PROSEDUR
PEMBUATAN JUKLAK PROYEK
Perubahan :
Penambahan Ketentuan Khusus & Lamp.1, II, 3
Disposisi :
QSHE/TQM/AE/P/011 Edisi Revisi A – Amd.1 :
Tidak Berlaku
Alasan Perubahan :
• Setiap Item Pekerjaan Utama harus ada WI/
Panduan Kerja.
• WI / Panduan Kerja harus mendapat pengesahan
ASOP & QC Spv, paling lambat 2 (Dua) minggu
sebelum masing
– masing item pekerjaan tersebut
mulai untuk dikerjakan / dilaksanakan.
Disetujui Oleh :
Distribusi Ke : PT PP ONLINE
Tanggal Review : 04 Januari 2017
UNIT KDVRT DB DO DEPC DK DP DU
PERSETUJUAN oleh
NAMA Hadjar Seti Adji Lukman Hidayat Ketut Darmawan Harry Nugroho Tumiyana I Wayan Karioka Bambang Triwibowo
TANGGAL
MAKSUD DAN TUJUAN :
1.
RUANG LINGKUP DAN SASARAN :
2.
Adapun maksud dan tujuan dibuatnya JUKLAK PROYEK antara lain : − Menjadikan JUKLAK sebagai pedoman pelaksanaan proyek
− Memberikan panduan dalam hal penyusunan JUKLAK Proyek
Mengatur tata cara pembuatan Juklak Proyek. Yang meliputi tahap pembentukan Tim JUKLAK, penyusunan Juklak, proses konsultasi isi materi Juklak dan pengesahan Juklak, sehingga siap dipergunakan sebagai Petunjuk Pelaksanaan di Proyek.
DEFINISI :
3.
REFERENSI :
----
JUKLAK (Petunjuk Pelaksanaan) adalah dokumen yang berisikan rencana pelaksanaan proyek dan preventive action terhadap hal-hal yang berpotensi akan bermasalah (Potential Problem), dan merupakan pedoman bagi Tim Proyek dalam menyelesaikan proyeknya, agar menghasilkan produk sesuai dengan yang disyaratkan.
KETENTUAN UMUM :
1. Tim JUKLAK adalah Tim Proyek yang dibentuk atau diajukan oleh KCB dan disetujui oleh Kepala Divisi Operasi (Sesuai SPT dari Divisi SDM).
2. Ketua Tim JUKLAK adalah PM Proyek yang bersangkutan.
3. Dalam proses penyusunan Ketua Tim Juklak (PM) bisa melibatkan TA bila dibutuhkan dengan berkoordinasi ke KDVO/KDVRT.
4. JUKLAK berisi :
5. WI / Panduan Kerja dibuat merefer ke BDE 7. Apabila ada item pekerjaan yang tidak terdapat didalam BDE 7 maka wajib dibuat sesuai kebutuhan.
6. JUKLAK harus sudah selesai pada saat Progress Phisik Proyek ± 10%.
7. Proses Konsultasi dilakukan untuk mendapatkan isi materi Juklak yang optimal.
- Quality Plan konsultasi dengan QC Spv & ASOP - Safety Plan konsultasi dengan SHE Spv & ASOP - Environmental Plan konsultasi dengan SHE Spv & ASOP
- Metode Khusus & Scheduling konsultasi dengan ASOP & Manajer Profesional - Financial Planning konsultasi dengan ASKU & ASOP
- Manajemen Risiko konsultasi dengan RMO, ASOP & Manajer Profesional Lamp.1 : Isi Minimal Jukak
KETENTUAN UMUM (Lanjutan) :
8. Pengesahan JUKLAK :
− Pengesahan untuk masing-masing BAB dalam JUKLAK :
Quality Plan Pengesahan oleh QC Spv & ASOP Safety Plan Pengesahan oleh SHE Spv & ASOP Environmental Plan Pengesahan oleh SHE Spv & ASOP
Metode Khusus&Scheduling Pengesahan oleh ASOP & Manajer Profesional Financial Planning Pengesahan oleh ASKU & ASOP
Manajemen Risiko Pengesahan oleh RMO, ASOP & Manajer Profesional
− Presentasi Juklak dilaksanakan dalam MR (Management Review) Cabang, dipimpin oleh KCB serta dihadiri oleh KDVO atau yang mewakili (KBT/QSM/RMO) dan Manajer Profesional / Project Manajer K1.
− Khusus untuk proyek-proyek yang kompleksitas tinggi, nilai kontrak lebih dari 250 Milyar, Design and Build, EPC, Properti dan Investasi, dihadiri KDVRT (Atau yang mewakili).
− Juklak Proyek disahkan/ditanda tangani oleh PM, KCB & KDVO.
9. Penyimpanan Dokumen JUKLAK :
− JUKLAK Asli (Hard Copy & Soft Copy) disimpan di Proyek.
− JUKLAK (Soft Copy) disimpan di Kantor Cabang dan diupload ke dalam Knowledge Center.
10. Untuk penerapan di Divisi EPC agar disesuaikan dengan Struktur Organisasi yang ada.
Lamp.2 : Lembar Konsultasi & Pengesahan
Lamp.3.b : Front Cover (Soft Copy) Lamp.3.a : Front Cover (Hard Copy)
KETENTUAN KHUSUS :
6.
WI / Panduan Kerja (Untuk masing – masing pekerjaan) harus mendapat pengesahan ASOP & QC Spv, paling lambat 2 (Dua) minggu sebelum masing – masing item pekerjaan tersebut mulai untuk dikerjakan / dilaksanakan.
FLOW CHART :
Yes
Mulai Menyusun JukLak Melaksanakan Konsultasi ke QC Spv, SHE Spv, ASOP, ASKU, RMO &Man. Prof (Lihat ketentuan umum 5.6) Lolos Konsultasi Melaksanakan Presentasi JukLak Berkas Tender BDE Dll Lembar Konsultasi & Lembar Pengesahan
1
No
Lolos Presentasi? Mengajukan Pengesahan JukLak Selesai JukLak Final (Front Cover Pengesahan)1
No
Yes
7.
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB :
PM (Selaku Ketua Tim Juklak)
1. Menyusun dan mengkoordinir Tim Juklak/Proyek untuk menyusun Juklak .
2. Melakukaan koordinasi dengan KDVO/KDVRT, apabila dirasa perlu untuk melibatkan TA (Tenaga Ahli / Manajer Profesional / Project Manajer K1) dalam proses penyusunan Juklak.
3. Melakukan koordinasi dengan KBT untuk mendapatkan Berkas Tender sebagai bahan penyusunan Juklak Proyek.
4. Menugaskan anggota Tim Juklak untuk melaksanakan proses Konsultasi :
- Quality Plan konsultasi dengan QC Spv & ASOP
- Safety Plan konsultasi dengan SHE Spv & ASOP
- Environmental Plan konsultasi dengan SHE Spv & ASOP
- Metode Khusus & Scheduling konsultasi dengan ASOP & Manajer Profesional
- Financial Planning konsultasi dengan ASKU & ASOP
- Manajemen Risiko konsultasi dengan RMO, ASOP & Manajer Profesional
Konsultasi bisa dilakukan dengan ketemu langsung maupun via internet. (Catatan : Lembar Konsultasi menjadi bagian dari lampiran “Juklak” yang harus didokumentasi).
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB (Lanjutan) :
PM (Selaku Ketua Tim Juklak)
5. Melaksanakan Presentasi Juklak.
6. Meminta pengesahan Juklak Proyek.
7. Mendistribusikan Juklak (Soft Copy) ke Cabang & mengupload kedalam Knowledge Center.
8. Melaksanakan sosialisasi Juklak dilingkungan Proyek.
ASOP
1. Memberikan konsultasi Tim Juklak.
2. Mengkoordinir proses presentasi Juklak.
3. Memonitor penyelesaian Juklak Proyek.
8.
RECORDS :
1. Isi Minimal Juklak
2. Lembar Konsultasi & Pengesahan 3.a Front Cover Hard Copy
3.b Front Cover Soft Copy
4. Lembar Pengesahan WI Pekerjaan
9.
LAMPIRAN :
10.
1. Lamp.1 - Isi Minimal Juklak
2. Lamp.2 - Lembar Konsultasi & Pengesahan 3. Lamp.3a - Front Cover Hard Copy
4. Lamp.3b - Front Cover Soft Copy
SEJARAH DOKUMEN
NO REVISI /
AMANDMENT TANGGAL KETERANGAN PERUBAHAN
1. ASLI 01.09.2001
2. Revisi A 01.12.2001 2.1 : Tambahan contoh format Surat Usulan Penanggung jawab Pembuatan Juklaki
2.2 : Penyempurnaan kalimat : - Lampiran 1 : revisi - Lampiran 2 : revisi
3. Revisi B 10.06.2002 4.2 : Template Juklak dirubah menjadi Daftar Isi Minimal Juklak (Lamp 7 ) 4.3 : RAPK dibuat menggunakan Template atau Kode Kategori Sistim
Akuntansi Baru 2002
4.3 : Tambahan Skedul Kebutuhan Alat termasuk memproses kesiapan alatnya ( Lamp. 6 )
4. Revisi C 01.08.2002 1 : Ketentuan Umum : penambahan Laporan Realisasi Pelaksanaan Proyek yang menjelaskan penyimpangan dari Juklak
2.2 : Batasan Nilai Kontrak semula Rp 15 Milyar menjadi Rp. 25 Milyar 2.8 : Tambahan kalimat : proses penyerahan buku JUKLAK RENCANA 5. : Tambahan ketetapan proses kepada Tim Proyek dalam penerapan
JUKLAK di lapangaan, review JUKLAK dan presentasi pada saat progres mencapai 100 %
6. : Tambahan records : Buku JUKLAK hasil review selama pelaksanaan, dan data elektronik Laporan Realisasi Pelaksanaan Proyek.
5. Revisi D 01.02.2003 2.2: Point 6, penegasan penanggung jawab pembuatan JUKLAK
SEJARAH DOKUMEN
NO REVISI /
AMANDMENT TANGGAL KETERANGAN PERUBAHAN
6. Revisi E 01.04.2003 3. Menetapkan Calon PM sebagai Wakil.Ketua.Tim Juklak
4.1 Ka.Tim.Juklak menerima berkas-berkas tender dari Ka.Tim.Tender yang dinyatakan dalam Berita Acara Serah Terima untuk Pelaksanaan Proyek.
Lamp 7 : Revisi Daftar Isi Juklak 7. Revisi F 01.06.2003 1. Ketentuan Umum :
• Distribusi Copy Juklak, semula kpd PPD DVO, menjadi KCB sbg bahan inspeksi dan pengendalian
• Ditambahkan lamp.8 – Flow Chart Proses Pembuatan Juklak
3. Ka.Tim.Juklak DVRT semula BWM/ CWM/ Ma.Prof ,menjadi : Manager Profesional.
4.1 Tambahan lampiran yang harus diserahkan dari Ka Tim Tender kepada Ka.Tim Juklak
• Hasil Contract Review Tender
• Manajemen Resiko Tender Proyek Mal / Pasar / Ruko , dan yang sejenis.
5. Ketentuan presentasi Isi Juklak sebelum diserahkan kepada Tim Proyek 8. Revisi G 01.02.2004 1. 1.1 , 1.3 , 1.4 : Ketentuan Umum
2. 3.1 & 3.2 : Susunan Tim Juklak 3. Definisi RAPT dirubah menjadi RAP 4. 4.4 : Daftar Isi Minimal Juklak
5. 4.7 : BA serah terima JUKLAK kpd Tim Proyek – dihapus
6. 5.3 : Review JUKLAK (Laporan Realisasi Pelaksanaan ) dibuat, apabila dianggap perlu oleh DIR/ MDVO/ KCB
7. Lamp.4 & lamp 5 : Lembar Pengesahan JUKLAK dihapus, diganti dng Lamp.4 : Front Cover Juklak yg ditt PM,CM & AM
SEJARAH DOKUMEN
NO REVISI /
AMANDMENT TANGGAL KETERANGAN PERUBAHAN
9. Revisi H 01.05.2004 • Perubahan batasan Nilai Kontrak, semula Rp. 25 milyar, menjadi Rp. 100 milyar. 10. 11. 12. 13. Revisi I Revisi J Revisi K Revisi L 26.08.2005 14. 06.2006 15.02.2007 02.07.2007
• Penambahan ‘safety induction’ pada 16. Safety Plan (Lamp.7)
• Penambahan ‘Form-form yang digunakan….’ pada 16. Safety Plan….(Lamp.7)
• Penambahan ‘identifikasi bahaya dan pengendalian resiko’ pada 16. Safety Plan……….. (Lamp.7)
• Penambahan ‘Hal-hal tersebut di atas mengacu pada Bank Data K3 sesuai dengan kebutuhan proyek’ pada 16. Safety Plan……….(Lamp. 7)
• Pada isi juklak Hasil identifikasi manajemen resiko tender ruko/ pasar / mal digantikan hasil identifikasi resiko proyek
• Perubahan Isi Juklak (Proyek Gedung sama dengan Proyek SIpil), pengelompokan isi Juklak menjadi I. Project Description, II Quality, Safety & Kousekeeping Plan, III Metode Khusus & Scedulling, IV Financial Planning, V Manajemen Resiko.
• Penambahan “linkungan” dibelakang “safety” • Penambahan Aspek LIngkungan pada isi Juklak
SEJARAH DOKUMEN
NO REVISI /
AMANDMENT TANGGAL KETERANGAN PERUBAHAN
14. Revisi M 02.03.2009 • Penambahan Tim Juklak dan Penyimpanan dokumen
• Penghapusan KDVO mengusulkan kepada DO penanggung jawab pembuatan JUKLAK , apakah di DVRT atau di DVO dan kondisi Nilai Kontrak diperkirakan diatas atau dibawah Rp 100 milyar pada penentuan penanggung jawab juklak
• Penghapusan Tim Juklak di DVRT
• Penambahan IPPAL, IBPR, Daftar Rencana Inspeksi dan Tes, Ringkasan Spesifikasi Berita Acara untuk pelaksanaan proyek
• Penghapusan PT PJA dan Nilai Proyek 100 Milyar diganti menjadi 125 Milyar pada penyusunan Juklak
15. Asli 29.04.2013 • Adanya Perubahan Organisasi Perusahaan
• Perubahan Penomoran Dokumen (Program Pemutihan) QSHE-2007/PMT/AA/W/005 Revisi M
16. Asli 29.04.2014 • -
17. Revisi A 14.07.2014 • Penambahan proses konsultasi
• Menambahkan keterlibatan Manajer Professional 18. Revisi A 14.07.2015 -
19. Rev.A – Amd.1 27.07.2015 Pembuatan JUKLAK harus merefer ke BDE 7
SEJARAH DOKUMEN
NO REVISI /
AMANDMENT TANGGAL KETERANGAN PERUBAHAN
20. Revisi B 04.01.2016 Penambahan Ketentuan Khusus & Lamp.1, II, 3 :
• Setiap Item Pekerjaan Utama harus ada WI/ Panduan Kerja. • WI / Panduan Kerja harus mendapat pengesahan ASOP & QC
Spv, paling lambat 2 (Dua) minggu sebelum masing – masing item pekerjaan tersebut mulai untuk dikerjakan / dilaksanakan
