BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Pelaksanaan kerja magang dilakukan di PT Bina Media Tenggara (The Jakarta Post) yang berlokasi di Jl. Palmerah Barat No. 142-143, Jakarta. Pada kesempatan pelaksanaan kerja magang penulis ditempatkan di departemen bisnis pada divisi marketing di bawah bimbingan Bapak Sanrais selaku Chief Sales Officer dan Ibu Antia Savira selaku Senior Marketing. Selama praktik kerja magang, penulis diberikan tugas dan diawasi langsung oleh Ibu Antia Savira. Selain itu beberapa tugas juga dikoordinasikan langsung dengan divisi lain diantaranya divisi sales, divisi editorial, divisi Graphic Design, dan divisi IT.
Senior Marketing di PT Bina Media Tenggara (The Jakarta Post) membimbing penulis untuk mengenal sistem platform yang akan digunakan selama menyelenggarakan online event, melibatkan penulis dalam pembahasan ide untuk perencanaan kegiatan online event, dan mengarahkan penulis untuk terlibat dan berinteraksi langsung baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Selama menjalankan program magang penulis tidak hanya berkoordinasi dengan departemen bisnis saja melainkan juga dengan departemen lain. Hal ini disebabkan karena penulis dituntut untuk berpartisipasi dalam menyukseskan kegiatan event marketing yang sedang dan akan diselenggarakan oleh PT Bina Media Tenggara (The Jakarta Post).
Ibu Antia Savira selaku pembimbing lapangan mengizinkan penulis untuk berkoordinasi langsung dengan divisi lain dengan tujuan agar alur komunikasi lebih singkat dan dapat berbaur dengan seluruh tim yang terlibat. Sehingga pada saat pelaksanaannya penulis berkoordinasi langsung dengan divisi sales dalam pembuatan report setiap webinar, dengan divisi editorial dalam hal yang berkaitan dengan wording, newsletter dan Terms of Reference (TOR), dengan divisi Graphic Design untuk keperluan desain visual poster dan e-certificate, serta dengan divisi IT dalam proses verifikasi dan aktivasi digital premium subscription pihak eksternal.
Berikut terdapat gambaran mengenai struktur koordinasi utama dalam pelaksanaan online event di The Jakarta Post :
Gambar 3.1 Struktur Koordinasi Utama Online Event di The Jakarta Post Sumber: The Jakarta Post
Pada struktur tersebut, Ibu Esther selaku Deputy Managing Editor berperan sebagai ketua pelaksana dan penanggung jawab kegiatan online event di The Jakarta Post. Ibu Esther memegang kendali penuh dalam pembuatan terms of reference (TOR). Selain itu, Ibu Esther akan berkoordinasi bersama tim sales untuk mengurus kebutuhan klien dan pembicara. Tim sales membuat timeline promosi yang sudah disepakati bersama pihak klien atau sponsor. Tim graphic design membuat desain materi promosi. Tim marketing mengatur pemasaran event di berbagai platform dan membuat laporan event. Tim social media mempromosikan event di berbagai media sosial The Jakarta Post. Tim sirkulasi mempromosikan event di koran The Jakarta Post. Tim multimedia mengatur keseluruhan teknis dan sistem perangkat.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Penulis melakukan kerja magang di departemen bisnis PT Bina Media Tenggara (The Jakarta Post) terhitung mulai tanggal 29 Juni 2020 – 29 September 2020. Selama menjalankan praktik kerja magang, penulis fokus terhadap implementasi event marketing
dan customer relationship management sebagai tugas utama yang telah diberikan oleh perusahaan. Pada saat menjalani program kerja magang, penulis melakukan berbagai tugas dengan divisi marketing maupun dengan divisi lain. Tugas tersebut antara lain :
Tabel 3.1 Jenis Pekerjaan Magang
No Jenis Pekerjaan Koordinasi
A. Contact Person
1 Menjawab pertanyaan dan keluhan para peserta webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
2 Menjawab pertanyaan dan keluhan para peserta Master Class by The Jakarta Post
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
3 Melayani pertanyaan calon klien yang tertarik untuk kerjasama dalam event
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
B. Promotional Wording
1 Membuat wording untuk segala komunikasi dengan peserta webinar
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
2 Membuat wording untuk newsletter Master Class by The Jakarta Post
Ibu Antia Savira (Senior Marketing) dan Ibu Esther Samboh (Deputy Managing Editor)
3 Membuat wording untuk segala komunikasi dengan peserta Master Class by The Jakarta Post
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
C. Admin Zoom
1 Membuat event webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest di Zoom
Ibu Antia Savira (Senior Marketing) dan Bapak Bayu Widhiatmoko (Head of Multimedia)
2 Membuat event Master Class by The Jakarta Post di Zoom
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
D. Admin Loket.com
Membuat event Master Class di platform Loket.com
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
E. Admin Google Classroom
Membuat kelas, mengirim invitation, melakukan follow up, dan mengunggah segala informasi terkait Master Class
Ibu Antia Savira (Senior Marketing)
F. Customer Benefit Organizer
1 Mengatur produksi e-certificate dan recording webinar JakPost Up Close
Ibu Antia Savira (Senior Marketing), Bapak Darma Ahmadi (Graphic Design Staff), Bapak Bayu Widhiatmoko (Head of Multimedia)
2 Mengatur produksi e-certificate, recording, dan premium digital subscription untuk peserta Master Class by The Jakarta Post
Ibu Antia Savira (Senior Marketing), Ibu Esther Samboh (Deputy Managing Editor), (Bapak Sanrais (CSO), Bapak Darma Ahmadi (Graphic Design Staff), Bapak Bayu Widhiatmoko (Head of Multimedia), Bapak M. Terimor W. (IT Manager) G. Post Event Report
1 Membuat report webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest
Ibu Antia Savira (Senior Marketing), Sales Team, dan Social Media Team
2 Membuat report Master Class by The Jakarta Post
Ibu Antia Savira (Senior Marketing) dan Social Media Team
H. Media Monitoring
Melakukan media monitoring secara bulanan Ibu Antia Savira (Senior Marketing) dan Sales Team I. Client Database
Memperbarui database klien yang potensial Ibu Antia Savira (Senior Marketing) dan Sales Team Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis
3.2.1 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang A. Contact Person
Pada saat magang, perusahaan mempercayakan kepada penulis untuk menjadi contact person pada beberapa event The Jakarta Post. Event tersebut antara lain JakPost Up Close, Master Class by The Jakarta Post, dan Jakpost Fintech Fest. Contact person tersebut bertugas sebagai pihak yang menjadi sumber informasi selama event tersebut berlangsung, serta sebagai orang yang berhubungan langsung dengan pihak eksternal.
Gambar 3.2 Flow Chart of Contact Person Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis
Penulis menjadi contact person melalui dua media yaitu email webinar@thejakartapost.com dan nomor WhatsApp pribadi. Pada workflow pertama, tim social media akan mempublikasikan dan mempromosikan event di seluruh media promosi The Jakarta Post diantaranya adalah instagram, twitter, facebook, linkedin,
electronic direct mail (EDM), koran, dan website The Jakarta Post. Setelah event dipublikasikan maka audiens akan melihat postingan tersebut. Audiens yang tertarik mengikuti acara disebut sebagai customer. Sedangkan audiens yang tertarik melakukan kerja sama dalam acara The Jakarta Post disebut sebagai prospective client. Keduanya akan menghubungi contact person yang tertera baik melalui email ataupun WhatsApp.
Kemudian sebagai contact person penulis akan membaca isi pesan yang disampaikan customer atau prospective client. Jika isi pesan tersebut seputar informasi umum acara, maka penulis akan menjawab langsung pertanyaan audiens. Sedangkan jika isi pesan bersifat khusus dan dalam hal tersebut penulis tidak memiliki hak untuk memutuskan, maka penulis akan meminta approval kepada Ibu Antia Savira sebelum menjawab pertanyaan audiens. Khusus untuk menangani prospective client, penulis akan meneruskan kepada tim sales untuk kemudian di follow up.
Berikut merupakan detail dari pekerjaan sebagai contact person yang dilakukan selama praktik kerja magang :
1. Menjawab pertanyaan dan keluhan para peserta webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest
Setiap harinya penulis harus siap menerima dan membalas pesan yang menanyakan tentang webinar yang sedang berjalan pada hari itu, melalui email webinar@thejakartapost.com serta nomor WhatsApp pribadi penulis. Sebagian besar peserta menanyakan bagaimana cara untuk melakukan registrasi webinar tersebut, ketersediaan sertifikat, bahan presentasi para pembicara, dan akses rekaman webinar. Selama menjadi contact person penulis diutamakan untuk menggunakan Bahasa Inggris dalam menjawab pertanyaan peserta. Namun tidak menutup kemungkinan untuk penulis menjawab dalam Bahasa Indonesia. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan peserta agar peserta mendapatkan product knowledge yang tepat. Selama periode magang, penulis telah memegang 11 webinar JakPost Up Close dan 3 webinar Jakpost Fintech Fest. Berikut ini merupakan tema webinar tersebut:
• JakPost Up Close #4: Digitizing SMEs, managing finances to weather crisis • JakPost Up Close #5: Expanding market access for SMEs throughout Indonesia • JakPost Up Close #6: Putting children first: Policy development in reducing
• JakPost Up Close #7: Personal data protection and the rise of digital platforms • JakPost Up Close #8: Multilateralism during pandemic: Indonesia’s perspective • JakPost Up Close #9: Educating the nation: 2020 – 2045
• JakPost Up Close #10: Reimagining the future of Indonesia’s economy
• JakPost Up Close #11: Human capital development and Indonesia’s 2045 vision • JakPost Up Close #12: Land without farmers: Invest in agriculture
• JakPost Up Close #13: Mental health during the pandemic: What you need to know
• Jakpost Fintech Fest Day 1: Fintech’s roles in Indonesia’s economic future • Jakpost Fintech Fest Day 2: Fintech for financial inclusion throughout Indonesia • Jakpost Fintech Fest Day 3: Showcasing fintech’s capabilities and innovation • JakPost Up Close #17: Reducing food loss and waste during covid-19
Gambar 3.3 Contact Person JakPost Up Close Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Gambar 3.4 Contact Person Jakpost Fintech Fest Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Pada Gambar 3.3 dan 3.4 dapat dilihat bahwa email webinar@thejakartapost.com dan nomor WhatsApp pribadi penulis tercantum di dalam poster webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest. Melalui poster tersebut para audiens menghubungi penulis untuk menanyakan informasi lebih lanjut terkait webinar.
2. Menjawab pertanyaan dan keluhan para peserta Master Class by The Jakarta Post
Penulis sebagai contact person Master Class dituntut untuk lebih aktif, karena Master Class merupakan program yang berkonsep online training sehingga alur acaranya berbeda dengan webinar. Pada pekerjaan ini, penulis harus menjawab segala pertanyaan yang berkaitan dengan registrasi Master Class, menangani keluhan yang diutarakan oleh peserta, dan melakukan follow up peserta untuk ikut ke dalam Google Classroom dan Zoom meeting. Alur bekerjanya tetap sama seperti menjadi contact person webinar, dimana penulis akan langsung menjawab pertanyaan peserta dan akan meminta approval Ibu Antia Savira jika memang diperlukan.
Gambar 3.5 Contact Person Master Class by The Jakarta Post
Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Pada Gambar 3.5 dapat dilihat bahwa email webinar@thejakartapost.com dan nomor WhatsApp pribadi penulis tercantum di dalam poster Master Class. Melalui poster tersebut para peserta menghubungi penulis untuk menanyakan informasi lebih lanjut terkait Master Class. Berikut ini salah satu contoh pertanyaan dari peserta Master Class yang menghubungi penulis melalui WhatsApp.
Gambar 3.6 Contoh Pertanyaan Master Class via WhatsApp Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis
Sebagai contact person Master Class, penulis melihat bahwa antusias pasar untuk mengikuti Master Class sangatlah tinggi. Hal ini penulis lihat dari banyaknya orang yang ingin membeli tapi kehabisan tiket, dikarenakan tiket Master Class sold out hanya dalam kurun waktu satu minggu dari target waktu yang seharusnya sold out dalam waktu 3 minggu. Oleh karena itu, penulis mengajukan untuk diadakan Master Class by The Jakarta Post sesi kedua. Selanjutnya, penulis membuatkan google forms untuk diberikan kepada peserta yang ingin mengikuti Master Class sesi berikutnya. Peserta yang mengisi formulir tersebut akan menjadi orang pertama yang diberitahu oleh penulis jika Master Class by The Jakarta Post sesi kedua telah dirilis.
Gambar 3.7 Information Form Master Class Batch 2 Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Gambar 3.7 merupakan bentuk formulir yang penulis sebarkan kepada peserta, yang menghubungi penulis karena ingin mengikuti Master Class sesi pertama, namun belum kesampaian dan tertarik untuk mengikuti Master Class sesi berikutnya. Formulir tersebut dibuat oleh penulis dengan koordinasi bersama Ibu Antia Savira. Pada formulir tersebut responden dapat memilih untuk dihubungi melalui email, telepon, atau keduanya. Jika responden memilih keduanya maka penulis sebagai contact person akan memberikan informasi melalui email dan melalui WhatsApp.
Gambar 3.8 Invitation Email Master Class by The Jakarta Post Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Gambar 3.8 merupakan invitation email yang telah dikoordinasikan bersama Ibu Antia Savira selaku pembimbing lapangan. Email tersebut penulis kirim kepada peserta yang mengisi formulir informasi, mengenai Master Class sesi kedua. Penulis mengirimkan email menggunakan fitur blind carbon copy (bcc) agar email peserta tetap terjaga kerahasiaannya.
3. Melayani pertanyaan calon klien yang tertarik untuk kerjasama dalam event Selain menjawab pertanyaan serta keluhan dari peserta webinar dan Master Class, penulis juga mendapati beberapa pesan WhatsApp dan email dari calon klien, yang ingin melakukan kerjasama dengan The Jakarta Post dalam event webinar JakPost Up Close dan Master Class. Penulis akan segera memberitahu Ibu Antia Savira jika ada pesan tersebut untuk meminta approval, sebelum penulis membalasnya dan kemudian penulis forward ke tim sales untuk di approach lebih lanjut. Saat menjawab pertanyaan dan request calon klien, penulis berkoordinasi dengan Ibu Antia Savira.
B. Promotional Wording
Selama praktik kerja magang, penulis dipercaya oleh Ibu Antia Savira untuk membantu dalam pembuatan promotional wording. Penulis dituntut untuk belajar membuat promotional wording yang baik dan benar menggunakan Bahasa Inggris.
Berikut merupakan detail dari pekerjaan promotional wording yang dilakukan selama praktik kerja magang :
1. Membuat wording untuk segala komunikasi dengan peserta webinar
Pada proses pelaksanaan webinar, penulis diminta membuat beberapa wording untuk kebutuhan komunikasi dengan peserta, diantaranya adalah untuk reminder email, feedback form, serta wording untuk distribusi rekaman dan e-certificate webinar. Penulis membuat wording, kemudian penulis serahkan kepada Ibu Antia Savira untuk diperiksa kembali. Jika sudah baik, maka penulis dapat menggunakan wording tersebut untuk komunikasi. Pada proses pembutaan reminder email penulis akan mengikuti template yang sudah ada di Zoom. Penulis hanya menambahkan pada kolom deskripsi, dengan wording yang sifatnya mengajak audiens untuk berpartisipasi dalam mendukung jurnalisme yang baik. Berikut contoh wording yang digunakan :
“Please log in on time as we cannot guarantee that you will be able to enter this webinar once we have reached capacity. We have a maximum of 500 slots and they will be filled on a first-come, first-serve basis. This webinar is free of charge. But if you want to support good journalism, subscribe to The Jakarta Post starting from Rp 50,000/month today on https://www.thejakartapost.com/packages”
Penulis juga membuat wording pada deskripsi feedback form yang sifatnya mengajak peserta untuk berlangganan premium digital subscription di website The Jakarta Post. Wording harus dibuat menarik, karena feedback form akan disebarkan ke seluruh peserta yang menghadiri webinar. Berikut ini tampilan deskripsi feedback form webinar.
Gambar 3.9 Tampilan Deskripsi Feedback Form Webinar Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Selain itu, karena penulis memegang kendali penuh atas akun email webinar@thejakartapost.com, penulis juga diminta untuk membuat wording untuk mendistribusikan rekaman dan e-certificate webinar melalui email resmi webinar The Jakarta Post. Penulis akan menyesuaikan wording dengan keadaan yang berlangsung saat itu. Pada proses penulisannya, penulis mengawali dengan ucapan terima kasih atas partisipasi para peserta. Jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman, maka dalam wording akan ditulis permohonan maaf. Selanjutnya, jika ada pembicara yang tidak dapat memberikan materi presentasinya, maka akan ditulis konfirmasi bahwa hanya speakers tertentu yang mengizinkan materi presentasinya dibagikan kepada para peserta. Berikut ini adalah hasil wording yang telah disetujui oleh Ibu Antia Savira dan penulis gunakan untuk komunikasi dengan peserta.
Gambar 3.10 Email Recording dan E-certificate Webinar Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
2. Membuat wording untuk newsletter Master Class by The Jakarta Post
Penulis mendapatkan tugas untuk membantu dalam pembuatan wording newsletter Master Class by The Jakarta Post. Newsletter ini merupakan bentuk promosi acara Master Class melalui Electronic Direct Mail (EDM) yang akan langsung ditujukan kepada konsumen The Jakarta Post. Pada proses penyusunannya, penulis dibantu oleh Ibu Antia Savira selaku pembimbing lapangan.
Newsletter tersebut berisi tentang profil singkat The Jakarta Post, deskripsi event, jadwal event, profil singkat para instructors, dan kontak yang dapat dihubungi. Setelah penulis membuat file wording untuk newsletter, file tersebut akan dikirimkan ke Ibu Esther untuk diperiksa bersama tim check desk. Selanjutnya, file akhir akan diberikan kepada tim social media untuk segera dibuatkan newsletter resmi menggunakan alat bantu mailchimp. Berikut contoh tampilan newsletter Master Class by The Jakarta Post.
Gambar 3.11 Newsletter Master Class by The Jakarta Post Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
3. Membuat wording untuk segala komunikasi dengan peserta Master Class by The Jakarta Post
Pada proses pelaksanaan Master Class, penulis diminta membuat beberapa wording untuk segala kebutuhan komunikasi dengan peserta. Kebutuhan tersebut antara lain mengirimkan email Master Class confirmation, Zoom invitation, mendistribusikan rekaman dan e-certificate Master Class, dan invitation untuk Master Class sesi kedua. Penulis akan membuat wording, kemudian diserahkan kepada Ibu Antia Savira untuk diperiksa kembali. Jika sudah baik, maka penulis dapat menggunakan wording tersebut untuk komunikasi.
Sejak event Master Class dipromosikan dan semua tiket telah terjual habis, maka penulis segera mengumpulkan data peserta untuk kemudian diberikan informasi lebih lanjut terkait pelaksanaan Master Class. Master Class by The Jakarta Post terdiri dari tiga jenis kelas yaitu Opinion, Features, dan Press Release, yang mana ketiga kelas tersebut diselenggarakan pada tanggal yang berbeda-beda. Oleh karena itu, penulis akan mengirimkan confirmation email dan Zoom invitation kepada seluruh peserta seminggu sebelum tanggal masing-masing kelas dimulai. Penulis mengirimkan email menggunakan fitur blind carbon copy (bcc) agar email pribadi peserta tetap terjaga kerahasiaannya. Berikut ini contoh confirmation email yang penulis kirimkan.
Gambar 3.12 Confirmation Email Master Class by The Jakarta Post Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Pada confirmation email yang dikirimkan ke peserta tertera ucapan terima kasih atas partisipasi para peserta, rincian jadwal serta agenda kegiatan selama periode Master Class berlangsung, dan informasi teknis lainnya terkait Master Class. Setelah confirmation email dikirimkan, penulis akan segera mengirimkan Zoom invitation email kepada para peserta Master Class. Berikut ini contoh Zoom invitation email yang penulis kirimkan.
Gambar 3.13 Zoom Invitation Email Master Class by The Jakarta Post Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
C. Admin Zoom
1. Membuat event webinar JakPost Up Close dan Jakpost Fintech Fest di Zoom Penulis diberikan pekerjaan untuk menyiapkan event webinar di platform Zoom menggunakan akun resmi The Jakarta Post. Sebelum webinar dipromosikan penulis harus memastikan semua materi di Zoom telah diisi dengan benar, sehingga ketika terjadi perubahan nama ataupun jabatan pembicara maka penulis selaku admin Zoom harus langsung memperbarui deskripsi yang ada di Zoom. Penulis berkoordinasi dengan Ibu Antia Savira untuk melakukan double check. Selain itu, berkoordinasi dengan Bapak Bayu selaku Head of Multimedia untuk mengundang email para panelist dan melakukan technical meeting sebelum webinar berlangsung. Berikut ini langkah pembuatannya:
1) Login pada link zoom.us/signin menggunakan akun The Jakarta Post. 2) Pilih bagian “Webinar” dan klik “Schedule a Webinar”.
3) Mengisi kolom topik, deskripsi, tanggal dan waktu webinar sesuai dengan Terms of Reference (TOR) yang sudah difinalisasi oleh Ibu Esther Samboh.
4) Mengatur setelan video host dan panelist agar berada dikondisi “On”. Pada bagian “Webinar Options” pastikan hanya mencentang “Q&A” dan “Enable Practice Session”. Kemudian tampilan Zoom webinar akan menjadi seperti berikut.
Gambar 3.14 Zoom Webinar Saat Difinalisasi Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
5) Selanjutnya di paling bawah terdapat lima bagian yang harus dicek masing-masing yaitu bagian invitations, email settings, branding, polls/survey, Q&A, dan More.
Gambar 3.15 Bagian Invitations pada Zoom Webinar Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
7) Pada bagian “Invitations” klik tombol “Edit”, pilih “Required Registration”. Pada kolom “Approval” harus diubah menjadi “Automatically Approve” untuk webinar gratis dan menjadi “Manually Approve” untuk webinar berbayar. Ketika webinar tersebut berbayar, maka penulis harus melakukan double check data pembayaran peserta untuk kemudian dilakukan approval. Selanjutnya, pada kolom “When someone registers” harus mencentang opsi “Send an email to host”, pada kolom “Options” pastikan hanya mencentang “Close registration after event date” dan “Show social share buttons on registration page”.
8) Selanjutnya, di dalam tombol “Edit” tersebut terdapat kolom “Questions” yang harus diisi pertanyaan yang diperlukan untuk memperoleh data peserta yang melakukan registrasi. Pertanyaan ini yang nantinya akan digunakan sebagai data dalam webinar report.
Gambar 3.16 Bagian Email Settings pada Zoom Webinar Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
10) Pada bagian “Email Settings” terdapat kolom “Select Email Language” yang harus dipilih menjadi “English”. Pada kolom “Email Contact” harus diubah menjadi webinar@thejakartapost.com agar segala informasi registrasi terhubung langsung ke email tersebut. Pada kolom “Confirmation Email to Registrants” dan “Reminder Email” penulis harus mengubah isinya sesuai dengan deskripsi webinar yang sedang berlangsung dan menambahkan wording terkait campaign good journalism di bagian bawah. Kemudian kolom “Reminder Email” harus diatur supaya email otomatis dikirimkan pada saat satu minggu, satu hari, dan satu jam sebelum acara webinar berlangsung.
11) Pada bagian “Branding” terdapat kolom “Title” yang harus diisi “Webinar Registration” dan upload logo The Jakarta Post pada kolom logo.
12) Pada bagian “Polls/Survey” isi dengan link google forms yang sudah penulis buat dan pada kolom “How the survey shows” pilih opsi “Show in the browser when the webinar ends” agar ketika webinar selesai para peserta langsung dialihkan ke webpage survei tersebut dan dapat langsung mengisinya.
13) Pada bagian “Q&A settings” harus diatur menjadi “Allow anonymous questions” agar siapapun bebas bertanya di kolom Q&A, kemudian atur menjadi “Allow attendees to view all questions” agar peserta yang hadir dapat melihat semua pertanyaan di kolom Q&A.
14) Pada bagian “More” pastikan kolom “More Options” dicentang supaya ketika webinar telah mencapai kapasitas maksimun para peserta yang terlambat join
dapat menyaksikan live stream webinar tersebut melalui channel Youtube atau homepage The Jakarta Post.
15) Setelah semuanya dilengkapi maka webinar tersebut akan terdaftar di halaman “Upcoming Webinar” seperti berikut.
Gambar 3.17 Zoom Webinar Sesudah Difinalisasi Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Setelah Zoom webinar selesai difinalisasi, penulis akan mengirimkan tracking link Zoom kepada Ibu Arsi Agnitasari selaku tim social media untuk segera dibuatkan kedalam bentuk bit.ly dan disesuaikan dengan format promosi webinar. Pada saat webinar dipromosikan, penulis akan memberikan update jumlah pendaftar webinar di grup WhatsApp setiap harinya. Angka jumlah pendaftar dapat dilihat di bagian “Invitations” pada kolom “Registrations”.
2. Membuat event Master Class by The Jakarta Post di Zoom
Pada saat membuat event Master Class di Zoom, fitur yang digunakan adalah Zoom meeting. Hal ini dikarenakan Master Class bersifat online training. Setelah Master Class dipromosikan penulis segera membuat link Zoom untuk masing-masing kelas. Berikut cara membuat link Zoom :
1) Login pada link zoom.us/signin menggunakan akun The Jakarta Post.
2) Pilih bagian “Meeting” dan klik “Schedule a Meeting”. Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut ini.
Gambar 3.18 Zoom Master Class Saat Difinalisasi Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
3) Selanjutnya penulis mengisi kolom topik, tanggal, waktu dan durasi sesuai dengan data pelaksanaan event Master Class.
4) Tidak perlu mencentang kolom “Required Registration” karena semua registrasi sudah dilakukan melalui platform Loket.com.
5) Pada kolom “Meeting ID” pilih “Generated ID” supaya terbuat ID baru khusus untuk Master Class dan tidak menggunakan personal meeting ID milik The Jakarta Post.
6) Mengatur setelan video host dan participant agar berada dikondisi “On”, serta pada bagian “Audio” pastikan dapat diakses melalui audio telepon dan komputer.
7) Pada kolom “Meeting Options” harus diatur agar peserta berada di dalam waiting room Zoom untuk dilakukan verifikasi nama terlebih dahulu. Jika nama di waiting room sudah sesuai dengan nama yang digunakan pada saat registrasi, maka penulis akan memberikan peserta akses untuk join. Sehingga opsi “Enable join before host” tidak dicentang. Pastikan audio peserta dalam kondisi “Mute” saat memasuki ruang meeting.
8) Selanjutnya kolom “Interpretation” ini disesuaikan dengan kebutuhan. Pada Master Class sesi pertama tidak menggunakan jasa interpreter sehingga bagian tersebut tidak perlu diisi. Namun pada Master Class sesi kedua menggunakan jasa interpreter, sehingga kolom tersebut harus dicentang, kemudian memasukkan email interpreter, dan pilih aturan bahasa yaitu dari Bahasa Inggris diterjemah menjadi Bahasa Indonesia.
9) Setelah semuanya dilengkapi maka Zoom untuk Master Class tersebut akan terdaftar di halaman “Upcoming Meeting”.
Setelah Zoom meeting selesai dibuat dan difinalisasi, penulis akan memasukkan link Zoom, meeting ID, dan passcode ke dalam wording untuk email Zoom Invitation. Selanjutnya, email tersebut akan dikirimkan kepada para peserta Master Class dan para tim internal The Jakarta Post yang ingin mengikuti sesi Master Class tersebut.
D. Admin Loket.com
Pada pekerjaan ini, penulis memegang kendali akun Loket.com milik The Jakarta Post untuk mengatur penjualan tiket event Master Class. Penulis membuat event Master Class di Loket.com, lalu mengisi data terkait informasi Master Class sesuai dengan Terms of Reference (TOR) yang sudah dibuat. Memasang poster Master Class by The Jakarta Post yang telah dibuatkan oleh Bapak Sandy selaku tim design. Kemudian mengisi deskripsi pada bagian syarat dan ketentuan sesuai dengan TOR, dan membuat tiket sesuai dengan kategori yang telah disepakati bersama pada saat meeting. Ada delapan jenis tiket Master Class yang dijual yaitu :
1. Master Class #1-3 (Early Bird) 2. Master Class #1-3 (Normal)
4. Master Class #1: Opinion (Normal) 5. Master Class #2: Features (Early Bird) 6. Master Class #2: Features (Normal)
7. Master Class #3: Press Release (Early Bird) 8. Master Class #3: Press Release (Normal)
Pada Master Class sesi kedua, penulis juga ikut membantu dalam pembuatan porsi penjualan tiket, karena penulis sebagai contact person Master Class dianggap yang paling dekat dengan konsumen sehingga dipercaya lebih mengetahui respon dan minat pasar. Porsi penjualan tiket yang dimaksud adalah, berapa jumlah tiket yang harus dijual pada kategori bundle ticket, single ticket, early bird price, dan normal price. Penulis melihat lebih banyak konsumen yang tertarik untuk membeli tiket bundle, sehingga penulis mengusulkan untuk memperbanyak pada kategori bundle ticket.
Setelah event Master Class di Loket sudah selesai difinalisasi, penulis akan meminta tolong Ibu Antia Savira untuk melakukan double check agar tidak ada kekurangan di dalamnya, setelah semua data telah benar kemudian Ibu Antia akan memberikan approval untuk lanjut dipublikasikan di platform Loket.com dan dipromosikan diseluruh media sosial The Jakarta Post.
E. Admin Google Classroom
Pada pekerjaan ini, penulis dipercaya untuk menjadi admin Google Classroom untuk membantu kelancaran event Master Class by The Jakarta Post. Hal yang dilakukan oleh penulis dalam pekerjaan ini yaitu sebagai berikut :
1. Membuat kelas di Google Classroom
Caranya cukup login pada link classroom.google.com menggunakan akun The Jakarta Post, kemudian pilih “Create class” dan tulis nama kelas, karena Master Class ada tiga jenis kelas maka akan dibuat tiga kelas di Google Classroom. Berikut ini tampilan apabila Google Classroom berhasil dibuat.
Gambar 3.19 Google Classroom Master Class by The Jakarta Post Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
2. Mengirim invitation Google Classroom
Setelah kelas berhasil dibuat, penulis akan segera mengirim invitation kepada para instructors terlebih dahulu. Ketika para instuctors sudah ada di dalam Google Classroom maka penulis akan mengirim invitation kepada para peserta.
3. Melakukan follow up
Apabila ada peserta yang belum masuk ke dalam Google Classroom penulis sebagai admin Google Classroom diizinkan oleh Ibu Antia untuk melakukan follow up peserta melalui email dan WhatsApp. Berikut ini contoh email follow up peserta untuk join Google Classroom.
Gambar 3.20 Email Follow Up Peserta Master Class Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
4. Mengunggah segala informasi terkait Master Class
Penulis mengunggah reminder kepada para peserta untuk mengikuti sesi Zoom meeting. Selain itu, penulis mengunggah recording dari seluruh pertemuan ke dalam Google Classroom agar peserta dapat melihat tayangan ulang sesi Zoom meeting. Pada akhir pertemuan, penulis mengunggah feedback form untuk diisi oleh peserta. Berikut ini contoh unggahan informasi di Google Classroom.
Gambar 3.21 Unggahan Informasi Master Class di Google Classroom Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
F. Customer Benefit Organizer
1. Mengatur produksi e-certificate dan recording webinar JakPost Up Close E-certificate dan recording hanya akan diproduksi apabila webinar yang diselenggarakan sifatnya berbayar. Selama periode magang, hanya ada satu kali webinar berbayar yaitu webinar JakPost Up Close keempat dengan tema “Digitizing SMEs, managing finances to weather crisis”. Penulis dipercaya oleh Ibu Antia dan Ibu Esther untuk membuat wording yang akan digunakan seterusnya sebagai template e-certificate. Penulis membuat beberapa opsi penulisan untuk kemudian dipilih dan disetujui oleh Ibu Antia dan Ibu Esther. Setelah wording tersebut disetujui, penulis segera berkoordinasi dengan Bapak Darma selaku Graphic Design Staff untuk minta tolong dibuatkan e-certificate menggunakan wording yang sudah penulis buat. Penulis juga memberikan daftar nama peserta yang mengikuti webinar kepada Bapak Darma.
Pada proses mengatur produksi recording, penulis berkoordinasi langsung dengan Bapak Bayu Widhiatmoko selaku Head of Multimedia untuk minta tolong dikirimkan link untuk akses video webinar. Setelah mendapatkan link dari Bapak Bayu, penulis harus mengunduh kembali video tersebut dan mengunggah di folder baru khusus untuk peserta. Hal ini dilakukan karena recording yang diberikan hanya dapat diakses oleh peserta selama satu bulan, sehingga penulis akan menghapus folder khusus tersebut jika telah mencapai satu bulan sejak penulis mengirim ke email peserta.
2. Mengatur produksi e-certificate, recording, dan premium digital subscription untuk peserta Master Class by The Jakarta Post
Pada saat melakukan promosi event Master Class, The Jakarta Post menjanjikan akan memberikan benefit kepada para peserta. Benefit tersebut antara lain e-certificate, recording yang dapat diakses selama satu bulan, dan gratis premium digital subscription yang dapat digunakan untuk mengakses konten premium di website The Jakarta Post selama satu bulan senilai Rp185.000,00. Penulis dipercaya oleh Ibu Antia untuk mengatur produksi customer benefit tersebut.
Pada proses mengatur produksi e-certificate dan recording Master Class, alur koordinasinya sama seperti webinar, penulis berkoordinasi dengan Bapak Darma untuk keperluan e-certificate dan dengan Bapak Bayu untuk keperluan recording. Selanjutnya, penulis diberi akses oleh Ibu Antia untuk berkoordinasi secara langsung dengan Bapak Terry selaku IT Manager dalam mengatur produksi free premium digital subscription untuk peserta Master Class. Penulis menyerahkan file excel yang berisi data peserta. Hal ini dilakukan untuk mempermudah Bapak Terry dalam menentukan tanggal aktivasi dan jumlah bulan berlakunya free premium digital subscription. Jika peserta mengikuti satu kelas maka akan mendapatkan gratis satu bulan premium digital subscription, kemudian jika peserta mengikuti dua kelas maka akan mendapatkan gratis dua bulan, dan begitu seterusnya. Berikut ini contoh tampilan aktivasi premium digital subscription peserta Master Class.
Gambar 3.22 Aktivasi Premium Digital Subscription Peserta Master Class Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis
G. Post Event Report
Pada pekerjaan ini, penulis dipercaya oleh Ibu Antia untuk membuat webinar report dan Master Class report. Report harus dibuat dalam bentuk file excel dan power point. Berikut ini proses dalam pembuatan masing-masing report :
1. Membuat webinar report
• Penulis meminta timeline promosi webinar kepada tim sales, agar penulis dapat melihat jadwal promosi webinar di seluruh media sosial The Jakarta Post, dan mengumpulkan bukti promosi dengan cara melakukan screenshot. • Setelah acara webinar berakhir, penulis segera mengunduh data mentah
melalui Zoom. Ada empat data, yaitu registration report, attendee report, performance report, dan Q&A report. Selain itu, mengunduh hasil survei webinar di google forms.
• Mengolah seluruh data mentah untuk disatukan ke dalam satu file excel dan menyimpulkan hasil performance webinar dari keseluruhan data. Data peserta pada report akan disimpan tim social media sebagai database. Berikut ini contoh webinar excel report yang telah disimpulkan.
Gambar 3.23 Webinar Excel Report Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
• Membuat webinar report dalam bentuk power point dengan mengacu pada Terms of Reference (TOR) yang sudah difinalisasi oleh Ibu Esther. Memasukkan data excel yang telah diolah ke dalam webinar report. Kemudian webinar report akan dikirim ke tim sales untuk diberikan kepada klien yang berpartisipasi dalam webinar tersebut. Berikut ini contoh webinar final report yang telah dibuat penulis dan difinalisasi oleh Ibu Antia Savira.
Gambar 3.24 Webinar Final Report Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
2. Membuat Master Class report
• Penulis meminta timeline promosi Master Class kepada tim social media. Hal ini dilakukan agar penulis dapat melihat jadwal promosi Master Class di seluruh media sosial The Jakarta Post, kemudian mengumpulkan bukti promosi dengan cara melakukan screenshot.
• Setelah semua kelas berakhir, penulis segera mengunduh data pemesan dan formulir data tambahan yang ada di Loket. Selain itu, mengunduh hasil feedback form yang telah diisi oleh peserta melalui google gorms.
• Mengolah seluruh data mentah untuk disatukan ke dalam satu file excel dan menyimpulkan hasil performance Master Class dari keseluruhan data dalam satu sheet summary. Data peserta pada report akan disimpan tim social media sebagai database. Berikut ini contoh Master Class excel report yang telah dibuat berdasarkan data dari Loket dan data dari survei feedback form.
Gambar 3.25 Master Class Excel Report Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
• Membuat Master Class report dalam bentuk power point dengan mengacu pada Terms of Reference (TOR) yang sudah difinalisasi oleh Ibu Esther dan memasukkan data excel yang telah diolah ke dalam webinar report.
• Pada Master Class report harus mencantumkan link artikel hasil karya peserta yang telah dipublikasikan di website The Jakarta Post sebagai bentuk bukti bahwa benar The Jakarta Post mempublikasikan hasil karya terbaik peserta Master Class. Para instructors akan mengumumkan artikel peserta yang berhasil dipublikasi melalui Google Classroom.
• Berikut ini contoh Master Class final report yang telah dibuat oleh penulis dan difinalisasi oleh Ibu Antia.
Gambar 3.26 Master Class Final Report Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
H. Media Monitoring
Selain diberikan tugas dalam mengurus event marketing, penulis juga diberikan kendali penuh oleh Ibu Antia Savira untuk melakukan media monitoring. Pada pekerjaan ini penulis akan melakukan research dan memantau media sosial perusahaan media lainnya. Tujuan dilakukannya tugas ini adalah untuk melihat perkembangan perusahaan media lain atau kompetitor. Selain itu, melihat aktivitas promosi dan partnership yang dilakukan kompetitor selama periode Juli 2020 hingga September 2020. File media monitoring ini akan langsung terhubung dengan para tim sales agar semua tim sales dapat melihat perusahaan apa saja yang memiliki prospek untuk diajak partnership.
Pada proses pelaksanaannya, penulis diberi akses untuk memperbarui folder “media monitoring” di google drive. Pada file media monitoring terdapat kolom “media profile” untuk melihat perkembangan media sosial kompetitor dan kolom “latest media updates” untuk melihat kegiatan partnership dan promosi apa saja yang diselenggarakan kompetitor pada bulan tersebut. Berikut ini adalah tampilan dari file media monitoring.
Gambar 3.27 Media Monitoring Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
Pada Gambar 3.27, penulis melakukan media monitoring terhadap delapan perusahaan media lokal diantaranya adalah CNN Indonesia, Kumparan, Kompas, Vice Indonesia, Bisnis Indonesia, Republika, Media Indonesia, dan IDN Times. Terdapat proses dalam melakukan media monitoring, antara lain :
1. Memperbarui media profile
Penulis memantau jumlah followers instagram, facebook, dan twitter pada perusahaan media lain. Melihat perkembangan media sosial kompetitor melalui peningkatan atau penurunan jumlah followers tiap bulannya.
2. Memperbarui media updates
Penulis memantau instagram dan website perusahaan media lain, untuk mengetahui kegiatan partnership dan promosi yang diselenggarakan kompetitor pada bulan tersebut. Sebagai contoh, CNN Indonesia sedang melakukan partnership dengan AIA, dimana AIA mengiklankan produknya di instagram CNN Indonesia. Maka pada kolom “Ad Date” ditulis tanggal tayang iklan tersebut, kolom “Partnership With” diisi nama AIA sebagai perusahaan yang melakukan kerjasama, kolom “Topic” diisi sebagai advertisement, kolom “Platform” diisi hyperlink yang menuju pada unggahan iklan tersebut. Pada kolom “Event Date” hanya perlu diisi jika kegiatan partnership berupa acara online yang memiliki jadwal tayang dan kolom “Other” bersifat opsional.
Selain melakukan media monitoring tersebut, penulis juga diberi pekerjaan tambahan. Penulis diminta untuk mencari informasi perusahaan apa saja yang pernah beriklan di media kompetitor, dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Indonesia.
I. Client Database
Penulis diberikan pekerjaan untuk mencari dan memperbarui database klien. Mencari data seseorang yang bekerja di suatu perusahaan industri apapun, mencatat nama serta posisi jabatan orang tersebut di dalam perusahaan, dan mencantumkan link LinkedIn orang tersebut. Database ini langsung terhubung dengan tim sales untuk ditinjau lebih lanjut dan diajak partnership. Pada pekerjaan ini, penulis dibolehkan oleh Ibu Antia untuk melakukannya ketika sedang memiliki waktu luang di luar mengurus webinar dan Master Class karena pekerjaan ini merupakan pekerjaaan sampingan.
3.3 Kendala yang Ditemukan
Selama melaksanakan praktik kerja magang di PT Bina Media Tenggara (The Jakarta Post) kurang lebih 14 minggu, penulis membutuhkan beberapa penyesuaian dan pembelajaran hal-hal baru. Namun terdapat kendala atau permasalahan saat pelaksanaan praktik kerja magang, berikut beberapa kendala yang ditemukan:
1. Sistem platform yang masih baru
Pada saat melakukan praktik kerja magang, platform yang digunakan untuk membuat dan melaksanakan online event diantaranya adalah Zoom, Loket.com, dan Google Classroom. Penulis diberikan perkenalan job description dan penjelasan penggunaan Zoom webinar oleh Ibu Antia selaku pembimbing lapangan. Namun ketika pelaksanaan praktik kerja magang penulis sempat mengalami kebingungan saat menggunakan platform Loket dan Google Classroom, karena penulis dan Ibu Antia sama-sama baru pertama kali mencobanya. Hal ini menyebabkan penulis sedikit terhambat dalam menyiapkan event Master Class sesi pertama di Loket dan Google Classroom. Selain itu, juga tidak ada tim lainnya yang mengerti cara pengoperasian sistem kedua platform tersebut.
2. Data peserta Master Class yang tidak sesuai dengan data registrasi
Pada saat penulis memegang kendali atas event Master Class, penulis menemukan kendala yaitu data peserta yang tidak sesuai dengan data saat registrasi. Hal ini dikarenakan terjadinya kelalaian peserta yang tidak membaca syarat dan ketentuan yang berlaku pada saat melakukan pembelian tiket di Loket. Seharusnya peserta membeli tiket atas nama dirinya sendiri, bukan menggunakan nama orang lain atau mengatasnamakan orang lain. Hal ini menghambat penulis dalam mengurus e-certificate dan aktivasi free premium digital subscription karena nama dan email peserta terdapat ketidaksesuaian. Selain itu, terdapat beberapa email peserta yang salah ketik sehingga tidak dapat ditemukan saat penulis mengirimkan confirmation email dan invitation email. Hal ini menghambat penulis untuk mendistribusikan informasi terkait Master Class dan menimbulkan risiko keterlambatan pemberian informasi Master Class.
3. Perubahan informasi webinar secara mendadak
Pada saat webinar kesembilan telah dipromosikan dan sudah banyak pendaftar, pihak speaker meminta untuk dilakukan reschedule karena suatu hal. Webinar dengan tema “Educating the nation: 2020 – 2045” yang seharusnya dilaksanakan pada tanggal 13 Agustus 2020, terpaksa di reschedule menjadi tanggal 12 Agustus 2020. Tentunya ini suatu kendala yang krusial, karena sudah banyak peserta yang melihat poster webinar di media sosial The Jakarta Post dan mendaftar untuk tanggal 13 Agustus 2020, sedangkan pihak speaker memberikan informasi perubahan jadwal final pada tanggal 10 Agustus 2020. Akhirnya hal ini menimbulkan banyak pertanyaan dari peserta yang telah mendaftar.
4. Tidak menyediakan back-up teacher untuk Master Class
Pada saat mempersiapkan event Master Class, masing-masing kelas memiliki instructor yang dipercaya sudah profesional dalam memberikan training. Namun pada pelaksanaan Master Class sesi pertama, terjadi kendala dimana Ibu Tertiani selaku instructor kelas Features sempat tidak dapat memegang kelas dengan baik karena suatu halangan. Hal ini memicu banyak keluhan dari para peserta, dimana para peserta merasa kecewa atas waktu dan uang yang telah dikeluarkan untuk mengikuti kelas Features. Peserta tidak dapat berkomunikasi maksimal dengan instructor selama Master Class berlangsung. Pada saat tersebut keberadaan pengajar cadangan menjadi hal yang sangat krusial.
5. Tidak menyediakan e-certificate untuk webinar gratis
Selama praktik kerja magang, penulis dipercaya untuk menjadi contact person. Pada saat webinar telah dipromosikan, selalu muncul pertanyaan dari peserta yang ingin mengikuti webinar namun mempertimbangkan ketersediaan e-certificate. Begitu juga saat webinar telah berakhir, muncul pertanyaan terkait harapan mereka untuk memperoleh e-certificate dari webinar tersebut. Penulis mendapati bahwa banyak calon pendaftar yang ingin mengikuti webinar demi mendapatkan certificate, namun pihak The Jakarta Post tetap tidak ingin menyediakan e-certificate untuk webinar gratis. Hal ini menjadi permasalahan, karena penulis merasa pihak penyelenggara event di The Jakarta Post tidak melihat dan memanfaatkan keinginan pasar.
3.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Kendala yang timbul selama penulis melaksanakan praktik kerja magang harus dihadapi dengan alternatif solusi. Dalam mencari solusi, penulis selalu berusaha mengumpulkan informasi terlebih dahulu untuk kemudian didiskusikan dengan Ibu Antia selaku pembimbing lapangan agar mengetahui solusi tersebut dapat diterima atau tidak. Solusi dari beberapa kendala yang dihadapi antara lain :
1. Sistem platform yang masih baru
Sistem platform Loket dan Google Classroom yang baru pertama kali digunakan untuk menyelenggarakan event di The Jakarta Post, tidak hanya menjadi kendala bagi penulis sebagai karyawan magang, namun juga menjadi kendala bagi Ibu Antia selaku Senior Marketing. Pada saat itu, semua orang bergantung pada tim marketing dalam pemasaran event, akhirnya penulis dan Ibu Antia mempelajari keseluruhan sistem Loket dan Google Classroom melalui internet dan secara learning by doing. Penulis melaporkan kepada Ibu Antia bahwa penulis masih memiliki banyak pertanyaan terkait sistem Loket. Oleh karena itu, Ibu Antia dan penulis melakukan meeting dengan pihak Loket untuk membahas keseluruhan sistem. Sehingga pada pelaksanaan event berikutnya, penulis sudah paham keseluruhan sistem dan lancar saat mendistribusikan event melalui platform tersebut.
2. Data peserta Master Class yang tidak sesuai dengan data registrasi
Penulis mengatasi kendala ini dengan melaporkan kejadian kepada Ibu Antia selaku pembimbing lapangan, dengan menunjukkan bukti screenshot letak ketidaksesuaian pada data peserta. Penulis memiliki inisatif untuk melakukan follow up peserta, namun penulis harus meminta persetujuan kepada Ibu Antia terlebih dahulu, dan akhirnya penulis dipersilahkan untuk melakukan follow up peserta. Peserta yang salah menulis email pada saat registrasi akan penulis follow up segera, melalui WhatsApp untuk memastikan data yang benar. Akhirnya peserta merespon dengan baik dan memberikan alamat email yang benar dan akhirnya penulis berhasil mengirimkan seluruh informasi Master Class dengan tepat waktu. Sehingga penulis dapat memberikan customer service yang baik saat kegiatan event berlangsung.
3. Perubahan informasi webinar secara mendadak
Pada saat menyelenggarakan webinar kesembilan, Ibu Esther selaku pihak yang berkomunikasi dengan speaker sempat menyebut bahwa akan ada kemungkinan bahwa webinar tersebut di rechedule, namun pihak speaker baru akan mengonfirmasi keesokan harinya. Akhirnya penulis inisiatif menyiapkan wording untuk mengatasi kondisi tersebut, lalu penulis mengajukan kepada Ibu Antia, dan akhirnya wording tersebut disetujui untuk digunakan dalam menjawab keluhan peserta. Penulis juga segera memperbarui data di Zoom dan menginformasikan ke seluruh email peserta yang telah registrasi, namun tidak semua peserta memperhatikan pembaruan tersebut. Akhirnya pada saat ada keluhan peserta, penulis langsung menginformasikan kembali menggunakan wording yang telah dipersiapakan sebelumnya. Berikut ini contoh unforeseen circumstances wording yang telah disetujui oleh Ibu Antia.
Gambar 3.28 Unforeseen Circumstances Wording Sumber: Dokumentasi The Jakarta Post
4. Tidak menyediakan back-up teacher untuk Master Class
Pada pelaksanaan Master Class sesi pertama, terjadi kendala dimana Ibu Tertiani selaku instructor kelas Features mendadak tidak dapat dihubungi dan pada saat tersebut tidak ada pengajar cadangan yang menggantikan, sehingga muncul
keluhan dari beberapa peserta. Penulis mengatasi kendala ini dengan melaporkan kejadian ini kepada Ibu Antia terkait komplain dari peserta. Selain itu, penulis meminta masukan kepada Ibu Antia terkait siapa orang yang dapat menggantikan posisi Ibu Tertiani untuk sementara waktu. Sembari menunggu, penulis merespon keluhan peserta dengan pesan permohonan maaf. Akhirnya penulis diberi arahan untuk menghubungi Ibu Evi selaku Managing Editors yang akan menggantikan posisi Ibu Tertiani untuk sementara waktu. Sementara itu, Ibu Antia melakukan meeting dengan divisi sales dan finance untuk mempertimbangkan kompensasi yang dapat diberikan. Akhirnya, dibuatlah permohonan maaf secara resmi melalui Google Classroom, serta peserta diberikan kompensasi berupa satu pertemuan tatap muka tambahan dan free premium subscription mereka ditambah lagi satu bulan sehingga menjadi gratis dua bulan.
5. Tidak menyediakan e-certificate untuk webinar gratis
Pada saat mengatasi permasalahan ini, penulis berusaha memikirkan bagaimana cara memenuhi keinginan peserta, sekaligus memanfaatkan keinginan tersebut menjadi suatu hal yang bernilai untuk The Jakarta Post. Pada saat melakukan meeting dengan seluruh tim penyelenggara webinar, penulis memberikan ide yaitu menggabungkan kampanye good journalism milik The Jakarta Post ke dalam produksi e-certificate untuk free webinar. Pada ide tersebut, para peserta dapat mendapatkan e-certificate apabila berlangganan di website The Jakarta Post. Hal ini dilakukan sebagai bentuk mendukung kampanye good journalism, tentunya juga menjadi solusi dalam efektivitas kampanye milik The Jakarta Post itu sendiri. Akhirnya ide penulis disetujui oleh Ibu Esther selaku Deputy Managing Editor dan dapat diterapkan pada seluruh webinar berikutnya.
