ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
MANAJEMEN AKTIVITAS BISNIS AGEN
ASURANSI BERBASIS ANDROID
PADA PT. BNI LIFE INSURANCE
Dewi Puspitasari Nur Tiastuti
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Wildan Anugrah
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Prameswari Kusumarani Prasetya
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dewi Puspitasari Nur Tiastuti, Wildan Anugrah Putra, Prameswari K. Prasetya, Afan Galih Salman, ST., M.Si
Abstrak
Tujuan penelitian, ialah untuk menganalisis dan mengidentifikasi masalah sistem yang sedang berjalan dalam suatu perusahaan, dan menggunakan masalah yang ditemukan untuk mengembangkan aplikasi untuk kebutuhan perusahaan yang berkenaan dengan proses aktivitas bisnis agen asuransi. Metode penelitian yang digunakan adalah analisis dan perancangan. Analisis yang dilakukan berupa wawancara dan studi pustaka. Kemudian dilakukan perancangan dengan waterfall model. Hasil yang dicapai berupa sebuah sistem yang memenuhi tujuan penelitian dalam hal aktivitas bisnis agen asuransi. Simpulan yang didapatkan adalah sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi yang telah terkomputerisasi berbasis Android dan web.
Kata Kunci: Sistem Manajemen Aktivitas Bisnis, Agen Asuransi , Berbasis Android, Berbasis Web, PT. BNI Life Insurance
Pendahuluan
Tumbuhnya tingkat kesadaran masyarakat atas kesehatan memicu pertumbuhan bisnis asuransi jiwa di Indonesia. Persaingan antar perusahaan asuransi pun semakin ketat, terutama di bidang pemasaran. Setiap perusahaan asuransi yang berhasil dalam persaingan tersebut pada umumnya memiliki para sales atau agen yang handal untuk mencari calon nasabah. Salah satu contohnya adalah PT. BNI Life Insurance. Perusahaan ini menjual produk – produknya tersebut melalui kerjasama dengan para agen, sehingga status para agen tersebut bukan pegawai tetap, melainkan mitra bisnis. Para agen dalam menjalankan tugasnya mengharapkan kompensasi berupa komisi. Semakin banyak produk asuransi yang dijual, semakin banyak komisi yang diperoleh. Selain komisi, para agen mengharapkan reward tertentu, misalnya berlibur ke luar negeri. Di lain pihak, PT. BNI Life Insurance juga berkepentingan untuk memantau aktivitas dan pencapaian target para agen tersebut.
Semakin tingginya mobilitas para agen dalam menjalankan tugasnya, peranan smartphone semakin dibutuhkan. PT. BNI Life Insurance selalu mencoba mengikuti perkembangan teknologi terbaru untuk meningkatkan kinerja dan efektifitas perusahaan. Salah satu sistem operasi smartphone yang saat ini sedang berkembang di Indonesia adalah Android. Android adalah sistem operasi smartphone yang berbasis Linux dan open source yang dikembangkan oleh Google. Hal yang menarik dari open source adalah source-code dari pemrograman yang diberikan secara gratis karena tidak adanya lisensi. Selain itu, android juga bersifat multi platform, yaitu dapat dikembangkan pada berbagai platform baik itu dikembangan dalam platform windows, iOS, atau di Linux. Dengan keuntungan open source dan multi platform, banyak developer aplikasi mobile yang beralih ke aplikasi
mobile berbasis android. Perkembangan aplikasi mobile berbasis android pun meningkat secara signifikan
dalam kurun waktu satu tahun terakhir ini.
Melihat kebutuhan PT. BNI Life Insurance dalam memantau kegiatan para agen, semakin tinggi tingkat mobilitas para agennya dan keunggulan smartphone berbasis android, maka dilakukan analisis dan studi kasus dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Manajemen Aktivitas Bisnis Agen Asuransi berbasis Android pada PT. BNI LIFE INSURANCE”.
Metode Penelitian
Ruang lingkup dari penelitian mencangkup analisis dan perancangan sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi.
Metode Analisis
- Studi pustaka dengan tujuan mengumpulkan informasi dan teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan proses penulisan, seperti buku mengenai sistem basis data, teknologi informasi, dan perancangan sistem.
- Wawancara dengan pihak PT.BNI Life Insurance dengan tujuan untuk mendapatkan masalah yang ada di perusahaan.
Metode Perancangan
Metode perancangan dilakukan dengan waterfall model dengan tahapan : 1. Communication
Pemodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan sistem yang akan diaplikasikan dalam software dengan melakukan meeting dengan pembimbing di PT. BNI Life Insurance untuk membahas sistem yang diinginkan. Kemudian hasil dari meeting tersebut dianalisis untuk mengetahui bagian sistem yang dibutuhkan dan persyaratan sistem dalam memenuhi tujuan dari pembuatan sistem.
2. Planning
Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah :
- Mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh sistem. - Melakukan penjadwalan dalam membuat sistem.
3. Modeling
Proses ini dilakukan untuk mengubah kebutuhan sistem ke dalam blueprint software sebelum coding dimulai dengan :
a. Model UML (Unified Modeling Language) , yaitu : - Usecase diagram
- Class diagram
- Activity diagram
- Sequence diagram
b. Perancangan basis data fisikal. c. Perancangan layar web dan mobile. 4. Construction
Tahapan ini merupakan implementasi dari tahapan desain. Desain yang telah dibuat akan diubah ke bahasa pemrograman dengan coding. Setelah selesai, semua fungsi pada aplikasi akan diuji untuk menghindari terjadinya error.
5. Deployment
Pada tahapan ini aplikasi yang telah dibuat diterapkan dan dipelihara, dan dikembangkan kembali jika adanya penambahan kebutuhan dari perusahaan.
Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut: - Perancangan Sistem
- Implementasi - Evaluasi
Hasil dan Pembahasan
Analisis Proses Bisnis :
Aplikasi sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi akan dapat diakses melalui web dan smartphone berbasis Android. Dalam sistem ini, terdapat tiga role yang terlibat, yaitu :
1. Superadmin
Superadmin memiliki wewenang dalam subsistem pengaturan user dan subsistem pengaturan tabel referensi. Superadmin hanya terdiri satu orang yang akan mengatur kedua subsistem tersebut. Pada PT.BNI Life Insurance, salah satu karyawan pada divisi Information and Technology akan bertindak sebagai superadmin. 2. Admin
Admin memiliki wewenang dalam sistem pengaturan nasabah, subsistem pengaturan nasabah dan subsistem pengaturan kegiatan yang dilakukan oleh agen. Supervisor Agency and Administration Licency pada PT. BNI Life Insurance akan bertindak sebagai admin. Terdapat lima admin yang akan tersebar di wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Barat, dan Jakarta Selatan. Masing-masing admin akan membawahi beberapa agen.
3. Agen
Agen memiliki wewenang dalam subsistem pengaturan nasabah dan subsistem pengaturan kegiatan. Agen merupakan non karyawan PT. BNI Life Insurance yang memiliki tugas untuk menjual asuransi. Pada PT. BNI Life Insurance akan terdapat beberapa agen yang tersebar di lima wilayah Jakarta, yaitu wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Barat, dan Jakarta Selatan. Masing-masing agen akan dibawahi oleh supervisor yang bertindak sebagai admin pada sistem ini.
Sistem manajemen aktivitas bisnis asuransi terbagi menjadi empat subsistem sebagai berikut : 1. Subsistem Pengaturan User
Subsistem pengaturan user melibatkan admin, agen, terutama superadmin. Superadmin dapat melihat daftar admin, agen, nasabah, data admin, dan data agen. Wewenang dari superadmin adalah menambah, mengubah, dan menghapus user, baik admin maupun agen. Pada saat menambah user baru, superadmin akan memasukkan data dari user tersebut termasuk username dan password ke sistem. Ketika saat agen melakukan pindah wilayah, superadmin akan menambahkan riwayat agen tersebut. Daftar nasabah yang telah ditambahkan oleh agen ke dalam sistem juga dapat dilihat oleh superadmin, namun hanya berupa nama nasabah, status, dan waktu input nasabah ke sistem. Superadmin, admin, dan agen dapat mengubah profil dan foto. Selain itu, semua yang dilakukan oleh semua user pada sistem, dapat dilihat oleh superadmin pada daftar log. Log tersebut dapat dihapus dan dibersihkan oleh superadmin.
2. Sistem Pengaturan Tabel Referensi
Tabel referensi pada sistem ini merupakan tabel yang berisi data yang jarang mengalami perubahan dan bertindak sebagai referensi dari tabel lain. Sebagai contoh, tabel referensi status kawin berisi data status kawin menjadi referensi untuk tabel nasabah. Tabel nasabah berisi ID dari status kawin. Sehingga dengan adanya ID tersebut, akan terlihat status kawin nasabah setelah direferensikan dengan tabel referensi status kawin. Sistem pengaturan tabel referensi melibatkan superadmin. Superadmin dapat melihat daftar dari tabel referensi, yaitu aktivitas, jenis kegiatan, pekerjaan, status kawin, wilayah, dan pendidikan. Wewenang dari superadmin adalah menambah, mengubah, dan menghapus data dari tabel referensi. 3. Sistem Pengaturan Nasabah
Sistem pengaturan nasabah melibatkan agen dan admin. Agen memiliki tugas untuk mencari dan mendapatkan nasabah. Saat mendapatkan nasabah baru, agen akan menambahkan kegiatan tersebut dan data nasabah ke dalam sistem. Pada saat mendapatkan data lebih lanjut tentang nasabah dan hari istimewa dari nasabah, agen akan menambahkan data tersebut pada sistem. Sedangkan wewenang admin dalam sistem ini adalah mengubah status nasabah dari calon nasabah menjadi nasabah. Penggantian status menjadi nasabah dilakukan oleh admin pada saat agen telah melakukan kegiatan ‘Mengantarkan Polis’ ke nasabah. Saat itu, calon nasabah telah resmi menjadi nasabah. Admin juga dapat melihat daftar nasabah dan data nasabah yang telah dimasukkan oleh agen. Admin hanya dapat melihat data tersebut yang selanjutnya dianalisis untuk mengetahui keaktifan agen.
4. Sistem Pengaturan Kegiatan
Sistem pengaturan kegiatan melibatkan agen. Agen memiliki tugas untuk melakukan kegiatan dengan nasabahnya sampai nasabah tersebut mendapatkan polis asuransi. Agen akan merencakan kegiatan terlebih dahulu dengan nasabah. Data kegiatan yang telah direncanakan akan ditambah oleh agen ke dalam sistem. Namun, jika kegiatan tersebut tidak jadi dilaksanakan, agen akan menghapus data tersebut dari sistem. Admin hanya dapat melihat data tersebut yang selanjutnya dianalisis untuk mengetahui keaktifan agen. Dalam perancangan solusi untuk memecahkan permasalahan yang ada pada sistem yang lama, diusulkan perubahan dari sistem yang bersifat manual ke sistem yang terkomputerisasi yang terintegrasi dengan menggunakan sebuah smartphone. Android yang terhubung dengan sebuah Web Server. Sistem tersebut dapat dipantau melalui Personal Computer (PC) atau laptop yang juga terhubung ke Web Server. Selanjutnya, untuk penyimpanan data dilakukan pada sebuah Database Server. Pada Web Server terpasang Apache Server 2.4 dan PHP 5.4.4 . Sedangkan pada Database Server terpasang MySQL 5.5.25
Implementasi :
Kebutuhan Perangkat Lunak :
Spesifikasi perangkat lunak minimum untuk aplikasi agen meliputi penggunaan system operasi Android 2.2.1 (Froyo). Adapun perangkat lunak yang direkomendasikan untuk aplikasi agen adalah system operasi Android 4.0.1 (Ice cream sandwich).
Spesifikasi perangkat lunak minimum untuk server :
Operating System : Microsoft Windows XP/Vista/7,Mac OS atau Linux.
Development Tools : Xampp 1.6.8.
Web Browser : Firefox,Google Chrome (versi terbaru lebih direkomendasikan).
Spesifikasi perangkat lunak minimum untuk Admin:
Operating System : Microsoft Windows XP/Vista/7,Mac OS atau Linux. Browser : Firefox,Google Chrome (versi terbaru lebih direkomendasikan). Kebutuhan Perangkat Keras :
Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk aplikasi superadmin dan admin adalah sebagai berikut : o Processor : Pentium IV 2.4 GHz
o RAM : 1 GB o Hardisk : 20GB
o Memiliki fitur Wi-fi atau internet
Spesifikasi smartphone yang dibutuhkan untuk aplikasi agen adalah sebagai berikut : o Processor : Qualcomm MSM7227 800 MHz ARM 11.
o Layar touchscreen dengan dimensi sebesar 320 x 480 pixel. o RAM : 278 MB
o Memori : 158 MB
o Memiliki fitur Wi-Fi atau internet Evaluasi :
Setelah dilakukan uji coba sistem pada PT. BNI Life Insurance, dilakukanlah evaluasi untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan dari analisis dan perancangan sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi yang dibuat. Evaluasi berupa matriks yang diisi oleh Senior Manager Application Support & Development PT. BNI Life Insurance.
Tabel 1 Matriks Evaluasi
No Pertanyaan Tanggapan
1. Bagaimana tanggapan ibu mengenai sistem yang kami buat? Apakah sesuai dengan perancangan yang diharapkan?
Sudah sesuai dengan perancangan yang diharapkan 2. Mengenai jumlah menu yang telah kami buat,
apakah telah memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memantau agen asuransi?
Sudah cukup dengan kebutuhan kita.
3. Setelah sistem diimplementasikan, apakah kelebihan dan kekurangan yang ibu rasakan pada sistem yang kami buat ini?
Sejauh ini belum ada kekurangan yang berarti. 4. Berkaitan dengan tampilan atau fitur yang dibuat,
apakah saran ibu untuk memperbaiki sistem ini?
Untuk tampilan menurut kami tidak perlu terlalu diperhatikan yang penting fungsi-fungsinya berjalan dengan baik.
5. Apakah sistem ini akurat dalam memberikan informasi dan data?
Untuk saat ini informasi yang didapat sesuai dengan kami harapkan
6. Apakah sistem ini memudahkan supervisor dalam memantau kegiatan agen?
Sangat memudahkan karena sebelumnya kami memang kesulitan dalam memantau kegiatan agen.
7. Apakah sistem ini memudahkan supervisor dalam mendapatkan informasi tentang calon nasabah dan nasabah?
Sangat membantu karena data dapat diolah kapan saja kita mau.
8. Apakah sistem ini memudahkan supervisor dalam mendapatkan informasi tentang agen?
Sangat membantu. 9. Apakah sistem ini mengefisienkan penyimpanan
data?
Untuk penyimpanan dapat di simpan dalam satu tempat jadi lebih mudah untuk di manage 10. Apakah menurut ibu sistem ini akan mudah
digunakan oleh pengguna nantinya?
Menurut saya mudah
Simpulan dan Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi pada PT.BNI Life Insurance, dapat diambil simpulan sebagai berikut :
1. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance menjadi terkomputerisasi dan dapat diakses melalui web oleh superadmin, admin, agen dan Android oleh agen.
2. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance dapat diakses melalui Android oleh agen sehingga memudahkan dalam mengakses dan memperbaharui data kegiatan dan nasabah dimanapun tanpa harus menggunakan komputer maupun laptop.
3. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance yang terkomputerisasi memudahkan supervisor dalam menganalisis dan memantau kegiatan agen dengan nasabah.
4. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance yang terkomputerisasi memudahkan supervisor dan agen dalam mendapatkan informasi tentang calon nasabah dan nasabah. 5. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance yang terkomputerisasi
memudahkan supervisor dalam mendapatkan informasi tentang agen.
6. Sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi PT. BNI Life Insurance mempunyai struktur penyimpanan yang baik dengan menggunakan MySQL.
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk menunjang pengembangan sistem ini lebih lanjut adalah :
1. Menambahkan aplikasi Android untuk admin dan superadmin yang dapat memudahkan admin dalam memantau kegiatan agen dan superadmin dalam mengatur user pada sistem.
2. Menambahkan fitur print pada sistem sehingga laporan dapat berbentuk dokumen fisik.
Referensi
[1] Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and
Management. (5th Edition). Boston: Pearson Education.
[2] Deitel, P., & Deitel, H. (2012). Java: How to Program. (9th Edition). United States of America: Prentice Hall.
[3] Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo.
[4] Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam: Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo. [5] Json Org. n.d. Introducing Json. Diperoleh 12-28-2012 dari www.json.org.
[6] Laine, M., Shestakov, D., Litvinova, E., & Vuorimaa, P. (2011). Toward Unified Web Application Development. IT Pro, 1.
[7] Murach, J., & Steelman, A. (2008). Murach’s Java Servlets and JSP. (2nd Edition). United States of America: Mike Murach & Associates, Inc.
[8] Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006.
[9] Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner’s Approach. (7th Edition). New York: McGraw-Hill.
[10] Safaat, N. H. (2012). Pemrograman Aplikasi Mobile Smarthpone dan Tablet PC Berbasis Android. (Edisi Revisi). Bandung: Informatika Bandung.
[11] Schneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction. (5th Edition). United States of America: Addison Wesley.
[12] Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1992 Pasal 1 Tentang Perasuransian
[13] Whitten, J. L., & Bentley, L.D. (2007). Systems Analysis & Design Methods. (7th Edition). New York: McGraw-Hill.
[14] Welling, L., & Thomson, L. (2009). PHP and MySQL Web Development. (4th Edition). United States of America: Pearson Education, Inc.
[15] Wikimedia Foundation, Inc. 17 Januari 2013. Mobile App. Diperoleh 12-27-2012 dari
http://en.wikipedia.org/wiki/Mobile_application.
[16] Wikimedia Foundation, Inc. 17 Januari 2013. What Is A Web Based System. Diperoleh 12-27-2012 dari
http://wiki.answers.com/Q/What_is_a_web_based_system.
[17] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2011). Using Information Technology: A Practical Introduction to
Computers & Communication: Complete Version. (9th Edition). New York: McGraw-Hill.
Riwayat Penulis
Dewi Puspitasari Nur Tiastuti lahir di kota Tangerang pada 31 Januari 1992 . Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013. Penulis aktif di organisasi AIESEC Universitas Bina Nusantara sebagai Quality and Service Staff.
Wildan Anugrah Putra lahir di kota Bandung pada 30 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 dalam
bidang Teknik Informatika di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013. Penulis aktif di organisasi Bina Nusantara Computer Club sebagai instruktur.
Prameswari Kusumarani Prasetya lahir di kota Jakarta pada 16 Januari 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013. Penulis aktif di organisasi AIESEC Universitas Bina Nusantara sebagai General Administrative Manager.
