RANCANG BANGUN
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
KWARTIR CABANG GERAKAN PRAMUKA KOTA MALANG
Laporan Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi
Persyaratan Guna Meraih Gelar Serjana Informatika Universitas Muhammadiyah Malang
Moch. Rizky Wibowo 201410370311261
Bidang Minat Rekayasa Perangkat Lunak
PROGRAM STUDI INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG 2021
ii
LEMBAR PERSETUJUAN
Rancang Bangun Document Management System (Dms) Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kota Malang
Telah Direkomendasikan Untuk Diajukan Sebagai Judul Tugas Akhir Di
Program Studi Informatika Universitas Muhammadiyah Malang
Moch. Rizky Wibowo 201410370311261
Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II
Ilyas Nuryasin, S.Kom, M.Kom NIDN. 0723118601
Fauzi Dwi Setiawan Sumadi, ST., M.CompSc NIP. 0707069202
iii
LEMBAR PENGESAHAN
Rancang Bangun Document Management System (DMS) Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kota Malang
Diajukan Untuk Memenuhi
Persyaratan Guna Meraih Gelar Sarjana Strata 1
Program Studi Informatika Universitas Muhammadiyah Malang
Moch. Rizky Wibowo 201401370311261
Menyetujui,
Penguji I Penguji 2
Aminudin S.Kom., M.Cs.
NIDN. 0701068603
Wildan Suharso, S.Kom., M.Kom.
NIDN. 0730038405
Mengetahui,
Ketua Program Studi Informatika
Gita Indah Marthasari, S.T., M.Kom.
NIDN. 0720038101
iv
LEMBAR PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Moch. Rizky Wibowo
Tempat, Tgl Lahir : Bima, 15 Mei 1995
NIM : 201410370311261
Fakultas/Jurusan : Teknik Informatika
Dengan ini saya menyatakan bahwa Tugas Akhir dengan judul “Rancang Bangun Document Management System (DMS) Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kota Malang” beserta seluruh isinya adalah karya saya sendiri dan bukan merupakan karya orang lain, baik Sebagian maupun seluruhnya, kecuali dalam bentuk kutipan yang telah disebutkan sumbernya.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Apabila ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya say aini maka saya siap menanggung segala bentuk resiko/sanksi yang berlaku.
Mengetahui, Malang, Juli 2021
Dosen pembimbing Yang membuat Pernyataan
Ilyas Nuryasin, S.Kom, M.Kom Moch. Rizky Wibowo
v
ABSTRAK
Penelitian ini berawal dari kendala yang terjadi dalam pendataan yang sering terbengkalai dalam waktu yang lama. Jika data gudep tersebut tidak segera diperbaiki dua sampai tiga tahun mendatang dan hal ini terus berlanjut maka akan menyebabkan data gudep tersebut hilang dan akan menimbulkan permasalahan baru. Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah kearsipan tersebutLDocument Management System (DMS) adalah solusi alternatif untuk mengubah bentuk dokumen-dokumen dalam fisik kertas dengan harapan meminimalisir penggunaan kertas atau menjadi bentuk digital sehingga prosesddistribusi dari dokumen yang ada di Kwarcab Kota Malang menjadi lebih cepat dan mudah untuk diterapkan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa DMS sangat efisien untuk diterapkan dalam kelola data gudep di tingkat Gerakan Pramuka Kwartir Cabang Kota Malang Sehingga diharapkan fitur ini memberi kemudahan dalam monitoring arsip dari data gudep serta dapat memberikan solusi tentang sebuah kearsipan yang baik. Sehingga dengan sistem ini akan membantu dalam kelola arsip yang mudah diakses dan dimonitoring dari setiap data yang masuk.
Kata Kunci: Rancang Bangun, Managemen sistem (DMS), Gerakan Pramuka
vi
ABSTRACT
This research started from obstacles that occurred in data collection which was often neglected for a long time. If the gudep data is not immediately corrected in the next two to three years and this continues, it will cause the gudep data to be lost and will cause new problems. Therefore, to overcome the archiving problem, the Document Management System (DMS) is an alternative solution for converting paper documents in the hope that they will be in digital form so that the document distribution process in the Kwarcab Malang City becomes faster and easier to implement.
The results showed that DMS is very efficient to be applied in managing Gudep data at the level of the Kwartir Scout Movement Malang City Branch Cabang
So it is hoped that this feature provides convenience in monitoring archives from gudep data and can provide solutions for a good archive. So that this system will assist in managing archives that are easily accessible and monitored from every incoming data.
Keywords:Design and Build, System Management (DMS), Scout Movement
vii
LEMBAR PERSEMBAHAN
Puji syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarnya kepada:
1. Bapak Ilyas Nuryasin dan Fauzi Dwi Setiawan Sumadi selaku pembimbing tugas akhir.
2. Bapak/Ibu Dekan Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Malang.
3. Bapak/Ibu Ketua Jurusuan Informatika Universitas Muhammadiyah Malang.
4. Seluruh bapak ibu dosen yang sudah memberikan ilmu selama masa perkuliahan.
5. Laboratorium informatika universitas Muhammadiyah malang yang telah memberikan sarana dan prasarana selama masa perkuliahan.
6. Orang tua beserta keluarga yang tida ada habisnya memberikan dukungan doa.
7. Ulfi Bini’Matillah sebagai pendamping hati dan penyemangat hariku.
8. Keluarga besar ALPENDA ADVENTURE (Kak Robby Alexander, Kak Debrinawati serta rekan-rekan Trainer)
9. Rekan satu Angkatan yang selalu memberikan bantuan dan dukungan.
Ter-Utama Firdhansyah Abubekar, S.Kom.
10. Keluarga Besar Gerakan Pramuka Pangkalan Universitas Muhammadiah Malang.
11. Teman-teman yang selalu memberikan dukungan siang dan dalam salam mengerjakan Tugas Akhir.
Malang, 2 November 2021
Penulis
viii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul: “Rancang Bangun Document Management System (DMS) Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kota Malang”.
Tulisan ini disajikan pokok – pokok bahasan mengenai Document Management System (DMS) dalam penerapanya dilakukan pada sistem informasi Kwartir Cabang Kota Malang sebagai studi kasus penelitian. Mulai dari tahap identifikasi masalah sampai kesimpulan, selain itu juga dijelaskan penerapan serta pengujian dengan metode Blackbox dan User acceptance Test (UAT).
Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan tugas akhir ini masih banyak kekurangan dan keterbatasan. Oleh karena itu, peneliti sangat mengharapkan saran yang membangun agar tulisan ini bermanfaat untuk perkembangan ilmu pengetahuan kedepan.
ix
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
LEMBAR PERNYATAAN ... iv
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
LEMBAR PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.1 Rumusan Masalah ... 3
1.2 Batasan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Metodologi ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1. Penelitian Terdahulu ... 7
BAB III METODE PENELITIAN ... 9
3.1. Pengumpulan Kebutuhan ... 10
3.1.1. Wawancara ... 11
3.1.2. Observasi ... 11
3.2. Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian. ... 11
3.3. Analisis Sistem konvensional saat ini ... 12
3.4. Analisa Kebutuhan Sistem ... 12
3.5. Membangun Prototype ... 13
3.6. Evaluasi Prototype ... 13
3.7. Perancangan Program. ... 13
3.7.1. Kebutuhan PerangkatiKeras ... 14
3.7.2. KebutuhaniPerangkat Lunak ... 14
3.8. Pengujian Sistem ... 15
x
3.9. Evaluasi Sistem ... 15
BAB IV PENGUJIAN ... 16
4.1 Analisa Sistem Konvensional Saat ini ... 16
4.2 Analisa Kebutuhan Sistem ... 16
4.2.1. Mengidentifikasi Actor... 17
4.2.2. Membuat Diagram Use Case ... 18
4.2.3. Membuat Model Proses Bisnis Menggunakan Activity Diagram ... 21
4.2.4. Membuat Diagram Interaksi... 27
4.2.5. Perancangan Database ... 29
4.3 Perancangan User Interface ... 30
4.4 Pengujian Sistem ... 38
BAB V PENUTUP ... 48
5.1 Kesimpulan ... 48
5.2 Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 50
LAMPIRAN ... 52
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Metode penelitian ... 10
Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem admin Kwarcab ... 19
Gambar 4.2. Use Case Diagram Sistem Admin Gudep ... 19
Gambar 4.3. Activity diagram Login... 22
Gambar 4.4. Activity diagram kelola surat... 23
Gambar 4.5. Activity diagram kelola arsip... 24
Gambar 4.6. Activity diagram validasi gudep ... 25
Gambar 4.7. Activity diagram monitoring Gudep ... 25
Gambar 4.8. Activity diagram login ... 26
Gambar 4.9. Activity diagram kelola data gudep ... 27
Gambar 4.10. Sequence Diagram Untuk Login ... 28
Gambar 4.11. Sequence Diagram untuk input surat ... 28
Gambar 4.12. Sequence Diagram Untuk Input Data Gudep ... 29
Gambar 4.13. Relasi Antar Tabel ... 30
Gambar 4.14. Interface Login... 31
Gambar 4.15. Interface Dashboard Admin Kwarcab ... 31
Gambar 4.16. Interface Menu Surat Masuk ... 32
Gambar 4.17. Interface Input Data Surat Masuk ... 32
Gambar 4.18. Interface Menu Surat Keluar ... 33
Gambar 4.19. Interface Input Data Surat Keluar ... 33
Gambar 4.20. Interface Menu Arsip ... 34
Gambar 4.21. Interface Input Data Arsip ... 34
Gambar 4.22. Interface Menu Pengajuan Nomor Gudep ... 35
Gambar 4.23. Interface Monitoring Gudep ... 35
Gambar 4.24. Interface Dashboard Admin Gudep ... 36
Gambar 4.25. Interface Dashboard Admin Gudep ... 36
Gambar 4.26. Interface Input Data Khusus ... 37
Gambar 4.27. Interface Input Data Pembina ... 37
Gambar 4.28. Interface Input Rencana Kegiatan ... 38
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tabel Solusi Kebutuhan Sistem ... 17
Tabel 4.2. Penjelasan Use Case Diagram Admin Kwarcab ... 20
Tabel 4.3. Penjelasan Use Case Diagram Admin gudep ... 21
Tabel 4.4 Pengujian BlackBox ... 39
xiii
50
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA Keputusan Musyawarah Nasional X Gerakan Pramuka Tahun 2018 Nomor: 07/Munas/2018. Jakarta: Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, 2019.
[2] C. D. R. Amirillah, S. Andriyana, and B. Benrahman, “Perancangan Aplikasi Document Management System Berbasis Web Universitas Nasional dengan Metode Waterfall,” STRING (Satuan Tulisan Ris. dan Inov. Teknol., vol. 5, no. 1, p. 45, 2020, doi: 10.30998/string.v5i1.6353.
[3] E. Purwanti, “Pemanfaatan Document Management System dalam Penyimpanan dan Temu Kembali Arsip di Fakultas Teknik UGM,”
Khazanah J. Pengemb. Kearsipan, vol. 12, no. 1, p. 13, 2019.
[4] I. P. S. Handika and I. G. T. Suryawan, “Rancang Bangun Document Management System Untuk Mengelola Dokumen Standart Operational Procedure,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., vol. 4, no. 3, p. 173, 2017, doi: 10.25126/jtiik.201743334.
[5] L. A. Purwoko, “Analisis Penerapan Digital Signature Sebagai Pengamanan Pada Fitur Workflow - DMS ( Document Management System ),” p. 6, 2012.
[6] G. Mochammad Husein and R. V. Imbar, “Analisis Manajemen Risiko Teknologi Informasi Penerapan Pada Document Management System di PT. JABAR TELEMATIKA (JATEL),” J. Tek. Inform. dan Sist. Inf., 2015, doi: 10.28932/jutisi.v1i2.368.
[7] A. O. Sari and A. Abdilah, Web Programming I. 2019.
[8] Wirasto S. Karim, “Panduan Praktis Pemrograman Web,” no. September, pp. 4–47, 2012.
[9] B. M. Tulangow, “Sistem Ujian Berbasis Web,” J. Teknol. Dan Inform., vol. 1, no. 1, pp. 36–69, 2011.
[10] S. H. Mulyani, “Sistem Informasi E-Document Pada Badan Penjamin,”
Sist. Inf. E-Document Pada Badan Penjamin Mutu Akad. Univ. Respati Yogyakarta, vol. IX, 2014.
51
[11] T. Suryana, “Pengelolaan Dokumen Sebagai Sarana Komunikasi Internal Unikom,” J. Komput. Dan Inform., vol. 1, no. 1, pp. 1–9, 2012.
[12] I. P. M. Gunawan, A. Sukmaaji, and E. Sutomo, “Jurnal Sistem Informasi,”
Sist. Inf., vol. 3, no. 2, pp. 72–77, 2014.
[13] D. Hardiansyah et al., “ANALISIS PENERIMAAN PENGGUNA TERHADAP DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ( DMS )
DENGAN MODEL TAM ( Studi Kasus : Perwakilan BPKP Provinsi Riau ),” vol. 2, no. 1, pp. 32–36, 2016.
[14] R. Y. Endra, U. Rizal, and F. Ariani, “E-Arsip Berbasis Image Archives Management Process Model Untuk Meningkatkan Efektifitas Pengelolaan Arsip,” J. Sist. Inf. dan Telemat., vol. 7, pp. 11–21, 2016.
[15] A. Hendini, “Pemodelan Uml Sistem Informasi Monitoring Penjualan Dan Stok Barang Barang (Studi Kasus: Distro Zhezha Pontianak),” J.
Khatulistiwa Inform., vol. IV, no. 2, pp. 107–116, 2016.
[16] D. Rizky, “Mengenal Prototyping,” medium.com, 2019.
https://medium.com/dot-intern/sdlc-metode-prototype-8f50322b14bf (accessed Jul. 17, 2021).
[17] “Perancangan Sistem Informasi Inventory Spare Part Elektronik Berbasis Web Php (Studi CV. Human Global Service YOGYAKARTA),” JSTIE (Jurnal Sarj. Tek. Inform., 2014, doi: 10.12928/jstie.v2i2.2847.
[18] P. Astuti, “PENGGUNAAN METODE BLACK BOX TESTING (BOUNDARY VALUE ANALYSIS) PADA SISTEM AKADEMIK (SMA/SMK),” Fakt. Exacta, 2018, doi: 10.30998/faktorexacta.v11i2.2510.
[19] D. Irwanto, Perancangan object oriented software dengan UML, 1st ed.
Indonesia: CV Andi Offset, 2006.
[20] M. Abzalov, “Database,” in Modern Approaches in Solid Earth Sciences, 2016.
