with ABDUL ROFID FANANY ISMARTADIANTO AGUS MAY SURYANTO

(1)

with

ABDUL ROFID FANANY ISMARTADIANTO AGUS MAY SURYANTO

(2)

PENERBITAN DAN PEREDARAN BUKU INI

HANYA UNTUK KALANGAN INTERNAL PELINDO III

DISCLAIMER

Go Digital With SAP

Puja dan puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga buku Knowledge Capture dengan judul “Go Digital With SAP: Kisah Keberhasilan Pelindo III Menerapkan SAP ” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

Pada 1 Januari 2017 merupakan momen bersejarah bagi Pelindo III, dimana Pelindo III berhasil melakukan Implementasi SAP sebagai pengganti sistem ERP SIUK yang telah berjalan hampir 13 tahun. Tentu ada proses di balik kisah keberhasilan ini yang pantas di capture sebagai Knowledge Management untuk keberlangsungan pengalaman perusahaan dengan mendokumentasikan pengetahuan tersebut di dalam sebuah buku.

Buku ini tersusun berdasarkan wawancara atas pengalaman dari para narasumber ahli/SME. Pengalaman yang di dapatkan oleh SME tersebut khususnya terkait proses persiapan implementasi SAP yang berlangsung antara periode 2016-2017. Pada periode tersebut terjadi sebuah proses persiapan implementasi SAP yang meliputi pemilihan ERP, penentuan implementor eksternal, pembentukan Tim Implementor hingga berbagai case study dari seluruh proses bisnis Pelindo III yang nantinya akan di jadikan blueprint.

Terima Kasih kami sampaikan kepada:

1. Manajemen PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti pelatihan Knowledge Capture ini.

2. Bapak Abdul Rofid Fanany, Ismartadianto, Agus May Suryanto selaku Subject Matter Expert (SME) yang telah berjuang dalam membimbing, memberikan semangat dan membagikan pengalamanya.

3. Pihak-pihak lain yang turut membantu terselesaikanya penulisan Knowledge Capture ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Kami berharap buku ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh Pegawai Pelindo III yang inigin menambah wawasan tentang strategi dan proses implementasi SAP.

Akhir kata kami memohon maaf yang sebesar-besarnya jika dalam proses penulisan Knowledge Capture ini terdapat beberapa kesalahan.

Surabaya, April 2019.

Penulis

KATA PENGANTAR

Materi yang terkandung dalam buku ini dapat dipertanggungjawabkan dan dipergunakan sebagai bahan pembelajaran di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Keseluruhan materi buku ini telah melewati proses verifikasi dan validasi dari para SME atau narasumber, yaitu:

ABDUL ROFID FANANY ISMARTADIANTO AGUS MAY SURYANTO

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ke dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk menggandakan, atau merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Pelindo III. Pelanggaran atas ketentuan ini akan dituntut berdasarkan peraturan hukum yang berlaku.

PELINDO III

iii

ii

PELINDO III

Knowledge Capture KATA PENGANTAR

(3)

ABDUL ROFID FANANY

ISMARTADIANTO

Beliau adalah Pimpinan Project Implementasi SAP di mana beliau sangat memahami proses bisnis yang berjalan di lingkungan Pelindo III. Beliau memiliki pengalaman sebagai Asisten Senior Manager Biro Perencanaan Strategis & Kinerja Perusahaan, Senior Manager Manajemen Sistem & Resiko, dan CEO Regional Kalimantan.

Beliau menjabat sebagai Senior Manager Subdit Teknologi Informasi & Komunikasi, Kantor Pusat. Beliau lah yang ikut terlibat dalam keberhasilan proyek SAP dari awal pemilihan SAP, go live, sampai dengan implementasi SAP di lingkungan Pelindo III. Beliau pernah menjabat sebagai Asisten Manager Sitem Informasi di Banjarmasin dan Asisten Manager Sistem Informasi di TPKS.

Adapun untuk profil lengkapnya adalah sebagai berikut :

Dalam Penyusunan Knowledge Capture tentang penerapan SAP di Pelindo III ini penulis mendapatkan informasi dari tiga SME, yakni sebagai berikut :

SUBJECT MATTER EXPERT (SME)

Nama : ABDUL ROFID FANANY

NIPP : 730903771

Jabatan : Direktur Administrasi dan Keuangan PT Pelindo Husada Citra

TTL : Sidoarjo, 20 September 1973

Email : [email protected]

Pendidikan Terakhir : S2 Magister Sains

Nama : ISMARTADIANTO

NIPP : 680603590

Jabatan : Senior Manager Manajemen Perubahan, Kantor Pusat

TTL : Surabaya, 19 Juni 1968

Pendidikan Terakhir : S2 Magister Manajemen

SUBJECT MATTER EXPERT (SME) Knowledge Capture

(4)

AGUS SURYANTO MAY

Adapun untuk profil lengkapnya adalah sebagai berikut :

Nama : AGUS MAY SURYANTO

NIPP : 800504205

Jabatan : Asisten Senior Manager Pengembangan dan Solusi TIK Front End, Kantor Pusat

TTL : Lamongan, 20 Mei 1980

Pendidikan Terakhir : S1 Ilmu Komputer Beliau adalah Manager Integrasi ERP dan Aplikasi Korporat. Beliau berkecimpung dalam bidang IT sejak awal bergabung dengan Pelindo III. Beliau memiliki pengalaman sebagain Supervisor Perangkat Lunak dan Penyajian Data di Banjarmasin, Asisten Manager Sistem Manajemen dan Informasi Tanjung Emas & TPKS, dan Asisten Manager Teknologi Informasi Tanjung Perak

SUBJECT MATTER EXPERT (SME) VERSI-VERSI SAP

• SAP R/1 System RF: 1973

• SAP R/2 Mainframe System: 1979

• SAP R/3 Enterprise Edition 1. 0 A:

July 1992

• SAP R/3 Enterprise Edition 3. 0B (SAP R/3 4. 0B): 6 April 1998

• SAP R/3 Enterprise Edition 3. 1l (SAP R/3 3. 1I): 11 May 1998

• SAP R/3 Enterprise Edition 4. 3 (SAP R/3 4. 3): June 1998

• SAP R/3 Enterprise Edition 4. 5B (SAP R/3 4. 5B): 29 March 1999

• SAP R/3 Enterprise Edition 4. 6B (SAP R/3 4. 6B): 6 December 1999

• SAP R/3 Enterprise Edition 4. 6C (SAP R/3 4. 6C): 3 April 2000

• SAP R/3 Enterprise Edition 4. 6F

• SAP R/3 ENTERPRISE 47X110: 15 July 2002

• SAP R/3 ENTERPRISE 47X200: 22 September 2003

• SAP ERP Central Component (ECC) 5.

0: 21 June 2004

• SAP ERP Central Component (ECC) 6.

0: 24 October 2005

• SAP S/4HANA Finance 1503: March 2015

• SAP S/4HANA 1511: November 2015

• SAP S/4HANA Cloud 1603: March 2016

• SAP S/4HANA Cloud 1605: May 2016

• SAP S/4HANA Finance 1605: May 2016

• SAP S/4HANA Cloud 1608: August 2016

• SAP S/4HANA 1610: October 2016

• SAP S/4HANA Cloud 1611: November 2016

• SAP S/4HANA Cloud 1702: February 2017

• SAP S/4HANA Cloud 1709: 15 September 2017

• SAP S/4HANA Cloud 1711: 7 November 2017

• SAP S/4HANA Cloud 1802: 5 February 2018

• SAP S/4HANA 1809: September 2018

• SAP S/4HANA Cloud 1811: November 2018

Source : https://en. wikipedia. org/wiki/SAP_ERP

PELINDO III

vii

PELINDO III

vi

Knowledge Capture

(5)

01 05 13 31 DAFTAR ISI

iii

Kata Pengantar

iv

Subject Matter Expert (SME)

vii Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

PERAN PENTING SISTEM ERP BAGI PELINDO III

PERMASALAHAN

PROSES PEMILIHAN ERP

PEMBENTUKAN TIM ERP READINESS TAHAPAN IMPLEMENTASI

BAB II TINJAUAN

UMUM BAB III

TANTANGAN DAN SOLUSI PERMASALAHAN

BAB IV FAQ

SEKILAS TENTANG ERP DAN SAP

MENGAPA SAP?

DAFTAR ISI Knowledge Capture

(6)

PERAN PENTING SISTEM ERP BAGI PELINDO III

BAB I

PENDAHULUAN

PERMASALAHAN

PELINDO III

2

PELINDO III

1

BAB I PENDAHULUAN Knowledge Capture

(7)

PERAN PENTING SISTEM ERP BAGI PELINDO III PERMASALAHAN

Mungkin sebagian dari kita sering mendengar kata ERP, namun tidak sedikit juga yang masih awam apakah yang di maksud dengan ERP. Enterprise Resource Planning atau yang disingkat dengan ERP, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sesuai dengan peraturan Kementerian BUMN Nomor: PER02/MBU/2013 tentang kewajiban BUMN untuk menyusun dan memiliki Master Plan TI, Pelindo III telah memiliki strategi Master Plan TI yang secara garis besar akan dilaksanakan dari tahun 2015-2019. Di dalam Master Plan TI tersebut terdapat beberapa inisiatif yang perlu diterapkan, dan salah satu strategi atau inisiatif Master Plan TI tersebut adalah implementasi sistem ERP.

Implementasi ERP merupakan investasi yang mahal bagi sebuah perusahaan, sehingga perlu kehati-hatian dalam memilih ERP yang tepat dan dapat di implementasikan dengan baik. Tidak semua ERP memiliki kemampuan yang sama dan cocok untuk di gunakan. Sistem ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan akan berhasil di perusahaan yang lain, sebab tidak sedikit perusahaan yang gagal dalam melakukan implementasi ERP di karenakan faktor kesalahan dalam mendefinisikan sebuah proses bisnis dan pemilihan sistem ERP yang kurang sesuai. Oleh sebab itu memilih sistem ERP merupakan proses yang tidak sederhana, karena memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang “mahal” bagi sebuah perusahaan.

Pelindo III merupakan salah satu perusahaan yang berhasil melakukan implementasi sistem ERP SAP. Keberhasilan implementasi sistem ERP ini diharapkan dapat membawa sentralisasi dan standarisasi atas pelaksanaan proses internal seperti pengadaan, akuntansi dan keuangan, pemeliharaan, proyek investasi, manajemen sumber daya manusia, sampai pelaporan. Penggunaan sistem ERP yang terintegrasi dan tersentralisasi akan mendukung Pelindo III untuk meningkatan sinergi dan konsolidasi antara Kantor Pusat dan seluruh Kantor Cabang serta meningkatkan kepercayaan dari para stackholder.

Pada 1 Januari 2017, Pelindo III berhasil melakukan Go Live SAP sebagai pengganti dari ERP sebelumnya yaitu SIUK. Kisah sukses dari proses peralihan sistem ini tentu memiliki hambatan-hambatan dan permasalahannya sendiri pada saat itu.

Beberapa di antaranya adalah:

1. Bagaimana proses menentukan sistem ERP yang akan digunakan saat itu hingga akhirnya menjatuhkan pilihan pada SAP? Bagaimana mekanismenya dan faktor apa sajakah yang dijadikan pertimbangan untuk memutuskan pada saat itu?

2. Bagaimana upaya-upaya yang di lakukan untuk mengubah kebiasaan user dari sistem ERP lama yang telah berjalan selama 13 tahun, ke sistem ERP yang baru yaitu SAP agar proses implementasi berjalan secara smooth?

3. Tim implementor SAP hanya mempunyai waktu persiapan implementasi selama 9 bulan sebelum Go Live. Bagaimana mereka melakukan manajemen waktu yang singkat tersebut agar Go Live SAP tepat waktu?

4. Direksi Pelindo III memiliki keinginan untuk langsung menerapkan semua modul SAP di semua proses bisnis, baik itu di kantor pusat maupun di kantor cabang secara serentak atau yang di kenal dengan metode implementasi Big Bang. Sampai saat buku ini ditulis, hanya Pelindo III perusahaan yang berhasil melakukan implementasi SAP dengan metode Big Bang di Indonesia. Apakah strategi yang digunakan oleh tim implementor saat itu sehingga hal tersebut dapat berhasil terlaksana?

5. Bagaimana proses transfer knowledge dari Vendor Implementor ke SDM internal Pelindo III? Sehingga tim internal tidak terlalu bergantung pada pihak ketiga dan dapat mengakomodir permintaan dari user apabila ada perubahan proses bisnis.

Knowledge Capture BAB I PENDAHULUAN

(8)