AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI
PENJUALAN PADA PT. WILLINDO SUKSES
ABADI
Fifimayasari
Ahmad Adri, Drs., Ak., MBA, Jl.Komplek Sandang No.A5/A, 0819 100 333 99, xhie_fhy@ymail.com
ABSTRAK
Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan pada PT. Willindo Sukses Abadi bertujuan untuk mengidentifikasi peran audit operasional terhadap fungsi penjualan yang sedang berjalan dalam perusahaan dan memberikan masukan agar dapat meningkatkan efektivitas, efisien dan ekonomis atas fungsi penjualan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka, studi lapangan dan wawancara. Studi pustaka dilakukan untuk mencari referensi dari buku yang berhubungan dengan pembahasan. Studi lapangan yang dilakukan yaitu pengamatan secara langsung pada lokasi kegiatan operasional, wawancara dengan pihak yang terkait mengenai sistem yang sedang digunakan. Hasil yang dicapai ialah audit operasional atas fungsi penjualan yang sedang berjalan dapat dikatakan sudah cukup baik tetapi masih ditemukan beberapa kelemahan yang cukup berarti dalam audit operasional yang berjalan dan penerapannya dalam kegiatan operasional perusahaan, yang penjelasannya akan disajikan dalam skripsi ini. Simpulan yang di dapat oleh penulis ialah audit operasional yang berjalan dalam perusahaan sudah cukup membantu dalam memberikan informasi yang berguna dan pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Namun masih diperlukan beberapa perbaikan dalam penerapan audit operasional atas fungsi penjualan yang berjalan, yang penjelasannya akan disajikan dalam skripsi ini.
Kata kunci : audit operasional, fungsi penjualan.
PENDAHULUAN
Perekonomian dunia selalu mengalami perkembangan, baik yang menguntungkan maupun merugikan. Perkembangan ekonomi ini berimbas pada seluruh aspek kehidupan, tidak terkecuali dunia usaha. Banyak perusahaan yang berlomba-lomba dalam mempertahankan posisinya di dunia usaha melalui kinerja manajemen yang efektif, efisiensi dan ekonomis. Untuk itu perusahaan perlu dilengkapi dengan sistem pengendalian intern yang baik dalam mendukung kelangsungan hidup sebuah perusahaan. Sistem pengendalian intern ini berguna untuk menilai apakah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan dilaksanakan oleh semua anggota perusahaan.
Keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan keuntungan yang maksimal tidak terlepas penerapan pengendalian internal yang efektif atas semua kegiatan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang cermat dibutuhkan terutama pada penjualan, karena merupakan pusat kegiatan perusahaan.
Audit operasional atas fungsi pengendalian internal merupakan suatu alat untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Perusahaan harus memperhatikan segala aspek terutama unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penetapan laba rugi perusahaan. Salah satu faktor penting yang
dapat mempengaruhi penetapan laba rugi perusahaan adalah penjualan, karena dengan adanya kegiatan penjualan memungkinkan terciptanya pendapatan dan keuntungan bagi pemilik maupun pegawai dan membiayai kegiatan operasional perusahaan yang secara tidak langsung mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
Melihat pentingnya audit operasional atas fungsi penjualan dalam suatu perusahaan, maka penelitian ini dilakukan pada PT. Willindo Sukses Abadi yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan yang mendistribusi aksesoris garmen dan bordir. Hasil dari audit operasional diharapkan dapat memberikan saran-saran untuk memperbaiki kelemahan yang terdapat dalam pelaksanaan sistem penjualan perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang di masa yang akan datang. Berdasarkan uraian singkat di atas, maka penulis tertarik membahas masalah tersebut dalam skripsi yang berjudul “AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT. WILLINDO SUKSES ABADI”
Berdasarkan latar belakang di atas, masalah yang akan diteliti adalah sebagai berikut : 1. Apakah pengendalian internal atas fungsi penjualan telah memadai ?
2. Bagaimana audit operasional dilaksanakan atas fungsi penjualan ? 3. Apakah peran audit operasional dapat meningkatkan penjualan ? Tujuan yang diharapkan dari penulisan skripsi adalah untuk :
1. Mengetahui prosedur pengendalian internal atas fungsi penjualan pada PT. Willindo Sukses Abadi. 2. Pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan.
3. Mengidentifikasi peran audit operasional terhadap fungsi penjualan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah: 1. Library Research
Studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan meringkas, serta membuat kesimpulan dari buku-buku yang berkaitan dengan topik dan permasalahan skripsi.
2. Field Research
Observasi dengan cara mendatangi secara langsung perusahaan untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem penjualan yang sedang berjalan di PT. Willindo Sukses Abadi.
3. Wawancara terhadap pemilik dan karyawan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai sistem yang sedang digunakan.
HASIL DAN BAHASAN
Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan pada PT. Willindo Sukses Abadi sebagai berikut: 1. Membuat perencanaan waktu penyelesaian
Perencanaan waktu penyelesaian audit dimulai dari:
a. Diterimanya proposal oleh pihak PT. Willindo Sukses Abadi untuk menjadi obyek penelitian skripsi yang telah disetujui oleh direktur.
b. Pada pertemuan pertama, dilakukan survei pendahuluan yang dimulai dengan wawancara bersama Bapak William Sutanto, selaku direktur guna memperoleh informasi umum mengenai perusahaan. Informasi yang diperoleh berupa struktur organisai beserta uraian tugas dari masing-masing bagian dari struktur organisasi tersebut.
c. Pada pertemuan kedua, peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Yohanes Aditya selaku manajer penjualan mengenai prosedur dan kebijakan pada siklus penjualan.
d. Pada pertemuan ketiga, peneliti meminta manajer dan kepala bagian accounting untuk mengisi internal control quitioner. Kemudian, peneliti membahas hasil temuan yang diperoleh dari internal control quitioner bersama manager dan kepala bagian accounting.
2. Membuat program kerja audit Program kerja audit meliputi :
a. Survei pendahuluan, yaitu survey yang dilakukan pertama kali dengan tujuan untuk memperoleh informasi umum tentang auditan dan prosedur operasional auditan, khususnya penjualan.
b. Pengujian Sistem Pengendalian Internal (SPI), yaitu melakukan pengujian atas SPI yang ada dengan tujuan melihat arti pentingnya SPI , mengedintifikasi kelemahan SPI dan mengidentifikasi dampak dari kelemahan SPI tersebut.
c. Pengembangan hasil temuan, dengan cara menetapkan unsur-unsur temuan yang terbagi atas kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi.
Tujuan dari audit operasional atas fungsi penjualan adalah sebagai berikut:
1. Menilai apakah pelaksanaan penjualan yang berjalan saat ini telah berjalan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Menilai apakah pelaksanaan penjualan dijalankan saat ini sudah efisien, efektif, dan ekonomis.
3. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pelaksanaan penjualan saat ini dan melakukan evaluasi atas pelaksanaan penjualan untuk menemukan solusi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.
4. Mengembangkan hasil evaluasi menjadi rekomendasi yang dapat digunakan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Tahap-tahap Pelaksanaan Audit Operasional 1. Survey Pendahuluan (Preliminary Survey)
a. Melakukan survei langsung ke PT. Willindo Sukses Abadi untuk memperoleh data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional.
b. Melakukan wawancara dengan bagian-bagian yang berwenang, untuk memperoleh data-data yang akurat mengenai perusahaan, kebijakan, dan prosedur penjualan, serta mengetahui bagimana proses penjualan dilakukan oleh perusahaan.
c. Membuat daftar pertanyaan tertulis mengenai aktivitas penjualan dalam perusahaan tersebut, kemudian mengajukan daftar pertanyaan tersebut kepada pihak-pihak yang terkait dengan aktivitas perusahaan.
d. Mengumpulkan dokumen-dokumen pencatatan dari transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan, kemudian menulusuri asal-usul dokumen-dokumen pencatatan tersebut untuk mengetahui apakah pencatatan tersebut telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
e. Melakukan observasi langsung terhadap proses terjadinya aktivitas penjualan dalam perusahaan, mulai dari penerimaan pesanan pelanggan, pengiriman barang, pembuatan faktur penjualan, dan surat jalan.
2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan
Setelah melakukan survei dan mendapat pemahaman mengenai perusahaan dan aktivitas perusahaan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan. Evaluasi ini dapat menunjukan kekuatan dan kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan yang dimiliki oleh perusahaan.
Evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu wawancara, observasi langsung terhadap kegiatan operasional penjualan, dan menyebarkan kuisioner pengendalian internal kepada pihak-pihak yang terkait dengan aktivitas penjualan. Dengan kuisioner ini, akan diperoleh jawaban yang dapat menunjukan indikasi lemah atau tidaknya pelaksanaan pengendalian internal atas penjualan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan.
Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap pengendalian internal atas penjualan dan berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka diperoleh beberapa kekuatan pada pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan yaitu:
1. Perusahaan mempunyai daftar harga jual barang periodik secara tertulis.
2. Memiliki surat pesanan tertulis dari setiap pelanggan untuk setiap proses transaksi penjualan. 3. Dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi
penjualan.
4. Laporan penjualan selalu di buat setiap bulannya dan administrasi penjualan selalu terpisah dari bagian penjualan.
5. Dilakukannya pemeriksaan terlebih dahulu jumlah dan jenis barang sesuai tidak dengan yang tertera di form pengeluaran barang jadi dan surat jalan.
6. Dilakukannya pemeriksaan atasa jumlah dan jenis barang sesuai tidak dengan yang tertera di form retur penjualan terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan kembali ke pelanggan.
7. Pengiriman barang selalu di sertai dengan surat jalan dan faktur penjualan yang telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
8. Dibuatnya laporan penjualan dan laporan penerimaan dan pengeluaran kas setiap bulannya dan dievaluasi oleh pejabat yang berwenang.
9. Dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara laporan penjualan dengan laporan pengeluaran barang.
3. Prosedur Audit Rinci Atas Fungsi Penjualan
Berdasarkan temuan hasil evaluasi sistem pengendalian internal di atas, maka perlu disusun prosedur audit rinci. Prosedur audit rinci merupakan langkah-langkah yang disusun untuk pelaksanaan tahap audit rinci. Prosedur audit rinci harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam pemeriksaan operasionalnya. Berikut ini prosedur audit rinci atas penjualan yang dapat digunakan dalam pelaksanaan tahap audit rinci :
1. Pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan pesanan pelanggan 2. Pemeriksaan terhadap prosedur pengiriman barang
3. Pemeriksaan terhadap prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan 4. Pemeriksaan terhadap prosedur pencatatan penjualan
5. Pemeriksaan terhadap prosedur pencatatan penerimaan kas 6. Pemeriksaan terhadap prosedur retur penjualan
4. Hasil Audit Operasional atas Fungsi Penjualan
Berdasarkan audit operasional yang telah dilakukan terhadap fungsi penjualan, selain ditemukan beberapa kekuatan pelaksanaan pengendalian internal yang telah disebutkan di atas, ditemukan juga adanya beberapa kelemahan pada pelaksanaan pengendaluan internal atas fungsi penjualan yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur secara tertulis
Di dalam perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur secara tertulis untuk mendukung aktivitas penjualan. Padahal kebijakan dan prosedur tertulis sangat diperlukan dalam aktivitas penjualan karena merupakan dasar dari seluruh aktivitas penjualan. Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan masih kurang menganggap pentingnya kebijakan dan prosedur secara tertulis, kebijakan dan prosedur penjualan lebih sering disampaikan secara lisan.
Dengan tidak adanya kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis hal ini memungkinkan kurangnya komunikasi antar suatu bagian dalam perusahaan mengenai aktivitas penjualan seperti bagian A dapat melakukan tugas bagian B, tentu saja hal tersebut memungkinkan timbulnya tindakan-tindakan yang tidak diinginkan misalnya penggelapan dan manipulasi data oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Masalah ini jelas sangat merugikan kegiatan penjualan perusahaan.
Perusahaan harusnya menyadari pentingya kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis dari pada melalui pemberitahuan secara lisan. Dengan membuat kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis akan mengurangi masalah yang timbul akibat kurangnya komunikasi antar bagian dalam perusahaan mengenai aktivitas fungsi penjualan.
2. Adanya bagian lain yang ikut dalam aktivitas penjualan selain bagian penjualan
Aktivitas penjualan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan tetapi ada bagian lain yang turut ambil bagian dalam kegiatan penjualan. Bagian accounting dan administrasi merasa fungsinya tidak terpisah dari bagian penjualan, karena membantu bagian penjualan dalam mengurus transaksi penjualan bagi perusahaan. Setiap bagian dalam perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing hal ini bertujuan untuk mengantisipasi kecurangan-kecurangan pihak-pihak tertentu dalam proses penjualan.
Hal ini terjadi karena perusahaan tidak memiliki peraturan yang tegas tentang pembagian uraian tugas serta wewenang bagian dalam perusahaan. Sehingga terjadinya penjualan semu atau tidak resmi yang tidak sesuai dengan prosedur penjualan perusahaan seperti memakai harga yang tidak resmi atau harga dibawah standar yang di tetapkan perusahaan.
Perusahaan sebaiknya membuat daftar uraian tugas secara tertulis dan formal serta menjalin komunikasi antar berbagai pihak terkait. Menempatkan sumber daya manusia yang kompeten untuk mengawasi jalannya proses penjualan agar sesuai dengan prosedur perusahaan.
3. Form surat konfirmasi pesanan, pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur yang tidak memiliki nomor urut
Dokumen adalah suatu bukti transaksi yang penting dan perlu diperhatikan keadaanya. Bukti transaksi tersebut yang akan memberikan fakta atau kenyataan yang terjadi dalam proses penjualaan perusahaan tersebut. Nomor urut diperlukan agar setiap dokumen atau bukti transaksi terhindar dari kekeliruan misal tertukar antar konsumen. Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian penjualan hal ini terjadi karena bagian yang membuat surat konfirmasi pesanan, surat pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur kurang peduli akan arti pentingnya nomor urut.
Dalam situasi ini bisa saja terjadi kesalahan pengiriman barang karena surat konfirmasi pesanan, surat pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur yang tertukar antar konsumen karena tidak memiliki nomor urut.
Mengingat pentingnya nomor urut pada setiap form transaksi penjualan, maka hendaknya perusahaan mewajibkan adanya nomor urut tersebut disetiap form yang mendukung proses penjualan sehingga dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur perusahaan.
4. Perusahaan tidak melakukan arsip terhadap faktur penjualan yang batal.
Setiap faktur penjualan yang batal dalam perusahaan tidak di arsip dan cenderung tidak diperhatikan oleh bagian penjualan. Faktur penjualan yang batal sebenarnya tidak kalah pentingnya dengan faktur penjualan, karena merupakan fakta atau bukti yang nyata mengenai suatu transaksi yang batal terjadi dalam aktivitas penjualan.
Berdasarkan hasil observasi penulis melihat bagian penjualan kurang memperhatikan arti pentingnya faktur penjualan yang batal, menurut mereka sebuah faktur yang telah batal tidak akan menggangu proses kegiatan penjualan.
Faktur penjualan yang batal sewaktu-waktu pasti akan dibutuhkan apabila perusahaan mengalami selisih dalam penerimaan pendapatan, apabila faktur penjualan yang batal tidak diarsip bahkan cenderung tidak diperhatikan hal ini akan sangat menyulitkan apabila terjadi pengecekan terhadap suatu transaksi.
Perusahaan hendaknya mewajibkan bagian penjualan untuk memperhatikan faktur yang batal dan mengarsipnya, hal ini sangat berguna apabila disuatu hari terjadi kesalahan, dapat mempermudah dalam menyelesaikanya sehingga proses aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik.
5. Pengiriman Barang tidak dilakukan tepat waktu
Pengiriman barang tidak tepat waktu didasarkan pada ketersediaan barang di perusahaan. Pengiriman barang merupakan salah satu hal terpenting dalan fungsi penjualan. Hal ini dikarenakan pengiriman dapat mencerminkan kualitas pelayanan perusahaan tersebut. Pengiriman barang tidak tepat waktu karena ketersedian stok yang kurang akibat kendala di proses produksi atau adanya selisih stok di bagian gudang.
Pengiriman barang yang tidak tepat waktu menyebabkan sering terjadinya complain dari coustemer, hal ini dapat berakibat menurunnya rasa kepercayaan pada perusahaan tentu saja hal ini akan sangat mempengaruhi fungsi penjualan apa bila karena hal ini penjualan menurun. Update stock harus di lakukan untuk menunjukan posisi dan ketersediaan barang, dengan demikian keterlambatan pengiriman barang akibat ketidak tersediaan barang dapat di antisipasi.
6. Tidak memiliki kartu Gudang untuk melakukan stock opname tiap bulan.
Bagian gudang tidak memiliki kartu gudang untuk dapat dipergunakan dalam melakukan stock opname setiap bulannya. Stock opname merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam mendukung proses penjualan hal ini dikarenakan stock opname memberikan data yang akurat mengenai ketersediaan barang. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, bagian gudang kurang menganggap pentingnya stock opname bahkan cenderung menomor duakan kegiatan stock opname ini.
Stock opname yang tidak dilakukan secara up to date memungkinkan terjadinya tindak penggelapan atau pencurian barang karena stock barang yang tidak diawasi atau kurang diperhatikan. Mengingat pentingnya stock opname, perusahaan harusnya mewajibkan bagian gudang untuk melakukan stock opname baik mingguan, bulanan atau tahunan, dengan demikian dapat mengantisipasi tindakan penggelapan atau pencurian barang yang tidak diinginkan.
7. Uang tunai, cek tunai atau giro bilyet hasil penjualan tidak disetor di hari yang sama
Uang tunai, cek tunai dan giro bilyet tidak langsung disetorkan di hari yang sama, bahkan bisa menunggu satu atau dua hari baru disetorkan. Uang tunai,cek tunai dan giro bilyet merupakan pendapatan langsung bagi perusahaan dari aktivitas penjualan, hendaknya selalu diprioritaskan dan selalu di perhatikan keberadaaanya. Keterlambatan penyetoran uang tunai, cek tunai dan giro bilyet ke bank dikarenakan perusahaan menetapkan prosedur agar uang atau bilyet giro disetorkan setelah semua proses aktivitas penjualan selesai dilakukan, biasanya baru disetor keesokan harinya.
Dalam hal ini mengakibatkan perputaran uang dan piutang menjadi tersendat dikarenakan bagian akutansi tidak dapat mengecek posisi piutang coustumer pada buku bank. Perusahaan hendaknya mengubah prosedur secara tertulis mengenai penyetoran uang tunai, cek tunai dan giro bilyet
kepada bagian keuangan. Yang menegaskan pentingnya pendapatan perusahaan tersebut sehingga segala pendapatan pada hari tersebut harus langsung di setor ke bank tanpa menunggu esok hari. 8. Laporan piutang di buat oleh bagian accounting
Laporan piutang dibuat oleh bagian accounting bukan oleh bagian keuangan. Seharusnya laporan piutang dibuat oleh bagian keuangan atau finance karena bagian tersebutlah yang memiliki otorisasi dalam mengelola keuangan perusahaan. Bagian accounting seharusnya lebih kepada pengawas dan di luar fungsi finance. Hal ini disebabkan adanya kesalahan prosedur pada perusahaan mengenai keuangan dalam proses penjualan, dimana perusahaan menganggap fungsi finance dan fungsi accounting adalah fungsi yang sama.
Dari hal tersebut mengakibatkan bagian keuangan menagih konsumen berkali-kali, hal ini justru sangat merugikan bagi perusahaan dan dapat mengindikasi timbulnya kecurangan berupa manipulasi data oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Hendaknya perusahaan menetapkan agar laporan piutang di buat pleh bagian finance bukan bagian accounting karena pada dasarnya bagian finance lah yang mempunyai otoritas penuh dalam mengelola keuangan perusahaan. Dengan demikian aktivitas penjualan dapan berjalan dengan baik dan lancar.
9. Laporan keuangan tidak diberikan kepada dewan direksi secara berkala dan tepat waktu.
Laporan keuangan pada perusahaan diberikan pada dewan direksi hanya ketika diminta dan tidak disampaikan secara berkala. Laporan keuangan merupakan suatu laporan yang sangat penting bagi suatu perusahaan, karena dari laporan keungan dapat diketahui sehat atau tidaknya sebuah perusahaan.
Bagian akutansi tidak memberikan laporan keuangan secara berkala kepada dewan direksi hal ini disebabkan karena tidak adanya prosedur tertulis pada perusahaan mengenai kapan dan bagaimana laporan keuangan tersebut harus di sampaikan kepada dewan direksi.
Keterlambatan penyerahan laporan keuangan pada dewan direksi sangat mempengaruhi dewan direksi dalam mengambil keputusan mengenai kebijakan-kebijakan dalam mendukung aktivitas penjualan perusahaan. Perusahaan sebaiknya membuat prosedur tertulis untuk bagian akutansi mengenai kapan dan bagaimana laporan keuangan harus disampaikan pada dewan direksi dengan demikian dapat meminimalisasikan keterlambatan penyerahan laporan keuangan pada dewan direksi, sehingga memudahkan dewan direksi dalam mengambil kebijakan mengenai aktivitas penjualan pada perusahaan.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah melakukan survei pendahuluan berupa observasi dan wawancara dengan pihak perusahaan dan evaluasi atas fungsi penjualan PT. Willindo Sukses Abadi , maka dapat ditarik beberapa kesimpulan bahwa sistem penjualan yang terdapat pada PT. Willindo Suskses Abadi telah cukup memadai, namun masih terdapat beberapa kelemahan. Berikut ini beberapa kelemahan yang dapat disimpulkan dari tahap evaluasi fungsi penjualan dan perlu mendapatkan perhatian khusus:
1. Perusahaaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur tertulis.
Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan masih kurang menganggap pentingnya kebijakan dan prosedur secara tertulis. Kebijakan dan prosedur penjualan lebih sering disampaikan secara lisan. Dengan tidak adanya kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis hal ini memungkinkan kurangnya komunikasi antar suatu bagian dalam perusahaan mengenai aktivitas penjualan seperti bagain A dapat melakukan tugas bagian B, tentu saja hal tersebut memungkinkan timbulnya tindakan-tindakan yang tidak diinginkan misalnya penggelapan dan manipulasi data oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. 2. Adanya bagian lain yang ikut terlibat dalam aktivitas penjualan selain bagian penjualan.
Aktivitas penjualan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan tetapi ada bagian lain yang turut ambil bagian kegiatan penjualan. Hal ini terjadi karena perusahaan tidak memiliki peraturan yang tegas tentang pembagian uraian tugas serta wewenang bagian dalam perusahaan. Sehingga terjadinya penjualan semu atau tidak resmi yang tidak sesuai dengan prosedur penjualan perusahaan seperti memakai harga yang tidak resmi atau harga di bawah standar di tetapkan perusahaan.
3. Beberapa form penting tidak memiliki nomor urut, seperti form surat konfirmasi pesanan, pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur.
Hasil wawancara dengan bagian penjualan hal ini terjadi karena bagian yang membuat surat konfirmasi pesanan, surat pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur kurang peduli akan arti
pentingnya nomor urut. Dalam situasi ini bisa saja terjadi kesalahan pengiriman barang karena surat konfirmasi pesanan, surat pengeluaran barang jadi dan surat jalan pengganti retur yang tertukar antar konsumen karena tidak memiliki nomor urut.
4. Tidak ada arsip terhadap faktur penjualan yang batal.
Setiap penjualan yang batal dalam perusahaan tidak di arsip dan cenderung tidak diperhatikan oleh bagian penjualan. Faktur penjualan yang batal sebenarnya tidak kalah pentingnya dengan faktur penjualan, karena merupakan fakta atau bukti yang real mengenai suatu transaksi yang batal terjadi dalam aktivitas penjualan. Berdasarkan hasil observasi, sebuah faktur yang telah batal tidak akan menggangu proses kegiatan penjualan.
5. Pengiriman barang tidak dilakukan tepat waktu.
Pengiriman barang dapat mencermikan kualitas pelayanan perusahaan tersebut. Pengiriman barang tidak tepat waktu karena ketersediaan stok yang kurang akibat kendala diproses produksi atau adanya selisih stok di bagian gudang. Hal ini menyebabkan terjadinya keluhan dari customer sehingga hal ini berakibat menurunnya rasa kepercayaan pada perusahaan tentu saja hal ini sangat mempengaruhi fungsi penjualann.
6. Bagian gudang tidak memiliki kartu gudang untuk melakukan stock opname tiap bulan.
Bagian gudang kurang menganggap pentingnya stock opname bahkan cenderung menomorduakan kegiatan stock opname ini. Stock opname yang tidak dilakukan secara up to date memungkinkan terjadinya tindak penggelapan atau pencurian barang karena stock barang yang tidak diawasi atau kurang diperhatikan.
7. Uang, cek tunai atau giro bilyet tidak disetor di hari yang sama.
Keterlambatan penyetoran uang tunai, cek tunai dan giro bilyet ke bank dikarenakan perusahaan menetapkan prosedur agar uang atau bilyet giro disetorkan setelah semua proses aktivitas penjualan selesai dilakukan, biasanya baru disetor keesokan harinya. Hal ini mengakibatkan perputaran uang dan piutang menjadi tersendat dikarenakan bagian akuntansi tidak dapat mengecek posisi piutang customer pada buku bank.
8. Laporan piutang dibuat oleh bagian accounting.
Laporan piutang dibuat oleh bagian accounting bukan oleh bagian keuangan. Hal ini disebabkan adanya kesalahan prosedur pada perusahaan mengenai keuangan dalam proses penjualan, dimana perusahaan mengganggap fungsi finance dan fungsi accounting adalah fungsi yang sama. Dari hal tersebut mengakibatkan bagain keuangan menagih konsumen berkali-kali, hal ini justru sangat merugikan bagi perusahaan dan dapat mengindikasi timbulnya kecurangan berupa manipulasi data oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
9. Laporan keuangan tidak diberikan kepada dewan direksi secara berkala dan tepat waktu.
Bagian akuntansi tidak memberikan laporan keuangan secara berkala kepada dewan direksi hal ini disebabkan karena tidak adanya prosedur tertulis pada perusahaan mengenai kapan dan bagaimana laporan keuangan tersebut harus disampaikan kepada dewan direksi. Keterlambatan penyerahan laporan keuangan mengenai kebijakan-kebijakan dalam mendukung aktivitas pejualan perusahaan. Saran
Setelah melakukan audit operasional atas fungsi penjualan, maka ditemukan beberapa kelemahan yagn terdapat dalam sistem penjualan perusahaan. Maka dari itu, berikut adalah rekomendasi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan, terutama di bagian penjualan :
1. Membuat kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis akan mengurangi masalah yang timbul akibat kurangnya komunikasi antar bagian dalam perusahaan mengenai aktivitas fungsi penjualan. 2. Membuat daftar uraian tugas secara tertulis dan formal serta menjalin komunikasi antar berbagai pihak
terkait. Menempatkan sumber daya manusia untuk mengawasi jalannya proses penjualan agar sesuai dengan prosedur perusahaan.
3. Mewajibkan adanya nomor urut tersebut disetiap form yang mendukunng proses penjualan sehingga dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur perusahaan.
4. Mewajibkan bagian penjualan untuk memperhatikan faktur yang batal dan mengarsipnya, hal ini sangat berguna apabila disuatu hari terjadi kesalahan, dapat mempermudah dalam menyelesaikannya sehingga proses aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik.
5. Dilakukannya update stock untuk menunjukan posisi dan ketersediaan barang, dengan demikian keterlambatan pengiriman barang akibat ketidak tersediaan barang dapat diantisipasi.
6. Mewajibkan bagian gudang untuk melakukan stock opname baik mingguan, bulanan atau tahunan, dengan demikian dapat mengantisipasi tindakan penggelapan atau pencurian barang yang tidak diinginkan.
7. Mengubah prosedur secara tertulis mengenai penyetoran uang tunai, cek tunai dan giro bilyet kepada bagian keuangan. Yang menegaskan pentingnya pendapatan perusahaan tersebut sehingga segala pendapatan pada hari tersebut harus langsung di setor ke bank tanpa menunggu esok hari.
8. Menetapkan agar laporan piutang di buat oleh bagian finance bukan bagian accounting karena pada dasarnya bagian finance lah yang mempunyai otoritas penuh dalam mengelola keuangan perusahaan. Dengan demikian aktivitas penjualan dapan berjalan dengan baik dan lancar.
9. membuat prosedur tertulis untuk bagian akutansi mengenai kapan dan bagaimana laporan keuangan harus disampaikan pada dewan direksi dengan demikian dapat meminimalisasikan keterlambatan penyerahan laporan keuangan pada dewan direksi, sehingga memudahkan dewan direksi dalam mengambil kebijakan mengenai aktivitas penjualan pada perusahaan.
REFERENSI
Agoes, Sukrisno. (2004). Auditing: Pemeriksaan akuntan oleh kantor akuntan public jilid I (edisi ke-3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Arens, A.A., & Loebbecke, J. K. (1997). Auditing: Pendekatan terpadu buku 1 dan 2 (Alih bahasa Jusuf, A. A.) Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Arens, A.A, & Loebbecke, J.K (2003). Auditing: Pendekatan terpadu buku 1 dan 2 (Ahli bahasa Jusuf, A.A). Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Boynton, W.C. Johnson, R.N, & Kell, W.G. (2003). Modern auditing (edisi ke-7) (Alih bahasa Rajoe, P.A., Gania,G, & Budi, I.S). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Horngren, C.T., Harrison, W.T., Robinson, M.A. (2002). Accounting buku I (edisi 5). (Ahli bahasa secokusumo, T.H). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia (2001). Standar professional akuntan public per 1 Januari 2001. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
--- (2004). Standar akuntansi keuangan per 1 Juni 2004. Jakarta:Salemba Empat. Mulyadi & Puradiredja, K (2002). Auditing buku 1 (Edisi ke-6). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Robertson, J.C., & Louwers, T.J (2002). Auditing and assurance services (10 edition).New York: McGraw Hill, Inc.
Tunggal, A.W. (2008). Dasar-dasar audit operasional. Jakarta: Penerbit Harvarindo.Warren, C.S., Reeve, J.M., & Fees, P.E. (2006). Pengantar akuntansi buku (edisi ke-21).(Alih bahasa Farahmita, A.,Amanugrhani, dan Hendrawan, T.) Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Whittington, O.R., & Pany, K. (2001). Principles of auditing and other assurance service (13thed)New York: McGraw-Hill, inc.
William F. Messier., Jr, Steven. M. Glover ., Douglas, F. Prawitt. Alih bahasa Hinduan, Nuri (2005). Auditing and assurance service buku satu (edisi empat). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
RIWAYAT PENULIS
Fifimayasari lahir di kota Tanjungpandan pada 16 September 1990. Pendidikan S1 di Binus Universitas
