Sistem Informasi Perusahaan 9. The Acquisition/Payment Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

(1)

Sistem Informasi Perusahaan

9. The Acquisition/Payment Business Process

Ratih Dyah Kusumastuti

Source: Dunn et al. (2006)

(2)

Outline

Pengantar

Proses bisnis akuisisi/pembayaran pada

sistem nilai & rantai nilai perusahaan

Model REA tingkatan proses bisnis dari proses

akuisisi/pembayaran

Kebutuhan informasi dan ukuran pada proses

akuisisi/pembayaran

Relationship queries

pada proses

(3)

Pengantar

Proses bisnis akuisisi/pembayaran

kadang disebut juga sebagai:

Expenditure transaction cycle

(siklus

Expenditure transaction cycle

(siklus

transaksi pengeluaran/pembelanjaan)

Pembelian untuk membayar

mega-process

Untuk mengidentifikasi proses ini pada

(4)

Proses akuisisi/pembayaran

Siklus transakasi akuisisi/pembayaran mencakup segala aktivitas

yang berkaitan dengan pembayaran, perawatan (maintaining) dan pembayaran untuk barang/jasa yang dibutuhkan

perusahaan

Pembelian bahan mentah, component part

Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan, Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan,

perawatan, penelitian & pengembangan, professional & legal services, properti, pabrik, peralatan

Proses yang merupakan kasus khusus dari proses

akuisisi/pembayaran tetapi biasanya dianggap sebagai proses terpisah:

Human resources business process (akuisisi dan pembayaran

tenaga kerja)

Financing business process (akuisisi dan pembayaran modal

(5)

Proses akuisisi/pembayaran

pada sistem nilai perusahaan

(6)

Proses akuisisi/pembayaran pada

rantai nilai perusahaan (1)

Tingkatan rantai nilai menjelaskan tentang

interface

antara proses akuisisi/pembayaran

dengan proses bisnis lainnya

Tujuan utama dari proses akuisisi/

pembayaran adalah untuk menyediakan

berbagai

resources

yang dibutuhkan

proses-proses bisnis lainnya pada saat mereka

(7)

Proses akuisisi/pembayaran pada

rantai nilai perusahaan (2)

Tujuan utama dapat dipecah lagi menjadi beberapa

sasaran:

Membeli barang/jasa dari reliable vendors

Membeli barang/jasa dengan kualitas tinggi atau paling tidak

dengan kualitas yang diinginkan dengan kualitas yang diinginkan

Membeli barang/jasa dengan harga terbaik Hanya membeli barang/jasa yang legal

Menyediakan resources pada saat perusahaan

membutuhkannya

Hanya menerima barang yang dipesan saja

Memonitor barang yang diterima agar tidak hilang, dicuri

dan rusak

(8)

Proses akuisisi/pembayaran pada

rantai nilai perusahaan (3)

Rantai nilai parsial untuk suatu

produsen

(manufacturer) (manufacturer)

Rantai nilai parsial untuk suatu

(9)

REA Acquisition/Payment

(10)

REA Acquisition/Payment Business

(11)

Instigation Events

pada Pengeluaran/

Pembelanjaan (

Expenditures

)

Biasanya dimulai secara internal; dipicu oleh suatu

kebutuhan

Mungkin pula dipicu secara eksternal, contoh: kebutuhan

baru dirasakan setelah adanya kunjungan pemasok

Agen internal yang terlibat dalam

instigation events

pada

Agen internal yang terlibat dalam

instigation events

pada

siklus akuisisi biasanya adalah

department supervisors

(yang meng-identifikasi adanya kebutuhan dan

mengotorisasi pengeluaran/pembelanjaan) dan

purchasing

agent

(yang memproses daftar permintaan)

Agen eksternal yang terlibat dalam

instigation events

pada

siklus akuisisi biasanya adalah pemasok

(12)

Purchase/Requisition Event

Adalah suatu

instigation event

yang secara

keseluruhan bersifat internal; biasanya melibatkan

seorang

department supervisor

yang mengidentifikasi

suatu kebutuhan akan barang/jasa dan

mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada

purchasing department

Biasanya dilambangkan dengan dokumen daftar

permintaan pembelian (

purchase requisition

document

) atau layar

data entry

yang merangkum

infromasi tentang

event

ini (contoh:

department

supervisor

dan

purchasing agent

mana yang

berpartisipasi, tanggal permintaan, tanggal

(13)

(14)

Relational Tables Encompassing

Purchase Requisition Event

(15)

Mutual Commitment Events

pada

Proses Akuisisi/Pembayaran

Melibatkan suatu perusahaan dan mitra bisnis eksternalnya

yang bersama-sama menyetujui pertukaran resources pada suatu waktu tertentu di masa depan

Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; sering melibatkan

serangkaian aktivitas

Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents

Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok

Untuk tujuan mutual commitment events, biasanya tidak

diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik;

informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup

Idealnya, perusahaan ingin dapat melacak mutual commitment

(16)

Purchase Order Event

Adalah suatu

mutual commitment event

dimana

pemasok sepakat untuk menyediakan barang bagi

perusahaan, dan perusahaan sepakat untuk

membayar barang tersebut dengan harga tertentu

Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen

pesanan pembelian (

purchase order document

) or

layar

data entry

yang merangkum informasi tentang

event

ini (contoh: tanggal pemesanan,tanggal

pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran,

jumlah uang, pemasok dan

purchasing agent

mana

(17)

Rental Order Event

Adalah suatu

mutual commitment event

, dimana

pemasok sepakat untuk mentransfer kepemilikan

atas suatu barang untuk suatu jangka waktu tertentu

dan memberikan hak pada perusahaan untuk

menggunakan barang untuk tujuan tertentu; sebagai

imbalannya perusahaan sepakat untuk membayar

pada harga yang ditentukan

Biasanya dilambangkan dengan suatu

rental contract

document

yang merangkum informasi tentang

kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak,

jumlah uang, barang yang disewakan, periode sewa,

(18)

Service Order Event

Adalah suatu

mutual commitment event

, dimana

pemasok sepakat untuk melakukan satu atau lebih

jasa untuk suatu perusahaan selama jangka waktu

yang disetujui dan dibayar oleh perusahaan dengan

harga yang disepakati

Biasanya dilambangkan dengan suatu

service

contract document

yang merangkum informasi

tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal

kontrak, jumlah uang, jasa yang akan diberikan oleh

pemasok, jangka waktu pelaksanaan, cara

(19)

(20)

Relational Tables Encompassing Purchase

Order Event

(21)

Economic Increment Events

pada Siklus Akuisisi

Merepresentasikan penerimaan barang atau jasa oleh

perusahaan sebagai imbalan atas pemberian resource lain (biasanya uang)

Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; dapat melibatkan

serangkaian aktivitas aliran kerja

Resources dapat berbeda untuk berbagai jenis bisnis yang

berbeda

Inventory (Inventory type dapat menggantikan Inventory), Jasa

(Tipe Jasa bisa menggantikan Jasa, penggunaan asset secara sementara (seperti pada kasus penyewaan))

Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents

dan receiving clerks

Agen eksternal yang terllibat biasanya adalah pemasok atau

(22)

Purchase (aka Acquisition) Event

Adalah suatu economic increment event, dimana kepemilikan

atas satu atau lebih barang ditransfer dari suatu pemasok ke perusahaan. Transfer dapat terjadi secara langsung (purchasing

agent pergi membeli kertas ke toko peralatan kantor) atau

dengan cara dikirim (pemasok mengirimkan barang pada perusahaan)

perusahaan)

Biasanya dilambangkan dengan suatu receiving report

document atau layar data entry yang merangkum informasi

tentang transfer kepemilikan (contoh: tanggal, jumlah uang, barang yang ditransfer kepemilikannya, cara pembayaran,

purchase agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst.

Informasi tentang supplier invoice juga dapat disertakan, tetapi tidak boleh digunakan sebagai representasi eksklusif dari event

ini (karena biasanya terdapat perbedaan waktu antara transfer dan penerimaan supplier invoice)

(23)

Rental Acquisition Event

Adalah

economic increment event

, dimana

kepemilikan atas barang ditransfer oleh pemasok

kepada perusahaan untuk jangka waktu, dan maksud

serta harga yang disepakati

Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu

Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar

data entry

yang merangkkum informasi tentang

transfer kepemilikian barang dari pemasok ke

perusahaan dan juga pengembalian barang kepada

pemasok (contoh: tanggal, waktu, nama barang,

pemasok dan karyawan yang terlibat, dst.)

(24)

Service Acquisition Event

Adalah

economic increment event

, dimana suatu

pemasok melakukan satu atau beberapa jenis jasa

untuk perusahaan

Dapat untuk jangka waktu atau suatu waktu tertentu

Biasanya dilambangkan dengan dokumen yang

mengindikasikan penerimaan jasa (atau yang

ekivalen dengan layar

data entry

) yang merangkum

informasinya (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang

disediakan, pemasok dan karyawan yang terlibat,

mungkin pula beberapa catatan tentang mutu jasa

yang diberikan, dst.)

(25)

(26)

(27)

Relational Tables Encompassing

Purchase Event

(28)

Economic Decrement Events

pada Siklus Akuisisi

Hampir selalu merupakan Cash Disbursement Event

Adalah suatu economic decrement event, dimana perusahaan

mentransfer kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen) pada pemasok

Biasanya dilambangkan dengan suatu cek atau dokumen

disbursement voucher atau layar data entry yang merangkum

informasi tentang tentang event ini (contoh: tanggal, jumlah uang, pemasok yang menerima uang, karyawan yang melakukan

otorisasi pembayaran, akuisisi atau event lain dimana terjadi cash disbursement, dst.)

Resource biasanya adalah uang (type-level resource – biasanya

adalah suatu daftar cash accounts yang dimiliki perusahaan)

Agen internal yang terlibat biasanya asalah kasir, accounts payable

clerks, atau karyawan keuangan lainnya

(29)

(30)

Relational Tables Encompassing Cash

Disbursement Event

(31)

Economic Increment Reversal

Events

Adalah suatu

events

dimana

economic increment

events

yang terjadi sebelumnya dibalikkan atau

ditiadakan

Walaupun mekanismena serupa,

events

tersebut

secara inheren berbeda dengan

economic decrement

secara inheren berbeda dengan

economic decrement

events

Mengembalikan sesuatu yang diharapkan dapat memenuhi

suatu kebutuhan, walaupun sebagai gantinya kita akan

menerima kembali sesuatu yang kita serahkan sebelumnya, tidak sama dengan menyerahkan sesuatu sebagai ganti atas sesuatu yang lebih diinginkan

Resources

, agen eksternal dan agen internal yang

(32)

Purchase Return Event

Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas barang

yang sebelumnya ditransfer dari pemasok ke perusahaan, dikembalikan dari perusahaan ke pemasok

Walaupun suatu resource (atau resource type) akan turun,

karakteristik purchase returns berbeda dari economic decrement

events lainnya. Substansi event ini adalah peniadaan economic

increment event orisinalnya. Events seperti ini disebut sebagai

economic increment-reversal events

Biasanya dilambangkan dengan authorized request to return,

packing list, dan dokumen debit memorandum atau layar data

entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh:

tanggal, kuantitas barang yang dikembalikan ke pemasok, jumlah uang, dst.)

(33)

(34)

(35)

(36)

Relational Tables Encompassing

Purchase Return Event

(37)

Berbagai Relasi pada Proses

Akuisisi/Pembayaran (1)

Fulfillment relationships

Antara Purchase Requisition & Purchase Order events

Antara Purchase Order event & Purchase/ Rental / Service

Acquisition events

Duality relationships

Antara Purchase/Rentall/Service Acquisition & Cash

Disbursement event (atau Disbursement of Bartered

Goods/Services event)

Reversal relationships

Antara Purchase & Purchase Return events

Participation relationships

(38)

Berbagai Relasi pada Proses

Akuisisi/Pembayaran (2)

Proposition relationships

Antara Purchase Requisition event dan Inventory (atau Inventory

Type atau Service Type)

Reservation relationships

Antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan

Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

Juga antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract

dan Cash

Stockflow relationships

Antara Purchase (atau Rental atau Service Acquisition) dan

Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

Antara Purchase Return dan Inventory (atau Inventory Type) Antara Cash dan Cash Disbursement

(39)

Resource Query Types

Informasi terinci tentang status pada suatu waktu

atau beberapa waktu untuk tiap

resource instance

Informasi terinci tentang status pada suatu waktu

atau beberapa waktu untuk

resource instances

yang

memenuhi kriteria tertentu

atau beberapa waktu untuk

resource instances

yang

memenuhi kriteria tertentu

Rangkuman informasi tentang status pada suatu

waktu atau beberapa waktu untuk semua

resource

instances

Rangkuman informasi tentang status pada suatu

waktu atau beberapa waktu untuk

resources

(40)

Acquisition Cycle Resource Queries

Daftar untuk tiap inventory item atau item types yang biasa disimpan

oleh suatu perusahaan

Daftar untuk semua inventory item atau item type yang memiliki

karakteristik tertentu

Quantity on hand dari suatu inventory item type pada suatu waktu Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu

Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu

Daftar semua cash accounts yang dimiliki perusahaan pada suatu

waktu

Saldo dari cash account tertentu pada suatu waktu

Saldo total dari semua cash accounts pada suatu waktu

Daftar dari pasokan umum dan administratif serta service types yang

data deskriptifnya disimpan perusahaan

Daftar untuk semua aset tetao yang dimiliki perusahaan

Nilai buku dari aset tetap terdepresiasi yang dimiliki perusahaan pada

(41)

Example Resource Tables

InventoryType

ItemID Description UnitOfMeasur e

Standard Cost List Price

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00

HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00

LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00

TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00 Operating Assets Asset TagID Description Acquisition Date Acquisition Cost Asset Category Estimated LifeYrs Estimated Salvage IRSListed Property OA1 Building-Office/Warehouse 4/1/2010 $200,000.00 Buildings 40 $20,000.00 No Cash

CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished

Ca123501 Checking 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010

Ca351235 Petty Onsite -

Cashier Desk

Thursday, April 01, 2010

Ca351327 Petty Onsite - CEO

Assistant's File

Thursday, April 15, 2010

Ca789125 Savings 1st Local Bank Thursday, April 22, 2010 Ca987654 Imprest

checking

1st Local Bank Thursday, April 01, 2010

OA10 Manager task chair 4/10/2010 $350.00 Furniture 7 $50.00 No OA11 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA12 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA13 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA14 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA15 Toshiba tecra notebook 4/15/2010 $3,000.00 Computers 5 $300.00 Yes OA16 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA17 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA18 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA19 Warehouse shelving 4/16/2010 $10,000.00 Fixtures 40 $0.00 No OA2 Property 4/1/2010 $300,000.00 Land 0 $0.00 No OA20 Fax machine 4/17/2010 $400.00 Communication

sEquipment

3 $0.00 Yes OA3 Executive desk 4/10/2010 $2,000.00 Furniture 10 $200.00 No OA4 Manager desk 4/10/2010 $1,500.00 Furniture 10 $100.00 No

(42)

Query to list each operating assets

owned on a specific date

(43)

Query to list each operating assets

owned on a specific date

(44)

Query to identify computers owned on a

specified date

(45)

Event Query Types

Informasi terinci tentang tiap event instance

Contoh: apa yang terjadi, kapan dan dimana terjadinya, dst.

Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi

kriteria tertentu

Contoh: event tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu

tertentu di lokasi tertentu tertentu di lokasi tertentu

Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event

tipe tertentu pada suatu periode waktu tertentu

Contoh: total dari event instances selama periode waktu tertentu

Rangkuman informasi untuk instances dari event tipe tertentu

untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: rata-rata nilai uang dari event instances untuk suatu lokasi

(46)

Acquisition Cycle Event Queries

Jumlah total

purchase orders

yang dilakukan selama

periode waktu tertentu

Jumlah total uang untuk suatu

purchase order

tertentu, akuisisi pasokan dan jasa umum dan

administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi

inventory

administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi

inventory

cash disbursement

, atau

purchase return

Rata-rata atau total jumlah uang dari semua events

akuisisi/ pembayaran tipe tertentu untuk suatu atau

beberapa periode waktu tertentu

Seller’s tracking number

untuk suatu

expected

purchase event

(47)

Contoh: Tabel-tabel Events

Purchase Requisition (Instigation) E vent

Purch ReqID Date

M axim um Budget for this purchase

D ate N eeded SuperIDFK Purch AgentIDFK R ecom m ended SupplierIDFK R17 4/22/2010 $30,000 5/2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 5/23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 5/20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 5/25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 5/26/2010 E5 E12 V7

Purchase Order (Mutual Com m itm ent) Event

Purchase O rderID

O rderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqIDF K Purchase AgentIDFK Supplier IDFK PO 16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7 PO 17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14 PO 17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14 PO 18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90 PO 19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14 PO 20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7 PO 21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14

Purchase (Economic Increment) Event

Receiving ReportID Date Dollar Amount Receiving ClerkIDFK SupplierIDFK

Vendor Invoice# Invoice Amount Cash DisbIDFK RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00

Cash Disbursement (Economic Decrement) Event

DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctIDFK APClerkIDFK PayeeIDFK

(48)

Tabel mana yang dibutuhkan?

Query untuk mengetahui tanggal

dan jumlah uang dari Purchase

Order #18

Operator relational algebra

mana yang dipakai?

Bagaimana SQL statement-nya?

Project, Select

SELECT PurchaseOrderID, OrderDate,

Purchase Order (Mutual Commitment) Event

Purchase OrderID

OrderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqIDFK Purchase AgentIDFK Supplier IDFK PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7 PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7 PO21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14

SELECT PurchaseOrderID, OrderDate, DollarTotal FROM PurchaseOrder

WHERE PurchaseOrderID=18;

Seperti apa Access QBE-nya?

(49)

Agent Queries

Informasi terinci tentang status tiap

agent

instance

pada suatu atau beberapa titik

waktu

Informasi terinci tentang status semua

agent

instances

yang memenuhi kriteria tertentu

Informasi terinci tentang status semua

agent

instances

yang memenuhi kriteria tertentu

pada suatu atau beberapa titik waktu

Rangkuman informasi status semua

agent

instances

suatu atau beberapa titik waktu

Rangkuman informasi status

agent instances

(50)

Acquisition Cycle Agent Queries

Daftar semua

purchase agents

,

accounts

payable clerks

,

inventory clerks

, atau

supervisors

dari suatu perusahaan

Daftar karyawan yang memiliki karakteristik

tertentu (contoh: semua

accounts payable

Daftar karyawan yang memiliki karakteristik

tertentu (contoh: semua

accounts payable

clerks

yang memiliki

minimum fidelity bond

tertentu

Daftar karyawan yang tinggal di kota atau

provinsi tertentu

(51)

Contoh Tabel-tabel Agen

Shipping Clerk (Internal Agent)

ShippingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth

E41 Amy Milano 8892 Eddy Ave. 555-9557 January 3, 1964 Department Supervisor (Internal Agent)

DeptSupervisorID Name Address Telephone DateOfBirth

E5 Patrick Wellesley 53125 Fenton Dr. 555-1112 March 4, 1958 Accounts Payable Clerk (Internal Agent)

Supplier (External Agent)

SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating

V7 Joe’s Favorite Vendor 89056 Ransom Hwy. 555-7655 Excellent Accounts Payable Clerk (Internal Agent)

APClerkID Name Address Telephone DateOfBirth

E36 Diane Bowersox 9115 Wolfgang Ct. 555-7244 September 15, 1963

Receiving Clerk (Internal Agent)

ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 April 14, 1945 E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 May 22, 1948

(52)

Carilah

Suppliers

dengan

Performance

Rating

“

Very Good

”

Tabel mana yang dibutuhkan?

Operator relational

algebra

mana yang dipakai?

Bagaimana SQL statement-nya?

Select

Supplier (External Agent)

SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating

V7 Joe’s Favorite Vendor 89056 Ransom Hwy. 555-7655 Excellent V14 Reliable Rudy’s 34125 Michigan Ave. 555-1199 Very Good V90 Trina’s Trinkets 1612 Myway Rd. 555-2424 Very Good

Bagaimana SQL statement-nya?

SELECT *

FROM Supplier

WHERE PerformanceRating=“Very Good”;

Seperti apa Access QBE-nya?

(53)

Duality Relationship Query Types

Identifikasi apakah suatu

exchange

tertentu telah

selesai dilakukan

Identifikasi

exchanges

yang telah selesai dilakukan

pada periode waktu tertentu

Identifikasi

exchange

yang belum selesai dilakukan

Identifikasi

exchange

yang belum selesai dilakukan

pada suatu periode waktu tertentu

Kalkulasi jumlah

claim

, contoh:

prepaid expenses

,

payables

,

unearned revenues

, atau

receivables

,

secara total ataupun untuk suatu

exchange event

tertentu

Kalkulasi rata-rata atau total jeda waktu antar

events

(54)

Acquisition Cycle Duality Queries

Kalkulasi

outstanding payable balance

untuk

suatu

purchase

Kalkulasi

total accounts payable

pada suatu

waktu

Kalkulasi

prepaid expenses

pada suatu waktu

Jangka waktu

accounts payable

Kalkulasi rata-rata jumlah hari yang

(55)

Purchase (Economic Increment) Event Receiving ReportID Date Dollar Amount Receiving ClerkIDFK SupplierIDFK Vendor Invoice# Invoice Amount Cash DisbIDFK RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00

Contoh Tabel Relasi

Duality

&

Reversal

Cash Disbursement (Economic Decrement) Event

DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr _CashAcctIDFK _APClerkIDFK

PayeeIDFK

39 _5/15/2010 $746.57 ₄₁₂₃₄ _Ca123501 E36 E23 40 5/25/2010 $28,450.00 41235 _Ca123501 E36 V7 41 5/29/2010 $398.12 41236 _Ca123501 E36 E41

(56)

Querying for Accounts Payable

Secara konseptual

Nilai uang dari akuisisi barang dan jasa (kecuali tenaga kerja) yang belum

lunas dibayar Secara praktis

Total akuisisi hingga tanggal neraca tertentu dikurangi total cash

disbursements hingga tanggal neraca tersebut. Juga dikurangi dengan

purchase returns/discounts hingga tanggal neraca tersebut

Hanya mengikutsertakan ending date constraint (merefleksikan data

kumulatif dari awal berdirinya perusahaan hingga tanggal neraca)

Gunakan tanggal akuisisi untuk menentukan akuisisi mana yang akan

disertakan

Gunakan tanggal cash disbursement dan relasi duality untuk menentukan

cash disbursements mana yang akan disertakan. Pastikan untuk

meng-agregasikan cash disbursements yang sesuai dengan purchase sebelum mengurangkannya dari purchase amount

Catatan: Akuisisi – Cash disbursements dari Vendors tidak dapat diterima karena

(57)

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

Stockflow Relationship Query Types

Resources apa dan jenis mana yang dinaikkan atau

diturunkan oleh suatu

economic event

?

Berapa kuantitas

resource

atau

resource type

yang

dinaikkan atau diturunkan oleh suatu

economic

event

?

event

?

Berapa nilai uang dari suatu

resource

atau

resource

type

yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu

economic event

?

Kapan suatu

event

menaikkan atau menurunkan

resource

atau

resource type

?

Dimana suatu

event

menaikkan atau menurunkan

(64)

Acquisition Cycle Stockflow Queries

Inventory tipe apa yang dinaikkan oleh suatu purchase event?

Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang dinaikkan oleh suatu

purchase event?

Inventory tipe mana yang diturunkan oleh suatu purchase return

event?

Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan oleh

suatu purchase return event?

Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu purchase return event?

Berapa biaya per unit yang ditagihkan untuk suatu inventory type

pada suatu purchase event?

Berapa biaya per unit yang diberikan sebagai kredit untuk suatu

inventory type pada suatu purchase return event?

Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu periode waktu?

(catatan: Bila nilai total purchase disimpan dalam tabel purchase event, maka relasi stockflow tidak perlu digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

(65)

Querying for Inventory

Weighted Average Unit Cost

Purchase (Economic Increment) Event

Receiving ReportID Date Dollar Amount Receiving ClerkIDFK SupplierIDFK Vendor Invoice# Invoice Amount Cash DisbIDFK RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00

Tabel yang dipakai:

RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00

RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00

RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00

Stockflow1 Relationship (Purchase – Inventory Type)

PurchaseID ItemID PurchaseQuantity ActualUnitCost

RR18 BIS1 100 $20.00 RR18 LIS1 200 $35.50 RR18 HUS1 150 $29.00 RR18 TIS1 300 $50.00 RR19 MIN1 20 $55.00 InventoryType

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00

(66)

Querying for Inventory Weighted

Average Unit Cost

(67)

Querying for Inventory Weighted

Average Unit Cost

(68)

Querying for Inventory Weighted

Average Unit Cost

(69)

Fulfillment Relationship Query Types

Identifikasi commitment events atau instigation events

yang belum dipenuhi

Identifikasi commitment events atau instigation events

yang sudah dipenuhi

Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului

oleh instigation events, atau identifikasi economic events

yang tidak didahului oleh commitment events

Kalkulasi lama jeda antara instigation & commitment

events atau antara commitment & economic events

Identifikasi penyebab commitments events dan/atau

(70)

Acquisition Cycle Fulfillment Queries

Identifikasi

purchase orders

yang belum

terpenuhi

Idnetifikasi

purchase requisitions

yang sudah

dipenuhi (atau

purchase requisitions

yang

dipenuhi (atau

purchase requisitions

yang

menghasilkan

purchase orders

)

Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan

perusahaan untuk memenuhi

purchase

requisitions

untuk suatu periode waktu tertentu

(71)

Calculation of Average Number of Days

to Fulfill Purchase Requisition

Purchase Requisition

PurchR eqID Date M axB udget forPurchas

DateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID Recom m endedSupplier

R 17 4/22/2010 $30,000.00 5/2/2010 E5 E12 V7 R 18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 E12 V14 R 19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 E12 V7 R 20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12

Tabel yang dibutuhkan

R 20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12

R 21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5 E12 V7

Purchase Order

PurchaseOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal PurchaseReqID PurchAgentID SupplierID

PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7 PO17 5/5/2010 5/8/2010 $1,100.00 R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 $200.00 R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 $3,240.00 R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 $2,000.00 R19 E12 V7

(72)

Calculation of Average Number of Days

to Fulfill Purchase Requisition

(73)

Proposition Relationship Query Types

Resources

apa atau

resource types

mana yang

di-

propose

oleh

instigation event

untuk

dinaikkan atau diturunkan?

Berapa kuantitas dari suatu

resource

or

Berapa kuantitas dari suatu

resource

or

resource type

yang di-

propose

suatu

instigation event

untuk dinaikkan atau

diturunkan?

Kapan suatu

instigation event

mem-

propose

(74)

Acquisition Cycle Proposition Queries

Inventory type

mana yang dibutuhkan seperti

yang tertera pada suatu

purchase requisition

event

?

Berapa biaya per unit yang diestimasi untuk

suatu

inventory type

pada suatu

purchase

requisition event

tertentu?

Berapa kali suatu

inventory type

tertentu

diminta selama periode waktu tertentu?

(75)

Query to calculate number of times an item has

been requisitioned during a time period

Tabel yang dibutuhkan:

PropositionPurchaseRequisitionInventoryType

PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost

Purchase Requisition

PurchR eqID Date M axB udget forPurchas

DateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID Recom m endedSupplier

R 17 4/22/2010 $30,000.00 5/2/2010 E5 E12 V7 R 18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 E12 V14 R 19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 E12 V7 R 20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12

R 21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5 E12 V7

PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost

R17 BIS1 100 $20.00 R17 HUS1 150 $30.00 R17 LIS1 200 $36.00 R17 TIS1 300 $48.00 R18 MIN1 20 $56.00 R18 TTP12 20 $10.00 R19 BIS1 100 $20.00 R19 MIN1 60 $56.00 R20 TTP12 20 $10.00 R21 LIS1 200 $36.00 InventoryType

(76)

Query to calculate number of times an item has

been requisitioned during a time period

(77)

Reservation Relationship Query Types

Resources apa atau resource types mana yang disetujui

untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment

event?

Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang

disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu

commitment event?

disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu

commitment event?

Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type

yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu

commitment event?

Kapan suatu event setuju untuk menaikkan atau

menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

Dimana suatu event setuju untuk menaikkan atau

(78)

Acquisition Cycle Reservation Queries

Inventory type mana yang disetujui oleh suatu commitment

event tertentu untuk dinaikkan?

Berapa jumlah tiap inventory type yang disetujui oleh suatu

commitment event untuk dinaikkan?

Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory

type pada suatu commitment event tertentu?

Berapa nilai uang total dari purchase orders untuk suatu

periode waktu tertentu? (Catatan: bila jumlah uang total disimpan dalam tabel purchase order event, maka tidak perlu menggunakan relasi reservation untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

(79)

Participation Relationship Query Types

Agen-agen mana yang berpartisipasi pada suatu

event

?

Berapa

events

dari tipe tertentu, dimana seorang

agen tertentu ikut berpartisipasi?

Berapa nilai uang total dari

events

tipe tertentu,

dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi

untuk suatu periode waktu tertentu

Kapan suatu

event

tertentu, dimana seorang

agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi?

(80)

Acquisition Cycle Participation Queries

Pada supplier yang mana, suatu purchase tertentu

dilakukan?

Oleh purchase agent yang mana suatu purchase order

dilakukan?

Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang

purchase agent tertentu pada periode waktu tertentu?

Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang

purchase agent tertentu pada periode waktu tertentu?

Berapa jumlah uang total (atau rata-rata) dari purchases

yang dilakukan oleh tiap purchasing agent selama periode waktu tertentu?

Kapan suatu purchase diterima, dan oleh receiving clerk

yang mana (sertakan nomor identifikasi, nama, dan nomor telepon)?

(81)

Query for date and receiving clerk

associated with specific purchase

Purchase

ReceivingReportID Date DollarAm ount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice #

InvoiceAm ount CashDis bursem e RR18 4/30/2010 $28,450.00 E247 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E247 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E247 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E251 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E247 V90 312353 $480.00 Receiving Clerk

ReceivingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth

E247 Kenneth Barki 4312

Monticello Dr.

556-4891 4/14/1945 E251 Rita Barki 4312

Monticello

(82)

Query for date and receiving clerk

associated with specific purchase

(83)

Multiple-Relationship Acquisition Cycle

Queries

Purchase orders

mana yang sudah sebagian

dipenuhi?

Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan

fulfillment-purchaseorder-purchase

Berapa nilai uang total dari

accounts payable

Berapa nilai uang total dari

accounts payable

untuk suatu

supplier

tertentu pada suatu waktu?

Membutuhkan relasi duality,

participation-supplier-purchase, dan participation-supplier-cash disbursement

Pada

requisition

yang mana, suatu

vendor

tertentu direkomendasikan sebagai

Multiple-Relationship Acquisition Cycle

Queries

Purchase agent yang mana yang memesan suatu

inventory type

tertentu dari

supplier

tertentu?

Membutuhkan relasi

reservation

,

participation-supplier-purchaseorder,

dan

participation-purchaseagent-purchaseorder

purchaseagent-purchaseorder

Berapa nilai uang total dari

purchases

untuk suatu

inventory type

tertentu yang dilakukan pada

suppliers

tertentu di daerah tertentu?

Membutuhkan relasi s

(85)

Accounts Payable per Supplier

Purchase

ReceivingReportID Date DollarAm ount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice #

InvoiceAm ount CashDis bursem e RR18 4/30/2010 $28,450.00 E247 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E247 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E247 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E251 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E247 V90 312353 $480.00 Cash Disbursement

DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNumber CashAccountI D

APClerkID PayeeID

39 5/15/2010 $746.57 41234 Ca123501 E36 E23 40 5/25/2010 $28,450.00 41235 Ca123501 E36 V7 41 5/29/2010 $398.12 41236 Ca123501 E36 E41

Purchase Return

(86)

Accounts Payable per Supplier

Batasi purchase date dan jumlahkan purchase dollar amount untuk tiap supplier tiap supplier

(87)

Accounts Payable per Supplier

Gabungkan (join) tabel purchase dan cash disbursement dan batasi cash disbursement date

(88)

Accounts Payable per Supplier

(89)

Accounts Payable per Supplier

Gabungkan (join) tabel purchase dan purchase return; Batasi purchase Batasi purchase return date

(90)

Accounts Payable per Supplier

(91)

Accounts Payable per Supplier

Gabungkan purchases dan purchase returns untuk tiap supplier untuk mendapatkan unreturned purchases

(92)

Accounts Payable per Supplier

Gabungkan unreturned purchases dan cash disbursements untuk tiap supplier untuk mendapatkan unpaid purchases

(93)

Rangkuman

Telah dibahas:

Proses akuisisi/pembayaran dan bagaimana proses

tersebut pada tingkatan sistem nilai dan rantai nilai

Pola extended REA pada tingkatan proses bisnis

Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk

merepresentasikan events serta resources and agen

Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk

merepresentasikan events serta resources and agen yang terkait

Contoh-contoh tabel relational database untuk siklus

akuisisi dan input data untuk berbagai tabel tersebut

Tipe-tipe queries untu proses akuisisi/pembayaran

yang mungkin dibutuhkan untuk mendukung

pengambil keputusan pada berbagai area fungsional Contoh-contoh queries dari berbagai tipe