WORKING PAPER
PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA
PEREKRUTAN, ABSENSI DAN PEMUTUSAN
HUBUNGAN KERJA PADA PT. TRITAMA KARYA
HALMAHERA
Oleh
Henry Alexander Oeiyano , Markus Alfeus, Gilang Permana Saktia
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
ABSTRAK
PT. Tritama Karya Halmahera is a company engaged in the field of contracting. The purpose of this paper is to design a database system on the recruitment, attendance, and employment termination in PT. Tritama Karya Halmahera. The methodology used for this analysis is the method of literature study, the discovery of facts, and interviews.Then for the design method, we use the database lifecycle method. With this we can conclude that PT. Tritama Karya Halmahera requires a database system designed to help manage the recruitment, absenteeism and dismissal to make it a better and more superior than other companies. The results of this paper is a database design system that helps companies in managing the data Recruitment, Attendance, layoffs and as well as an easy way to create reports.
Keywords
ABSTRAK
PT. Tritama Karya Halmahera merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor. Tujuan penulisan ini adalah untuk merancang suatu sistem basis data pada bagian perekrutan, absensi, dan pemutusan hubungan kerja di PT. Tritama Karya Halmahera. Metodologi yang digunakan untuk analisis ini adalah metode studi pustaka, penemuan fakta, dan wawancara. Kemudian untuk metode perancangan yang kami pakai adalah metode database lifecycle. Dengan ini dapat disimpulkan bahwa PT. Tritama Karya Halmahera membutuhkan sistem basis data yang kami rancang untuk membantu mengelola bagian perekrutan, absensi dan pemutusan hubungan kerja agar menjadi lebih baik dan lebih unggul dari perusahaan lainnya. Hasil dari penulisan ini yaitu menghasilkan suatu rancangan sistem basis data yang membantu perusahaan dalam mengelola data Perekrutan, Absensi, dan PHK serta mempermudah pembuatan laporan.
Kata Kunci
Basis Data, Metodologi, Perekrutan, Absensi, Pemutusan Hubungan Kerja
Pendahuluan
Pada saat era globalisasi dan sistem perdagangan bebas sekarang ini, serta tingkat perkembangan teknologi yang demikian pesatnya akan menimbulkan tingkat persaingan usaha yang ketat sehingga menuntut perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satu faktor penting yang berpengaruh terhadap kinerja perusahaan adalah Tenaga Kerja atau Sumber Daya Manusia. Perusahaan- perusahaan semakin menyadari pentingnya Sumber Daya Manusia dalam membantu mewujudkan tujuan.tujuan yang akan dicapainya. Sebagai aset perusahaan yang sangat berharga, Sumber Daya Manusia yang ada dalam perusahaan harus dibina, dikembangkan dan didayagunakan seoptimal mungkin, sehingga mereka dapat memberikan kontribusi yang optimal dengan produktivitas kerja karyawan yang tinggi dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perekrutan tenaga kerja merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Informasi yang akurat mengenai kualitas dan kuantitas pegawai yang dibutuhkan, yang masuk ataupun yang keluar dalam suatu perusahaan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Namun di jaman yang telah berkembang pesat ini
tidak sedikit perusahaan yang masih menggunakan sistem yang tidak terkomputerisasi. Pencatatan, pengarsipan, dan data-data lainnya masih di simpan menggunakan kertas dan diarsipkan. Hal ini jelas akan menimbulkan masalah terutama pada perusahaan besar yang mempunyai ratusan bahkan ribuan karyawan. Data-data perekrutan, absensi, dan pemutusan hubungan kerja kemungkinan besar bisa dimanipulasi ataupun hilang, tentu akan berdampak pada perkembangan perusahaan. Maka dari itu untuk mendapatkan hasil yang baik dibutuhkan juga sistem yang terorganisir dan dapat membantu manajemen perusahaan agar lebih mudah melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini, menerapkan sistem basis data pada perusahaan adalah jalan terbaik untuk menyelesaikannya.
Sistem basis data merupakan sebuah sistem penyimpanan dan pengelolaan data dengan menggunakan komputer sehingga informasi yang disediakan cepat dan akurat. Dengan memanfaatkan sistem basis data akan dapat sangat membantu perusahaan. Oleh karena itu sistem basis data sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan untuk dapat bersaing ditengah persaingan yang semakin kompetitif.
Pemilihan karyawan merupakan suatu hal yang sulit bagi Human Resource Departement (HRD) karena penilaian kinerja karyawan merupakan sebuah penilaian yang subyektif. Selain itu, jumlah calon karyawan yang cukup banyak dan memiliki kemampuan yang tidak jauh berbeda membuat HRD sulit untuk menetukan siapa yang akan dipilih. Oleh sebab itu,diperlukan sebuah sistem untuk membantu permasalahan tersebut. Dengan menggunakan sistem basis data, proses pengelolaan administrasi akan lebih cepat, informasinya akan lebih akurat, efektivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan serta Human Error (kesalahan manusia) dapat diminimalisasi. Sebuah perancangan sistem basis data perekrutan tenaga kerja mutlak dibutuhkan Divisi SDM, yang diharapkan dapat membantu kelancaran dalam memberikan informasi yang cepat ke bagian terkait yang membutuhkannya.
Akhir-akhir ini kita juga sering mendengar istilah PHK yang terjadi pada perusahaan-perusahaan saat ini. Terjadinya PHK dikarenakan karena habisnya kontrak kerja dengan perusahaan, kemudian adanya pemecatan karena hal atau tindakan kriminal atau kesalahan-kesalahan fatal yang dilakukan oleh karyawan. Kemudian PHK terjadi juga dikarenakan ada nya penggunaan robot atau tegnologi yang tidak memakai tenaga kerja manusia sehingga perusahaan
akan mengurangi karyawan yang ada. Dan yang terakhir adalah pailit, yaitu perusaahaan mengalami pailit dan harus melakukan PHK pada perusahaan.
Dengan adanya sebuah sistem basis data absensi, perekrutan dan PHK karyawan dapat menunjang kinerja perusahaan. Oleh karena itu skripsi ini membahas mengenai “Perancangan Sistem Basis Data Perekrutan, Absensi, dan Pemutusan Hubungan Kerja pada PT. Tritama Karya”.
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi, yang pertama studi pustaka yang dilakukan dengan mempelajari referensi dari bukui-buku yang berkaitan dengan topik dan masalah yang dibahas sebagai dasar pertimbangan dalam memecahkan masalah yang ada.
Yang kedua memakai metode penemuan fakta dengan cara mempelajari dokumen dan wawancara. Mempelajari dokumen kami lakukan dengan mempelajari dokumen, surat, laporan dan catatan yang terkait dengan sistem yang berjalan. Ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi mengenai masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, dan kebutuhan basis data seperti apa yang dibutuhkan, dan yang diinginkan oleh pengguna. Kemudian wawancara kami lakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses manajemen karyawan yaitu
Manager Human Resource, dan IT Manager untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi.
Kemudian metode yang ketiga yaitu metode analisis sistem yang sedang berjalan. Metode analisis sistem yang dipakai menggunakan teori dari Whitten et al (2004) mendefinisikan Data
Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem, dan kerja atau
pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Metode analisis sistem dengan pengertian yang berbeda, sebagai berikut: yaitu diagram konteks yang prosesnya berada di posisi pusat, kemudian diagram nol yang prosesnya terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses lainnya. Kemudian diagram rinci, yang dalam pada level ini merupakan diagram yang merincikan diagram level 1, tanda * digunakan hanya jika proses tersebut tidak dapat dirincikan lagi, kemudian penomoran yang dilakukan berdasarkan urutan proses.
Metode yang keempat adalah metode analisis dan perancangan basis data yang diusulkan. Connolly, M. T.M. & Begg C.E. (2010, p313) mendefinisikan metode analisis, dan perancangan basis data dengan pengertian yang berbeda, sebagai berikut: Database Planning: membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. System Definition: menentukan batasan dan ruang lingkup dari sistem yang dibuat dalam perusahaan. Requirement
Collection and Analysis: mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan disetiap bagian dalam
perusahaan yang akan dibuatkan sistem aplikasi yang baru. Yaitu Database design, yang meliputi: Conceptual Database design, Logical Database design, Physical Database design. Kemudian DBMS Selection: membuat model kerja dari sistem database yang dibuat, Application
Design: menerapkan sistem aplikasi database yang baru dalam perusahaan, Prototyping Design
yaitu tahapan ini untuk membangun model pekerjaan atau kegiatan pada sistem basis data, yang memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan, mengevaluasi bagaimana tampilan, dan kegunaan dari sistem yang dihasilkan.
Metode yang terakhir adalah metode perancangan basis data yang tidak kami bahas pada penulisan tugas akhir ini meliputi, Impelementation merupakan realisasi fisik dari basis data, dan desain aplikasi, mencakup skema basis data, user view. Data Conversion and Loading: tahap pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru. Operational Maintenance: tahapan untuk memantau dan memelihara sistem basis data yang telah di-implementasikan. Prototyping, Data
Conversion and Loading, testing, Operational Maintenance. Hal tersebut tidak dapat dilakukan
karena pihak PT. Tritama Karya tidak mengijinkan data-data dalam perusahaan diberikan untuk pihak luar perusahaan. Maka dari itu, penulisan laporan tugas akhir ini berisikan data-data “dummy” untuk dapat menjalankannya.
HASIL DAN BAHASAN
Analasis Masalah
Analisis masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu yang pertama pengolahan data dalam perusahaan yang masih terbilang manual sehingga memperlambat kinerja dalam perusahaan. Yang kedua karena proyek atau pekerjaan yang di dapat perusahaan semakin banyak maka dibutuhkan tenaga kerja yang berkualitas, sehingga bagian hrd mengalami kesulitan dalam pecatatan karyawan yang direkrut. Yang ketiga banyaknya kecurangan dan kesalahan dalam absensi yang sering tejadi yang di lakukan oleh karyawan. Yang keempat keterlambatan dalam pembuatan laporan absensi karena data yang tidak valid. Yang kelima perusahaan tidak mengetahui pemberian peringatan dan karyawan yang telah melakukan pelanggaran.Yang terakhir adalah tidak adanya pencatatan karyawan yang telah di berhentikan sehingga karyawan yang telah diberhentikan karena tindakan kriminal dapat masuk kembali.
Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah yang ada kami membuat perancangan basis data yang mencakup, membuat suatu sistem basis data yang saling terintegrasi antara perekrutan, absensi dan PHK. Yang kedua membuat sistem basis data yang menyimpan berbagai pelanggaran dan peringatan yang di lakukan oleh karyawan. Yang ketiga membuat sistem basis data dan penggunaan scan kartu identitas pada bagian absensi yang dapat menyimpan data-data kehadiran karyawan secara lengkap. Yang keempat pembuatan sistem basis data yang dapan menyimpan waktu lembur dari karyawan. Dan yang terakhir yaitu pembuatan sistem basis pencatatan pemberhentian hubungan kerja karyawan.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Dengan dirancangnya sistem basis ini diharapkan PT. Tritama Karya Halmahera memiliki proses bisnis yang lebih baik karena adanya penyimpanan data pada database dan sistem yang lebih terintegrasi. Dan juga kesalahan pencatatan dan perhitungan dapat
diminimalisir karena sudah terkomputerisasi. Serta PT. Tritama Karya Halmahera dapat mengetahui data kehadiran karyawan dan dokumentasi karyawan secara mudah.
Saran
Saran yang dapat kami berikan untuk PT. Tritama Karya Halmahera adalah sebagai berikut, kami menyarankan agar perusahaam lebih meningkatkan pengawasan dalam proses absensi karyawan agar mengurangi kecurangan yang terjadi. Dan juga kami menyarankan kepada PT. Tritama Karya Halmahera untuk melakukan back up dalam periode tertentu untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan data
Referensi
Byars, L. L., & Rue, L. W. (2006). Human Resource Management. New York: McGraw-Hill/Irwin.
Connoly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management Fifth Edition. Boston: Pearson Education.
Golobisky, M. F., & Vecchietti, A. (2011). Fundamentals for the Automation of Object-Relational database Design . Fundamentals for the Automation of Object-Object-Relational database Design , 9-22.
Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam Allin1. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Kaswan. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Keunggulan Bersaing Organisasi.
Jakarta: Graha Ilmu.
Kroenke, David M (2010). Database Processing, 11th Edition.Prentice Hall.English.
Michael J.Kavanagh& Mohan Thite. (2010). Human Resource Information System : Basics, Application, and Future Directions. SAGE Publications, Inc.California
Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., & Wright, P. M. (2008). Human Resource
Management. New York: McGraw Hill.
O’Brien, James A. & M arakas, G. M. (2007). Management Information Systems, (7thEdition). New York: M cGraw-Hill.
Priy anto, Deni. (2008). Pengertian Absensi dan Jenis Absensi. Diakses p ada tanggal 2 Juni 2014,p ukul15.47 WIB, dari : http://denid3a katel.blogspot.com/2008/04/absensi-akurat.html
Rafsanjani. (2011). Pengertian dan Pengaturan Pemutusan Hubungan Kerja. Diakses p ada tanggal 2 Juni 2014,p ukul 20.47 WIB, dari : fsplem-bekasi.or.id/about/artikel/44/detail Rainer, R.K., Turban, E., & Potter, E. (2005). In troduction to Information Systems. New York:
Rainer, R.K., Turban, E. & Potter, E. (2007). Introduction to Information S ystems : Supporting and Transforming Business. New York: John Wiley & Sons, Inc.
Rainer, R. K., Turban, E. & Potter, E. (2009). Introduction to Information Systems : Supporting and Transforming Business (International Stud ent Version). New York: John Wiley & Sons, Inc.
Rulianto Kurniawan. (2010). PHP dan MySQL untuk orang awam. (edisi 2). Palembang : Maxicom.
Soeherman, Bonnie., & Pinontoan, Marion. (2008). Designing Information System: Concepts & Cases with Visio. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
RIWAYAT PENULIS
Henry Alexander Oeiyano lahir di kota Maluku pada 11 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Penulis aktif di Bulletproof Autocommunity sebagai Sekertaris.
Markus Alfeus lahir di kota Jakarta pada 29 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Gilang Permana Saktia lahir di kota Dumai pada 09 Januari 1992. Penulis menamatkan
