Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Februari 2010

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR

(2)

PROSEDUR TETAP NOMOR 23 TAHUN 2010

TENTANG

PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip merupakan khasanah budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap informasi yang terkandung didalamnya sehingga dapat didayagunakan untuk berbagai kepentingan baik pemerintah maupun masyarakat. Di dalam arsip akan tercermin dinamika kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara secara nyata, lengkap dan benar. Agar informasi tersebut tidak rusak atau hilang karena berbagai faktor perusak maka harus diupayakan pelestarian medianya. Salah satu media yang digunakan untuk arsip adalah kertas yang juga dipakai sebagai bahan untuk arsip kartografik.

Arsip kartografik dengan bahan dasar kertas merupakan bahan yang mudah rusak/terurai yang disebabkan oleh pelapukan. Proses kerusakan tersebut dapat diawali dari dalam kertas sendiri karena penggunaan bahan yang miskin serat dan zat tambahan yang tidak memenuhi syarat. Informasi yang terekam dalam arsip kartografik dibuat dengan bermacam-macam tinta seperti pensil, crayon, arang kayu, cat air, dan perekat dengan bahan-bahan tambahan-bahan lainnya yang bersatu dengan cetakan dalam proses fotografis. Seiring dengan bertambahnya usia, bahan tinta yang digunakan dalam arsip kartografik tersebut dapat menyebabkan memudarnya tulisan dan gambar. Untuk itu perlu diupayakan tindakan untuk mencegah atau menghambat kerusakan lebih lanjut agar arsip kartografik tidak semakin rapuh dan hancur.

Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip kartografik yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) khususnya untuk arsip kartografik dengan kondisi yang rusak maka perlu dilakukan tindakan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip sesuai standar dan ketentuan teknis kearsipan yang berlaku.

(3)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Kartografik adalah untuk memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan salah satu metode perbaikan arsip kartografik yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip.

Tujuanya adalah untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.

C. Ruang Lingkup

Materi Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Kartografik ini meliputi Prosedur Perbaikan Arsip Kartografik, Langkah-langkah Perbaikan Arsip Kartografik Menggunakan Bahan Lamatech Cloth, dan Langkah-langkah Perbaikan Arsip Kartografik dengan Sistem Manual.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedure (SOP) Administrasi Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009. 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Perbaikan Arsip adalah usaha yang bertujuan untuk mengembalikan fisik dan keutuhan fungsional suatu arsip dengan memperbaiki kembali akibat-akibat kerusakan dan perubahan yang terjadi pada arsip.

2. Peta adalah pola permukaan bumi yang dilukiskan pada bidang datar. Gambar ini dapat menyatakan fisika, lahan, keadaan politik. Jenis peta geologi, peta politik, dan sebagainnya.

3. Arsip Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafis atau fotogravimetrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala tertentu. Termasuk jenis ini adalah peta, bagan, dan sejenisnya termasuk teks penjelasannya.

4. Deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan member bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar maupun dari dalam kertas.

5. Lamatech Cloth adalah bahan yang digunakan untuk perbaikan arsip kartografik dalam bentuk kain yang mengandung lem perekat.

6. Spatula adalah alat seperti sendok bertangkai panjang dengan ujung pipih yang dipakai untuk membuka lem yang melekat pada arsip.

(5)

- 4 -

BAB II

PROSEDUR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

Prosedur perbaikan arsip kartografik melalui tahapan sebagai berikut:

1. Kepala Subdirektorat Restorasi Arsip melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip kartografik dengan Kepala Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional.

2. Kasubdit Restorasi Arsip menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip kartografik.

3. Kasubdit Restorasi Arsip menginstruksikan Kasi Restorasi Arsip Konvensional untuk pelaksanaan perbaikan arsip kartografik.

4. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima daftar arsip kartografik dari Kasubdit Restorasi Arsip.

5. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menganalisis bahan-bahan dan data arsip kartografik yang akan diperbaiki dan menginstruksikan Staf dan Arsiparis untuk memperbaiki arsip kartografik sesuai dengan kondisi fisik arsip.

6. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip kartografik yang akan diperbaiki.

7. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip kartografik yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip.

8. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip kartografik menggunakan metode:

a. Perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth (Lampiran2); atau b. Perbaikan arsip kartografik menggunakan sistem manual (Lampiran3).

9. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip kartografik (Lampiran 4).

10. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip Konvensional.

11. Kasi Restorasi Arsip konvensional melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip kartografik kepada Kasubdit Restorasi arsip.

(6)

- 5 -

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik ini dapat menjadi pedoman dalam melaksanakan perbaikan arsip kartografik yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip untuk untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.

Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Februari 2010

DIREKTUR PRESERVASI,

(7)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 23 TAHUN 2010

TENTANG

(8)

1

-DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

LAMPIRAN 2 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

MENGGUNAKAN BAHAN LAMATECH CLOTH

LAMPIRAN 3 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK DENGAN

SISTEM MANUAL

LAMPIRAN 4 CONTOH FORMULIR HASIL PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

(9)

2

-DIAGRAM ALIR

PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional Arsiparis Kasi Restorasi Arsip Konvensional Kasubdit Restorasi Arsip Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional

1 Melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan

kegiatan perbaikan arsip kartografik

2 Menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip kartografik

3 Menginstruksikan Kasi Restorasi untuk pelaksanaan perbaikan arsip kartografik

4 Menerima daftar arsip kartografik dari Kasubdit Restorasi Arsip

5 Menganalisis bahan-bahan dan data arsip kartografik yang akan diperbaiki dan menginstruksikan Staf dan Arsiparis untuk

memperbaiki arsip kartografik sesuai dengan kondisi fisik arsip

6 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip kartografik yang akan diperbaiki 7 Staf Seksi Restorasi Arsip

Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip kartografik yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip

8 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip kartografik

menggunakan metode: a. Perbaikan arsip

kartografik dengan menggnakan bahan lamatech cloth; atau b. Perbaikan arsip

kartografik dengan sistem manual

Lampiran 1 Prosedur Tetap

Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010

(10)

3 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Staf Restorasi Arsip Media Baru Arsiparis Kasi Restorasi Arsip Media Baru Kasubdit Restorasi Arsip Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 9 Staf Seksi Restorasi Arsip

Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip kartografik

10 Menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip

Konvensional

11 Melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip kartografik kepada Kasubdit Restorasi Arsip

Norma waktu : 5 hari kerja

DIREKTUR PRESERVASI,

(11)

4

-LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK MENGGUNAKAN BAHAN LAMATECH CLOTH

Langkah-langkah perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan.

Peralatan yang perlu dipersiapkan yaitu: mesin pres pemanas, meja kerja kaca (meja mounting), rak pengering, setrika kecil/solder listrik, cutter/kacip/gunting/pemotong kertas, pemberat, penggaris/mistar, pensil, penghapus, spatula, kuas ukuran 2 inci, spons.

Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: arsip kartografik, lamatech cloth larutan phytate/book keeper atau larutan CaCO3 1% (w/v 1 gram CaCO3 dilarutkan dalam 100 ml akuades), non woven sheet, kertas lilin.

2. Membersihkan arsip kartografik dari debu dan kotoran lainnya dengan kuas dan spons. Kotoran yang menempel diangkat dengan menggunakan spatula. Apabila terdapat tambalan berupa selotipe atau yang sejenisnya baim yang di bagian depan atau belakang arsip kartografik harus dilepas dengan menggunakan setrika kecil/solder listrik.

3. Melakukan deasidifikasi, dengan tahapan sebagai berikut: a. menyiapkan arsip kartografik yang akan diperbaiki;

b. menyiapkan larutan phytate/book keeper/larutan CaCO3 1% (kalsium karbonat); c. menyiapkan spon busa dan plastik astralon;

d. meletakan arsip kartografik diatas plastik astralon;

e. mencelupkan spon busa ke dalam larutan kalsium karbonat lalu di tekan-tekankan keatas permukaan kartografik dengan hati-hati sampai merata, sehingga kotoran dan asamnya terlihat keluar;

f. tiriskan kartografik dengan cara dianginkan sampai setengah kering

4. Melakukan perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth, dengan tahapan sebagai berikut:

a. meletakkan arsip kartografik yang akan diperbaiki diatas meja mounting;

b. memotong bahan lamatech cloth yang akan digunakan sesuai dengan ukuran arsip kartografik yang akan diperbaiki;

c. buka lamatech cloth dari lapisan kertas lilin yang menempel;

(12)

5

-d. meletakkan arsip kartografik diatas lamatech cloth yang telah dibuka lapisannya;

e. agar arsip kartografik tidak bergerak pada saat diperbaiki maka letakkan pemberat diatas arsip;

f. gunakan solder atau setrika kecil untuk merekatkan sementara antara arsip dengan lamatech cloth pada beberapa sudut arsip;

g. rapikan tepi lamatech cloth yang tersisa dengan memotongnya dan sisakan dengan lebar 1,5 cm untuk membuat bingkai;

h. buat bingkai pada tepi arsip dengan melipat tepi lamatech cloth kedalam sehingga menjadi lipatan selebar 1 cm;

i. sudut-sudut lamatech cloth dipotong seperti huruf “V” kemudian dilipat sehingga membentuk sudut siku;

Gambar 1. Meletakkan arsip kartografikdi atas lamatech cloth

Gambar 2. Merekatkan arsip kartografik menggunakan setrika kecil pada keempat sudut arsip

Gambar 3. Garis lipatan dan potongan lamatech cloth Garis lipatan Garis potongan

(13)

6

-j. arsip kartografik siap untuk dipres dengan mesin press pemanas. Catatan :

1) Perbaikan arsip kartografik dengan bahan lamatech cloth khusus untuk arsip kartografik dengan informasi hanya satu muka/permukaan;

2) Untuk arsip kartografik dengan bagian tepi yang sobek pemotongan lamatech cloth menutupi bagian tepi yang hilang tersebut;

3) Jika di bagian belakang arsip kartografik terdapat stempel, maka pada lamatech cloth yang menempel dengan stempel tersebut dipotong sesuai ukurannya.

5. Melakukan pengepresan arsip kartografik, dengan tahapan sebagai berikut: a. periksa kondisi mesin press dalam keadaan baik;

b. panaskan mesin hingga suhu mencapai 75-80° C;

c. letakkan arsip kartografik diatas mesin press pemanas. Agar arsip/dokumen tidak melekat atau lengket pada mesin, gunakan kertas lilin sebagai pelindung sehingga panas tidak mengenai arsip secara langsung;

d. pengepresan dilakukan selama 15 s/d 30 detik, kemudian angkat segera arsip kartografik dan disimpan secara mendatar.

6. Memeriksa hasil perbaikan, dengan tahapan sebagai berikut:

a. periksa dengan teliti setiap arsip kartografik yang sudah diperbaiki;

b. jika lamatec cloth sebagian tidak menempel, harus diperbaiki ulang pada lembar yang tidak menempel dengan solder/setrika kecil;

c. jika lamatech cloth tidak bisa menempel seluruhnya, harus diperbaiki dengan membersihkan bagian punggung arsip kartografik yang diperbaiki atau mengganti bahan lamatech cloth;

Gambar 4. Pengepresan arsip kartografik dengan lamatech cloth menggunakan mesin press pemanas

(14)

7

-d. jika timbul kerutan, diratakan kembali dengan menggunakan solder/setrika kecil, kemudian dipres kembali dengan mesin press panas.

(15)

8

-LANGKAH-LANGKAH

PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK DENGAN SISTEM MANUAL

Langkah-langkah perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan arsip kartografik yang akan dirawat dan diperbaiki 2. Meletakan mika diatas meja berlampu

3. Mengoleskan lem perekat diatas mika

4. Memasang kain kasa diatas mika yang telah diberi perekat

5. Meletakan kertas conqueror diatasnya sambil mengoleskan lem perekat 6. Meletakan arsip kartografik diatas plastik astralon

7. Meletakan arsip diatas kertas conqueror dengan hati-hati sambil mengatur posisinya 8. Menutup/menambal apabila ada arsip yang berlubang dan robek dengan bubur kertas

secukupnya lalu diratakan dengan kuas

9. Melindungi seluruh pinggiran arsip dengan hand made paper 10. Mengeringkan arsip dengan kipas angin selama ± 24 jam 11. Arsip siap dipotong/dirapikan

(16)

9

-CONTOH FORMULIR

HASIL PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK

FORMULIR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK SUBDIREKTORAT RESTORASI ARSIP ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Hasil Perbaikan Arsip Kartografik menggunakan Bahan Lamatech Cloth

Asal / Lokasi : ………..

Jumlah : ………..

No. No. Arsip Judul Skala Ukuran Warna Edisi/Tahun Ket.

Jakarta, ……….

Mengetahui

Penanggung jawab Petugas Perbaikan

(...) (...)