Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan sejak awal tahun 1900-an. Kemudian diperbarui dengan pengertian mengenai pengukuran kinerja, biaya dan standardisasi, peningkatan dan produktivitas dan prosedur teknik industri lainnya.
Tabel 4.1. Perbedaan Tingkat Analisis Pekerjaan antara Realitas dan Persepsi
Sebuah pekerjaan merupakan gambaran dari pencerminan tugas-tugas, kewajibankewajiban, serta tanggung jawab nyata dari setiap anggota karyawan terhadap pekerjaannya. Analisis pekerjaan mempelajari gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.
Departemen SDM harus dapat membantu para manajer dan para stafnya, para pengguna SDM, dan jaringan sistem informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System = HRIS) dengan mengantisipasi memberikan informasinya tentang pekerjaan, serta dapat
membantu mengembangkan prinsip perencanaan desain pekerjaan (job-design principle). Bagaimana mencari solusi dan memberikan informasi untuk menyelesaikan kesulitan yang muncul sebagai tantangan dalam dunia kerja.
Selanjutnya untuk menentukan analisis pekerjaan dapat diuraikan dalam bentuk spesifikasi
pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan berisi tentang uraian nama pekerjaan atau jabatan, tugas dan fungsi dasar, wewenang, tugastugas, penggunaan teknologi, ruang lingkup kegiatan, tanggung jawab, hubungan kerja dan kriteria penilaian hasil kerja.
Analisis pekerjaan dapat diaplikasikan sebagai alat untuk perencanaan SDM, pada tingkat
Gambar 4.1. Analisis Pekerjaan Sebagai Alat Perencanaan SDM
1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, departemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, yang diharapkan bisa menyediakan informasi yang berikut:
• daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya; • skema organisasi departemen;
• informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah memengaruhi posisi itu; • klarifikasi memperjelas informasi yang disampaikan.
Pada akhirnya kegiatan analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti ini:
• Berapa banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting?
• Tugas-tugas mana yang dapat dikelompokkan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan?
• Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat ditingkatkan? • Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk posisi jabatan tertentu?
• Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja? • Jenis keterampilan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu? • Karyawan mana yang terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan?
Kegunaan informasi analisis pekerjaan bagi kegiatan-kegiatan persoanalia: (Handoko, 2001) • Untuk menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi.
• Untuk mengevaluasi bagaimana tantangan-tantangan lingkungan memengaruhi pekerjaan-pekerjaan individual.
• Untuk menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasidalam pengadaan personalia.
• Untuk merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya.
• Untuk memadukan lamaran-lamaran dan lowongan-lowongan pekerjaan.
• Untuk memforecast dan menetukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan baru dan lama.
• Untuk mengembangkan rencana-rencana pengembangan karyawan potensial. • Untuk menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik.
• Untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan mereka secara efektif.
• Untuk membantu revisi struktur organisasi.
• Untuk memperkenalkan para karyawan baru dengan pekerjaan-pekerjaan mereka. • Untuk memperbaiki aliran kerja.
• Untuk memberikan data sebagai fungsi saluran-saluran komunikasi.
• Untuk menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.
2. Tujuan Analisis Pekerjaan
Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informasi analisis pekerjaan, adalah sebagai berikut:
a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak d. Rancang kebutuhan SDM masa depan
e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia
f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawanyang sudah berpengalaman
g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan h. Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis
i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya j. Penempatan karyawan harus sesuai dengan keahliannya k. Berikan kompensasi secara wajar
3. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
4. Sistem Informasi Analisis Pekerjaan
Gambar 4.2. Fase Informasi Analisis Pekerjaan
5. Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan;
Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana pekerjaan masing-masing berkait dengan perusahaan secara keseluruhan.
Langkah 2, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan.
Langkah 3, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima. Langkah 4, mengumpulkan informasi yang digunakan.
Gambar 4.3. Langkah-langkah Proses Analisis Pekerjaan dan Hubungannya dengan SDM serta Rancang Perkerjaan
6. Teknik Analisis Pekerjaan a. Pengamatan
b. Wawancara
c. Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior d. Daftar pertanyaan
7. Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan:
• Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary and Duties) • Situasi dan kondisi kerja (Working conditions)
• Persetujuan (Approvals)
Standar kerja merupakan bagian kunci untuk sistem kontrol dan pengendalian hasil
kerja. Manajer dan penanggung jawab SDM memberikan solusi permasalahan dan melakukan koreksi serta kontrol pengendali:
Gambar 4.4. Sistem Pengawasan Kerja
8. Aplikasi Analisis Pekerjaan
Sesuai atau tidaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis pekerjaan, harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya, satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mampu lebih mengoptimalkan kontribusinya ke arah
pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dengan demikian, teknik mana pun yang digunakan harus mampu memberikan kontribusi nyata dalam hal-hal berikut:
a. Merumuskan uraian pekerjaan. b. Menetapkan standar prestasi kerja. c. Merumuskan spesifikasi pekerjaan.
d. Memperkecil kemungkinan gap antar keinginan karyawan dengan perusahaan. e. Membuat sistem informasi sumber daya manusia.
Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut: • Rekrutmen dan Seleksi.
• Pelatihan dan Pengembangan Karier. • Kompensasi.
• Perencanaan strategis.
9. Metode Baru Analisis Pekerjaan
a. Pendekatan Peristiwa Genting b. Skala penilaian tingkah laku
c. Ukuran dari Kedudukan Pengelolaan
d. Analisis Posisi Daftar Pertanyaan (PAQ Approach) e. The Hay System
10. Hubungan Analisis Pekerjaan Dengan SDM
Gambar 4.5. Hubungan Analisis Pekerjaan Dengan Program Perencanaan SDM
Rancang pekerjaan merupakan pengembangan dari analisis pekerjaan, terkait dengan upaya untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan dan kinerja karyawan. Alasan yang sangat mendasar bagi pentingnya pemahaman segi-segi rancang pekerjaan secara tepat ialah
bahwa pekerjaanlah yang menghubungkan manusia pekerja dengan organisasi.
Rancang pekerjaan adalah aktivitas merancang yang fundamental yang memaksimalkan kinerja. Rancang pekerjaan terdiri dari enam bagian terpisah, tetapi saling berhubungan. Jantung desain pekerjaan adalah tujuan strategis bisnis organisasi, yang fokus pada aktivitas kinerja. Pekerja membantu pencapaian tujuan strategis bisnis perusahaan dan tujuan strategis bisnis perusahaan dan tujuan menjadi lebih berharga. Ini sangat penting karena untuk menghubungkan semua aktivitas desain pekerjaan pada tujuan ini. (Rivai, 2005)
Rancang pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan
Dalam rancang pekerjaan ada tiga hal penting untuk diperhatikan, rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan lingkungan, mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan para pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik. Secara umum rancang pekerjaan yang baik dan tepat akan menghasilkan pada efektivitas, produktivitas dan kepuasan yang tinggi. Sebaliknya jika rancang pekerjaan kurang baik, akan berakibat fatal, seperti pekerja berhenti kerja, mangkir bahkan pemogokan kerja.
Gambar 4.6. Kerangka Acuan untuk Rancang Pekerjaan
1. Kerangka Rancang Pekerjaan: Input-Output
Gambar 4.7. Rancang Pekerjaan: Input-Output
2. Faktor-faktor yang Memengaruhi Rancang Pekerjaan
Di bawah ini adalah tiga faktor utama yang memengaruhi dalam merancang suatu pekerjaan. Faktor itu adalah sebagai berikut.
ISLAMIC HUMAN CAPITAL – Analisis Dan Rancang Pekerjaan 3. Teknik Rancang Ulang Pekerjaan
4. Peran SDM dalam Merancang Pekerjaan
