LAYANAN PENGUJIAN
A. STRUKTUR MENU
Adapun struktur menu Layanan Pengujian pada aplikasi e-Layanan Sains adalah sebagai berikut: 1. Super Admin, semua Menu master, referensi, dll, terkait dengan semua layanan termasuk
layanan pengujian
2. Pengelola Pusat, beberapa referensi, master dan item kuesioner, data layanan satker hanya sebatas view, pengaduan, bantuan, chatting, dan performa.
3. Pengelola Satker, menu utama pada pengelola satker adalah: ➔ Data Layanan Satker
➔ Referensi ISO ➔ Pengaduan ➔ Performa ➔ Kuesioner.
4. Pengelola Kawasan, hampir sama dengan Pengelola Satker tetapi bisa mengelola satuan kerja dalam kawasannya.
5. Pengelola Diseminasi, terkait pengelolaan layanan, koordinasi dengan manajer laboratorium maupun dengan yang lain. Menu utama Pengelola Diseminasi adalah:
➔ Pengajuan layanan ➔ Pengajuan Kontrak ➔ Pengaduan
➔ Performa
➔ Pengaturan topik pemagangan
6. Penyelia (Manajer Laboratorium), mempunyai menu utama untuk: ➔ Verifikasi sampel
➔ Verifikasi hasil pengujian
➔ Membuat draft laporan hasil pengujian ➔ Melihat Performa
7. Pengelola Sampel ➔ Transaksi Layanan ➔ Data Sampel ➔ Laporan Hasil Uji ➔ Performa 8. Pelaksana/Operator ➔ Transaksi Layanan ➔ Performa 9. Bendahara ➔ Tagihan Layanan ➔ Performa B. PENGGUNAAN
B.1. Cara Membuka Aplikasi
Aplikasi Pengelolaan e-Layanan Sains dapat dibuka melalui Intra LIPI baik modul umum maupun modul khusus.
B.2. Super Admin B.3. Pengelola Pusat B.4. Pengelola Satker
a.Data Layanan Satker
Menu ini digunakan untuk membuat data layanan satker, list Data Layanan dapat dilihat pada daftar, satuan, status, dan Aksi yang dapat dilakukan adalah Lihat Detail, Ubah Layanan, Penugasan, dan Atur Gambar dan BMN. Penambahan Layanan menggunakan tombol
➔ Kategori → Sarana Penelitia
➔ Subkategori Layanan → Pengujian, Analisis, Pengukuran, dan Kalibrasi
➔ Nama Layanan di SIMPONI → Cari yang sesuai (tarif otomatis) / Kontrak Kerjasama ➔ Nama Marketing → Nama yang akan ditampilkan pada halaman frontend, dalam dua
bahasa
➔ Satuan Layanan → Menyesuaikan ➔ Jenis Tarif → Tarif Tetap / Kontraktual ➔ Cara Bayar → Simponi
➔ Tarif → Otomatis, untuk layanan Kontraktual harus diisi nilai tarif sesuai yang ditetapkan satuan kerja
➔ Waktu Pembayaran → Bayar Di Depan ➔ Jangka Waktu Pelaksanaan → menyesuaikan ➔ Satuan Waktu Pelaksanaan → menyesuaikan
➔ Kuota per Hari → dalam sehari dapat menjalankan berapa kali layanan, menyesuaikan ➔ Kapasitas Layanan → dalam sekali proses dapat menjalankan berapa sampel maksimal
menyesuaikan
➔ Jumlah Minimal Pesanan → menyesuaikan
➔ Deskripsi → selengkap dan semenarik mungkin dalam dua bahasa ➔ Status → Aktif
➔ Status Penggunaan BMN → menyesuaikan ➔ Survey → tidak menggunakan
➔ Lokasi → menyesuaikan ➔ Berkas SOP → menyesuaikan ➔ Pilih Simpan
Membuat Data Layanan Satker (2) Melengkapi Penugasan Pengelola
Pada list Data Layanan Satker, kolom aksi pilih tombol penugasan pengelola layanan apabila ada perubahan langkah yang dilakukan sama pada tombol penugasan.
➔ Pengelola Diseminasi → pilih sivitas, bisa lebih dari satu
➔ Penyelia/ Manajer Laboratorium → pilih sivitas, bisa lebih dari satu ➔ Pengelola Sampel → pilih sivitas, bisa lebih dari satu
➔ Pelaksana/Operator → pilih sivitas, bisa lebih dari satu ➔ Pilih simpan
Membuat Data Layanan Satker (3) Melengkapi Gambar dan BMN
Apabila gambar layanan belum diunggah, maka yang ditampilkan pada halaman frontend adalah gambar standar. Siapkan minimal 2 gambar yang telah dikondisikan menggunakan powerpoint (template disediakan) untuk menyeragamkan ukuran, tone dan variasi gambar. Tekan tombol pada kolom aksi.
➔ Pilih Gambar Utama
➔ Pilih Gambar Pendukung (Maksimal 4) ➔ Pilih simpan
b.Data Referensi ISO
Menu ini digunakan untuk menyimpan data referensi dokumen ISO, terbatas pada meta data. Penambahan data menggunakan tombol , data ini berfungsi ketika akan mencetak tanda terima sampel, dan form kebersediaan mengikuti tata tertib di masing-masing laboratorium pengujian.
Pada kolom aksi terdapat beberapa fitur antara lain Lihat Detail, Ubah, dan Revisi apabila ada pergantian versi dokumen.
Menambah data Referensi ISO
➔ Satuan Kerja → menyesuaikan ➔ Nama Laboratorium → menyesuaikan ➔ Nama Formulir → menyesuaikan ➔ Nomor → menyesuaikan ➔ Revisi → menyesuaikan ➔ Tanggal → menyesuaikan ➔ Terbitan → menyesuaikan ➔ Halaman → menyesuaikan ➔ Pilih simpan B.5. Pengelola Kawasan B.6. Pengelola Diseminasi a. Transaksi Layanan
Data transaksi pengajuan layanan pengujian dapat dilihat pada menu ini, pada kolom Aksi terdapat fitur untuk melihat detail pengajuan dan verifikasi transaksi pengajuan layanan
➔ Status Verifikasi → Diterima
➔ Nama Penyelia → menyesuaikan dengan pengaturan petugas ➔ Kuantitas Disetujui → menyesuaikan
➔ Alasan Keputusan → menyesuaikan ➔ Simpan
Verifikasi Pengajuan Layanan (Ubah Jadwal)
➔ Status Verifikasi → Ubah Jadwal
➔ Tanggal Pelaksanaan yang disetujui → menyesuaikan ➔ Alasan Keputusan → menyesuaikan
➔ Simpan
Verifikasi Pengajuan Layanan (Ditolak)
➔ Status Verifikasi → Ditolak
➔ Alasan Keputusan → menyesuaikan ➔ Simpan
b. Kelola Kontrak
Menu ini untuk mengelola data kontrak, terkait proses pengajuan, verifikasi, dan monitoring data kontrak layanan.
c. Topik Pemagangan
Pada menu “Topik Pemagangan” Pengelola Diseminasi dapat melihat daftar topik pemagangan, menambahkan topik baru, dan menonaktifkan topik.
B.7. Penyelia/Manajer Laboratorium a. Verifikasi Sampel
Pengajuan yang sudah diterima penjadwalan pengajuan, sebelum pelaksanaan proses selanjutnya adalah verifikasi sampel oleh penyelia/manajer laboratorium. Proses verifikasi/kaji ulang sampel dapat dilakukan pada kolom Aksi “Verifikasi Sampel”.
➔ Pilihan Status
Sampel diterima (proses bisa dilanjutkan) Sampel tidak layak (dikembalikan) Sampel tidak layak (dibatalkan) ➔ Jumlah Sampe Layak Uji → menyesuaikan ➔ Keterangan → menyesuaikan
➔ Instruksi untuk Operator → menyesuaikan ➔ Simpan
b. Verifikasi Hasil Uji
Kegiatan verifikasi hasil pengujian dilaksanakan setelah pelaksanaan pengujian selesai oleh operator. Verifikasi dapat dilakukan dengan klik tombol “Verifikasi Hasil Uji” pada kolom Aksi.
Verifikasi Hasil Uji
➔ Pilihan Tindakan Hasil Uji Layak
Tidak Layak (proses uji diulang apabila memungkinkan) ➔ Jumlah Hasil → menyesuaikan
➔ Keterangan → menyesuaikan ➔ Simpan
c. Laporan Hasil Uji
Draft laporan hasil uji dibuat secara manual, kemudian bisa diunggah pada menu ini dengan memilih tombol “Buat Laporan Hasil Uji” pada kolom Aksi.
Upload Dokumen Draft Laporan Hasil Uji
Unggah dokumen draft laporan untuk disahkan oleh Manajer Mutu atau yang berwenang, setelah disahkan Pengelola Sampel dapat mengunggah maupun menyerahkan laporan hasil kepada Pengguna.
B.8. Pengelola Sampel
a. Transaksi Layanan (Terima Sampel)
Pengelola sampel dapat menerima sampel apabila sampel sudah dilakukan verifikasi/ kaji ulang oleh penyelia/ manajer laboratorium.
Klik tombol terima sampel untuk menerima sampel. Selanjutnya membuat kelengkapan data sampel pada menu “Data Sampel”. Bendahara dapat menerbitkan tagihan terkait pengajuan layanan.
b. Data Sampel
Pengelolaan data sampel meliputi generate data sampel dan cetak dokumen pendukung antara lain: stiker, tanda terima sampel, formulir bersedia mengikuti tata tertib. Klik tombol “Tambah Data Sampel” pada kolom Aksi.
Tambah Data Sampel
Nama sampel bisa menyesuaikan kebutuhan, sedangkan untuk kode sampel akan digenerate otomatis oleh sistem. Klik tombol “Simpan”. Selanjutnya kembali ke daftar Data Sampel, pilih tombol “Detail dan Cetak” pada kolom Aksi untuk melihat detail, cetak data sampel, cetak tanda terima, dan cetak form menjaga kerahasiaan.
Detail Data Sampel
Cetak Form Tanda Terima
Pilih Formulir yang telah diisikan pada menu Pengelola Satker → Referensi ISO, kemudian klik tombol “Cetak”.
Formulir Menjaga Kerahasiaan
Pilih Formulir yang telah diisikan pada menu Pengelola Satker → Referensi ISO, kemudian klik tombol “Cetak”.
c. Laporan Hasil Uji
Laporan hasil uji yang telah disahkan dapat diunggah melalui menu ini, maupun diserahkan copy-nya kepada pengguna. Proses unggah dapat dilakukan dengan memilih tombol “Unggah Laporan Hasil Uji” pada kolom Aksi.
Unggah Laporan Hasil Uji oleh Pengelola Sampel
B.9. Pelaksana/Operator
Pengajuan yang sudah divalidasi pembayarannya, selanjutnya operator/pelaksana dapat melaksanakan pengujian melalui tombol “Pelaksanaan Layanan” pada kolom Aksi.
Pelaksanaan Layanan Pengujian
Klik tombol “Mulai Pelaksanaan”, maka waktu pelaksanaan akan mulai dihitung sampai selesai pelaksanaan pengujian.
Apabila pelaksanaan pengujian telah selesai maka pelaksana harus ke menu transaksi pelaksanaan, klik kembali tombol “Pelaksanaan Layanan”, pilih Tombol “Selesai Pelaksanaan”. Selanjutnya penyelia/manajer laboratorium bisa melakukan verifikasi hasil pengujian.
B.10. Bendahara
Pembuatan tagihan dapat dilakukan apabila sampel sudah diterima oleh Pengelola Sampel, bendahara dapat menerbitkan tagihan dengan menekan tombol “Buat Tagihan” pada kolom Aksi.
Pembuatan Tagihan Simponi
➔ Kode Billing Simponi → isikan hasil generate dari aplikasi simponi (https://simponi.kemenkeu.go.id/)
➔ Isikan tanggal tagihan sesuai dengan kode billing simponi ➔ Upload berkas pdf dari aplikasi simponi
➔ Simpan
Validasi Pembayaran
Validasi pembayaran dapat dilakukan setelah pengguna mengkonfirmasi pembayaran, fitur ini terdapat pada kolom Aksi tombol “Validasi Pembayaran”.
ELSA PAY
C. STRUKTUR MENU
Adapun struktur menu Fitur Elsa Pay pada aplikasi e-Layanan Sains adalah sebagai berikut: 10. Super Admin
Terdapat 6 menu utama untuk Super Admin: ➔ Atur Pengguna Eksternal
➔ Master Jenis Pengeluaran ➔ Master Kategori Elsa Pay ➔ Master Subkategori Elsa Pay ➔ Master Medote Pengisian ➔ Master Referensi KPI 11. Pengelola Pusat
Terdapat 1 menu Utama untuk Pengelola Pusat: ➔ Akun Elsa Pay
12. Bendahara
Terdapat 2 menu Utama untuk Bendahara: ➔ Tagihan Layanan
13. PME (Verifikator)
Terdapat 2 menu Utama untuk PME (Verifikator): ➔ Akun Elsa Pay
➔ Verifikasi Topup Elsa Pay 14. Pegawai
Terdapat 2 menu Utama untuk Pegawai: ➔ Akun Elsa Pay
➔ Topup Elsa Pay
D. PENGGUNAAN
B.11. Cara Membuka Aplikasi
Aplikasi Pengelolaan e-Layanan Sains dapat dibuka melalui Intra LIPI baik modul umum maupun modul khusus.
B.12.Super Admin B.13. Pengelola Pusat
a. Akun Elsa Pay
Menu ini digunakan untuk mengambil data SDM IPTEK dari aplikasi e-Kinerja LIPI. Tombol proses ini cukup dilakukan sekali diawal tahun ketika pada aplikasi e-Kinerja SDM IPTEK sudah ditetapkan oleh masing-masing Kepala Satuan Kerja.
Penambahan akun elsa pay untuk SDM Non IPTEK tapi terlibat kegiatan penelitian (anggota kelompok penelitian), maupun Eksternal dapat dilakukan secara manual menggunakan tombol
Tampilan secara keseluruhan adalah sebagai berikut:
Pada tabel list akun Elsa Pay terdapat kolom Aksi untuk melihat detail Akun dan mengelola akun terkait tanggal kadaluarsa.
Tampilan untuk melakukan perubahan tanggal kadaluarsa adalah sebagai berikut:
Menambah Akun Elsa Pay Internal Satuan Kerja
➔ Pilih Kategori Elsa Pay Internal Satuan Kerja ➔ Pilih Subkategori Elsa Pay
Personal
➔ Lampirkan berkas pendukung (SK) ➔ Pilih tombol Simpan
Menambah Akun Elsa Pay Eksternal (Single Satker)
➔ Pilih Kategori Akun Elsa Pay Eksternal Single Satker ➔ Pilih Subkategori Akun Elsa Pay
Perjanjian Kerjasama Bimtek
MOU
Magang/PKL ➔ Pilih Nama Pengguna
➔ Isikan Saldo Sesuai Dokumen ➔ Pilih Satuan Kerja Terkait ➔ Isikan Tanggal Kadaluarsa
Menambah Akun Elsa Pay Eksternal (Single Satker)
➔ Pilih Kategori Akun Elsa Pay Eksternal Single Satker ➔ Pilih Subkategori Akun Elsa Pay
Karya Ilmiah Remaja ➔ Pilih Nama Pengguna
➔ Isikan Saldo Sesuai Dokumen
➔ Pilih Satuan Kerja Terkait (Lebih dari satu) ➔ Isikan Tanggal Kadaluarsa
➔ Upload Berkas Pendukung sesuai Subkategori
B.14. Bendahara B.15.PME (Verifikator)
a. Akun Elsa Pay
Penambahan akun elsa pay untuk SDM Non IPTEK tapi terlibat kegiatan penelitian (anggota kelompok penelitian), maupun Eksternal dapat dilakukan secara manual menggunakan tombol
Tampilan secara keseluruhan adalah sebagai berikut:
Pada tabel list akun Elsa Pay terdapat kolom Aksi untuk melihat detail Akun dan mengelola akun terkait tanggal kadaluarsa.
Tampilan untuk melakukan perubahan tanggal kadaluarsa adalah sebagai berikut:
Menambah Akun Elsa Pay Internal Satuan Kerja (Hanya Terbatas Pegawai Dalam Satuan Kerja)
➔ Pilih Kategori Elsa Pay Internal Satuan Kerja
➔ Pilih Subkategori Elsa Pay Personal
➔ Cari Nama Pengguna yang dituju ➔ Lampirkan berkas pendukung (SK) ➔ Pilih tombol Simpan
Menambah Akun Elsa Pay Eksternal (Single Satker)
➔ Pilih Kategori Akun Elsa Pay Eksternal Single Satker ➔ Pilih Subkategori Akun Elsa Pay
Perjanjian Kerjasama Bimtek
MOU
Magang/PKL ➔ Pilih Nama Pengguna
➔ Isikan Saldo Sesuai Dokumen ➔ Pilih Satuan Kerja Terkait ➔ Isikan Tanggal Kadaluarsa
➔ Upload Berkas Pendukung sesuai Subkategori
b. Verifikasi Topup
Menu ini digunakan untuk melakukan verifikasi pengajuan topup Elsa Pay. Tampilan adalah sebagai berikut:
Pada kolom Aksi dapat digunakan untuk melihat detail pengajuan.
Verifikasi dapat lakukan dengan menerima ataupun menolak pengajuan. Berkas pendukung yang sudah diupload melalui aplikasi e-Pelaporan dapat juga dilihat untuk pertimbangan verifikasi.
B.16.Pegawai
Hanya pegawai yang akunnya sudah diaktifkan baik oleh Pengelola Pusat maupun role PME, bisa menu Elsa Pay dan Topup. Apabila belum diaktifkan akan muncul informasi bahwa akun belum diaktifkan.
Apabila sudah diaktifkan pegawai mendapatkan saldo awal senilai 20.000.000 poin virtual yang bisa digunakan.
a. Topup Elsa Pay
Permohonan topup Elsa Pay dapat dilakukan menggunakan tombol data permohonan beserta kerangannya dapat dilihat pada halaman ini.
Tampilan pengajuan topup Elsa Pay adalah sebagai berikut:
➔ Pilih Jenis Keluaran Publikasi-ku ➔ Judul
Otomatis akan mengambil data pada e-Pelaporan yang statusnya sudah diverifikasi PME Satker. Hanya bisa diklaim satu kali baik oleh penulis utama, maupun kolaborator. Sivitas yang mengajukan topup pada Elsa Pay ini wajib untuk membagi komposisi perolehan point kepada kolaborator melalui Menu Transfer Saldo Elsa Pay.
➔ Jenis Keluaran Juknis
Pilih keluaran yang sesuai dengan publikasi yang sudah disimpan. Angka kredit akan otomatis menyesuaikan dengan referensi Peraturan LIPI Nomor 14 tahun 2018 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Peneliti. Setiap 1 angka kredit akan mendapatkan poin virtual sebesar 500.000 sehingga Nilai akhir akan menyesuaikan.
➔ Pilih tombol Simpan untuk mengajukan.
b. Elsa Pay
Halaman Elsa Pay pegawai berisi informasi terkait transaksi yang telah dilakukan. Selain itu sesuai dengan penjelasan sebelumnya bahwa sivitas yang telah melakukan topup publikasi wajib melakukan transfer saldo kepada kolaborator sesuai dengan kesepakatan maupun prosentase dalam tim kolaborator. Selain itu transfer saldo ini juga dapat diberikan kepada sivitas secara umum tanpa terkait kolaborasi publikasi. Proses transfer dapat dilakukan dengan memilih tombol
Transfer Akun Umum Non Kolaborator (tidak terkait kolaborasi publikasi)
➔ Publikasi
Pilih akun umum non kolaborator
➔ Nama Penerima, dapat dipilih sivitas yang sudah diaktifkan akun Elsa Pay oleh PME maupun Pengelola Pusat
➔ Isikan Nilai Transfer ➔ Isikan Keterangan Transfer
➔ Pilih Simpan, Mohon dipastikan karena transaksi Transfer ini tidak bisa dibatalkan, isikan password intra apabila sudah yakin.
Transfer Akun Kolaborasi (sesuai Publikasi)
➔ Publikasi
Pilih Publikasi sesuai kebutuhan yang akan dibagi saldonya
➔ Nama Penerima, dapat dipilih sivitas sesuai kolaborator yang tercantum pada e-Pelaporan
➔ Isikan Nilai Transfer ➔ Isikan Keterangan Transfer
➔ Pilih Simpan, Mohon dipastikan karena transaksi Transfer ini tidak bisa dibatalkan, isikan password intra apabila sudah yakin.
