kursusdaring.kemdikbud.go.id
BUKU PEDOMAN
ADMINISTRATOR
KURSUS
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHANDaftar Isi
1. Sistem Tata Kelola Laman Daftar Kursus Daring... 5
Mengakses Halaman Tata Kelola ... 5
Masuk ke Halaman Tata Kelola ... 5
Halaman Utama Tata Kelola ... 6
2. Pengelolaan Pendaftaran Kursus Daring ... 7
Pembuatan Jenis Kursus ... 7
Pembuatan Detil Kursus ... 9
Menambahkan Persyaratan Kursus bagi Calon Peserta ...11
Menambahkan Materi Kursus Daring ...13
3. Pengelolaan Data Peserta Kursus Daring ...15
Pengelolaan Data Pendaftar Kursus Daring ...16
Pengelolaan Data Peserta Kursus Daring ...17
Pengelolaan Data Lulusan Kursus Daring ... 18
4. Pengelolaan Template Sertifikat Kursus Daring ...21
Tahukah Anda?
Bahwa Admin Kursus Daring LKP
memegang peran yang paling penting
dalam mempersiapkan semua kursus
yang ditawarkan dan melakukan
hampir semua aktifitas pengelolaan
administrasi, seperti:
1. Menggunakan aplikasi tata kelola Kursus Daring 2. Mengelola pendaftaran
3. Mengelola data peserta dan alumni 4. Menyiapkan sertifikat
5
1. Sistem Tata Kelola Laman Daftar Kursus Daring
Pengelolaan administrasi kursus daring dilakukan melalui laman http://daftarkursusdaring.kemdikbud.go.id. Hal pertama yang wajib Anda kenali sebagai admin adalah berbagai menu pengaturan di laman administrator.
Mengakses Halaman
Tata Kelola
Untuk mengakses laman tata kelola, sebagai administrator Anda harus mengakses laman http:// daftarkursusdaring.kemdikbud. go.id/manage sehingga tampilan berubah seperti gambar berikut.
Masuk ke Halaman
Tata Kelola
Anda diminta untuk mengetikkan
username dan password yang
diberikan oleh Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan pada kolom yang disediakan.
Username Password
• Selanjutnya tekan tombol
Log In hingga muncul pemberitahuan Success seperti gambar berikut. • Tekan tombol OK untuk
melanjutkan ke halaman tata kelola Kursus Daring.
Halaman Utama
Tata Kelola
Pada halaman ini, di sisi kiri Anda akan melihat 3 menu utama sebagai berikut:
7
Keterangan Menu: 1. Halaman Utama
Beranda digunakan untuk kembali ke halaman utama Di dalamnya berisi ringkasan data kursus, peserta, dan lulusan. 2. Pengaturan Kursus
Pada menu ini terdapat submenu lainnya, seperti jenis kursus, detail kursus, materi kursus, dan persyaratan kursus. Seluruh menu tersebut digunakan untuk pengaturan pendaftaran kursus daring.
3. Peserta & Lulusan
Di sini Anda dapat menampung data seluruh peserta yang mendaftarkan diri ke dalam kursus daring yang dibuka oleh masing-masing akun. Selain peserta, menu ini juga digunakan untuk mengelola data lulusan untuk setiap kursus daring yang diselenggarakan.
2. Pengelolaan Pendaftaran Kursus Daring
pilih menu
Dalam pengelolaan pendaftaran kursus daring, hal pertama yang harus dipersiapkan adalah jenis kursus.
Pembuatan Jenis Kursus
Untuk mengelola jenis kursus, Anda akan diminta masuk ke dalam menu Jenis Kursus yang ada pada menu Pengaturan Kursus
1. Tekan Menu Pengaturan Kursus. 2. Kemudian tekan menu Jenis Kursus.
3. Setelah itu Anda akan melihat tampilan halaman Jenis Kursus seperti gambar berikut.
4. Tekan tombol Tambah
untuk menambahkan jenis kursus daring yang akan diselenggarakan.
5. Pada gambar berikut, Anda dapat melihat beberapa kolom isian yang harus dilengkapi, yaitu:
a. Kolom nama : Silakan isi dengan Jenis Kursus yang akan LKP Anda selenggarakan, contohnya Kursus Menjahit tingkat Dasar (Berbayar) b. Kolom deskripsi : Silakan isi dengan Deskripsi Jenis Kursus
yang diselenggarakan. Jika kursus tersebut berbayar, mohon cantumkan informasi tersebut pada kolom. Tambahkan juga informasi terkait prosedur pembayaran hingga proses mengundang peserta ke dalam grup WhatsApp atau pun sarana komunikasi yang lainnya.
9
6. Setelah seluruh kolom terisi, silahkan tekan tombol Kirim untuk menyimpan data yang telah dibuat. 7. Tunggu hingga muncul pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan.
Pembuatan Detil Kursus
Setelah menambahkan jenis kursus, Anda diminta untuk menambahkan detail kursus dengan cara masuk ke dalam menu Detil Kursus yang terdapat pada menu Pengaturan Kursus
1. Silahkan tekan tombol
Tambah untuk menambahkan detil kursus daring yang akan diselenggarakan.
i. Kolom Jenis Kursus : Dipilih berdasarkan jenis kursus yang sudah dibuat ii. Kolom Tipe Kursus : Dipilih berdasarkan tipe kursus yang tersedia iii. Kolom Angkatan : Dipilih berdasarkan angkatan kursus yang tersedia. iv. Kolom Nama Kursus : Diisi dengan nama kursus yang akan diselenggarakan oleh
LKP/Instansi, contohnya Kursus Menjahit tingkat Dasar (Berbayar).
v. Kolom Jadwal Kursus : Diisi dengan tanggal mulai dan selesainya kursus daring. vi. Kolom Pendaftaran : Dipilih apakah formulir pendaftaran akan ditampilkan
atau tidak.
vii. Kolom Status : Dipilih status pendaftarannya, yaitu Menunggu Pendaftaran, Pendaftaran Dibuka, atau Pendaftaran Ditutup.
viii. Tautan MOOC (Daftar) : Digunakan untuk memberikan tautan materi kursus kepada peserta pelatihan yang dikirim melalui email secara otomatis oleh sistem. Kolom ini diisi dengan tautan materi yang ada di MOOC Kursus Daring DITBINSUSLAT.
ix. Tautan MOOC (Login) : Digunakan untuk memberikan tautan materi kursus kepada peserta pelatihan yang dikirim melalui email secara otomatis oleh sistem. Kolom ini diisi dengan tautan materi yang ada di MOOC Kursus Daring DITBINSUSLAT.
a. Pada gambar tersebut terlihat beberapa kolom isian yang harus dilengkapi, yaitu:
x. Tautan Sertifikat : Digunakan untuk menentukan templat sertifikat yang disediakan. Kolom ini diisi dengan Certificate/ Allcertificate.php.
xi. Kolom Status Aktivasi : Dipilih berdasarkan status aktivasi pendaftaran peserta. Setiap pendaftar diwajibkan untuk mengaktivasi
email sebagai pernyataan kesanggupan mereka untuk mengikuti kursus daring yang diselenggarakan
oleh LKP/Instansi.
xii. Kolom Banner : Diisi dengan banner/pamflet dari kursus daring yang diselenggarakan oleh setiap LKP/Instansi. Jika belum ada, boleh dikosongkan terlebih dahulu.
11
b. Setelah semua kolom terisi, silahkan tekan tombol “Kirim” untuk menyimpan data yang telah dibuat. c. Tunggu hingga muncul pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan.
Keterangan:
Ketika akan membuat kursus daring untuk angkatan ke-2 ataupun selanjutnya, setiap LKP/Instansi tidak perlu membuat Jenis Kursus kembali. Sebagai administrator, yang perlu Anda lakukan hanyalah menambahkan Detail Kursus yang di dalamnya memuat informasi terkait kursus yang akan diselenggarakan untuk angkatan selanjutnya.
Sampai pada proses ini, formulir pendaftaran sudah dapat dilihat pada laman http://daftarkursusdaring.kemdikbud.go.id/ . Hanya saja, di dalam formulir tersebut belum dicantumkan persyaratan calon peserta kursus.
Menambahkan Persyaratan
Kursus bagi Calon Peserta
Selanjutnya, setiap LKP/Instansi akan mengisi kolom Persyaratan Kursus guna memberitahukan apa saja yang diperlukan oleh para calon peserta dalam mengikuti kursus daring yang diselenggarakan. Misalnya, perangkat/alat apa saja yang digunakan selama kursus daring berlangsung atau kompetensi apa yang harus dimiliki oleh setiap calon peserta. Dengan demikian, setelah membuat formulir pendaftaran kursus daring, LKP/Instansi harus memastikan kembali bahwa persyaratan sudah ditambahkan karena setiap persyaratan nantinya akan ditampilkan juga pada halaman informasi Kursus Daring yang akan diselenggarakan. Dari halaman tersebut terlihat bahwa persyaratan untuk kursus daring belum tersedia. Hal ini menunjukkan bahwa LKP/Instansi penyelenggara kursus daring belum memasukkan persyaratan untuk calon peserta kursus daring.
Untuk menambahkan persyaratan, berikut langkah-langkah yang harus Anda lakukan:
1. Tekan menu Pengaturan Kursus kemudian pilih menu
Persyaratan Kursus. 2. Pada halaman tersebut,
silakan tekan tombol
Tambah untuk
menambahkan persyaratan kursus daring yang akan diselenggarakan.
3. Pada halaman ini Anda akan melihat kolom isian yang harus dilengkapi, yaitu:
i. Kolom Jenis Kursus : Dipilih berdasarkan jenis kursus yang sudah dibuat
ii. Kolom Persyaratan : Diisi dengan persyaratan yang diberikan setiap LKP/Instansi untuk setiap calon peserta kursus daring. 4. Setelah semua kolom terisi, silahkan tekan tombol Kirim
untuk menyimpan data yang telah Anda masukkan. 5. Tunggu hingga muncul pesan pemberitahuan bahwa data
13
Menambahkan Materi Kursus Daring
Dalam melaksanakan Kursus Daring, Anda perlu menyiapkan materi, baik sebagai bahan ajar instruktur maupun sebagai bahan bacaan peserta. Materi-materi tersebut juga dijadikan acuan bagi administrator untuk mencantumkannya dalam sertifikat peserta kursus daring. Oleh karena itu, materi-materi tersebut harus dimasukkan juga ke dalam sistem eTraining ini. Untuk memasukkan materi ke dalam sistem eTraining, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:
1. Tekan menu Pengaturan Kursus, kemudian pilih menu Materi Kursus. 2. Anda akan diarahkan pada halaman
berikut. Kemudian, tekan tombol
Tambah untuk menambahkan materi kursus daring yang akan diselenggarakan.
3. Pada halaman ini terlihat beberapa kolom isian yang harus dilengkapi, yaitu: i. Kolom Jenis Kursus : Dipilih berdasarkan jenis kursus yang sudah dibuat ii. Kolom Materi : Diisi dengan materi kursus masing-masing LKP/ Instansi
berdasarkan Jenis Kursus-nya.
iii. Kolom Durasi : Diisi dengan lamanya suatu materi yang diberikan oleh LKP/Instansi untuk setiap bahasan.
4. Setelah semua kolom terisi, silahkan tekan tombol Kirim untuk menyimpan data yang telah Anda masukkan.
Keterangan:
Kolom materi dan durasi dapat ditambahkan ataupun dikurangi sesuai kebutuhan. Gunakan tombol Tambah Materi dan juga tombol Hapus untuk menambahkan materi kursus daring. Setelah semua pengaturan kursus dilengkapi, tampilan pilihan pendaftaran pada halaman daftarkursusdaring.kemdikbud.go.id otomatis akan muncul Berikut adalah contoh formulir pendaftaran peserta kursus daring.
15
3. Pengelolaan Data
Peserta Kursus Daring
Setelah mengelola formulir pedaftaran peserta kursus daring, yang dilakukan kemudian adalah melihat data calon peserta kursus daring. Setiap orang yang mendaftar pada formulir pendaftaran kursus daring akan dinyatakan sebagai Pendaftar terlebih dahulu.
Setiap Pendaftar nantinya akan menerima email dari sistem yang berisi permintaan unutuk mengaktivasi alamat email yang didaftarkan dalam suatu kursus. Hal ini bertujuan untuk menyatakan bahwa peserta tersebut benar mendaftar dalam suatu kursus daring dan bersedia untuk mengikutinya. Selanjutnya, pendaftar diminta untuk menekan tombol Aktivasi
untuk mengubah status Pendaftar menjadi Peserta. Setelah calon peserta menekan tombol Aktivasi statusnya berganti menjadi Peserta dan akan menerima email seperti ini.
Pengelolaan
Data Pendaftar
Kursus Daring
Data pendaftar dari setiap kursus dapat Anda lihat di menu Peserta & Lulusan. Tekan menu Peserta
dan Anda akan melihat tampilan berikut.
Dalam tampilan gambar tersebut terdapat kolom Aksi yang memuat dua tombol lain, yaitu Pendaftar
dan Peserta. Silakan tekan tombol
Pendaftar untuk melihat data pendaftar yang sudah mendaftar ke dalam kursus daring yang dibuka.
Anda dapat mengubah dan mengunduh data pendaftar dari halaman ini. Untuk mengubah data, silakan klik ikon pensil (warna biru) dan untuk mengunduh, silakan tekan tombol Unduh Data Pendaftar yang terletak di bagian atas.
17
Pengelolaan Data
Peserta Kursus Daring
Di halaman Peserta Kursus, pada kolom Aksi yang memuat dua tombol, yaitu Pendaftar dan
Peserta. Silakan tekan tombol
Peserta untuk melihat data peserta yang sudah terdaftar ke dalam kursus daring yang dibuka.
Anda dapat mengubah dan mengunduh data pendaftar dari halaman ini. Untuk mengubah data, silakan klik ikon pensil (warna biru) dan untuk mengunduh, silakan tekan tombol Unduh Data Pendaftar yang terletak di bagian atas.
Keterangan:
Jika terdapat perbedaan antara data yang tampil di halaman peserta dan data yang tampil di halaman pendaftar, itu menunjukkan adanya calon peserta yang sudah mendaftar, tetapi belum melakukan Aktivasi. Dengan demikian, pendaftar atau calon peserta tersebut belum dinyatakan sebagai peserta pelatihan.
Jika calon peserta yang belum menerima email Aktivasi, admin dapat mengirimkan email aktivasi melalui halaman data pendaftar. Kemudian, tekan tombol berikut (ikon surat/amplop).
Selanjutnya, Anda akan melihat pemberitahuan “Email sudah dikirim pada: xx-xx-xxxx”. Hal tersebut menunjukkan bahwa email aktivasitelah terkirim. Silakan minta pendaftar untuk memeriksa kotak masuk/inbox, promosi/promotion, atau spam.
Pengelolaan Data Lulusan Kursus Daring
Informasi lulusan suatu kursus dapat Anda akses di menu Peserta & Lulusan. Tekan menu Lulusan
dan Anda akan melihat tampilan halaman berikut.
Dalam tampilan tersebut terdapat kolom Aksi yang memuat tombol
Lulusan. Tekan tombol tersebut untuk melihat data lulusan suatu kursus daring.
19
Anda dapat mengubah dan mengunduh data lulusan untuk kebutuhan administrasi. Data lulusan dapat diunduh dengan menekan tombol Unduh Data Lulusan yang terletak di bagian kanan atas halaman lulusan.
Setelah kursus selesai, administrator harus menambahkan data lulusannya dengan mengunggah data peserta yang memenuhi kriteria. Silakan Anda ikuti langkah-langkah berikut.
1. Masuk ke dalam halaman Data Lulusan. 2. Tekan tombol Unggah Data Lulusan.
3. Pada gambar tersebut terdapat kolom isian yang harus dilengkapi, yaitu:
i. Kolom Nama Kursus : Otomatis terisi saat menekan tombol Unggah Data Lulusan ii. Kolom Daftar Lulusan : Anda harus mengunggah data
lulusan dalam ekstensi Microsoft Excel (xlsx) di kolom ini. Format untuk mengunggah data lulusan dapat diunduh di menu *Format untuk Unggah daftar lulusan bisa diunduh di sini
4. Setelah kolom terisi dan dokumen berisi data lulusan dipilih, silahkan tekan tombol Unggah untuk menambahkan data lulusan peserta kursus daring.
5. Tunggu hingga muncul pesan pemberitahuan bahwa data berhasil diperbarui.
21
4. Pengelolaan Template Sertifikat Kursus Daring
Peserta yang menyelesaikan tugas akhir dan memenuhi kriteria akan menerima sertifikat yang menyatakan penyelesaian kursus.
Sertifikat ini dapat diunduh di http://daftarkursusdaring.kemdikbud.go.id pada menu Sertifikat. Untuk itu, Anda harus mengelola templat sertifikat terlebih dahulu.
Pengaturan
Template Sertifikat
Agar dapat mengubah templat sertifikat, Anda diminta untuk menekan gambar profil di pojok kanan atas kemudian tekan menu
Pengaturan.
Selanjutnya Anda akan melihat tampilan halaman berikut. Dalam tampilan tersebut, terdapat tiga tab panel, yaitu Data Diri, Data Sertifikat, dan Kata Sandi. Silakan tekan tab Data Sertifikat untuk mengubah templat sertifikat yang akan dibuat.
Mulailah mengelola sertifikat dengan memasukkan logo instansi/LKP Anda kemudian lanjutkan dengan memasukkan tanda tangan elektronik. Dokumen Logo dan tanda tangan elektronik berupa dokumen gambar dengan format PNG). Lanjutkan dengan memasukkan nama penandatangan sertifikat beserta jabatannya di instansi/LKP. Setelah semua data yang diperlukan selesai dimasukkan, Anda diminta untuk menekan tombol Simpan hingga tampil pemberitahuan bahwa data berhasil diperbarui. Pastikan kembali templat sertifikat yang disiapkan dengan cara menekan tombol Lihat Template Sertifikat. Sistem akan mengarahkan Anda ke halaman baru untuk melihat templat sertifikat.
