB
A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN
1. Mampu melaksanakan kebijakan umum pengadaan barang/jasa sebagaimanatercantum dalam Bab II bagian D;
2. Memahami dan menguasai prosedur pengadaan;
3. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan serta bagian-bagian pekerjaan yang akan diadakan, atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugasyang bersangkutan;
4. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan bidang pengadaan barang/jasa.
B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG 1. Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
2. Menetapkan jenis pengadaan barang/jasa; 3. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa; 4. Menandatangani Perjanjian;
5. Melakukan dan menetapkan hasil negosiasi untuk perpanjangan kontrak atau tambah kurang pekerjaan;
6. Menetapkan penggunaan Tenaga Ahli.
Sesuai kewenangan yang diatur dalam Pelimpahan Wewenang yang berlaku.
C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA 1. Membuat Rencana Pengadaan Barang/Jasa;
2. Untuk setiap pengadaan Barang/Jasa, membuat antara lain: a. KAK, antara lain terdiri dari ;
1) Ruang lingkup pekerjaan;
2) Kualifikasi Tenaga Ahli/Penyedia Jasa; 3) Spesifikasi teknis;
b. Membuat dan mengusulkan HPS;
3. Melakukan koordinasi dengan Fungsi lain terkait untuk pengusulan pengadaan barang/ jasa dan atau dalam penyusunan KAK;
4. Mengajukan permintaan Barang/Jasa yang disertai semua dokumen pada butir 2 kepada Fungsi Umum atau Pejabat Berwenang;
5. Menerima penyerahan barang/jasa/pekerjaan dari Penyedia Barang Jasa dengan menandatangani berita acara serah terima barang/jasa/pekerjaan; 6. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak dari kegiatan yang
bersangkutan;
7. Menyusun draft Perjanjian berkoordinasi dengan Fungsi Hukum;
8. Mengusulkan tambah kurang ruang lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan, substitusi barang/jasa dll, dan/atau perpanjangan kontrak;
9. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada Pejabat Berwenang;
10. Bersama Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan melakukan evaluasi teknis, jika perlu.
D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI UMUM
1. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode Penunjukan Langsung, Pembelian Langsung (cash & carry), dan Swakelola;
2. Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna, bila perlu; 3. Memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, yang memuat
antara lain syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasi;
4. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi, negosiasi dan membuat berita acara;
5. Membuat laporan proses pengadaan dan mengusulkan Penyedia Barang/Jasa kepada Pejabat Berwenang.
E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN
Panitia Pengadaan berjumlah sekurang-kurangnya 5 (lima) orang yang dibentuk oleh Pengurus untuk melaksanakan tahapan seleksi penyedia barang/jasa berdasarkan perintah Presiden Direktur.
1. Mendata Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat untuk diundang mengikuti proses seleksi Penyedia Barang/Jasa;
2. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode Pemilihan Langsung dan Pelelangan;
3. Menyiapkan Dokumen Pengadaan; 4. Menerima HPS dan KAK;
5. Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna dan mengevaluasi, bila perlu;
6. Menyusun jadwal proses pengadaan dan tata cara pelaksanaan; 7. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada Pejabat Berwenang;
9. Membuka dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan penawaran;
10. Mengevaluasi penawaran yang masuk serta membuat berita acara; 11. Mengadakan klarifikasi dan negosiasi serta membuat berita acara; 12. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang;
13. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang; 14. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan kepada Pejabat Berwenang; 15. Menyimpan semua asli dokumen pengadaan dan asli dokumen penawaran.
F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT
Tugas pokok dan tanggung jawab fungsi terkait dalam proses pengadaan antara lain :
1. Fungsi Hukum
a. Memeriksa draft kontrak pengadaan; b. Dan lain-lain yang terkait aspek hukum.
2. Fungsi Keuangan
a. Memastikan ketersediaan anggaran;
b. Melalukan koordinasi dengan Fungsi Pengguna dalam hal aspek keuangan antara lain :
1) Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, Bank Garansi); 2) Lamanya pembayaran tagihan;
3) Aspek perpajakan; 4) Aspek asuransi.
c. Dan lain-lain yang terkait aspek keuangan.
3. Tenaga Ahli
a. Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi prakualifikasi dan evaluasiteknis serta penyusunan HPS;
b. Memberikan penjelasan pada tahapan Aanwijziing khususnya yang bersifatteknikal;
c. Melakukan peninjauan lapangan;
d. Membantu Panitia Pengadaan atau Fungsi Umum dalam evaluasi teknis dan biaya;
e. Membantu Fungsi Pengguna dalam mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak pekerjaan;
f. Dan lain-lain yang terkait aspek keahlian/teknis.
G. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA
1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan hukum yang didirikan berdasarkan ketentuan hukum Indonesia, atau perseorangan untuk jasa tertentu;
3. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerial berdasarkan pengalaman tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal, peralatan dan fasilitas lain yang memadai;
4. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak (Surat Perjanjian/Surat Pesanan);
5. Bagi agen/distributor harus dibuktikan dengan perjanjian keagenan dengan pabrikan/prinsipal atau penunjukan dari pabrikan/ prinsipal yang bersangkutan;
6. Bagi Perusahaan jasa terekomendasi (recommended service company) harus mempunyai kompetensi yang terbukti/diketahui baik;
7. Dilarang ikut serta sebagai Penyedia Barang/Jasa :
a. Mereka yang keikutsertaannya akan menimbulkan pertentangan kepentingan (conflict of interest);
b. Mereka yang termasuk dalam black list. Penentuan mereka yang termasuk daftar black list akan dilakukan oleh Panitia.
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :
BAB IV :
SISTEM PENGADAAN
BARANG/JASA
A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN
Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengadaan barang/jasa dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Tahapan Perencanaan
Penyusunan rencana pengadaan dilakukan oleh Fungsi Pengguna termasuk Fungsi Umum) yang harus disinergikan dengan :
a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
b. Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan segera berakhir;
c. Semua kebutuhan pengadaan untuk menunjang operasional Dana Pensiun, misal perawatan aset, jasa konsultan, dan pembelian barang perkantoran.
2. Tahapan Persiapan
a. Membuat ruang lingkup pekerjaan dilakukan oleh Fungsi Pengguna; b. Membuat HPS oleh Fungsi Pengguna dan ditetapkan oleh Pejabat yang
berwenang;
Dasar pendukung pembuatan HPS dicari dari data antara lain harga pabrik, harga pembelian terakhir, hasil survei sebelumnya, jurnal/ publikasi, hasil survei dari pasar serta acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/Asosiasi.
c. Menentukan metode seleksi pengadaan; d. Menentukan jadwal pelaksanaan.
3. Tahapan Pelaksanaan
Dilakukan oleh Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan. a. Identifikasi calon Penyedia Barang/Jasa;
b. Evaluasi calon Penyedia Barang/Jasa;
c. Usulan penetapan/penunjukan Penyedia Barang/Jasa.
yang direncanakan dan biaya yang terbaik bagi Dana Pensiun.
Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi kontrak, pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak dan kinerja Penyedia Barang/Jasa. Sedapat mungkin menghindari terjadinya penambahan lingkup kerja.
Jadwal Tahapan Proses Pengadaan selain masa pengumuman dan pemasukan penawaran diatur oleh Panitia Pengadaan dengan memerhatikan kebutuhan dan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.
B. METODE SELEKSI PENYEDIA BARANG/JASA
Pengadaan barang/jasa pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan terbuka dengan mengikutsertakan calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan yang diharapkan.
Batasan Nilai sesuai dengan HPS pengadaan belum termasuk PPN.
Penentuan metode seleksi pengadaan barang/jasa ditetapkan oleh Presiden Direktur yang dimuat di dalam surat perintah kepada Panitia Pengadaan.
Seleksi Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut :
1. Pelelangan
Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih dari Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) sebelum PPN.
2. Pemilihan Langsung
Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih dari Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp.500.000.000,-(lima ratus juta rupiah) sebelum PPN.
3. Penunjukkan Langsung
Dilakukan oleh Fungsi Umum untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN, dengan cara menunjuk 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
C. PEMBELIAN LANGSUNG (CASH & CARRY)
D. SWAKELOLA
Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan/upah harian tenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh Fungsi Umum atau Fungsi Pengguna.
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antara lain :
a. Pekerjaan yang secara rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menanggung risiko besar;
b. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi dan pembiayaannya, tidak perlu dilakukan dengan cara pelelangan, pemilihan langsung dan penunjukan langsung dan/atau tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa seperti :
1) Pengiriman Form Attestatie de Vita dan up dating data Pensiunan; 2) Pengiriman Form SPPT Tahunan kepada Pensiunan;
3) Pengadaan Pakaian Kerja;
4) Perawatan / perbaikan peralatan kantor;
5) Perawatan / perbaikan Gedung Dana Pensiun atau Gedung Oil Centre. 6) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus, penataran, seminar,
lokakarya, rapat kerja dan sosialisasi;
7) Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa;
8) Pekerjaan khusus yang bersifat penelitian, pemprosesan data, perumusan kebijakan Dana Pensiun, pengujian di laboratorium, pengembangan sistim tertentu atau sistem informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan Dana Pensiun;
9) Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi pengguna jasa yang bersangkutan.
Swakelola dilaksanakan oleh Fungsi Umum bersama dengan Fungsi Pengguna melalui sistem panjar kerja dengan ketentuan :
a. Pembayaran upah tenaga kerja dilakukan secara harian berdasarkan daftar hadir atau dengan upah borongan;
b. Pembayaran Upah Tenaga Ahli, dilakukan berdasarkan kontrak konsultan perorangan;
c. Penyediaan material/bahan/peralatan dilakukan secara kontrak penyediaan barang atau Pembelian Langsung;
d. Pengadaan Tenaga Kerja, bahan dan peralatan dicatat secara rutin dalam laporan berkala;
e. Pengiriman barang dapat dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan atau kapasitas penyimpanan;
f. Panjar kerja dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal setiap bulan;
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :
BAB V :
TAHAPAN PROSES PELELANGAN
A. PENGUMUMAN
Panitia Pengadaan mengumumkan rencana kegiatan pengadaan barang/jasa melalui papan pengumuman resmi Dana Pensiun dan apabila dipandang perlu pengumuman dapat dicantumkan melalui media cetak atau website Dana Pensiun (http://www.dp-XYZ.com).
Pengumuman sekurang-kurangnya memuat :
a. Uraian singkat mengenai pekerjaan atau barang yang direncanakan; b. Syarat calon penyedia barang/jasa;
c. Tempat dan waktu pendaftaran.
Masa pengumuman sekurang - kurangnya selama 4 (empat) hari kerja.
B. KUALIFIKASI
Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa, antara lain :
1. Dalam waktu minimal 5 (lima) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman pekerjaan sejenis dilengkapi informasi antara lain mengenai pemberi kerja, lokasi, waktu, dan nilai pekerjaan;
2. Dokumen Kualifikasi yang dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasa antara lain :
a) Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamat Peserta, telepon, dan fax;
b) Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yang berwenang;
c) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atau copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
d) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP); e) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);
g) Copy Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor (bagi Penyedia Barang/Jasa yang berstatus keagenan).
Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu prakualifikasi atau pascakualifikasi.
Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan sebelum pemasukan penawaran.
Proses Prakualifikasi disesuaikan dengan kebutuhan, diikuti sekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan. Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus pada tahap prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangan atau tahapan prakualifikasi diulang.
Pascakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan setelah pemasukan penawaran.
C. PENDAFTARAN
1. Proses dengan Pascakualifikasi
Calon Penyedia Barang/Jasa hanya mengambil Dokumen Pengadaan berupa Kerangka Acuan Kerja ( KAK ), memuat antara lain:
1)Syarat Umum (Kelengkapan Kualifikasi) :
Syarat yang diperlukan seperti yang tercantum pada B.2.
2)Syarat Administrasi, memuat antara lain : a) Kelengkapan Dokumen Penawaran; b) Keabsahan Surat Penawaran; c) Jaminan Penawaran (bila ada).
3)Syarat Teknis :
a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan serta pekerjaan yang tidak boleh disubkontrakkan;
b) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan barang / hasil pekerjaan;
c) Jangka waktu masa pemeliharaan;
d) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja; e) Kualifikasi tenaga ahli;
f) Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;
g) Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun waktu tertentu.
4)Ketentuan mengenai Aanwijziing;
5)Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;
7)Ketentuan mengenai Negosiasi;
8)Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :
a) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang menjalani hukuman (sanksi) pidana;
b) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belum pernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional Perusahaan atau professional perorangan untuk bidang pengadaan barang/jasa; c) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan
barang/jasa yang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi;
d) Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yang kepemilikan modalnya dimiliki oleh orang/pemilik yang sama;
e) Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih Perusahaan di mana terdapat 1 (satu) atau lebih anggota Direksi atau Komisaris yang sama.
2. Proses dengan Prakualifikasi
Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus seleksi prakualifikasi dapat mengikuti proses selanjutnya dengan mengambil dokumen pengadaan.
Dokumen pengadaan tidak mencantumkan syarat umum.
D. AANWIJZIING
Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, disampaikan kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiri Panitia Pengadaan dan Fungsi Pengguna.
Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa. Apabila dipandang perlu, aanwijziing atau penjelasan lanjutan dapat dilakukan dengan cara peninjauan lapangan.
Hasil penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Aanwijziing yang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
E. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia pada waktu yang telah ditentukan.
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode dua sampul, yang terdiri dari sampul I dan sampul II.
Sampul I (pertama) berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkan dalam syarat umum, syarat administrasi dan syarat teknis
Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran Harga serta data perhitungan/perincian harga penawaran.
2. Proses dengan Prakualifikasi
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode dua sampul, yang terdiri dari sampul I dan sampul II.
Sampul I berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkan dalam syarat administrasi dan syarat teknis.
Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran Harga serta data perhitungan/perincian harga penawaran.
Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan dokumen Penawaran pada proses dengan pascakualifikasi maupun prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangan dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang.
Masa pemasukan penawaran sekurang - kurangnya adalah 3 (tiga) hari kerja.
F. METODE EVALUASI PENAWARAN
1. Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang sah dan memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK), serta yang paling menguntungkan Dana Pensiun dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.
2. Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis dan unsur harga, dengan berpedoman pada kriteria dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.
3. Evaluasi Penawaran :
a. Evaluasi diawali pada Sampul I yang berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis, dan dinyatakan gugur apabila tidak memenuhi syarat - syarat yang ditentukan dalam dokumen pengadaan.
b. Evaluasi Sampul II dilakukan untuk penawaran yang lulus kelengkapan Data Administrasi dan Teknis.
Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus Evaluasi Sampul I kurang dari 3 (tiga), Evaluasi Sampul II tidak dilakukan dan proses pelelangan diulang.
fungsi lain yang terkait dalam pelaksanaan proses evaluasi.
5. Metode evaluasi penawaran teknis dan harga yang digunakan adalah:
a. Metode Evaluasi Scoring
Metode ini menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu dengan memberikan nilai pembobotan terhadap unsur-unsur yang dinilai, sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
Metode evaluasi scoring terdiri dari :
1) Evaluasi Kualitas/Teknis Terbaik
a) Evaluasi dilakukan berdasarkan nilai terbaik penawaran teknis dan di atas batas lulus terendah (passing grade), dimana kualitas usulan merupakan faktor yang menentukan terhadap hasil (outcome) secara keseluruhan.
b) Dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan calon Penyedia Barang/Jasa yang memiliki nilai teknis terbaik.
c) Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks, menggunakan teknologi tinggi, memerlukan inovasi, atau berisiko tinggi atau lingkup pekerjaannya sulit ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja.
2) Evaluasi Kualitas/Teknis dan Harga
a) Evaluasi penawaran dengan sistem nilai dilakukan dengan memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya.
b) Evaluasi dilakukan menggunakan rumus persentase pembobotan teknis dan harga terhadap penawar yang memenuhi batas lulus terendah (passing grade), penentuan pemenang berdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaran teknis dan harga dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga.
c) Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks, menggunakanteknologi tinggi dan/atau memerlukan inovasi.
3) Evaluasi Harga Terendah
Metode evaluasi harga adalah evaluasi berdasarkan penawaran harga terendah dari Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi penilaian teknis minimal (passing grade) yang dipersyaratkan.
ditetapkandalam Kerangka Acuan Kerja.
b. Metode Evaluasi Non-scoring
Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumenpenawaran terhadap pemenuhan persyaratan, dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan proses dinyatakan gugur. Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga terendah.
Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana dan tidak memerlukan penilaian teknis minimal (passing grade) yang dipersyaratkan.
c. Score dan Pembobotan Untuk Evaluasi Teknis dan Harga :
Tabel Penilaian Teknis kurangnya 61 (Kualifikasi Baik). Skor dapat dipilih cara I atau II.
Rumus yang digunakan untuk menghitung skor penawaran biaya :
Toleransi penawaran biaya terhadap HPS = ± 20%
Nilai akhir evaluasi skor teknis/kualitas dan skor biaya/harga Nilai Akhir = (x% Nilai Teknis) + (y% Nilai Biaya)
x adalah bobot nilai teknis = 60% s.d 80% y adalah bobot nilai biaya = 20% s.d 40% dimana x + y = 100%
pembobotan dapat menggunakan range di atas.
6. Koordinator Audit Internal dapat diminta untuk membantu Panitia Pengadaan sebagai narasumber, bila diperlukan.
G. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI
1. Panitia Pengadaan tidak wajib melakukan negosiasi apabila telah terdapat harga penawaran yang sama atau kurang dari HPS, namun wajib melakukan negosiasi apabila semua harga penawaran di atas HPS.
2. Negosiasi dapat dilakukan kepada sebanyak - banyaknya 3 (tiga) penawar terbaik, yang memenuhi syarat administrasi dan teknis serta penawaran harga dinyatakan sah.
3. Metode Negosiasi dapat dilakukan dengan cara tertulis atau tatap muka yang dituangkan dalam berita acara.
4. Bersamaan dengan negosiasi dilakukan klarifikasi syarat kualifikasi dan syarat administrasi serta teknis. Calon Penyedia Barang/Jasa dinyatakan gugur apabila tidak dapat menunjukkan asli dokumen kepada Panitia.
H. PELELANGAN GAGAL DAN PELELANGAN ULANG
Pelelangan/Pelelangan Ulang dinyatakan gagal apabila :
1. Jumlah Calon Penyedia barang/jasa tidak memenuhi jumlah yang dipersyaratkan;
2. Setelah dilakukan negosiasi, semua Penawaran Harga masih 20% di atas Harga Perkiraan Sendiri;
3. Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat; 4. Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersedia ditunjuk.
Apabila calon pemenang urutan I mengundurkan diri, maka calon pemenang urutan II ditunjuk sebagai pemenang. Apabila calon pemenang urutan II juga mengundurkan diri atau menolak, maka calon pemenang urutan III ditunjuk sebagai pemenang. Apabila calon pemenang urutan III juga menolak maka lelang dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang.
Jaminan Penawaran dari calon pemenang yang mengundurkan diri menjadi hak Dana Pensiun XYZ.
Apabila pelelangan dinyatakan gagal, maka dilakukan pelelangan ulang dengan cara mengumumkan kembali serta mengundang calon penyedia barang/jasa yang baru selain calon penyedia barang/jasa yang telah masuk dalam daftar calon Peserta Lelang.
I. PENGUSULAN DAN PENETAPAN PEMENANG
Panitia Pengadaan mengusulkan 1 calon Pemenang sesuai dengan hasil evaluasi Teknis dan Biaya. Dalam usulan dicantumkan sekurang-kurangnya 2 calon penyedia Barang/Jasa dengan nilai terbaik. Penetapan Pemenang dilakukan oleh Pejabat yang berwenang.
J. PENGUMUMAN PEMENANG DAN MASA SANGGAH
Panitia Pengadaan mengumumkan keputusan Pejabat berwenang tentang penetapan pemenang pelelangan kepada para Peserta melalui papan pengumuman resmi.
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam setiap pengadaan barang/jasa, maka pada saat pengumuman pemenang, peserta yang kalah dapat mengajukan sanggahan yang terbatas hanya untuk hal-hal yang berkaitan dengan :
a. Kesesuaian pelaksanaan dengan prosedur atau tatacara pelelangan; b. Adanya praktek KKN.
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :
BAB VI :
TAHAPAN PROSES
PEMILIHAN LANGSUNG
A. UNDANGAN
Panitia Pengadaan menyampaikan undangan kepada calon Penyedia Barang/Jasa untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa.
Undangan dilampiri dengan dokumen pangadaan yang meliputi :
a. Kerangka Acuan Kerja (KAK); b. Keterangan lainnya, antara lain :
1. Syarat Umum
a) Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamat Peserta, kode pos, telepon, fax dan alamat e-mail;
b) Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yang berwenang;
c) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
d) Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
e) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
f) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);
g) Copy Akta Pendirian/Anggaran Dasar beserta perubahannya;
h) Copy Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor (bagi Penyedia Barang/Jasa yang berstatus keagenan).
2. Syarat Administrasi
a) Kelengkapan Dokumen Penawaran; b) Keabsahan Surat Penawaran; c) Jaminan Penawaran (bila ada).
3. Syarat Teknis :
b) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan barang / hasil pekerjaan;
c) Jangka waktu masa pemeliharaan;
d) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja; e) Kualifikasi tenaga ahli;
f) Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;
g) Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun waktu tertentu.
4. Ketentuan mengenai Aanwijziing;
5. Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;
6. Ketentuan mengenai Negosiasi;
7. Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :
a) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang menjalani hukuman (sanksi) pidana;
b) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belum pernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional Perusahaan atau professional perorangan untuk bidang pengadaan barang/jasa;
c) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan barang/jasa yang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi;
d) Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yang kepemilikan modalnya dimiliki oleh orang/pemilik yang sama;
e) Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih Perusahaan di mana terdapat 1 (satu) atau lebih anggota Direksi atau Komisaris yang sama.
B. AANWIJZIING
Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, disampaikan kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiri Panitia Pengadaan / Fungsi pengguna dan Fungsi Pengguna.
Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa. Apabila dipandang perlu, aanwijziing atau penjelasan lanjutan dapat dilakukan dengan cara peninjauan lapangan.
C. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia pada waktu yang telah ditentukan.
Dokumen penawaran dimasukkan dalam amplop, terdiri dari :
Kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkan dalam syarat umum, syarat administasi dan syarat teknis serta data perhitungan/perincian harga penawaran.
Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan Dokumen Penawaran kurang dari 3 (tiga), maka proses pemilihan langsung dinyatakan gagal dan dilakukan proses pemilihan/pengumuman ulang.
D. EVALUASI PENAWARAN HINGGA PENETAPAN
Tata cara dan ketentuan evaluasi penawaran hingga penetapan pemenang mengikuti ketentuan dalam proses pelelangan.
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :
BAB VII :
TAHAPAN PROSES
PENUNJUKAN LANGSUNG
A. UNDANGAN
Fungsi Umum menyampaikan undangan kepada calon Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan penawaran, yang memuat antara lain :
a. Lingkup Pekerjaan; b. Spesifkasi Teknis;
c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;
d. Permintaan syarat administrasi yang diperlukan.
B. AANWIJZING
Penjelasan mengenai pekerjaan kepada calon Penyedia Barang/Jasa (Aanwijzing) dapat dilakukan bila diperlukan.
C. PENYAMPAIAN PENAWARAN
Dokumen Penawaran disampaikan langsung kepada Fungsi Umum pada waktu yang telah ditentukan.
D. EVALUASI PENAWARAN DAN NEGOSIASI
Fungsi Umum melakuan evaluasi harga untuk mendapatkan harga terbaik, dan negosiasi jika diperlukan.
E. PENGUSULAN DAN PENETAPAN
F. PENUNJUKAN LANGSUNG UNTUK KEADAAN KHUSUS
Tanpa melihat batasan nilai, Penunjukan Langsung dilakukan oleh Fungsi Umum dengan persetujuan Pejabat Berwenang dalam hal :
1) Terjadi keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pengurus, sampai dengan batas waktu keadaan darurat dinyatakan berakhir;
2) Apabila sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu Penyedia Barang/Jasa spesifik atau yang dapat melaksanakan pekerjaan spesifik;
3) Barang/Jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture (OEM) dan/atau untuk memenuhi kebutuhan standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk/brand tertentu;
4) Pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya, dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun terhitung selesainya pekerjaan sebelumnya;
5) Penyedia Barang dan Jasa adalah anak Perusahaan/afiliasi sepanjang barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari anak Perusahaan/afiliasi dimaksud;
6) Pekerjaan tambahan (addendum) yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian pengadaan barang/jasa semula;
7) Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) dengan ketentuan antara lain :
a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;
b) Spesifikasi dan kualitas barang/jasa yang sama, apabila tidak dapat terpenuhi, dapat digantikan dengan barang/jasa sejenis dengan spesifikasi dan kualitas yang lebih baik dan/atau lebih tinggi;
c) Volume barang/jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume pengadaan sebelumnya;
d) Harga barang/jasa maksimal 10% lebih tinggi dari harga sebelumnya; e) Merupakan barang/jasa yang bersifat operasional;
f) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat dilaksanakan paling banyak 1 (satu) kali pengadaan dengan membuat kontrak baru.
8) Pengadaan jasa konsultan perseorangan (tenaga ahli) dengan mempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok (team work) untuk penyelesaiannya;
c) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Dana Pensiun dalam memberikan masukan / nasihat dalam pelaksanaan proyek / kegiatan;
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :BAB VIII :
PENGADAAN JASA YANG DIATUR
SECARA KHUSUS
A. PENGADAAN JASA YANG DIATUR SECARA KHUSUS
Pengadaan jasa yang prosesnya bersifat khusus, antara lain :
1. Akuntan ditunjuk oleh Dewan Pengawas;
2. Aktuaris (Laporan Aktuaris Dana Pensiun) ditunjuk oleh Dewan Pengawas;
3. Kustodian ditunjuk oleh Pendiri;
4. Fund Manager disetujui secara tertulis oleh Pendiri dan Dewan Pengawas;
5. Konsultan Hukum ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Administrasi & Kepensiunan;
6. Notaris ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Fungsi Pengguna;
7. Perusahaan Efek ditunjuk/ditetapkan oleh Presiden Direktur;
8. Konsultan Pajak ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;
9. Penilai ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;
10. Bank Persepsi untuk Pembayaran Manfaat Pensiun ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;
11. Pengelola Gedung Oil Centre ditunjuk/ditetapkan oleh Presiden Direktur. Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN, dilakukan oleh Fungsi Pengguna yang berada langsung dibawah Direktur terkait dengan cara penunjukan langsung.
Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai lebih dari Rp.100.000.000,-(seratus juta rupiah) sebelum PPN, dilakukan oleh Fungsi Pengguna yang berada langsung dibawah Direktur terkait bersama Panitia Pengadaan dengan prinsip pemilihan langsung (tidak pelelangan).
B. TAHAPAN PROSES PEMILIHAN
1. Fungsi Pengguna menyampaikan undangan kepada calon Penyedia Jasa untuk melakukan penawaran sekurang – kurangnya kepada 3 (tiga) calon Penyedia Jasa, yang memuat antara lain :
a. Lingkup Pekerjaan; b. Spesifkasi Teknis;
c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;
Penjelasan mengenai pekerjaan kepada calon Penyedia Barang/Jasa (Aanwijziing) dapat dilakukan oleh Fungsi Pengguna bila diperlukan.
2. Fungsi Pengguna bersama dengan Panitia Pengadaan melakukan evaluasi dan klarifikasi atas penawaran dari Penyedia Jasa.
3. Fungsi Pengguna atau Pejabat Berwenang melakukan negosiasi, jika diperlukan.
4. Fungsi Pengguna mengusulkan calon Penyedia Jasa kepada Pejabat Berwenang untuk ditetapkan atau diteruskan kepada Dewan Pengawas atau Pendiri.
C. PENYEDIA BARANG/JASA PENGELOLAAN GEDUNG OIL CENTRE
Pengadaan barang/jasa untuk kegiatan pengelolaan Gedung Oil Centre ditunjuk/ditetapkan oleh Manajer Investasi atau Direktur Keuangan & Investasi sesuai kewenangan yang diatur dalam Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku.
Prosedur pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Fungsi Pengguna dengan cara penunjukkan langsung atau pemilihan langsung tanpa melihat batasan nilai, antara lain:
1. Parkir; 2. Keamanan; 3. Kebersihan; 4. Tenaga Kerja;
PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :BAB IX : PENUTUP
1. Pedoman Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa dibuat mengacu pada perundangan, peraturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Regulator, serta Pedoman Induk Tata Kelola Dana Pensiun dan ketentuan lainnya yang masih berlaku terhadap pengelolaan Dana Pensiun;
2. Untuk lebih memperlancar pelaksanaan ketentuan butir 1 (satu) diatas, setiap pelaksana pengadaan barang / jasa harus membaca dan memahami Pedoman Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa;
3. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam Pedoman Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa, akan ditetapkan dengan keputusan Pengurus Dana Pensiun;
4. Dengan diterapkan Pedoman Pengadaan Barang / Jasa diharapkan akan memberikan acuan bagi Pekerja dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang / jasa, sehingga dapat berkontribusi secara aktif, efektif dan efisien untuk mencapai tujuan dari penyelenggaraan Dana Pensiun.
Jakarta, 20 Desember 2010
DANA PENSIUN XYZ PENGURUS, Presiden Direktur
