Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No. 2 Juli 2016|1 Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No. 2 Juli 2016
Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Dalam Mendukung
Proses Manajemen di Rumah Sakit Gigi dan Mulut UMY
Windi Kisdianata
1, Firman Pribadi
2, Fauziyah
31BIDDOKKES POLDA DIY Jl. Balapan No.6, Yogyakarta
2Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Jalan Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta 55183 *Penulis Korespondensi: [email protected]
Riwayat Artikel: Riwayat artikel: Diterima 12 April 2016; Direvisi 22 Mei 2016; Dipublikasikan 17 Juni 2016
ABSTRACT
Background: The hospital is one of the health-care facilities to empower the various units trained and educated
personnel in facing and dealing with medical problems for the restoration and maintenance of good health. Information technology has an important role in health care today. Where the quality of information processing is an important factor for the success of a health care institution. A good information system to support the clinical workflow in ways that will contribute to patient care better information system has 3 important role in supporting the process of health care, namely: to support the process and operation of health services, support decision-making staff and manajamen and supporting various strategies for competitive advantage. The use of hospital information system (HIS) still frequent occurrence of the failure in the implementation of an information system that can be divided into two aspects, the first is the technical aspects, the aspects related to the system itself which is the technical quality of the information system. Poor technical quality concerns still many syntax errors, errors of logic, and even misinformation. The second aspect is the non-technical aspects. Non-technical failures related to the perception of users of information systems that cause users unwilling or reluctant to use information systems that have been developed.
Methods: This study was a descriptive study with cross sectional evaluative.
Results and discussion: Determination scoring on objective criteria based on the research results with the results
obtained Gutman rule every aspect PIECES. Both categories covering aspects of information, economic, control, and service. While the medium category include the performance and efficiency that require reconsideration to repair the system.
Conclusions: Since the use of the system in UMY dental hospital , greatly aided once with this system . Using pieces
method obtained good category include aspects of information , economic , control, and service . While the medium category include the performance and efficiency.
Keywords: Management information systems, methods PIECES
PENDAHULUAN
Pelayanan kesehatan yang bermutu merujuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan dalam menimbulkan kepuasan pada diri setiap pasien. Pasien akan merasakan kepuasan jika harapan dan kebutuhannya terpenuhi. Namun, bila tidak sesuai dengan kebutuhan dan harapannya, maka yang dirasakan pasien adalahketidakpuasan.1
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.2
Untuk penunjang kinerja pelayanan rumah sakit saat ini, banyak rumah sakit yang sudah
menggunakan komputerisasi. Komputerisasi ini berpusat dalam sistem informasi. Sistem informasi digunakan oleh organisasi untuk membantu operasi organisasi menjadi lebih efisien sampai dengan perannya sebagai alat untuk memenangkan kompetisi. Selain untuk membantu operasi rutin rumah sakit agar menjadi lebih efisien, sistem informasi juga merupakan faktor pembeda kompetitif yang utama.3
Sistem informasi digunakan untuk menyediakan informasi bagi manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi.
Sistem informasi mempunyai 3 peranan penting dalam mendukung proses pelayanan kesehatan, yaitu: mendukung proses dan operasi pelayanan
kesehatan, mendukung pengambilan keputusan staf dan manajamen serta mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.3
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual, seperti model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan,pengambilan keputusan; dan suatu database.4
Sistem informasi rumah sakit (SIMRS) dapat dicirikan dengan fungsinya melalui informasi dan jenis layanan yang ditawarkan. Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan dan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat atau lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.5
Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) UMY merupakan rumah sakit khusus yang menangani masalah gigi dan mulut. Sejak berdirinya rumah sakit ini pada tahun 2008 sudah menggunakan komputerisasi sebagai alat penunjang yang dianggap sangat membantu kinerja rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan. Arah kebijakan pembangunan kesehatan adalah pencapaian visi Indonesia sehat, termasuk peningkatan status kesehatan gigi. Untuk itu perlu didukung oleh sarana pelayanan kesehatan gigi yang bermutu, efisiensi, merata dan terjangkau. Kegiatan RSGM meliputi pelayanan, pendidikan, dan penelitian. Kegiatan pelayanan meliputi pelayanan gigi primer, sekunder dan tersier dengan standar pelayanan prima serta pelayanan penunjang yang meliputi laboratorium, radiology dan laboratorium pemrosesan bahan. Kegiatan pendidikan melalui penyediaan sarana pendidikan dan latihan bagi jenjang diploma, S1, S2, dan S3 serta Sp dibidang kedokteran gigi. Kegiatan penelitian dan pengembangan diarahkan kepada kajian-kajian yang terkait dengan pengembangan ilmu kedokteran gigi, pendidikan berkelanjutan untuk meningkatkan mutu pelayanan, pengobatan yang efektif dan efisien serta centre of excellent untuk pelayanan gigi spesialistik.
Sejak awal berdirinya RSGM UMY sudah menggunkan komputerisasi sebagai alat bantu informasi, hal ini dirasakan sangat membantu pengguna dalam memberikan pelayanan kesehatan. Dari hasil evaluasi yang dilakukan oleh pihak manajemen RSGM maka pada bulan April 2014 sistem informasi manajemen (SIM) menggunakan SIM yang baru. Adanya perubahan sistem tersebut perlu diadakan
suatu evaluasi lebih lanjut untuk menangkap segala permasalahan yang ada pada SIM yang baru agar sistem baru yang diterapkan akan lebih baik.
Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk menentukan kualitas (nilai dan arti) daripada sesuatu, berdasarkan pertimbangan dan kriteria tertentu untuk membuat suatu keputusan.
Evaluasi merupakan komponen penting dan tahap yang harus ditempuh untuk mengetahui keefektifan sesuatu hal. Hasil yang diperoleh dapat dijadikan umpan balik (feed-back) dalam memperbaiki dan menyempurnakan program dan kegiatan pembelajaran.6
Salah satu metode evaluasi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja suatu sistem adalah metode PIECES. Metoda PIECES terdiri dari Performance, Information/Data, Economic, Control/Security,Efficiency, Service.7
Peneliti menggunakan metode ini dalam mengevaluasi SIM RSGM UMY karena metode tersebut mengarah kepada persepsi pengguna. Pengguna dalam sistem ini meliputi operator komputer dari setiap unit. Metode ini juga dapat digunakan untuk mengevaluasi bermacam-macam prosedur operasional dalam sebuah organisasi, perusahaan, institusi terkait, maupun lembaga pemerintahan. Hasil analisa menggunakan metode PIECES berupa penilaian mengenai kelebihan dan kekurangan dari SIM RSGM UMY. Berdasarkan uraian diatas didapatkan rumusan masalah penelitian yaitu Bagaimana kinerja Sistem Informasi Manajemen dalam mendukung proses manajemen di Rumah Sakit Gigi dan Mulut UMY yang dievaluasi dengan metode PIECES?
BAHAN DAN CARA
Jenis Penelitian adalah penelitian deskriptif evaluatif dengan pendekatan cross sectional. Obyek yang diteliti adalah sistem informasi yang sedang berjalan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut UMY. Subyek yang diamati adalah semua orang yang berkaitan dengan system informasi mulai dari manajemen, sampai operator atau pelaksana.Pengambilan sampel penelitian diambil berdasarkan tabel krejcie.8
Jumlah populasi yang diambil sebanyak 250 orang, sehingga didapatkan jumlah sampel 152 orang yang kemudian diambil berdasarkan kriteria inklusi dan kriteria eksklusi. Instrumen Penelitian menggunakan kuesioner yang disusun berdasarkan metode PIECES, yang terdiri dari Performance (analisis kinerja), Information (analisis informasi), Economic (analisis ekonomi), Control (analisis keamanan), Efficiency (analisis efisiensi), Service (analisis layanan) dan wawancara untuk mengetahui permasalahan, kelebihan dan kekurangan. Kuesioner dilakukan uji validitas dengan Bivariate Pearson (Produk Momen Pearson). Analisis ini dengan cara mengorelasikan masing-masing skor item dengan skor total, skor total adalah penjumlahan dari keseluruhan item. Jika p. Value ≤ taraf sig. 0,05 maka instrumen item-item pertanyaan berkorelasi signifikan terhadap skor total dinyatakan valid. Jika p. Value > taraf sig. 0,05 maka instrumen atau item-item pertanyaan berkorelasi signifikan terhadap skor total
dinyatakan tidak valid dan dilanjutkan dengan uji reliabilitas menggunakan SPSS. Suatu kuesioner dikatakan reliable atau handal jika jawaban seseorang terhadap pernyataan adalah konsisten atau stabil.Suatu konstruk atau variabel dinyatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha> 0,70. Setelah dilakukan uji tersebut kuesioner siap digunakan untuk mengumpulkan data. Pengumpulan data didapat dari hasil pengisian kuesioner yang menggunakan skala likert tentang persepsi responden terhadap SIMRS di RS Gigi dan Mulut UMY. Data didapat juga dari observasi terhadap perangkat keras dalam sistem informasi manajemen baik secara individu maupun terkait dalam jaringan. Setelah data didapatkan, diuji dngan uji kualitatif. Uji kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif dapat dilakukan dengan editing,coding dan entry.9
Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif untuk data kuantitatif dan "content analysis" untuk data kualitatif, yaitu metode analisis dengan menilai kinerja sistern informasi tentang bagaimana pendapat karyawan tentang SIM yang sedang berjalan. Data tentang bagaimana kinerja SIMRS berdasarkan PIECES dianalisis dengan bantuan SPSS for windows. Data disajikan dalam bentuk distribusi frekuensi. Hasil dari penelitian ini kemudian dibandingkan dengan standar kualitas system informasi. Setelah didapatkan data dari persepsi pengguna maka pendapat pengguna tersebut dipakai sebagai masukan untuk perbaikan SIM yang sedang berjalan.
HASIL
Persepsi pengguna berdasar aspek performance yang meliputi 6 kategori didapatkan hasil sebagai berikut, kategori pertama persepsi pengguna tentang banyak data yang dihasilkan oleh SIM sebanyak 35,5% responden merasa sudah banyak mendapatkan data output dari SIM RS, namun sebesar 6,6% responden masih merasa kemampuan dari data output SIM RS sangat sedikit sehingga masih perlu ditingkatkan lagi. Kategori kedua persepsi pengguna tentang kecepatan sistem informasi sebanyak 50% responden merasa kecepatan SIM sudah cepat dan hanya 0,7% responden yang menganggap kecepatan SIM masih lambat. Kategori ketiga persepsi pengguna tentang kecocokan fungsi kerja dari sistem informasi sebanyak 53,3% responden merasa cocok. Kategori keempat persepsi pengguna tentang kemudahan sistem untuk dipahami pengguna sebanyak 46,7% responden merasa SIM mudah dipahami dan sebanyak 1,3% responden masih merasa SIM sangat sulit dipahami. Kategori kelima persepsi pengguna tentang kelengkapan fungsi kerja yang dilakukan sistem sebanyak 40,8% responden merasa bahwa fungsi kerja SIM agak lengkap dan sebanyak 2,6% responden merasa SIM sangat tidak lengkap, dan kategori kelima persepsi pengguna tentang banyaknya kerusakan yang terjadi dari sistem sebanyak 36,8% responden merasa kerusakan yang terjadi agak banyak dan hanya sebanyak 2% responden yang menganggap kerusakan yang terjadi dari sistem sangat sedikit.
Persepsi pengguna berdasar aspek information dikategorikan menjadi 4 kategori. Pertama persepsi pengguna tentang ketelitian dalam proses komputerisasi sistem sebanyak 48,7% responden merasa sistem sudah teliti dan hanya 0,7% responden yang merasa SIM sangat tidak teliti. Kategori kedua persepsi pengguna tentang kesesuaian informasi yang dihasilkan dengan kebutuhan sebanyak 51,3% responden merasa kesesuaian informasi sudah sesuai dengan kebutuhan responden dan sebanyak 2,6% responden merasa informasi yang dihasilkan sangat tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Kategori ketiga persepsi pengguna tentang kesesuaian tampilan informasi dengan kebutuhan sebanyak 58,6% responden merasa tampilan sudah sesuai dan hanya 2,6% responden yang merasa tampilan informasi sangat tidak sesuai dengan kebutuhan dan kategori keempat persepsi pengguna tentang kemudahan data yang diakses sebanyak 52,6% responden merasa mudah dan hanya 0,7 responden yang merasa data yang diakses SIM sangat sulit.
Persepsi pengguna berdasar aspek economic hanya ditanyakan pada kelompok manajemen karena mereka yang lebih mengetahui tentang perencanaan dan kemungkinan pengembangan sistem kedepan baik itu sumber daya manusia maupun dana yang dibutuhkan. Kelompok yang lain hanyalah pelaksana dan hanya menerima saja hasil pengembangan program. Kategori pertama dalam aspek ekonomik adalah persepsi pengguna tentang kemungkinan pengembangan program yaitu sebanyak 75% dari bagian manajemen merasa pengembangan sistem sangat perlu sekali. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan pengguna dan perkembangan zaman. Kategori kedua tentang persepsi pengguna tentang banyaknya dana yang diperlukan dalam pengembangan sistem yaitu sebanyak 75% manajemen merasa sistem memerlukan biaya yang banyak dan 25% merasa sangat banyak, hal ini berkaitan dengan kesiapan anggaran yang dibutuhkan untuk pengadaan dan penggunaan SIM. Kategori yang ketiga adalah deskripsi persepsi pengguna tentang sumber daya manusia dalam mendukung sistem informasi pada manajemen memiliki penilaian yang berbeda-beda, sebesar 25% manajemen menganggap sumber daya manusia pengguna SIM tidak mendukung sistem informasi karena sampai saat ini manajemen merasa pengguna belum memaksimalkan fasilitas yang ada di SIM. Sebesar 25% manajemen menganggap sumber daya manusia sebagai pengguna mendukung, sebanyak 25% mendukung sekali, dan sebanyak 25% sangat mendukung sekali.
Persepsi pengguna berdasar aspek control. Kategori pertama adalah persepsi pengguna tentang batasan akses yang dipakai sistem yaitu sebanyak 43,4% responden merasa batasan akses yang dipakai sistem sudah sesuai dan hanya sebanyak 1,3% responden merasa batasan akses yang dipakai sistem sangat tidak sesuai. Kategori yang kedua persepsi pengguna tentang jaminan keamanan data didapatkan hasil bahwa sebanyak 42,8% responden merasa sitem sudah aman, karena setiap pengguna dibekali pasword
masing-masing untuk log in sesuai kebutuhan dan pasword dapat diganti sewaktu-waktu oleh pemilik akun untuk menambah keamanan akun tersebut dan hanya 4,6% responden merasa sitem sangat tidak aman.
Persepsi pengguna berdasar aspek efficiency juga dibedakan dalam beberapa kategori diantaranya adalah kategori pertama persepsi pengguna tentang usaha pengguna untuk mempelajari dan mengoprasikan sistem didapatkan hasil sebanyak 51,3% responden merasa mudah dalam usaha untuk mempelajari dan mengoperasikan sistem dan hanya 2% responden yang merasa sangat sulit dalam mempelajari dan mengoperasikan sistem. Kategori kedua adalah persepsi pengguna tentang kemudahan mencari dan membetulkan kesalahan yang ada pada sistem sebanyak 31,6% responden merasa sulit untuk mencari dan membetulkan kesalahan yang ada pada sistem dan hanya 1,3% responden yang merasa sangat mudah dalam mencari dan membetulkan kesalahan yang ada pada sistem. Kategori ketiga persepsi pengguna tentang fungsi sistem untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan hanya ditanyakan pada kelompok manajemen karena mereka yang bertugas untuk melakukan pengambilan keputusan dengan memanfaatkan segala informasi yang tersedia dan didapatkan hasil manajemen merasa fungsi sistem untuk membantu dalam pengambilan keputusan adalah sebanyak 25% sitem agak membantu, 25% membantu, 25% membantu sekali, dan 25% sangat membantu sekali. Kategori keempat persepsi pengguna tentang fungsi sistem dalam membantu proses kerja secara efektif dan efisien hanya ditanyakan pada kelompok manajemen dan hasilnya sebanyak 75% manajemen merasa sistem sudah membantu sekali dalam hal membantu proses kerja secara efektif dan efisien. Sebanyak 25% manajemen merasa sistem agak membantu proses kerja secara efektif dan efisien.
Persepsi pengguna berdasar aspek service dibedakan dalam beberapa kategori juga, kategori yang pertama persepsi pengguna tentang adanya pelatihan tentang sistem informasi yaitu sebanyak 38,8% responden mengatakan pelatihan yang sudah pernah diberikan sudah membantu dan sebanyak 5,9% responden mengatakan pelatihan yang pernah diberikan tidak membantu. Kategori kedua persepsi pengguna tentang kemudahan dalam input data sebanyak 53,9% resonden merasa mudah untuk input data kedalam sistem, dengan tampilan, bahasa, dan keperluan dari masing-masing responden tidak mendapat kesulitan. Kategori ketiga persepsi pengguna tentang kemudahan dalam mengakses data sebanyak 51,3% responden merasa mudah dalam mengakses data. Sebanyak 1,3% responden masih merasa sangat sulit dalam mengakses data karena beberapa responden menginginkan data yang dapat diakses sendiri bisa lebih lengkap seperti semua input tindakan pasien oleh mahasiswa koas dapat diakses.
Evaluasi sistem informasi manajemen di RSGM UMY dilakukan dengan angket kuesioner yang disusun dengan menerjemahkan konsep PIECES dari Whitten, sehingga didapatkan hasil sebagai berikut diatas.7
Kuesioner berisikan berbagai pertanyaan yang diajukan kepada responden pengumpulan data atau sampel dalam suatu penelitian atau survei. Jumlah pertanyaan yang dimuat cukup banyak sehingga diperlukan skoring untuk memudahkan dalam proses penilaian dan akan membantu dalam proses analisis data yang telah ditemukan. Penentuan skoring pada kriteria obyektif hasil penelitian berpedoman pada aturan Gutman.10
Hasil didapatkan sebagai berikut:
Tabel 1. Batasan Indeks untuk Kategori Kategori Batas Indeks
Tidak Baik 1-2,33
Sedang 2,34-3,67
Baik 3,68-5
Berdasarkan tabel 1 diketahui skor 1 - 2,33 dengan kategori tidak baik, skor 2,34 – 3,67 dengan kaegori sedang, dan skor 3,68 – 5 dengan kategori baik.
Selanjutnya dilakukan penentuan skoring dan kategori terhadap setiap aspek yang terdapat dalam PIECES. Tabel 2. Hasil Kategori
No Aspek PIECES Rata-Rata Kategori
1 Performance 3,45 Sedang 2 Information 3,68 Baik 3 Economic 4,08 Baik 4 Control 3,75 Baik 5 Efficiency 3,33 Sedang 6 Service 3,82 Baik
Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No. 2 Juli 2016|1 Berdasarkan tabel 2, diketahui bahwa sistem
informasi manajemen RSGM UMY dengan menggunakan metode PIECES memiliki kategori baik. Aspek
information, economic, control, service memiliki kategori baik. Sedangkan performance dan efficiency memiliki kategori sedang.
PEMBAHASAN
Sistem informasi adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.11
Penerapan sistem informasi dalam organisasi menjadi satu bagian yang terpenting dalam pengembangan kemampuan sumber daya manusia perusahaan. Kehadiran sistem informasi telah memberikan banyak pengaruh terhadap sebuah organisasi, bukan hanya organisasi namun pengaruh tersebut meluas hingga proses bisnis dan transaksi organisasi, namun apakah semua sistem informasi yang diterapkan pada organisasi dapat dikategorikan berhasil? Lalu bagaimana organisasi dapat mengetahui keberhasilan sistem informasi yang diterapkan dan bagaimana membuat sistem informasi menjadi sukses?
Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah tercapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. Tujuan mengevaluasi sistem informasi adalah untuk menilai kemampuan teknis dari sebuah sistem informasi dan menilai keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan operasional sistem informasi.12
Salah satu metode evaluasi sistem informasi adalah metode PIECES, metode inilah yang digunakan penulis untuk mengevaluasi SIM RSGM UMY. PIECES adalah metode yang dapat mengklasifikasikan dari sebuah masalah, peluang, dan arahan yang seharusnya dapat dilakukan. Dengan memakai metode ini, maka dapat dihasilkan hal-hal baru yang dapat menjadi pertimbangan dan perkembangan sistem.
Metode PIECES dalam penerapanya dapat dilakukan kepada pengguna sistem. Pengguna yang terlibat yaitu bagian manajemen, mahasiswa, dosen, serta karyawan. Bagi pengguna yang diminta sebagai responden, diharap mampu memberikan gambaran tentang sistem.
Penelitian ini menggunakan metode PIECES yang mewakili dari sebuah kategori, yaitu “P” adalah kebutuhan untuk meningkatkan performance. “I” adalah kebutuhan untuk meningkatkan Informasi data. “E” adalah kebutuhan untuk meningkatkan ekonomi atau biaya. “C” adalah kebutuhan untuk meningkatkan control maupun keamanan. “E” adalah kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dari kegiatan setiap orang maupun proses yang ada. “S” adalah kebutuhan untuk meningkatkan service kepada pasien.
Performance
Membahas aspek performance tidak lepas dari kriteria-kriteria yang ada didalamnya. Aspek performance terdiri dari troughput, respon time, audabilitas, kelaziman komunikasi, kelengkapan dan toleransi kesalahan.
Sistem yang ada di RSGM UMY dari kelengkapan data yang diberikan menurut responden sudah banyak sebesar 35,5% namun masih ada sebesar 6,6% merasa masih sangat sedikit. Responden ingin fitur di sistem dapat ditambah, misalnya dalam mencari history data pasien lebih lengkap sehingga dapat memudahkan pengguna dalam menyelesaikan tugas tanpa harus menunggu dan melibatkan bagian lain.
Kecepatan dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menunjang kinerja. Di RSGM UMY 50% pengguna merasa sistem kerja dari sistem sudah cepat. Dengan adanya komputer yang sesuai kemajuan zaman, hanya 0,7% merasa komputer sangat lambat. Kecepatan dari sebuah komputer kedepannya bisa selalu dievaluasi karena berkaitan dengan bertambahnya data yang harus disimpan dan diolah, jangan sampai kurangnya kemampuan server karena dipengaruhi oleh banyaknya data yang masuk.
Standar yang dinginkan terhadap fungsi kerja dari setiap pengguna berbeda-beda, hasil menunjukkan 53,3% responden merasa cocok dan hanya 1,3% merasa sangat tidak cocok. Dapat dilihat bahwa fungsi kerja rata-rata sudah sesuai standar. Dimana pengguna merasa cocok dan dimudahkan dalam pekerjaannya masing-masing. Ketidak cocokan muncul karena banyaknya pengguna yang berbeda-beda dasar dari suatu standar.
Pemahaman terhadap sistem 46,7% merasa mudah dipahami dan hanya 1,3% yang merasa sangat sulit memahami. Pemahaman disini berisi tentang pandangan pengguna dari pilihan menu yang ada, bahasa yang digunakan, dan lain-lain. Perpaduan bahasa kedokteran, bahasa Inggris, dan bahasa Indonesia masih banyak ditemukan dalam sistem sehingga pengguna harus mampu menerjemahkan bahasa yang ada. Keanekaragaman bahasa yang digunakan dalam sistem menyebabkan sebagian responden masih merasa bingung dalam input tindakan, seperti saat input diagnosa ada yang menggunakan karies superfisial dan ada yang caries media.
Tampilan menu yang ada terkadang belum dimanfaatkan sepenuhnya oleh pengguna karena kurangnya tingkat pemahaman dari pengguna, sehingga perlu diadakan pembelajaran yang lebih tentang SIM oleh pengguna.
Kelengkapan fungsi kerja yang dilakukan oleh SIM sebanyak 40,8% respoden merasa bahwa fungsi kerja SIM agak lengkap dan sebanyak 2,6 % responden merasa sangat tidak lengkap. Untuk memindahkan data dari sistem ke program lain pengguna merasa kesulitan dikarenakan layanan dalam sistem tidak tersedia. Sistem yang ada baiknya bisa dilengkapi dengan export ke aplikasi yang lain, sehingga pengguna dapat memperoleh data dalam bentuk yang diinginkan. Karyawan rekam medis mengeluhkan kesulitan dalam edit data pada saat akan mencetak karena tidak dilengkapi fasilitas Export ke Exel. Hal ini
menunjukkan performa dari sistem harus dapat ditingkatkan secara maksimal.
Kendala yang sering terjadi pada suatu sistem merupakan hal yang biasa terjadi. Namun intensitas dari kendala sistem ini yang harus diperhatikan. Apakah sering terjadi atau tidak. Sebanyak 36,8% pengguna memilih agak banyak kerusakan yang terjadi dan 2% yang memilih sangat sedikit. Kendala dari kerusakan sistem dapat menghambat kinerja dari pengguna. Error sistem atau loading data yang lama merupakan masalah yang sering terjadi. Walaupun masalah ini dapat tertangani, tetapi tidak bisa dibiarkan agar tidak terulang kembali. Pengecekan dan perawatan dari sistem hendaknya selalu dilakukan secara berkala.
Information
Akurasi dan relevansi data, penyajian informasi sudah sesuai dengan kebutuhan serta kemudahan akses data merupakan kriteria yang ada dalam aspek infromation. Informasi didapat untuk mengembangkan data yang sudah ada untuk menunjang kinerja pengguna.
Ketelitian komputer merupakan hal yang penting karena ketelitian komputer mempengaruhi ketelitian dalam mengolah data. Pengguna sebanyak 48,7% merasa sudah teliti dan 0,7% merasa sangat tidak teliti. Dengan sistem yang baik, maka ketelitian bisa diperoleh dan mempercepat pengolahan data.
Sebanyak 51,3% responden merasa informasi yang dihasilkan sistem dengan yang dibutuhkan sesuai dan 2,6% responden merasa sangat tidak sesuai informasi yang dihasilkan sistem dengan kebutuhan. Kesesuaian diperoleh dari keinginan pengguna dalam memperoleh data yang dibantu oleh sistem. Karyawan rekam medis mengeluhkan kesulitan untuk pelaporan kunjungan pasien baru dan pasien lama karena untuk searching filternya kurang spesifik, sehingga menyarankan ditambah tanggal lahir pasien untuk searching filternya.
Tampilan sistem menjadi daya tarik dari sebuah sistem. Warna tampilan, bentuk tulisan, dan pilihan menu merupakan dasar dari tampilan sistem. Hasil menunjukkan sebanyak 58,6% responden merasa sesuai dan 2,6% responden merasa sangat tidak sesuai. Kesalahan yang sering terjadi dari masing-masing pengguna adalah kurang ketelitian dalam menggunakan sistem dengan menggunakan account orang lain. Untuk menghindari hal tersebut, tampilan harus bisa lebih memberikan ciri yang membedakan dari setiap pengguna. Dosen menyarankan untuk tampilan dibuat lebih menonjolkan bahwa itu account kita, misalnya seperti kalau kita buka yahoo mail, disana ada tampilan “hey, (nama)” setelah log in.
Untuk kemudahan akses diperoleh 52,6% pegguna merasa mudah dan 0,7% merasa sangat sulit. Kemudahan akses data dalam sistem dirasakan pengguna sudah sesuai. Pangguna tidak melihat batasan akses menghambat kinerja mereka. Data diperoleh sudah sesuai dengan wewenang dari setiap pengguna. Economic
Ekonomi merupakan dasar yang penting. Maju atau mundurnya suatu usaha dipengaruhi oleh
ketepatan dalam menangani tingkat ekonomi. Sistem informasi diharapkan mampu memberikan manfaat agar instansi mampu bersaing. Dalam mengolah informasi juga diperlukan biaya, pengelolaan, penyimpanan, dan sumber daya yang mampu mendukung terpenuhinya kebutuhan informasi.13
Pengembangan program merupakan salah satu penunjang untuk meningkatkan kinerja. Kinerja yang baik maka dapat menghasilkan banyak keuntungan, termasuk dari bidang ekonomi. Sebanyak 75% jajaran manajemen merasa sangat perlu sekali dalam pengembangan sistem. Adanya kendala dalam penggunaan sistem, sumber daya yang belum bisa memaksimalkan sistem, dan kemajuan teknologi membuat sistem harus selalu dikembangkan.
Manajemen sudah menganggarkan biaya untuk selalu mengembangkan sistem. Biaya memang tidak sedikit, tetapi dengan adanya sistem maka kinerja akan meningkat, tentunya dapat meningkatkan pula dari segi ekonomi. Sebanyak 75% manajemen merasa bahwa banyak dana yang diperlukan dalam pengembangan sistem.
Latar belakang pemahaman sistem di RSGM UMY bervariasi dari setiap pengguna. Maka sumber daya manusia yang ada hendaknya mampu menggunakan atau menjalankan sistem. Kemampuan pengguna berpengaruh kepada kinerja pengguna itu sendiri. Jumlah yang ada sudah mendukung dalam kinerja. Walaupun jumlah yang ada harus mampu mengatasi kesulitan semua pengguna yang ada. Untuk mengurangi masalah pemahaman dari pengguna harus ada pelatihan yang lebih agar pengguna mampu memanfaatkan sistem sebaik-baiknya.
Manajemen memiliki variasi pendapat tentang sumber daya manusia yang ada di RSGM untuk mendukung sistem informasi. Sebanyak 25% manajemen mengatakan mendukung, mendukung sekali 25%, sangat mendukung sekali 25% serta merasa tidak mendukung sebanyak 25%. Secara garis besar manajemen sudah merasa cukup sumber daya manusia yang ada di RSGM untuk mengontrol SIM, hanya saja pengguna kadang kesulitan karena mereka belum maksimal menggunakan sistem, padahal manajemen sudah memberikan layanan sistem secara maksimal. Control and Security
Kontrol dan keamanan dari suatu sistem sebaiknya harus diperhatikan, karena data dalam sistem yang ada terutama di RSGM UMY bersifat sangat rahasia. SIM RSGM UMY menyimpan sebagian dari rekam medis pasien yang sifatnya rahasia, hal ini sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran dan diatur dalam UU Republik Indonesia yang mengatakan bahwa Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau dokter gigi dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan, maka kewajiban dokter maupun pengguna dari sistem, harus mampu menjaga kerahasiaan data.14, 15
Kemampuan sistem di RSGM UMY berkaitan dengan kontrol dan keamanan sudah sesuai. Sebanyak 43,4% merasa sesuai dan 1,3% merasa sangat tidak
sesuai. Batasan-batasan akses pada sistem ditujukan sesuai dengan keperluan dari pengguna. Jika ada perubahan atau kesalahan hanya mampu dilakukan oleh pihak yang berwewenang. Sebanyak 1,3% merasa tidak sesuai karena ingin melebihi batasan akses dan langsung mengatasi kendala yang ada.
Sistem sudah dilengkapi dengan password sesuai kehendak pengguna. Kendala yang sering terjadi yaitu human error. Masalah ini sering terjadi karena sistem log in dan log out. Pengguna sering lupa untuk mengatur sistem ini. Sebanyak 42,8% merasa aman dan 4,6% merasa sangat tidak aman terhadap sistem untuk menjamin data. Kedisiplinan dari pengguna hendaknya lebih ditingkatkan agar kejadian seperti ini tidak sering terulang.
Efficiency
Dalam mempelajari, mengoperasikan, dan menginterpretasikan output suatu program serta mengatasi kesalahan pada sebuah program merupakan usaha untuk menekan efisiensi. Efisiensi dapat diperoleh ketika faktor-faktor yang lain seperti performance, information, economyc, control sudah terpenuhi.
Sebanyak 51,3% pengguna merasa mudah dan 2% merasa sangat sulit untuk mempelajari dan mengoprasikan sistem. Sistem yang ada sudah mendukung kinerja dari pengguna. Proses kerja yang dibantu sistem mampu meningkatkan efisiensi dari pengguna. Pengguna tidak harus bekerja ekstra dalam hal memperoleh data atau mengolah data.
Mencari dan membetulkan kesalahan pada sistem masih harus diperhatikan. Didukung dengan 31,6% merasa sulit dan 1,3% merasa sangat mudah. Koreksi kesalahan memiliki kendala berbeda-beda dari setiap pengguna. Pengguna merasa sudah cukup dengan sistem koreksi melalui bagian terkait. Namun ada pula yang merasa dibebankan dengan melalui bagian lain. Pengguna berharap mampu mengkoreksi kesalahan secara langsung.
Pengambilan keputusan dapat didukung oleh data-data dari sistem. Maka sistem yang ada harus akurat dan berintegrasi dalam memberikan informasi. Terdapat variasi pendapat dari bagian manajemen, 25% sangat membantu sekali, 25% membantu sekali, 25% membantu, dan 25% agak membantu. Keputusan manajemen dalam mengambil keputusan biasanya disertai dengan dasar data yang ada dari sistem. Namun terkadang sistem belum mampu membantu secara keseluruhan dalam pengambilan keputusan.
Sistem sampai saat ini mampu untuk menunjang kinerja agar lebih efektif dan efisien. Didukung dengan 75% responden manajemen merasa membantu sekali dan 25% merasa agak membantu dalam efektifitas dan efiseiensi kinerja.
Service
Kepuasan pelanggan merupakan keberhasilan dari sistem. Maka sistem harus secara akurat, benar, cepat, serta mampu dipahami pengguna.
Menjaga akurasi dalam mendapatkan informasi maka harus menyamakan persepsi antar pengguna.
Pelatihan dalam menggunakan sistem merupakan hal dasar untuk menyamakan persepsi pengguna. Sebanyak 38,8% merasa membantu dan 5,9% merasa tidak membantu tentang pelatihan dari sistem. Pengguna mendapatkan pelatihan pada saat awal implementasi sistem. Jika ada kesulitan pengguna secara personal bisa ke bagian admin sistem untuk mempelajari.
Kemudahan dalam input maupun akses data dalam sistem adalah bagian dari pelayanan yang diberikan dari sistem. Sebanyak 53,9% merasaa mudah untuk kemudahan input data dan 51,3% merasa mudah untuk akses data. Semakin mudah pengguna dalam menggunakan sistem maka aspek service dari sistem semakin baik dan penangkapan data oleh pengguna lebih akurat dan lengkap.
Evaluasi terhadap aspek service juga dilengkapi dengan wawancara mendalam terhadap bagian manajemen. Manajemen mengatakan “Rencana kedepan kami akan mempersiapkan rekam medis elektronik, yang pastinya berhubungan dengan sistem informasi, jadi kelengkapan data harus bisa secara lengkap dan jelas”. RSGM UMY adalah sebuah rumah sakit khusus gigi dan mulut yang diwajibkan menyelenggarakan rekaman atau catatan dari segala pelayanan yang diberikan kepada pasien yang disebut rekam medis. Rekam medis adalah rekaman mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh setra memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya.16
Cepatnya kemajuan jaman juga memaksa kemajuan teknologi untuk terus berkembang untuk membantu pekerjaan manusia pada umumnya. Termasuk sistem informasi manajemen ini juga mendapat tuntutan yang lebih kompleks untuk dapat mencakup semua aspek termasuk rekam medis pasien dapat diinput keseluruhan dalam sistem, sehingga untuk kebutuhan efektif dan efisien dalam bekerja dapat terpenuhi.
Evaluasi sistem informasi manajemen di RSGM UMY dilakukan dengan angket kuesioner yang disusun dengan menerjemahkan konsep PIECES dari Whitten.7
Jumlah pertanyaan yang dimuat dalam kuesioner cukup banyak sehingga diperlukan skoring untuk memudahkan dalam proses penilaian dan akan membantu dalam proses analisis data yang telah ditemukan. Penentuan skoring pada kriteria objektif hasil penelitian berpedoman pada aturan Gutman dengan didapatkan hasil setiap aspek dalam PIECES yaitu aspek information, economic, control, dan service memiliki kategori baik, sedangkan performance dan efficiency memiliki kategori sedang.10
Secara keseluruhan sistem informasi manajemen RSGM UMY dengan menggunakan metode PIECES memiliki kategori baik.
Performance sistem informasi manajemen RSGM UMY masih perlu ditingkatkan seperti kelengkapan data yang diberikan oleh sistem dan penambahan fitur misalnya dalam mencari history data
pasien lebih lengkap sehingga dapat memudahkan pengguna dalam menyelesaikan tugas tanpa harus menunggu dan melibatkan bagian laindan fitur Export ke program lain juga perlu ditambahkan. Peningkatan kecepatan dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menunjang kinerja. Keseragaman penggunaan bahasa seperti diagnosa dalam sistem juga harus diperhatikan. Secara keseluruhan performa dari sistem harus dapat ditingkatkan secara maksimal. Efficiency dalam sistem informasi manajemen RSGM UMY juga perlu ditingkatkan. Efisiensi dapat diperoleh ketika faktor-faktor yang lain seperti performance, information, economyc, control sudah terpenuhi. KESIMPULAN
Sejak penggunaan sistem di RSGM UMY, sangat dibantu sekali dengan adanya sistem ini. Kemudahan dalam menggunakan dapat membantu kinerja dari setiap pengguna. Penentuan skoring pada kriteria obyektif hasil penelitian berpedoman pada aturan Gutman dengan didapatkan hasil setiap aspek dalam PIECES. Kategori baik meliputi aspek information, economic, control, dan service. Sedangkan kategori sedang meliputi performance dan efficiency.
DAFTAR PUSTAKA
1. Azwar, A. 1996. Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 2. Siregar, Charles. JP.2004. Farmasi Rumah Sakit
Teori dan Penerapan Cetakan I, Jakarta: EGC. 3. Obrien, James. 2006. Introduction to information
Systems. New York: The McRraw-Hill Companies. 4. Gaol, Chr. Jimmy. 2008. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: Grasindo.
5. Winter, et al., 2001. Strategic information management plans: the basis for systematic information management in hospitals.
International Journal of Medical Informatics 64 (2001) 99–109.
6. Arifin, Zainal. 2012. Evaluasi Pembelajaran. Bandung: Remaja Rosdakarya.
7. Whitten, Bentley, Barlow. 2007. System Analysis and design Methods. New York: The McRraw-Hill Companies.
8. Setiawan, Nugraha. 2007. Penentuan ukuran Sampel Memakai Rumus Slovin dan Tabel Krejcie-Morgan: Telaah Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Universitas Padjadjaran.
9. Soendari, T. 2013. Metode Penelitian Deskriptif. Fakultas Ilmu Pendidikan. Universitas Pendidikan Indonesia.
10. Guttman, L. 1944. A Basic for Scaling Qualitative Data. American Sociological Review, 91, 139-150. 11. Singarimbun, Masri dan Sofian E. 2011. Metode
Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES.
12. Tullah R & Hanafri M I. 2014. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Pada Politeknik LP3I Jakarta DenganMetode Pieces.Jurnal Sisfotek Global: 2088 – 1762 Vol. 4 No. 1.
13. Riana, Apit. 2006. Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Ditinjau dari Aspek Persepsi Pengguna dalam Mendukung Prosses Manajemen di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Semarang .Universitas Dipenegoro. 14. Peraturan Pemerintah No 10 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran tahun 1966.
15. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 pasal 47 ayat 2tahun 2004 tentang Praktik kedokteran.
16. Nuryati & Widayanti. 2015. Evaluasi Implementasi Sistem Electronic Health Record (EHR) di Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada Berdasarkan Metode Analisis PIECES. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1.
