1/12
INTEGRASI LAYANAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN TERPADU DI KABUPATEN BLORA
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat III Angkatan I Tahun : 2018
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Pendidikan & Kebudayaan Inovator : Drs. SUGIYANTO, M.Si Jabatan : Sekretaris Dinas Pendidikan Instansi : Pemerintah Kabupaten Blora
Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tetntang Keterbukaan Informasi dan Publik dan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu maka layanan pendidikan perlu diatur dan dilaksanakan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku. Sebagai salah satu unit kerja, Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai tugas pokok diantaranya melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas perbantuan di bidang pendidikan, serta memiliki fungsi sebagai perumusan kebijakan teknis dibidang pendidikan, pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pendidikan, pelaksanaan koordinasi supervisi dan pengembangan kurikulum pendidikan, pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan, pengelolan pendidikan dan tenaga pendidikan pengendalian mutu pendidikan pemberian rekomendasi perijinan di bidang pendidikan, pengendalian dan pengawasan perijinan di bidang pendidikan, pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas pokok dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Pendidikan Kabupaten Blora didukung oleh sumber daya manusia yang bertugas menjalankan tugas pokok dan jabatan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing. jumlah dan komposisi pegawai dalam lingkup Dinas Pendidikan Kabupaten Blora sebagai berikut: a. Kepala Dinas b. Sekretariat, membawahkan: 1) Sub Bagian Program 2) Sub Bagian Keuangan 3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. c. Bidang Pembinaan Pendidikan Dasar, membawahkan: 1) Seksi Pembinaan Sekolah Dasar 2) Seksi Pembinaan Sekolah Menengah Pertama 3) Seksi Kelembagaan Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Pertama. d. Bidang Sarana dan Prasarana, membawahkan: 1) Seksi Sarana Prasarana dan Aset Sekolah Dasar 2) Seksi Sarana Prasarana dan Aset Sekolah Menengah Pertama 3) Seksi Sarana Prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat. e. Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat, membawahkan: 1) Seksi Pendidikan Anak Usia Dini 2) Seksi Pendidikan Masyarakat 3) Seksi Kelembagaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat f. Bidang Guru dan Tenaga Kependidikan, mebawahkan : 1) Seksi Administrasi Mutasi Guru dan Tenaga Kependidikan 2) Seksi Pengembangan Guru dan Tenaga Kependidikan 3) Seksi Disiplin dan Kesejahteraan Guru dan Tenaga Kependidikan g. UPTD h. Kelompok Jabatan Fungsional Dengan bagan struktur organisasi sebagai berikut: Gambar 1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Blora (Peraturan Bupati Blora Nomor : 54 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pendidikan Kabupaten Blora) Dalam melaksanakan tugas pemberian pelayanan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai Sekretaris yang berdasarkan Peraturan Bupati Blora Nomor 54 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Pedidikan Kabupaten Blora mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan teknis, pembinaann dan pelaksanaan program dan keuangan, umum dan kepegawaian, hukum, hubungan masyarakat dan organisasi serta pengkoordinasian perencanaan dan pelaporan bidang di lingkungan Dinas pendidikan, dan mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan bidang umum dan kepegawaian, program dan keuangan; b. Pengelolaan dan pelayanan program dan keuangan serta umum dan kepegawaian, serta hukum, hubungan masyarakat dan organnisassi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dann fungsi Dinas Pendidikan; c. Pengkoordinasian pelaksanaan penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Dinas Pendidikan; d. Pelaksanaan tugas kediinasan lain sesuai perintah atasan. Sebagai ilustrasi bahwa Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora adalah terdiri 3 (tiga) gedung utama berlantai dua yang terpisah satu sama lain yang mana untuk tahun 2018 ini baru 2 (dua) gedung yang sudah digunakan untuk perkantoran sedangkan untuk 1 (satu) gedung dan ditambanh gedung penunjang akan dilanjutkan pekerjaannya di tahun anggaran 2018. Fenomena tersendiri dan suatu tantangan bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Blora untuk memperdayakan Sumber Daya Manusia dengan keterbatasan jumlah dan kemampuannya untuk memberikan pelayanan yang optimal. Adapun Aparatur Pemerintah yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora kondisi tahun 2017 adalah sebagai berikut : Tabel 1 Jumlah Aparatur Pemerintah pada Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Tahun 2017
No Unit Kerja Jumlah PNS Edukarif PNS Administrasi GTT PTT Jumlah
1 Dinas Pendidikan 1 0 75 0 53 128
2 TK Negeri 4 8 1 2 1 12
3 Tk Swasta 519 79 0 1031 0 1110
2/12 5 SD Swasta 17 4 0 169 22 195 6 SMP Negeri 56 1.175 165 297 322 1.959 7 SMP Swasta 37 16 0 313 77 406 8 UPTD TK/SD 16 0 179 0 41 217 9 SKB 1 9 4 8 5 26 JUMLAH 4.772 582 3.899 614 9.867
(Sumber : Profil Pendidikan Blora Tahun 2017). Seiring dengan dihapusnya Jabatan Eselon V yaitu Kepala Tata Usaha di SMP dan rencana akan dihapusnya UPTD TK/SD mengakibatkan Kepala UPTD TK/SD dan Kepala Tata Usaha sudah tidak ada lagi. Dari Tabel 1 tersebut diketahui jumlah karyawan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora yang PNS sebanyak 75 dan yang non PNS 53 dengan total aebanyak 128 melanyani khusus di jajaran Dinas Pendidikan Kabupaten Blora sebanyak 9.611 orang dari total Aparatur Pemerintah sebanyak 9.867 orang. Sehingga sangat terasa kurang bagi sumber daya manusia di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. Berdasarkan gambaran pelayanan OPD sasaran jangka menengah Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, implikasi rencana tata ruang dan rencana wilayah bagi pelayanan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, maka isu-isu stragis yang muncul adalah: 1. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Sekretariatan; 2. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Dikmas; 3. Belum adanya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Pengembangan Pendidikan Dasar (DIKDAS); 4. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas layanan di Bidang GTK; 5. Belum adanya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan. Dari beberapa isu strategis tersebut, maka harus segera diselesaikan permasalahan yang menyebabkan munculnya isu strategis sehingga dapat terwujud visi dan misi Kabupaten Blora 2016-2021. Visi pembangunan jangka menengah Kabupaten Blora tahun 2016-2021 adalah sebagai berikut: “Terwujudnya Masyarakat Blora yang Lebih Sejahtera dan Bermartabat” Berdasarkan visi tersebut, diharapkan seluruh elemen masyarakat Blora lebih mengoptimalkan seluruh kapasitas yang dimilikinya untuk mewujudkan masyarakat Blora yang sejahtera dan bermartabat. Guna mewujudkan hal tersebut maka Dinas Pendidikan Kabupaten Blora membentuk suatu Unit Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Kabupaten Blora. Tugas fungsi Unit Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Kabupaten Blora yaitu memberikan layanan kepada pemangku kepentingan pendidikan serta masyarakat yang ingin mendapatkan informasi, menyampaikan aspirasi/ pengaduan dan pengurusan rekomendasi maupun perijinan serta permasalahan dalam pendidikan secara luas. Mengkoordinasikan unit kerja yang memiliki layanan kepada jajarannya yaitu UPTD TK/SD, Paud/Dikmas dan UPT SMP serta UPT SKB. Unit Intergrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Memberikan perlindungan dan kepastian hukum kepada masyarakat; 2. Memperpendek proses layanan; 3. Mewujudkan proses layanan yang mudah, transparan, pasti, tertib serta nyaman 4. Memberikan layanan yang lebih luas kepada masyarakat. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka perlu dilakukan analisis lebih mendalam guna mengetahui permasalahan strategis yang harus diselesaikan. Untuk menganalisa permasalahan yang ada penulis menggunakan alat analisa Leavitt’s Model , karena alat analisis ini dapat menggambarkan kondisi dan permasalahan serta keadaan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora,adapaun model analisis dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 2 Leavitts Model (1965)
Task
Structur
Technology
People Actors
Tabel 2 Identifikasi dan Analisa Masalah
3/12
Structur Belum adanya SOP Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Terbentuknya Unit Integrasi Layanan Admistrasi Terpadu Dinas Pendidikan Kab. Blora sehingga mampu memberikan percepatan pelayanan dan mempermudah pelayanan karena pelayanan bisa terpusat di satu lokasi.Membentuk Tim Penyusun SOP untuk masing –masing bidang
People Secara kuantitas SDM yang dimiliki masih kurang mencukupi Penambahan sumber daya manusia untuk mempercepat pelayanan Mengusulkan untuk penambahan personal tenaga lepas harian
Technology Belum adanya sistem aplikasi dalam memberikan pelayanan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Terbentuknya jaringan on line per bidang sehingga pelayanan dapat di akses di Integrasi Layanan Terpadu Dinas Pendi-dikan Kabupaten Blora hal ini sebagai langkah percepatan pelayananMembuat jariangan antar bidang dengan Integrasi Layanan Terpadu
Task (Tugas) Mengoptimalkan layanan yang diberikan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Pemberian pelayanan masih secara parsial dilakukan per bidang masing-masing hal ini membuat lambat dan membuat bingung masyarakat yang mencari informasiMeningkatkan pela- yanan dengan mem-berikan pelayanan secara terpusat se-hingga pelayanan bisa dilakukan di Integrasi Layanan Terpadu Dinas Pendidikan Kabupaten BloraMengadakan workshop kepada petugas atau personal di Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu
Dari hasil analisis di atas dapatketahui bahwa komponen Taks (Tugas) menjadi unsur yang paling dominan untuk diintervansi. Beberapa permasalahan yang erat kaitannya dengan komponen taks (tugas) tersebut, diantaranya adalah: 1. Belum adanya SOP Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu. 2. Secara kuantitas dan kwalitas SDM yang dimiliki masih kurang dan belum mencukupi. 3. Belum adanya sistem aplikasi dalam memberikan pelayanan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. 4. Mengintegrasikan layanan yang diberikan di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. Selanjutnya dari kegiatan Benchmarking di Kabupaten Tabanan pada tanggal 2 s.d 5 April 2018, ada beberapa hal nilai konsep inovatif yang dapat diadopsi yaitu : 1. Nilai filosofi yaitu semangat dan komitmen yang tinggi terhadap pencapaian Visi Misi dengan berpegang prinsip investasi hati dan sejahtera aman dan berprestasi. 2. Pemimpin OPD memiliki kemampuan untuk menterjemahkan kebijakan Bupati dan DPRD serta mampu mensinergikan seluruh stakekholder (Legeslatif dan eksekutif / OPD). 3. Memiliki komitmen yang tinggi untuk kemajuan organisasi, meningkatkan kapasitas dan kesejahteraan anggota organisasi 4. Mengembangkan Birokrasi B-Plus yaitu memberi pembekalan kepada calon pejabat eselon IV berkenaan dengan perencanaan dan pengelolaan keuangan. 5. Memiliki kemampuan menjalin jejajring kinerja yang luas. Dari beberapa permasalahan di atas yang perlu diinterivensi dan akan segera diselesaikan yaitu point ke 4 : Mengintegrasikan layanan yang diberikan di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, hal ini disebabkan karena pemberian pelayanan masih secara parsial dilakukan per bidang masing-masing hal ini membuat lambat dan membuat bingung masyarakat yang mencari informasi. Dalam rangka memberikan solusi atas permasalahan yang ada, maka penulis selaku Sekretaris Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai ide gagasan inovasi berupa membentuk unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Di Kabupaten Blora. Dengan terbentuknya Unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Di Kabupaten Blora diharapkan akan menciptakan pelayanan yang cepat, nyaman, tertib dan mudah dalam rangka mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan publik. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tetntang Keterbukaan Informasi dan Publik dan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu maka layanan pendidikan perlu diatur dan dilaksanakan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku. Sebagai salah satu unit kerja, Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai tugas pokok diantaranya melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas perbantuan di bidang pendidikan, serta memiliki fungsi sebagai perumusan kebijakan teknis dibidang pendidikan, pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pendidikan, pelaksanaan koordinasi supervisi dan pengembangan kurikulum pendidikan, pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan, pengelolan pendidikan dan tenaga pendidikan pengendalian mutu pendidikan pemberian rekomendasi perijinan di bidang pendidikan, pengendalian dan pengawasan perijinan di bidang pendidikan, pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas pokok dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Pendidikan Kabupaten Blora didukung oleh sumber daya manusia yang bertugas menjalankan tugas pokok dan jabatan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing. jumlah dan komposisi pegawai dalam lingkup Dinas Pendidikan Kabupaten Blora sebagai berikut: a. Kepala Dinas b. Sekretariat, membawahkan: 1) Sub Bagian Program 2) Sub Bagian Keuangan 3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. c. Bidang Pembinaan Pendidikan Dasar, membawahkan: 1) Seksi Pembinaan Sekolah Dasar 2) Seksi Pembinaan Sekolah Menengah Pertama 3) Seksi Kelembagaan Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Pertama. d. Bidang Sarana dan Prasarana, membawahkan: 1) Seksi Sarana Prasarana dan Aset Sekolah Dasar 2) Seksi Sarana Prasarana dan Aset Sekolah Menengah Pertama 3) Seksi Sarana Prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat. e. Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat, membawahkan: 1) Seksi Pendidikan Anak Usia Dini 2) Seksi Pendidikan Masyarakat 3) Seksi Kelembagaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat f. Bidang Guru dan Tenaga Kependidikan, mebawahkan : 1) Seksi Administrasi Mutasi Guru dan Tenaga Kependidikan 2) Seksi Pengembangan Guru dan Tenaga Kependidikan 3) Seksi Disiplin dan Kesejahteraan Guru dan Tenaga Kependidikan g. UPTD h. Kelompok Jabatan Fungsional Dengan bagan struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar 1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Blora (Peraturan Bupati Blora Nomor : 54 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pendidikan Kabupaten Blora) Dalam melaksanakan tugas pemberian pelayanan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai Sekretaris yang berdasarkan Peraturan Bupati Blora Nomor 54 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Pedidikan Kabupaten Blora mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan teknis, pembinaann dan pelaksanaan program dan keuangan, umum dan kepegawaian, hukum, hubungan masyarakat dan organisasi serta pengkoordinasian perencanaan dan pelaporan bidang di lingkungan Dinas pendidikan, dan mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan bidang umum dan kepegawaian, program dan keuangan; b. Pengelolaan dan pelayanan program dan keuangan serta umum dan kepegawaian, serta hukum, hubungan masyarakat dan organnisassi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dann fungsi Dinas Pendidikan; c. Pengkoordinasian pelaksanaan penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Dinas Pendidikan; d. Pelaksanaan tugas kediinasan lain sesuai perintah atasan. Sebagai ilustrasi bahwa Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora adalah terdiri 3 (tiga) gedung utama berlantai dua yang terpisah satu sama lain yang mana untuk tahun 2018 ini baru 2 (dua) gedung yang sudah digunakan untuk perkantoran sedangkan untuk 1 (satu) gedung dan ditambanh gedung penunjang akan dilanjutkan pekerjaannya di tahun anggaran 2018. Fenomena tersendiri dan suatu tantangan bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Blora untuk memperdayakan Sumber Daya Manusia dengan keterbatasan jumlah dan kemampuannya untuk memberikan pelayanan yang optimal. Adapun Aparatur Pemerintah yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora kondisi tahun 2017 adalah sebagai berikut : Tabel 1 Jumlah Aparatur Pemerintah pada Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Tahun 2017
No Unit Kerja Jumlah PNS Edukarif PNS Administrasi GTT PTT Jumlah
1 Dinas Pendidikan 1 0 75 0 53 128
2 TK Negeri 4 8 1 2 1 12
4/12 4 SD Negeri 583 3.481 161 2.079 93 5.814 5 SD Swasta 17 4 0 169 22 195 6 SMP Negeri 56 1.175 165 297 322 1.959 7 SMP Swasta 37 16 0 313 77 406 8 UPTD TK/SD 16 0 179 0 41 217 9 SKB 1 9 4 8 5 26 JUMLAH 4.772 582 3.899 614 9.867
(Sumber : Profil Pendidikan Blora Tahun 2017). Seiring dengan dihapusnya Jabatan Eselon V yaitu Kepala Tata Usaha di SMP dan rencana akan dihapusnya UPTD TK/SD mengakibatkan Kepala UPTD TK/SD dan Kepala Tata Usaha sudah tidak ada lagi. Dari Tabel 1 tersebut diketahui jumlah karyawan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora yang PNS sebanyak 75 dan yang non PNS 53 dengan total aebanyak 128 melanyani khusus di jajaran Dinas Pendidikan Kabupaten Blora sebanyak 9.611 orang dari total Aparatur Pemerintah sebanyak 9.867 orang. Sehingga sangat terasa kurang bagi sumber daya manusia di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. Berdasarkan gambaran pelayanan OPD sasaran jangka menengah Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, implikasi rencana tata ruang dan rencana wilayah bagi pelayanan Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, maka isu-isu stragis yang muncul adalah: 1. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Sekretariatan; 2. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Dikmas; 3. Belum adanya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Pengembangan Pendidikan Dasar (DIKDAS); 4. Masih terbatasnya ketersediaan fasilitas dan kualitas layanan di Bidang GTK; 5. Belum adanya ketersediaan fasilitas dan kualitas pelayanan di Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan. Dari beberapa isu strategis tersebut, maka harus segera diselesaikan permasalahan yang menyebabkan munculnya isu strategis sehingga dapat terwujud visi dan misi Kabupaten Blora 2016-2021. Visi pembangunan jangka menengah Kabupaten Blora tahun 2016-2021 adalah sebagai berikut: “Terwujudnya Masyarakat Blora yang Lebih Sejahtera dan Bermartabat” Berdasarkan visi tersebut, diharapkan seluruh elemen masyarakat Blora lebih mengoptimalkan seluruh kapasitas yang dimilikinya untuk mewujudkan masyarakat Blora yang sejahtera dan bermartabat. Guna mewujudkan hal tersebut maka Dinas Pendidikan Kabupaten Blora membentuk suatu Unit Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Kabupaten Blora. Tugas fungsi Unit Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Kabupaten Blora yaitu memberikan layanan kepada pemangku kepentingan pendidikan serta masyarakat yang ingin mendapatkan informasi, menyampaikan aspirasi/ pengaduan dan pengurusan rekomendasi maupun perijinan serta permasalahan dalam pendidikan secara luas. Mengkoordinasikan unit kerja yang memiliki layanan kepada jajarannya yaitu UPTD TK/SD, Paud/Dikmas dan UPT SMP serta UPT SKB. Unit Intergrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Memberikan perlindungan dan kepastian hukum kepada masyarakat; 2. Memperpendek proses layanan; 3. Mewujudkan proses layanan yang mudah, transparan, pasti, tertib serta nyaman 4. Memberikan layanan yang lebih luas kepada masyarakat. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka perlu dilakukan analisis lebih mendalam guna mengetahui permasalahan strategis yang harus diselesaikan. Untuk menganalisa permasalahan yang ada penulis menggunakan alat analisa Leavitt’s Model , karena alat analisis ini dapat menggambarkan kondisi dan permasalahan serta keadaan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora,adapaun model analisis dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2 Leavitts Model (1965)
5/12
Structur
Technology
6/12
Tabel 2 Identifikasi dan Analisa Masalah
Komponen Kondisi Setiap Komponen Komponen yang perlu di intervensi Intervensi komponen terhadap komponen yang lain Inovasi
Structur Belum adanya SOP Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Terbentuknya Unit Integrasi Layanan Admistrasi Terpadu Dinas Pendidikan Kab. Blora sehingga mampu memberikan percepatan pelayanan dan mempermudah pelayanan karena pelayanan bisa terpusat di satu lokasi.Membentuk Tim Penyusun SOP untuk masing –masing bidang
People Secara kuantitas SDM yang dimiliki masih kurang mencukupi Penambahan sumber daya manusia untuk mempercepat pelayanan Mengusulkan untuk penambahan personal tenaga lepas harian
Technology Belum adanya sistem aplikasi dalam memberikan pelayanan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Terbentuknya jaringan on line per bidang sehingga pelayanan dapat di akses di Integrasi Layanan Terpadu Dinas Pendi-dikan Kabupaten Blora hal ini sebagai langkah percepatan pelayananMembuat jariangan antar bidang dengan Integrasi Layanan Terpadu
Task (Tugas) Mengoptimalkan layanan yang diberikan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora Pemberian pelayanan masih secara parsial dilakukan per bidang masing-masing hal ini membuat lambat dan membuat bingung masyarakat yang mencari informasiMeningkatkan pela- yanan dengan mem-berikan pelayanan secara terpusat se-hingga pelayanan bisa dilakukan di Integrasi Layanan Terpadu Dinas Pendidikan Kabupaten BloraMengadakan workshop kepada petugas atau personal di Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu
Dari hasil analisis di atas dapatketahui bahwa komponen Taks (Tugas) menjadi unsur yang paling dominan untuk diintervansi. Beberapa permasalahan yang erat kaitannya dengan komponen taks (tugas) tersebut, diantaranya adalah: 1. Belum adanya SOP Integrasi Layanan Administrasi Pendidikan Terpadu. 2. Secara kuantitas dan kwalitas SDM yang dimiliki masih kurang dan belum mencukupi. 3. Belum adanya sistem aplikasi dalam memberikan pelayanan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. 4. Mengintegrasikan layanan yang diberikan di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora. Selanjutnya dari kegiatan Benchmarking di Kabupaten Tabanan pada tanggal 2 s.d 5 April 2018, ada beberapa hal nilai konsep inovatif yang dapat diadopsi yaitu : 1. Nilai filosofi yaitu semangat dan komitmen yang tinggi terhadap pencapaian Visi Misi dengan berpegang prinsip investasi hati dan sejahtera aman dan berprestasi. 2. Pemimpin OPD memiliki kemampuan untuk menterjemahkan kebijakan Bupati dan DPRD serta mampu mensinergikan seluruh stakekholder (Legeslatif dan eksekutif / OPD). 3. Memiliki komitmen yang tinggi untuk kemajuan organisasi, meningkatkan kapasitas dan kesejahteraan anggota organisasi 4. Mengembangkan Birokrasi B-Plus yaitu memberi pembekalan kepada calon pejabat eselon IV berkenaan dengan perencanaan dan pengelolaan keuangan. 5. Memiliki kemampuan menjalin jejajring kinerja yang luas. Dari beberapa permasalahan di atas yang perlu diinterivensi dan akan segera diselesaikan yaitu point ke 4 : Mengintegrasikan layanan yang diberikan di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blora, hal ini disebabkan karena pemberian pelayanan masih secara parsial dilakukan per bidang masing-masing hal ini membuat lambat dan membuat bingung masyarakat yang mencari informasi. Dalam rangka memberikan solusi atas permasalahan yang ada, maka penulis selaku Sekretaris Dinas Pendidikan Kabupaten Blora mempunyai ide gagasan inovasi berupa membentuk unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Di Kabupaten Blora. Dengan terbentuknya Unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Di Kabupaten Blora diharapkan akan menciptakan pelayanan yang cepat, nyaman, tertib dan mudah dalam rangka mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan publik.
7/12
1. MANFAAT
Manfaatdariproyekperubahanyang akandilaksanakanadalah,sebagai berikut : a. Bagi Pemerintah Kabupaten Blora :
1. Meningkatnya kualitas pelayanan publik
2. Meningkatnya loyalitas instansi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
b. BagiDinas Pendidikan Kabupaten Blora.
1. Meningkatnyaefektifitasdan efiensi kinerjapelayananDinas Pendidikan Kabupaten Blora. 2. Terbangunnyakerjasamaantar bidang dalam memberikan pelayanan
3. Terlaksananya pelayanan secara terpusat, cepat, transparan dan tertib kepada jajaran di lingkungan Dinas Pendidikan. .
c. Masyarakat
Meningkatnya pelayanan di bidang pendidikan dengan terbentuknya Inegrasi Layanan Admistrasi Pendididkan Terpadu Dinas Pendidikan Kabupaten Blora.
8/12
1. PENTAHAPAN (MILESTONE)
Adapun tahapan pelaksanaan rencana proyek perubahan sebagai berikut :
Tabel 3
Tahapan Rencana Proyek Perubahan
NO TAHAP KEGIATAN OUTPUT WAKTU
A. JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Efektif / Kerja a. Penyusunan draft SK Tim Kerja b. Pengesahan SK Tim Kerja
c.Pendistribusiandan pemba-giantugas Tim Kerja
Terbentuknya. Tim Kerja Minggu III
April 2018
2.Melakukanrapatkoordinasidengan stakeholder terkait a. Melakukankoordinasidengan stakeholder internal b. Melakukankoordinasidengan stakeholder eksternal
Terjalinnya koordinasi dan kerjasama dengan stakeholder terkait Minggu IV
9/12
3. Membuat jaringan on line antar Bidang a. Melakukan koordinasi dengan pihak IT b. Membuat desain jaringan on line
c. Membuat sistem jaringan on line antar bidang.
Terpasangnya jaringan on line antar bidang
Minggu I - II Mei 2018
4. Menyusun SOP Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu a. Menyusun Draft SOP Integrasi Layanan Terpadu
b. Konsultasi dengan Mentor
c. Penyempurnaan dan pem- bukuan SOP
Tersusunnya SOP Integrasi Lanyanan Administrasi Pendidikan Terpadu
Minggu III Mei 2018
5. Membentuk Tim Evaluasi dan implementasi SOP
a. Mengidentifikasi nama-nama Tim Evaluasi dan Implementasi SOP b. Membentuk Tim Evaluasi dan Implementasi SOP
c. Menyusun program Kerja Tim Evaluasi dan Implementasi SOP
Terbentuknya Tim Evaluasi dan Implentasi SOP
Minggu IV Mei 2018
6. Membentuk Unit Integrasi LayananTerpadu
a. Menyiapkan sarana dan prasarana Integrasi Layanan Terpadu b. Mendesain bentuk dan ruang Integrasi Layanan Terpadu c. Membentuk Unit Integrasi Layanan Terpadu .
Terbentuknya Unit Integrasi Layanan Terpadu
Minggu I JunI 2018
10/12
7. Sosialisasi Unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu a. Menyusun jadwal dan materi sosialisasi Integrasi LayananTerpadu. b. Melaksanakan sosialisasi Unit Integrasi Layanan Terpadu
c. Membuat laporan dan evaluasi sosialisasi.
Tersosialisasinya Unit Integrasi Pelayanan Admistrasi Pendidikan Terpadu Minggu II
Juni 2018
8. Launching dan Uji Coba Unit Integrasi Layanan Admistrasi Pendidikan Terpadu a. Menyiapkan sarana dan prasarana
b. Menyusun jadwal jaga Unit Integrasi Layanan Terpadu c. Lanching Unit Integrasi Layanan Terpadu.
Terlaksananya launching Unit Pelayanan Admistrasi Pendidikan Terpadu dan uji coba di 3 Subbagian
Minggu IV Juni 2018
9. Monitoring danevaluasi TerlaksananyaMonev
Minggu I Juli 2018
11/12
1. Membuat sistem on line layanan di Dinas Pendidikan
2. Menyempurnakan dan memelihara sistem layanan pendidikan.
3. Monitoring dan evaluasi
Terbentuknya aplikasi sistem on line layanan pendidikan
Terlaksananya diseluruh bidang subbagian penyempurnaan dan pemeliharaan sistem layanan pendidikan
Terlaksananya Monev Agustus s.d Desember 2018 Agustus s.d Desember 2018 Nopember s.d Desember 2018 C. JANGKA PANJANG
12/12
1.Pola Layanan Pendidikan berbasis IT di Dinas Pendidkan Kabupaten Blora
2. Monitoring dan Evaluasi
Terbentuknya Pola Pelayanan Pendidikan berbasis IT di Dinas Pendidikan Kabupaten Blora
Terlaksananya Monev
Tahun 2019
Tahun 2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 26 Jan 2021 13:56:58
