I
Perancangan Aplikasi E-Office Berbasis Web
Menggunakan Framework CodeIgneter
(Studi Kasus : Dinas Pendidikan Kota Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Christianta Herlambang Sembiring(672015134)
Dr. Sri Yulianto J.P., S.Si, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Juli 2019
II
VI
Perancangan Aplikasi E-Office Berbasis Web
Menggunakan Framework CodeIgneter
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakutas Teknologi Informasi
untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Christianta Herlambang Sembiring (672015134)
Dr. Sri Yulianto J.P., S.Si, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Juli 2019
VII
PERNYATAAN
Artikel Ilmiah berikut ini:
Judul
: Perancangan
Aplikasi
E-Office
Berbasis
Web
Menggunakan Framework CodeIgneter (Studi Kasus :
Dinas Pendidikan Kota Salatiga)
Pembimbing : Dr. Sri Yulianto J.P., S.Si, M.Kom.
adalah benar hasil karya saya:
Nama
: Christianta Herlambang Sembiring
NIM
: 672015134
Saya menyatakan tidak mengambil sebagian atau seluruhnya dari hasil karya
orang lain kecuali sebagaimana yang tertulis pada daftar pustaka.
Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dalam penulisan karya ilmiah.
Salatiga, 26 Juli 2019
VIII
Perancangan Aplikasi E-Office Berbasis Web Menggunakan Framework CodeIgneter
1)
Christianta Herlambang Sembiring, 2) Sri Yulianto Joko Prasetyo. Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana JL.Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1) [email protected], 2)[email protected]
Abstract
Along with the development at this time, information technologys is developing rapidly with human needs who want easy, speed, accuracy in obtaining information. The purpose of this study is to create a web-based E-Office design application using a codeigneter framework with a case study of Salatiga City Education Office. E-Office applications are created using the Scrum method, using this method will produce a prototype between the developer and product owner in the form of Sprint. The benefit of the E-Office applications is to make easier for admin in managing mail data, the process of sending correspondence between office employes and the head office, and the process of sending letters ti other organizations. Then the results of the E-Office application that has been designed using codeigneter framework of a website using the dashboard display an incoming mail information tool and outgoing mail.
Keywords: E-Office, Scrum, Office employees and head office of Salatiga City Education
Office.
Abstrak
Seiring dengan perkembangan pada saat ini teknologi informasi sangat berkembang dengan pesat dengan kebutuhan manusia yang menginginkan kemudahan, kecepatan, keakuratan dalam memperoleh suatu informasi. Tujuan penelitian ini untuk membuat aplikasi perancangan E-Office berbasis web menggunakan framework codeigneter dengan studi kasus Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Aplikasi E-Office dibuat dengan menggunakan metode Scrum, dengan menggunakan metode ini akan menghasilkan
prototype antara developer dan product owner dalam bentuk Sprint. Manfaat dari aplikasi E-Office adalah untuk memudahkan admin dalam pengelolaan data surat-menyurat,
proses pengiriman surat-menyurat antara karyawan kantor dengan kepala kantor, dan proses pengiriman surat ke organisasi lainnya. Kemudian hasil dari aplikasi E-Office yang sudah dirancang menggunakan framework codeigneter adalah dalam bentuk website dengan menggunakan tampilan dashboard sebagai alat informasi surat masuk, dan surat keluar sehingga hasil dari penelitian tersebut adalah untuk memudahkan waktu pekerjaan sekretaris kantor dinas dengan kepala kantor dinas.
Kata kunci: E-Office, Scrum, Karyawan Kantor, dan Kepala Kantor Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
1
) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
2
1 1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan pada saat ini teknologi informasi sangat berkembang dengan pesat dengan kebutuhan manusia yang menginginkan kemudahan, kecepatan, keakuratan dalam memperoleh suatu informasi. Pada perkembangan zaman serta dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang mewajibkan setiap proses bisnis atau kegiatan. kantor yang sedang berjalan harus efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya tranformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke sistem otomatis. Proses bisnis yang dilakukan secara manual (document
driven) menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misal surat pada saat ini masih
berupa hardcopy, kemudian surat dikirim melalui kurir antar unit yang dilingkungan kantor. Masalah yang dihadapi dalam kantor Dinas Pendidikan Kota Salatiga adalah mereka masih menggunakan proses pengiriman surat-menyurat secara manual, dan pendataan surat-menyurat masih dalam bentuk buku.
E-Office adalah salah satu hasil dari perkembangan teknologi tentunya akan
membantu pegawai kantor dalam menyelesaikan tugas-tugas. Tidak hanya untuk pegawai, akan tetapi pimpinan kantor juga dapat menikmati hasilnya, contohnya adalah dapat menghasilkan laporan yang dapat degenerate dengan cepat berdasarkan data yang terpadu yang ada didalam sebuah sistem E-Office. Selain itu juga dapat menimimalisasi penggunaan kertas (paperless), E-Office juga dapat mempermudah untuk mempermudah proses mulai dari surat menyurat, pemesanan fasilitas untuk meeting, agenda rapat, pesan
broadcast hasil rapat yang sudah dilakukan, dan proses pengolahan data didalam suatu
kantor, karena dapat menjadi terpusat dengan bantuan dari database sehingga dari semua data yang akan didapat memberikan informasi bagi pegawai kantor dan pemimpin kantor [1]. Kesulitan yang dihadapi adalah untuk perancangan aplikasi yang dibuat adalah membuat API gmail, dikarenakan kurang luas nya pengetahuan sehingga dalam proses pengerjaan aplikasi E-Office memerlukan waktu 2 bulan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa keterkaitan hubungan ekspetasi kinerja, ekpetasi usaha, kondisi sosial, fasilitas pendukung, minat pemanfaatan dan penggunaan serta bagaimana cara pengguna dalam menggunakan sistem informasi
E-Office berdasarkan kepuasan dari pengguna, serta memberikan masukan kepada pihak
manajemen dalam rangka memaksimalkan penggunaan sistem informasi E-Office. Maka dari itu dirancang aplikasi E-Office berbasis Web menggunakan framework CodeIgneter untuk memudahkan proses pengiriman surat-menyurat sekretaris dinas kantor dengan kepala dinas kantor, dan mempermudah mencari data surat yang masuk dan surat yang keluar.
2. Kajian Pustaka
Terkait dengan topik penelitian, dalam penelitian rancangan bangun E-office administrasi agenda kegiatan promosi unisbank semarang. Pada penelitian ini membahas tentang bagaimana cara untuk mengembangkan perangkat lunak dengan menggunakan model prototyping dengan menghasilkan file cetak dalam bentuk PDF sehingga menghemat file dalam bentuk kertas sebagai arsip, dan membantu mempercepat proses administrasi, pengarsipan dalam hal penyimpanan data, pencarian data, penambahan data dan rekapitulasi data [2].
Sesuai dengan topik penelitian yang dibahas yaitu evaluasi budaya organisai dalam pemanfaatan aplikasi E-office untuk mendukung peneparapan E-GOVERNMENT pada kebangpol provinsi Riau. Penelitian yang telah dilakukan menyimpulkan cara organisasi yang terstruktur dan terkontrol dengan peraturan dan prosedur dalam penggunaan aplikasi
2
Berdasarkan dari beberapa penelitian yang telah membahas mengenai perancangan aplikasi E-Office berbasis Web dengan menggunakan Framework CodeIgneter, maka disusunlah perancangan aplikasi E-office berbasis Web menggunakan Framework
CodeIgneter untuk mempermudah proses kerja sistem surat-menyurat pegawai dinas
kantor dengan kepala dinas kantor. E-Office
E-Office adalah istilah tang diciptakan untuk menutupi meningkatnya penggunaan
komputer berbabis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor, terutama di tahun1980. Pengenalan E-office meningkatkan akurasi dan efisiensi organisasi dan dengan demikian meningkatkan tingkat layanan, sementara secara teoristis menurunkan biaya dengan secara table mengurangi konsumsi kertas [4]. Dalam penelitian pengembangan model
E-Office dan purwarupa intitusi perguruan tinggi di Indonesia menjelaskan bahwa electronic e-office adalah salah salah satu sistem terotomasi yang mengelola administrasi
perkantoran dan memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, dimana data informasi, dan komunikasi yang dilakukan melalui media telekomunikasi [5].
CodeIgneter
Pada penelitian yang dibangun adalah sistem informasi monitoring penerima beasiswa dengan menggunakan metode experimental desain pembangam sistem. Dari sistem tersebut telah dilakukan pengujian sistem autenfikasi login pengguna, pengelola sekolah, dan pengelola beasiswa. Hasil dari penelitian tersebut adalah dengan penerapan
framework codeigneter dan library ion auth pada aplikasi sistem informasi monitoring
penerima beasiswa sudah berjalan baik, terbukti saat dilakukan pengujian validasi, hasil yang didapatkan ssama dengan hasil yang diharapkan[6].
CodeIgneter adalah sebuah web application network yang bersifat open source
yang digunakan untuk membangun aplikasi php dinamis. CodeIgneter menjadi sebuah
framework PHP dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk mempercepat
pengembangan untuk memuat sebuah aplikasi web.
Pembangunan sistem absensi dan honor guru SMA Negri 2 kotabumi menggunakan framework codeigneter, terjadi permasalahan absensi dan perhitungan honor guru, absensi yang dilakukan masih secara terulis dimana masing-masing guru harus tanda tangan pada berkas absensi yang telah di sediakan oleh TU dan setiap bulan TU harus melakukan perekapan untuk pelaporan ke ispektorat. Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tersebut adalah mempermudah penyimpanan dan pencarian data yang diperlukan secara baik dan individu maupun data keseluruhan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun yang diperlakukan [7].
API
API (Application Programming Interface) adalah sebuah teknologi untuk
menfasilitasi pertukaran informasi atau dara antara dua atau lebih aplikasi perangkat lunak. API adalah antarmuka virtual anatar dua fungsi perangkat lunak yang saling bekerja sama, seperti antara sebuah processor dan spreadsheet. Api yang bertujuan utama untuk mengatasi “cluesless” dalam membangun sebuah software yang berukuran besar, berawal dari suatu yang sederhana sampai yang ke kompleks dan merupakan komponen yang sulit dipahami. Perubahan seperti ini dapat dipermuda dengan bantuan API.
3 Scrum
Dalam penelitan yang sudah dilakukan rancangan bangun aplikasi e-portofolio hasil karya mahasiswa unsera menggunakan metode scrum. Tujuan penggunakan metode
scrum untuk menjadi pengembangan dan manajemen metodologi yang mengikuti
prinsip-prinsip metodologi. Scrum adalah sebuah kerangka kerja responsive tambahan perangkat lunak pengembangan untuk proyek-proyek perangkat lunak dan mengelola produk atau pengembangan aplikasi yang dirancang [8].
Pengembangan sistem pembayaran elektronik pada usaha mikro kecil menegah dengan memanfaatkan metodologi Scrum yang mempunyai sifat yang fleksibel untuk mengembangkan sebuah aplikasi pembayaran dan didukung dengan pendampingan, permasalahan pada pelaporan rincian pembayaran yang dialami oleh mitra UMK akan berjalan lebih optimal dan efektif [9].
3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan sitem ini dalam metode
Scrum
Gambar 1. Tahap-Tahap Metode Scrum
Pada gambar 1 merupakan penjelasan mengenai tahap penelitian yang dilakukan untuk merancang aplikasi E-Office dengan menggunakan metode Scrum. Pada tahap penelitan ini terdiri dari 4 tahap metodologi Scrum, yaitu :
1. Pada tahap pertama adalah mengumpulkan hal-hal yang diperlukan untuk membangun aplikasi E-Office harus tersedia, product backlog harus berada dalam tanggung jawab pada product owner. Pada tahap ini dilakukan pendataan terhadap semua fungsi-fungsi komponen aplikasi E-Office yang diinginkan. Metodologi Scrum tidak mengharuskan untuk dokumentasi semua persyaratan pada awal project yang akan dibuat.
2. Tahap kedua adalah melaukan Sprint Backlog. Tahap kedua ini melakukan pertemuan atau meeting antara product owner dengan tim developer yang berkolaborasi untuk memilik product backlog fungsi-fungsi komponen aplikasi yang akan dibutuhkan untuk dimasukan kedalam proses Sprint yang akan menghasilkan prototype.
3. Pada tahap ini ketiga melakukan proses Sprint, pada tahap ini adalah sebuah kerangka waktu yang berdurasi minimal 1 bulan untuk melakukan perancangan aplikasi E-Office. Dalam proses sprint terdapat 2 pekerjaan yang dapat dilakukan, yaitu pertemuan harian (Daily Standup), dan refleksi sprint.
4. Tahap yang keempat adalah Incrument, tahap terakhir merupakan hasil dari seluruh hal dalam product backlog pada aplikasi E-Office yang telah diselesaikan dengan proses seluruh sprint yang sudah dilakukan pada tahap ke 3, tahap
4
increment project yang dirancang dari hasil product backlog harus benar-benar
selesai dalam keadaan yang usable. Pembuatan Arsitektur
Berikut adalah susunan arsitektur apalikasi E-Office pada Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
Gambar 2. Arsitektur desain sistem E-Office Dinas Pendidikan Kota Salatiga Penjelasan gambar 2 :
1. Proses yang pertama adalah ketika surat masuk dalam bentuk softcopy dan
hardcopy yang masuk akan dibuat ke dalam draft sesuai pengelempokan surat
yang masuk.
2. Pada proses kedua sekretaris dinas kantor mengolah kembali data surat yang masuk dan surat keluar sesuai pengelompokan.
3. Proses ketiga adalah ketika sekretaris sudah selesai mengelompokan surat-surat yang masuk dan surat yang keluar sesuai kebutuhan, maka sekretaris mampu mengirimkan surat-surat ke 3 penerima sekaligus tanpa harus membuang-buang waktu pekerjaan menggunakan aplikasi E-Office.
4. Pada proses keempat adalah ketika surat yang dikirimkan oleh sekretaris dinas kantor.
Pembuatan Desain
Pembuatan desain dilakukan untuk mengetahui struktur data serta konsep program yang akan digunakan. Pembuatan desain program ini juga untuk mempermudah menganalisa efektifitas dari code yang digunakan dalam pengerjaan aplikasi.
Pembuatan Desain Database
Design database meliputi pembuatan ERD (Entity Relation Diagram) dan normalisa table pada database. Pembuatan design dirancang agar tidak terjadi kesalahan data dan relikasi data, sedangkan ERD digunakan untuk menganilisa hubungan antar table relasi, sehingga dapat mempermudah pembuatan database, dan dapat menggunakan
5 Pembuatan Interface
Pembuatan design antarmuka (Interface) bertujuan untuk memberikan gambaran tentang letak dan tampilan antar fasilitas-fasilitas yang terdapat pada halaman aplikasi
E-Office pada Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
4. Hasil Pembahasan
Hasil penelitian yang telah dilakukan berupa aplikasi E-Office berbasis web menggunakan framework codeigneter dengan studi kasus Dinas Pendidikan Kota Salatiga dalam bentuk website dengan menerapkan metode Scrum untuk menghasilkan product
backlog kemudian proses product backlog akan diproses kedalam sprint backlog,kemudian dari kedua proses tersebut akan menghasilkan prototype dari aplikasi E-Office. Aplikasi yang sudah dirancang dapat mempermudah admin dalam pengelolaan
data surat-menyurat, proses pengiriman surat-menyurat antara karyawan dinas kantor dengan kepala dinas kantor dan proses pengiriman surat ke organisasi lainnya. MVC adalah konsep dasar yang harus diketahui sebelum mengenal CodeIgneter, MVC (Model,
View, Controller) merupakan suatu konsep yang cukup popular dalam pembangunan
aplikasi web, berawal pada bahasa pemrograman Small Talk yang memisahkan bisnis
logic (alur piker), data logic (penyimpanan data) dan presentation logic (antarmuka
aplikasi).
Cara kerja dari perancangan aplikasi E-Office berbasis web menggunakan
framework codeigneter langkah pertama yang harus dilakukan adalah administrator,
sekretaris dinas kantor, dan kepala dinas kantor harus login aplikasi. Ketika 3 user tersebut sudah melakukan proses login, maka akan masuk ke dalam tampilan dashboard yang berupa informasi surat masuk, surat yang diterima, dan surat tertunda. Ketika 3 user tersebut sudah masuk kedalam tampilan dashboard tersebut, sebelum melakukan proses pengiriman surat-menyurat ke 3 user tersebut harus mempunyai akun gmail, maka proses pengiriman surat dan penerimaan surat sudah bisa dilakukan. Untuk user sekretaris dinas kantor dan kepala dinas kantor, ke 2 user tersebut tidak dapat untuk create user, edit user, dan delete user. Yang berhak melakukan proses tersebut adalah level administrator.
Aplikasi surat-menyurat dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan
framework CodeIgneter dan API G-Mail. Dalam perancangan aplikasi ini untuk menjadi
jembatan memberikan infromasi surat masuk, dan surat keluar yang akan memberikan informasi akan ditampilkan melalui dashboard surat masuk dan surat keluar.
Hasil Uji User Acceptance Test
No. Use Case/Proses*) Berhasil / Gagal 1. Nama Uji : Login Admin E-Office
Deskripsi Pengujian : Untuk login dengan menggunakan 3 akun yaitu admin dinas, sekretaris dinas, dan kepala dinas hak akses hanya dapat diakses oleh admin E-Office yang sudah terdaftar dengan menggunakan akun gmail
Kasus Uji :
- Email : Admin E-Office
- Password : Admin E-Office
Berhasil
6 Hal yang diharapkan :
- Jika berhasil maka akan masuk ke dalam halaman utama yang berupa
dashboard informasi surat
masuk, surat keluar, dan surat pending
- Jika user admin gagal melakukan login maka secara otomatis akan memberikan proteksi yang untuk memasukan password atau email yang salah 2. Nama Uji : API gmail
Deskripsi Pengujian : melakukan pengujian ketika admin harus login menggunakan akun gmail untuk mendapatkan get message inbox dan
sent message
Kasus Uji :
- Login menggunakan akun
gmail pada saat ingin melakukan pengecekan surat masuk dan surat keluar Hal yang diharapkan :
- Dapat mengambil semua fitur yang tersedia pada gmail
Berhasil
Berhasil
3. Nama Uji : Test Send Mail
Deskripsi Pengujian : melakukan testing pengiriman surat kepada akun gmail kepala dinas kantor
Kasus Uji :
- mencoba mengirimkan pesan menggunakan attachment pada proses compose message
Hal yang diharapkan :
- Dapat mengirimkan pesan dengan menggunakan bentuk gambar
Berhasil
Berhasil
4. Nama Uji : Approved dan Starred Deskripsi Pengujian : melakukan uji testing ketika surat yang dikirimkan oleh sekretaris dinas kantor kepada
7 kepala dinas kantor.
Kasus Uji :
- Pesan yang dikirimkan oleh sekretaris dinas kantor kepada kepala dinas kantor untuk distujui atau tidak setujui.
Hal yang diharapkan :
- Ketika sekretaris dinas kantor mengirimkan pesan kepada kepala dinas kantor, maka ketika kepala dinas kantor login dan ingin melihat informasi surat yang masuk kepala dinas kantor berhak untuk melakukan proses approved, setelah kepala dinas kantor menyutujui surat yang masuk, maka secara otomatis informasi pada dashoard sekretaris dinas kantor akan memberikan informasi kalau surat yang masuk sudah disetujui oleh kepala dinas kantor.
Berhasil
Pembahasan Implementasi Aplikasi E-Office
Aplikasi E-Office yang sudah dirancang memiliki 3 pengguna yaitu Admin, Sekretaris dinas kantor, kepala dinas kantor Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Dari ketiga admin tersebut harus melakukan proses login untuk melakukan proses surat-menyurat dan untuk melihat jumlah informasi surat yang diterima, suret yang ditolak, dan surat pending.
8
Pada gambar 3 merupakan from login untuk administrator, sekretaris dinas kantor, dan kepala dinas kantor. Dari from login tersebut memiliki dua inputan textfield yaitu email dan password. Dari ketiga admin tersebut harus memiliki akun G-Mail untuk bisa masuk dalam dashboard login untuk melihat informasi surat yang diterima, ditolak, pending, dan melakukan proses surat-menyurat antara sekretaris dinas kantor dengan kepala dinas kantor. Admin diwajibkan untuk mengisi from login harus berdasarkan
email dan password yang telah terdaftar dalam database.
Gambar 4. Tampilan Dashboard Sekretaris
Pada gambar 4 diatas menunjukan tampilan ketika admin sekretaris berhasil login menggunakan email dan password yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah disimpan ke dalam database yang sudah disediakan. Pada tampiolan diatas menunjukan bahwa ada 4 informasi agar admin sekretaris dinas kantor mengetahui aktifitas proses surat-menyurat antara sekretaris dinas kantor dengan kepala dinas kantor, yaitu Email Accpeted, Email
Declined, Email Pending, dan User Created. Pada dashboard diatas untuk admin
sekretaris memiliki 2 komponen, yaitu Mailbox, dan Compose
Gambar 5. Proses MailBox pada Inbox Sekretaris Dinas Kantor
Untuk proses Mailbox pada Inbox dapat dilihat pada gambar diatas. Proses diatas admin sekretaris dinas kantor harus login dengan akun gmail. Maka dari itu admin sekretaris harus memiliki akun gmail sendiri untuk dapat melakukan proses pengiriman surat-menyurat.
9
Gambar 6. Tampilan MailBox Sekretaris Dinas Kantor
Pada gambar 6 menujukan ketika admin sekretaris dinas kantor sudah login dengan menggunakan akun g-mail. Pada gambar diatas merupakan aktifitas surat masuk untuk admin sekretaris dinas kantor.
Kode Program 1.Tampilan Mailbox 1 {
2
3 public function mailbox(Request $request) 4 {
5 //mengecek token tersedia
6 if(!$this->isLoggedInGoogle()['login']) return view('api', ['redirect' => $this-
7 >isLoggedInGoogle()['redirect']]); 8 //parameter api gmail
9 //mengambil maksimal 10 pesan 10 $opt = ['maxResults' => '10'];
11 //jika ada permintaan tambahan di url, kembali ke parameter $opt
12 if($request->q){ 13 $opt['q'] = $request->q; 14 }
15 //jika masuk pada halaman berikutnya tambahkan token di parameter $opt
16 if($request->pageToken){
17 $opt['pageToken'] = $request->pageToken; 18 }
20 // mengambil dafar gmail di fungsi lain 21 $data = $this->list($opt);
22 //kembali ke data untuk dilihat
23 return view('mailbox', compact('data')); 24 }
Paragraf :
Dari kode pemrograman 1 diatas menjelaskan proses dari controller Mailbox proses tersebut di awali dengan ketika user mengklik sign in with google maka akan langsung masuk kedalam paramater api gmail, kemudian setelah user melakukan login dan masuk kedalam parameter gmail akan mengambil komponen-komponen yang ada
10
pada gmail serta fungsi lainya. Ketika akun gmail sudah berhasil, ,maka user dapat melihat data surat yang masuk.
Kode Pemrograman 2. Memanggil api gmail
1 public function show($id) 2 {
3 //mengecek token tersedia
4 if(!$this->isLoggedInGoogle()['login']) return view('api', ['redirect' => $this-
5 >isLoggedInGoogle()['redirect']]); 6 //dapatkan pesan email melalui id
7 $result = $this->get($id, ['format' => 'raw']); 8 $threadId = $result['threadId'];
9 $messageId = $result['id'];
10 // parsing message raw with php-mime-mail-parser
11 $switched = str_replace(['-', '_'], ['+', '/'],
$result['raw']);
12 $decodedMessage = base64_decode($switched);
13 $parser = (new Parser)->setText($decodedMessage); 14 // return view and result of parser
15 return view('read', compact('parser', 'threadId',
'messageId')); }
Paragraf :
Kode pemrograman 2 diatas adalah fungsi untuk menampilkan pesan pada dashboard, ketika user sudah melakukan proses login menggunakan akun gmail maka pemrograman diatas akan mendapatkan pesan email dari akun login menggunakan akun gmail. Kemudian akan ditampilkan ke dashboard.
Kode Pemrograman 3.Mengambil message dari gmail
1 private function get($id, $opt = []) 2 {
3 return $this->service->users_messages->get('me', $id, $opt);
4 } Paragraf :
Kode Pemrograman 3 diatas berfungsi untuk mengambil message yang ada pada akun gmail user.
11
Gambar 7. Proses Compose Message
Gambar 7 merupakan tampilan dari proses Compose surat menyurat, dari tampillan diatas ada 4 komponen yang sama seperti pada komponen Mailbox. yang membedakan
Mailbox dan Compose adalah sistem Approved dan Starred. Ketika admin sekretaris
mengirimkan pesan kepada kepala dinas kantor maka sistem approved akan memberikan informasi bahwa surat yang sudah terkirim sudah masuk email kepala dinas kantor. Sedangkan starred sendiri adalah pesan email yang masuk kemudian di draft starred
Gambar 8. Login Sebagai Kepala Dinas Kantor
Gambar 8 diatas merupakan ketika admin masuk ke from login menggunakan akun kepala dinas kantor, dari tampilan diatas menunjukan perbedaan antara akun administrator, sekretaris dinas kantor, dan kepala dinas kantor. Pada gambar diatas adalah tampilan dari dashboard kepala dinas kantor. Dari tampilan akun kepala dinas menunjukan hanya ada 3 informasi, yaitu Email Accpeted, Email Declined, dan Email
Pending. Dan memiliki 2 komponen. Mailbox dan Compose. Kepala dinas kantor tidak
dapat untuk melihat jumlah user, menambah user dan edit user.
12
Gambar 9 Menunjukan tampilan Mailbox Pada akun Kepala Dinas, untuk proses masuk ke komponen MailBox hal yang sama dilakukan oleh sekretaris, kepala dinas harus
login akun gmail.
Gambar 10. Komponen Approved
Gambar 10 diatas menunjukan komponen dari approved, approved untuk akun kepala dinas sendiri adalah untuk meyetujui surat email yang masuk dari sekretaris dinas kantor atau surat email yang masuk dari organisasi lain. Ketika surat sudah masuk email kepada kepala dinas kantor, kepala dinas kantor berhak untuk approved surat email yang masuk dari sekretaris dinas kantor atau organisasi lainnya. Jika kepala dinas kantor sudah melakukan approved surat yang telah dikirim oleh sekretaris dinas atau organisasi lainnya, maka informasi pada dashboard kepala dinas kantor akan memberikan informasi yang update, dan ketika surat sudah di approved oleh kepala dinas kantor. Untuk akun sekretaris dinas kantor pada sistem informasi dashboard akan memberikan informasi ketika surat yang telah dikirim sudah di approved oleh kepala dinas kantor. Fungsi komponen starred untuk akun kepala dinas kantor dan sekretaris kantor adalah pesan star yang sudah ada sebelumnya pada akun gmail antara kepala dinas kantor dan sekretaris dinas kantor.
Gambar 11. Akun Administrator
Pada tampilan gambar 11 diatas login menggunakan administrator, karena sekretaris dinas kantor dan kepala dinas kantor tidak dapat melihat edit user, delete user, dan add user. Apabila pegawai kantor ingin melakukan perubahan pada akun, maka
13
pegawai harus menghubungi admin untuk melakukan pembuatan new account, delete
account, edit account, dan add account.
Gambar 12. Create User
Gambar 12 diatas adalah proses dari Create User, admin harus mengisi data yang harus dipenuhi. Disarankan untuk email dan password sama seperti akun g-mail yang sudah dimiliki oleh user yang ingin membuat user baru. Untuk level telah di sediakan 3 disposisi yaitu administrator, sekretaris, dan accepted. Untuk pengisian status, ada opsi yang harus dipilih, yaitu aktif dan suspend. User juga bisa memberikan gambar foto
frofile dalam bentuk jpeg, jpg, dan png.
5. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan, perancangan aplikasi
E-Office berbasis web menggunakan framework codeigneter dengan studi kasus Dinas
Pendidikan Kota Salatiga dalam bentuk website dengan menerapkan metode Scrum untuk menghasilkan product backlog dan kemudian di proses product backlog akan dimasukan kedalam proses sprint backlog, kemudian dari kedua proses tersebut akan menghasilkan
prototype dari aplikasi E-Office. Dari sistem ini dapat mempemudah user admin dalam
pengelolaan data surat-menyurat, proses pengiriman surat-menyurat antara sekretaris dinas kantor dengan kepala dinas kantor,dan proses pengiriman surat ke organisasi lainnya.
Dari hasil penerapan perancangan aplikasi yang sudah dibangun yaitu aplikasi
E-Office berbasis web dengan menggunakan framework codeigneter ini diharapkan untuk
meningkatkan efisien waktu pekerjan pada kantor dinas dan memperbarui kebutuhan aplikasi yang akan digunakan selanjutnya.
6. Daftar Pustaka
[1]. Mulyono, Totok. 2005. Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korepondesi Perkantoran. Vol 2 No 2.
http://www.cahayatech.stt.cahayasurya.ac.id/index.php/JTIIK/article/download/21/10>. Diakses pada 15 Januari 2019.
[2] . Ardhianto, Eka. 2016. Mesin Presensi Cepat Dengan Menggunakan QR Code dan Webcam. http://journal.upgris.ac.id/index.php/JIU/article/download/1264/1108>. Diakses pada 17 Januari 2019.
[3. ]Permata sari, Indah dan Megawati. Evaluasi Budya Organisasi Dalam Pemanfaatan Aplikasi E-Office Untuk Mendukung Penerapan E-Government Pada
14 Kesbangpol.
https://ejournal.unib.ac.id/index.php/pseudocode/article/download/4238/2358. Diakses pada 20 Januari 2019.
[4]. Dewandaru, Dimas Sigit. 2013. Pemanfaat Aplikasi E-Office Untuk Mendukung Penerapan E-Government Dalam Kegiatan Perkantoran..
https://fti.uajy.ac.id/sentika/publikasi/makalah/2013/2013_35.pdf>. Diakses pada 2 Februari 2019.
[5]. Azis, abdul dan Teguh Dirgahayu. 2015 Pengembangan Aplikasi Model E-Office dan Purwarupa Intitusi Perguruan Tinggi di Indonesia.
http://jurnalnasional.ump.ac.id/index.php/JUITA/article/view/869/809 Diakses pada 5 Februari 2019.
[6]. Susanto, Eko Budi, dkk. 2018. Penerapan Framework CodeIgneter dan Library Ion Auth Pada Sistem Informasi Monitoring Penerima Beasiswa. https://ejournal.stmik-wp.ac.id/index.php/ictech/article/download/39/37 Diakses pada 6 Februari 2019.
[7]. Ariesna, Hana. 2014. Pembangunan Sistem Absensi dan Honor Guru SMA Negri 2 KotaBumi Menggunakan Web Framework CodeIgneter.
https://jurnal.darmajaya.ac.id/index.php/sembistek/article/download/225/111 > Diakses pada 10 Februari 2019.
[8]. Fernando, Donny dkk. 2018. Rancangan Bangun Aplikasi E-Portofolio Hasil Karya Mahasiswa Unsera Menggunakan Metode Scrum.
http://ejurnal.lppmunsera.org/index.php/jsii/article/download/579/586 > Diakses pada 15 Februari 2019.
[9]. Rizaldy Taufiq dkk. 2016. Impelementasi Metodologi Scrum dalam
Pengembangan Sistem Pembayaran Elektronik Pada Usaha Mikro Kecil Menengah. https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/download/236/196 Diakses pada 20 Februari 2019.
