KEKURANGAN PERSEDIAAN
DALAM SUATU PERUSAHAAN
( PT. UNITED TRACTORS)
MAKALAH
Untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen Persediaan
Oleh Kelompok VI :
Tri Kurniawan 43113110072 Chichi Rahmayanti 43113110493 Septy Wulandhari 43113110553 Tesa Megawati 43113110603 Agus Praja Setiawan 43113110617 Supriyandi 43113110430 Alwi. A. Assegaf 43113110294 Ulam Tua. S 43110110026
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
I.
LATAR BELAKANG
1.1 Latar Belakang
Persediaan merupakan salah satu masalah fenomenal yang bersifat fundamental dalam perusahaan. Persediaan dapat diartikan sebagai stock barang yang akan dijual atau digunakan pada periode waktu tertentu. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada sebuah risiko, tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Persediaan bisa muncul secara sengaja maupun tidak sengaja, maksudnya sengaja karena adanya perencanaan untuk mengadakan persediaan, sedangkan tidak sengaja jika persediaan ada karena barang tidak terjual akibat rendahnya jumlah permintaan.
Kekurangan persediaan dapat berakibat terhentinya proses produksi, dan ini menunjukkan persediaan termasuk masalah yang cukup krusial dalam operasional perusahaan. Telalu besarnya persediaan atau banyaknya persediaan (over stock) dapat berakibat terlalu tingginya beban biaya guna menyimpan dan memelihara bahan selama penyimpanan di gudang padahal barang tersebut masih mempunyai “opportunity cost” (dana yang bisa ditanamkan / diinvestasikan pada hal yang lebih menguntungkan). Sasaran dari perusahaan sebenarnya bukan untuk mengurangi atau meningkatkan inventory (persediaan), tetapi untuk memaksimalkan keuntungan.
seharusnya disimpan di gudang, berapa jumlah persediaan yang harus ada di gudang (safety stock) agar tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan. Esensinya, inventory akan tetap ada untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan yang tidak terduga, tapi diusahakan untuk meminimalisir jumlah stock karena inventory yang berlimpah akan berelevansi dengan pembekakan biaya atau pemborosan.
Keputusan yang menyangkut berapa banyak dan kapan harus melakukan pemesanan, merupakan permasalahan yang kompleks dalam masalah persediaan, terlebih lagi bila kebutuhan persediaan terdiri dari beberapa jenis item, dengan pemasok yang bervariatif, waktu penyerahan yang tidak seragam, jumlah pesanan yang berbeda serta anggaran yang terbatas.
Untuk memesan persediaan agar tetap bisa mengendalikan dan mengontrol stock di gudang dibutuhkan perhitungan dan forecast (peramalan) yang benar-benar mendekati sehingga tidak menimbulkan nilai mati terhadap barang tersebut sehingga tidak punya nilai jual, karena terlalu lama di gudang. Teknik pengendalian persediaan akan memperkirakan berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (reorder point).
1.2 Tujuan
II.
PEMBAHASAN
II.1 Pengertian Manajemen Persediaan
Persediaan adalah suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu yang disimpan dalam antisipasi pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumber daya internal ataupun eksternal meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan- bahan pembantu dan komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan. Menurut Rangkuti (2007):
Persediaan (Inventory) didefensikan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Sedangkan menurut Hani Handoko (2000), persediaan (Inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan baik internal maupun eksternal.
Indrajat dan Djoko Pranoto (2003) dalam Henmaidi dan Heryseptemberiza (2007) menyatakan “Manajemen persediaan (Inventory Control) adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sehingga kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan persediaan dapat ditekan secara optimal.”
II.2 Fungsi Persediaan
Menurut Taichi Ohno, seorang penemu sistem just in time, dalam Yeni (2006) menyatakan bahwa pemborosan dapat dikategorikan dalam tujuh kategori yaitu:
1. Over production
4. Pemborosan dalam pemrosesan 5. Persediaan yang tidak perlu 6. Gerakan yang tidak perlu
7. Memproduksi barang rusak / cacat (defect)
Adanya pendapat menyatakan bahwa menyimpan persediaan termasuk pemborosan. Kenyataannya persediaan merupakan salah satu sistem investasi perusahaan. Agar perusahaan mempunyai safety stock dan menjaga adanya lonjakan atau fluktuasi harga dikemudian hari. Safety stock bertujuan untuk menentukan berapa banyak persediaan yang dibutuhkan perusahaan selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan konsumen.
Menurut Freddy Rangkuti (1996) Jumlah safety stock yang sesuai dalam kondisi tertentu sangat tergantung pada faktor - faktor sebagai berikut :
1. Rata-rata tingkat permintaan dan rata-rata masa tenggang 2. Variabilitas permintaan dan masa tenggang
3. Keinginan tingkat pelayanan yang diberikan.
Tingkat pelayanan perusahaan, besarnya tingkat permintaan atau masa tenggang menyebabkan jumlah safety stock harus lebih banyak sehingga dapat memenuhi tingkat pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan.
Beberapa fungsi persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan yaitu:
a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan atau barang yang dipesan.
b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak sesuai sehingga harus dikembalikan.
c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang secara musiman. d. Menyimpan bahan baku musiman sehingga perusahaan tidak kesulitan jika
bahan tersebut tidak tersedia.
Freddy Rangkuti dalam bukunya “ Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis” (2002,8&15) menjelaskan persediaan menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi:
a. Batch stock atau Lot size inventory
Batch stock atau lot size inventory merupakan persediaan yang diadakan karena melakukan pembelian atau pembuatan bahan-bahan / barang-barang dalam jumlah lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Hal ini dilakukan untuk memperoleh potongan harga dan penghematan biaya angkutan. Tetapi, dengan pembelian barang dalam jumlah besar mengakibatkan investasi juga besar, biaya sewa gudang pun bertambah, serta resiko penyimpanannya juga besar. persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya)
b. Fluctuantion stock
Fluctuantion stock adalah persediaan untuk menghadapi fluktuasi, seperti permintaan konsumen dan keterlambatan pengiriman yang tidak dapat diramalkan. Oleh karena itu perlu adanya persediaan untuk mengatasi hal tersebut. , untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.
c. Anticipation stock
II.3 Biaya Dalam Persediaan
Biaya kekurangan atau kehabisan stock (Out of Stock cost) merupakan biaya yang timbul karena jumlah persediaan yang ada tidak mampu memenuhi jumlah pesanan atau order yang ada. Biaya Out of Stock / Stock Out ada 2 jenis :
1. Lost Sales Cost
Biaya yang disebabkan karena adanya kekurangan persediaan sehingga konsumen memilih untuk membatalkan pesanannya. Besarnya biaya ini seimbang dengan keuntungan atau laba yang akan didapatkan dari penjualan produk tersebut.
2. Back Order Cost
Terjadi ketika konsumen masih bersedia untuk menunggu hingga pesanannya dipenuhi, sehingga dalam hal ini penjualan tidak hilang melainkan hanya ditunda. Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk memproses ulang pesanan, dan biaya transportasi tambahan jika sepertinya pesanan tersebut tidak dapat didistribusikan melalui distribusi secara normal.
Menurut Petrus (2001), ada model sederhana untuk menentukan berapa jumlah dan kapan persediaan harus diadakan, yaitu dengan menggunakan model yang menyatakan:
1. Simpan persediaan sebanyak kebutuhan selama satu tahun 2. Pesan kembali jika persediaan hampir habis
3. Jangan pesan persediaan jika tidak ada tempat untuk menyimpannya.
Model ini tidak mempunyai dasar perhitungan tertentu. Pada prinsipnya model tersebut hanya melihat masalah waktu, ketersediaan barang dan tempat penyimpanan.
a. Biaya pembelian ( Purchase Cost )
b. Biaya pemesanan ( Ordering Cost / Setup Cost )
Biaya pemesanan adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari pemasok atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya ini diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pesanan. Biaya pemesanan dapat berupa: biaya membuat daftar permintaan, menganalisis pemasok, membuat pesanan pembelian, dan sebagainya. Biaya-biaya tersebut seperti:
a) Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan b) Biaya modal (opportunity cost of capital, c) Biaya keusangan
d) Biaya perhitungan phisik dan konsiliasi laporan e) Biaya asurani persediaan
f) Biaya pajak persediaan
g) Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan h) Biaya penanganan persediaan.
c. Biaya simpan ( Carring Cost / Holding Cost )
Biaya simpan adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa: biaya modal, pajak, asuransi, sewa gudang dan sebagainya.
d. Biaya kekurangan persediaan ( Stockout Cost / Penalty Cost)
Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila depertermen yang satu tidak dapat memenuhi permintaan dari departemen yang lain. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan bahkan kehilangan kepercayaan dari pelanggan.
e. Biaya penyiapan (manufacturing).
Biaya penyiapan biasanya lebih banyak digunakan dalam pabrik, perusahaan menghadapi biaya penyiapan untuk memproduksi komponen tertentu.
dengan stock out. Pada situasi ini, perusahaan akan mengalami dua kemungkinan yaitu :
1. Permintaan akan dibatalkan sama sekali
2. Barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian
Perusahaan tentu tidak akan memilih point pertama, karena akan menghilangkan simpati pelanggan dan akan berpengaruh kepada image perusahaan. Barang yang masih kurang akan dipenuhi pada putaran produksi berikutnya.
II.4 Sistem Pengendalian Persediaan
Menurut Taichi Ohno, seorang penemu sistem just in time, dalam Yeni (2006) menyatakan bahwa pemborosan dapat dikategorikan dalam tujuh kategori yaitu:
8. Over production
9. Waktu tunggu yang berlebihan 10. Pemborosan dalam transportasi 11. Pemborosan dalam pemrosesan 12. Persediaan yang tidak perlu 13. Gerakan yang tidak perlu
14. Memproduksi barang rusak / cacat (defect)
Adanya pendapat menyatakan bahwa menyimpan persediaan termasuk pemborosan. Kenyataannya persediaan merupakan salah satu sistem investasi perusahaan. Agar perusahaan mempunyai safety stock dan menjaga adanya lonjakan atau fluktuasi harga dikemudian hari. Safety stock bertujuan untuk menentukan berapa banyak persediaan yang dibutuhkan perusahaan selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan konsumen.
Menurut Freddy Rangkuti (1996) Jumlah safety stock yang sesuai dalam kondisi tertentu sangat tergantung pada faktor - faktor sebagai berikut :
4. Rata-rata tingkat permintaan dan rata-rata masa tenggang 5. Variabilitas permintaan dan masa tenggang
Tingkat pelayanan perusahaan, besarnya tingkat permintaan atau masa tenggang menyebabkan jumlah safety stock harus lebih banyak sehingga dapat memenuhi tingkat pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan.
Pengertian pengendalian persediaan menurut Assauri adalah pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dari urutan kegiatan yang bertautan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kuantitas maupun biayanya.
Dari pengertian dia atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah suatu aktivitas untuk menetapkan besarnya persediaan dengan memperhatikan keseimbangan antara besarnya persediaan yang disimpan dengan biaya yang ditimbulkan. Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh perusahaan pasti memiliki tujuan tertentu. Tujuan dari pengelolaan persediaan adalah :
a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan dari konsumen dengan cepat
b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi hal ini dikarenakan alasan kemungkinan barang (bahan baku) menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh atau kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan
c. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar
d. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
Menurut Sugiri ( 1995 ), terdapat dua alternatif sistem pengendalian persediaan, yaitu :
a. Sistem Fisik ( Periodik )
ada digudang di setiap akhir periode, kemudian mengalikan dengan harga pokok per satuannya.
b. Sistem Perpectual
Dalam sistem perpectual, perubahan jumlah persediaan dimonitor setiap saat. Caranya adalah dengan menyediakan satu kartu persediaan untuk setiap jenis persediaan.
II.5 Kekurangan Persediaan
Persediaan dapat diartikan sebagai stock barang yang akan dijual atau digunakan pada periode waktu tertentu. Jika tidak adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada sebuah risiko. Risikonya yaitu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Perusahaan harus fokus terhadap pengendalian persediaan karena persediaan merupakan salah satu bagian yang menyerap investasi terbesar.
Nilai investasi perusahaan dalam bentuk barang persediaan besarnya bervariasi antara 25%-35 % dari nilai seluruh aset ( Indrajit dan Djokopranoto, 2003) dalam (Henmaidi dan Suci Hidayati).
Berikut ini adalah keuntungan dari adanya persediaan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut :
a. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya bahan atau barang sehingga dapat mempertahankan stabilitas atau menjamin kelancaran proses produksi. b. Menghilangkan resiko material yang dipesan berkualitas buruk sehingga
harus dikembalikan.
c. Menumpuk bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan tidak ada di pasaran.
d. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
e. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya karena dapat dipenuhinya keinginan pelanggan yang mendadak atau menjamin tersedianya barang jadi.
f. Menghilangkan resiko kenaikan harga barang atau inflasi.
Ada juga beberapa alasan dasar diperlukannya persediaan yaitu:
a. Mengecilkan kemungkinan apabila harus menghadirkan suatu barang seketika pada saat perusahaan membutuhkan.
b. ketidakekonomisan jika harus mendatangkan barang setiap kali dibutuhkan terlebih lagi jika kebutuhannya itu berlangsung berkali-kali dengan tenggang waktu yang tidak lama.
Kekurangan persediaan merupakan masalah yang cukup krusial dalam operasional sebuah perusahaan karena dapat berakibat terhentinya proses produksi. Sehingga perusahaan tidak dapat memaksimalkan keuntungan. Jika perusahaan terlalu banyak menyimpan persediaan dapat berakibat tingginya beban biaya yang harus dikeluarkan guna menyimpan dan memelihara bahan selama penyimpanan didalam gudang. Sasaran utama perusahaan sebenarnya bukan untuk mengurangi atau memperbanyak persediaan digudang, tetapi bagaimana caranya untuk memaksimalkan keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan.
2.6 Hasil dan Analisi Data
Keputusan perusahaan yang menyangkut berapa banyak yang harus dipesan dan kapan perusahaan harus melakukan pemesanan, merupakan permasalahan yang komplek untuk perusahaan dalam mengatasi masalah persediaan. Terlebih lagi jika kebutuhan persediaan terdiri dari beberapa jenis item, dengan pemasok yang bervariatif, waktu penyerahan yang tidak seragam, jumlah pesanan yang berbeda serta anggaran yang terbatas.
Data yang dikumpulkan untuk pemecahan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Permintaan Spare part selama bulan Januari-Desember Tahun 2009 2. Data Biaya-biaya persediaan
3. Data pembelian spare part
Department yang bertanggung jawab dalam penganalisaan data-data persediaan perusahaan.
Data permintaan yang diolah terdiri dari 4514 part yang memiliki laju permintaan yang bervariasi. Dari data dapat dilihat bahwa terdapat beberapa item part yang jarang ada permintaan selama periode pengumpulan data. Selain itu terdapat juga item part yang selalu ada permintaan setiap bulannya. Data pemesanan atau data order diperlukan untuk mengetahui lead time persediaan, yaitu waktu yang diperlukan dari mulai memesan barang sampai barang diterima di gudang. Data lead time yang digunakan dalam penelitian ini adalah 3 hari. Nilai lead time ini berlaku untuk seluruh item. Biaya yang digunakan dalam persediaan adalah biaya pemesanan dan penyimpanan
Total cost yang dikeluarkan saat itu sebanyak Rp. 2.112.320.822. Biaya total perusahaan yang harus dikeluarkan sangat banyak karena perusahaan tidak menyimpan persediaan barang digudang, sehingga biaya-biaya pemesanan meningkat. Jika perusahaan menyimpan persediaan digudang lebih banyak, perusahaan tidak harus melakukan pemesanan yang berulang-ulang dan mengeluarkan total cost yang besar. Dengan kata lain menyediakan persediaan yang optimal akan sangat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah persediaan dan menghindari total cost yang cukup besar.
PT United Tractors, Tbk Cabang Semarang harus dapat mengatasi permasalahan persediaan yang meliputi :
a. Berapa banyak harus memesan b. Kapan harus memesan
c. Berapa banyak persediaan maksimal yang seharusnya disimpan didalam gudang
d. Berapa banyak jumlah persediaan yang harus ada digudang (safety stock) agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan
persediaan tergantung pada perkiraan produksi dan tingkat penjualan, karena permintaan mungkin lebih besar dari pada yang diperkirakan, maka perlu ada cadangan berupa stock persediaan (safety stock).
Tujuan pengelolaan persediaan adalah menyediakan persediaan yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan dengan biaya minimum. Perusahaan harus dapat mengatasi masalah persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan yang tidak terduga dan mengatasi terjadinya pembengkakan biaya atau pemborosan.
III.
PENUTUP
Persediaan dapat diartikan sebagai bagian dari kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi, atau sebagai stock barang yang akan dijual atau digunakan pada periode waktu tertentu. Jika tidak adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada sebuah risiko.
Kekurangan persediaan merupakan masalah yang cukup krusial dalam operasional sebuah perusahaan karena dapat berakibat terhentinya proses produksi. Sehingga perusahaan tidak dapat memaksimalkan keuntungan.
Salah satu contoh perusahaan yang pernah mengalami kekurangan persediaan yaitu PT. United Tractors, Tbk Cabang Semarang. Perusahaan ini pernah mengalami total cost yang bisa dikatakan cukup besar.
DAFTAR PUSTAKA
Ganadial. S, Happy. 2011.” Analisa Kinerja Manajemen Persediaan Pada PT. United Tractors”. Program Sarjana.Universitas Diponegoro. Semarang
Hadi, Sutrisno. 1994. Metode Penelitian. Jakarta : PT. Gunung Agung. Rangkuti, Freddy. 1996. Manajemen Persediaan: Aplikiasi di Bidang Bisnis,
Cetakan Kedua. Jakarta: PT. Raja Grafindo
Rustagi, Narendra. 2004. Teori Produksi Jepang dan Bisnis Kecil. International journal of Commerce & Management, Vol 14 No 3 & 4
