LAPORAN TUGAS AKHIR
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA
PERUSAHAAN FURNITURE CV GRAHA INDAH JEPARA
Disusun Oleh:
Nama
:Yosha Ardi Biyan
NIM
:A12.2012.04789
Program Studi
:Sistem Informasi - S1
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2016
LAPORAN TUGAS AKHIR
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA
PERUSAHAAN FURNITURE CV GRAHA INDAH JEPARA
Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro Disusun Oleh:
Nama
:Yosha Ardi Biyan
NIM
:A12.2012.04789
Program Studi
:Sistem Informasi - S1
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2016
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT. Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah dan inayah-Nya kepada penulis sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul “Perencanaan Strategi Sistem Informasi Pada Perusahaan
Furniture CV Graha Indah Jepara” dapat penulis selesaikan sesuai
dengan rencana karena dukungan dari berbagai pihak yang tidak ternilai besarnya. Oleh karena itu penulis menyampaikan terimakasih kepada: 1 Kedua orang tua, ibunda tercinta H Jumiati dan bapak tersayang H
Suyadi serta kakakku Wahyu Ernistyana dan kedua adikku Safira Khameswari dan Zaskia Silfiani Faradila yang telah memberikan dukungan moril, doa, dan kasih sayang, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2 Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3 Dr. Abdul Syukur, selaku Dekan Fasilkom.
4 Affandy, Ph.D, selaku Ka.Progdi Sistem Informasi.
5 Budi Widjajanto, M.KOM, selaku pembimbing tugas akhir yang memberikan ide penelitian, memberikan informasi referensi yang penulis butuhkan dan bimbingan yang berkaitan dengan penelitian penulis.
6 Bu Yupie Kusumawati S.E, M.KOM, bu Wellia Shinta Sari, M.KOM yang telah menguji saya.
7 Dosen-dosen pengampu di Fakultas Ilmu Komputer Sistem Informasi Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah memberikan ilmu dan pengalamannya, sehingga penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang telah diberikan.
8 Kepala bagian dan semua staf CV Graha Indah Jepara yang telah vii
9 Terimakasih kepada Nurul Isfaizah yang terus memberikan semangat dan dukungan selama penyusunan Tugas Akhir ini.
10 Teman-teman seperjuangan serta sahabat-sahabat (Adji, Fadil, Ifa, Devi, Winda, Fandi, Vira serta Kuri(Alm)) yang selalu memberikan semangat lebih dan masukan dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 11 Seluruh pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat disebutkan
satu persatu.
Semoga Tuhan yang Maha Esa memberikan balasan yang lebih besar kepada beliau-beliau, dan pada akhirnya penulis menyadari bahwa masih banyak kesalahan dan kekurangan pada proyek tugas akhir ini, dari sebab itulah penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan tersebut. Penulis sangat berharap proyek ini dapat semakin disempurnakan lagi sehingga dapat menjadi lebih berkembang dan lebih bermanfaat sebagaimana fungsinya.
Semarang, 26 Oktober 2016
Penulis
CV Graha Indah Jepara harus memiliki manajemen sistem informasi yang baik untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses bisnis perusahaan. Namun dalam kenyataannya, kinerja bisnis pada CV Graha Indah Jepara belum memiliki kinerja yang cukup baik dalam memenuhi kebutuhan para nasabahnya sehingga CV Graha Indah Jepara memerlukan Perencanaan Strategi Sistem Informasi (PSSI) yang didesain sesuai dengan inti usaha dan penunjang usahanya. Data yang dianalisis pada CV Graha Indah Jepara merupakan data yang diperoleh dari hasil wawancara, dokumentasi, pengamatan, dan studi pustaka. Penelitian ini menggunakan SWOT, dan Balanced Scorecard (BSC). Hasil dari penelitian dengan menggunakan metode tersebut tersusun dalam sebuah Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang dapat meningkatkan kinerja bisnis pada CV Graha Indah Jepara yang digunakan sebagai rekomendasi dalam perbaikan jalannya proses bisnis agar kinerja dan kualitas bisa berjalan sesuai dengan sasaran dan harapan perusahaan.
Kata kunci : Analisa SWOT, BSC (Balance ScoreCard), sistem informasi,
perencanaan strategis sistem informasi, analisa kinerja
order to survive. CV Graha Indah Jepara have problems associated with the management of business processes, thus requiring their strategic planning of information systems to enhance the competitive advantage that the business goals will be in harmony with the purpose of information systems. This study uses a SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat), Balanced Scorecard (covering four perspectives, namely Financial, Customer, Internal Business Processes, and Learning and growth) and CSF (Critical Success Factors). Results from research using these methods are arranged in a Strategic Planning Information System that can improve business performance at CV Graha Indah Jepara used as a recommendation in the course of business process improvement for the performance and quality can be run in accordance with the company's goals and expectations.
Keywords : SWOT Analysis, BSC (Balanced Scorecard), CSF (Critical Success
Factors), Roadmap, Application Portfolio
DAFTAR ISI
Halaman Judul……….ii
Persetujuan Proposal Tugas Akhir……….iii
Persetujuan Laporan Tugas Akhir………..iv
Pengesahan Dewan Penguji………v
Pernyataan Keaslian Tugas Akhir………..…vi
PernyataanPersetujuan Publikasi Karya Ilmiah Untuk Kepentingan Akademis……...vii
Ucapan Terimakasih………..……vii Abstrak………x Abstract………..………xi Daftar Isi………xii Daftar Gambar………..….…xv Daftar Tabel……….…xvi Daftar Lampiran………..…………xvii Bab 1 Pendahuluan………..………1
1.1 Latar Belakang Masalah……….…….………1
1.2 Rumusan Masalah………...……3
1.3 Batasan Masalah……….………3
1.4 Tujuan Penelitian………....……3
1.5 Manfaat Penelitian……….….…3
Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA………...……4
2.1 Tinjauan Pustaka………4
2.2 Definisi Perencanaan Strategi Sistem Informasi………6
2.3 Alasan Penggunaan Perencanaan Strategi Sistem Informasi………….……..14
2.4 Manfaat Perencanaan Strategis Sistem Informasi………..…………..15
2.5 Model Strategi SI/TI………..……..…17
2.6 Analisis Critical Success Factor (CSF) ……….…….…19
2.7 Analisis dan Matriks SWOT……….……….…….…21
2.8 Balanced Scorecard (BSC) ……….……....…24
2.9 Key Performance Indicator dan Inisiatif Strategis……….……….……26
Bab 3 METODE PENELITIAN……….…………27
3.1 Metode Pengumpulan Data……….…27
3.1.1 Jenis Data………..…..…28
3.2 Metode Analisis……….….…28
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN………30
4.1 Sejarah Perusahaan……….…30
4.2 Visi dan Misi Perusahaan………..……….30
4.2.1 Visi Perusahaan………..…………30
4.2.2 Misi Perusahaan……….…30
4.3 Tujuan Perusahaan……….………31
4.4 Sasaran CV Graha Indah Jepara………32
4.5 Struktur Organisasi CV Graha Indah Jepara……….…….……33
4.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab……….………..……33
4.6 Proses Bisnis CV Graha Indah Jepara……….………..…36
4.6.1 Proses Bisnis Utama……….……….…36
4.6.2 Proses Bisnis Pendukung……….……….…….……37
4.7 Hasil Penelitian……….….…37
4.7.1 Analisis SWOT pada CV Graha Indah Jepara……….…………..…37
4.7.2 Rumusan Strategi………...…39
4.7.3 Peta Strategi CV Graha Indah Jepara………...…43
4.7.4 Sasaran Strategi CV Graha Indah Jepara……….…………..…45
4.7.5 Memilih Key Performance Indicator (KPI) ……….…...…..…46
4.8 IS Demands………...…….……48
4.9 Analisis Critical Success Factor (CSF) ………...…..……48
4.9.1 Kebutuhan Data atau Informasi dan Aplikasi Potensial..………..…50
4.10 Portofolio Aplikasi……….…....…51
4.10.1 Aplikasi Potensial………..…....…51
4.10.2 Matriks CRUD………....…...…53
4.10.3 Deskripsi Aplikasi Potensial………..…....…54
4.10.4 Pemetaan Aplikasi Pada Matriks Mc Farland………….….……..…57
Bab 5………..………60 5.1 Simpulan……….…..…….…60 5.2 Saran……….….……60 DAFTAR PUSTAKA………...…….………62 LAMPIRAN……….….……64 xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Strategi SI/TI [5] ... 19
Gambar 2.2 Matriks SWOT [7] ... 23
Gambar 2.3 Empat Perspektif BSC... 25
Gambar 4.1 Struktur Organisasi CV Graha Indah Jepara ... 33
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Matriks SWOT CV Graha Indah Jepara ... 41
Tabel 4.2 Peta Strategi CV Graha Indah Jepara ... 43
Tabel 4.3 Pengidentifikasian Relevansi CV Graha Indah Jepara ... 44
Tabel 4.4 Sasaran Strategi CV Graha Indah Jepara... 45
Tabel 4.5 Key Performance Indicator (KPI) ... 46
Tabel 4.6 Penentuan KPI dan Inisiatif Strategi ... 48
Tabel 4.7 Analisis Critical Success Factor (CSF)... 49
Tabel 4.8 Kebutuhan Data / Informasi ... 51
Tabel 4.9 Aplikasi Potensial ... 52
Tabel 4.10 Matriks CRUD... 53
Tabel 4.11 Deskripsi Sistem Informasi Home... 54
Tabel 4.12 Deskripsi Sistem Informasi Tentang Perusahaan ... 54
Tabel 4.13 Deskripsi Sistem Informasi Galery... 55
Tabel 4.14 Deskripsi Sistem Informasi Kontak Perusahaan ... 55
Tabel 4.15 Deskripsi Sistem Informasi Member ... 56
Tabel 4.16 Deskripsi Sistem Informasi Admin ... 56
Tabel 4.17 Deskripsi Website Resmi CV Graha Indah Jepara ... 57
Tabel 4.18 Daftar pertanyaan untuk pemetaan aplikasi... 58
Tabel 4.19 Hasil pertanyaan untuk pemetaan aplikasi ... 59
Tabel 4.20 Hasil pemetaan aplikasi kedalam matriks Mc.Farlan ... 59
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 ... 64
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia bisnis di era globalisasi saat ini mengalami peningkatan yang sangat pesat. Upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan-perusahaan saat ini adalah dengan mengelola proses bisnis dan meningkatkan seluruh aktivitas bisnis, agar mampu menghadapi persaingan dalam mempertahankan kelangsungan bisnis dan tercapainya sasaran tujuan yang diharapkan perusahaan. Salah satu aktivitas bisnis yang perlu diperhatikan yaitu aktivitas perencanaan strategi sistem informasi.
Perencanaan strategi sistem informasi memegang peranan penting dalam menentukan strategi bisnis perusahaan. Dengan adanya perencanaan strategi sistem informasi tersebut, dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan pencapaian sasaran, tujuan, serta visi dan misi perusahaan. Kondisi inilah yang memicu perusahaan dalam pertumbuhan pada perusahaan furniture. Setiap perusahaan dituntut untuk mempunyai perencanaan strategi sistem informasi untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan lain. Banyaknya persaingan saat ini dikarenakan banyak perusahaan baru yang bermunculan sehingga perusahaan yang sudah lama harus dapat mempertahankan dan membuktikan kualitasnya. Selain itu sulitnya bahan baku kayu saat ini menjadi kendala perusahaan dalam menjalankan perusahaan.
Perkembangan industri furniture di Indonesia saat ini meningkat dengan pesat dan cukup menjanjikan menjadi salah satu alternatif bisnis bagi para pebisnis pemula. Hal ini ditandai dengan banyaknya perusahaan baru yang bermunculan diberbagai wilayah, khususnya di Jepara.
CV Graha Indah Jepara merupakan perusahaan furniture yang menghasilkan produk mebel indoor dan outdoor. Dengan desain minimalis, CV Graha Indah Jepara memiliki mutu produk yang kualitasnya diakui oleh pembeli dari berbagai
kalangan. Sehingga perkembangan CV Graha Indah Jepara maju cukup pesat dan memiliki banyak relasi. CV Graha Indah Jepara didirikan pada tanggal 5 Juni 1998, yang beralamat di Jl. Raya Jepara-Kuwasen KM.03 Jepara. Dengan jumlah staf kurang lebih 19 orang dan puluhan karyawan produksi di berbagai bidang. Pertumbuhan industri furniture yang cepat menuntut pengelolaan strategi bisnis yang tepat pada CV Graha Indah Jepara supaya tetap bisa survive. Namun dalam kenyataannya, CV Graha Indah Jepara belum membuat perencanaan strategi sistem informasi sehingga mengalami masalah antara lain dalam penentuan target market. Sebagai perusahaan yang bekerja secara profesional, CV Graha Indah Jepara selalu berusaha dalam meningkatkan pelayanan secara maksimal bagi seluruh pelanggannya. Kondisi seperti ini akan memberikan peluang dan tantangan bagi CV Graha Indah Jepara. Dalam memasuki lingkungan bisnis yang kompetitif, terdapat faktor mutlak yang harus menjadi perhatian utama yaitu suatu manajemen sistem informasi yang baik. Dengan adanya manajemen sistem informasi yang baik dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam proses bisnis dan mampu meningkatkan kinerja dan menumbuhkan daya saing yang berkelanjutan. Metode analisis SWOT ini mengidentifikasi Strenghts (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang) dan Threats (Ancaman) yang merupakan faktor strategis untuk sebuah perusahaan tertentu, sedangkan analisis Balanced
Scorecard (BSC) merupakan salah satu alat ukur strategi secara komprehensif
dengan pola manajemen strategis. Setelah didefinisikan dengan aplikasi potensial kemudian dipetakan kedalam analisa mc farland untuk di analisa dengan 4 kuadran aplikasi mcfarland, yaitu key operational, strategi, support, high
potential.
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis melakukan penelitian dengan judul
“PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana membuat Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang dapat meningkatkan kinerja pada CV Graha Indah Jepara
1.3 Batasan Masalah
Perencanaan Strategi Sistem Informasi menggunakan metode Analisis SWOT dan metode Balanced Scorecard (BSC).
Analisa strategi pada perusahaan CV Graha Indah Furniture dengan mencakup semua proses bisnis yang ada di perusahaan.
1.4 Tujuan Penelitian
Membuat Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang dapat meningkatkan kinerja pada CV Graha Indah Jepara.
1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi perusahaan
a. Memberikan tambahan referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang perencanaan strategis SI/TI.
b. Memberikan masukan kepada CV Graha In dah J epara terhadap perencanaan strategis SI/TI untuk memperoleh keunggulan dalam bersaing dengan organisasi sejenis serta dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
2. Bagi penulis
Penulis dapat menambah pengetahuan berkaitan dengan perencanaan strategis SI/TI dari hasil penelitian yang dilakukan.
3. Bagi Akademik
Dengan adanya penelitian ini, penulis mengharapkan penelitian ini dapat dijadikan sebagai refrensi dan wacana baru serta dapat dijadikan acuan dalam penulisan yang lain.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Pustaka
Metode Analisis SWOT dan Balanced Scorecard (BSC) merupakan dua metode yang telah banyak digunakan untuk melakukan penelitian dalam berbagai bidang namun sering kali digunakan untuk menganalisis kinerja dan kualitas sistem dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. Berikut ini beberapa contoh penelitian yang berhubungan dengan Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang menggunakan kedua metode tersebut:
1. Penelitian oleh Nila Falahia Aldila dengan judul “Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk Meningkatkan Keunggulan Kompetitif pada Larissa Aesthetic Center Cabang 1 Semarang”. Penelitian ini dilakukan karena pada Larissa Aesthetic Center masih memiliki masalah dalam proses bisnis. Sehingga memerlukan adanya perencanaan strategis sistem informasi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif sehinggan tujuan bisnis akan selaras dengan tujuan sistem informasi. Penelitian tersebut menggunakan metode analisa SWOT dan Balance Scorecard. Berdasarkan metode tersebut akan menghasilkan peta strategi yang merupakan skema atau langkah dari sasaran strategi dan portofolio aplikasi potensial dalam bentuk matrik Mc Farland[1]. 2. Penelitian yang dilakukan oleh Wahyu Nurjaya WK pada tahun 2010.
Penelitian ini diadakan karena adanya masalah yang ditemui dalam proses bisnis pada Universitas Komputer (UNIKOM), Bandung yang dianggap masih kurang efisien dan efektif. Hal tersebut disebabkan karena kurangnya prioritas pada strategi optimasi pelayanan teknologi informasi pada Universitas Komputer (UNIKOM), Bandung. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu analisis SWOT, Balanced Scorecard (BSC), dan Critical Success Factor
(CSF). Hasil yang diperoleh dari penelitian ini berupa Blueprint yang berisi aspek-aspek yang telah dipertimbangkan dalam Perencanaan Strategi Sistem Informasi pada Universitas Komputer (UNIKOM), Bandung[2].
3. Penelitian yang dilakukan oleh Akhmad Kuncara Malik pada tahun 2015. Penelitian ini diadakan karena adanya kendala yang ditemui pada progdi sistem informasi-S1 Universitas Dian Nuswantoro, Semarang yang belum merumuskan strategi dan sistem informasi. Hal ini diakibatkan karena masuknya ASEAN Economic Community (AEC) yang harus mewajibkan semua lembaga pendidikan menghasilkan lulusan yang siap bersaing di pasar global ASEAN. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT, Balanced Scorecard (BSC), Critical Success Factor (CSF), dan
McFarlan. Hasil dari penelitian ini yaitu Perencanaan Strategi Sistem
Informasi yang disertai dengan peta strategi dan portofolio aplikasi[3]. No. Nama
Peneliti dan Tahun
Masalah Metode Hasil
1. Nila Falahia Aldila dengan judul masih memiliki masalah dalam proses bisnis. Sehingga memerlukan adanya perencanaan strategis sistem informasi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif sehinggan tujuan bisnis akan Metode analisa SWOT, dan Balanced Scorecard. Analisis SWOT dan Balanced Scorecard menghasilkan peta strategi yang merupakan skema atau langkah dari sasaran strategi dan portofolio aplikasi potensial dalam bentuk matrik Mc
selaras dengan tujuan sistem informasi 2. Wahyu Nurjaya Wk, 2010 Proses bisnis Universitas Komputer (UNIKOM) Bandung yang kurang efisien dan efektif Metode analisis SWOT, Balanced Scorecard (BSC), dan Critical Success Factor (CSF) Blueprint yang berisi aspek-aspek yang telah dipertimbangkan dalam Perencanaan Srategi Sistem Informasi pada Universitas Komputer (UNIKOM) Bandung 3. Akhmad Kuncara Malik, 2015 Progdi sistem informasi-S1 pada Universitas Dian Nuswantoro, Semarang yang belum merumuskan strategi dan sistem informasi Metode analisis SWOT, Balanced Scorecard (BSC), Critical Success Factor (CSF), dan McFarlan Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang disertai dengan peta strategi dan portofolio aplikasi
2.2 Definisi Perencanaan Strategi Sistem Informasi 2.2.1 Definisi Perencanaan
Menurut Alder dalam Rustiadi. Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya[13].
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
1. Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
2. Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
4. Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
2.2.2 Definisi Strategi
Menurut Morrisey, strategi adalah proses untuk menentukan arah yang harus dituju oleh perusahaan agar misinya tercapai dan sebagai daya dorong yang akan membantu perusahaan dalam menentukan produk, jasa, dan pasarnya di masa depan. Dalam menjalankan aktifitas operasional setiap hari di perusahaan, para pemimpin dan manajer puncak selalu merasa bingung dalam memilih dan menentukan strategi yang tepat karena keadaan yang terus menerus berubah[14]. 2.2.3 Definisi Sistem Informasi
2.2.3.1 Definisi Sistem
Jogianto, Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian
dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi[15].
Murdick, R. G, Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan atau barang[16].
Komponen atau Karakteristik sistem adalah bagian yang membentuk sebuah sistem, diantaranya:
1. Objek, merupakan bagian, elemen atau variabel yang dapat berupa benda fisik, abstrak atau keduanya.
2. Atribut, merupakan penentu kualitas atau sifat kepemilikian sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal, merupakan penghubungan diantara objek-objek yang terdapat dalam sebuah sistem.
4. Lingkungan, merupakan tempat dimana sistem berada.
5. Tujuan, Setiap sistem memiliki tujuan dan tujuan inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak terkendali. Tentu tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
6. Masukan, adalah sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan tersebut dapat berupa hal-hal yang tampak fisik (bahan mentah) atau yang tidak tampak (jasa).
7. Proses, adalah bagian yang melakukan perubahan dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai (informasi) atau yang tidak berguna (limbah)
8. Keluaran, adalah hasil dari proses. Pada sistem informasi berupa informasi atau laporan, dsb
9. Batas, adalah pemisah antara sistem dan daerah luar sistem. Batas disini menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem. Batas juga dapat diubah atau dimodifikai sehingga dapat merubah perilaku sistem.
10. Mekanisme pengendalian dan umpan balik, digunakan untuk mengendalikan masukan atau proses. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
2.2.3.2 Definisi Informasi
Menurut Jogiyanto HM, informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan[15].
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang[17].
Jenis-Jenis Informasi
1. Informasi berdasarkan fungsi dan kegunaan, adalah informasi berdasarkan materi dan kegunaan informasi. Informasi jenis ini antara lain adalah :
a. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa-peristiwa, pendidikan, kegiatan selebritis,
b. Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah yang berisi tentang cara berternak itik, artikel tentang cara membina persahabatan, dan lain-lain,
c. Informasi berdasarkan format penyajian, yaitu informasi yang dibedakan berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: informasi dalam bentuk tulisan (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana, dll). 2. Informasi berdasarkan format penyajian, adalah informasi yang berdasarkan
bentuk penyajian. Informasi jenis ini, antara lain berupa tulisan teks, karikatur, foto, ataupun lukisan abstrak.
3. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa, adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negeri.
4. Informasi berdasarkan bidang kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang- bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra, budaya, dan iptek.
5. Informasi berdasar penyampaian:
a. Informasi yang disediakan secara berkala, b. Informasi yang disediakan secara tiba-tiba, c. Informasi yang disediakan setiap saat, d. Informasi yang dikecualikan,
e. Informasi yang diperoleh berdasarkan permintaan. Ciri-Ciri Informasi yang berkualitas, yaitu:
1. Informasi harus Relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai manfaat oleh pemakainya.
2. Informasi harus Akurat, yang artinya informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
3. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak boleh terlambat.
4. Konsisten, yang artinya informasi yang diterima sesuai dengan datanya tidak mengalami perubahan yang tidak benar.
2.2.3.3 Definisi Sistem Informasi
Menurut Kertahadi, Sistem informasi adalah alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dalam perencanaan, memulai, pengorganisasian, operasional sebuah perusahaan yang melayani sinergi organisasi dalam proses mengendalikan pengambilan keputusan[18].
Menurut Marimin, Tanjung dan Prabowo, Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, kegiatan manajerial dan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[19]. Menurut Laudon, Kenneth C, sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atau transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat[20].
Fungsi dari Sistem Informasi:
1. Untuk meningkatkan aksesiblitas data yang ada secara efektif dan efisien kepada pengguna, tanpa dengan prantara sistem informasi.
2. Memperbaiki produktivitas aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 3. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
4. Mengidentifikasi kebutuhan mengenai keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Mengantisipasi dan memahami akan konsekuensi ekonomi. 6. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 7. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Komponen Sistem Informasi (SI) 1. Komponen input
adalah data yang masuk ke dalam sistem informasi 2. Komponen model
adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
adalah hasil informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
adalah alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan dalam menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantau pengendalian sistem.
5. Komponen basis data
adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database.
6. Komponen kontrol
adalah komponen yang mengendalikan gangguan terhadap sistem informasi. Karakter Sistem informasi
1. Sistem informsi memiliki komponen yang berupa subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh input adalah salesman memasukan data penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input dengan menggunakan hardware, keyboard dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.
2. Ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan gari bats lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya. 3. Tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai
dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. Lingungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistemm informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini urut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem informasi.
2.2.3.4 Definisi Perencanaan Srategi Sistem Informasi Definisi menurut para ahli [4]:
1. Martin: Perencanaan Strategi SI/TI merupakan sebuah arsitektur informasi, arsitektur sistem bisnis, dan arsitektur teknikal pertama kali pada daur hidup
system yang dibuat ketika sekumpulan sistem bisnis yang konsisten dan terintegrasi untuk dikembangkan.
2. Perencanaan Strategi SI/TI merupakan salah satu langkah dalam information engineering yang berhubungan dengan sasaran dan target bisnis serta bagaimana teknologi dapat digunakan untuk menciptakan kesempatan baruatau keuntungan positif.
3. Pendekatan sistematis yang berkaitan dengan kepuasan dalam pemenuhan kebutuhan informasi untuk menentukan mana yang paling efektif dan efisien. 4. Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi
Sistem Informasi berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam melaksanakan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya serta dalam memilih langkah yang strategis, perencanaan strategis SI/TI dapat mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi. Selain itu, juga menjelaskan berbagai kerangka kerja untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif bagi manajemen organisasi.
5. Definisi Secara Umum : Perencanan strategi sistem informasi adalah suatu proses guna menyusun perencanaan jangka panjang untuk penggunaan serta implementasi sistem dan teknologi informasi secara komprehensif pada suatu organisasi yang sejalan dengan strategi bisnisnya untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasisecara efektif dan efisien.
2.3 Alasan Penggunaan Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Ward and Peppard, Perencanaan Strategi SI/TI merupakan proses identifikasi
portofolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang mendukung
perusahaan dalam perencanaan bisnis sampai terciptanya tujuan bisnis. Selain itu, perencanaan strategi SI/TI juga mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis sehingga dapat memberikan kontribusi dalam menentukan langkah strategi perusahaan berupa alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan antara strategi SI/TI dengan strategi bisnis dan secara inovatif dapat memberikan peluang bisnis baru di bidang teknologi dalam bukunya, menyatakan
alasan yang mengakibatkan pentingnya bagi perusahaan untuk mempunyai suatu strategi sistem informasi atau teknologi informasi sebagai berikut [5]:
1. Adanya investasi untuk pengadaan SI/TI yang tidak mendukung sasaran bisnis pada suatu organisasi.
2. SI/TI yang tidak terkontrol.
3. Data organisasi yang bersifat terbuka atau tersebar sangat memungkin untuk terjadi kerangkapan data dan hilangnya data antar sumber daya informasi karena sistem yang tidak terintegrasi dengan baik.
4. Organisasi tidak memiliki skala prioritas dalam mengembangkan proyek SI/TI, sehingga sangat sering terjadi perubahan dan tambal sulam yang pada akhirnya dapat menurunkan tingkat produktivitas organisasi.
5. Tidak adanya mekanisme dalam menentukan tingkat paling maksimal sumber daya atau yang terbaik dalam penyediaan system.
6. Manajemen informasi yang buruk.
7. Kesalah pahaman antara pengguna dan spesialis IT yang mengarah kepada konflik dan ketidak puasan.
8. Strategi teknologi tidak relevan dan membatasi pilihan. 9. Adanya investasi infrastruktur yang tidak memadai.
10. Proyek yang ada hanya dievaluasi berdasarkan keuangannya.
11. Masalah yang disebabkan oleh investasi SI/TI dapat menjadi sumber konflik antara bagian organisasi.
12. Penilaian bersifat lokal dari investasi dapat menghasilkan keuntungan yang sebenarnya kontra produktif dalam konteks bisnis secara keseluruhan.
13. Rata–rata sistem yang ada memiliki jangka bisnis yang lebih pendek dari yang diharapkan dan membutuhkan SI/TI yang lebih besar dari yang dibutuhkan sebenarnya.
2.4 Manfaat Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Menurut Anita Cassidy dalam bukunya, perencanaan strategis sistem informasi memiliki manfaat antara lain [6]:
1. Manajemen yang efektif untuk aset mahal dan kritis terhadap organisasi. Melalui proses perencanaan, organisasi dapat secara proaktif menyeimbangkan kekuatan yang bertentangan dan mengelola arah SI daripada terus menerus membangun investasi SI. Akibatnya, SI akan beradadalam posisi mendukung strategis arah bisnis dengan cara yang palingmenghemat biaya.
2. Meningkatkan komunikasi dan hubungan antara bisnis dan SI organisasi. Dengan meningkatkan komunikasi dan menyelaraskan SI, lingkungan sistemdapat meningkatkan bisnis sehingga SI merupakan komponen penting untuk organisasi dalam mencapai tujuan.
3. Melalui proses perencanaan, SI dapat menjadi bagian dari solusi untuk tantangan bisnis dan secara signifikan dapat membantu bisnis. SI dapat bekerja dalam kemitraan dengan bisnis yang benar-benar memiliki kepemilikan ke arah SI. Dengan infrastruktur yang tepat, alat, dan teknologi, SI dapat responsif dan proaktif terhadap perubahan kebutuhan bisnis.
4. Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan teknologi untuk keuntungan kompetitif dan meningkatkan nilai bagi bisnis. Dengan kondisi ekonomi yang kompetitif saat ini, semua perusahaan mencari cara untuk mengeksekusi lebih efektif, efisien, dan rendah biaya. SI dapat dianggap seperti tuas yang sangat penting untuk mempengaruhi profitabilitas suatu perusahaan. Intinya adalah bahwa perencanaan SI dapat mempengaruhi profitabilitas dan returninvestasi perusahaan.
5. Perencanaan arus informasi dan proses. Proses perencanaan akan mendapatkan masukan dari semua stakeholder, termasuk pelanggan, vendor, dan mitra. Untuk masing-masing stakeholder, perusahaan harus mengidentifikasi dan memperbaiki proses yang digunakan. Akhirnya, perusahaan harus menyusun rencana dalam proses bisnisnya sehingga dapat melakukan bisnis dengan perspektif pelanggan eksternal.
6. Mengalokasikan sumber daya SI yang efektif dan efisien. Departemen SI harus mengelola baik sumber daya, desain fleksibilitas ke dalam rencana, dan menjadi konsultan bisnis yang berfokus membantu perusahaan dalam mengoptimalkan seluruh sumber daya, bukan hanya sumber daya komputasi. SI harus
memanfaatkan sumber daya komputasi dan manusia untuk mendapatkan nilai terbaik untuk perusahaan.
7. Mengurangi tenaga dan uang yang dibutuhkan sepanjang siklus hidup sistem. Tanpa perencanaan yang tepat, beberapa langkah dari siklus hidup sistemakan membuang waktu dan uang. Perencanaan langkah strategis juga akan memperoleh dukungan manajemen di seluruh tingkatan organisasi, yang secara signifikan mempercepat proses. Perencanaan yang matang dapat mengurangi waktu pelaksanaan.
2.4.1 Tujuan Perencanaan Strategis Sistem Informasi
1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis
2.5 Model Strategi SI/TI
Menurut Ward and Peppard, model strategi SI/TI terbagi atas input dan output yang dapat dilihat dengan jelas [5]:
1. Input, merupakan masukan dalam perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi yang terdiri dari :
a. Lingkungan bisnis internal organisasi
Merupakan strategi bisnis dari dalam organisasi pada masa sekarang,tujuan, sumber daya, proses dan budaya organisasi serta nilai dari dalam bisnis itu sendiri.
b. Lingkungan bisnis eksternal organisasi
Merupakan analisis faktor diluar organisasi yang memberikan pengaruh kinerja bisnis dalam organisasi, untuk mencakup tiga aspek yakni aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.
Merupakan kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis yaitu bagaimana keterampilan sumber daya manusia, kontribusi terhadap bisnis, infrastruktur teknologi, kematanganya (maturity), dan bagaimana portofolio SI/TI yang ada saat ini.
d. Lingkungan Eksternal SI/TI
Merupakan analisis kondisi teknologi SI/TI yang berkembang padaorganisasi dalam mencakup teknologi modern dan peluang pemanfaatanya, serta penggunaan SI/TI yang ada saat ini.
2. Output, merupakan hasil dari proses, yaitu terdiri dari : a. Strategi Bisnis SI
Merupakan fungsi bisnis organisasi guna memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya.
b. Strategi TI
Merupakan strategi dan kebijakan bagi sumber daya manusia dan pengelolaan teknologi SI/TI
c. Strategi Manajemen SI/TI
Pada tahap ini mencakup elemen umun yang telah diterapkan dalam perusahaan serta dapat mastikan konsistensi penerapan kebijakan yang dibutuhkan dalam mendukung strategi SI/TI.
Gambar 2.1 Model Strategi SI/TI [5]
2.6 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Menurut Ward dan Peppard, analisis Critical Success Factor (CSF) adalah sebuah teknik yang populer tidak hanya untuk mengembangkan sebuah strategi SI/TI tapi juga untuk pengembangan strategi bisnis. CSF merupakan sebuah metode analisis dengan mempertimbangkan beberapa hal yang kritis di dalam lingkungan perusahaan untuk mendefinisikan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi kesuksesan dan keberhasilan perusahaan. Analisis CSF memberikan gambaran pada perusahaan tentang aspek-aspek apa saja di setiap aktivitas dan proses bisnis yang mempengaruhi kinerja perusahaan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan. [5] Peranan CSF dalam perencanaan strategis sistem informasi adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasi, memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, mengusulkan dan memprioritaskan aplikasi SI dan mengevaluasinya. Ward dan Peppard mengungkapkan manfaat dari analisis CSF antara lain [5]:
1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi SI, karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.
2. Analisis CSF menghubungkan proyek sistem informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
3. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
4. Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan dengan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
5. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis.
6. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikanfokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
Critical Success Factors memiliki beberapa tipe, yaitu:
1. Industri
Faktor dari karakteristik industri dan merupakan apa yang harus dilakukan supaya tetap kompetitif
2. Lingkungan
Faktor lingkungan yang mempengaruhi perusahaan seperti iklim bisnis, ekonomi, competitor, teknologi dan lain-lain
Faktor strategi kompetitif yang dipilih perusahaan 4. Temporal
Faktor internal perusahaan, seperti timbulnya kesempatan, adanya hambatan dan lain-lain.
2.7 Analisis dan Matriks SWOT
Menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Strategi dalam Pengembangan Daya Saing Organisasi”, SWOT adalah konsep strategi modern yang berorientasi pada Strengths, Weaknesses,
Opportunities, dan Threats yang menghasilkan faktor pendorong, penghambat,dan
potensi. Asumsi dasar yang mendasari yaitu organisasi harus menyelaraskan aktivitas internalnya dengan realitas eksternal agar mencapai tujuan yang ditetapkan. Masing-masing komponen penyusun SWOT diartikan sebagai berikut [7] :
1. Kekuatan (Strenghts) adalah sumber daya atau kapasitas organisasi yang digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
2. Kelemahan (Weaknesses) adalah suatu batasan, toleransi, ataupun kompetensi yang berhubungan dengan pesaing yang dapat menghambat pencapaian tujuan pelaksanaan efektif suatu perusahaan atau organisasi.
3. Peluang (Opportunities) adalah keadaan mendukung dalam suatu organisasi yang digambarkan dari kecenderungan atau perubahan sejenis atau pandangan yang dibutuhkan untuk meningkatkan permintaan produk/jasa dan memungkinkan organisasi untuk meningkatkan posisinya melalui kegiatansuplai.
4. Ancaman (Threats) adalah keadaan eksternal yang tidak mendukung dalam lingkungan organisasi yang berpotensi merusak strategi yang telah disusun sehingga menimbulkan masalah, kerusakan, dan kekeliruan.
Matriks SWOT, menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib yaitu alat yang digunakan untuk mencocokkan faktor-faktor penting organisasi guna membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi, yaitu SO (Strenghts-Opportunities
atau Kekuatan-Peluang), WO (Weaknesses-Opportunities atau Kelemahan- Peluang), ST (Strenghts-Threats atau Kekuatan-Ancaman), dan WT (Weaknesses-
Threats atau Kelemahan-Ancaman). Matriks SWOT merupakan alternatif strategi
yang dapat dilakukan oleh perusahaan. Untuk dapat menganalisis lebih dalam, maka perlu dilihat faktor eksternal dan internal sebagai bagian penting dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut[7].
1. Faktor Internal
Merupakan faktor yang mempengaruhi terbentuknya Strenghts (Kekuatan) dan
Weaknesses (Kelemahan) yaitu (S dan W). Faktor internal ini menyangkut
kondisi yang terjadi dalam perusahaan yang dapat mempengaruhi terbentuknya pembuatan keputusan perusahaan yang meliputi semua macam manajemen fungsional berupa pemasaran, keuangan, operasi, sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan, sistem informasi manajemen dan budaya perusahaan (corporate culture).
2. Faktor Eksternal
Merupakan faktor yang mempengaruhi terbentuknya Opportunities (Peluang) dan Threats (Ancaman) yaitu (O dan T). Faktor eksternal ini menyangkut kondisi yang terjadi di luar perusahaan yang dapat mempengaruhi dalam pembuatan keputusan perusahaan yang meliputi lingkungan industri dan lingkungan bisnis makro, ekonomi, politik, hukum, teknologi, kependudukan, dan sosial budaya.
Gambar 2.2 Matriks SWOT [7]
1. Strategi SO
Merupakan strategi yang disebut sebagai strategi agresif. Artinya, strategi yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengembangan bisnis dengan memanfaatkan berbagai peluang yang ada atau mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki.
2. Strategi WO
Merupakan strategi yang disebut sebagai strategi berbalik arah. Artinya, strategi yang digunakan perusahaan untuk meminimalisir kelemahan yang ada dan memanfaatkan berbagai peluang.
3. Strategi ST
Merupakan strategi yang disebut sebagai strategi diversifikasi. Artinya, strategi yang digunakan perusahaan untuk mengembangkan kekuatan dalam mengurangi berbagai ancaman yang mungkin terjadi.
4. Strategi WT
Merupakan strategi yang disebut sebagai strategi bertahan. Artinya, strategi digunakan perusahaan untuk meminimalisir kelemahan dalam menghindari ancaman yang ada.
2.8 Balanced Scorecard (BSC)
Menurut Kaplan dan Norton, Balanced Scorecard (BSC) merupakan kerangka kerja baru untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan. BSC berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard (kartu skor). Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan antara performance keuangan dan non-keuangan, performance jangka pendek dan performance jangka panjang, antara performance yang bersifat internal dan performance yang bersifat eksternal. Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance seseorang. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh seseorang di masa depan. Mula-mula BSC digunakan untuk memperbaiki sistem pengukuran kinerja eksekutif. Awal penggunaannya kinerja eksekutif diukur hanya dari segi keuangan. Kemudian berkembang menjadi luas yaitu empat perspektif, yang kemudian digunakan untuk mengukur kinerja organisasi secara utuh. Empat perspektif tersebut yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal serta pembelajaran dan pertumbuhan. BSC adalah suatu mekanisme sistem manajemen yang mampu menerjemahkan visi dan strategi organisasi ke dalam tindakan nyata di lapangan. BSC adalah salah satu alat manajemen yang telah terbukti telah membantu banyak perusahaan dalam mengimplementasikan strategi bisnisnya. Selain kinerja finansial masa lalu, BSC juga memperkenalkan pendorong kinerja finansial masa depan. BSC dapat digunakan dalam [8]:
1. Mengklarifikasi dan menghasilkan konsensus mengenai strategi, 2. Mengkomunikasikan strategi ke seluruh perusahaan,
3. Mendapatkan umpan balik yang dibutuhkan untuk mempelajari dan memperbaiki strategi,
4. Menyelaraskan berbagai tujuan departemen dan pribadi dengan strategi perusahaan,
5. Mengaitkan berbagai tujuan strategis dengan sasaran jangka panjang dan anggaran tahunan,
6. Mengidentifikasi dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis,
7. Melaksanakan peninjauan ulang strategis secara periodik dan sistematis.
Gambar 2.3 Empat Perspektif BSC
Kaplan dan Norton mengklasifikasi Balance Scorecard (BSC) menjadi empat perspektif, yaitu Perspektif Keuangan (Financial Perspective), Perspektif Pelanggan (Customer Perspective), Perspektif Proses Bisnis Internal (Internal
Business Process Perspective), dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
(Learning and Growth Perspective). [8] 1. Perspektif Finansial
Merupakan ukuran finansial yang penting dalam memberikan ringkasan secara singkat mengenai konsekuensi tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran
kinerja finansial memberikan arahan strategi, implementasi, dan pelaksanaanya dalam memberi kontribusi kepada peningkatan keuntunganperusahaan.
2. Perspektif Pelanggan
Merupakan identifikasi pelanggan dan segmen pasar oleh manajer di mana sektor bisnis tersebut akan bersaing dan berbagai ukuran kinerja unit bisnis didalam segmen sasaran.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
Merupakan proses bisnis internal yang berfokus pada dampak yang besar untuk kepuasan pelanggan dan pencapaian tujuan finansial perusahaan serta identifikasi berbagai proses internal penting untuk dikuasai dengan baik olehperusahaan khususnya para eksekutif.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Merupakan identifikasi infrastruktur yang dibangun perusahaan untuk menciptakan pertumbuhan dan peningkatan kinerja bisnis jangka panjang. 2.9 Key Performance Indicator dan Inisiatif Strategis
Menurut Luis, Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator-indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja. KPI erat kaitannya dengan Sasaran Strategis organisasi karena dapat membantu organisasi dalam menerjemahkan strateginya pada terminologi yang bisa dihitung. Sedangkan Insiatif Strategis menurut Suwardi Luis adalah inisiatif-inisiatif yang bersifat strategis, yang disusun dan dilaksanakan untuk mencapai target KPI. Inisiatif Strategis juga perlu didukung oleh pelaksana yang kelak akan mengeksekusi inisiatif strategis tersebut. Pelaksana ini bisa seorang individu maupun tim. [9]
BAB 3
METODE PENELITIAN
Dibutuhkan sebuah metode yang tepat dalam melakukan penelitian untuk menggambarkan suatu tahapan proses yang diawali dengan tahap perencanaan hingga diakhiri dengan tahapan yang dapat memecahkan suatu permasalahan dengan baik dan tercapainya tujuan utama dari penelitian secara maksimal.
3.1
Metode Pengumpulan DataMetode pengumpulan data merupakan prosedur yang tersusun dalam suatu penelitian dan digunakan untuk menganalisa dan menyimpan data dengan teknik yang berbeda sehingga dapat memecahkan suatu permasalahan. Dalam penyusunan penelitian ini, teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu:
1. Wawancara
Melakukan wawancara pada pegawai pada CV Graha Indah Jepara khususnya pada sekretaris perusahaan yang membantu memenuhi kebutuhan para pelanggan dan siap memberikan solusi.
2. Dokumentasi
Mengumpulkan data yang sudah ada dari berbagai sumber informasi yang relevan seperti buku, file, kliping, dan dokumen tertulis lainnya untuk mendapatkan pemahaman secara lebih rinci tentang penelitian beserta objek yang akan diteliti. Penulis melakukan pengumpulan data-data yang berupa file laporan maupun data-data yang berisi tentang penjelasan proses bisnis yang dijalankan pada CV Graha Indah Jepara.
3. Pengamatan
Pengamatan tidak hanya dilakukan dengan wawancara saja, namun pengamatan dilakukan dengan cara mengamati secara langsung untuk melihat, dan mencermati sesuai dengan situasi dan kondisi yang sedang berlangsung pada CV Graha Indah Jepara.
4. Studi Pustaka
Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dari berbagai jurnal penelitian serta buku yang relevan mengenai perencanaan strategi sistem informasi.
3.1.1 Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data kualitatif dan kuantitatif, dari kedua data tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Data Kualitatif adalah data yang diperoleh tidak dinyatakan dalam angka atau kuantitatif namun dalam bentuk kata-kata. Data yang didapatkan seperti profil perusahaan, struktur organisasi, visi, misi, tujuan, dan yang lainnya.
2. Data Kuantitatif adalah data yang dinyatakan dalam angka atau nominal. Data yang didapatkan seperti total score matrik faktor strategi internal dan eksternal pada CV Graha Indah Jepara.
3.2 Metode Analisis
Ada beberapa metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini yaitu: 1. Analisis Critical Success Factors (CSF)
Merupakan proses dari penentuan kebutuhan sistem informasi yang didasari dari hasil langkah-langkah sebelumnya, sehingga dalam peranannya dalam perencanaan strategi dipergunakan sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasinya. Tujuan CSF untuk menginterpretasikan suatu objektif secara lebih jelas dalam menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan [12].
2. Analisis SWOT
Merupakan metode yang digunakan untuk mengidentifikasi Strenghts (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang) dan Threats (Ancaman) dari proses bisnis pada CV Graha Indah Jepara. yang dapat dipergunakan untuk menguraikan kemungkinan adanya tantangan yang akan dihadapi dalam perkembangan proses bisnis [1].
3. Matriks SWOT
Menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi organisasi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri dan merupakan metode yang digunakan untuk menentukan langkah strategi dari hasil analisis SWOT yang sudah diidentifikasi [1].
4. Empat Perspektif Balanced Scorecard (BSC)
Merupakan metode yang menggambarkan suatu kerangka kerja baru yang didalam prosesnya melibatkan empat perspektif Balanced Scorecard (BSC) yaitu Financial Perspective (Perspektif Keuangan), Customer Perspective (Perspektif Pelanggan), Internal Business Process Perspective (Perspektif Proses Bisnis Internal), dan Learning and Growth Perspective (Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan) [11].
5. Matrik Faktor Strategi Internal dan Eksternal
Merupakan matrik yang menggambarkan secara jelas bagaimana perencanaan strategi baik secara internal dalam mengetahui keunggulan perusahaan yang tidak dimiliki oleh perusahaan pesaing dan mengintegrasikan keunggulan tersebut kedalam budaya perusahaan sehingga perusahaan pesaing tidak mudah menirunya maupun perencanaan strategi secara eksternal untuk mengetahui berbagai kemungkinan peluang dan memonitor apa saja yang akan menjadi ancaman serta yang akan mempengaruhi perusahaan di masa yang akan datang [11].
6. Portofolio Aplikasi Potensial
Merupakan susunan dari berbagai daftar aplikasi yang disarankan untuk diterapkan pada CV Graha Indah Jepara berdasarkan dari hasil analisis dari langkah-langkah yang sudah dilakukan sebelumnya [1].
7. Matriks CRUD (Create, Read, Update, Delete)
Merupakan matriks yang digunakan sebagai penentuan hak akses pengguna atas aplikasi potensial yang ada. Disetiap masing-masing aplikasi akan ditentukan siapa yang menjadi pengguna dan seperti apa hak pengguna atas aplikasi tersebut [1].
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Perusahaan
CV Graha Indah Jepara merupakan perusahaan furniture yang menghasilkan produk mebel indoor dan outdoor. Dengan desain minimalis, CV Graha Indah Jepara memiliki mutu produk yang kualitasnya diakui oleh pembeli dari berbagai daerah. Sehingga perkembangan CV Graha Indah Jepara maju cukup pesat dan memiliki banyak relasi.
CV Graha Indah Jepara didirikan pada tanggal 5 Juni 1998, yang beralamat di Jl. Raya Jepara-Kuwasen KM.03 Jepara. Dengan jumlah staf kurang lebih 10 orang dan puluhan karyawan produksi.
CV Graha Indah Jepara memilik target pasar yang beragam. Seperti untuk kalangan menengah kebawah perusahaan mengutamakan harga daripada kualitas, untuk kalangan menengah keatas perusahaan lebih mengutamakan kualitas daripada harga. Tujuan pemasaran CV Graha Indah Jepara meliputi dalam negri ataupun luar negri. Beberapa perusahaan yang bekerja sama dengan CV Graha Indah Jepara berasal dari Malaysia, Singapura, Australia.
4.2 Visi dan Misi Perusahaan 4.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi sebuah perusahaan manufaktur di bidang furniture yang bisa memenuhi tuntutan pasar. Dengan menghasilkan produk berkualitas tinggi dan konsisten dalam memepertahankannya. Serta dapat bersaing dalam pasar global.
4.2.2 Misi Perusahaan
1. Bisa menghasilkan Furniture berkualitas sehingga bisa memuasakan pihak pembeli.
pelanggan dalam jangka waktu panjang dengan para pembeli, mendengarkan dan mengelola dengan baik keinginan-keinginan pembeli. Karena pembeli adalah aset perusahaan.
3. Para karyawan adalah mitra dan juga merupakan aset dari perusahaan. Ada keterkaitan dari kedua belah pihak, karyawan dan perusahaan. Sehingga untuk lebih kedepannya perusahaan akan mendengarkan, memperhatikan dan mengelola berbagai masukan, saran maupan kritik dari para karyawan untuk bisa diwujudkan secara nyata dengan menyesuaikan tahap kemajuan perusahaan dalam pengelolaan menejemen perusahaan secara keseluruhan demi kemajuan bersama.
4. Sebuah perusahaan dibentuk dan ada, tentunya untuk menghasilkan keuntungan optimal akan didapatkan apabila siklus manufaktur (produksi) secara keseluruhan bejalan dengan baik dan efisien. Oleh karna itu untuk jangka waktu pendek, menengah, harus terjadi perbaikan dan perubahaan/penyesuaian SOP dari tiap divisi yang ada dan didukung penuh oleh para kepala divisi, para supervisor, para manager dan semua karyawan serta managemen.
5. Dengan berjalannya waktu, tuntunan jaman pun berubah. Sebuah perusahaan saat ini diminta untuk memperhatikan dan memberikan tanggungjawab sosial dan lingkungan baik secara mikro maupun makro. Oleh karna itu, kedepannya perusahaan akan lebih memperhatikan ataupun memberi bantuan kepada masalah-masalah, maupun kebutuhan yang terjadi di lingkungan sekitar perusahaan (secara mikro), sesuai dengan berjalannya perkembangan perusahaan.
4.3 Tujuan Perusahaan
Penerapan tujuan bagi suatu perusahaan sangatlah penting karena ada yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan akan tegambar jelas. Ada dua macam
1. Tujuan Primer
Tujuan primer adalah menjaga hubungan dengan pelanggan agar perusahaan bisa fokus terhadap produk yang dihasilkan untuk pelanggan.
2. Tujuan Sekunder
Tujuan sekunder adalah tujuan yang menghasilkan nilai-nilai yang dibutuhkan organisasi atau perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan guna menyelesaikan tujuan primernya.
4.4 Sasaran CV Graha Indah Jepara 1. Meningkatkan jumlah pelanggan
2. Meningkatkan kualitas produk perusahaan 3. Meningkatkan pelayanan pada pelanggan 4. Terciptanya SDM yang berkualitas
5. Karyawan bekerja sesuai job deskription dan kemampuan di masing-masing bidang
6. Meningkatkan pengembangan & optimalisasi sistem.
7. Meningkatkan komunikasi atau hubungan terhadap pelanggan. 8. Meningkatkan kesejahteraan SDM.
9. Tercapainya profit pendapatan maksimum.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi CV Graha Indah Jepara
4.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur
Direktur atau pemilik adalah orang yang memliki CV Graha Indah Jepara yang memegang sepenuhnya kendali atas kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan.
2. General Manager
Manager adalah bagian yang bertugas membuat laporan pengeluaran keuangan dan transaksi-transaksi perusahaan.
Asistant Manager
Asistant Manager adalah bagian yang bertugas membantu manager mengolah
pengeluaran dan pemasukan kas ditangani oleh bagian ini. Devisi ini memiliki kuasa atas semua kegiatan produksi yang meliputi :
a. Wages
Wages adalah bagian yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.
Setiap transaksi pengeluaran kas dan pemasukan kas di tangani oleh bagian ini.
b. Tax Assistant
Tax Assistant adalah bagian yang bertugas pada bagian perpajakan. Bagian ini juga membuat laporan-laporan perpajakan.
4. Bagian Logistik :
a. Drafter
Mandor adalah bagian yang membuat dan mencatat transaksi tentang logistik masuk keluarnya barang.
Asistant Drafter
Asistant Mandor adalah bertugas membantu Mandor dalam mencatat transaksi keluar masuknya barang.
b. Gudang
Gudang adalah bagian yang bertugas untuk menyimpan barang-barang furniture setengah jadi.
c. Kain
Kain adalah bagian yang bertugas untuk memberikan kain atau istilah lain pengejokan.
d. Packing
Packing adalah bagian yang bertugas untuk melakukan kegiatan packing
atau pengemasan terhadap barang jadi. e. Driver
Driver adalah bagian yang bertugas mengambil barang ke supplier dan mengantar barang ke customer.
amplas,tukang dll. 6. Marketing
Marketing adalah bagian yang bertugas memasarkan barang produksi. 7. Design
Design adalah bagian yang bertugas mendesain dan menyusun gambar yang sudah didesain.
8. Koordinasi Produksi a. Spv. Amplas
Spv.Amplas adalah bagian yang bertugas melakukan proses pengamplasan atau penghalusan sebuah barang-barang furniture.
b. Spv. Melamic
Spv.Melamic adalah bagian yang bertugas melakukan proses pengecekan barang produksi pengecetan warna alami.
Spv. Duco
Duco adalah bagian yang bertugas melakukan proses pengecatan berwarna.
c. Spv. Jok
Spv.Jok adalah bagian yang bertugas untuk melakukan pemasangan jok atau kain sesuai dengan barang produksi.
d. Tukang
Tukang adalah bagian yang membantu menyusun atau membuat barang- barang furniture.
9. KA.DIV Personalia
Personalia adalah bagian yang bertugas mengawasi jalannya perusahaan. Divisi ini memiliki kuasa atas semua kegiatan produksi meliputi :
a. Security
Security adalah bagian yang bertanggung jawab atas keamanan di lingkungan perusahaan.
4.6 Proses Bisnis CV Graha Indah Jepara
Proses Bisnis merupakan kegiatan inti yang dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Proses bisnis dibagi menjadi 2 yakni proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung.
4.6.1 Proses Bisnis Utama 1. Proses pemesanan barang
Pada proses ini, pelanggan yang datang ke showroom akan melihat-lihat barang yang dipajang perusahaan. Jika pelanggan berminat, pelanggan akan menemui bagian marketing disana dan memesan barang sesuai kebutuhan. Jika pelanggan tidak menemukan barang yang sesuai, pihak marketing akan memberikan katalog berisi daftar barang yang tidak dipajang di showroom.
2. Proses penjelasan barang
Proses penjelasan barang tersebut digunakan untuk menjelaskan dengan detail bagian-bagian barang tersebut beserta ukuran, jenis kayu yang dipakai, proses pembuatan, dan harga barang itu sendiri.
3. Proses pembuatan barang
Pada proses ini, perusahaan akan memulai proses pembuatan barang pesanan pelanggan. Dalam proses ini kerapian dan kekuatan yang diutamakan oleh perusahaan.
4. Proses pengecekan barang
Setelah barang selesai, barang akan dicek kembali apakah sesudah sesuai dengan pesanan dan ukuran. Setelah semuanya dicek dan tidak ada yang salah maka barang akan dikemas kemudian dikirim.
5. Proses pembayaran
Proses pembayaran sendiri dilakukan dimuka sebesar 40%-70% dari total harga yang di pesan sebagai biaya operasional perusahaan(tergantung kesepakatan dengan customer).
Beberapa proses yang mendukung jalannya perusahaan yaitu: 1. Pemasok (Supplier)
Selama ini CV Graha Indah Jepara bekerja sama dengan beberapa pihak sebagai supplier untuk memenuhi kebutuhan barang habis pakai. Barang habis pakai yang dibutuhkan yakni seperti kayu, amplas, alteco, paku, duko, kulit jok, busa, dll.
2. Managenen Keuangan
Managemen keuangan CV Graha Indah Jepara dipegang oleh sekretaris. Bagian ini mencatat keluar masuknya keuangan perusahaan. Semua transaksi ini diketahui oleh asistan manajer dan juga manajer sebagai pembukuan di akhir periode.
4.7 Hasil Penelitian
Hasil penelitian mencakup analisis SWOT dan konsep Balanced Scorecard (BSC), dimana hasil yang akan didapatkan dari analisis SWOT ini akan disusun ke dalam bentuk kalimat strategi melalui perumusan strategi. Selanjutnya, hasil perumusan strategi tersebut akan dipetakan ke dalam bentuk peta strategi berdasarkan konsep Balanced Scorecard (BSC).
4.7.1 Analisis SWOT pada CV Graha Indah Jepara
Hasil dari analisis SWOT ini diperoleh pada saat wawancara dengan Branch Manager dan beberapa sub bagian. Mengidentifikasi kondisi internal dan eksternal pada CV Graha Indah Jepara adalah langkah awal untuk merancang strategi. Dengan ini dapat mencari apa yang menjadi Kekuatan (Strength), Kelemahan
(Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats) yang dimiliki oleh
![Gambar 2.1 Model Strategi SI/TI [5]](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/4197332.3099402/35.894.223.776.167.603/gambar-model-strategi-si-ti.webp)
![Gambar 2.2 Matriks SWOT [7]](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/4197332.3099402/39.894.168.777.167.625/gambar-matriks-swot.webp)
