BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1. Hasil Praktek Kerja
Pengarsipan sertifikat perizinan di bagian Quality Management System (QMS)
dilakukan seperti pengarsipan manual dokumen-dokumen lainnya yaitu dengan
diarsip dalam sebuah folder berdasarkan jenis dokumen, dan diurutkan berdasar
tanggalnya.
Setiap sertifikat perizinan memiliki masa berlaku dan pengarsipannya disertai
catatan manual yang mengingatkan kapan sertifikat perizinan tersebut harus
diperbarui, hal ini menjadi tidak efektif dan efisien karena dapat menyebabkan
kelalaian dalam perpanjangannya karena :
1. Sertifikat perizinan tidak selalu dilakukan pengecekan.
2. Sertifikat perizinan mungkin terlewati ketika dilakukan pengecekan karena
kurangnya ketelitian.
3. Sertifikat perizinan harus dilakukan pengecekan satu persatu.
4. Tidaka ada mekanisme otomatis peringatan pembaruan sertifikat perizinan
4.2. Analisis
Berdasar hasil praktek kerja diatas, PT. Coca Cola Amatil Indonesia Central
Java di bagian QMS membutuhkan sistem otomasi mulai dari input data, update,
pengecekan dan pemberitahuan yang memisahkan sertifikat yang sudah memasuki
masa tenggang dan sertifikat yang sudah tidak berlaku. Microsoft Excel dapat
Application). Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, harus ditentukan perancangan dan
batasan yang diperlukan sehingga sistem menggunakan Microsoft Excel dapat
dipenuhi.
4.3. Jadwal
Berikut adalah perencanaan dan pengembangan sistem :
Tabel 2. Tabel Perencanaan dan Pengembangan Sistem.
Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan
Minggu 1 - Mengidentifikasi permasalahan yang ada
- Gambaran perencanaan sistem
Minggu 2 - Desain dan penginputan data yang dibutuhkan
- Form Menu
Minggu 3 - Form inputdata sertifikat berdasar jenisnya - Input data ke dalam sheet yang berbeda
Minggu 4 - Form Input jenis dokumen baru
- Fill data yang masuk masa tenggang - Fill data yang sudah tidak berlaku
Minggu 5 - Form Edit Sertifikat
Minggu 6 - Pengecekan Dokumen dalam masa tenggang
- Pemisahan data ke Monitor 2
Minggu 7 - Pengecekkan dokumen Expired
- Pemisahan data ke Monitor 1
Minggu 8 - Membuat garis table input form
- Form input sertifikat diperbarui
Minggu 9 - Perbaikan fill data yang masuk masa tenggang dan expired
Minggu 10 - Laporan Tugas Akhir
Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir
Minggu 12 - Laporan Tugas Akhir
4.4. Perancangan interface
Berikut ini rancangan interface atau antarmuka
Menu
Gambar 3. Interface Menu
Interface ini untuk menampilkan tombol-tombol penginputan, edit, dan
pengecekan, ketika tombol di klik maka akan muncul form sesuai menu yang
diinginkan.
Input Sertifikat Perizinan
Form ini digunakan untuk penginputan sertifikat baru dengan jenis dokumen
yang sudah ada. Interface ini untuk menginput nama, jenis, nomor dokumen, lembaga
sertifikasi, term atau jangka waktu, tanggal dikeluarkan dan masa berlaku. Ketika
term sudah diisi dan menentukan “Tanggal Dikeluarkan” dengan menggunakan
kalender yang disediakan maka, tanggal “Masa Berlaku” akan otomatis terisi. Data
yang diinputkan akan masuk ke dalam sheet tiap jenis dokumen.
Tombol “INPUT”, akan mengisi data pada sheet yang dipilih berdasar jenis
dokumen. Tombol “CLEAR” akan membersihkan data pada form ini, tombol
“CANCEL” akan keluar dan menutup form input ini.
Input Sertifikat Diperbarui
Gambar 5. Interface Sertifikat Perizinan diperbarui
Form ini digunakan untuk memperbarui sertifikat yang telah ada. Diawali
dengan memilih jenis dokumen dan menginputkan nomor dokumen dilanjutkan
dengan jenis dan nomor dokumen, kemudian melengkapi input nomor dokumen baru
dan melengkapi data lainnya.
Edit Sertifikat
Gambar 6. Interface Edit Sertifikat
Digunakan untuk merubah sertifikat perizinan yang telah ada. Form ini hampir
serupa dengan form input sertifikat diperbarui tetapi tidak menginputkan nomor
dokumen baru.
Input Jenis Sertifikat
Gambar 7. Interface Input Jenis Sertifikat
Form ini untuk menginputkan jenis sertikat baru, yang belum pernah ada
sebelumnya. “Kode Dokumen” diisi kode yang diinginkan, field “Jenis Dokumen”
berisi keterangan lengkap jenis dokumen. Data yang dinput akan masuk pada sheet
4.5. Implementasi
4.5.1. Implementasi Menu
Gambar 8. Implementasi Menu
Fungsi dari tombol “Input Sertifikat Baru” adalah untuk menginput sertifikat
perizinan baru yang sudah memiliki data jenis dokumen.
Fungsi tombol “Input Sertifikat” adalah menginput sertifikat yang telah
diperbarui dan datanya diinputkan dalam sistem ini.
Fungsi tombol “Edit Sertifikat” adalah untuk mengedit atau mengupdate
sertifikat yang dipilih.
Fungsi tombol “Input Jenis Dokumen” adalah untuk menginput jenis dokumen
Fungsi tombol “Cek Dokumen Dalam Masa Tenggang” untuk memisahkan data
yang sudah memasuki masa tenggang untuk diperbarui dalam jangka waktu 3 bulan
dan dimasukan dalam sheet “Monitor2”.
Fungsi tombol “ Cek Dokumen Expired” untuk memisahkan data yang sudah
habis masa berlakunya dan dimasukan dalam sheet “Monitor1”.
Fungsi tombol “Clear Data” untuk membersihkan data di monitor 1 dan
monitor 2.
4.5.2. Implementasi Input Sertifikat Perizinan
Gambar 9. Implementasi Input Sertifikat Perizinan
Form ini untuk menginput nama, jenis, nomor dokumen, lembaga sertifikasi,
term atau jangka waktu, tanggal dikeluarkan dan masa berlaku, data akan terisi
Gambar 10. Sample Implementasi dari Tombol Input Sertifikat Baru
4.5.3. Implementasi Input Sertifikat diperbarui
Gambar 12. Implementasi Input Sertifikat diperbarui
Form diatas merupakan implementasi dari input sertifikat diperbarui, ketika
semua data sudah diinputkan data sertifikat perizinan yang sudah diperbarui akan
memiliki status “expired-renew”.
4.5.4. Implementasi Edit Sertifikat
Gambar 14. Implementasi Edit Sertifikat
Form edit sertifikat diatas untuk mengupdate data yang ingin dirubah dengan
mencari nomor dokumen dari data yang dimaksud.
4.5.5. Implementasi Input jenis Dokumen
Gambar 16. Implementasi Input jenis Dokumen
Form diatas menginputkan jenis dokumen yang belum pernah diinputkan,
setelah diinputkan data akan masuk pada sheet “Jenis Dokumen” dan otomatis akan
membuka sheet baru dengan nama sesuai kode dokumen yang diinputkan.
Gambar 18. Hasil Implementasi Input jenis Dokumen
4.5.6. Implementasi tombol Cek Dokumen Dalam Masa Tenggang Melalui tombol ini, otomatis mencari data setiap jenis dokumen yang selisih
masa berlakunya dengan hari ini, antara 1 sampai 99 hari. Dan memisahkan dan
mencatat ke dalam sheet “Monitor2.
Gambar 19. MessageBox Implementasi tombol Cek Dokumen Dalam Masa
Tenggang
Ketika cek telah dilakukan, secara otomatis data yang memasuki masa tenggang
Gambar 20. Implementasi Tombol Cek Dokumen Dalam Masa Tenggang,
Monitor 2
4.5.7. Implementasi Tombol Cek Dokumen Expired
Gambar 21. MessageBox Implementasi Tombol Cek Dokumen Expired
Tombol ini secara otomatis akan memberi warna merah pada baris sertifikat
perizinan tiap jenis dokumen yang sudah habis masa berlakunya dan mencatatkan ke
Gambar 22. Hasil Implementasi Tombol Cek Dokumen Expired
4.5.8. Implementasi Tombol Clear Data
Gambar 23. Hasil Implementasi Tombol Clear Data
Tombol “Clear Data” secara otomatis menghapus data pada “Monitor1” dan
“Monitor2”. Ketika data terhapus maka judul akan otomatis terisi.
