THE CASE STUDY
Data yang diperlukan untuk mengerjakan kasus ini, adalah:1. Setup file data perusahaan :
Mr.Dany adalah pemilik “ AQUARIUS BOOKSTORE “. Kegiatan utama sebagai perusahaan sebagai Bookstore wholesaler meliputi penjualan book, magazine and stationary sejak December 2010.
Mr.Dany mulai menggunakan MYOB Premier V12 software
“ AQUARIUS BOOKSTORE” menyiapkan laporan keuangan dengan periode 1 Jan 2011 sampai 31 Dec 2011. Dan menggunakan periode akuntansi 13 peiode, dan menggunakan periode ke 13 untuk tax adjustment.
Perusahaan menggunakan Chart of Account yang di sediakan oleh MYOB. Sehingga tidak perlu membuat dari awal.
2. Setup Informasi Perusahaan dibawah ini : Setup the information below :
The company address is : ID: <your place & date birth info>) Tel : 021-5666989
Fax : 5666898
Email : aqua@centrin.com Langkah pengerjaan nya adalah :
- Masuk ke Software MYOB
- Kemudian pilih Next
- Masukkan serial number, jika ada
- Masukan company name : Aquarius Bookstore - Isi UEN No. Jika ada, UEN Type : Pilih Bussiness - Isi GST No, jika ada
- Isi Address, untuk kasus ini diisi dengan : (ID, info mengenai tempat dan tanggal lahir ) - Isi no. Telepon : 021-5666989
- Isi Fax : 5666898
- Isi alamat email : aqua@centrin.com
- Kemudian pilih next, selanjutnya akan muncul pengisian periode akuntansi - Masukkan Curren Financial Year : 2011
- Masukkan Conversion Month : January - Masukkan of Accounting Periode : Thirteen
- Kemudian pilih Next, akan muncul pernyataan konfirmasi sebagai berikut :
- Apabila sudah sesuai maka pilih Next
- Selanjutnya akan muncul Build Accounting List
- Pilih I would like to start with one of the list provided by MYOB Premier, kemudian pilih Next
- Kemudian pilih account list
- Masukkan Industry Classification : All - Masukkan Type of Bussiness: Bookstore
- Kemudian pilih next
- Masukkan tempat penyimpanan data , kemudian pilih next
- Maka sistem akan membuat data file perusahaan , kemudian pilih Command Centre
- Setelah pilih Command Centre maka akan muncul tampilan menu yang terdapat dalam software MYOB Premier V 12 sebagai berikut :
Aktifkan preferences option di bawah ini:
System Preferences : Tick the option for “ I Deal Multiple Currencies ( System-Wide)” Tick the option for “ Warn if Jobs Are Not Assigned to All Transaction (System-Wide)”.
Sales Preferences : Tick the option for “ Warn for Duplicate Invoices Numbers on Recorded sales “.
Purchase Preferences : Tick the option for : “ Warn for Purchase Order Numbers on Recorded Purchase”.
Purchase Preferences : Tick the option for : “ Warn for Purchase Orders Numbers on Recorded Purchases”.
Langkah pengerjaannya adalah : Mengatur Setup Preference - Pilih menu bar Setup
- Masuk system, beri tanda centang pada “ I Deal in Multiple Currencies “ Klik Ok, maka muncul layar sebagai berikut :
- Masuk ke Sales Preference, beri tanda centang pada
“ Warn for Duplicate Invoices Numbers on Recorder Sales”, seperti berikut
- Masuk ke Purchase Preference, beri tanda centang pada
Setup account list berikut ini:
Perusahaan tidak mengunakan account codes: • 1-2120 Payroll Cheque Account • 1-2130 Cash Drawer
• 1-2210 Less Prov’n for Doubtful Debts
Perusahaan mengubah account di bawah ini:
• 1-2110 Cheque Account, diubah menjadi Cash (IDR) • 1-2140 Petty Cash, diubah menjadi 1-2120
• 1-2160 Undeposited Funds, diubah menjadi 1-2180
• 1-2200 Trade Debtors, diubah menjadi Trade Debtors (IDR) • 2-2200 Trade Creditors, diubah menjadi Trade Creditors (IDR) Langkah pengerjaannya adalah :
a. Untuk menghapus list account yang sudah ditentukan - Masuk ke account list
- Menghapus akun yang sudah ditentukan , dengan cara mengklik account tersebut dan klik kanan kursor, klik delete account , Berikut tampilannya :
b. Merubah beberapa list account yang sudah di tentukan, dengan cara yang klik pada account list , selanjutnya klik account yang akan di ubah dan klik edit . Seperti tampilan di bawah ini :
Perusahaan menggunakan mata uang (currencies) sebagai berikut :
Currency Code Currency Exchange Rate Currency
IDR Rupiah 1.000000 Rp
SGD Sin Dollar 5000.000000 S$
Langkah pengerjaannya adalah : - Klik List , Currencies
- Hapus semua mata uang selain lokal currencies
- Edit local currencies menjadi IDR
- Selanjutnya klik ok, maka akan muncul seperti di bawah ini :
- Selanjutnya membuat mata uang SGD (Singapura Dollar) dengan cara:
- Klik new, akan tampil currency profile. Pada ISO Currency Code diisi dengan SGD. - Currency name diisi dengan Sin Dollar
- Selanjutnya klik ok , maka akan muncul tampilan di bawah ini :
Perusahaan perlu menambahkan accounts berikut:
Acc# Account Type Header/ Detail Level
1-2130 Bank (IDR) Bank Detail 4
1-2140 Cash (SGD) Bank Detail 4
1-2141 Cash (SGD) Exchange Bank Detail 4
1-2150 Bank (SGD) Bank Detail 4
1-2151 Bank (SGD) Exchange Bank Detail 4
1-2210 Trade Debtors (SGD) Accounts Receivable Detail 3 1-2211 Trade Debtors (SGD)
Exchange
Accounts Receivable Detail 3
2-2220 Trade Creditors (SGD) Accounts Payable Detail 3 2-2221 Trade Creditors (SGD)
Exchange
Accounts Payable Detail 3
2-2340 GST Clearing Other Liability Detail 4
8-2100 Realised Gain (Loss) Forex Other Income Detail 3 8-2200 Unrealised Gain (Loss)
Forex
Other Income Detail 3
Langkah pengerjaannya adalah : - Pilih account list
- Klik New
- Sesuaikan dengan account yang ditentukan
*Untuk akun yang berakhiran exchange tidak perlu dibuat karena akan muncul otomatis setelah kita membuat akun awalnya. Contoh: New, account type ‘bank”, account number “1-2140”, account name “Cash (SGD)” setelah itu ubah pada menu profile di atas menjadi details. Kemudian ubah currency menjadi “SGD”, lalu ok maka akan muncul 2 akun yaitu Cash (SGD) dan Cash (SGD) Exchange.
Setelah klik ok, akan muncul perintah di bawah ini :
Untuk akun Forex Gain (Loss) klik Header accounts yang disesuaikan dengan keterangan kasus diatas .
Setup linked account di bawah ini :
Setup linked account untuk mengubah Accounts & Banking Accounts, Currency Gains/ Losses menjadi 8-2100 Realised Gain (Loss) Forex.
Kemudian lakukan Combine Account untuk menghapus semua transaksi di secondary account Account : 4-9999 dengan Primary Account : 8-2100
Dari Currency List, setup linked account for local Currency & Foreign Currency untuk Receivable Accounts & Payable Accounts.
Langkah pengerjaannya adalah :
- Pilih menu setup yang ada diatas. Pilih Linked Accounts, Accounts and Banking Accounts
- Ubah “Account for currency Gain/Losses” 4-9999 menjadi 8-2100, ok.
- pilih combine account yang ada dibawah.
- Pada primary account ubah menjadi 8-2100, lalu pada secondary account ubah menjadi 4-9999. Klik combine account, ok
-- Kemudian ubah rekening currency gain Loses dari 4999 menjadi 8-2100 Realised Forex Gain(Loss), dan klik Combine Accounts. Dan muncul tampilan perintah di bawah ini :
- Klik OK
- Untuk Linked Account untuk mata uang lokal, dan mata uang asing Pada Receivable Account and Payable Account.
- Masuk list,pilih currency, pilih Rupiah dan tidak ada perubahan. - Untuk mata uang asing sesuaikan dengan Sin Dollar (SGD) - Klik ok.
- Begitu pula dengan rekening yang ada Exchange berikutnya. Berikut tampilannya di bawah ini :
Setup tax code menjadi GST (Goods and Service Tax), Tax Type: Goods and Services Tax ,Rate : 10%.
Setup Jobs List menjadi BS for Book Sales, MS for Magazine Sales, and SS for Stationary Sales.
Setup Catagories List menjadi CM for Century Mall, MP for Millenium Plaza Setup Price level name dengan Level A for IDR, Level B for SGD.
Setup item list dengan data dibawah ini:
Book (Item no. BK, Selling Price IDR : Rp.100.000 , SGD ;S$20, N-T). Linked Account : I buy : Book Purchase, I sell : Book Sales, I inventory : Books.
Magazine ( I item no. MG, selling price IDR : Rp.75.000, SGD : S$15, N-T). Linked Account : I buy : Magazine Purchase, I sell : Magazine Sales, I Inventory:
Magazines.
Stationery (Item no. ST, Selling Price IDR : Rp.10.000, SGD: S$2, N-T). Linked Account : I Buy : Stationery Purchase, I sell : Stationery, I Inventory : Stationery. Setup customer list dan supplier list dibawah ini:
ALEXA STORE (Customer) BEAR BOOKSTORE (Supplier) GRAHA BOOKSTORE (Customer) GRAMITA(Supplier)
Langkah pengerjaannya adalah :
- Pilih Tax Codes, hapus semua kode pajak kecuali N – T. Caranya klik kanan pada kode pajak lalu delete tax code.
- List , Tax code
- Untuk menghapus , klik kanan kursor pada layar dan klik delete Tax code
- Sisakan 3 Tax Code, tampilannya sebagai berikut :
- Untuk menambah tax code yang baru, klik new
- Klik OK, maka akan muncul tampilannya sebagai berikut :
Selanjutnya masuk ke lists, jobs.
- Klik new,
- Klik new, masukkan job number= MS, job name= Magazine Sales , ok.
- Klik new, masukkan job number= SS, job name= Stationery Sales , ok.
- Jika sudah semua, maka muncul seperti tampilan dibawah ini :
- Klik new,
- masukkan category ID= CM kemudian enter. Pada Category name isi dengan Century Mall
- Klik New, masukkan category ID = MP kemudian enter. Pada Category name isi dengan Millenium Plaza
- Jika sudah semua,maka akan muncul seperti tampilan di bawah ini :
- Selanjutnya masuk ke list, pilih costum list & field names, price levels.
- Ubah level A menjadi IDR, dan ubah level B menjadi SGD, ok
- Klik New
- Untuk item number Magazine
- Untuk Item number Stationery
- Klik new, pada card type pilih Customer, name = “ Alexa Store “ Currency IDR
- Klik new, pada card type pilih Customer, name = “ Graha Bookstore “ Currency SGD
- Klik new, pada card type pilih Customer, name = “ Gramita “ Currency SGD
3. Setup Opening Balance (Saldo awal) dengan data sebagai berikut : Setup Balance Sheet Information per tanggal 1 Jan 2011 :
Kita akan mengatur neraca saldo 1 januari 2011. Caranya :
- Masuk ke setup, balances, account opening balances.
- *amount left to be allocated harus Rp 0.00 Setup ending balance per 31 Jul 2011 :
- Alexa Store = Rp.1.100.000 inc. GST, [ Inv#: S-100001, PO#: ASP-100001] [Category: CM], - Graha Bookstore = S$1.100 inc. GST,[Inv#: S-100002, PO#: GBP-100001] [Category: CM], - Bear Bookstore = Rp. 1.650.000 inc. GST, [PO#: P-100001, Inv#: BBS-100001] [Category:
MP]
- Gramita = S$770 inc GST,[PO#: P-100002,Inv#:GMS-100002,[Category: MP]
Setup inventory opening balance per 01 Jan 2011 : - Book (Item no. BK) = 200 unit for Rp.90.000/unit. - Magazine (Item no. MG)= 100 unit for Rp. 60.000/unit. - Stationery (item no. ST) = 150 unit for Rp.8000/unit.
Langkah pengerjaannya adalah :
- Pilih nama customer, pada list Alexa Store :
- Dilanjutkan dengan add sale
- Klik OK.
- Pilih Customer , pada list Graha Bookstore dan add sale :
Klik Record, muncul perintah di bawah ini :
- Klik OK.
- Jika sudah semua maka akan muncul tampilan sebagai berikut : - Alexa Store
- Selanjutnya pilih setup , balance , supplier balances.
- Klik Add Purchase
- Klik record, maka akan muncul perintah di bawah ini :
- Klik Ok.
- Pilih nama supplier pada list Gramita, add purchase
- Klik record , maka akan muncul perintah dibawah ini :
- Klik OK.
- Jika sudah semua, maka akan muncul tampilan sebagai berikut : - Bear Bookstore
- Gramita
- Selanjutnya masuk ke inventory , pilih Adjust Inventory
- Isi inventory journal number dengan I-110001,date = 01/01/2011, memo = inventory opening balance.
• Books, quantity = 200, unit cost Rp. 90.000, account 1-2310 • Magazine, quantity=100,unit cost Rp.60.000, account 1-2320 • Stationery,quantity= 150,unit cost Rp.8000,account 1-2330
- Selanjutnya isi category=CM, lalu record
Data transaksi yang terjadi di bulan Jan 2011 terdapat di bawah ini. Masukkan data transaksi tersebut ke dalam in MYOB according.
Tanggal 2 Jan 2011
A purchase was raised to purchase the following inventory item from main supplier, Gramita on net 15th days credit terms. Not all the goods and bill was received.
(PO#: P-11001, Supplier inv#: GMS-110001)
- Received 30 units of Books for S$400 (Exclude 10% GST) each, with backorder 50 units of books.
- Received 5 units of Magazines for S$500 ( Exclude 10% GST) each, with backorder 30 unit of Magazines.
- Received 50 units of Stationery for S$7 ( Exclude 10% GST) each, with backorder 20 units of Stationery
- [Category: CM] [Rate: 1S$=5.200] Langkah pengerjaannya adalah :
Tanggal 2 Januari 2011
Masuk ke purchase, enter purchase.
- Pilih bill, nama supplier= Gramita , PT. Klik terms, pada payment is due= On a day of a month, balance due date= 15th, ok. Isi purchase#= P-110001, date= 2/1/2011, supplier inv#= GMS-110001. Setelah itu ubah layout menjadi item. Karena exclude maka tax inclusive dihilangkan tanda ceklisnya.
- Isi bil= 30, back order= 50, item number = BK, price= S$400, tax =GST - Isi bil= 50, back order= 30, item number = MG, price= S$500, tax =GST - Isi bil= 50, back order= 20, item number = ST, price= S$7, tax =GST
- Klik rate SGD, pada transaction exchange rate isi dengan 5.200, ok. Kategori diisi dengan CM, record.
3 Januari 2011
Raised purchase to Bear Bookstore for Advertising Expenses Rp.2.200.000 inc 10% GST on cash term. Bill was received (PO#: P-110002, Supplier Inv#: GRS-110001) [ Category : MP] Full Payment to Bear Bookstore using cash (IDR) for total Rp.3.850.000for bill on 31 Des 2010, amount paid is Rp.1.650.000 and bill on 3 Jan 2011, amount paid is Rp.2.200.00 (Cheque no. D-110001).
Langkah pengerjaannya adalah :
Masuk purchase, enter purchase. Pilih supplier = Bear Book store, klik term dan ubah payment is due menjadi C.O.D, ok. Karena include maka tax inclusivenya di ceklis, Isi purchase#= P-110002,date = 3/01/2011, supplier inv#= GRS-110001.Isi freight paid = Rp. 1.100.000, tax= GST, Category= MP, record.
-Selanjutnya masuk ke Purchase, Pay bills. Ubah Account = 1-2120 Cash IDR, supplier = Bear Bookstore, memo = Payment to Mr. Ryan, cheque no. D-118001, date = 3/1/2011, amount Rp.1.100.000,- amount applied Rp.1.100.000 pada transaksi tanggal 3 Jan 2011, record. - Berikut tampilannya di bawah ini :
4 Januari 2011
Return 5 units of Stationery (ST) @S$1,6 (Exclude 10% GST) to Gramita (PO#: P-110003, Supplier Inv#: GMS-110001), Edit the journal Memo “Purchase Return; Gramita”.
Immediately applied the debit note to trade creditor balance for Gramita [ ID#: P-110003] for bill on 2 Jan 2011 transaction . [Category : CM] [Rate 1S$:5000].
Langkah pengerjaannya adalah :
Masuk ke Purchase, enter purchase. Pada supplier isi dengan Gramita, Purchase#= P-118003, date = 04/01/2011, supplier inv#= DLS- 110001. Pada tax inclusive hilangkan centangnya karena exclude, memo= purchase return; Gramita.
Isi bill = -5, item number = Stationery, price = S$7, tax = GST, Rate = 5000, category = CM, record.
Masuk ke purchase register , pilih return and debits, pilih transaksi P-118003, pilih apply to Purchase , ubah ID#= P-118003,isi amount applied di status open , record.
6 Januari 2011
Sold the following items to Graha Bookstore on Net 30 days terms (Inv#: S-110001), Cust PO#: GBP-110001). All the goods and invoice was delivered :
- Ship 50 unit of books (BK) for S$22(Include 10% GST)each [Job : BS] - Ship 50 unit of Magazines (MG)for S$16,5 (Include 10%GST)eac [Job : MS ] - Ship 45 units of Stationery (ST) for S$2,2 (Include 10% GST) each [Job : SS] - [Sales person: Ashley], [Category: CM], [Rate : 1S$=Rp.5500]
Langkah pengerjaannya adalah :
Masuk ke Sales , enter sales . Pilih Invoice, pada customer pilih Graha Bookstore, klik terms pada Pada Payment is due diubah menjadi in a given #of days, balance due days = 30, ok. Tax inclusivenya diberi tanda centang karena include. Isi invoice#= S-110001, Customer PO#= GBP-110001, date= 1/6/2011.
Isi ship = 50, item number= BK, price = S$22, job = BS, tax =GST Isi ship = 50, item number= MG,price S$16,5 job= MS, tax = GST Isi ship = 45, item number = ST, price = S$ 2,2, job= SS, tax = GST
Pada sales person = Ashley ( Cara membuatnya klik new , masukan namenya Ashley, ok), category = CM , rate = 5500, record.
7 Januari 2011
Sold the following items to Alexa Store on net 10 day term (Inv#: S-110002, Cust PO#: PBP-110001). All the good and invoice was received :
- 30 unit of book (BK) for Rp. 110.000 (include 10% GST) each (Job: BS) - 50 unit of Stationery (ST) for Rp. 11.000 ( include 10 % GST) each (Job : SS)
[ Sales person : Johnny] , [category : MP] , [Rate : S$ : Rp.5500]. Langkah pengerjaannya adalah :
Masuk ke sales, enter sales. Pilih invoice, pada customer pilih Alexa Store, klik terms pada payment is due diubah menjadi in a given # of days , balance due days = 10, ok. Tax inclusive
nya diberi centang karena include. Isi invoice#= S-110002, customer PO#= PBP-110001, date = 07/01/2011.
Isi ship = 30, item number= BK, price = Rp.110.000 job = BS, tax = GST. Isi ship = 50, item number= ST, price= Rp.11.000, job = SS, tax = GST.
Pada sales person = Johnny ( cara membuatnya klik new, masukan namenya Jhonny, ok ) Category = MP.
8 Januari 2011
Partially Payment of S$100 from Graha Bookstore was received for bill on 6 Jan 2011 and deposit to bank (SGD), [ID#: R-110001] [Rate : S$ = 5,250].
Langkah pengerjaannya :
Masuk ke Sales, receive payments. Ubah deposit account menjadi 1-2130 bank (SGD), customer = Graha Bookstore , ID# = R-110001, Amount applied = S$100,- , pada transaksi 06/01/2011, amount received S$ 100,-, record .
9 Januari 2011
Issued S$10 Rebate credit note to Graha Bookstore (inv#: S-110003, Cust PO#: GBP-110001) as discount given and edit journal memo with “ Sale Discount: Graha bookshop”. [salesperson : Ashley}, [Category: CM], [Rate : S$ = Rp.5200].
Immediately Pay refund [ cheque no: D-110002] for the S$10 SalesRebate to Graha Bookstore from the bank (SGD). [Rate S$: Rp.5200]
Langkah pengerjaannya adalah :
Masuk ke Sales, pilih enter sales, ubah layout menjadi service . Pada customer pilih Graha Bookstore, tax include tidak diberi centang , Isi inv #; S-110003, Cust Po#; GBP-110001, date 09/01/2011.
Isi description dengan rebate credit notes, Account 5-3000 Discount gven, amount (S$10), sales person ashley , category CM, Rate Rp. 5200, memo sale discount, Graha Bookshop, record .
Masuk ke Sales Register, pilih return and credit, pilih transaksi S-110003, klik pay refund, lalu isi cheque no. D-110002, date 09/01/2011. Record
10 Januari 2011
Masuk banking, spend money, ubah account menjadi 1-2130 Bank (IDR), cheque no.= D- 110003, amount= Rp 400.000, Acct#= 6-4500, and Rp.100.000 for accounts #: 6-4600 Kategori = CM
Record
Masuk banking, receive money, ubah deposit to account = 1-2110 Bank (SGD), ID#= R-110002, date = 1/10/2011 Acct#=8-1000 interest income amount= S$10,5
Acct#=6-1200 Bank charges amount= -S$0.5 Kategori = CM
Amount received = S$10 Record
Pembuatan Laporan
Masukkan periode bulan yang akan di cetak dan cuf-off periode nya. Kemudian pilih Send To Pdf.
Kemudian tentukan nama dan letak file akan disimpan.
Pembuatan Back Up data
Langkah langkah pembuatan back up file Dari menu File pilih Back Up
Pilih Back Up all data Kemudian pilih Continue
Tentukan letak file back up akan disimpan. Tentukan nama file backup.
File backup akan di bentuk dengan ekstension .ZIP.
