STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KUNINGAN
SATUAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS KUNINGAN
2016
SOP PENERIMAAN MAHASISWA BARU
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.01 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 5 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan mahasiswa baru.
2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru.
3) Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.
2. Deskripsi Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi jalur prestasi, jalur kerjasama (kolektif) dan jalur reguler, daftar ulang, dan pengunduran diri calon mahasiswa baru.Proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada peraturan akademik yang ditetapkan universitas. Kepanitiaan PMB disusun dengan memperhatikan struktur organisasi tingkat universitas. Secara struktur koordinator PMB dijalankan secara exofficio oleh wakil Rektor III.
Promosi dan tes seleksi dipersiapkan oleh Panitia PMB dengan berkoordinasi hasil ke bagian akademik dan kemahasiswaan. Panitia PMB bekerjasama dengan Pusinfo mempersiapkan kesiapan jaringan dalam proses seleksi penerimaan.
3. Istilah dan Definisi
1) Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni.
2) Kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas di pekerjaan.
4. Ruang Lingkup 1) Persiapan Promosi 2) Pelaksanaan Promosi
3) PMB jalur prestasi, kerjasama dan reguler 4) Tes masuk
5) Seleksi
6) Publikasi hasil seleksi jalur reguler
7) Daftar Ulang
8) Pengunduran Diri Mahasiswa Baru 9) Data mahasiswa baru
5. Referensi 1) Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun 2000 2) Ketetapan Senat Akademik Universitas Kuningan 3) Renstra Universitas Kuningan
6. Prosedur Prakondisi : Pnitia PMB telah memasukkan jadual kegiatan PMB, alokasi ruangan ujian
A. Prosedur PMB Skenario Online :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Calon Maba, Petugas PMB dan Bagian Keuangan BAKKUP ketika calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran melalui intrenet tanpa harus datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU.
1. Calon Maba mengunjungi situs PMB UNIKU (pmb.uniku.ac.id)
2. Calon Maba melakukan registrasi di sistem (membuat akun) dengan memasukkan data username, password dan email.
3. Setelah prosedur membuat akun dilakukan, calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun tersebut.
4. Jika login sukses, sistem akan menampilkan halaman pribadi calon maba. Selanjutnya calon maba dapat melengkapi formulir pendaftaran di halaman pribadi termasuk menentukan pilihan program studi. Sistem akan melakukan validasi data-data penting. Selanjutnya calon maba mengirimkan formulir yang telah diisi.
5. Setelah formulir pendaftaran dikirim, sistem memberikan petunjuk pembayaran biaya pendaftaran (nama bank, nomor rekening, kode pembayaran) dan cara mengkonfirmasikan pembayaran yang telah dilakukan.
6. Calon Maba melakukan pembayaran di Bank yang ditunjuk sesuai instruksi.
7. Dari halaman pribadinya calon maba dapat melakukan konfirmasi pembayaran pada panitia PMB (upload bukti pembayaran).
8. Setiap saat petugas PMB memantau konfirmasi pembayaran.
Jika ada konfirmasi pembayaran, petugas akan memvalidasi pembayaran ke bagian keuangan BAKKUP. Jika valid, petugas akan akan merubah status pembayaran untuk calon maba tersebut menjadi confirmed (confermed-online). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran, jadual ujian dan ruang ujian.
9. Dari halaman pribadinya calon maba dapat memantau status pebayarannya (apakah sudah dikonfirmasi atau belum)
10. Jika sudah dikonfirmasi Calon Maba akan memperoleh nomor pendaftaran, jadual ujian masuk, ruangan ujian dan dapat mencetak kartu ujian. Selanjtnya calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan.
Pnitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke
panitia PMB untuk diumumkan.
11. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem.
12. Dari halaman pribadinya calon maba dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya.
B. Prosedur PMB Skenario Onsite :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Calon Maba dan Petugas PMB ketika calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran dengan datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU.
1. Calon Maba datang ke stand PMB UNIKU.
2. Calon Maba membayar biaya pendaftaran pada petugas PMB.
3. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk Calon Maba (username, password) dengan status akun telah aktif (confirmed-onsite). Akun (username/password) yang telah dibuat diberikan kepada calon maba.
4. Petugas PMB memeriksa kelengkapan dokumen pendaftaran dan menandai nama dokumen yang telah dilengkapi pada daftar dokumen pendaftaran dari halaman staffsite.
5. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba (hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi dll, termasuk data Student Get Student). Sistem akan memberikan nomor pendaftarandan ruang ujian.
6. Petugas PMB mencetak kartu ujian.
7. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya.
8. Selanjutnya calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan. Panitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke panitia PMB untuk diumumkan.
9. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem.
10. Dari halaman pribadinya calon maba juga dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya.
C. Prosedur PMB Skenario Kolektif :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Kolektor, Calon Maba dan Petugas PMB ketika pendaftaran calon mahasiswa baru dikoordinir oleh kolektor (Guru BP) yang datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU.
1. Kolektor (Guru BP) mendaftarkan calon maba ke petugas di stand PMB UNIKU.
2. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk calon maba-
calon maba yang didaftarkan (username, password) →
membuat akun secara massal. Status akun telah aktif (confirmed-kolektif).
3. Untuk masing-masing calon maba, Petugas PMB memasukkan data pendaftaran(hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftarandan ruang ujian.
4. Petugas PMB mencetak masing-masing kartu ujian.
5. Petugas PMB mencetak daftar akun calon maba untuk diserahkan pada kolektor (Guru BP) yang nantinya diberikan kepada masing-masing calon maba oleh kolektor.
6. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya.
7. Calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan. Panitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke panitia PMB untuk diumumkan.
8. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem.
9. Dari halaman pribadinya calon maba juga dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya.
D. Prosedur PMB Skenario Jalur Prestasi :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Panitia Seleksi Jalur Prestasi, Calon Maba dan Petugas PMB ketika pendaftaran calon mahasiswa baru dilakukan memalui jalur prestasi.
1. Panitia Seleksi Maba Jalur Prestasi memberikan berkas kelulusan berisi data-data calon maba yang diterima pada Petugas PMB
2. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk calon maba (username, password) yang dinyatakan lulus dengan status akun telah aktif (confirmed-prestasi)
3. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba (hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi, status mahasiswa pindahan, dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran.
4. Petugas PMB mengirimkan akun (username/password) kepada masing-masing calon maba.
5. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya.
catatan : Calon maba jalur prestasi tidak perlu mengikuti ujian saringan masuk.
E. Prosedur PMB Skenario Pindahan :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan
Calon Maba dan Petugas PMB ketika calon maba adalah mahasiswa pindahan.
1. Calon Maba datang ke stand PMB UNIKU
2. Calon Maba membayar biaya pendaftaran pada petugas PMB 3. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk Calon Maba
(username, password) dengan status akun telah aktif (confirmed-pindahan)
4. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba(hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi, status mahasiswa pindahan, dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran.
5. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya.
catatan : Calon maba pindahan tidak perlu mengikuti ujian saringan masuk
F. Prosedur Pengumuman Hasil Ujian PMB :
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Petugas PMB dan calon maba ketika pengumuman kelulusan seleksi masuk :
1. Petugas PMB mendownload daftar data calon maba peserta ujian saringan masuk dalam format spreadsheet
2. Petugas PMB memasukkan data kelulusan (lulus pilihan satu, lulus pilihan dua, tidak lulus, tidak hadir) serta data nilai hasil ujian pada spreadsheet tersebut
3. Petugas PMB meng-upload spreadsheet yang telah lengkap ke sistem.
4. Dengan data tersebut Petugas juga dapat membuat surat pengumuman hasil kelulusan yang akan dikirim via pos.
5. Calon maba dapat melihat pengumuman kelulusan dari site
pribadinya.
SOP REGISTRASI
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.02 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 3 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa mengikuti perkuliahan dalam rentang waktu/periode 1(satu) semester.
2. Istilah dan Definisi
1) BAAK :Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : KepalaBagian Administrasi Akademik
3) PUSINFO : PusatSistem Informasi
3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku pada saat mahasiswa akan memasuki kegiatan awal perkuliahan.
4. Referensi Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan 5. Penanggung
Jawab
Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
6. Ketentuan Umum
1) Untuk ketertiban proses administrasi calon mahasiswa baru 2) Untuk mengetahui berapa jumlahpendaftardiUNIKU
3) Untuk mengetahui berapa yang lulus ujian dan tidak lulus ujian 4) Untuk mengetahui berapa yang daftar ulang dan yang tidak daftar
ulang
7. Prosedur Prakondisi : SOP persiapan awal tahun akademik telah dilakukan oleh BAAK, BAKKUP, Prodi (Setting Preferences).
A. Prosedur Heregistrasi Mahasiwa Lama
1. Mahasiwa melakukan pembayaran biaya awal semester sesuai ketentuan di bank yang ditunjuk dengan menggunakan virtual account
2. Mahasiswa dapat memeriksa status pembayaran (satu hari selanjutnya) di studentsite-nya.
3. Jika tidak sesuai mahasiswa dapat menghubungi bagian keuangan BAKKUP dengan membawa slip pembayaran dari bank
4. Sistem secara otomatis akan merubah status mahasiswa menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan (preferences) yang telah ditetapkan
B. Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Reguler dan Pindahan (Belum memiliki NIM, Virtual Account dan studentsite) 1. Maba melakukan pembayaran biaya awal perkuliahan di loket
pembayaran keuangan BAKKUP atau dengan cara
mentransfer biaya awal perkuliahan ke rekening UNIKU yang
telah ditentukan. Jika pembayaran dilakukan melalui
perbankan, mahasiswa harus melakukan konfirmasi ke bagian
keuangan BAKKUP dengan membawa kuitansi bukti pembayaran dari bank.
2. Bagian keuangan BAKKUP memasukkan data pembayaran keuangan awal perkuliahan ke sistem.
3. Calon Maba menghubungi BAAK untuk melengkapi kekurangan persyaratan administrasi PMB yaitu menyerahkan fotokopi STTB, pas foto, dan perlengkapan lainnya yang diperlukan (untuk mahasiswa pindahan melengkapi dokumen konsultasi konversi mata kuliah dari program studi)
4. BAAK memeriksa semua kelengkapan dan memasukkan data ke sistem akademik serta memverifikasi pembayaran biaya awal perkuliahan maba. Jika sudah lengkap, BAAK akan memberikan approval dan sistem akan memberikan NIM dan Virtual Account serta merubah status mahasiswa di sistem menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Jika belum lengkap calon maba diminta untuk melengkapinya terlebih dahulu.
5. BAAK mencetak kartu mahasiswa.
6. Mahasiwa baru menghubungi Pusat Sistem Informasi (PUSINFO) untuk memperoleh e-mail, akun akses internet dan akun studentsite.
7. Setelah semuanya lengkap, maba dapat melakukan prosedur pengisian KRS pada waktu yang ditentukan
8. Untuk mahasiswa pindahan sebelum melakukan pengisian KRS harus menghubungi program studi terlebuh dahulu untuk melakukan konversi mata kuliah.
C. Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Prestasi (Belum memilliki N IM, Virtual Account dan Studentsite)
1. Maba menghubungi bagian keuangan BAKKUP untuk mendapatkan potongan 50% biaya awal perkuliahan dengan menujukkan bukti identitas.
2. Bagian keuangan BAKKUP memberikan beasiswa potongan 50% biaya awal kuliah melalui sistem untuk maba bersangkutan.
3. Maba membayar sisa biaya awal perkuliahan di loket pembayaran keuangan BAKKUP.
4. Bagian keuangan BAKKUP memasukkan data pembayaran keuangan maba.
5. Calon Maba menghubungi BAAK untuk melengkapi kekurangan persyaratan administrasi PMB yaitu menyerahkan fotokopi STTB, pas foto, dan perlengkapan lainnya yang diperlukan.
6. BAAK memeriksa semua kelengkapan dan memasukkan data
ke sistem akademik serta memverifikasi pembayaran biaya
awal perkuliahan maba. Jika sudah lengkap, BAAK akan
memberikan approval dan sistem akan memberikan NIM dan Virtual Account serta merubah status mahasiswa di sistem menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Jika belum lengkap calon maba diminta untuk melengkapinya terlebih dahulu.
7. BAAK mencetak kartu mahasiswa.
8. Mahasiwa baru menghubungi Pusat Sistem Informasi (PUSINFO) untuk memperoleh e-mail, akun akses internet dan akun studentsite.
9. Setelah semuanya lengkap, maba dapat melakukan prosedur pengisian KRS pada waktu yang ditentukan
8. Dokumen/Arsip Terkait
1) Alur Heregistrasi Mahasiswa Baru
2) Alur Heregistrasi mahasiswa Lama
3) Kartu Rencana Studi
SOP KARTU RENCANA STUDI (KRS)
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.03 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Melaksanakan kegiatan Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) pada setiap Semester.
2. Istilah dan Definisi
Pengisian Kartu Rencana Studi adalah kegiatanyang dilakukan oleh seluruh mahasiswa yang aktif untuk mengambil atau menentukan matakuliah yang diambil pada setiap semester. Pengisian ini dilakukan langsung pada terminal computer pada ruang administrasi Prodi.
3. Ruang Lingkup 1) Menyiapkan data dan peralatan pendukung untuk kegiatan KRS,
2) Melaksanakan kegiatan pengisian matakuliah yang akan diambil oleh mahasiswa pada semester,
3) Menghasilkan data matakuliah yang diambil mahasiswa pada semester berjalan,
4) Mencetak KRS untuk mahasiswa, 5) Membuat jadwal pengisian KRS,
6) Mendokumentasi hasil kegiatan pengisian KRS, 7) Backup data yang berkaitan dengan kegiatan KRS 4. Sarana Sarana yang digunakan pada kegiatan Daftar Ulang adalah
- Formulir Rencana Studi - Form Kartu Rencana Studi - Aplikasi KRS
- Stempel
5. Referensi 1) Prosedur pelaksanaan kegiatan Pengisian KRS
2) Peraturan BAAK tentang pelaksanaan kegiatan pengisian KRS 6. Prosedur Prakondisi : SOP persiapan awal tahun akademik telah dilakukan
oleh BAKKUP, BAAK, Prodi (Setting Preferences).
- BAAK telah memastikan bahwa kurikulum sudah simasukkan ke sistem
- BAAK telah memasukan jadual pengisian KRS dan perubahan KRS - Prodi telah menetapkan kurikulum yang digunakan oleh masing- masing maba
- Prodi telah memasukan jadual kuliah ke sistem
- Prodi telah menetapkan PA untuk masing-masing mahasiswa A. Prosedur Pengisian KRS Mahasiswa
Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan
Mahasiswa, Dosen PA, Program Studi ketika proses pengisian Kartu Rencana Studi :
1. Setelah melakukan registrasi ulang (SOP- Heregistrasi ), mahasiswa dapat mengakses halaman pengisian KRS di studentsite.
2. Dari halaman pengisian KRS, mahasiswa dapat memilih mata kuliah yang akan diambilnya kemudian mengirimkannya untuk diverifikasi oleh dosen pembimbing (melalui sistem) 3. Dosen pembimbing memverifikasi KRS mahasiswa
bimbingannya dari sistem (staffsite). Jika setuju, dosen PA melakukan persetujuan dan jika tidak dosen PA dapat memberikan pesan perbaikan pada mahasiswa bimbingan melalui sistem.
4. Mahasiswa wajib memantau terus status KRS nya (melalui studentsite-nya) sampai disetujui dosen pembimbing.
5. Setelah masa pengisian KRS habis + dua minggu masa perubahan KRS, program studi memberikan approval KRS dari sistem (staffsite).
Status mahasiswa yang telah di approve program studi, secara otomatis menjadi aktif dan tagihan untuk uang SKS akan terbit. Sistem akan mengunci semua fitur pengisian KRS.
- Mahasiswa yang tidak melakukan pengisian KRS atau menempuh prosedur cuti sampai masa pengisian KRS habis+ 2 mingguperubahan KRS akan diberi status tidak aktif.
Note : Karena kehadiran minimal 75% maka tidak ada prosedur pengisian KRS setelah masa perubahan KRS.
- Mahasiswa yang statusnya tidak aktif selama dua semester, akan dikenai prosedur drop out.
6. Setelah masa pengisian KRS habis, staf prodi/dosen pengampu mata kuliah dapat mencetak daftar hadir perkuliahan.
B. Prosedur Perubahan KRS
Prosdur ini ditempuh ketika mahasiswa ingin melakukan perubahan terhadap KRS yang telah disetujui (diapprove) oleh Dosen PA. Prosedur ini dapat dilakukan maksimum dua minggu setelah perkuliahan dimulai.
1. Dari studentsite-nya, mahasiswa mencetak KRS yang telah disetujui dosen PA serta formulir persetujuan perubahan KRS.
2. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen PA tentang perubahan yang akan dilakukan
3. Mahasiswa meminta persetujuan dari dosen pengampu mata kuliah yang ditinggalkan dan atau diambil baru dengan meminta tandatangan pada form perubahan KRS
4. Mahasiswa meminta persetujuan ketua program studi dengan meminta tandatangan pada form perubahan KRS
5. Dengan membawa semua berkas persetujuan, mahasiswa
menghadap dosen PA untuk melakukan perubahan KRS
6. Dosen PA melakukan perubahan KRS untuk mahasiswa
bersangkutan dari sistem akademik (staffsite)
7. Mahasiswa dapat memeriksa hasil perubahan KRS dari
studentsite-nya.
SOP LAYANAN PERMOHONAN SURAT
KETERANGAN MASIH STUDI
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.04 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 1 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam pembuatan surat masih studi.
2. Istilah dan Definisi
1) BAAK : BiroAdministrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag AA : Kepala Bagian Administrasi Akademik
3) BAA : Bagian Administrasi Akademik 4) PNS : Pegawai Negeri Sipil
3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang masih aktif dalam perkuliahan mulai dari registrasi mahasiswa baru di BAAK sampai dengan mahasiswa mendapatkan surat yang diperlukan.
4. Referensi Prosedur mutu pelayanan Surat Keterangan Masih Studi 5. Penanggung
Jawab
Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
6. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala BAAK.
2) Mahasiswa mengisi blanko surat keterangan masih studi dan mengambil blanko di BAA.
3) Mahasiswa mengisi blanko yang sudah disediakan di BAA.
Untuk yang orang tuanya PNS, mahasiswa harus mengisi data orang tua lengkap seperti : Nama, NIP, nama instansi, pangkat/golongan dan alamat rumah orang tua mahasiswa yang bersangkutan.
4) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko surat keterangan masih studi yang sudah diisi ke BAA.
5) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau buku agenda BAA
6) Surat keterangan masih studi akan diparaf oleh Kabag.
Administrasi Akademik yang selanjutnya akan ditanda tangani oleh Kepala BAAK.
7) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat.
8) Pengambilan surat masih studi di BAA selambat – lambatnya 1 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas dibagian Umum.
9) Surat keterangan masih studi diberikan kepada mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan.
7. Dokumen/Arsip Terkait
1) Surat Keterangan Masih Studi (Pns)
2) Surat Keterangan Masih Studi (Non-Pns)
SOP LAYANAN PERMOHONAN KETERANGAN CUTI
STUDI
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.05 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar MM.
1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam melakukan cuti studi pada tiap semester berikutnya dan memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk tidak melakukan studi pada saat program studi berlangsung karena hambatan studi seperti tidak dapat membayar SPP atau karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik pada semester yang akan berlangsung.
2. Istilah dan Definisi
1) BAAK : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : Kepala Bagian Administrasi
3) BAA : Bagian Administrasi Akademik 4) Kaprodi : KetuaProgram Studi
3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku apabila mahasiswa yang bersangkutan telah mengikuti perkuliahan sedikitnya 2 semester mulai dari registrasi mahasiswa di BAA sampai batas waktu yang telah ditetapkan sesuai kalender akademik mahasiswa untuk pengajuan cuti studi dan akhirnya mahasiswa mendapatkan surat permohonan tersebut.
4. Referensi 1) Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan (UNIKU) 2) Kalender Akademik.
5. Penanggung Jawab
Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
6. Ketentuan Umum
1. Cuti studi diperbolehkan bila mahasiswa tersebut telah menempuh sedikitnya 2 semester.
2. Cuti bias diajukan paling lama 2 semester (bias terputus-putus / berlangsung 2 semester)
3. Cuti studi diberikan apabila adanya keterangan dari orang tua (Kurang biaya, terlambat registrasi, karenasakit)
7. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko yang berisi permohonan cuti studi yang ditujukan kepada Rektor cq Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
2) Waktu pengajuan cuti studi dilakukan sebelum atau pada saat registrasi berlangsung dan selambat-lambatnya 7 hari setelah registrasi berakhir.
3) Izin cuti studi diberikan kepada mahasiswa maksimal 2 semester, baik terputus maupun berturut–turut.
4) Mahasiswa mengajukan cuti studi ke BAA dengan membawa surat keterangan bebas tanggungan dari perpustakaan dan menulis dibuku pengendali kemudian mahasiswa mengambil blanko surat cuti studi yang disediakan BAA.
5) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko cuti studi yang sudah
diisi dan direkomendasi oleh Dekan Fakultas, Dosen Wali serta mendapat persetujuan dari Kaprodi yang bersangkutan dan sudah stempel Fakultas masing-masing ke BAA.
6) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa yang bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau agenda BAA.
7) Surat cuti akan diparaf oleh Kabag Akademik yang selanjutnya akan dimintakan tanda tangan Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
8) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat.
9) Pengambilan surat cuti studi di BAK selambat –lambatnya 7 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas di bagian Umum. (harus ada surat tembusan ke fakultas)
8. Dokumen/Arsip Terkait
1) Surat Permohonan Cuti Studi 2) Surat Keterangan Cuti Studi
3) Surat Keterangan Bebas Tanggungan dari Perpustakaan.
SOP LAYANAN PERMOHONAN KETERANGAN CUTI
KHUSUS
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.06 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Data mahasiswa yang mengambil cuti terdata dan terlaporkan ke laman https://forlap.ristekdikti.go.id
2. Ruang Lingkup Perubahan yang dapat diubah di laman https://forlap.ristekdikti.go.id/
adalah
1. Nomor induk mahasiswa 2. Nama Lengkap
3. Tempat Lahir 4. Tanggal Lahir 5. Nama Ibu Kandung
3. Referensi Formulir pengajuan cuti khusus yang disediakan oleh program studi masing-masing.
4. Istilah dan Definisi
Cuti khusus adalah cuti yang alasannya baru diketahui oleh mahasiswa aktif yang bersangkutan setelah periode registrasi.
Alasan cuti adalah sebab yang mengakiatkan mahasiwa yang bersangkutan memutuskan untuk cuti, diantaranya sakit, kecelakaan, melahirkan atau alasan kuat lainnya.
5. Penanggung Jawab
BAAK 6. Pelaksana BAAK 7. Ketentuan
Umum
1. Membayar biaya administrasi cuti yang besarnya sesuai yang telah ditetapkan.
2. Seluruh mata kuliah yang telah dikontrak dibatalkan oleh BAAK setelah pengajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1.
3. Keuangan yang sudah dibayarkan pada semester yang bersangkutan dikonversi menjadi pembayaran tagihan semester berikutnya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
4. Setelah ajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1 maka status mahasiswa berubah menjadi Cuti.
8. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko yang berisi permohonan cuti yang ditujukan kepada Rektor cq Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
2) Waktu pengajuan cuti dilakukan sebelum atau pada saat registrasi berlangsung dan selambat-lambatnya 7 hari setelah registrasi berakhir.
3) Izin cuti studi diberikan kepada mahasiswa maksimal 2 semester, baik terputus maupun berturut–turut.
4) Mahasiswa mengajukan cuti ke BAA dengan membawa surat
keterangan bebas tanggungan dari perpustakaan dan menulis
dibuku pengendali kemudian mahasiswa mengambil blanko
surat cuti studi yang disediakan BAA.
5) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko cuti studi yang sudah diisi dan direkomendasi oleh Dekan Fakultas, Dosen Wali serta mendapat persetujuan dari Kaprodi yang bersangkutan dan sudah stempel Fakultas masing-masing ke BAA.
6) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa yang bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau agenda BAA.
7) Surat cuti akan diparaf oleh Kabag Akademik yang selanjutnya akan dimintakan tanda tangan Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
8) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat.
9) Pengambilan surat cuti studi di BAK selambat –lambatnya 7 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas di bagian Umum. (harus ada surat tembusan ke fakultas)
9. Dokumen/
Formulir Terkait
Persyaratan pengajuan Cuti Khusus : 1. Foto copy Kartu Tanda Mahasiswa
2. Tanda bukti pembayaran SPP dan SKS pada semester yang bersangkutan
3. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, misal : surat keterangan dokter, atau surat keterangan lainnya yang menguatkan alasan cuti.
4. Surat pertimbangan dari Pembimbing Akademik 10. Lampiran
Terkait
1. Kartu Tanda Mahasiswa
2. Surat Pertimbangan Pembimbing Akademik
3. Surat Keterangan Dokter/Bidan/lainnya yang mendukung
4. Bukti Pembayaran SPP dan SKS Semester yang bersangkutan
SOP LAYANAN PERMOHONAN KETERANGAN AKTIF
KULIAH
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.07 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Mengaktifkan kembali status mahasiswa yang semula berstatus non aktif atau cuti, agar bisa melakukan kontrak kredit.
2. Ruang Lingkup Status mahasiswa yang diperbolehkan untuk diubah statusnya adalah mahasiswa yang pada semester sebelumnya :
1. Mengajukan cuti, baik cuti reguler maupun cuti khusus
2. Non aktif dikarenakan tidak melakukan kontrak kredit pada semester sebelumnya.
3. Referensi Formulir pengajuan aktif kembali yang yang disediakan oleh program studi masing-masing, dan diisi oleh mahasiswa yang bersangkutan.
4. Istilah dan Definisi
1. Aktif kuliah adalah status mahasiswa melakukan pengambilan kontrak kredit pada semester berjalan.
2. Non Aktif adalah status mahasiwa yang tidak melakukan kontrak kredit pada semester sebelumnya baik dengan pemberitahuan atau tanpa pemberitahuan ke program studinya.
3. Cuti khusus adalah cuti yang alasannya baru diketahui oleh mahasiswa aktif yang bersangkutan setelah periode registrasi.
4. Cuti Reguler adalah cuti yang sudah direncanakan pada semester sebelumnya.
5. Penanggung Jawab
BAAK
6. Pelaksana 1. PROGRAM STUDI 2. BAKKUP
3. BAAK 7. Ketentuan
Umum
1. Membayar biaya administrasi cuti yang besarnya sesuai yang telah ditetapkan.
2. Seluruh mata kuliah yang telah dikontrak dibatalkan oleh BAAK setelah pengajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1.
3. Keuangan yang sudah dibayarkan pada semester yang bersangkutan dikonversi menjadi pembayaran tagihan semester berikutnya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
4. Seteah ajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1 maka status mahasiswa berubah menjadi Cuti.
8. Prosedur 1) BAAmembuatkonsepdanmenyediakanblankosurat permohonanyang ditujukankepadaKepala BAAK.
2) Mahasiswa mengisi blanko surat keterangan masih studi dan mengambil blanko di BAA.
3) Mahasiswa mengisi blanko yang sudah disediakan di BAA.
Untuk yang orang tuanya PNS, mahasiswa harus mengisi
data orang tua lengkap seperti : Nama, NIP, nama instansi,
pangkat/golongan dan alamat rumah orang tua mahasiswa yang
bersangkutan.
4) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko surat keterangan masih studi yang sudah diisi ke BAA.
5) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau buku agenda BAA
6) Surat keterangan masih studi akan diparaf oleh Kabag.
Administrasi Akademik yang selanjutnya akan ditanda tangani oleh Kepala BAAK.
7) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat.
8) Pengambilan surat masih studi di BAA selambat – lambatnya 1 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas dibagian Umum.
9) Surat keterangan masih studi diberikan kepada mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan.
9. Dokumen/
Formulir Terkait
Persyaratan pengajuan Cuti Khusus : 1. Foto copy Kartu Tanda Mahasiswa
2. Tanda bukti pembayaran SPP dan SKS pada semester yang bersangkutan
3. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, misal : surat keterangan dokter, atau surat keterangan lainnya yang menguatkan alasan cuti.
4. Surat pertimbangan dari Pembimbing Akademik 10. Lampiran
Terkait
1. Kartu Tanda Mahasiswa
2. Surat Pertimbangan Pembimbing Akademik
3. Surat Keterangan Dokter/Bidan/lainnya yang mendukung
4. Bukti Pembayaran SPP dan SKS Semester yang bersangkutan
SOP LAYANAN PERUBAHAN DATA
MAHASISWA DI FORLAP
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.08 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 1Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Data individu mahasiswa tercantum di laman http://forlap.dikti.go.id dengan benar sesuai dokumen kependudukan dan administratif lainnya.
2. RuangLingkup Perubahan yang dapat diubah di laman http://forlap.dikti.go.id adalah 1. Nomor induk mahasiswa
2. Nama Lengkap 3. Tempat Lahir 4. Tanggal Lahir 5. Nama Ibu Kandung
3. Referensi Persyaratan yang diperoleh dari pemohon dalam hal ini mahasiswa 4. Istilah dan
Definisi
Forlap adalah halaman resmi DIKTI yang memuat data individu mahasiswa dan history perkuliahannya sehingga mahasiwa yang tercantum di laman tersebut dianggap sebagai mahasiswa legal.
5. Penanggung Jawab
BAAK 6. Pelaksana BAAK
7. Prosedur 1. Mahasiswa melakukan pengecekan data di forlap 2. Mahasiswa mencatat kesalahan data di forlap 3. Mahasiswa lapor ke BAAK
4. Mahasiswa mengirimkan file-file digital persyaratan ke BAAK
5. BAAK mengajukan perubahan data di halaman forlap
6. Mahasiswa dan BAAK memantau hasil perubahan di halaman forlap
8. Dokumen/
Formulir Terkait
1. Surat pengantar perbaikan data dari BAAK
9. Lampiran Terkait
1. Kartu Tanda Mahasiswa 2. Kartu Tanda Penduduk 3. Ijazah dan Transkrip Terakhir 4. Akte kelahiran
5. Kartu Keluarga
SOP UJIAN SUSULAN
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.09 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Prosedur ujian susulan bertujuan menjelaskan proses pengurusan permohonan ujian susulan.
2. Istilah dan Definisi
Ujian susulan adalah ujian yang diadakan setelah pelaksanaan ujian reguler yang disetujui BAAK karenaalasan khusus, yaitu:
Sakit dirawat di rumah sakit (rawat inap)
Kemalangan keluarga (orang tua atau saudara sekandung meninggal dunia)
Menunaikan ibadah haji atau kegiatan agama lainnya.
Alasan kedinasan
3. Ruang Lingkup Prosedur ujian susulan meliputi penyajian informasi tentang tata cara, ketentuan serta syarat-syarat pengajuan permohonan ujian susulan.
4. Referansi Prosedur pengajuan permohonan dan pelaksanaan ujian susulan mengacu pada peraturan BAAK tentang pelaksanaan ujian susulan.
5. Sarana Sarana yang digunakan dalam menunjang pelaksanaan ujian susulan adalah:
Program untuk pembuatan surat keterangan jadual ujian susulan
Surat keterangan ujian susulan
Stempel
6. Prosedur 1) Mengajukan permohonan untuk Ujian Susulan ke Program Studi melalui Sekretariat Panitia Ujian Tengah/Akhir Semester selama Ujian Tengah/Akhir berlangsung.
2) Membawa dan menyerahkan persyaratan yang diperlukan,yaitu:
a. Bagi Mahasiswa yang sakit dan harus dirawat dirumah sakit:
1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali) 2. Surat Keterangan Dokter
3. Surat Keterangan Rawat dari rumah sakit
4. 1 lembar fotocopy tanda bukti pembayaran rumah sakit 5. 1 lembar fotocopy KTM dan KRS
b. Bagi Mahasiswa yang orang tua atau saudara sekandungnya meninggal dunia
1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orangtua/wali) 2. Surat Keterangan Kematian dari Lurah / Kepala Desa /
RW /RT / Rumah Sakit
3. 1 lembar fotocopy Kartu Keluarga
4. 1 lembar fotocopy KTM dan KRS
c. Bagi Mahasiswa yang menunaikan ibadah haji kegiatan agama lainnya:
1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali).
2. Surat Keterangan dari Departemen Agama (instansi keagamaan).
3. 1 lembar foto copy pembayaran ONH untuk yang menunaikan ibadah haji
4. 1 lembar foto copy paspor untuk yang menunaikan ibadah haji.
5. 1 lembar fotocopy KTM dan KRS.
d. Bagi mahasiswa yang mendapat tugas kedinasan : 1. Surat keterangan dari dinas yang bersangkutan.
2. Melihat pengumuman nama-nama mahasiswa yang permohonannya disetujui melalui loket Prodi pada tanggal yang telah ditentukan.
3. Mengambil Surat Keterangan Ujian Susulan bagi mahasiswa yang namanya tercantum pada pengumuman tersebut di loket Prodi.
4. Megikuti ujian sesuai jadual yang telah ditentukan Prodi.
Bagi mahasiswa yang tidak melapor kembali ke Prodi dan/atau tidak hadir pada saat ujian susulan berlangsung maka permohonannya dianggap batal.
.
SOP LAYANAN UJIAN TUGAS AKHIR, YUDISIUM DAN
WISUDA
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.10 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa.
2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan tugas akhir yudisium dan wisuda.
3) Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4) Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.
5) Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.
2. Deskripsi Kegiatan layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses dari pendaftaran ujian tugas akhir sampai dengan pelaksanaan wisuda.
3. Istilah dan Definisi
1) Ujian tugas akhir 2) Yudisium
3) Wisuda 4) Buku Lulusan
4. Ruang Lingkup 1) Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir 2) Validasi data peserta ujian di BAAK
3) Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir 4) Yudisium
5) Pendataan Lulusan di BAAK
6) Penerbitan ijasah dan transkrip asli beserta ligalisir 7) Pelaporan data lulusan ke Kopertis
8) Pendaftaran Wisuda 9) Buku Lulusan 10) Pelaksanaan Wisuda 5. Referensi Peraturan Akademik.
6. Prosedur Prosedur layanan ujian tugas akhir, yudisium dan wisuda terlampir
pada Lampiran 1.
Lampiran 1. Prosedur Layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium, dan Wisuda
Kegiatan No
Pihak yang terkait Dok Waktu
Mahasiswa/
Wisudawan
Prodi/Sekret Fakultas Bank BAAK WR
II
Pendaftaran dan
Pembayaran Uang Ujian
Tugas Akhir 1
1.1. - 1.6 35 mnt
Pelaksanaan
Ujian Tugas Akhir 2
Tidak
LULUS
2.1.
2.2.
1 mg
Yudisium
3 3.1. 1 mg
Pengambilan Ijasah dan Transkrip
4 4.1.- 4.5 1 mg
Pendaftaran Wisuda 5
5.1.
5.2.
5.3.
15 mnt
Pelaksanaan Wisuda
6
6.1.
6.2.
1 bln
SOP LAYANAN WISUDA
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.11 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Sebaga ipredikat bagi mahasiswa yang telah mengikuti acara prosesi akademik.
2. Istilah dan Definisi 1) BAAK : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : Kepala Bagian Akademik Akademik
3) BAA : BagianAdministrasiAkademik 4) PUSINFO : PusatSistem Informasi
3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai mahasiswa melakukan ujian Tugas Akhir /Skripsi/Tesis sampai pelaksanaan acara wisuda.
4. Referensi Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan (UNIKU) 5. Penanggung Jawab Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
6. Ketentuan Umum Wisuda mahasiswa adalah merupakan akhir proses kegiatan akademik mahasiswa selama mengikuti perkuliahan di UNIKU 7. Prosedur 1) Bagian Akademik memberitahukan melalui pengumumam
/Kalender Akademik yang ditandatangani oleh Rektor, bahwa wisuda akan dilaksanakan.
2) Fakultas/Sekolah Pasca Sarjana yang telah melaksanakan ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis menyerahkan berkas mahasiswa yang akan wisuda ke Bagian Adminstrasi Akademik.
3) Kabag.AA mengecek berkas-berkas dari fakultas/ Sekolah Pasca Sarjana dengan beberapa persyaratan termasuk SK Yudisium.
4) Mahasiswa telah dinyatakan lulus Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis.
5) Mengambil dan mengisi formulir yang disediakan oleh Tata Usaha Fakultas sesuai ketentuan.
6) Bebas seluruh tanggungan Administrasi Keuangan Universitas sesuai dengan ketentuan.
7) Membayar biaya wisuda ke bank yang ditunjuk.
8) Menyerahkan kwitansi wisuda; warna biru untuk Bagian Keuangan, merah muda untuk Bagian Administrasi Akademik Universitas, warna hijau untuk Fakultas masing-masing dan warna putih untuk yang bersangkutan.
9) Telah mengikuti dan lulus ujian Yudisium.
10) Kabag.AA mengelompokkan perprogram studi bagi mahasiswa yang akan wisuda.
11) Kabag.AA merekap nama-nama mahasiswa calon
wisudawan, berikut Indeks Prestasi.
12) Kabag. AA melapor kepada pimpinan terkait jumlah calon wisudawan beserta nilai komulatifnya untuk menentukan wisudawan terbaik.
8. Dokumen/Arsip Terkait
1) Calon wisuda harus telah menyerahkan skripsi yang telah dijilid keperpustakaan
2) Terdaftar pada buku memori wisudawan tahun pelaksanaan
SOP LAYANAN PEMBUATAN DAN PENCETAKAN IJAZAH
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.12 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 1Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam proses pelaksanaan pembuatan ijasah dan transkrip bagi mahasiswa Universitas Kuningan yang sudah menyelesaikan studinya serta sudah menyelesaikan semua administrasi baik yang bersifat akademik maupun non akademik.
2. RuangLingkup Prosedur Pembuatan Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, dan S2 berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.
3. Referensi Persyaratan pembuatan dan pencetakan ijazah dan transkrip nilai yang diperoleh dari Fakultas di lingkungan Universitas Kuningan.
4. Istilah dan Definisi
a. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya.
b. Mahasiswa dinyatakan LULUS apabila mahasiswa sudah menempuh semua kewajiban akademik dengan ketentuan IPK yang berlaku.
5. Penanggung Jawab
BAAK 6. Pelaksana BAAK
7. Prosedur 1. BAAK menerima laporan sidang dan dokumen yang terkait dengan kelulusan
2. Pengecekan data yang diserahkan Fakultas dengan mensinkronkan data pada Forlap DIKTI
3. Diajukan untuk permohonan PIN Ijazah
4. Bila tidak ada masalah akan dibuatkan SK Penetapan Lulusan oleh Rektor
5. Permohonan Blanko ijazah dan Transkrip nilai 6. Bila tidak ada masalah pencetakan ijazah dilakukan 8. Dokumen/
Formulir Terkait
Laporan sidang dari Fakultas
9. Lampiran Terkait
1. Formulir Penulisan Ijazah
2. Ijazah sebelumnya mahasiswa
SOP LAYANAN PENGAMBILAN
IJAZAH
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.13 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2 Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam prosedur pengambilan ijasah, transkrip, dan SKPI bagi mahasiswa Universitas Kuningan yang sudah menyelesaikan studinya serta sudah menyelesaikan semua administrasi baik yang bersifat akademik maupun non akademik.
2. RuangLingkup Prosedur Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai dan SKPI untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, dan S2 berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.
3. Referensi Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI.
4. Istilah dan Definisi
a. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya. Ijazah D3, S1 disahkan oleh Dekan, S2 oleh Direktur dan Rektor Universitas Kuningan.
b. Transkrip nilai akademik adalah kumpulan nilai-nilai mata kuliah Kumulatif yang telah di tempuh dan dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya sampai dengan batas yang telah ditentukan. Transkrip yang dimaksud adalah transkrip yang disahkan oleh Dekan untuk D3 dan S1, sedangkan S2 oleh Direktur.
5. Penanggung Jawab
BAAK 6. Pelaksana BAAK
7. KetentuanUmum Membawa Formulir pengambilan Ijazah dan Transkrip Akademik.
8. Prosedur 1. Pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI dilakukan langsung oleh lulusan dan tidak bisa diwakilkan. Pengambilan ijazah oleh orang lain/keluarga harus menyertakan surat kuasa bermaterai 6000.
2. Pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI lulusan membawa surat formulir pengambilan ijazah, transkrip nilai dan SKPI yang berisi telah memenuhi seluruh kewajiban keuangan ditanda tangani oleh bagian keuangan, dinyatakan bebas dari pinjaman buku di tanda tangani perpustakaan dan telah menyerahkan TA/Skripsi/Tesis dan menyelesaikan kewajiban akademik lainnya ditanda tangani oleh ketua program studi.
3. BAAK selanjutnya melakukan pengecekan persyaratan pengambilan ijazah.
4. Lulusan mengecek kebenaran identitas, foto dan isi dokumen
5. Apabila sudah sesuai, lulusan tanda tangan ijazah, transkrip dan
SKPI dan bukti pengambilan.
6. Apabila ada kesalahan nama/identitas lain, maka dokumen asli akan dilakukan revisi sesuai prosedur yang berlaku.
7. Apabila sampai pada waktu yang ditentukan ijazah, transkrip dan SKPI tidak diambil maka kepada yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sebesar Rp. 15.000 per bulan.
9. Dokumen/
Formulir Terkait
Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI.
10. Lampiran Terkait
Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI.
SOP PENGARSIPAN DAN LAYANAN ADMINISTRASI
AKADEMIK
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.14 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 4Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan 1. Tertibnya mekanisme pengarsipan untuk berbagai kegiatan yang ada di BAAK.
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh staf yang ada di BAAK.
3. Meningkatnya kecepatan pencarian dokumen yang akan dibutuhkan untuk kepentingan layanan dan informasi.
4. Terjaminnya keamanan data-data/dokumen yang ada di BAAK.
2. Deskripsi Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh kegiatan yang dilakukan di BAAK dapat terdokumentasi dengan baik.
3. Istilah dan Definisi
1) Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi : Orang Tua Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah.
4. Ruang Lingkup 1) Pengarsipan cuti studi
2) Pengarsipan perpanjangan studi 3) Pengarsipan DO akademik 4) Pengarsipan DO administrasi 5) Penggantian KTM yang hilang
5. Prosedur Prosedur pengarsipan dan layanan administrasi akademik terlampir
pada Lampiran 1.
Lampiran 1. Prosedur Pengarsipan dan Layanan Administrasi Akademik
1. Pengarsipan Cuti
Alur Proses Dokumen Keterangan
Melalui jaringan (SI) petugas menstatuskan cuti studi bagi mahasiswa yang bersangkutan.
Status akan muncul di riwayat mahasiswa
Petugas mengembalikan KTM dengan diberi status cuti studi dan memberikan Surat Keterangan Cuti kepada mahasiswa
Agenda cuti untuk menentukan penomoran SK Cuti dan masa berlakunya
Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi sudah berapa kali mahasiswa telah melakukan cuti.
mulai
Berkas-berkas persyaratan cuti diterima BAAK
Petugas mengarsip satu lembar cuti studi, di file mahasiswa
Bukti bayar, surat persetujuan cuti dari dekan
Petugas menstatuskan mahasiswa cuti studi di komputer
Petugas mengirimkan tembusan cuti studi ke sek prodi,
perpustakaan, sek dekanat Fakultas, Rektorat
Surat Keteranga n Cuti
Selesai
Agenda cuti untuk penomora n SK
2. Pengarsipan Perpanjangan Studi
Alur Proses Dokumen Keterangan
Agenda perpanjangan masa studi untuk mencatat nomor SK dekan dan masa berlakunya
Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi sudah berapa kali mahasiswa melakukan perpanjangan studi.
mulai
BAAK menerima tembusan Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi dari dekan (I, II) atau Rektor (III)
Petugas mengarsip satu lembar SK Perpanjangan Studike file mahasiswa
Selesai
Tembusan Surat Ijin Perpanjang an Masa Studi dari dekan/
Rektor
Agenda
perpanjan
gan masa
studi
3. Pengarsipan DO Akademik / Mengundurkan diri
Alur Proses Dokumen Keterangan
Agenda mahasiswa DO Akademik/ Pengunduran diri untuk mencatat nomor SK
SK DO akademik/ Pengunduran diri dikirim kepada mahasiswa yang bersangkutan, sementara transkrip akademik disimpan di BAAK apabila nanti sewaktu- waktu dibutuhkan oleh yang bersangkutan
Pihak terkait yang menerima tembusan SK DO/ Pengunduran diri adalah: PR I, II, III, dekan, wakil dekan, kaprodi, perpustakaan, BAKKSP
Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi mahasiswa DO Akademik/ Pengunduran diri
mulai
BAAK menerima copian daftar usulan mahasiswa DO Akademik / mengundurkan diri dari program studi
BAAK menerima disposisi dari Rektor untuk menerbitkan SK DO Akademik/ Pengunduran diri kepada mahasiswa yang ada di daftar usulan dari program studi yang di DO Akademik/
mengundurkan diri
Selesai
Copian daftar usulan mahasiswa DO
Akademik/
Pengundura n diri
Agenda pemberian nomor SK
BAAK menerbitkan SK DO Akademik/ pengundurkandiri dan transkrip akademik kepada mahasiswa yang bersangkutan
BAAK mengirimkan SK DO Akademik / Pengunduran diri kepada orang tua mahasiswa dan sekaligus mengirim tembusan ke beberapa pihak terkait
BAAK mengarsip SK DO Akademik/ Pengunduran diri untuk ditempatkan pada file mahasiswa
SK DO Akademik/
Pengundura
n diri dan
transkrip
akademik
SOP PEMBUATAN STLS
Kode/No : SPM-UNIKU.SOP.21.15 Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01
Jumlah Hal. : 2Halaman
Area : BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dibuat oleh Dr. Sulistyono, MSi.
Diperiksa oleh Mufti Syarif, S.E.
Disahkan oleh Dr. H. Iskandar, MM.
1. Tujuan Sementara menunggu penyelesaian ijazah maka bagi mahasiswa yang sudahlulus sidang D3,S1,dan S2 akan dibuatkan Surat Tanda Lulus Sementara (STLS).
2. Istilah dan Definisi
Surat Tanda Lulus Sementara (STLS) adalah tanda bukti yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah dinyatakan lulus siding pada jenjang pendidikan yang ditempuh di Universitas kuningan. Sementara menunggu penyelesaian ijazah asli, STLS ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
3. Ruang Lingkup Pembuatan STL Suntuk Mahasiswa Jenjang D3,S1dan S2 yang telah lulus sidang di Universitas K u n i n g a n .
4. Referansi SK Rektor tentang Sidang Kelulusan 5. Sarana a. Personal komputer
b. Kertas khusus untuk STLS c. Printer
d. Stempel e. Lem
6. Prosedur 1) Menerima berkas isian dan fotocopy ijazah terakhir yang dimiliki mahasiswa peserta sidang serta file data kelulusan sidang dari bagian sidang.
2) Menggabungkan data dari bagian sidang ke master data gabungan untuk masing-masing jenjang dan jurusan.
3) Mengkoreksi data di master dan disesuaikan dengan ijazah terakhir.
4) Cetak STLS.
5) Meminta tanda tangan Dekan/Direktur.
6) Stempel di atas tanda tangan Dekan/Direktur.
7) Menempel foto.
8) Distribusikemahasiswa.
1. Diagram Alir Prosedur
Mulai
Menerima berkas isian, fotocopy ijazah terakhir dan file mahasiswa
yang lulus sidang dari Bagian Sidang
Menggabungkan file dari bagian sidang ke master data lulusan
Koreksi data master dengan menyesuaikan berkas isian serta
ijazah terakhir
Mencetak STLS
STLS ditanda tangan Dekan / Direktur
Menyetempel STLS
Menempel foto di STLS
STLS siap didistribusikan ke mahasiswa
Selesai
SOP ADMINISTRASI DAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN
