Sistem Informasi Perusahaan The Sales/Collection Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

(1)

Sistem Informasi Perusahaan

The Sales/Collection Business Process

Ratih Dyah Kusumastuti

Source: Dunn et al. (2006)

(2)

Outline

Pengantar

Proses

sales/collection

pada sistem nilai perusahaan

Proses

sales/collection

pada rantai nilai perusahaan

Model REA tingkatan proses bisnis untuk proses

2

Model REA tingkatan proses bisnis untuk proses

sales/collection

Kebutuhan informasi dan berbagai ukuran dalam

proses

sales/collection

(3)

Pengantar

Proses bisnis

sales/collection

kadang disebut

juga sebagai siklus transaksi pendapatan

(

revenue transaction cycle

) atau

order to

cash mega-process

3

cash mega-process

Istilahnya dapat berbeda-beda dari

perusahaan ke perusahaan

Untuk identifikasi proses

sales/collection

pada

suatu perusahaan lakukan analisis

substansinya

(4)

Sales/Collection Process in an

Enterprise Value System

4

Pada tingkatan ini, proses sales/collection

adalah titik kontak antara pelanggan dan perusahaan

(5)

Sales/Collection Business Process in

Enterprise Value Chains

5

Tingkatan value chain menjelaskan

interfaces antara proses sales/collection

(6)

REA Sales/Collection

Business Process Level Pattern

(1)

REA ontology meng-identifikasi pola pada tiap siklus transaksi yang terdiri dari: •Instigation events

•Mutual commitment event

•Economic exchange event

6

•Economic exchange event

•Resources

•Agen

(7)

REA Sales/Collection

Business Process Level Pattern

(2)

Pola REA membantu analisa proses bisnis dengan

cara menekankan pada:

What (resources yang terlibat dalam event)

Who (agen internal dan eksternal) yang terlibat pada tiap

event

7 event

Where dan when biasa disimpan sebagai atribut dari tiap

event

Resources

,

events

dan

agents

yang terlibat dalam

proses

sales/collection

dapat bervariasi dari

perusahaan ke perusahaan

Pola umum yang akan dibahas ini dapat dengan

mudah disesuaikan dan diaplikasikan untuk

(8)

Sales/Collection Process Events

Instigation Events

dalam

Revenue Cycle

Dapat dimulai secara internal (event pemasaran seperti

sales calls, kampanye periklanan, atau promosi)

Dapat dimulai secara eksternal (customer inquiries)

Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada

8

Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada

revenue cycle biasanya adalah karyawan sales/marketing

atau customer service representatives

Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events pada

revenue cycle biasanya adalah customers

Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan

istigation events tidak perlu secara spesifik dilakukan;

informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai

(9)

Customer Inquiry Event

Suatu

instigation event

yang dimulai secara

eksternal; biasanya melibatkan

customer

menghubungi perusahaan, bisa lewat telepon

ataupun

email

, menanyakan harga dan ketersediaan

suatu produk atau jasa

9 suatu produk atau jasa

Pada

event

ini data biasanya tidak dikumpulkan;

pertanyaan

customer

akan dijawab dan bila

customer

tidak langsung melakukan pemesanan,

customer

tersebut akan ditambahkan pada daftar

sales call

milik

sales representative

terkait

Bila data ingin dikumpulkan, maka akan sama

(10)

Sales Call Event

Suatu

instigation event

yang dimulai secara internal;

biasanya melibatkan seorang

sales representative

menghubungi

customer

; biasanya melalui telepon

ataupun bertemu secara langsung, untuk

menjelaskan berbagai fitur dari satu atau lebih

10 menjelaskan berbagai fitur dari satu atau lebih

produk atau jasa

Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen

laporan

sales call

atau layar

data entry

yang

merangkum informasi tentang

event

tersebut

(contoh:

sales representative

dan

customer

mana

yang berpartisipasi, tanggal, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, produk dan/atau jasa apa yang

dipresentasikan, dan reaksi

customer

terhadap

(11)

Laporan

Sales Call

(12)

Relational tables Encompassing

Sales Call Event

(13)

Sales/Collection Process Events

Mutual commitment events dalam revenue cycle

Melibatkan perusahaan dan suatu mitra bisnis eksternal yang

menyetujui untuk melakukan pertukaran resources pada suatu waktu (di kemudian hari) yang telah ditetapkan

Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; sering melibatkan

serangkaian aktivitas

13

serangkaian aktivitas

Agen internal biasanya adalah sales atau customer service

representative dan/atau order entry clerk yang membantu

customer dan mengumpulkan order data

Agen eskternal biasanya adalah customers

Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan mutual

commitment events tidak perlu secara spesifik dilakukan; informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai

Idealnya, suatu perusahaan ingin dapat men-trace mutual

(14)

Sale Order Event

Suatu

mutual commitment event

, dimana perusahaan

setuju untuk mengirimkan barang pada

customer

dan

customer

setuju untuk membayar dengan harga tertentu untuk barang tersebut

sales

14

sales

order

atau layar

data entry

yang merangkum

informasi tentang

event

ini (contoh: tanggal

pemesanan, waktu pengiriman yang dijanjikan, cara

pembayaran, jumlah uangnya,

sales representative

dan

customer

mana yang berpartisipasi, produk apa

(15)

Rental Contract Event

Suatu

mutual commitment event,

dimana perusahaan

setuju untuk memindahkan kepemilikan atas suatu

produk pada seorang

customer

untuk suatu periode

waktu yang telah ditetapkan dan memberikan hak

pada

customer

tersebut untuk menggunakan produk

15

pada

customer

tersebut untuk menggunakan produk

untuk suatu tujuan yang telah ditentukan dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu

rental contract

yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang,

produk yang akan disewakan, waktu sewa, cara

pembayaran,

sales representative

dan

customer

(16)

Service Contract Event

Suatu

mutual commitment event

, dimana perusahaan

setuju untuk memberikan satu atau lebih jasa untuk

seorang

customer

untuk waktu tertentu dengan

harga tertentu dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu

16 harga tertentu

service contract

yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jasa yang diberikan perusahaan, jumlah uang, periode pemberian jasa,

cara pembayaran,

sales representative

atau

customer

mana yang berpartisipasi, karyawan atau tipe

karyawan seperti apa yang akan memberikan jasa, dsb)

(17)

Dokumen

Sale Order

(18)

Dokumen

Service Agreement

(19)

Relational Tables Encompassing

Sales Order Event

(20)

Sales/Collection Process Events

Economic Decrement Events

dalam

Revenue Cycle

Merepresentasikan aktivitas untuk memperoleh penghasilan;

penyerahan resources untuk mendapatkan resources lainnya

(biasanya uang)

Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; dapat melibatkan

serangkaian aktivitas aliran kerja (seperti memilih,

20

Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; dapat melibatkan

serangkaian aktivitas aliran kerja (seperti memilih, mengemas, mengirimkan dst)

Resources bervariasi untuk jenis usaha yang berbeda

Persediaan (tipe persediaan dapat men-subtitusi persediaan),

tenaga kerja/Labor (tipe jasa dapat men-substitusi tenaga

kerja/labor), penggunaan asset secara sementara (seperti pada penyewaan)

Agen internal yang terlibat biasanya adalah salespeople,

karyawan bagian pengiriman, karyawan yang memberikan jasa

Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah customers atau

(21)

Sale Event

adalah suatu economic decrement event dimana kepemilikan

atas satu atau lebih produk dipindahkan dari perusahaan

kepada customer. Pemindahan dapat terjadi secara langsung

(contoh penjualan kaus di suatu toko) ataupun dengan cara

dikirim/transit (contoh pengiriman video game untuk pembelian

melalui suatu toko online)

21

melalui suatu toko online)

Biasanya dilambangkan dengan bill of sale, sale invoice atau

dokumen (atau data entry screen) lain yang merangkum

informasi tentang perpindahan kepemilikan (contoh tanggal, jumlah uang, produk yang dipindahkan kepemilikannya, cara

pembayaran, sales representative serta customer mana yang

berpartispasi, dsb)

Sales yang terjadi secara transit biasanya juga dilambangkan

dengan suatu packing list (berisi jumlah produk yang

dikirimkan) dan bill of lading (yang menjelaskan jumlah,

(22)

Rental Event

Adalah suatu

economic decrement event

, dimana

kepemilikan atas satu atau lebih produk dipindahkan

dari suatu perusahaan pada seorang

customer

untuk

jangka waktu tertentu dengan tujuan dan harga yang disetujui

22 disetujui

Biasanya terjadi untuk jangka waktu tertentu (tidak

terjadi pada suatu waktu tertentu)

Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar

data entry

yang merangkum informasi tentang

perpindahan kepemilikan atas produk pada

customer

dan kapan produk akan dikembalikan kepada perusahaan (tanggal, waktu, agen penyewaan,

(23)

Service Engagement Event

Adalah suatu

economic decrement event

, dimana ada

satu atau lebih agen perusahaan yang memberikan

satu atau beberapa jenis jasa pada seorang

customer

Dapat terjadi pada suatu jangka waktu tertentu,

ataupun pada suatu waktu tertentu

23 ataupun pada suatu waktu tertentu

Biasanya dilambangkan dengan

service invoice

atau

dokumen atau layar

data entry

yang mengindikasikan

bahwa jasa telah diberikan dan merangkum informasi tentang performansi (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang diberikan, karyawan yang memberikan

jasa, untuk

customer

yang mana, mungkin juga

catatan yang dibuat oleh karyawan tersebut tentang jasa yang diberikan, dsb)

(24)

Sale Invoice

(25)

Picking List

(26)

Packing List

(27)

Bill of Lading

(28)

Relational Tables Encompassing Sale Event

(29)

Sales/Collection Process Events

Economic Increment Events

dalam

Revenue Cycle

Hampir selalu merupakan suatu Cash Receipt event

Suatu economic increment event, dimana agen eksternal

memindahkan kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen dengan uang) pada suatu perusahaan

Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen remittance

29 Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen remittance

advice atau layar data entry yang merangkum informasi

tentang event tersebut (tanggal, jumlah uang, customer yang memberikan uang, karyawan yang memproses cash receipt,

sale atau akitivitas yang menghasilkan pendapatan lain yang terlibat, dsb)

Resource biasanya adalah uang (resource tingkatan tipe –

biasanya daftar cash account yang dimiliki perusahaan)

Agen internal biasanya adalah kasir, accounts receivable clerks,

atau personil keuangan

(30)

Customer Statement with

Remittance Advice

(31)

Relational Tables Encompassing Cash

Receipt Event

(32)

Sales/Collection Process Events

Economic Decrement Reversal Events

Adalah suatu

event

dimana

economic decrement

events

sebelumnya dinegasikan atau ditiadakan

Walaupun mekanismenya sama,

event

ini secara

inheren berbeda dengan

economic increment

32

inheren berbeda dengan

economic increment

events

Mendapatkan kembali sesuatu yang sebelumnya dengan

senang hati diserahkan (maka hal yang tadinya dengan senang hati diterima harus dikembalikan) tidak sama dengan mendapatkan sesuatu yang diinginkan dengan imbalan sesuatu yang harus diserahkan

Resources

, agen iternal dan agen eksternal adalah

(33)

Sale Return Event

Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas produk

yang sebelumnya dpindahkan dari penjual kepada pembeli, dikembalikan dari pembeli kepada penjual

Walaupun suatu resource (atau resource type) akan naik,

karakteristik sale returns berbeda dengan economic increment

events lainnya, atau secara umum event ini bukan sesuatu yang

33

events lainnya, atau secara umum event ini bukan sesuatu yang

diinginkan terjadi. Substansi event tersebut adalah meniadakan

economic decrement aslinya. Maka event seperti ini disebut

sebagai economic decrement-reversal events.

Biasanya dilambangkan dengan otorisasi sales return, dokumen

laporan penerimaan dan credit memo atau layar data entry

yang merangkum informasi tentang event tersebut (contoh:

tanggal, jumlah dan jenis produk yang diterima dari customer,

jumlah uang, customer mana yang terlibat serta karyawan

(34)

Sale Return Authorization

(35)

Receiving Report

(36)

Credit Memorandum

(37)

Relational Tables Encompassing Sale Return

Event

(38)

Kebutuhan informasi & berbagai

ukuran pada proses

sales/collection

Informasi dari proses

sales/collection

mendukung

proses pengambilan keputusan oleh banyak

information customers

Information customer

adalah seseorang yang

membutuhkan informasi

38 membutuhkan informasi

Kebutuhan informasi dapat digolongkan menjadi

Pengguna internal membutuhkan informasi tentang

fenomena internal

Pengguna internal membutuhkan informasi tentang

fenomena eksternal

Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentang

fenomena internal

Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentang

(39)

Sales/Collection Process

Relationships

(1)

Relasi

fulfillment

Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry

dan Sale Order events

Antara events Sale Order dan Sale (atau Rental atau Service

engagement)

39

engagement)

Relasi

Duality

Antara events Sale (atau Rental or Service engagement) dan

Cash Receipt (atau Receipt of Bartered Goods/Services)

Relasi

Reversal

Antara events Sale dan Sale Return

Relasi

Participation

(40)

Sales/Collection Process

Relationships

(2)

Relasi

Proposition

Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry

dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

Relasi

Reservation

Antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract

40

Antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract

dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

Juga antara Sale Order, Rental Contract, atau Service

Contract dan Cash

Relasi

Stock flow

Antara Sale (atau Rental atau Service Engagement) dan

Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

Antara Sale Return dan Inventory (dan Inventory Type)

(41)

Resource Query Types

Informasi status terinci pada suatu waktu atau

beberapa waktu untuk tiap

resource instance

Informasi status terinci pada suatu waktu atau

beberapa waktu untuk

resource instances

yang

memenuhi kriteria tertentu

41

resource instances

yang

memenuhi kriteria tertentu

Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau

beberapa waktu untuk semua

resource instances

Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau

resource instances

yang

(42)

Revenue Cycle Resource Queries

Suatu daftar dari tiap inventory item atau item type yang

ditawarkan untuk dijual oleh suatu perusahaan

Suatu daftar dari semua inventory item atau item types yang

memiliki karakteristik tertentu

(contoh: semua buku, mainan anak dengan harga jual pada

rentang harga tertenu, dsb)

42

rentang harga tertenu, dsb)

Persediaan yang dimiliki (quantity on hand) dari suatu inventory

item type pada tanggal tertentu

Nilai biaya total dari persediaan yang dimiliki pada tanggal

tertentu

Suatu daftar dari semua cash accounts yang dimiliki suatu

perusahaan pada tanggal tertentu

Saldo pada suatu cash account tertentu pada tanggal tertentu

(43)

Contoh

Resource Type Query

Cash (Resource Type)

CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished

Ca123501 Checking 1st Local Bank April 1, 2010 Ca789125 Savings 1st Local Bank April 1, 2010 Ca351235 Petty Onsite - Cashier Desk drawer April 15, 2010 Ca351327 Petty Onsite - CEO Assistant's File CabinetApril 22, 2010 Inventory Type (Resource Type)

Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost List Price

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00

SELECT Description, UnitOfMeasure, ListPrice

FROM InventoryType

43

LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

FROM InventoryType WHERE ListPrice < 70;

(44)

Contoh

Resource Type Query

Cash (Resource Type)

CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished

Ca123501 Checking 1st Local Bank April 1, 2010 Ca789125 Savings 1st Local Bank April 1, 2010 Ca351235 Petty Onsite - Cashier Desk drawer April 15, 2010 Ca351327 Petty Onsite - CEO Assistant's File CabinetApril 22, 2010 Inventory Type (Resource Type)

Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost List Price

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00

SELECT * FROM Cash

WHERE DateAccountEstablished <

44

MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

WHERE DateAccountEstablished < April 20, 2010;

(45)

Event Query Types

Informasi terinci tentang tiap event instance

Contoh: apa yang terjadi, kapan serta dimana event tersebut

terjadi, dst.

Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi

kriteria tertentu

Contoh: events dari tipe tertentu yang terjadi selama periode

45

Contoh: events dari tipe tertentu yang terjadi selama periode

waktu tertentu pada suatu lokasi tertentu

Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event

type untuk suatu periode waktu tertentu

Contoh: total dari event instances selama suatu periode waktu

tertentu

Rangkuman informasi hanya untuk instances dari suatu event

type untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi

kriteria tertentu

Contoh: nilai uang rata-rata dari event instances untuk suatu lokasi

(46)

Revenue Cycle Event Queries

Lokasi dari suatu sales call

Jumlah total sales calls, sale orders, sales, dst yang terjadi pada suatu lokasi selama periode waktu tertentu

Jumlah uang untuk suatu sale order, sale, cash receipt atau sale return tertentu

Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash

46

receipts atau sale returns untuk satu atau beberaoa periode waktu tertentu

receipts atau sale returns di lokasi tertentu untuk satu atau beberapa periode waktu tertentu

Pajak penjualan yang dikenakan pada suatu sale event tertentu Shipper’s tracking number untuk suatu shipment sale event Tanggal terjadinya suatu sale event

(47)

Event

Tables

Sale Order (Mutual Commitment) Event

Sale Order ID Order Date Date Needed

Dollar Total Sales Tax Shipping Charge Sales CallIDFK Sales RepIDFK Customer IDFK 14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0 $0 42 E23 C2323 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0 $0 43 E26 C4731 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0 $0 42 E23 C2323 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0 $0 43 E26 C4731 Sale (Economic Decrement) Event

Sales Call (Instigation) Event

Sales Call ID Date StartTime EndTime Location SalesRepIDFK CustomerIDFK

42 5/4/2010 9:12 a.m. 10:00 a.m. Customer E23 C2323 43 5/4/2010 9:27 a.m. 10:35 a.m. Ours E26 C4731 44 5/5/2010 10:30 a.m. 11:15 a.m. Customer E23 C6125

47

Sale (Economic Decrement) Event

Sale ID

Date Dollar Total

PickListID PackListID BOL# SalesRepIDFK CustomerIDFK CashReceiptIDFK

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Cash Receipt (Economic Increment) Event

CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountIDFK CustomerIDFK CashierIDFK

RA20 5/19/2010 $3,060.00 Ca123501 C2323 E111 RA21 5/24/2010 $3,050.00 Ca123501 C4731 E111 RA22 5/31/2010 $25,000.00 Ca123501 E111 Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event

Sale ReturnID Date Dollar Amount Receiving ReportNo. Credit Memo# Credit

MgrID SaleIDFKCustomerIDFK

Receiving ClerkIDFK

(48)

Query to identify date and location of

Sales Call

#44

Sales Call (Instigation) Event

Sales Call ID Date StartTime EndTime Location SalesRepIDFK CustomerIDFK

42 5/4/2010 9:12 a.m. 10:00 a.m. Customer E23 C2323 43 5/4/2010 9:27 a.m. 10:35 a.m. Ours E26 C4731 44 5/5/2010 10:30 a.m. 11:15 a.m. Customer E23 C6125

Tabel mana yang dibutuhkan? Operator relational

algebra mana yang tepat?

Bagaimana SQL

statement-Project, Select

48

Bagaimana SQL statement-nya?

SELECT SalesCallID, Date, Location FROM SalesCall

WHERE SalesCallID=44;

Bagaimana Access QBE-nya?

(49)

Sales for a specified time period

(

e.g. for an income statement

)

Tabel mana yang dibutuhkan? _Operator_{relational algebra}

mana yang tepat?

Bagaimana SQL statement-nya?

Project, Select Sale (Economic Decrement) Event

Sale ID

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323 49 Bagaimana SQL statement-nya? SELECT Sum(DollarTotal) FROM Sale

WHERE Date BETWEEN 5/1/2010 AND 5/7/2010;

(50)

Agent Query Types

Informasi status terinci pada suatu atau

beberapa waktu untuk tiap

agent instance

Informasi status terinci pada suatu atau

beberapa waktu hanya untuk

agent instance

yang memenuhi kriteria tertentu

50

beberapa waktu hanya untuk

agent instance

yang memenuhi kriteria tertentu

Rangkuman informasi status pada suatu atau

beberapa waktu untuk semua

agent instances

Rangkuman informasi status pada suatu atau

beberapa waktu hanya untuk

agent instance

(51)

Revenue Cycle Agent Queries

Suatu daftar tantang semua

salespeople

,

kasir,

inventory clerks

, atau

credit managers

untuk suatu perusahaan

Suatu daftar tentang semua karyawan yang

51

Suatu daftar tentang semua karyawan yang

memiliki karakteristik tertentu

Contoh: semua

waiters

dan

waitresses

yang

sekurang-kurangnya berumur 21 tahun, semua

staff auditors

yang lulus ujian CPA, semua

(52)

Contoh

Agent Tables

Customer (External Agent)

Customer ID Name Address Telephone Credit Rating

C2323 Needmore Stuff 86906 Enterprise Court 555-8989 A+ C2831 Targeted One 41352 Price Ln. 555-1771 B+ C4731 Gottahave Moore 1207 Emperor Dr. 555-5688 B C6125 Don’t Wantmuch 3421 Carradine St. 555-9098 A+

Cashier (Internal Agent)

52

Cashier (Internal Agent)

CashierID Name Address Telephone DateOfBirth

E111 Missy Witherspoon 1710 Crestwood Dr. 555-9392 May 11, 1960 E222 Eponine Eldridge 1003 Zenker Dr. 555-9099 July 29, 1972

Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth

E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 April 14, 1945 E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 May 22, 1948

Sales Representative (Internal Agent)

Sales Rep ID Name Address Telephone DateOfBirth

E23 Jimmy Vitale 425 ConAir Drive 555-5678 Aug 18, 1962 E26 Cyndie North 122 Front St. 555-6353 Apr 4, 1961 E30 Wayland Stindt 3506 Carthan St. 555-0621 December 29, 1973

(53)

Identify Customers with Credit Rating of

“A” or “A+”

Tabel mana yang dibutuhkan? _{Operator relational}

algebra apa yang sesuai?

Bagaimana SQL statement-nya?

Select Customer (External Agent)

Customer ID Name Address Telephone Credit Rating

C2323 Needmore Stuff 86906 Enterprise Court 555-8989 A+ C2831 Targeted One 41352 Price Ln. 555-1771 B+ C4731 Gottahave Moore 1207 Emperor Dr. 555-5688 B C6125 Don’t Wantmuch 3421 Carradine St. 555-9098 A+

53 Bagaimana SQL statement-nya? SELECT * FROM Customer WHERE CreditRating=A OR CreditRating=A+;

(54)

Duality Relationship Query Types

Identifikasi apakah suatu exchange telah selesai dilakukan

Identifikasi exchanges yang telah selesai pada periode waktu

tertentu

Identifikasi exchanges yang belum selesai pada periode waktu

tertentu

Kalkulasi jumlah klaim, contoh: prepaid expenses, payables,

54

Kalkulasi jumlah klaim, contoh: prepaid expenses, payables,

unearned revenues, atau receivables, dalam jumlah total atau

untuk suatu exchange event tertentu

Kalkulasi dari total atau rata-rata waktu jeda antara beberapa

(55)

Revenue Cycle Duality Queries

Kalkulasi dari

outstanding receivable balance

untuk suatu

sale

(atau

service engagement

)

invoice

Kalkulasi dari total

accounts receivable

suatu

waktu tertentu

55

Kalkulasi dari total

accounts receivable

suatu

waktu tertentu

Kalkulasi dari

prepaid revenue

pada suatu

waktu tertentu

Aging of accounts receivable

Kalkulasi dari rata-rata jumlah hari yang

(56)

Contoh Tabel

Duality & Reversal

Relationship

Sale (Economic Decrement) Event

Sale ID

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

56

15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Cash Receipt (Economic Increment) Event

CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountIDFK CustomerIDFK CashierIDFK

RA20 5/19/2010 $3,060.00 Ca123501 C2323 E111 RA21 5/24/2010 $3,050.00 Ca123501 C4731 E111 RA22 5/31/2010 $25,000.00 Ca123501 E111

Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event

Sale ReturnID Date Dollar Amount Receiving ReportNo. Credit Memo# Credit

MgrID SaleIDFKCustomerIDFK

Receiving ClerkIDFK

(57)

Accounts Receivable Query Steps

Secara konseptual

Nilai uang dari sales atau service engagements yang cash receipt-nya belum

selesai, disesuaikan untuk tiap sale returns atau sale discounts

Secara praktis

Total sales/service engagements through balance sheet date dikurangi

dengan total cash receipts through balance sheet date untuk sales/service

57

dengan total cash receipts through balance sheet date untuk sales/service engagements yang sesuai. Juga kurangkan sales returns & discounts through balance sheet date

Hanya sertakan ending date constraint (balance sheet item reflects

cumulative data from beginning of company through balance sheet date)

Gunakan tanggal sale/service engagement untuk menentukan revenues

mana yang harus diikutsertakan

Gunakan tanggal cash receipt dan hubungan duality untuk menentukan

cash receipts mana yang akan diikutsertakan. Pastikan bahwa agregasi cash receipts untuk sale yang sama telah dilakukan sebelum dikurangkan dari

sale amount

Mungkin membutuhkan outer join dan fungsi Nz pada Access (untuk sales

yang tidak memiliki cash receipts yang sesuai)

Catatan: Sales dikurang Cash receipts dari Customers tidak bisa diterima

(58)

Accounts Receivable Step 1:

Total Sales through Balance Sheet Date

Tanggal “hard-wired” Tanggal sebagai parameter

(59)

Accounts Receivable Step 2: Total Cash

Receipts for Sales through Balance Sheet Date

2a: Identifikasi cash receipt-nya 59 2b: Jumlahkan cash receipt-nya

(60)

Accounts Receivable Step 3: Total Sale

Returns through Balance Sheet Date

Identifikasi dan

jumlahkan

60

(61)

Accounts Receivable Step 4: Calculate A/R as sales minus applicable cash receipts and sale returns

(62)

Accounts Receivable Result without Nz (null

to zero) function

Sampai dengan 31 Mei 2010

62 Sampai dengan 15 Mei 2010

(63)

Adjusted Accounts Receivable Step 4

(using Nz to control null values)

(64)

Stockflow Relationship Query Types

Resources

atau

resources types

apa yang naik atau

turun akibat suatu

economic event

?

Berapa kuantitas dari suatu

resource

atau

resource

type

yang naik atau turun akibat suatu

economic

event

?

64

type

economic

event

?

Berapa nilai uang suatu

resource

atau

resource type

economic event

?

Kapan suatu

event

menaikkan atau menurunkan

suatu

resource

atau

resource type

tertentu?

Dimana suatu

event

menaikkan atau menurunkan

(65)

Revenue Cycle Stockflow Query

Types

Inventory type mana yang diturunkan oleh suatu sale event tertentu? Berapa jumlah tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu event

sale tertentu?

Inventory type mana yang dinaikkan oleh suatu sale return event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang naik akibat suatu sale

return event tertentu?

65

return event tertentu?

Berapa harga jual yang ditetapkan untuk inventory type pada suatu

sale event tertentu?

Berapa harga jual yang diberikan sebagai kredit untuk suatu inventory

type pada sale return event tertentu?

Berapa jumlah nilai total uang dari sales untuk suatu periode waktu tertentu?

(catatan: jika jumlah total sale amount disimpan pada tabel sale event, maka tidak

harus menggunakan hubungan stockflow untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

Berapa nilai rata-rata uang dari sales dari suatu inventory type pada suatu periode waktu tertentu?

(66)

Query to find dollar value of sales of a specified

inventory type for a specified time period

S ale

S aleID D ate D o llarT o talP ickL istID P ac kL istID B O L # S alesR ep ID C u sto m erID C ash R eceip tID

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E 23 C 2323 R A 20

13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E 26 C 4731 R A 21

14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E 23 C 2323 R A 20

15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E 23 C 2323

Tabel-tabel yang digunakan:

66

Inventory Type

ItemID Description UnitO fM easureStandard CostList Price

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00

HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00

LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00

MIN1 M iniature StuffBox of 24 $56.00 $110.00

TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00

TTP12Tiara Each $10.00 $25.00

StockflowSaleInventory

SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice

12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00

(67)

Query to find dollar value of sales of a specified

inventory type for a specified time period

(68)

Query to find dollar value of sales of a specified

inventory type for a specified time period

(69)

Query to find dollar value of sales of a specified

inventory type for a specified time period

(70)

Query to identify highest and lowest selling

inventory during a specific time period

(71)

Query to identify highest and lowest selling

inventory during a specific time period

(72)

Query to identify highest and lowest selling

inventory during a specific time period

(73)

Fulfillment Relationship Query Types

Identifikasi komitmen atau instigation events yang belum

terpenuhi (unfulfilled)

Identifikasi komitmen atau instigation events yang telah

terpenuhi (fulfilled)

Identifikasi commitment events yang tidak didahului dengan

instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak

73

instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak

didahului oleh commitment events

Kalkulasi lama jeda waktu antara instigation & commitment

events atau antara commitment & economic events

Identifikasi penyebab commitment event dan/atau economic

event

Identifikasi hasil dari instigation event dan/atau commitment

(74)

Revenue Cycle Fulfillment Queries

Identifikasi

sale orders

yang belum

dipenuhi

Identifikasi

sales calls

yang sukses

74

Identifikasi

sales calls

yang sukses

atau

sales calls

yang menghasilkan

orders

Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang

dibutuhkan perusahaan untuk

memenuhi

sale orders

untuk suatu

(75)

Query to calculate number of days to fill

selected sales orders

FulfillmentSaleOrderSale

SaleOrderID SaleID

14 12

Sale Order

SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID SalesRepID CustomerID

14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 75 14 12 15 13 16 14 16 15 Sale

SaleID Date DollarTotal PickListID PackListID BOL# SalesRepID CustomerID CashReceiptID

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20

13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21

14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

(76)

Query to calculate number of days to fill

selected sales orders

(77)

Query to calculate number of days to fill

selected sales orders

(78)

Proposition Relationship Query Types

Resources

atau

resource types

mana

yang diusulkan

instigation event

untuk

dinaikkan atau diturunkan?

Berapa kuantitas suatu

resource

atau

78

Berapa kuantitas suatu

resource

atau

resource type

yang diusulkan

instigation

event

untuk dinaikkan atau diturunkan?

Kapan suatu

instigation event

mengusulkan untuk menaikkan atau

menurunkan suatu

resource

or

resource

(79)

Revenue Cycle Proposition Queries

Inventory types

mana yang dipresentasikan

pada

sales call event

?

Berapa harga jual yang diusulkan untuk suatu

inventory type

pada

sales call event

tertentu?

79

inventory type

pada

sales call event

tertentu?

Bagaimana reaksi terhadap setiap

inventory

type

yang dipresentasikan pada

sales call event

tertentu?

Apakah ada

inventory types

yang tidak pernah

dipresentasikan pada semua

sales call event

?

Berapa tipe

inventory

yang dipresentasikan

(80)

Query to identify inventory items with no

positive customer reactions

PropositionSalesCallInventoryType

SalesCallID ItemID CustomerReactiontoProduct

SalesCall

SalesCallID Date StartTime EndTime Location SalesRepID CustomerID

42 5/4/2010 9:12 AM 10:00 AM Customer E23 C2323

43 5/4/2010 9:27 AM 10:35 AM Ours E26 C4731

44 5/5/2010 10:30 AM 11:15 AM Customer E23 C6125

80

SalesCallID ItemID CustomerReactiontoProduct

42 BIS1 Negative 42 HUS1 Negative 42 LIS1 Positive 42 MIN1 Undecided 42 TIS1 Positive 43 BIS1 Positive 43 HUS1 Positive 43 LIS1 Undecided 43 MIN1 Negative 43 TIS1 Negative 44 BIS1 Negative 44 HUS1 Negative 44 LIS1 Negative 44 MIN1 Negative 44 TIS1 Negative InventoryType

ItemID Description UnitOfMeasur e

Standard Cost List Price

MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00

(81)

Query to identify inventory items with no

positive customer reactions

(82)

Query to identify inventory items with no

positive customer reactions

(83)

Reservation Relationship Query

Types

Resources atau resource types apa yang disetujui oleh suatu

commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan?

Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang

disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau

diturunkan?

Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang

83

Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang

disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau

diturunkan?

Kapan suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau

menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

Dimana suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau

(84)

Revenue Cycle Reservation Queries

Inventory types mana yang disetujui oleh suatu commitment

event tertentu untuk dinaikkan?

Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang disetujui oleh

suatu commitment event tertentu untuk diturunkan?

Berapa harga jual yang di-quote untuk tiap inventory pada

suatu commitment event tertentu?

84

suatu commitment event tertentu?

Berapa total nilai uang dari sale orders untuk suatu periode

waktu tertentu? (catatan: bila jumlah total uang disimpan pada

tabel sale order event, maka penggunaan reservation

relationship tidak diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

Berapa nilai uang rata-rata dari sale orders untuk suatu

(85)

Participation Relationship Query

Types

Agen mana yang berpartisipasi pada suatu

event

tertentu?

Berapa

events

dari suatu tipe tertentu yang

melibatkan seorang agen tertentu?

85 melibatkan seorang agen tertentu?

Berapa nilai uang total dari

event

tipe tertentu yang

melibatkan seorang agen tertentu pada suatu periode waktu tertentu

Kapan suatu

event

tertentu yang melibatkan seorang

agen tertentu terjadi?

Dimana suatu

event

tertentu yang melibatkan

(86)

Revenue Cycle Participation Queries

Untuk

customer

yang mana suatu

sale

tertentu

dilakukan?

Oleh

salesperson

yang mana suatu

sale order

diterima?

Berapa

sales calls

yang dilakukan oleh seorang

86

Berapa

sales calls

yang dilakukan oleh seorang

salesperson

selama suatu periode waktu tertentu?

Berapa total (atau rata-rata) jumlah uang pada

sales

yang dilakukan oleh tiap

salesperson

selama periode

waktu tertentu?

Kapan suatu pengiriman dilakukan untuk

customer

tertentu?

Dimana tiap

sales call

tertentu dilakukan untuk suatu

(87)

Query for number of sales calls made by each

salesperson during a time period

SalesRepresentative

SalesRepID Name Address Telephone DateOfBirth

E23 Jimmy Vitale 425 ConAir Dr. 555-5678 August 18, 1962

E26 Cyndie North 122 Front St. 555-6353 April 4, 1961

E30 Wyland Stindt 3506 Carthan St. 555-0261 December 29, 1973

SalesCall

SalesCallID Date StartTime EndTime Location SalesRepID CustomerID

42 5/4/2010 9:12 AM 10:00 AM Customer E23 C2323

43 5/4/2010 9:27 AM 10:35 AM Ours E26 C4731

44 5/5/2010 10:30 AM 11:15 AM Customer E23 C6125

(88)

Query for number of sales calls made by each

salesperson during a time period

(89)

Multiple-Relationship

Revenue Cycle Queries

Sale orders

mana yang telah sebagian dipenuhi?

Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan

fulfillment-sale-order-sale

Berapa nilai total uang dari

accounts receivable

untuk

suatu

customer

pada suatu waktu?

89

suatu

customer

pada suatu waktu?

Membutuhkan relasi duality, participation-customer-sale,

dan participation-customer-cash receipt

Inventory types

mana yang telah dipresentasikan

pada suatu

customer

tertentu pada

sales calls

selama

periode waktu tertentu?

Membutuhkan relasi proposition dan

(90)

More Multiple-Relationship

Revenue Cycle Queries

Salesperson

mana yang mempresentasikan suatu

inventory type

tertentu pada

customer

tertentu?

Membutuhkan relasi proposition, participation-customer-sales call,

dan participation-salesperson-sales-call

Berapa jumlah total uang yang dihasilkan dari

sales

90

Berapa jumlah total uang yang dihasilkan dari

sales

suatu

inventory

pada

customers

di suatu daerah

tertentu?

Membutuhkan relasi stockflow dan participation-customer-sale

Di daerah mana

sales calls

yang melibatkan

inventory

type

tertentu paling sukses dilakukan?

Membutuhkan relasi proposition, fulfillment-sales-call-sale-order,

(91)

Query to identify partially filled sale orders

Sale Order

SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID SalesRepID CustomerID

14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 FulfillmentSaleOrderSale SaleOrderID SaleID 14 12 15 13 16 14 Sale

SaleID Date DollarTotal PickListID PackListID BOL# SalesRepID CustomerID CashReceiptID

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 91 16 14 16 15 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323 InventoryType

ItemID Description UnitOfMeasur e

Standard Cost List Price

MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00

TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

StockflowSaleInventory

SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice

12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00 ReservationSaleOrderInventoryType

SaleOrderID ItemID QuantityOrdered QuotedUnitPrice

14 LIS1 2 $70.00 14 TIS1 10 $96.00 15 BIS1 40 $60.00 15 HUS1 13 $50.00 16 MIN1 41 $105.00 17 LIS1 120 $69.00 Query membutuhkan penggunaan relasi

fulfillment, reservation, dan stockflow

(92)

Query to identify partially filled sale orders

(93)

Query to identify partially filled sale orders

(94)

Query to identify partially filled sale orders

(95)

Query to identify partially filled sale orders

(96)

Query to identify partially filled sale orders

(97)

Query to identify partially filled sale orders

(98)

Query to identify partially filled sale orders

(99)

Ringkasan

Kita telah membahas:

Proses sales/collection (revenue) process serta bagaimana

posisi proses tersebut dalam tingkatan value system dan

value chain

Pola extended REA pada tingkatan business process

Berbagai dokumen yang biasa dipakai untuk mewakili

99

Berbagai dokumen yang biasa dipakai untuk mewakili

events serta resources dan agents yang terkait

Berbagai contoh tabel relational database untuk revenue

cycle dan data input untuk berbagai tabel tersebut

Berbagai jenis queries untuk proses sales/collection untuk

mendukung pengambil keputusan dalam berbagai area fungsional

Beberapa contoh tipe-tipe queries untuk resources, event,