1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan mengenai proses verifikasi yang dijalankan. 2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi kaedah perancangan, pelaksanaan dan penyediaan laporan verifikasi.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen
MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems Requirement
-
Dokumen termasuk manual, garis panduan, buku rujukan, pekeliling dan surat pekeliling berkaitan peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh UPM atau Kerajaan Malaysia
UPM/PNC/AD/3.14 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti
UPM/PNC/AD/3.07 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit
UPM/PNC/AD/3.10 Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti OPR/PNC-AD/GP03/CARIAN
DATA Garis Panduan Membuat Carian Data
OPR/PNC-AD/GP04/EKSPORT DATA Garis Panduan Eksport Data OPR/PNC-AD/GP05/MUAT
TURUN Garis Panduan Memuat Turun Data OPR/PNC-AD/GP06/MUAT
4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN
AD : Bahagian Audit Dalam
EC : Perjumpaan audit selepas selesai audit FAMS : Fixed Asset Management System
IC : Perjumpaan audit sebelum memulakan audit
JA : Juruaudit
KAD : Ketua Audit Dalam
MRA : Memorandum Perancangan Audit
NC : Naib Canselor
PJA : Penolong Juruaudit/ Penolong Akauntan PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PPKD : Penolong Pegawai Kawalan Dokumen di Entiti
PNC : Pejabat Naib Canselor
JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti
PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab
TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses
WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
KAD bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa pengauditan verifikasi aset dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses pengauditan verifikasi aset adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
7.1 Mula
7.5 Maklumkan kepada PTJ
7.7 Sediakan Laporan Hasil Verifikasi 7.6 Laksanakan Audit 7.12 Tamat Ya Tidak 7.2 Sediakan MRA
7.3 Sediakan Senarai Aset dan, atau Inventori 7.8 Semak. Memuaskan? 7.13 Semak. Memuaskan? 7.10 Perlu Susulan?
7.9 Maklumkan Hasil Verifikasi kepada PTJ
7.11 Laksanakan Pengauditan Susulan
7.12 Sediakan Laporan Hasil Verifikasi
7.17 Bentang Laporan ke JKA 7.15 Sediakan Laporan Keseluruhan 7.18 Hantar Laporan ke KPT Tidak Ya Tidak Tidak Ya Ya 7.4 Semak. Memuaskan? 7.16 Semak. Memuaskan?
7.17 Bentang Laporan ke JKA Ya Tidak
7.14 Maklumkan Hasil Verifikasi kepada PTJ
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Sediakan MRA
7.2.1 Sediakan MRA mengikut templat MRA(OPR/PNC-AD/BR01/MRA) sedia ada dengan menyesuaikan mengikut aktiviti PTJ.
JA/PJA
7.3 Sediakan senarai aset dan, atau inventori
7.3.1 Buat carian data daripada sistem FAMS berdasarkan skop audit. Rujuk Garis Panduan Membuat Carian Data. (OPR/PNC-AD/GP03/CARIAN DATA).
7.3.2 Export data daripada sistem FAMS ke Microsoft Excel mengikut kumpulan PTJ berpandukan Garis Panduan Eksport Data (OPR/PNC-AD/GP04/EKSPORT DATA).
7.3.3 Cetak dan failkan senarai aset dalam Fail Kawalan (UPM/PNC/AD/Tahun/Kod Tugasan/Kategori PTJ).
JA/PJA/PTPO
7.4 Semak. Memuaskan?
7.4.1 Semak senarai yang disediakan. 7.4.2 Jika Ya, terus ke langkah 7.5.
7.4.3 Jika Tidak, ulangi langkah 7.3
KAD/JA
7.5 Maklumkan kepada PTJ
7.5.1 Maklumkan kepada PTJ mengenai verifikasi aset yang akan dijalankan.
KAD/JA/PJA
7.6 Laksanakan Pengauditan
7.6.1 Muat turun data ke dalam pengimbas kod bar. Rujuk Garis Panduan Memuat Turun Data (OPR/PNC-AD/GP05/MUAT TURUN).
7.6.2 Buat semakan fizikal di PTJ berdasarkan senarai aset dan, atau inventori.
7.6.3 Gunakan alat pengimbas untuk mengimbas kod bar. 7.6.4 Muat Naik data daripada alat pengimbas ke dalam sistem
FAMS. Rujuk Garis Panduan Memuat Naik Data seperti di (OPR/PNC-AD/GP06/MUAT NAIK).
7.7 Sediakan Kertas Kerja Audit 7.7.1 Sediakan kertas kerja audit.
7.7.2 Kemukakan kertas kerja tersebut untuk semakan pegawai bertugas.
JA/PJA/PTPO
7.8 Semak. Memuaskan?
7.8.1 Semak kertas kerja yang disediakan. 7.8.2 Jika Ya, terus ke langkah 7.9
7.8.3 Jika Tidak, ulangi langkah 7.7
KAD/JA JA/PJA JA/PJA/PTPO 7.9 Maklumkan hasil verifikasi kepada PTJ
7.9.1 Maklumkan secara bertulis hasil verifikasi kepada PTJ. 7.9.2 Dapatkan maklumbalas PTJ sama ada perlu susulan atau tidak.
KAD/JA/PJA
7.10 Perlu susulan?
7.10.1 Jika Ya, terus ke langkah 7.11 7.10.2 Jika Tidak, terus ke langkah 7.15
JA/PJA/PTPO JA/PJA 7.11 Laksanakan Pengauditan Susulan
7.11.1Muat turun data ke dalam pengimbas kod bar. RujukGaris Panduan Memuat Turun Data (OPR/PNC-AD/GP05/MUAT TURUN).
7.11.2 Buat semakan fizikal di PTJ berdasarkan senarai aset dan, atau inventori.
7.11.3 Gunakan alat pengimbas untuk mengimbas kod bar.
7.11.4 Muat Naik data daripada alat pengimbas ke dalam sistem FAMS. Rujuk Garis Panduan Memuat Naik Data seperti di (OPR/PNC-AD/GP06/MUAT NAIK).
JA/PJA/PTPO
7.12 Sediakan kertas kerja audit
7.12.1 Sediakan kertas kerja audit.
7.12.2 Kemukakan kertas kerja audit tersebut untuk semakan pegawai bertanggungjawab.
JA/PJA/PTPO
7.13 Semak. Memuaskan?
7.13.1 Semak laporan yang disediakan. 7.13.2 Jika Ya, terus ke langkah 7.14. 7.13.3 Jika Tidak, ulangi langkah 7.12
KAD/JA JA/PJA JA/PJA/PTPO 7.14 Maklumkan hasil verifikasi kepada PTJ
7.14.1 Kemukakan hasil verifikasi kepada PTJ. KAD/JA/PJA 7.15 Sediakan laporan keseluruhan dan kemukakan kepada KAD
7.15.1 Sediakan laporan keseluruhan.
7.15.2 Kemukakan laporan keseluruhan kepada KAD untuk semakan dalam tempoh 21 hari bekerja dari tarikh akhir verifikasi.
JA/PJA
7.16 Semak . Memuaskan?
7.16.1 Semak laporan yang dihantar sama ada memuaskan atau tidak.
7.16.2 Jika Ya, ikut langkah 7.17.
KAD
7.17 Kemukakan laporan ke JPU
7.17.1 Hantar Laporan keseluruhan ke Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU).
7.17.2 Failkan laporan ke dalam fail Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti UPM/PNC/AD/3.13.
JA/PJA
JA/PJA/PTPO
7.18 Bentang Laporan Ke JKA
7.18.1 Aturkan Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA). KAD 7.18.2 Sediakan Agenda Mesyuarat.
7.18.3 Bentangkan laporan audit semasa mesyuarat. 7.19 Hantar Laporan Ke KPT
7.19.1 Sediakan laporan ke Kementerian Pengajian Tingg (KPT). 7.19.2 Hantar laporan ke KPT.
7.19.3 Failkan laporan ke dalam fail UPM/PNC/AD/2.05.
KAD
NC PTPO 7.20 Tamat
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul, Memfail Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus 1. UPM/PNC-AD/Tahun/Kod
Tugasan/Kategori PTJ
Fail Kawalan – Takwim Verifikasi Aset/Inventori
Senarai aset/inventori bagi keseluruhan PTJ
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun
KAD
2. UPM/PNC-AD/1.Kod PTJ/ASET Fail Tetap
Surat yang dihantar kepada PTJ
Senarai hasil verifikasi Surat PTJ berkenaan verifikasi Kertas kerja hasil verifikasi Status Verifikasi Aset
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun
KAD
3. UPM/PNC-AD/3.13 Fail JPU
Laporan audit
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun
KAD
4. Agenda JKA Minit
Laporan Audit Laporan Pihak Yang Berkaitan
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun KAD 5. UPM/PNC-AD/2.05 Fail KPT Laporan Yang Berkaitan Surat Yang Berkaitan
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuat Kuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan TWP PP WP 03/01/2011
02 01
OPR/PNC-AD/16/2011 MSKP PNC Kali Pertama TWP PP WP 22/08/2011
Fail Pinjaman Dokumen Log Pinjaman Dokumen Surat Yang
Berkaitan
7 Tahun
7. UPM/PNC-AD/5.47
Fail Pemantauan Status Tugasan Laporan Status Tugasan Bahagian Audit Dalam
PT(PO)/PYB PPKD Audit Dalam
7 Tahun
