Dalam susunan agenda kegiatan Kongres HMI XXVII ada beberapa kegiatan yang dilakukan pada para kongres sebagai agenda penyambutan acara akbar organisasi Himpunan mahasiswa Islam yang diselenggarakan di kota Yogyakarta. Berbagai upaya telah kami lakukan untuk dapat memberikan yang terbaik demi berjalannya kongres HMI MPO Ke- 27. Walupun di tengah perjalanan kami menemukan beberapa kendala yang muncul baik dari segi faktor internal mapun faktor ekstrnal. Tetapi kendala tersebut tidak menyurutkan semangat juang kerja kami dalam menjalankan amanah sebagai devisi konsumsi di kogres HMI MPO Ke- 27 di Yogyakarta.
Dari divisi konsumsi selalu melakukan koodinasi di internal dan ekstrnal divisi. Di internal sendiri divisi konsumi selalu melakukan berbagai cara dalam membahas persiapan konsumsi, salah satunya dengan melakukan rapat beberapa kali. Dengan harapan kita dapat menyiapkan dengan matang. Dan devisi konsumsi melakuakn pendataan kebutuhan-kebutuhan
konsumsi yang di perlukan dalam acara kongres. dan berkoordinasi kepada PH dan divisi yang lainnya yang ada.
Selain melakukan pendataan, divisi konsumsi juga melakukan konsultasi kepada bendahara. Divisi konsumsi juga melakukan selain koordinasi dengan PH dan divisi yang ada dalam kepanitiaan, untuk memenuhi kebutuhan dalam konsumsi, divisi konsumsi bersama bendahara melakukan silaturahmi kepada para alumni dan Alhamdulilah kita mendapatkan hasilnya.
Dalam beberapa acara Pra Kongres realitas kerja dari divisi konsumsi yaitu:
o Donor Darah dibeberapa kampus yaitu UMY (Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
pada tanggal 1-3 april), UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta pada tanggal 6-9 april. Sedangkan pada saat diselenggarakan di UII (Universitas Islam Indonesia) divisi konsumsi tidak dapat melakukan tugas karena bebrapa personal konsumsi sedang ada kegiatan dikampus masing-masing. Dalam hal ini kami Menyediakan konsumsi dalam bentuk Snack. Mendistribusikan konsumsi kepada para pendonor yang disediakan oleh PMI (Palang Merah Indonesia)
o Bakti Sosial yang dilaksanakan pada tanggal 26 April
Menghubungi tempat pemesanan konsumsi dan mengusahakan adanya kerja sama, namun dari pihak produsen tidak menyetujui. Menyediakan konsumsi dalam bentuk makan siang, dan snack untuk panitia dan tim medis.
o Bedah Buku yang dilaksanakan pada tanggal 28 April
Menyediakan konsumsi untuk para tamu undangan, peserta , pembicara dan panitia. Dalam penyediaannya divisi konsumsi memesan snack konsumsi dari agent distributor snack, kemudian dikemas sendiri oleh tim konsumsi.
o Acara Pembukaan KONGRES pada tanggal 6 juni di gedung Wana Bahkti Yasa
Pada acara permulaaan perhelatan akbar ini konsumsi yang disediakan adalah makanan tradisional (jajanan pasar) yang bersumber dari para alumni HMI Yogyakarta, dimana setiap alumni mengeluarkan satu macam penganan, kemudian diambil sendiri oleh tim konsumsi yang dibantu oleh panitia da divisi lain dikarenakan ada di beberapa tempat dan jumlahnya yang cukup banyak. Penganan-penganan tersebut dikumpulkan disalah satu tempat panitia, kemudian dikemas/ disajikan sendiri oleh tim konsumsi yang dibantu oleh panitia lainnya, disini yang menghendel penyajian konsumsi adalah para akhwat,
dikarenakan hanya beberapa orang kami cukup kesulitan, sehingga tidak dapat selesai tepat waktu walaupun terhitung dalam waktu yang lama yaitu dimulai dari pagi sampai malam dimulainya acara. Sebagai pelengkap, ada makanan ada pula minuman, kami membuat teh dan kopi dan juga menyediakan air minum Aqua.
Pelaksanan hari-H KONGRES
o Acara Ramah Tamah peserta KONGRES dengan PB (Pengurus Besar) HMI
Kami menyediakan makan siang dan juga snack untuk seluruh peserta dan panitia. Karena jumlah yang harus disediakan sangat banyak jadi kami tidak memasak, namun memesan di beberapa warung nasi dan agent distributor snack.
o Pelaksanaan KONGRES yang bertempat di Villa Taman Eden Kaliurang
Untuk penyediaan makan dan snack konsumsi difasilitasi atau disediakan oleh tim koki villa Taman Eden, kami mengatur jadwal makan dimana dalam sehari ada tiga kali makan, dan juga coffee break dalam sehari diberikan hanya dua kali. Mendistribusikan konsumsi pada saat coffee break. Selain itu untuk pendisiplinan dan kelancaran acara kami juga mengawasi jalannya makan agar terlihat lebih tertib dan merata.
INISIASI KE DEPAN
Dari perjalanan divisi konsumsi sejauh ini, banyak hal yang kadang terjadi berada di luar rencana kami, oleh karena itu kami berinisiasi untuk kepanitiaan kongres ke depan terutama untuk divisi konsumsi, berikut beberapa saran yang dapat kami sampaikan :
Pertama, memperbanyak jumlah anggota divisi konsumsi. Dengan banyaknya rangkaian kegiatan Kongres, divisi konsumsi cukup kesulitan untuk pembagian peran karena personilnya terbatas, sehingga dalam satu kegiatan akhirnya semua personil harus turun tangan untuk
meng-handle sedangkan masih ada acara keesokan harinya, sehingga persiapan untuk acara berikut
menguras tenaga ekstra.
Kedua, membuat beberapa alternatif rancangan anggaran dana sekaligus. Sehingga apabila ditengah rencana ada kendala dana untuk konsumsi, panitia sudah mempersiapkan planning lain.
Ketiga, untuk konsumsi selama kegiatan berlangsung bisa bekerjasama dengan para alumniataupun berinisisatif untuk mencari sponsor dalam bentuk produk makanan, sehingga akan lebih praktis dan menghemat waktu maupun tenaga untuk mempersiapkan.
Demikian beberapa inisiatif yang dapat kami sampaikan, semoga bisa membantu kepanitiaan ke depan sehingga akan lebih baik untuk seterusnya.
PENUTUP
Memang tidak ada yang bisa mencapai titik kesempurnaan, sekalipun sudah terencana dengan rapi, tetapi berusaha untuk berproses menuju kesempurnaan itu penting. Dalam kepanitiaan kongres HMI XXVII memberi banyak pengalaman dan pembelajaran. Untuk kepanitiaan yang akan datang semakin meningkatkan kekompakan dan solidaritas verja, masing-masing personal agar mengutamakan kepentingan bersama.
Demikian laporan kami, terimakasih atas kerjasama semua kru tim Sukses KONGRES XXVII dan mohon maaf atas semua kelalaian kami. Semoga kita semua mendapat Ramat ALLAH SWT,,, Amiiin.
Sesungguhnya bagi Allah tidak ada satupun yang tersembunyi di bumi dan tidak (pula) di langit. (Q.S: Ali-Imran: 5) Sumarlani