IFTITAH
Bismillahirrohmanirrahim
Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan seru sekalian alam yang telah menaburkan rahmat kepada kita sekalian sehingga pada kesempatan ini kami dapat menyelesaikan laporan dan mempertanggungjawabkan berbagai macam agenda yang dilaksanakan pada acara kongres HMI ke 27 yang bertempat di Yogyakarta. Shalawat beserta salam kami haturkan kepada junjungan kita baginda Nabi Allah Muhammad SAW karena dengan ajaran beliaulah kita berada dalam ajaran yang dikendaki.
Adalah suatu kehormatan yang diberikan kepada kami HMI cabang Yogyakarta dalam pelaksanaan kongres HMI ke 27 yang bertempat di Villa Taman Eden, Kaliurang Yogyakarta dengan sukses dan lancar. Dalam persiapannya tentu banyak sekali kekurangan sehingga kongres yang seharusnya dilaksanakan pada tanggal 21-25 Mei 2009 tapi di undur sampai tanggal 6-11 Juni 2009 dengan harapan persiapan panitia lebih matang. Dalam kesempatan yang berbahagia ini pula kami ucapkan terimakasih banyak kepada segenap panitia yang tergabung dan kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kerjasama seluruh panitia dan semoga Tuhan membalas dengan penghargaan yang lebih tinggi. Dan tak lupa juga kepada segenap warga HMI Yogyakarta baik yang berada dilingkungan Komisariat, Korkom, Kader, Pasca Struktur dan Alumni yang telah terlibat secara langsung maupun tidak langsung kami ucapkan banyak terimakasih yang sebesar-besarnya, karena peran serta semua pelaksanaan kongres ini berjalan dengan lancar. Dan kami atas nama panitia penyelenggara kongres HMI ke 27 memohon maaf yang sebesar-besarnya kepada seluruh tamu undangan kader HMI yang berada dibelahan nusantara yang sempat hadir dalam acara kongres apabila kami dalam memberikan pelayanan ada yang tidak sesuai dengan harapan, kami mohon maaf karena sampai disitulah kemampuan kami,dan semoga pelaksanaan kongres yang akan datang bisa lebih sempurna. Amiiin
Sekian, kami atas nama panitia penyenggara Kongres HMI ke 27 mengucapkan selamat atas terpilihnya saudara M. Chozin Amirullah menjadi ketua umum PB HMI periode 2009-2011, semoga perjalanan HMI kedepan lebih baik dari sebelumya. Terimakasih..
Yogyakarta,
25 Agustus 2009 M 06 Ramadhan 1430 H
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM PANITIA PELAKSANA
KONGRES HMI XXVII
SUPRIYADI
KETUA PANITIA SEKRETARIS PANITIA
MUQADDIMAH
“Memperkokoh Semangat Perjuangan; Guna Membentuk Mentalitas Kader yang Militan dan Bertanggungjawab”
Coretan Hitam dari Sang Koordinator
Untukmu kawan………
Teruslah berkarya walau kita sudah letih
Rapatkan barisan, karena kejayaaan itu sudah didepan mata kita Yakinlah akan usaha kita, jangan pernah ngeluh
Biarkanlah orang lain berteriak, dan anjing itu menggonggong Kerena mereka hanya bisa menggongong takut tidak kebagian tulang Jangan pedulikan suara itu, teruslah berkarya
Karena yang kita bawah adalah anamah suci Dan itu sudah kita lakukan.
Tapi Kenapa……..??????????
Kenapa, Dihadapan mereka kita keliru, seolah kita tidak ada benar
Bukankah kita berkarya sesuai aturan main perjuangan yang telah digariskan Atau mereka memang belum paham tentang lautan kata, data dan bahasa yang dipundaknya tentang aturan itu.
Tapi tidak mengapa kawan………..!!!!!!!
Karena mereka tidak tahu kondisi kita dan mereka memang tidak mau tahu Biarkanlah suara itu terus bertalu
Jangan pedulikan suara itu
Suara-suara yang hanya bisa merusak derap langkah perjuangan Kawan……….
Kita semua sudah tahu bahwa membawa amanah suci ini harus melalaikan kewajiban-kewajiban pribadi, tapi hal itu tidak mengapa kita lakukan, demi keutuhan bersama
Tapi mengapa ……….
Mereka tidak tahu menghargai perjuangan kita Menghargai kita sebagai seorang pribadi yang lemah
Menghargai kita sebagai organisatoris yang penuh dengan aturan
Menghargai kita sebagai barisan perjuangan yang penuh dengan idealisme Karena.... Karena mereka bukan siapa-siapa……..
PANDANGAN UMUM
KETUA PANITIA KONGRES HMI XXVII Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
ABSTRAKSI
Generasi penerus bangsa ini dipandang perlu untuk meningkatkan semangat perjuangan dan mengubah mentalitas praktisme dan hedonisme menjadi generasi yang produktif agar perjalanan bangsa ini kedepan lebih baik. Hal ini tentu dapat kita lakukan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab sebagai generasi penerus. Lambannya kemajuan di negeri ini tentu karena lambannya kita dalam bergerak, karena kemajuan suatu bangsa tidak dapat dipisahkan dari semangat gerak masyarakatnya. Lihat saja negara Jepang yang dikenal dengan semangat kerja yang tinggi dapat merubah wajah Jepang dengan cepat pasca pengeboman Hiroshima dan Nagasaki.
Oleh sebab itu semangat untuk berjuang (etos perjuangan) menjadi penting untuk dimiliki oleh sebuah generasi. Semangat untuk perjuangan menjadi bekal dalam berusaha dan berjuang untuk perbaikan masyarakat di setiap waktu dan di setiap tempat. Manusia yang memiliki etos perjuangan yang cukup kuat akan selalu sadar untuk melihat realitas lingkungan sekitarnya dan melakukan perubahan serta perbaikan atas kondisi lingkungannya tersebut setiap saat. Melakukan perubahan dan perbaikan setiap saat tanpa henti seperti ini dikarenakan kondisi lingkungan masyarakat tidak pernah mencapai titik ideal yang diam dan statis.
Semangat perjuangan dalam diri seorang kader merupakan suatu proses peningkatan kualitas dalam membentuk jati diri yang seutuhnya. Oleh sebab itu perjuangan pada seorang kader harus merupakan sebuah pilihan sadar atas dasar keimanan, bukan sebuah tuntutan yang lahir dari luar dirinya. Dikatakan sebagai pilihan sadar jika ia telah memenuhi dua syarat yaitu “berkehendak dan terlibat”. Ini artinya seseorang tidak dapat mengaku berjuang atas dasar pilihan sadar dari dirinya sendiri jika dalam memulai perjuangannya dilakukan atas dasar perintah atau paksaan orang lain (bukan kehendak diri). Seseorang juga tidak dapat mengaku berjuang atas dasar pilihan sadar dari dirinya sendiri jika selama perjuangan tersebut berjalan ia tidak secara langsung terlibat dalam aktifitas perjuangan itu.
Sebagai suatu ukuran dalam semangat untuk perjuangan adalah bagaimana seorang kader dapat mempertahankan dirinya dengan tetap berjuang setiap saat (istiqomah). Keberhasilan suatu perjuangan bukanlah titik kemuliaan dan keberhasilan yang seutuhnya. Kegagalan juga bukan
merupakan titik kelemahan dari seorang kader. Namun istiqomahlah yang menentukan apakah semangat seorang kader tetap terpelihara.
Oleh sebab itu perjuangan bagi seorang kader yang diutamakan bukan bagaimana ia mencapai keberhasilan dan menghindari kegagalan, namun yang diutamakan adalah bagaimana ia dapat bertahan untuk terus berjuang. Keberhasilan dalam perjuangan hanya sebuah taksiran-taksiran perjuangan yang memperlihatkan bahwa sebuah perjuangan telah mencapai satu titik tertentu dan harus dilanjutkan pada titik berikutnya. Kegagalan dalam perjuangan merupakan peringatan atas kesalahan yang terjadi dalam perjuangan sehingga dituntut adanya perbaikan dimasa mendatang
SEKILAS DINAMIKA PERJALANAN KONGRES HMI KE 27 DI YOGYAKARTA
HMI pulang kampung adalah bingkisan yang diterima utusan cabang Yogyakarta ketika menghadiri rapat Pleno III pada pertengahan bulan Januari di Jakarta. Cabang Yogyakarta terpilih sebagai tuan rumah Kongres ke 27 dan pelaksanaan kongres berdasarkan rapat tersebut jatuh pada tangal 21-25 Mei 2009. Dalam rapat presidium pada awal bulan Februari pengurus cabang Yogyakarta di fokuskan pada pembahasan tentang persiapan kongres dengan menentukan perangkat-perangkat yang harus dipersiapkan salah satunya adalah pembentukan kepanitian. Dalam rapat tersebut yang terpilih menjadi ketua panitia adalah saudara Sumiardi. Selang beberapa hari pengurus harian bersama beberapa kabid bidang dan lembaga mengadakan rapat ulang dengan melakukan pemilihan dan akhirnya dengan penuh kesadaran saya harus menerima untuk menjadi ketua panitia.
Mengingat waktu persiapan hanya tinggal beberapa bulan kami bersama seluruh panitia utusan dari berbagai komisariat yang terdiri dari seratus personil yang siap untuk mensukseskan acara tersebut, mengadakan rapat perdana panitia, yang pada waktu itu kami rapat tanpa SK resmi kepanitiaan dikarenakan SK dari pengurus besar (PB HMI) belum turun, namun hal itu tidak menjadi persoalan. Kemudian pada rapat ketiga SK panitia baru turun yakni pada tanggal 11 Februari 2009.
Sebagai tuan rumah penyelenggara kongres, besar harapan kami pelaksanaan kongres di Yogyakarta akan terlaksana dengan maksimal. Salah satu cara untuk mewujudkan harapan tersebut HMI cabang Yogyakarta mengambil kebijakan dengan menonaktifkan berbagai kegiatan yang bersentuhan langsung dengan cabang dan menghimbau kepada seluruh komisariat dan
seluruh kader untuk meramaikan agenda kongres tersebut dengan berbagai kegiatan dikampus-kampus dan masyarakat. Pada rapat perdana konggres panitia mulai menyusun berbagai agenda pra kongres sampai pada kongresnya selesai, hal ini juga dilakukan guna untuk menyemarakkan dan mensosialisasikan pelaksanaan kongres.
Persiapan kongres dilakukan mulai bulan Februari
Semangat……!!! itulah yang sering dijadikan jargon setiap pertemuan-pertemuan lainnya dalam agenda rapat rutin panitia pelaksana kongres, hal ini kami lakukan guna memberikan stimulan kepada semua panitia agar tidak mudah lesu, karena hingga pertengahan April dana yang terkumpul jauh dari target minimal. Hampir semua proposal kerjasama ditolak diberbagai instansi, dan begitu juga dengan alumni, selama kami di Jakarta beberapa alumni yang kami temui beliau tidak bisa memberi sumbangan seperti biasanya dikarenakan banyak pengeluran untuk pemilu legislatif dan keuangan yang sedang susah bagi alumni yang lainnya, sehingga sangat minim dana yang kami dapatkan. Melihat hal tersebut kami bersama panitia melakukan berbagai konsolidasi dengan komisariat, korkom, pasca struktur, dan alumni yang ada di Jogjakarta dan sekitarnya.
Dengan berbagai pertimbangan melihat waktu dan kondisi keuangan yang tidak memungkinkan untuk melaksanakan kongres pada tanggal 21 Mei maka kami meminta pertimbangan ketua PB dan SC kalau pelaksanaan kongres diundur sampai pada tanggal 6-11 Juni 2009 dengan harapan pelaksanaan kongres lebih matang persiapannya. Senggang waktu selama dua minggu itu kami coba manfaatkan sekuat kemampuan untuk mencari dana setiap dua hari sekali dengan mengunjungi alumni, namun yang didapatpun tidak begitu maksimal.
Lima hari sebelum pelaksanaan kongres, semua perlengkapan sudah dipesan namun sampai detik itupun keuangan bendahara tidak mencapai titik minimal, rasa pesimispun sudah terasa ditiap-tiap individu, uang muka Villa Eden sudah kami bayar, kalau tidak jadi uang Rp10.000.000 dalam kesepakatan akan hangus. Melihat kondisi riil tidak memungkinkan untuk melunasi Taman Eden maka panitia pada rapat pleno terakhir kami meminta semua divisi untuk membuat planning alternatif dan semua rencana itu sudah dipersiapkan dengan perhitungan yang matang. Namun kami bersama semua panitia tetap berharap untuk melaksanakan kongres HMI di Villa Taman Eden. Satu hari sebelum pembayaran jatuh tempo di Villa Eden kabar keuangan belum ada perkembangan begitu juga sampai keesokan harinya, pada jam tiga sore hari pihak
villa mengkonfirmasi masalah pembayaran dan kami minta waktu sampai malam, sisa-sisa waktu inilah kami gunakan untuk mengumpulkan beberapa pengurus cabang untuk mencari solusi alternatif, hingga akhirnya dengan berbagai cara yang kami lakukan akhirnya Tuhan juga memberikan jalan dan ketua cabang mendapatkan uang pinjaman. Sedangkan saudara Mashur salah seorang panitia yang juga pengurus cabang mempunyai inisiatif yang sangat brilian dengan menggadaikan motornya untuk mencukupi kekurangan dalam pembayaran Villa Eden dan akhirnya Villa Eden dapat tertangani. Akan tetapi persolan tidak hanya sampai disitu, pembayaran untuk sewa gedung pembukaan beserta isinya adalah hal yang sangat pelik yang membuat panitia harian dan beberapa bidang yang terkait dengan pendanaan hampir putus asa. Akan tetapi disamping itu, berbagai kegiatan yang dilakukan panitia untuk mendapatkan dana tambahan dapat dilihat dalam laporan masing-masing bidang.
“Kenapa………?!!!!” Saya masih ingat kata itu yang keluar dari lisan seorang kawan ketika mengeluh pada waktu singgah disuatu tempat, saya jawab “ini adalah tanggung jawab kita”. Hal itu wajar ditanyakan ketika berbulan-bulan setiap hari pulang malam pergi pagi bahkan tidak sempat pulang kos namun tidak ada sepatah kata pun angin sorga bertanya dikala itu. Bagimu para pejuang, saya bangga dengan kalian teruslah berjuang di HMI untuk masa pembelajaranmu dimasa mendatang dan janganlah kalian berjuang karena berharap materi belaka, karena nilai perjuangan kita tidak dapat ditukar dengan nilai rupiah dan kami berharap HMI dimasa mendatang akan lebih maju. Yakin usaha sampai bukan hanya jargon belaka tapi perlu kita yakini dan wujudkan dengan tindakan dan itu telah kita buktikan.
INISIASI KEDEPAN
Sebesar dan sesukses apapun kegiatan yang telah kita lakukan bukan berarti tidak ada kelemahan oleh karena itu belajarlah dari kesuksesan dan benahi setiap kekurang untuk mencapai titik ideal. Komunikasi dengan pengurus diintensifkan begitu juga sebaliknya agar terjadi sinergisitas anatar panitia dengan PB.Bangunlah kepercayaan dan berilah kepercayaan kepada setiap individu yang terlibat, disamping itu berpikirlah positif, jangan berbicara tentang individu karena kita kerja kolektif dan berkaryalah dengan penuh cinta dan kasih.###
SUPRIYADI KETUA PANITIA
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN WAKIL KETUA PANITIA.
Bismillahirrahmanirrahim..
Dengan Penuh Keyakinan bahwa Segala Amal Usaha yang Ditujukan untuk Membela Umat Islam,Niscaya Allah Akan Membantunaya.
Assalamu’alaikum.Wr.Wb
Syukur alhamdulillah patut kita ucapkan kepada Allah SWT, atas segala limpahan rezeki yang diberikannya kepada kita. Shalawat dan salam senantiasa akan kita junjungkan kepada Nabi Muhammad SAW.
Perjalanan penyelenggaraan kongres yang telah dilaksanakan di Yogyakarta pada tanggal 6 -11 Juni 2009, merupakan sebuah perjalanan yang tentunya membutuhkan sebuah komitmen bersama dari semua pihak yang terlibat, lebih-lebih bagi panitia yang menginginkan terselenggaranya acara kongres HMI ke 27 dengan sebaik-baiknya. Inilah kesepakatan diawal yang menjadi pemicu semangat khsusnya bagi panitia setelah terbentuk..
Dengan demikian pula, semenjak ditetapkannya ketua panitia yang diemban oleh saudara Supriadi, serta saya (Lutsfi Siswanto) yang ditunjuk untuk mewakilinya kemudian melakukan perencanaan yang matang dengan memasang target dan antisipasi guna mencapai kesuksean dalam melaksanakan amanah sebagai bagian dari penyelenggara acara kongres HMI. Sudah barang tentupula, kami turut serta secara langsung melakukan pendampingan bagi segenap panitia mulai dari awal pra kongres hingga terselesainnya kongres HMI yang ditutup bertempat di Hotel Sheraton Yogyakarta, oleh bapak M. Jusuf Kalla (wakil Presiden RI 2004-2009).
Dalam perjalanan awal kepanitiaan yang terbentuk, kami merasa bangga karena hal ini tentunya merupakan salah satu bagian dari usaha dan perjuangan kami yang meliputi panitia, serta segenap anggota HMI cabang Yogyakarta dalam memangku dan meneruskan dari bagian apa yang dicita-citakan HMI untuk membangun sebuah peradaban dan kemajuan umat Islam yang di Ridhoi Allah SWT.
Diawali dengan proses sosialisasi ditingkatan pengurus cabang, komisariat, pasca struktur serta tak ketinggalan pula para alumni HMI, kami merasa semakin terbantu dan lebih bersemangat dalam menyambut pelaksanaan kegiatan kongres HMI ke 27. Disamping itu, kami juga tidak lupa mensosialisasikan agenda pra pelaksanaan kegiatan kongres dengan harapan bagi
semua pihak yang ingin turut terlibat dan masih mempunyai rasa perjuangan yang sama untuk menyatukan cita-cita HMI.
Adapun perjalanan kepanitiaan yang baik dalam pra pelaksanaan kongres dan menjelang acara kongres sudah terbagi dalam masing-masing job description. Tentunya disini juga ingin dijelaskan dari peran seorang wakil ketua yang khususnya mendampingi ketua panitia. Dalam kesepakatan panitia OC antara kerja ketua dan wakil terbagi dalam beberapa bagian: Pertama,
tugas wakil selain mendampingi dalam rapat-rapat khusus dengan tim SC, pengurus Cabang, serta rapat dalam keseluruhan panitia pelaksana. Kedua, untuk tugas yang menghubungkan (komunikasi) antara jaringan alumni yang di luar jawa atau khususnya yang berada di Jakarta langsung dipegang oleh ketua panitia bersama dengan ketua cabang Yogyakarta. Sedangkan untuk alumni yang tinggal di daerah Yogyakarta sendiri banyak diamanahkan kepada wakil ketua.
Ketiga, wakil ketua secara khusus diminta turut mendampingi dua bidang yakini bidang Publikasi dan bidang Humstran. Hal ini dimaksudkan agar kinerja dua bidang tersebut bisa berjalan dengan baik dan lebih optimal.
Adapun dalam pelaksanaanya juga turut melakukan pendampingan seperti, outbond
panitia di kali Babarsari, menjadi PJ silaturrahami ke alumni di Yogyakarta, menjadi PJ komunikasi dengan Polda dan Korem DIY yang meliputi teknisi tempat sekaligus konsumsi petugas/ aparat pengamanan dalam menyambut kedatangan wakil Presiden dan lain sebaginya.
KENDALA-KENDALA
Ketetapan pelaksanaan kongres yang semula dijadwalkan pada tanggal 21-26 Mei 2009, ternyata mengalami perubahan, hal ini disebabkan adanya pembatalan secara sepihak dari manajemen Villa Eden 2 Kaliurang, dimana pada jadwal yang sama ternyata tempat semula yang sudah dipesan oleh panitia kongres HMI dibatalkan karena adanya miss komunikasi dari pihak manajemen yang mengatakan bahwa villa tersebut masih dipakai oleh PEMDA Sleman.
Keputusan ini kemudian diberitahukan kepada pihak PB melalui panitia SC yang terlibat dalam pelaksanaan kongres. Namun demikian akhirnya ditemui kesepakatan bahwa villa bisa digunakan pada tanggal 6-11 Juni 2009, untuk itu, kongres HMI dilaksanakan sesuai kesepakatan yang baru. Sekalipun terjadi perubahan jadwal pelaksanaan kongres dari ketetapan awal, hal ini tidak banyak mempengaruhi terhadap pelaksanaan kegiatan pra kongres, justru hal tersebut dimanfaatkan oleh panitia untuk menggalang kemassifan peran kader agar terlibat dalam
pencarian dana dengan cara membuat kotak infak perjuangan di masing-masing komisariat, berjualan pin dan stiker, serta penyebaran proposal untuk pasca struktur dan alumninya masing-masing.
Sedangkan ditingkatan OC (Organizing Commite), juga terus berupaya membantu semua bidang terutama bidang pendanaan untuk bergerak lebih aktif mencari dana melalui kerjasama dengan instansi, pihak swasta dan serta lembaga penyalur dana yang tidak mengikat. Di sini kami juga sangat terbantu dari dukungan para alumni baik secara materill dan moril yang terus membantu kami. Dirasa tidak cukup agar kepanitiaan berjalan semakin baik, panitia OC kembali mengadakan rapat yang terutama membahas masalah pendanaan. Dan akhirnya disepakati bahwa ketua panitia yang didampingi oleh bendahara agar lebih banyak bergerak menggalang dana di Jakarta dengan harapan mendapatkan bantuan dari PB. Sedangkan tugas-tugas ketua di Yogyakarta diamanahkan secara langsung kepada wakil ketua. Akan tetapi panitia OC merasakan dukungan dari pihak PB belum maksimal hal ini disebabkan tidak adanya komunikasi yang baik karena ditengarai panitia SC PB HMI yang bisa aktif hanya beberapa orang. Melihat gelagat kurang massifnya dukungan dari PB maka KPC Yogyakarta secara langsung turut bergerak untuk membantu kerja-kerja kepanitian. Dan dengan dukungan KPC semangat kepanitiaan terus berjalan dengan baik sekalipun ada kekecewaan terhadap kurangnya dukungan dari PB yang belum maksimal.
PENUTUP.
Alhamdulillah setelah perjalanan selama kurang lebih tiga bulan dalam menyambut kongres HMI ke-27, pada akhirnya kami semua merasakan apa yang menjadi cita-cita dan harapan seperti di awal, sekalipun kami juga menyadari adanya beberapa kekurangan di dalam proses penyelenggaraan kongres. Namun kami berkeyakinan dengan pengalaman menjadi panitia diacara kongres HMI sangat memberikan hal positif dan kami juga sangat mengucapkan banyak terimakasih bagi semua pihak yang terlibat semoga semua amal usaha tersebut mendapat Ridho Allah SWT. Amien…
Wakil Ketua Panitia Lutsfi Siswanto
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG KESEKRETARIATAN PANITIA KONGRES HMI XXVII
Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
PENDAHULUAN
Suatu kebanggaan yang besar ketika HMI cabang Yogyakarta ditunjuk sebagai tuan rumah dalam event bersejarah di HMI yaitu Kongres HMI ke 27. selama hampir sepuluh tahun terakhir sejak Yogyakarta menjadi tuan rumah kongres HMI pada akhirnya peristiwa yang akan membawa perubahan HMI untuk dua tahun kedepan ini bisa kembali diselenggarakan di Yogyakarta, kota kelahiran Himpunan Mahasiswa Islam (HMI). Walau begitu, tak urung hal ini sempat membuat teman-teman panitia kebingungan dikarenakan adanya perubahan jadwal penyelenggaraan kongres HMI ke 27. Setelah beberapa kali mengalami perubahan tanggal pelaksanaan pada akhirnya ditetapkanlah kongres HMI ke 27 diselenggarakan pada tanggal 06-12 Juni 2009. Praktis seluruh tim panitia OC bergerak menyiapkan serangkaian acara untuk menyambut peristiwa sejarah bagi keberlangsungan organisasi Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) ke depan.
Hal ini tentunya turut memacu pula bidang kesekretariatan panitia untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya sebaik mungkin. Persiapan yang dimulai dari bulan Mei digunakan sekretaris untuk mulai mengumpulkan arsip-arsip kongres sebelumnya, membuat daftar kebutuhan kerja panitia, mencari nomor-nomor kontak, alamat, maupun email dari alumni dan cabang-cabang lain guna mempermudah kerja administrasi bidang kesekretariatan. Bidang kesekretariatan panitia kongres HMI ke 27 beranggotakan tiga orang, yang terdiri dari : Arnis Fatkhi Kurniasari sebagai sekretaris umum, Abdullah Amir sebagai sekretaris I dan Siti Ma’muroh sebagai sekretaris II. Pembagian kerja diantara anggota bidang kesekretariatan sebagai berikut : Arnis Fatkhi Kurniasari mengurus hal-hal administratif yang lebih bersifat eksternal, Abdullah Amir mengurus surat-menyurat, sedangkan Siti Ma’muroh bertanggung jawab untuk menghandle rapat-rapat kongres.
ARAS IDEALITA
Tujuan dibentuknya sebuah kepanitiaan dalam kongres HMI ke 27 ini tak lain adalah demi sukses dan lancarnya penyelenggaraan acara kongres tersebut. Sebagai bidang kesekretariatan panitia, fungsi utama adanya bidang ini adalah untuk mengawal kelancaraan pelaksanaan kongres HMI ke 27 dalam hal kerja administratif.
Ranah kerja bidang kesekretariatan meliputi: tata administrasi, yaitu melakukan pengarsipan, surat-menyurat, melakukan pencatatan atau notulensi rapat, pencatatan kebutuhan kerja kepanitiaan, inventarisasi peralatan yang dimiliki panitia, dan secara keseluruhan melaksanakan apa yang telah diamanatkan oleh ketua panitia.
ARAS REALITA
Demi mewujudkan kelancaran jalannya kongres HMI ke 27, bidang kesekretariatan mengupayakan beberapa langkah untuk bisa memonitoring setiap progress yang dihasilkan dari setiap pertemuan antar bidang kepanitiaan maupun koordinasi-koordinasi dengan pengurus HMI cabang Yogyakarta, komisariat-komisariat, dan alumni. Sehingga data-data tersebut dapat di follow up untuk menjaga stabilitas kerja panitia keseluruhan. Upaya-upaya tersebut meliputi :
Pengadaan Ruang Kesekretariatan Khusus Kongres Hmi Ke 27
Ruang ini berada di sekretariat HMI cabang Yogyakarta dengan merombak salah satu kamar, yaitu sebelumnya merupakan kamar akhwat yang kemudian di fungsikan sebagai ruangan yang khusus untuk mempersiapkan segala keperluan acara kongres HMI ke 27. Pengadaan ruangan ini bermaksud untuk menjadi tempat khusus pusat pengendali seluruh atribut-atribut yang berkaitan dengan pelaksanaan rangkaian kongres. Ruangan ini juga sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip untuk kongres sehingga meminimalisir kehilangan atau tercampurnya data-data penting kongres dengan arsip-arsip HMI cabang Yogyakarta.
Untuk memanajemen ruang kesekretariatan panitia kongres ini, pada saat rapat inti antara PH dan koordinator divisi diambil kesepakatan untuk bergiliran stand by, sehingga ketika ada hal-hal penting berkaitan dengan kongres langsung diterima oleh panitia. Namun cara ini tidak berjalan secara efektif dikarenakan tingginya mobilitas kerja masing-masing personil panitia jadi lebih sering panitia harian dan para takmir HMI cabang Yogyakarta yang bergiliran stand by di ruang ini.
Surat-Menyurat
Sebagai sarana komunikasi maupun sosialisasi formal dengan lembaga, institusi, maupun personal dengan ekstern dan intern HMI terkait dengan penyelenggaraan kongres HMI ke 27, sedianya bidang kesekretariatan membuat dan mengarsipkan surat-menyurat. Adapun surat yang beredar diantaranya adalah berupa : Surat undangan untuk rapat, surat himbauan untuk komisariat, surat permohonan bantuan dana, Surat permohonan kerjasama, surat untuk pembicara, qori, MC, doa dan paduan suara untuk pembukaan dan penutupan kongres, surat pengadaan obat, surat perizinan, surat keringanan biaya, undangan, surat permohonan audiensi, surat dispensasi, surat permohonan membuka dan menutup, serta surat ucapan terimakasih.
Surat-surat yang dibuat baik berupa surat teks maupun surat elektronik. Untuk penyampaian informasi terkait kongres kepada alumni maupun cabang-cabang lain, kami mengirimkan surat melalui email dan faksimili. Kendala yang kami hadapi disini adalah sekretaris mencari sendiri email dari cabang-cabang yang ada di seluruh Indonesia. Dari pihak pengurus besar (PB) atau tim SC hanya sekedar memberi nomor-nomor yang bisa dihubungi untuk kemudian dilacak email-email tiap cabang. Hal lain adalah kurangnya koordinasi antara PB dengan cabang-cabang misalkan tentang surat keputusan jumlah delegasi untuk kongres, sehingga banyak cabang yang komplainnya ke sekretaris panitia. Kendala lain yaitu dengan sedemikian banyaknya surat yang harus keluar sedangkan jumlah personalia bidang kesekretariatan hanya tiga orang terkadang cukup merepotkan dan ada beberapa surat yang mengalami keterlambatan. Walau begitu kami mengusahakan yang terbaik dan secepatnya.
Notulensi Kongres
Pada kongres HMI ke 27 bidang kesekretariatan membentuk tim notulen yang terdiri dari 4 orang yang akan menjadi notulensi selama kongres berlangsung. Keberadaan notulen ini begitu penting, seluruh hasil dari kongres HMI ke 27 harus terekam secara rigid dan komprehensif karena hasil dari sebuah kongres merupakan acuan dasar pergerakan untuk tiap-tiap cabang ke depan. Keempat notulen tersebut adalah : Heni Verawati, Siti Roudhotul Jannah, Atika Zahra, dan Wasilah. Pemilihan para notulen ini tentu tidak main-main, melalui proses penyaringan yang dibantu oleh teman-teman KPC HMI cabang Yogyakarta sehingga orang-orang yang terpilih merupakan orang yang mempunyai kapabilitas dan loyalitas yang tinggi.
Pengadaan rapat dibagi menjadi tiga, yaitu rapat harian yaitu panitia harian (PH) dalam hal ini ketua panitia, wakil panitia, sekretaris panitia, dan bendahara panitia. Yang kedua adalah
rapat inti, yaitu koordinasi antara PH dan koordinator divisi, dan terakhir rapat pleno yang wajib dihadiri seluruh panitia kongres HMI ke 27. Dalam perjalanannya selain rapat formal, koordinasi secara non formal dan sifatnya lebih kondisional sering dilakukan. Selain itu dilakukan juga rapat konsolidasi antara panitia kongres dengan pengurus HMI cabang Yogyakarta, korkom, dan komisariat.
Inventarisasi Perlengkapan Kongres
Barang-barang yang menjadi inventaris bidang kesekretariatan lebih berupa barang-barang administratif seperti, seperangkat komputer, printer, scanner, laptop untuk notulensi kongres, kertas HVS, amplop, whiteboard dan spidol, rak penyimpanan data-data kongres, arsip-arsip kongres, proposal dan lainnya. Sedangkan barang-barang lain seperti bendera atau umbul-umbul didata oleh divisi perlengkapan untuk kemudian disimpan di sekretariat HMI cabang Yogyakarta. Setelah kongres selesai semua barang tersebut dikembalikan kepada setiap pemiliknya.
INISIASI KE DEPAN
Untuk bidang kesekretariatan panitia kongres kedepan, Jadilah sekretaris yang baik agar setiap hal yang terkait dengan administrasi bisa dilakukan secara profesional. Lanjutkan #####
BIDANG KESEKRETARIATAN Arnis Fatkhi Kurniasari
Abdullah Amir M.A Siti Ma’Muroh
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG KEBENDAHARAAN PANITIA KONGRES HMI XXVII
Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
PENDAHULUAN
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberi nikmat dan karunia kepada kita semua. Sholawat serta salam selalu terhatur kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, sang inspirator revolusi sejati.
Kongres MPO ke-27 merupakan kongres yang sangat istimewa bagi kader HMI-MPO cabang yogyakarta, itu dikarenakan kurang lebih 12 tahun yang lalu adalah kongres HMI terakhir yang diadakan di yogyakarta. Oleh karena itu, seluruh kader HMI-MPO cabang Yogyakarta sangat antusias sekali menyambut kedatangan kongres HMI-MPO ke 27 ini. Begitupun juga para alumni HMI cabang yogyakarta, juga turut serta menyambut dengan senang hati, sehingga dikatakanlah bahwa HMI-MPO pulang kampung.
HMI-MPO pulang kampung, sudah selayaknya panitia yang menjadi tuan rumah kongres HMI-MPO ke-27 ini mempersiapkan segala sesuatunya guna menyambut kedatangannya di kota kelahirannya ini. Maka untuk itu panitia berusaha dengan segenap tenaga memberikan sesuatu yang lebih dari kongres-kongres sebelumnya, baik dari sisi pelayanannya maupun hal-hal yang terkait dengan upaya mensukseskan acara kongres tersebut. Sehingga harapannya, kongres HMI-MPO ke-27 ini dapat menghasilkan ide-ide yang segar untuk kemajuan HMI-HMI-MPO ke depan. Serta memberikan kepuasan bagi peserta kongres itu sendiri, yang telah datang dari seluruh cabang di penjuru nusantara negara Republik Indonesia ini.
Dalam pengelolaan atau manajemen keuangan, biro kebendaharaan merupakan bagian yang sangat vital di dalam organisasi, baik itu pada wilayah struktur kepengurusan, maupun wilayah struktur kepanitiaan. Oleh karena itu, dibutuhkan kemampuan pengelolaan atau manajemen keuangan yang baik dan kehati-hatian yang harus dijaga selalu oleh penanggung jawab biro kebendaharaan ini, apalagi menangani agenda kongres HMI-MPO ke-27 ini.
Kini telah tiba saatnya LPJ, kami panitia khususnya yang berada di Biro Kebendaharaan mempertanggungjawabkan apa yang telah kami laksanakan dalam menjalankan amanah kepanitiaan kongres HMI-MPO ke-27 ini.
PERSONALIA
Awal mula struktur kepanitiaan biro kebendaharaan melalui surat keputusan PB HMI digawangi oleh 3 orang personil, yakni saudara Fathnan Faridl selaku Bendahara Umum, saudari Anggi Pratiwi Asti selaku Bendahara 1, dan Rahayuningsih Pua Mbusa selaku Bendahara 2. Maka dengan tiga orang personil, kami berusaha untuk tetap solid dan selalu menjaga komunikasi diantara kami, terutama yang berkaitan dengan keadaan keuangan. Sehingga ditingkatan bendahara mampu menjalankan tugasnya dengan baik, dan untuk mempermudah dalam pengelolaannya kami melakukan pembagian tugas. Diantaranya pembagian tugas pembayaran baju dan kaos panitia, serta registrasi peserta kongres diurus sepenuhnya oleh Bendahara 1, tapi ternyata masih ada yang tidak membayarnya.
ARAS IDEALITA BENDAHARA
Sesuai surat lampiran SK PB HMI tentang job description organizing committee (OC) panitia kongres, maka job description bendahara adalah sebagai berikut :
• Mengelola sumber-sumber penerimaan dari Divisi Pendanaan
• Mendata kebutuhan-kebutuhan anggaran masing-masing divisi
• Mencatat sirkulasi pengeluaran dan pemasukan anggaran kepanitiaan
• Melakukan transparansi dan akuntabilitas anggaran
• Melaksanakan instruksi atau amanat dari Ketua Panitia
ARAS REALITA BENDAHARA
Semenjak dikeluarkannya surat keputusan PB HMI tentang kepanitiaan kongres HMI-MPO ke-27, maka dimulailah tugas bendahara dalam menjalankan amanahnya di kepanitiaan ini. Waktu yang diberikan untuk panitia kongres dalam mempersiapkan agenda besar ini tidak lah lama, hanya kurang lebih dari 3 bulan sejak SK dikeluarkan kongres akan dilaksanakan, sehingga panitia harus segera menjalankan tugasnya masing-masing.
Rangkaian acara kongres HMI-MPO ke-27 tidaklah sedikit, mulai dari acara Pra Kongres yang diantaranya adalah Donor Darah, Bakti Sosial, Pengobatan Gratis, Bazar Murah dan Bedah Buku, serta kongres itu sendiri. Sedangkan waktu itu dana belum ada sama sekali, sehingga Bendahara selalu berkoordinasi dengan Divisi Dana dan Usaha dalam menjalankan kebutuhan finansial guna memenuhi kebutuhan rangkaian acara kongres ke-27 tersebut.
Dalam menjalankan tugasnya memenuhi kebutuhan rangkaian acara kongres, panitia mendapatkan suntikan dana awal dari pengurus cabang sebesar Rp. 1.000.000 sebagai modal awal pencetakan proposal kongres. Hal itu dikarenakan melihat tidak adanya dana awal panitia sedangkan kegiatan harus segera dilaksanakan.
Setelah yakin personil bendahara solid, maka hal yang langsung dilaksanakan setelah proposal jadi adalah membantu pencariaan dana Divisi Dana dan Usaha. Kami selaku bendahara yang waktu itu diwakili saudara Fathnan Faridl bersama-sama ketua panitia saudara Supriyadi dan ketua HMI-MPO cabang Yogyakarta saudara Puji Hartoyo berangkat ke jakarta guna maencari dana bantuan kepada para alumni dan instansi yang ada di jakarta. Setelah merasa cukup lelah, meskipun tidak membuahkan hasil yang memuaskan, akhirnya kami pun pulang ke Yogyakarta sembari tetap berusaha mencari dana di Yogyakarta. Tak ketinggalan juga turut serta berangkat ke Surakarta, yang waktu itu diwakili saudara Fathnan Faridl selaku Bendahara Umum, bersama ketua SC Bang Azwar M. Syafi’i, ketua cabang saudara Puji Hartoyo dan ketua panitia Saudara Supriyadi. Diantara lain yang telah dilakukan bendahara adalah bersama-sama pengurus harian bersilaturrahmi ke rumah alumni, yang ada di Yogyakarta dan sekitarnya. Sedikit demi sedikit dana terkumpul atas kerjasama semua pihak, maka kami ucapkan terima kasih dan kami selaku bendahara berusaha segenap tenaga melaksanakan tugas dan menjalankan amanah yang telah diberikan dengan sebaik-baiknya.
Dalam mengelola sumber-sumber penerimaan dari Divisi Pendanaan, kami berusaha mengelolanya dengan sebaik-baiknya, dan selalu berkoordinasi dengan mereka. Dalam mendata kebutuhan-kebutuhan anggaran masing-masing divisi, kami telah koordinasikan pada awal rapat perdana panitia kepada setiap divisi. Dalam mencatat sirkulasi pengeluaran dan pemasukan anggaran kepanitiaan, dibantu buku kecil setiap hari langsung kami lakukan rekapitulasinya. Dalam melakukan transparansi dan akuntabilitas anggaran, kami berusaha mengingatkan seluruh panitia agar membawa tanda bukti dalam setiap melakukan transaksi. Dalam melaksanakan instruksi atau amanat dari Ketua Panitia, kami berusaha menjalankannya dengan penuh tanggung jawab, dan mendampinginya dalam melaksanakan tugas terutama yang berkaitan dengan finansial.
Posisi bendahara dalam struktur kepanitiaan disamping mengelola keuangan, juga sebagai pengurus harian (PH). Sehingga kami selalu terlibat dalam setiap pengambilan keputusan, terutama yang berkaitan dengan finansial. Manajemen keuangan yang baik akan menghasilkan
akuntabilitas keuangan yang nantinya mampu dipertanggungjawabkan, sebuah transparansi yang jelas diharapkan mampu menciptakan kepercayaan dalam menjalankan amanah ini. Dengan mengandalkan sikap profesionalitas dalam mengemban amanah dan bermodalkan kepercayaan diri penuh rasa optimis, kami berusaha menjaga stabilitas keuangan di kepanitiaan kongres HMI-MPO ke-27 ini. Untuk rekapitulasi keuangan, serta daftar donatur Kongres HMI-HMI-MPO Ke-27 ini dapat dilihat didalam lampiran.
INISIASI KEDEPAN
Berbagai kendala yang kami hadapi tentunya menjadi bahan evaluasi bersama. Meskipun banyak upaya yang kami lakukan, tapi itu semua masih jauh dari apa yang menjadi harapan. Sesuai dengan pengalaman yang kami hadapi selama menjalankan amanah sebagai bendahara, kami hanya dapat memberikan sumbangsih pengalaman dan saran melalui LPJ ini kepada kepanitiaan selanjutnya, agar nantinya dapat menghadapi segala masalah yang ada. Sehingga kepanitiaan selanjutnya, khususnya bendahara dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik dan sukses.
Beberapa saran yang bisa dijadikan pelajaran kedepan adalah sebagai berikut :
1. 1.Selalu menjaga komunikasi yang intensif diantara personil bendahara maupun dengan divisi dana dan usaha.
2. Menjaga semangat perjuangan dan kerjasama diantara panitia. 3. Meningkatkan intensitas silaturrahmi kepada para alumni dan tokoh.
4. Menjaga sikap profesionalitas dan kreatifitas dengan penuh percaya diri agar mampu menjalankan amanah dengan baik
5. Melakukan transparansi keuangan yang jelas sebagai upaya pertanggungjawaban dalam pengelolaan keuangan.
Demikianlah LPJ Biro Kebendaharaan ini, semua tugas tidak dapat dijalankan tanpa kerjasama semua pihak, oleh karena itu terlaksananya acara kongres ini adalah berkat kerjasama kita semua, sehingga tugas bendaharapun yakni mengelola sumber-sumber penerimaan dari divisi pendanaan, mendata kebutuhan-kebutuhan anggaran masing-masing divisi, mencatat sirkulasi pengeluaran dan pemasukan anggaran kepanitiaan, melakukan transparansi dan akuntabilitas anggaran, serta melaksanakan instruksi atau amanat dari ketua panitia sebagaiman yang telah disebutkan dalam job description dapat bersama-sama kami jalankan.
Semoga LPJ ini dapat menjadi pelajaran bagi kepanitiaan selanjutnya, tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan kongres HMI-MPO ke-27 ini. Jazakumullah khairan katsiran. YAKUSA……....!
Barangsiapa yang mengerjakan kebaikan
seberat dzarrahpun, niscaya dia akan melihat balasannya. (az-zalzalah : 7)
Setiap orang sering kali berfikir soal masa lalunya yang mungkin kembali, hanya sedikit yang mencoba berfikir tentang masa kini mereka, apalagi untuk berfikir tentang masa depan mereka. (Sugawa)
Fathnan Faridl Al-Musahamah
BIDANG KEBENDAHARAAN Anggi Pratiwi Asti
Rahayuningsih Pua Mbusa
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN DIVISI ACARA
PANITIA KONGRES HMI XXVII Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh
PENDAHULUAN
Alhamdulillah, puji syukur kita panjatkan kepada Ilahi Robbi yang telah mencurahkan segala karunia dan rahmatnya pada seluruh umatnya di atas muka bumi ini. Shalawat dan salam kita haturkan kepada nabi agung Muhammad SAW, sebagai seorang Rosul yang di utus ke muka bumi untuk memberikan pelajaran kepada seluruh umat manusia, kepada seluruh Ahlul Bait, para Wali dan seluruh pengikut beliau hingga akhir zaman nanti.
Laporan pertanggung jawaban Kongres HMI XXVII, adalah bagian dari rangkaian proses pendidikan dan pembelajaran yang ada di dalam organisasi ini. Dan ini akan kita mulai dari kabar -yang menurut kebanyakan orang – orang yang ada di organisasi ini adalah sebuah kabar yang- menggembirakan, dengan membawa sebuah jargon HMI Pulang kampung. Sebagai kader -yang tentunya ingin selalu berproses- kita segera mendaftarkan diri untuk menjadi bagian dari keluarga yang akan pulang kampung. Sebuah amanah yang sangat berat akan kita jalankan. Dengan personil awal yang berjumlah 13 orang divisi acara mengkonsep agenda yang akan dilaksanakan, baik itu sebelum kongres maupun ketika kongres berlangsung.
DINAMIKA PERSONALIA DIV. ACARA
Sesuai dengan SK yang di keluarkan oleh pengurus besar (PB) HMI, personil kepanitiaan divisi acara berjumlah 13 orang teridiri dari beberapa Komisariat yang ada di Cabang Yogya, dengan komposisi 2 orang akhwat dan 11 orang ikhwan. Dalam perjalanannya dengan berbagai kendala dan kesibukan person yang ada di div. Acara anggota yang bisa aktif di kepanitianpun tinggal setengah saja atau sekitar 7 orang, dan ini berdampak pada kinerja div.Acara di kepanitiaan. Melihat kondisi yang seperti ini kemuadian SC dan PH panitia Kongres merekrut beberapa kader untuk membantu kepanitiaan. Dan div. Acara pun menambah personilnya hingga sampai akhir berjumlah 13 orang. Dengan tekad untuk mensukseskan kongres 27 ini kita berusaha semaksimal mungkin untuk bisa menjalankan amanah yang telah di berikan.
ARAS IDEALITA
Dengan semangat Yakin Usaha Sampai, kita dari divisi acara mengkonsep berbagai macam agenda untuk menyambut Kongres HMI XXVII. Rapat demi rapat kita hadiri untuk terus mematangkan agenda yang akan dilangsungkan, karena beberapa hal dan berbagai pertimbangan hingga akhirnya kongres 27 yang seyogyanya kakan di laksanakan pada tanggal 21-24 Mei 2009 terpaksa di undur hingga tanggal 06-11 Juni 2009. Dan ini berdampak pada agenda-agenda yang telah kami konsep dan persiapkan, pada akhirnya kami dapat meng-agenda-kan beberapa acara yang akan di laksanakan sebelum kongres berlangsung.
1. Donor Darah di Kampus-kampus.
Dengan mengusung tema “ Setetes Darah untuk Kehidupan”, acara ini dimulai pada tanggal 01-03 April 2009 bertempat di kampus UMY bekerjasama dengan PMI cabang Bantul. Tanggal 06 – 09 April 2009, bertempat di kampus UIN Sunan Kalijaga dan kampus UNY bekerjasama dengan PMI Cabang Sleman. Dan tanggal 13 – 17 April 2009, bertempat di kampus UII. Masing-masing dilaksanakan di kampus terpadu, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Hukum. Bekerjasama dengan PMI Cab. Sleman.
2. Bakti Sosial dan Pengobatan Gratis berkerjasama dengan Divisi Kesehatan dilaksanakan
pada tanggal 26 April 2009 bertempat di Ds. Bulak Salak, Cangkringan, Sleman.
3. Bedah Buku “Permpuan Berkalung Sorban” karya Abidah El-Khaliqy, dilaksanakan pada
tanggal 25 April 2009 bertempat di teatrikal Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Dengan pembicara:
Abidah El-Khaliqy ( Penulis Buku ) Dian Sastro Wardoyo ( Sineas ) Syaiful Reza ( Praktisi )
4. Seminar Nasional dengan Tema: PEMILU 2009: Upaya membangun kemandirian,
kesejahteraan, dan kedaulatan bangsa. Dengan Pembicara : Prof. Dr. Mahfud MD
Prof. Dr. Amien Rais
Sri Sultan Hamengku Buwono X Anies Baswedan, Ph. D
Acara ini rencananya akan di langsungkan pada sehari sebelum pembukaan yakni tanggal 05 Juni 2009 bertempat di gedung Mandala Bhakti Wanita Tama.
Pembukaan yang akan di laksanakan pada tanggal 06 Juni 2009, bertempat di gedung Wana Bhakti Yasa dan akan di buka oleh Wakil Presiden RI Bapak Jusuf Kalla dan di hadiri oleh Gubernur DIY. Kemudian untuk pelaksanaan kongres 27 di mulai pada tanggal 07-11 Juni 2009 bertempat di Villa Eden Kaliurang.
ARAS REALITA
Apa yang kami rencanakan dan idealkan tidak selalu beriringan dengan realitas yang terjadi, begitu pula dengan agenda-agenda yang telah dirancang dan dikonsep tidak semua dapat terlaksana sesuai dengan apa yang telah kami agendakan. Dengan usaha maksimal agenda yang dapat kita laksanakan adalah sebagai berikut :
Donor Darah di Kampus-kampus.
Dengan mengusung tema “ Setetes Darah untuk Kehidupan”, acara ini dimulai pada tanggal 01 April 2009 bertempat di kampus UMY dan sebagai pembukaan rangkaian acara pra kongres acara ini di buka oleh ketua HMI Inbagteng, bekerjasama dengan PMI cabang Bantul.
• Donor darah di kampus UMY berlangsung selama 2 hari sampai tanggal 02 april 2009. Hari ketiga tidak bisa dilanjutkan karena pertimbangan waktu yang sedikit yakni bertepatan dengan hari jum’at.
• Tanggal 06 – 08 April 2009, bertempat di kampus UIN Sunan Kalijaga bekerjasama dengan PMI Cabang Sleman. Acara ini hanya sampai pada tanggal 08 april karena bertepatan dengan Pemilu Legeslatif.
• Tanggal 13 – 17 April 2009, bertempat di kampus UII. Masing-masing dilaksanakan di kampus terpadu, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Hukum. Bekerjasama dengan PMI Cab. Sleman.
• Dan untuk di Kampus UNY tidak bisa dilaksanakan karena kurangnya komunikasi dengan pihak Korkom, sebagai usaha untuk mewujudkannya kita ganti di akhir bulan April, tapi tetap tidak dapat dilaksanakan karena kurangnya kesiapan dari pihak Korkom.
Bakti Sosial dan Pengobatan Gratis
Bakti Sosial dan Pengobatan Gratis berkerjasama dengan divisi kesehatan dilaksanakan pada tanggal 26 April 2009 bertempat di Ds. Bulak Salak, Cangkringan, Sleman. Acara ini dapat
terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai pihak terutama dari Komisariat-Komisariat yang ada di Cabang Yogya.
Bedah Buku
Acara bedah buku yang semula direncanakan yaitu “Perempuan Berkalung Sorban” tidak terlaksana, dengan berbagai pertimbangan dan masukan dari berbagai pihak akhirnya agenda tersebut tetap di laksanakan dengan membedah buku dengan judul “Kaum Miskin Bersatulah” karya Eko Prasetyo bertempat di Auditorium Fakultas Teknologi Industri UII pada tanggal 28 April 2009 dengan Pembicara:
Eko Prasetyo ( Penulis Buku )
Fenansius Heronaldus Hamburt ( Aktivis Gerakan Mahasiswa ) Syaiful Reza ( Praktisi )
Sarasehan dengan Bupati Bantul
Sarasehan dengan bapak Idham Samawi ( Bupati Bantul ) dilaksanakan pada tanggal 06 Juni 2009 bertempat di Pasar Seni Gabusan Bantul dengan tema “Gerakan Kemandirian Bangsa Menuju Indonesia Berkeadilan”, hadir juga sebagai panelis Ketua Umum PB HMI Syahrul Efendi Dasopang dengan Moderator Bapak Syamsuddin, S.Pd. Acara ini sebagai ganti Seminar Nasional yang telah kita Agendakan, dan di hadiri oleh peserta kongres dari berbagai cabang di Indonesia.
Pembukaan Kongres HMI ke 27
Pembukaan Kongres akhirnya terlaksana sesuai dengan jadwal dan dibuka oleh Gubernur DIY dan pelaksanaan Kongres HMI ke 27 di mulai pada tanggal 07 Juni 2009 bertempat di villa Taman Eden Kaliurang yang di awali dengan Sidang tatib dan berakhir dengan lancar sampai pada pemilihan ketua PB HMI periode 2009-2011 M/1429-1431 H.
Penutupan Kongres HMI ke 27
Penutupan Kongres 27 dilaksanakan pada tanggal 11 Juni 2009, bertempat di Hotel Sheraton Yogyakarta dan di tutup oleh wakil presiden RI bapak H. Jusuf Kalla.
Dari berbagai macam rencana yang telah disusun mungkin hanya yang tertera diataslah yang telah kami laksanakan, dan tentunya itu adalah hasil usaha dari div. Acara dan bantuan dari berbagai pihak. Kurang dan lebihnya semoga menjadi pembelajaran buat kita semua dan ke depan semoga bisa lebih baik.
PENUTUP
Dengan semangat yakin usaha Sampai semua proses pelaksanaan kongres dapat terlaksan dengan lancar meski di sana sini masih banyak kekurangan. Akhirnya semoga laporan ini bisa menjadi bahan evaluasi kedepan untuk terwujudnya HMI yang lebih baik. Dan inilah usaha yan telah kami lakukan dalam menjalankan amanah sebagai panitia kongres 27 Yogyakarta. Segala bentuk kritik dan saran konstruktif selalu terbuka demi kebaikan kita bersama, dan permohonan maaf kami kepada banyak pihak atas segala kekurangan, serta terima kasih kepada HMI Cabang yang telah banyak membimbing, seluruh KORKOM dan Komisariat yang ada di Cabang Yogya atas segala bantuan dan kerjasamanya dan seluruh kader HMI cabang Yogyakarta. Dan tentunya kepada teman-teman divisi acara yang telah rela meluangkan waktunya untuk bersama mensukseskan acara ini, dan kepada seluruh panitia pada umumnya. Terima kasih, matur nuwun..
DIVISI ACARA
Pauzan Septiawan (Koordinator) M. Ridwansyah Pasolo Musthofa habibi Rangga Permata Mico Yuhansyah Syaeful Millah Uswatun Niswah M. Reza Julianto Saputro Siti Roudhotul Jannah Fanca Ardian Syaukani
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN DIVISI PENDANAAN
PANITIA KONGRES HMI XXVII Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
ARAS IDEALITA
Kongres adalah acara terbesar yang ada di Himpunan Mahasiswa Islam. Untuk mensukseskan acara tersebut dibutuhkan donator atau sponsor oleh sebab itulah dibentuk divisi pendanaan. Awal pembentukan panitia divisi pendanaan memiliki anggota lebih dari sepuluh orang.
Jumlah proposal yang akan disebar sebanyak 302 proposal biasa dan 10 proposal VVIP dengan dana yang dibutuhkan dalam kongres kurang lebih 75 juta dengan waktu yang tidak terlalu banyak, walaupun waktu dan keterbatasan panitia tapi teman-teman tetap optimis dan yakin uang yang dibutukan kongres itu dapat. Dalam hal penyebaran proposal untuk mencari sponsor atau donatur ada beberapa langkah yang dilakukan yaitu : tahap awal menyebar proposal atau mencari dana melalui komisariat (alumni HMI di komisariat), menyebar proposal ke perusahaan dan instansi pemerintah dan swasta, ke alumni HMI diluar komisariat/ diluar jogja serta lembaga dan universitas yang ada dijogja, tahap keduanya adalah melalui penjualan pin kongres HMI, dan kotak infak.
Penyebaran proposal ke alumni diberi tanggung jawab kepada komisariat masing-masing dengan maksud agar ikatan tali silaturahim antara komisariat dengan alumni semakin dekat, sedangkan untuk penyebaran proposal ke alumni yang diluar Yogyakarta dilakukan oleh panitia kongres dan pengurus HMI cabang Yogyakarta. Dalam hal penyebaran proposal luar Yogyakarta seperti ke Jakarta langsung dibawa ke Jakarta dengan sistem bertahap dan dibantu oleh pengurus besar (PB) HMI untuk memudahkan berkomunikasi dengan alumni HMI yang ada disana. Tidak hanya kepada alumni proposal disebar namun disebar juga ke perusahaan-perusahaan. Untuk Yogyakarta juga demikian, memasukkan proposal ke semua perusahaan dan instansi pemerintah baik swasta maupun negeri.
Beberapa perusahaan tersebut adalah :
1 PT. Garuda 26 Bank BNI
2 Hotel Ina Garuda 27 XL
3 Hotel Hyatt 28 Telkomsel
4 Hotel Jayakarta 29 Bakri telkom
5 Kiswah 30 Mobile 8
6 Hotel Novotel 31 Pizza Hut
7 Hotes Ibis 32 Indosat
8 PT. Margaria group 33 Semua dekan di UII
9 PT SGM 34 Semua dekan di UMY
10 PT. Makro 35 Semua LEM di UII
11 PT. Aqua 36 Semua DPM di UII
12 PT. Carrefour 37 Calista
13 Togamas 38 Yogya chiken
14 Tigaserangkai 39 Gramedia
15 Sosial agenci 40 Iga bakar
16 Yamaha 41 Bank syariah mandiri
17 Honda 42 Bank mega
18 Bank bokopin 43 Bank indonesia
19 Bank mandiri 44 Cilacs UII
20 Bank BCA 45 Walikota yogyakarta
21 Bank muamalat 46 Bank niaga
22 Mirota 47 PT. Superindo
23 Hotel sheraton 48
24 Hotel qualiti 49
25 Al fath 50
Sedangkan untuk penjualan pin dan kotak infak tujuannya adalah untuk menyemarakkan kongres HMI karena dengan begitu semua kader HMI yang ada di Jogja mengetahui bahwa akan diadakan kongres dan mereka dapat berpartisipasi untuk mensukseskan kongres.
ARAS REALITA
Apa yang kita konsepkan sangat sulit untuk diterapkan dalam keadaan realita karena ada beberapa kendala yang harus dihadapi dalam menjalankan sebuah amanah, Begitulah yang dihadapi di dalam divisi pendanaan dalam mencari dana tetapi kendala untuk mendapatkan dana itu bukan dari divisi pendanaan saja dari sisi perekonomian perusahaan juga sangat mempengaruhi.
Melihat dari beberapa rancangan dalam pencariaan dana yang dilakukan oleh divisi pendanaan ada beberpa yang tidak sesuai dengan yang diplaningkan, hal itu dapat kita lihat dari
pencariaan dana yang ke jakarta. Untuk pencarian dana ke jakarta hanya dilakukan satu kali dan itu juga tidak maksimal dikarenakan yang pergi ke jakarta jumlah orangnya sedikit sehingga tidak bisa di pecah untuk pencarian dananya, waktunya juga sangat sedikit ditambahlagi kendaraan untuk keliling jakarta juga tidak ada sehingga waktu terbuang di perjalanan. Sehingga dalam satu hari panitia berada dijakarta hanya satu alumni atau perusahaan yang bisa dimasukan bahkan tidak sempat sama sekali. Kendala yang lain adalah kurang pahamnya peta lokasi dijakarta serta menghubungi alumni yang dijakarta juga mendadak (pas berada dijakarta baru dihubungin).
Sedangkan untuk penyebaran proposal melalui komisariat juga ada beberapa kendala padahal kita berharap dana awal dari penyebaran proposal oleh komisariat kepada alumni mereka masing-masing komisariat. Kendalanya dari segi waktu banyak yang bilang tidak pas dikarenakan bersamaan dengan pemilu, benturan dengan ujian di setiap kampus sehingga penyebaranya juga tertunda. Selain dari segi waktu kendala yang lain adalah benturan kepentingan dengan komisariat masing-masing. Selain dari kendala diatas ada juga kendala yang lain yaitu dalam pengiriman proposal ke alumni lewat email karena file tidak terbaca dan bisa juga tidak sampai kepada alumni.
Lain halnya dengan penyebaran proposal ke perusahan. Penyebaran proposal ke perusahaan dan instansi pemerintah sudah berjalan sebagai mestinya tetapi yang menjadi kendala pada perekonomian perusahaan tersebut, yaitu waktunya tidak pas dengan perekonomian perusahaan tersebut karena kebanyakan sedah tutup buku, selain dari waktu adalah kegiatan kongres HMI ini tidak sesui dengan kegiatan perusahaan sehingga untuk perusahaan kebanyakan ditolak semua. Itulah permasalah yang dihadapi dalam penyebaran proposal sedangkan dalam penjualan pin alhamdulilah lancar tetapi untuk kotak infak sangat sedikit sekali partisipasi kader dalam mensukseskan kongres walaupun dana dari kotak infak tersebut bukanlah yang ditargetkan
INISIASI KEDEPAN
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh panitia pasti ada kekurangan karena panitia adalah manusia dan didunia ini tidak ada manusia yang sempurnya, walaupun begitu kita harus tetap berusaha semaksimal mungkin untuk menghasilkan yang lebih terbaik. Maka dengan itulah kami dari divisi pendanaan memberikan inisiasi kedepan agar acara kongres yang dilakukan yang akan datang lebih baik dari tahun sebelumnya,karena setiap orang yang melakukan perubahan adalah
orang yang beruntung dan apabila mengalami kemunduran maka orang tersebut adalah orang yang merugi. Berikut penjabarannya :
Inisiasi yang pertama dalam hal menyebarkan proposal ke alumni yang ada dijakarta adalah sebelum berangkat ke jakarta lebih baik sudah menghubungi atau membuat janji dengan alumni tersebut, mengajak orang yang mengetahui jakarta dan di usahakan banyak orang yang pergi kejakarta agar bisa disebar di beberapa titik sekaligus dengan tujuan untuk efisiensi waktu, serta meminta bantuan PB HMI atau HMI cabang yang ada dijakarta untuk petunjuk jalan dan kendaraan.
Inisiasi yang kedua adalah penyebaran proposal ke alumni melalui komisariat diharapkan tidak terjadi benturan kepentingan atau benturan waktu (misalnya : waktu ujian mahasiswa). Walaupun benturan tetap terjadi, diharapkan setidaknya penyebaran proposal tetap berjalan walaupu n tidak maksimal serta intervensi dari cabang untuk memberitahukan kepada ketua komisariat sangat penting karena adanya ikatan struktur.
Inisiasi ke tiga adalah penyebaran proposal ke perusahaan harus dilihat waktu perekonomian perusahaan dan mencari kegiatan yang sedang populer di masyarakat serta tawaran yang di berikan kepada perusahaan harus seimbang.
Sedangkan untuk keseluruhan, mungkin waktu untuk menyebarkan proposal sangat kurang, dikarenakan waktu awal pembentukan panitia proposal belum jadi sepenuhnya. Sehingga dampaknya agenda yang sudah terkonsep terpaksa dimundurkan waktu pelaksanaannya karena belum ada dana yang masuk. Yang lainya adalah diusahakan sebelum proposal dicetak dicek terlebih dahulu sehingga tidak ada lembar revisi, yang mana dapat mempengaruhi penilaian sponsor. Ingat kesuksesan kongres ini bukan terletak pada divisi pendanaan saja tetapi semua panitia dan kader HMI.
Dediyansyah (Koordinator), DIVISI PENDANAAN
M. Pandu Surya, Anang Rya Rahman M. Maududi Ary Suryo Syahroso, Dimas Satrio Budi, Nur Wahid, Supriantoro Ita Farihayati, Efi Suparti
Miranty Adiesty Agus Rudianto
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN DIVISI MEDIA DAN PUBLIKASI PANITIA KONGRES HMI XXVII
Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
PENDAHULUAN
Kongres Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) merupakan forum tertinggi dalam pengambilan keputusan kebijakan internal maupun ekternal organisasi dan sekaligus pemilihan ketua PB (Pengurus Besar) Himpunan Mahasiswa Islam yang nantinya akan menjalankan roda organisasi kedepan. Untuk kongres tahun ini dilaksanakan di Yogjakarta sebagai tuan rumah penyelengara kongres HMI ke 27. Kongres yang laksanakan pada tanggal 06-11 Juni 2009 bertempat di Vila Eden Kaliurang Sleman, Yogyakarta.
Acara kongres HMI yang dilaksanakan dua tahunan sekali, untuk tahun ini mengangkat tema “Gerakan Kemandirian Bangsa Menuju Masyarakat Berkeadilan”. Dalam struktur kepanitiaan kongres HMI ke 27 ada berbagai divisi atau bidang yang tugasnya tidak lain adalah mempersiapkan segala kebutuan kongres baik itu kebutuhan peserta dan acara kongres sendiri dan ada juga divisi yang bertugas mempublikasikan acara kongres ini ke publik dan masyarakat luas. Adanya berbagai bidang atau divisi dalam struktur kepanitiaan kongres HMI ke 27 tidak lain dengan tujuan supaya nantinya setiap divisi mampu menjalankan setiap peran dan tugas dalam membantu dan menyukseskan acara kongres dari awal sampai akhir.
Divisi media dan publikasi salah satu divisi yang ada dalam struktur kepanitiaan kongres HMI ke 27 tidaklain tugasnya adalah menjaring jaringan kerjasama dengan media-media lokal maupun nasional baik itu elektronik, cetak dan radio. Tidak hanya itu tugas yang lain dari divisi ini juga membuat pamflet, spanduk, bendera dan backdrop yang nantinya disebar diberbagai kampus dan sudut jalan yang ada di Yogyakarta. Banyaknya tugas yang diberikan untuk divisi media dan publikasi membuat semua anggota divisi ini bersemangat untuk menjalankan beban ini sebagai tanggung jawab untuk dilaksanakan demi kesuksesan kongres HMI ke 27.
ARAS IDEALITA
Anggota atau personil dari divisi media dan publikasi berjumlah sembilan orang diantaranya yaitu: M.Ismail (Koor Divisi), Rangga P.Perdana, Riska Amelia, Hidayatur Rahman, Vera Thesawati, Wulan Trisna, Nanang Dwi, Uli Febriani, Atika Zahra (Anggota). Dari Sembilan
orang personil dari divisi media dan publikasi mereka berperan dan bertugas sesuai dengan kebutuhan sebagai mana tugas utama divisi ini. Ada yang berperan sebagai reporter, penulis berita, fotografer, layouter, dan publikasi. Mengenai alat-alat peliputan dari divisi media dan publikasi diperoleh dari pemilikan pribadi atau milik sendiri dari setiap personil. Meskipun tidak semua alat dimiliki, kita juga meminjam alat peliputan yang dianggap perlu untuk kebutuhan terutama dalam mempermudah peliputan kongres itu sendiri.
ARAS REALITA
Serangkaian acara kongres HMI ke 27 ini dibagi dari dua kegiatan yaitu acara pra kongres dan kongres sendiri. Untuk acara pra kongres sendiri ada berbagai kegiatan diantaranya yaitu donor darah, bakti sosial dan bedah buku. Peran divisi media dan publikasi dalam acara pra kongres HMI ke 27 ini tidak lain adalah meliput, meyebar pamflet, dokumentasi dan membuat berita yang kemudian di publikasikan ke publik. Untuk publikasi acara pra kongres HMI ke 27 devisi media dan publikasi memuat berita dan tulisan mengenai seputar kongres melalui media online di hminews.com sebagai media publikasinya.
Sedangkan untuk acara kongres sendiri kegiatanya tidak lain adalah pembahasan seputar organisasi HMI dan pemilihan ketua PB (Pengurus Besar). Kongres nasional ini di ikuti tiga puluh empat cabang seluruh Indonesia. Karena kegiatan ini bersifat nasional dengan bersekala besar maka dari divisi media dan publikasi mempunyai tugas untuk mempublikasikan acara kongres HMI ke 27 ini pada seluruh eleman masyarakat supaya nantinya publik tahu kalau HMI sedang mengadakan kegiatan akbar yaitu kongres yang di adakan di Yogyakarta. Apalagi Yogjakarta dikenal sebagai kota kelahiran HMI, organisasi Islam tertua dan terbesar di Indonesia. Agar kegiatan kongres HMI ini diketahui dan dirasakan masyarakat maka dari divisi media dan publikasi mengadakan gerilya dengan cara mengajak kerja sama pada media cetak, elektronik, radio dan online baik lokal maupun nasional untuk membantu mempromosikan kegiatan kongres HMI ke 27 ini pada publik. Hal itu kita lakukan dengan cara memberikan surat audiensi atau kerjasama, dan undangan peliputan kongres HMI ke 27 pada lembaga-lembaga media yang bersangkutan. Media-media yang diberi surat audiensi atau kerjasama diantaranya adalah TVRI Jogja, RRI Jogja, Radar Jogja, Harian Jogja, Kedaulatan Rakyat (KR), Bernas Jogja, Radio Suaragama, Kompas, Republika, JogjaTV, Tempo, MetroTV, Radio Rajabuntung Jogja.
Dari berbagai media tersebut menerima kerjasama yang kita tawarkan dengan bermacam-macam kesepakatan. Diantaranya TVRI dan RRI Jogja, kerjasama keduanya tidak lain adalah barter. Keduanya memasang logo perusahaan pada acara kongres dan kita akan dibantu dalam mempromosikan acara kita pada publik lewat media perusahaan. Untuk TVRI kita devisi media dan publikasi disuruh membuat materi iklan tentang kongres dengan durasi tiga puluh detik yang kemudian nanti akan ditayangkan di TVRI Jogja dari tanggal 01-06 Juni 2009 menjelang sore dan malam satu kali dalam sehari. Pada tanggal 02 Juni 2009 TVRI Jogja juga mengundang PB (Pengurus Besar) HMI untuk berdiskusi secara live di studio TVRI Jogja mengenai tema kongres HMI ke 27. RRI Jogja juga melakukan hal sama dengan divisi media dan publikasi mengenai kesepakatan kerjasamanya. Dari pihak panitia memberikan materi mengenai kongres pada RRI Jogja kemudian nanti akan di siarkan di radio dua belas kali tayang dari tanggal 31 Mei – 05 Juni 2009 sehari dua kali dari jam 12.55 dan 17.55.
Media cetak seperti Kedaulatan Rakyat (KR), Harian Jogja, Radar Jogja juga bekerjasama seputar pemberitan kongres di media mereka. Hal tersebut dapat dilihat pada Radar Jogja yang memuat acara pembukaan Kongres di koran (07/06/09), penutupan Kongres (12/06/09), membuat profil ketua PB (13/06/09). Kedaulatan Rakyat (KR) juga memuat pemberitaan kongres HMI ke 27 di koran (05/06/09). acara pembukaan kongres (07/06/09), terpilihnya ketua PB HMI baru (12/06/09). Harian Jogja juga memberi pemberitan mengenai Jogja tuan rumah Kongres HMI ke 27 (29/05/09). Koran Kompas, bagian penutupan Kongres (12/06/09). Untuk media televisi (TV) seperti JogjaTV mereka hanya datang meliput acara pembukaan kongres (06/06/09). RRI Jogja juga meliput pembukaan kongres (06/06/09). Koran Rebublika menawarkan kerjasama pada kita untuk membeli ruang pada koran Republika yang nantinya akan mengiklankan kongres HMI ke 27 di Koran. Namun karena mahalnya biaya yang ditawarkan pihak Republika maka dari pihak media dan publikasi kongres HMI ke 27 tidak sanggup menerima karena juga terbatasnya anggaran dana panitia. Untuk media online, divisi media dan publikasi juga berkerjasama dengan
hminews.com untuk memuat segala berita mengenai kongres karena media online ini adalah
media milik internal HMI sendiri. Media online hminews.com ini juga merupakan media komunikasi bagi para teman-teman wartawan yang ingin mengetahui perkembangan seputar kongres dapat mengakses lewat web ini. Hal itu terbukti dari berita yang dimuat dikoran ada sebagian berita yang diambil dari berita di hminews.com.
Selain surat audiensi atau kerjasama yang kita berikan pada media-media cetak, radio dan online. Kita dari devisi media dan publikasi kongres HMI ke 27 juga memberikan surat undagan peliputan acara kongres HMI pada mereka. Undangan itu diberikan pada Suara Merdeka, Solo Pos, Seputar Indonesia, Rakyat Merdeka, Jawa Pos, Jakarta Pos, Detik.com, ANTV, RCTI, SCTV, Indosiar, Metro TV, Harian Merdeka, Republika, Media Indonesia, Bisnis Indonesia, Tempo, Kompas, Jogjo Semar, Radar Solo, Radar Kudus, Radar Jawa Timur. Divisi media dan publikasi juga mendokumentasikan hasil foto-foto kegiatan kongres HMI ke 27 dari kegiatan pra kongres dan kongres sendiri. Selain itu juga mendokumentasikan hasil rekaman-rekaman video seputar acara kongres HMI ke 27.
INISIASI KE DEPAN
Untuk kendala dalam divisi media dan publikasi kongres ini diantaranya adalah minimnya kebutuhan alat peliputan yang lebih canggih dalam hal keperluan peliputan. Minimnya pengalaman personil dalam divisi ini karena baru belajar sehingga masih adanya bimbingan dalam teknis kerja lapangan. Kurangnya personil yang bisa menulis dengan baik, sehingga terkadang kewalahan dalam penulisan berita. Harapannya dalam kepanitiaan kongres ke depan khususnya untuk divisi yang menangani publikasi media hendaknya merekrut tim yang minimal telah berpengalaman dalam dunia jurnalistik. Selain itu divisi ini juga seharusnya di support dengan fasilitas peliputan yang memadai sehingga hasilnya akan maksimal.
Namun begitu, adanya kekurangan dan kendala tersebut tidak membuat divisi media dan publikasi pesimis dan tetap memberikan yang terbaik dalam tugas yang diberikan pada divisi ini demi kesuksesan kongres HMI ke 27.
M. Ismail (Koordinator) DIVISI MEDIA DAN PUBLIKASI Rangga Putra Perdana Mochammad Reza Uli Febriani Atika Zahra Hidayaturrahman Vera Thesawati Wulan Trisna B Nanang Dwi Destian
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN DIVISI HUMAS DAN TRANSPORTASI
PANITIA KONGRES HMI XXVII Yogyakarta, 06-11 Juni 2009
PENDAHULUAN
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Segala puji bagi Tuhan semesta alam sang kreator segala kehidupan di jagad raya ini. Dzat maha hidup tidak dihidupkan, yang tidak beranak apalagi diperanakkan. Maha pengasih tapi tidak pilih kasih, maha penyayang tapi tidak pilih sayang dialah Allah Subhana Wata’ala. Berkat karunia dan limpahan rahmatnya lah kita bisa mengecap segala kenikmatan dunia dan akhirat. Shalawat berhias salam tak lupa kita haturkan kepada kekasih Allah, utusan suci pengabar kedamaian dimuka bumi dialah sang revolusioner sejati pendobrak stagnasi kehidupan dibalik gelapnya kebodohan menuju terang benderangnya lentera ilmu dan pengetahuan, siapa lagi kalau bukan Muhammad Sallallhu Alaihi Wa Sallam. Beserta sahabat dan para pengikutnya-pengikutnya tidak lupa kami sampaikan salam kedamaian islam.
Sekitar bulan Februari pasca rapat pleno di Depok tersiar kabar bahwa akan ada agenda besar HMI MPO yang akan dilaksanakan di Yogyakarta. Apakah itu? Pastinya tidak asing lagi ditelinga kita, apalagi kalau bukan kongres. Sontak para kader HMI pada waktu itu segera menyambut kabar gembira berita tersebut atau malah sebaliknya, sehingga muncullah perbincangan dari mulut-kemulut lalu pindah menuju kepintu-pintu hingga pada akhirnya berhenti pada satu titik ruang yang berlokasi di karangkajen yaitu sekretariat HMI MPO cabang Yogyakarta. Pada awal perbincangannya para ketua-ketua korkom se-Yogyakarta yang menghadiri moment tersebut. Di forum tersebut diterangkan alasan dan proses kenapa Yogyakarta menjadi tuan rumah pada gelaran agenda besar tersebut. Dan diterangkan slogan yang muncul ketika pleno bahwa pada kongres ke 27 HMI berada pada momen pulang kampung. Serta menjadi alasan politis agar Balon (bakal Calon) ketua pengurus besar setidaknya dari Yogyakarta ataupun dari perwakilan Inbagteng, mungkin begitu!.
Dalam kesempatan kali ini izinkanlah kami dari divisi humtrans untuk memberikan apresiasi kepada seluruh pengurus demisioner Pengurus Besar Himpunan Mahasiswa Islam (HMI
MPO) yang telah memutuskan dan mengesahkan kami sebagai panitia kongres HMI ke 27 di Yogyakarta. Dan bentuk dari tanggung jawab kami, maka kami hadirkan laporan pertanggung jawaban ini kepada para pemberi amanah kepanitiaan. Semoga bisa menjadi belang yang bisa kami tinggalkan bagi kepanitiaan kongres HMI yang akan datang.
ARAS IDEALITA
Awal-awal kepanitiaan adalah masa ketidak jelasan bagi divisi humastrans karena dari sisi pengalaman mungkin kami belum berpengalaman, tapi bagi HMI apa yang tidak mungkin harus menjadi mungkin. Ketidak tahuan untuk kerja apa mungkin masih menyisa di hati kami. Sehingga pada awalnya humastrans mengalami stagnasi sebulan dalam bekerja apalagi ketua koordinator divisi humastrans sedang sibuk mempersiapkan kegiatan yang lain sehingga hal tersebut menjadi bumerang bagi divisi kami. Supriyadi selaku ketua umum panitia kongres kemudian mengadakan RLB (rapat luar biasa) untuk divisi humtrans dan perlengkapan yang mana itu menjadi inisiatif dari kevakuman divisi humstran sendiri. Pada akhirnya, terpilihlah Ade rahman sebagai ketua koordinator baru divisi humtrans menggantikan Dzulkarnaen secara aklamasi di pondok pesantren mahasiswa Darul Hira, Kaliurang, dan dari tempat inilah sejarah baru humtrans dimulai.
Pada awal kepengurusan panitia lebih banyak upaya membangun komitmen, kemauan, dan kerja keras serta konsolidasi internal dengan mengadakan rapat pleno sehingga kami punya arah dalam bekerja. Usaha tersebut dilakukan agar panitia sering bertemu sehingga keluhan atau masalah-masalah terumuskan dan terpecahkan. Meskipun secara umum kami lebih banyak sibuk sebulan sebelum pelaksanaan kongres, karena urusan hubungan masyarakat tidak begitu intens ada tapi urusan audiensi tidak boleh putus komunikasinya.
Sehingga berapa kali kami memastikan ke lembaga-lembaga tertentu untuk masalah tersebut. Lain halnya dengan masalah transportasi kami lebih banyak melakukan survei mengenai diferensiasi harga-harga tiket; Pesawat, kapal laut, Kereta, dan bus. Komunikasi dengan pengelola agen bus di Yogyakarta. Karena hasil dari kerja kami tadi dipublikasikan ke cabang-cabang HMI MPO seluruh Indonesia. Agar nantinya para peserta kongres tidak menjadi bingung dalam membuat anggaran pribadi masing-masing mereka. Lagipula para peserta kongres juga berdatangan dari banyak penjuru wilayah nusantara dan perlu untuk tahu masalah tersebut.
ARAS REALITA
Adapun agen transportasi atau instansi yang telah kami datangi yaitu; Pengelola Bis Kampus UIN Sunan Kalijaga, Agen Kobutri, dan Laziz UII selaku pengelola Bis Kampus. Berikut adalah kalaedoskop kegiatan divisi humtrans :
o Sosialisasi ke korkom-korkom/ komisariat-komisariat tentang segala sesuatu yang menyangkut kongres bekerja sama dengan cabang karangkajen.
o Bekerja sama dengan divisi Media dalan menyebarkan Informasi-informasi tertentu ke Cabang-cabang tentang kongres HMI 27.
o Penyingkapan Isu-isu seputar kongres baik negatif dan positif.
o Memasukkan surat audiensi ke tempat-tempat tertentu, upaya untuk membangun kerja sama dalam menyukseskan acara kongres HMI 27. Adapun tempat-tempat tersebut yaitu: Kantor Gubernur, Kantor Walikota, Kantor Pemda Sleman, Kantor Pemda Bantul, Kantor Pemda Gunung Kidul, dan lain-lain.
o Mendata nama-nama penerima undangan pembukaan kongres, baik dari alumni, pasca, dan jaringan-jaringan lain seperti LSM, Semua Organ gerakan mahasiswa (HMI Dipo,GMNI, LMND, SMI, FMN, PMII, KAMMI).
o Membuat data base alumni-alumni dan pasca setiap korkom, jaringan, LSM, Ormas, Instansi-instansi guna penyebaran undangan.
o Mendata Harga-harga tiket; Pesawat, Kapal Laut, dan Bus.
o Mendata Jalur-jalur Bus dan kreta yang berlaku di Yogyakarta.
o Mempersiapkan Tempat-tempat teransit di tempat-tempat tertentu beserta penanggung jawabnya (Korkom UIN, UII, UMY, AA YKPN, Komi Hukum UII, Komi FE UII, Komi Mipa, FTI UII, Ruki, Rusunawa dan Kontrakan-Kontrakan kader yang layak untuk di isi).
o Bekerja sama dengan divisi perlengkapan dalam menyiapkan barang-barang yang diperlukan pada setiap acara baik pra kongres sampai kongres berlangsung.
INISIASI KE DEPAN
HMI sebagai organisasi perkaderan dan perjuangan sudah saatnya untuk memberikan solusi alternatif bagi bangsa Indonesia. Tranformasi wacana menuju aksi harus sering dilakukan karena hal tersebut merupakan ciri-ciri khusus dari gerakan HMI yang konstruktif dan revolusioner. Kongres HMI ke 27 ini juga harus merumuskan dan memberikan stimulan-stimulan
