Strategi Evaluasi &
Pemilihan Paket Sistem
Pengertian Sistem ERP
Merp. Seperangkat infrastruktur dan software
yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’, artiya mencerminkan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan
pengalaman para pelaku bisnis ata teori akademik.
Tujuan utama adalah untuk meningkatkan
kerja sama dan interaksi antar semua departemen/fungsi dalam perusahaan.
Mekanisme Pengambilan
Keputusan
Melibatkan prosedur standar seperti
perhitungan investasi, resiko biaya dsb.
Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang
perlu dipertimbangkan dalam memutuskan produk ERP yang akan dipilih.
Pertimbangan ini sering bersifat Intangible
dan keputusan ditentukan berdasarkan kesepakatan bersama para manajer.
Tahapan Kerangka kerja proses
pengambilan keputusan
1. Identifikasi dan perumusan masalah,
dimulai dengan membuat pernyataan
masalah dan sasaran yang ingin dicapai.
2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua
informasi yang berhubungan dengan masalah.
3. Mendefinisikan alternatif, pada fase ini
semua alternatif solusi yang relevan didefinisikan.
Tahapan (con’t)
4. Evaluasi dan perbandingan alternatif,
melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi.
5. Memilih salah satu solusi.
6. Implementasi solusi yang sudah dipilih.
7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan
membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan.
Fase-fase Implementasi
Sistem ERP
Fase Inisiasi
Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa
kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik
Fase-fase Implementasi
Sistem ERP
Fase Evaluasi
Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan,
evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.
Fase Selection
Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang
waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk
menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika
lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.
Fase-fase Implementasi
Sistem ERP
Fase Modifikasi
Dapat dijalankan dua cara :
Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian
proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga
didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan waktu tertentu
Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target
tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran.
Fase-fase Implementasi
Sistem ERP
Fase Penyelesaian
Jika semua berjalan lancar, konsumen akan
melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanya
mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya.
Metode Pengembangan Sistem
ERP
Lama, biasanya lebih lamam
Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan
pengalaman vendor Modifikasi sistem dari
vendor
Sulit menggabungkan antarmodul, lama,
berpotensi tidak efisien Secara teoritis akan
menghsilkan sistem yang terbaik
Best-of-breed (kombinasi dari erbagai tawaran dan vendor
Sulit, mahal, lama Menggabungkan
manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan
Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor
Sulit, mahal, lama Paling sesuai dengan
kebutuhan perusahaan Membangun sendiri (inhouse) Kekurangan Kelebihan Metode
Metode Pengembangan Sistem
ERP
Kekurangan Kelebihan Metode Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat diluar perkiraanRisiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat,
sistem relatif tidak banyak berubah Application Service Provider (ASP) (menyerahkan implementasi pada penyedia jasa Tidak fleksibel Cepat, lebih murah,
efisien Menerapkan sistem
vendor dengan lengkap
Jika kemudian sistem dikembangkan, akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal Risikio lebih rendah,
relatif cepat, lebih murah Memilih modul-modul
tertentu dari sistem vendor
Kerangka Kerja Pemilihan
Solusi
Metode pemilihan paket ERP dapat
digambarkan dalam sebuah kerangka kerja yang membagi dasar pemilihan dalam
beberapa kriteria, yaitu kesesuaian fungsional (functional fit), Fleksibilitas (Flexibility) dan Kostumisasi.
Tiga hal aspek Evaluasi
1. ModulMemilih modul paket implementasi atau membuat sendiri
setiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.
2. Fleksibilitas
Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif
sistem dan teknologi lain.
3. Metode Implementasi
Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri
seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.
Kriteria Evaluasi untuk menunjukan kekuatan, kelemahan dan perbedaan antara paket ERP
1. Functional Fit
2. Fleksibilitas (Flexibility)
Kostumisasi
Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan penggunaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka Sistem Operasi Independent database Bahasa pemrograman 3. Dukungan (Support) Dukungan infrastruktur Pelatihan dokumentasi 4. Kontinyuitas (Continuity) Struktur proyek Aktivitas komunitas Transparansi Frekuensi update 5. Kematangan (Maturity) Status pengembangan Situs referensi
Implementasi Sistem ERP
Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi
implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihat pada gambar berikut :
Faktor Penentu Keberhasilan
Sistem ERP :
1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis 2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3. Manajemen proyek implementasi yang baik 4. Tim implementasi yang baik
5. Dapat mengatasi isu-isu teknik 6. Rekayasa ulang proses bisnis
7. Komitmen organisasi untuk berubah 8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif 9. Data yang akurat
10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif 11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya 12. Dapat mengatasi isu multi-site
Tiga pendekatan umum
implentasi ERP
1. Penggunaan satu paket software yang utuh
(Vendor tunggal)
2. Kombinasi dari beberapa paket software
(berbagai vendor, best of breed)
3. Kostumissi atau membuat sendiri paket
Tahapan Implementsi ERP
1. Membangun organisasi proyek
2. Menentukan pendekatan implementasi
3. Membangun rencana implementasi
4. Menentukan kriteria keberhasilan dan
Struktur Organisasi
1. Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutif dan masing-masing unit bisnis
utama. Anggota komite ini harus dapat mewakili
semua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal, keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur,
distribusi, engineering dan Sistem informasi 2. Staf teknologi informasi internal : manajer,
programmer, analis, dan dukungan teknik. 3. User utama internal
Siklus hidup Implentasi ERP
1. Fase PerencanaanMembentuk komite pengarah. Tugas utama komite ini
adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem.
2. Fase Analisis
Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan
proyek implementasi ERP dan mungkin sudah menetekunan pendekatan yang akan dilakukan.
Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkan
Siklus hidup Implentasi ERP
3. Fase Desain
Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor
mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung pada pendekatan ERP.
Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, maka
antarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jika
perusahaan memilih paket kostumisasi paket.
Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasa
Siklus hidup Implentasi ERP
4. Fase ImplementasiSetelah perusahaan menentukan paket software yang
akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan sebgainya.
Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang proses
bisnins diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2 hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.
Siklus hidup Implentasi ERP
5. Fase Dukungan Teknis
Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan
sistem jangka pendek dan jangka panjang. Dukungan teknis terhadap para pengguna sangat penting. Meskipun semua pengguna
sudah diberikan pelatihan yang intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan,
khususnya untuk perubahan yang drastis dan komprehensif.
Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung
Dilema Implementasi
Proyek implementasi adalah pekerjaan besar
Proyek yang harus dikerjakan sendiri
Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas
pertama
Mensyaratkan agar orang mengerjakan
Strategi Implementasi
Fase I – Basic ERP
Modul yang diimplentasikan meliputi Sales &
Operations Planning, Demand Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master
Scheduling, MRP dan Plant Scheduling.
Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan oleh
fungsi akuntansi dan keuangan, ditambah dengan modul yang diperlukan untuk mendukung
keakurantan inventory, keakuran dan struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagian manufaktur dan pengadaan
Strategi Implementasi(2)
Fase II – Integrasi Supply Chain
Proses yang termasuk dalam fase ini adalah
pengembangan ERP baik ke arah depan dan belakang, sehingga membangun sebuah rantai pasok (supply chain). Pengembangan ke arah belakang meliputi proses pengadaan barang dari supplier dengan menggunakan teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang
dan e-commerce melalui web.
Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6
Strategi Implementasi(3)
Fase III – Perluasan dan Pengembangan untuk Mendukung Strategi Perusahaan
Perluasan dapat berati implementasi elemen atau
modul-modul yang belum diterapkan secara lengkap atau
menyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikan modul pendukung, seperti modul untuk SDM,
pemeliharaan, pengembangan produk dsb.
Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai dari
beberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauh mana sistem akan diperluas dan dikembangkan.
Kesuksesan Implementasi
ERP
User Focus vs Technology Focus
Tata kelola dan alokasi sumber daya
manusia
Dukungan Vendor dan konsultan
Evaluasi kinerja Sistem ERP
Dapat dilakukan dalam dua sudut pandang
1. Sudut pandang keuangan
Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara
anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang
dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutin tahunan (on going cost).
2. Sudut pandang teknis
Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million
instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implementasi ERP.
Pemeliharaan Sistem Umum
pada sistem ERP
Implementasi vitur baru.
Pengujian setelah perubahan Kostumisasi internal Perubahan/pengelolaan password. Implementasi antarmuka Transfer Testing Modifikasi/Peningkatan fitur Otorisasi
Penyesuaian antar muka Adaptif
Ada tambahan aplikasi dari vendor berupa obyek baru atau patch.
Menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user Aplikasi tambahan Troubleshooting Korektif Keterangan Tugas Umum Jenis Pemeliharaan
Pemeliharaan Sistem Umum
pada sistem ERP
Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log.
Menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.
Administrasi
Monitoring alur kerja Prefentif
Penyesuaian, perencenaan, dan implementasi versi baru Upgrade versi Perfektif Keterangan Tugas Umum Jenis Pemeliharaan
System Application and Product
(SAP) in Data Processing
• SAP adalah produk perangkat lunak ERP
yang mempunyai kemampuan untuk
mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu.
• Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time
• SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Pengertian(2)
• SAP adalah perusahaan perangkat lunak
keempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar. • Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R
bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitektur
aplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui.
Pengertian(3)
• SAP menggunakan bahasa pemrograman
generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). • ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa
pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.
Pengertian(4)
SAP graphical user interfaces (SAPGUI)
berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400.
Tampilan dari SAP menggunakan Windows
Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).
TUJUAN PENGGUNAAN SAP
• Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.
• Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.
KEUNTUNGAN
MENGGUNAKAN SAP
• Mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga
menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.
• SAP merupakan a table drive customization software.
• Sehingga perubahaan persyaratan bisnis
dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum.
AREA FUNGSIONAL SAP
• SAP dikategorikan kedalam 3 area fungsional utama:
1. Logistic
• Sales and Distribution (SD) • Material Management (MM) • Warehouse Management (WM) • Production Planning (PP) • General Logistic (GL) • Quality Management (QM) 2. Financial
• Financial Accounting (FI) • Controlling (CO) • Enterprise Controlling (EC) • Investement Management (IM) • Treasury (TR) 3. Human Resources • Personnel Administration (PA) • Personnel Developer (PD)
LINGKUNGAN SISTEM SAP
• Sistem pengembangan adalah lingkungan
dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini.
• Sistem penjaminan kualitas adalah
lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum
dijalankan pada lingkungan produksi.
• Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian.
BIDANG KARIR DALAM SAP
Functional
• Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian barang pada pabrik Mobil
dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.
BIDANG KARIR DALAM SAP
ABAPer,
• dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi
akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.
Basis,
• Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter,
mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya.
