ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 1 Modul 3
Analisa Jabatan SDM Pelayanan Kesehatan Oleh: Deasy Febriyanty, S.KM., M.KM Dosen Program Studi Kesehatan Masyarakat,
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul
I. Pendahuluan
Kegiatan utama dalam manajemen sumber daya manusia yakni melakukan fungsi-fungsi MSDM secara tepat dan benar. Tepat adalah bahwa setiap fungsi yang dilakukan sesuai dengan yang diinginkan oleh manajemen, sedangkan benar adalah cara untuk menjalankan fungsi MSDM tersebut. Salah satu fungsi MSDM yang pertama adalah Analisis Jabatan (Job Analysis). Kegiatan di dalamnya adalah merumuskan jabatan-jabatan yang dibutuhkan di dalam sebuah organisasi, kemudian berapa banyak jabatan tersebut dibutuhkan. Penentuan jumlah jabatan disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan dan aktivitas organisasi. Pada akhirnya penentuan jumlah kebutuhan jabatan ini berdampak pada adanya pembentukan struktur organisasi. Besar kecilnya struktur organisasi ditentukan dari banyak atau tidaknya jumlah suatu jabatan yang adanpada organisasi tersebut.
Langkah berikutnya setelah menentukan jumlah jabatan dengan struktur organisasi yakni menentukan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk masing-masing jabatan. Apa saja pekerjaan utama dan apa saja pekerjaan tambahan dijelaskan dan diuraikan.Wewenang dari setiap SDM juga diputuskan dan batas kewenangannya diatur dan dibuat bergantung pada banyaknya resiko kerja dan beban kerja yang diembannya. Wewenang dapat memudahkan pemilik jabatan dalam mengambil keputusan atas aktivitasnya. Setelah menentukan wewenang, tugas dan tanggung jawab maka berikutnya adalah menentukan syarat- syarat untuk mengisi jabatan yang tetah disediakan. Setelah persyaratan jabatan terpenuhi, maka perlu disusun target yang harus dipenuhi untuk setiap jabatan. Target tersebut haruslah sesuai dengan standar/indikator/
pencapaian yang harus dipenuhi. Hal ini diperlukan agar tenaga kerja yang mengisi jabatan tersebut mampu memenuhi target yang telah ditetapkan.
Analisis jabatan ini merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi, karena tanpa analisis jabatan, seorang tenaga kerja tidak bekerja secara serabutan karena telah ada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, serta hal ini juga untuk kelancaran aktifitas sebuah organisasi.
Sebagai contoh pada pelayanan kesehatan, yakni:
1. Seorang tenaga perawat “A”, dengan jabatan sebagai seorang perawat di ruang rawat inap melakukan pelayanan asuhan
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 2 keperawatan kepada pasien di ruang rawat inap. Tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah di ruang tersebut, oleh karena itu, meskipun seorang tenaga perawat, dia tidak serabutan bekerja di luar tugas dan tanggung jawabnya
2. Seorang tenaga Apoteker di RS “B” dengan jabatan sebagai apoteker hanya melakukan pelayanan obat sesuai dengan wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, apoteker tersebut tidak melakukan tindakan medis lain
3. Organisasi haruslah menyusun analisis jabatan dengan sebaik mungkin. Hal ini dilakukan
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumber daya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya
II. Arti Penting dan Peranan Analisis Jabatan dalam MSDM
Analisis jabatan ini menjadi penting untuk dibuat oleh seluruh organisasi. Dalam praktiknya nilai penting Analisa jabatan bagi organisasi yakni;
Pertama, untuk membagi habis seluruh tugas-tugas masing-masing divisi/unit/bagian. Hal apa saja yang harus dikerjakan, kapan dikerjakan, siapa yang mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Setiap tugas dan uraian jabatan yang diberikan haruslah mempertimbangkan beban pekerjaan. Artinya seberapa mampu setiap tenaga kerja/pekerja untuk memangku jabatan tersebut. Namun, juga harus dipertimbangkan jangan sampai beban kerja yang diberikan berkurang. Hal lain yang sebaiknya dipertimbangkan adalah mencegah agar tidak terjadi rangkap tugas antar jabatan satu dengan yang lainnya.
Kedua, memberi Batasan kepada pemegang jabatan terkait wewenang yang dapat diambil dalam suatu jabatan. Kemudian ditentukan batas-batas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dalam mengambil keputusan.
Biasanya makin tinggi suatu jabatan, maka makin tinggi dan makin besar kewenangan yang diembannya. Demikian pula sebaliknya, semakin rendah suatu jabatan maka wewenangnya relative lebih kecil dan terbatas.
Ketiga, setelah melakukan pekerjaannya kepada siapa pemegang jabatan harus bertanggung jawab. Maka haruslah ada tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukannya, dan harus dijelaskan pula kepada jabatan mana harus bertanggung jawab
Keempat, menentukan kualifikasi atau syarat-syarat untuk mengisi suatu jabatan. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan beban kerja yang diemban. Persyaratan untuk memegang suatu jabatan disesuaikan dengan beban pekerjaan, dengan mempertimbangkan kemampuan, keterampilan, kecakapan dan ketepatan dalam melakukan pekerjaan.
Kelima, untuk menentukan target pekerjaan yang harus dicapai untuk setiap jabatan yang diembannya harus ditentukan hal-hal apa saja yang
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 3 harus dicapai dalam waktu tertentu sehingga dapat dilakukan pengukuran terhadap kinerja dan produktivitas seseorang yang mengemban jabatan tersebut. Dengan kata lain, terdapat standar pencapaian atau indicator keberhasilan yang harus dicapai suatu jabatan.
Bagi sebuah organisasi termasuk pada organisasi pelayanan kesehatan penyusunan analisis jabatan ini harus dilakukan sebaik mungkin.
Peranan analisis jabatan ini menjadi penting dalam manajemen sumber daya manusia. Analisis jabatan diperlukan antara lain:
a. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja b. Menentukan besarnya upah
c. Merancang jalur karir pekerja / pegawai
d. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
e. Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Adapun nilai penting dari analisis jabatan bagi organisasi antara lain:
a. Mengetahui seberapa banyak jabatan yang ada di dalam sebuah organisasi. Misalnya : Dalam struktur organisasi RS, terdapat Unit Pelayanan Medis, Penunjang Medis, Administrasi dan keuangan, Pemasaran dan Humas, dll. Dari strutur tersebut dapat dilihat berapa banyak jabatan di dalam divisi tersebut
b. Adanya kejelasan tugas, misalnya seorang kepala keperawatan di unit rawat inap di sebuah RS, berarti tugas nya secara jelas berada membawahi seluruh rawat inap dengan tugas sebagai seorang kepala unit keperawatan
c. Adanya kejelasan wewenang, misalnya bagaimana wewenang perawat dan dokter dalam pemberian pelayanan kepada pasien d. Adanya kejelasan tanggung jawab, misalnya tanggung jawab
perawat yakni memberikan asuhan keperawatan kepada pasien sesuai dengan SOP yang berlaku
e. Untuk menentukan beban kerja masing-masing jabatan f. Untuk mengetahui persyaratan masing-masing jabatan g. Untuk menentukan target masing-masing jabatan h. Kebutuhan tenaga kerja
i. Kebutuhan rekrutmen calon karyawan III. Pengertian Analisis Jabatan
Terdapat beberapa pengertian mengenai analisis jabatan. Beberapa sumber mengatakan; Analisis jabatan atau pekerjaan menurut Faustino Car doso Gomes (1997) adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan wawancara terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dan supervisor. Sumber lain menyebutkan Analisis jabatan atau pekerjaan adalah suatu proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, kekaryawanan, dan ketatalaksanaan (Samsudin, 2006).
Analisis jabatan menurut Moekijat (2007) memiliki arti penting sebagai berikut:
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 4 a. Menilai bagaimana tantangan lingkungan memengaruhi jabatan-
jabatan perseorangan;
b. Menghapuskan syarat-syarat jabatan yang tidak diperlukan yang dapat menyebabkan diskniminasi/perbedaan dalam kesempatan kerja;
c. Menemukan unsur-unsur jabatan yang membantu atau menghalang- halangi mutu kehidupan kerja;
d. Merencanakan syarat-syarat SDM yang akan datang;
e. Menyesuaikan pelamar jabatan dengan lowongan jabatan;
f. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerjabaru dan pekerjalama;
g. Membuat rencana untuk mengembangkan potensi karyawan;
h. Menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang realistik;
b. Menempatkan karyawan-pekerjadalam jabatan-jabatan yang menggunakan kecakapan secara efektif;
c. Memberikan upah yang cukup kepada para pemegang jabatan.
Dengan demikian secara sederhana analisis jabatan adalah proses menganalisa kebutuhan suatu pekerjaan dengan cara mengumpulkan dan mengevaluasi tentang uraian pekerjaan, persyaratan suatu pekerjaan dan standar pencapaian/indicator keberhasilannya
IV. Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan
Tujuan melakukan analisis jabatan adalah untuk memudahkan organisasi dalam memetakan sumber daya sekarang dan di masa yang akan datang. Selain itu untuk memudahkan organisasi untuk mengelola SDM nya secara professional. Adapun manfaat dengan adanya Analisa jabatan yang dilakukan sebuah organisasi yakni perencanaan SDM, beban kerja, penarikan dan seleksi pegawai, pelatihan, penentuan kompensasi, penilaian kinerja dan perencanaan karir.
V. Jenis Analisa Jabatan
Analisis jabatan dapat dibedakan ke dalam empat jenis, yaitu:
a. Job Analysis for personnel specifications, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan dan seorang calon pekerjaagar dapat sukses dalam memangku suatu jabatan tertentu.
b. Job Analysis for Training Purpose, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru (untuk keperluan pendidikan dan pelatihan).
c. Job Analysis for Setting Rates, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan nilai masing-masing j abatan dalam suatu organisasi atau perusahaan sehingga dapat ditentukan tingkat upah secara adil.
d. Job Analysis for Method Improvements, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk mempermudah cara bekerja bagi tenaga kerja pada suatu jabatan atau jenis pekerjaan tertentu.
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 5 VI. Metode Analisis Jabatan
Metode yang dapat digunakan dalam menganalisis jabatan adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi merupakan metode yang paling sederhana dilakukan untuk memperoleh informasi baik langsung maupun tidak langsung tentang pekerjaan suatu jabatan. Adapun langkah-langkah dalam observasi dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yakni:
a. Dilakukan secara diam-diam mengamati pekerjaan yang dilakukan seseorang. Akan lebih baik jika pekerja yang diamati merasa bahwa dirinya tidak sedang diamati sehingga berjalan seperti biasa. Hasil pengamatan ini kemudian dicatat sebagai hari informasi awal untuk suatu pekerjaan
b. Memasang kamera tersembunyi untuk merekam aktivitas pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dalam hal ini dapat dilihat bagaimana ritme pekerjaan, apakah benar-benar sibuk atau lebih banyak bersantai dan lebih banyak waktu kosong. Kondisi ini kemudian dianalisis sehingga dapat dijadikan alat banding untuk informasi berikutnya
c. Melakukan kerjasama dengan pekerja lain untuk memantau pekerjaan yang sedang diobservasi, artinya kegiatan ini dilakukan tanpa sepengetahuannya. Hal ini menjadi penting dilakukan karena kalua sampai ketahuan maka hasilnya akan menjadi berbeda.
Hanya saja pemilihan orang yang akan dijadikan sebagai informan harus selektif sehingga informasi yang diberikan benar-benar valid.
Kelebihan metode obervasi ini adalah dapat menggali informasi pekerjaan secara aktual dan dapat memperoleh informasi dalam waktu relatif singkat. Namun terdapat kelemahan metode obervasi yakni tidak tepat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan yang intensif serta tidak mungkin digunakan untuk menganalisis pekerjaan yang berbahaya.
2. Wawancara
Cara yang kedua adalah dengan melakukan wawancara secara langsung dengan pekerja yang mengerjakannya. Wawancara merupakan cara untuk memperoleh data secara langsung dari pekerja yang bersangkutan. Dalam melakukan wawancara diperlukan Teknik agar karyawan yang diwawancarai dapat memberikan informasi yang cukup dan lengkap dengan kondisi yang sebenarnya
Kelebihan metode wawancara adaiah:
a. Dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan tidak standar.
b. Lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan metode lain Sedangkan kelemahan metode wawancara adalah:
a. Pekerja yang diwawancari cenderung tidak jujur dalam memberikan jawaban karena merasa curiga.
b. Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalahtafsirkan.
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 6 Namun kelemahan dari metode ini dapat dikurangi dengan bantuan metode lain
3. Kuesioner/angket
Penyebaran kuesioner/angket atau daftar pertanyaan yang diberikan kepada pekerja yang dituju. Hal ini dilakukan jika kesulitan dengan metode wawancara sehingga pekerja cukup diminta untuk menjawab pertanyaan yang diajukan kepadanya. Kuesioner/angket juga dapat digunakan untuk melengkapi hasil wawancara yang dirasa belum lengkap dan belum cukup informasinya atau sebagai alat pembanding. Yang perlu diperhatikan adalah dalam menyusun sebuah instrument pertanyaan dalam kuesioner/angket, pertanyaan yang diajukan haruslah jelas, lengkap dan tidak bertele-tele.
Kelebihan metode kuesioner/angket adalah:
a. Mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban.
b. Pertanyaan kuesioner/angket dapat dibuat sesuai kebutuhan.
c. Menghemat penggunaan waktu dan tenaga.
d. Informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif.
Namun terdapat kelemahan metode angket adalah:
a. Kurang produktif dalam menggunakan waktu.
b. Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan.
c. Kuesioner/angket belum tentu dapat menyelesaikan semua masalah.
d. Kurang efektif digunakan pada pekerjaperseorangan
4. Catatan Laporan
Yakni dengan cara melihat catatan atau melalui catatan laporan hasil pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Dari laporan ini dapat diketahui sebagai tambahan informasi terhadap hasil actual yang telah dilakukannya baik harian, mingguan atau pun bulanan. Dari catatan laporan tersebut dapat diperoleh informasi dan terlihat jelas aktivitas yang telah dilakukan pekerja pada periode tertentu.
5. Membandingkan pekerjaan yang sama di organisasi yang lain
Cara ini dapat dilakukan dengan membandingkan suatu pekerjaan yang sama yang dilakukan di perusahaan atau organisasi yang lain dengan jabatan dan fungsi yang sama. Hanya saja kegiatan membandingkan ini hanya sebagai tambahan untuk pengambilan keputusan. Perlu diperhatikan jenis pekerjaan yang sama dengan luasnya lingkup pekerjaan juga sama.
Cara lain yang dapat ditempuh dengan membaca dan mencari referensi atau literatur yang berkaitan dengan suatu jabatan yang dilakukan oleh berbagai organisasi pada umumnya atau misalnya organisasi di seluruh dunia. Cara ini dapat dipakai untuk memperkaya pemenuhan kebutuhan jabatan.
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 7 Dari uraian di atas, kombinasi dari beberapa cara di atas akan menghasilkan analisis jabatan yang terbaik. Kelemahan dan kekurangan metode tertentu akan dapat tertutupi dengan kekuatan dari metode yang lain. Sehingga kumpulan dari hal-hal yang terbaiklah yang akan dijadikan sebagai acuan untuk menyusun analisis jabatan yang benar.
VII. Analisis Beban Kerja
Setiap jabatan memiliki sebuah standar kerja yang harus dipenuhi.
Standar inilah yang digunakan untuk mengukur kinerja pekerja sesuai dengan jabatannya. Dan ketika dikaitkan dengan beban kerja, hal ini akan saling terkait karena beban kerja merupakan beban yang akan diemban oleh suatu jabatan sesuai dengan standar kerja yang telah ditetapkan.
Misalnya di dalam RS, untuk melayani 100 orang pasien berapa orang perawat yang diperlukan dalam memberikan pelayanan kepada 100 orang pasien.
Analisis beban kerja perlu dilakukan dan sangat bermanfaat bagi manajemen SDM, yakni:
1. Sebagai dasar utnuk merencanakan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Artinya manajemen dapat membagi waktu kerja untuk masing-masing pekerjaan dengan beban yang dimiliki. Penentuan waktu yang harus dikerjakan mengacu kepada standar penyelesaian dari pekerjaannya
2. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada, sehingga tidak ada kekurangan pekerjaan atau yang berlebihan. Baik kekurangan maupun kelebihan pekerjaan akan membuat tidak efektifnya pekerjaan itu sendiri
3. Sebagai dasar penentuan keseimbangan dalam pembagian kerja antar unit atau antar bagian di dalam organisasi
4. Sebagai dasar untuk menentukan system dan prosedur kerja
5. Sebagai dasalh satu dasar untuk menetapkan standar prestasi kerja seseorang.
6. Sebagai dasar untuk menentukan kebijakan pemberian kompensasi baik berupa gaji, bonus, insentif atau benefit lainnya
7. Sebagai dasar untuk menentukan jenjang karir, apakah diperlukan promosi, demosi atau mutase/rotasi.
8. Sebagai dasar untuk menetukan pelatihan bagi pekerja yang dirasakan masih belum mampu memenuhi beban kerjanya.
Analisis beban kerja tidak hanya berguna bagi manajemen SDM, namun dapat dijadikan pertimbangan dari sisi keuangan, yakni untuk menentukan harga pokok suatu produk atau jasa yang diperhitungkan juga dengan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk suatu jabata. Selain itu pengendalian terhadap biaya yang dikeluarkan baik untuk biaya gaji, upah, lembur atau biaya lain
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 8 VIII. Metode Analisis Beban Kerja
Menghitung beban kerja tidaklah mudah. Terkadang pekerja mengeluhkan bahwa dirinya lelah dalam pekerjaannya, terlalu banyak lembur, beban kerja tinggi. Dalam melihat beban kerja ini terdapat beberapa pendekatan atau cara mengukur beban kerja.
Cara menghitung beban kerja pekerja dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yakni :
1. Work sampling 2. Time motion study 3. Daily log
ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 9 Daftar Pustaka
Aditama, Tjandra Yoga. (2004). Manajemen Administrasi Rumah Sakit.
Edisi kedua. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Gomes, Faustino Cardoso. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Edisi Kedua. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset
Hamali, Arif Yusuf. (2016). Pemahaman Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Buku Seru
Handoko, T Hani. (2000). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Cetakan ke dua belas. Yogyakarta: BFFE
Hasibuan, Malayu. S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Cetakan ke Sembilan. Jakarta: PT Bumi Aksara
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Ilyas, Yaslis. (2013). Perencanaan SDM Rumah Sakit. Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
Kasmir. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik).
Jakarta: PT Rajagrafindo Persada Indonesia
Kurniati, Anna dan Effendi, Ferry. (2012). Kajian SDM Kesehatan Di Indonesia. Jakarta: Penerbit Salemba Medika
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Ke Tujuh. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Marwansyah. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Alfabeta CV
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Sadili, Samsudin. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Pustaka Setia.
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu,
Supomo, R dan Nurhayati, Ety. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yrama Widya.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary. (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta
