SISTBM INFORMASI PENGADAAN UNTUK PENGENDALIAN STOK DENGAN MBNGGUNAKAN METODE ROP PADA APOTBK MENUNGGAL SBHAT TUBAN

(1)

SISTBM

INFORMASI

PENGADAAN

UNTUK

PENGENDALIAN

STOK DENGAN

MBNGGUNAKAN

METODE

ROP

PADA APOTBK MENUNGGAL

SBHAT

TUBAN

Andy Winartor)

r)Program

_studireknik

_Informatika,

Tfj?,|,:il1?JJ*A:jm:trmputer

rndonesia

(srIKI)

Marang

ABSTRAK

Apotek Manunggal Sehat Tuban merupakan apotek yang cukup besar dan banyak melayani pasien

yang

membeli

berbagai pesanan

obat

dan

juga

berbagai kebutuhan pasien,

apotek

Manunggal Sehat

beralamat

dijl.

Panglima Sudirman no. 39 Tuban Jawa

Timur.

Apotek

ini dipilih

karena dalam pencatatan penyediaan barang dan obat-obatan masih dilakukan secara manual dan pengadaan yang

tidak

terkendali membuat stok yang berlebih dan

juga

kurang,

untuk

mengatasi masalah tersebut maka metode yang akan digunakan adalah metode

ROP. ROP

adalah saat dimana harus diadakan

kembali

pemesanan sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat pada waktunya. Pembelian atau pemesanan barang jangan sampai menunggu sampai persediaan habis, karena akan mengganggu penjualan, ROP diperlukan karena tidak selamanya pesanan bahan baku dapat segera

dikirim

oleh pihak pemasok, sehingga diperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut.

Kata Kunci

:

ROP, Apotek, Sistem Informasi Pengadaan

1. PENDAHULUAN

Dengan sistem yang masih manual maka

alcan kurang efisien urrtuk mengetahui persediaan

barang dan pencatatanjurnlah barang yang masuk

dan keluar,

hal

ini

akan

membutuhkan waktu

yang

lama,

bahkan

sering

terjadi

barang yang

hilang

atau

juga tidak

sesuainya

stok

barang sehingga

pembelian barang

jadi

tidak

sesuai dengan

kondisi

barang yang masih ada,

kadang-kadang terdapat obat-obatan

yang

sudah kadaluarsa

yang

seharusnya sudah

diretur

akan

tetapi

masih

tercatat

sebagai

obat yang

masih dapat digunakan, setiap tiga bulan sekali diadakan pengecekan barang

dan

obat-obatan

di

dalam gudang sehingga

jika

ada stok yang

tidak

sesuai

stok lebih atau kurang baru dapat

diketahui, begitu

juga

dengan obat-obatan yang kadaluarsa

tapi

masih disimpan

dan

masih belum

diretur sehingga membuat apotek tersebut rugi.

Kesalahan-kesalahan seperti

yang

telah

dijelaskan membuat

rugi

apotek,

sehingga diharapkan dengan

sistem informasi

pengadaan

dengan

menggunakan

metode

ROP

maka kesalahan-kesalahan diatas dapat diminimalisasi bahkan dihilangkan.

Dari uraian di atas, rumusan masalah sebagai

berikut:Bagaimana

mendesain

suatu

sistem

informasi

pengadaan

guna

pengendalian

stok

obat-obatan

menjadi

lebih baik

dengan menggunakan metode ROP.

2. TINJAUAN PUSTAKA

Z.l.

Pengertian Sistem

Informasi

Sistem adalah

kumpulan

elemen yang

saling

terkait

atau terpadu

yang

dimaksudkan

untuk

mencapai

tujuan

_[].

Data

adalah aliran fakta-fakta mentah

yang

menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi sebelum diorganisir

dan

ditata dalam suatu bentuk

yang

dapat

dipahami

dan

digunakan.

Informasi

diartikan sebagai data

yang diolah menjadi bentuk

yang

lebih

berguna

dan lebih

berarti

bagi

yang menerimanya [2].

Sistem informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk

yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerima [3].

Sistem informasi adalah

sekumpulan

fungsi yang

bekerja sama bersama-sama dalam

mengelola

pengumpulan"

penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi.

2,2.

Sistem

Informasi

l).hm

Apotek

Pengadaan adalah

suatu

usaha berupa jasa untuk menyediakan

brang

yang dibutuhkan sesuai yang

tehh

direncamLan- Pengadaan dapat

dibagi

menjadi

dua

_Feu

pengadaan

yang

direncanakan

dm

pengaaaan

yang

tidak

(2)

direncanakan-Pengendalian

adalah proses

untuk

memastikan

bahwa

aktifitas

organisasi

yang sedang berlangsung atau yang telah berlangsung sesuai dengan metode atau prosedur yang telah

ditetapkan

sebelumnya

serta hasil yang

telah ditetapkan.

Persediaan adalah barang-barang yang disimpan

untuk

dipergunakan atau

dijual

pada masa

atau

periode

yang akan

datang.

Maka persediaan d ibagi menjadi tiga kategori yaitu :

1.

Persediaan bahan baku dan bahan penolong

2.

Persediaan bahan setengahjadi

3.

persediaanbarangjadi

2.3.

Pemesanan

Kembali

(ROP)

ROP adalah saat dimana harus diadakan

kembali

pemesanan sehingga kedatangan atau penerimaan

barang

yang

dipesan

tepat

pada

waktunya.

Pembeliarr

atau

pemesanan barang

jangan sampai

menunggu

sampai

persediaan

habis, karena

akan

mengganggu

jalanya

penjualan,

ROP

diperlukan

karena

tidak selamanya pesanan

bahan

baku

dapat

segera

dikirim

oleh pihak pemasok, sehingga diperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut.

Agar

datangnya barang

tepat

pada saat safety

stock, maka

perusahaan

harus

melakukan pemesanan terlebih dahulu.

factor-factor

yang

mempengaruhi

waktu pemesanan kembali yaitu:

l.

Waktu yang

diperlukan

dari

pemesanan sarnpai barang datang (Lead Time).

2. Tingkat

penjualan barang ruta-rata persatuan waktu (misalnya per bulan). Besarnya barang

yang diperlukan

selama

Lead Time

adalah

jurnlah

dari

Lead Time

dikalikan

dengan

tingkat penjualan barang rata-ruta.

3. Persediaan penyelamat

(safety

stock).

Persediaan penyelamat

adalah

jumlah persediaan barang minimum harus ada untuk

menjaga

kemungkinan

keterlambatan datangnya barang yang di beli.

3. METODE PENELITIAN

3.1. Analisa

Masalah

Administrasi, asisten apoteker

dan bagian

umum

mengecek persediaan obat-obatan

dan

barang. Pengecekan

stok obat

yang

akan

kadaluarsa

dan

barang dilakukan

secara

menyeluruh setiap tiga bulan sekali. Maka dari itu kemungkinan

obat

yang sudah kadaluarsa masih ada yang tersimpan

di

gudang. Pengecekan

obat-obatan

dan

barang

masih dilakukan

secara manual, dari setiap ada transaksi penjualan maka akan dicatatat pada buku stok dan kemudian stok akan

dikurangi

sebanyak penjualan.

Begitu

pula dalam pengadaan, ketika obat-obatan dan barang

datang maka akan dicatat dan terjadi penambahan pada buku stok.

Sering

kali

retur

barang

ditolak

oleh supplier karena barang yang akan

diretur

sudah kadaluarsa,

hal

ini

disebabkan pengecekan obat-obatan

dan

barang

dilakukan dalam

senggang

waktu

yang

cukup

lama

yaitu tiga

bulan sekali,

sehingga obat-obatan

yang

kadaluarsa

tidak diketahui, sedangkan batas obat-obatan yang bisa diretur adalah sehari sebelum obat-obatan tersebut kadaluarsa.

3.2.

Perancangan

3.2.1. Perancangan

AIur

Proses

I . .. ..1-. ..r .'-'' .r.. ;.. 'i .'l-t. l i l

Gambar 3.1

_-

flowchart pengadaan

il

iil

I

3.2.2. Desain Menu

Gambar 3.2

_-

Desain menu sistem

(3)

Gambar 3.5

_-

ERD Physical

t

ry

E

Gambar 3,3

_-

DFD Context Diagram

3.2.3. Perancangan Database

3.2.3.1. Entity

Relationship Diagram

Gambar

di

bawah ini merupakan ERD dari Sistem, dimana nantinya akan menjadi table-tabel

yang ada

pada

database

untuk

media

penyimpanan datanya.

Gambar 3.4

_-

ERD conseptual

3.2.3.2,

Physical

Model

3.2.4. Desain Form

Desain

form-form

yang akan

digunakan pada sistem

ini

adalah sebagai

berikut

:

menu utama, login, input supplier, halaman pengadaan,

halaman

retur,

penjualan, halaman

hutang,

diskon, laporan

rencana pengadaan,

laporan penjualan, laporan retur, laporan data stok.

4. HASIL

DAN PEMBAHASAN

Gambar 4.1

_-

menu utama system

Form

menu utama

memiliki

beberapa menu

pilihan

seperti yang ada digambarkan dan dijelaskan pada gambar 4.1.

Usernanrer

i

:- ----*.-l

Pasr.vsdi

i

Gambar42-hahman

login

Pada

form

futi sebsgai user diwajibkan untuk mengisi user dan

pcsword

untuk pertama 4.1. Imnlementasi

-s]&

(4)

kali.

Apabila

password

tidak

sama

dengan password pada

text

ulangi password maka akan

ada konfirmasi "password tidak sama".

Pada

form

ini

berisi tentang

retur pengadaan yang sudah dilakukan, kemudian akan disimpan

ke

tabel t_retur dan

jumlah

obat akan

diubah

sesuai

dengan

jumlah obat

dikurangi

dengan jumlah yang retur.

q,4r!?., r* c; 1ry .r?.*

Gambar 4.6

_-

halaman penjualan Pada

form

ini

berisi

tentang penjualan

yang

sudah

dilakukan,

pada

button

cari

untuk mencari nama pasien

dan

asuransi

yang

sudah

terdaftar kemudian

memilih obat jumlah

dan

d ilakukan transaksi pembayaran.

Gambar 4.3

_-

halaman input supplier

Pada

form

ini

berisi

data-data suplier

yang

menyuplai

obat

ke

apotek

kemudian disimpan ke tabel t_suplier.

ie*& r ..., . i

'iq-. Gambar _{4.4 -halaman}pengadaan

Pada

form ini

berisi tentang pengadaan obat-obatan

yang

dilakukan dengan memasukan

kode

faktur,

id

suplier kemudian

memilih

golongan obatdan nama

obat,

kemudian

stok

minimum

dan ROP akan

otomatis

ditentukan berdasarkan penjualan barang bulan sebelumnya.

Gambar 4.7

_-

halaman hutang

Pada form

ini

berisi tentang hutang yang sudah dibayar ketika terjadi pengadaan, kemudian

akan muncul

jumlah

hutang dan

jumlah

yang sudah dibayar sesuai dengan no faktur pengadaan.

6-F* lit {F€ &q-';{t: i*"Fs't, o-l* 1t h4!* rr! s-llu 3l ,4-tt_a!*Ifi { ,4-€U,0r*, I t4{l*.fa& I d.$ " t!t lr, .!ri}

{,

[E

l[-!H.:

Gambar 4.5

_-

halaman retur

(5)

F

Pada

form

ini

berisi tentang

edit

diskon yang akan diberikan kepada pasien dalam jumlah persen,

dan

kernudian

akan disimpan

ke

tabel

t

diskon.

Gambar 4.1

I

_-

Iaporan retur

Pada

form ini

berisi tentang laporan data retur yang sudah dilakukan sesuai dengan suplier, bulan dan tahun retur.

Giibar

q.tz-

tui,o*n

aiiu

ii"k

" Pada

form ini

berisi tentang laporan data stok yang

dimiliki

bulan

ini.

Kemudian pimpinan

akan

membuat

daftar

pengadaan

yang

harus diadakan.

5. SIMPULAN

Dari

semua

uraian

yang

telah dikemukakan

dalam laporan Tugas

Akhir

ini, maka kesimpulan yang dapat diuraikan adalah:

l.

Dengan

penerapan

aplikasi

ini,

dapat mempercepat

dalam

mengetahui

stok

obat

yang ada

sehingga dapat dipesan sebelum stok mencapai safety stok.

2.

Dengan penerapan

aplikasi

ini,

kekeliruan dalam pencatatan transaksi pembelian atau pengadaan dapat diminimalkan.

3.

Untuk pembuatan laporan akan lebih mudah.

DAFTARPUSTAKA

Kadir, AMu1,2003,

Konsep

dan

Tuntunan

Prahis

Basis

Dd4

Andi, Yogyakarta.

l2l

Jogiyanto.H.M-

2005.

Sistem

Teknologi

informosi.

AtdL

Yograkarta.

t3l

Kristanto,

tudri (

2003

_).

Perancangan Sistem Infornrasi dan

Aplikasiny4

Yogyakarta :

Penerbit GavaMedia-Gambar 4.9

_-

laporan pengadaan

Pada

form

ini

berisi

tentang

laporan pengadaan yang sudah

dilakukan

sesuai dengan bulan dan tahun yang dikehendaki.

i i

i

I sl

*i

Gambar 4. 10

_-

laporan penjualan

Pada

form

ini

berisi

tentang

laporan penjualan

yang

sudah

dilakukan

sesuai dengan transaksi yang telah terjadi, bulan dan tahun yang dikehendaki. 6.