M
MODUL PERKULIAHAN
P
Performance
M
Management
Overview
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Program Pascasarjana Magister Teknik Industri
0
01
Resource PlanningZulfa Fitri Ikatrinasari, MT., Dr.
Abstract
Kompetensi
- Definition of Performance Management (PM)
- The Performance Management Contribution
- Disadvantages/Dangers of Poorly-implemented PM systems
- Definition of Reward Systems - Aims and role of PM Systems - Characteristics of an Ideal PM
system
- Integration with Other Human Resources and Development Activities
Able to:
- explain the concept of performance management; - distinguish performance
management from performance appraisal;
- explain the many advantages of and make a business case for implementing a well-
- designed performance management system
Definition of Performance Management (PM)
Manajemen Kinerja adalah suatu proses berkelanjutan dalam mengidentifikasi, mengukur dan mengembangkan kinerja organisasi, dimana kinerja dan tujuan setiap individu terhubung dengan tujuan dan misi organisasi.
Definisi manajemen Kinerja di atas terdiri dari dua kompenen, yaitu: 1. Proses yang berkelanjutan
Manajemen kinerja selalu berkelanjutan, yang melibatkan proses tiada akhir dalam menentukan tujuan, observasi kinerja, dan memberikan coaching dan feedback secara berkelanjutan.
2. Terhubung dengan misi dan tujuan
Manajemen kinerja membutuhkan manajer yang dapat memastikan aktivitas karyawan dan output yang dihasilkan sesuai dan konsisten dengan tujuan organisasi, sehingga dapat membantu meningkatkan daya saing perusahaan. Manajemen Kinerja dibuat terhubung langsung antara kinerja pkerja dan tujuan organisasi, sehigga karyawan dapat berkontribusi secara langsung.
Sistem yang mengevaluasi karyawan setahun sekali, tanpa adanya usaha berkelanjutan dalam memberikan feedback & coaching untuk meningkatkan kinerja adalah bukan system manajemen kinerja (performance managemen system), itu hanyalah system penilaian kinerja (performance apparaisal system). Walaupn penilaian kinerja (misalnya diskripsi sistematik tentang kekuatan dan kelemahan karyawan) merupakan komponen manajemen kinerja, itu hanyalah sebagian saja.
Sistem manajemen kinerja yang tidak membuat kontribusi eksplisit karyawan dengan tujuan organisasi bukanlah sistem manajemen kinerja yang benar. Hubungan eksplisit antara tujuan kinerja karyawan dan tujuan organisasi juga berfungsi membangun pemahaman bersama tentang apa yang akan dicapai dan bagaimana hal itu harus dicapai.
The Performance Management Contribution
Banyak keuntungan dari penerapan manajemen kinerja. Sistem Manajemenn Kinerja / Perormance Management System (PMS), berkontribusi pada hal berikut:
1. Peningkatan motivasi kinerja
Feedback tentang kinerja sesorang akan meningkatkan motivasi kinerja di masa depan. Pengetahuan tentang bagaimana seseorang bekerja dan berhasil akan memberikan energy bagi sesorang untuk berprestasi di masa depan.
2. Peningkatan harga diri
Menerima feedback tentang pencapaian kinerja adalah kebutuhan dasar dalam penghargaan dan penilaian kerja. Hal ini selanjutnya kan menigkatkan harga diri karyawan.
3. Manajer mendapatkan wawasan tentang bawahan
Supervisor langsung dan manajer lain yang terlibat terhadap penilaian mendapatkan wawasan terhadap orang yang dinilai. Pentingnya mengetahui karyawan anda, telah digaris-bawahi oleh Management Standards Centre, dimana mengembangkanhubngan yang produktif dengan rekan kerja merupakan kompetensi kunci untuk seorang manajer (www.management-standards.com, standard D1: Mengembangkan hubungan produktif denga rekan kerja).
4. Definisi dan kriteria tugas menjadi jelas
Pekerjaan seseorang, penilaiannya menjadi jelas dan terdefinisi secara jelas. Pekerja mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang sikap (behavior) dan hasil (result) yang dibutuhkan pada posisi yang spesifik. Karyawan juga mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentng apa itu kinerja yang sukses.
5. Peningkatan wawasan dan pengembangan diri
Peserta system menjadi senang mengembangkan pemahaman tentang aktifitas apa yang bernilai bagi organisasi. Peserta system juga mmendapatkan pemahaman ang lebih baik tentang kekuatan dan kelemahan mereka, dan dapat membantu mereka menemukan karir di masa yang akan datang.
6. Tindakan personil yang lebih adil dan tepat
Sistem Manajemen Kinerja memberikan informasi yang valid tentang kinerja, yang dapat digunkan untuk tindakan personil seperti peningkatan pendapatan, promosi dan transfer. PMS membantu mmastikan imbalan terditribusi secara adil dan dapat dipercaya. Selanjutnya, PMS membantu perbaikan hubungan interpersonal dan peningkatan kepercayaan antara supervisor dan bawahannya.
7. Tujuan organisasi menjadi jelas
Tujuan setiap bagia dan organisasi menjadi jelas, dan karyawan memahami hubungan antara dia dan keberhasilan organisasi. Hal ini berkontribusi terhadap komunikasi setiap unit dan organisasi dan bagimana tujuan organisasi diturunkan ke unit dan karyawan. PMS dapat membantu peningkatan penerimaan karyawan terhadap tujuan yang lebih luas.
8. Karyawan menjadi lebih kompeten
Kontribusi yang jelas adalah peingkatan kinerja setiap karyawan. Hal ini merupakan dasar yang kuat untuk pengembangan dan peningkatan karyawan sesuai dengn perencanaan pengembangan.
9. Ada perlindungan yang lebih baik dari tuntutan hukum
Pengumpulan data pada PMS apat membantu pemenuhan dokumen sesuai dengan peraturan pemerintah (misalnya, kesetaraan pelakuan pada karyawan tanpa membedakan jenis kelamin atau suku bangsa)
10. Ada perbedaan yang lebih baik dan tepat waku antara kinerja baik dan kinerja buruk PMS mempercepat identifikasi kinerja yang baik dan buruk. Juga mendorong supervisor untuk memperbaiki dan mencatat permasalahan kinerja.
11. Pandangan supervior tentang kinerja dapat dikomunikasikan dengan lebih jelas PMS memungkinkan manajer berkomunikasi dengan bawahannya tentang penilaian kinerjanya. Sehingga memiliki akuntabilitas untuk mendiskusikan bagaimana harapan kinerja dan memberikan feedback
12. Dapat memfasilitasi perubahan organisasi
PMS dapat digunakan sebagai alat untuk perubahan organisasi. Contohnya, diasumsikan oganisasi memutuskan untuk merubah budayanya dengan memprioritaskan kualitas produk dan pelayanan konsumen.
Disadvantages of Poorly Implemented PMS
Apa yang terjadi jika Sistem Manajemen Kinerja tidak bekerja dengan baik? Apakah ada konsekuensi negaif akibat kualitas yang rendah dan implementai yang buruk dari PMS? Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Karyawan dapat berhenti karena hasil
Jika proses dilihat tidak adil, karyawan dapat menjadi marah dan meninggalkan organisasi. Mereka dapat meninggalkan secara fisik (yaitu, berhenti) atau menarik diri secara psikologis (misalnya, memperkecil usaha mereka sampai menemukan pekerjaan di tempat lain).
2. Informasi palsu atau menyesatkan dapat digunakan.
Jika sistem standar tidak pada tempatnyai, ada beberapa peluang untuk merubah informasi tentang kinerja karyawan.
3. Menurunkan harga diri
Harga diri dapat turun jika umpan balik diberikan secara tidak pantas dan tidak akurat cara. Hal ini, pada gilirannya, dapat membuat kebencian karyawan.
4. Waktu dan uang yang terbuang.
Sistem manajemen kinerja memerlukan biaya dan waktu. Sumber daya ini terbuang ketika sistem dirancang dan diimplementasikan secara buruk.
5. Hubungan yang rusak.
Sebagai konsekuensi dari sistem buruk, hubungan antara individu yang terlibat mungkin rusak, bahkan hingga permanen.
6. Penurunan motivasi
Motivasi dapat turun karena berbagai alasan, termasuk perasaan bahwa kinerja yang unggul tidak diartikan adanya imbalan berwujud (misalnya, peningkatan pembayaran) atau imbalan tidak berwujud (misalnya, pengakuan pribadi).
7. Karyawan menderita kelelahan kerja dan ketidakpuasan kerja.
Ketika instrumen penilaian kinerja dilihat tidak valid, dan sistem ini tidak dirasakan adil, karyawan akan merasa peningkatan tingkat kejenuhan kerja dan ketidakpuasan kerja. Akibatnya, karyawan cenderung menjadi semakin jengkel.
8. Ada risiko peningkatan litigasi.
Tuntutan hukum mahal dapat diajukan oleh individu yang merasa dinilai tidak adil. 9. Tuntutan dibenarkan dibuat pada sumber daya manajer.
Sistem yang diimplementasikan dengan buruk tidak memberikan manfaat yang sistem yang diterapkan menyediakan, namun mereka masih mengambil waktu manajer. Sistem tersebut akan menolak karena kewajiban bersaing dan alokasi sumber daya (misalnya, waktu). Lebih buruk lagi, manajer mungkin hanya memilih untuk menghindari system sama sekali.
10. Standar dan peringkat bervariasi dan tidak adil.
Baik standar dan penilaian individu dapat berbeda-beda di dalam dan unit, dan mungkin juga tidak adil.
11. Bias dapat menggantikan standar.
Nilai-nilai pribadi, bias dan hubungan cenderung untuk menggantikan standar organisasi.
12. Misteri mengelilingi bagaimana penilaian berasal.
Karena komunikasi yang buruk, karyawan mungkin tidak tahu bagaimana penilaian mereka dihasilkan atau bagaimana peringkat diterjemahkan ke imbalan.
Definition of Reward Systems
Kompensasi karyawan, biasanya disebut pengembalian berwujud, seperti uang (yaitu, gaji pokok, biaya hidup dan jasa, insentif jangka pendek, dan insentif jangka panjang) dan manfaat (yaitu, perlindungan pendapatan, pekerjaan / fokus hidup, penggantian biaya kuliah dan tunjangan). Namun, karyawan juga menerima pengembalian tidak berwujud, yang meliputi pengakuan dan status, keamanan penyebaran, tantangan pekerjaan dan kesempatan belajar. Sebuah sistem reward adalah seperangkat mekanisme untuk mendistribusikan kembali baik pengembalian berwujud dan tidak berwujud sebagai bagian dari hubungan kerja. Perlu dicatat bahwa tidak semua jenis pengembalian secara langsung berhubungan dengan sistem manajemen kinerja. Hal ini terjadi karena tidak semua jenis pengembalian yang dialokasikan berdasarkan kinerja. Sebagai contoh, beberapa alokasi didasarkan pada senioritas sebagai lawan kinerja. Mari kita mendefinisikan berbagai jenis pengembalian berikutnya.
Base Pay
Gaji pokok yang diberikan kepada karyawan dalam pertukaran pekerjaan yang dilakukan. Gaji pkok berfokus pada posisi dan tugas yang dilakukan bukan pada kontribusi individu. Jadi gaji pokok biasanya sama untuk semua karyawan yang melakukan tugas yang sama, dan mengabaikan perbedaan antar karyawan. Namun, perbedaan mungkin ada berdasarkan variabel seperti pengalaman dan kinerja diferensial. Di beberapa negara (misalnya, Amerika Serikat), ada perbedaan antara upah dan gaji. Gaji adalah kompensasi tunai dasar yang diterima oleh karyawan yang dibebaskan dari peraturan Fair Standar Perburuhan Act dan, dalam banyak kasus, tidak dapat menerima upah lembur. Karyawan di sebagian besar pekerjaan profesional dan manajerial adalah karyawan dibebaskan, juga disebut karyawan tetap. Di sisi lain, karyawan tidak tetap menerima gaji mereka berdasarkan upah per jam. Cost-of-Living Adjustments (COLA) and Contingent Pay
Penyesuaian biaya hidup (COLA) menyiratkan peningkatan persentase yang sama bagi semua karyawan terlepas dari kinerja masing-masing. Penyesuaian biaya hidup diberikan untuk memerangi efek dari inflasi dalam upaya untuk menjaga daya beli karyawan. Sebagai contoh, di Amerika Serikat, organisasi yang menerapkan COLA menggunakan 2,1 persen kenaikan gaji pada tahun 2003 dan hanya 1,4 persen pada tahun 2001. Persentase COLA dapat diperoleh dari lembaga seperti Sosial Administrasi Keamanan di Amerika Serikat (yaitu,
http://www.ssa.gov/OACT/COLA/colaseries.html). Di Indonesia persentase ini diperoleh dari
Short-term Incentives
Insentif dialokasikan untuk kinerja masa lalu. Tapi insentif tidak ditambahkan ke gaji pokok, dan hanya penyesuaian gaji sementara berdasarkan periode peninjauan (misalnya, kuartalan, atau tahunan). Jadi pembayaran insentif satu kali, dan ini adalah mengapa mereka juga disebut sebagai variabel gaji. Insentif diketahui terlebih dahulu. Misalnya, seorang penjual di sebuah perusahaan farmasi tahu bahwa, jika dia bertemu kuota penjualan, dia akan menerima bonus $ 3.000 pada akhir kuartal. Dia juga tahu bahwa jika dia melebihi kuota penjualannya sebesar 10 persen, bonus nya akan $ 6.000. Sebaliknya, dalam kasus upah kontingen, dalam kebanyakan kasus nilai spesifik reward tersebut tidak diketahui sebelumnya.
Long-term incentives
Insentif jangka pendek biasanya melibatkan upaya untuk memotivasi kinerja dalam jangka pendek (yaitu, triwulan, tahun) dan melibatkan bonus uang tunai atau hadiah tertentu (misalnya, dua hari libur ekstra), insentif jangka panjang mencoba untuk mempengaruhi kinerja masa depan dengan jangka waktu yang lama. Biasanya, mereka melibatkan kepemilikan saham atau opsi untuk membeli saham pada harga yang telah mapan dan menguntungkan. Alasan untuk insentif jangka panjang adalah bahwa karyawan akan secara pribadi diinvestasikan dalam keberhasilan organisasi, dan investasi ini diharapkan menghasilkan kinerja tingkat tinggi yang berkelanjutan.
Insentif jangka pendek dan jangka panjang cukup populer. Misalnya, sektor publik di Amerika Serikat. Sebuah survei diberikan pada akhir 1998-25 negara dan 400 pemerintah daerah yang mempekerjakan lebih dari 6 orang menunjukkan bahwa semua kecuali satu dari pemerintah negara bagian dan 242 (yaitu, 85 persen) dari pemerintah daerah menggunakan beberapa jenis insentif.
Income Protection Work/life Focus Allowances
Aims and Role of PMS
Strategic Purpose Administrative Purpose Information Purpose Developmental Purpose
Organisational Maintenance Purpose Documentation Purpose
Characteristic of an Ideal PMS
Karakteristik PMS ideal adalah sebagai berikut: 1. Strategi yang sama
2. Menyeluruh 3. Praktis 4. Berarti 5. Spesifik
6. Mampu mengidentifikasi kinerja efektif dan tidak efektif 7. Reliabel
8. Valid
9. Diterima dan adil 10. Inklusif
11. Terbuka 12. Bisa diperbaiki 13. Dapat distandarisasi 14. Etis
Integration with Other Personnel and
Development Activities
Sebuah sistem manajemen kinerja adalah faktor kunci yang menentukan apakah suatu organisasi dapat mengelola sumber daya manusia dan bakat dengan efektif. Manajemen kinerja memberikan informasi tentang siapa yang harus dilatih dan di bidang apa, siapa karyawan yang harus dihargai, dan apa jenis keterampilan yang kurang di tingkat organisasi atau unit. Oleh karena itu manajemen kinerja juga memberikan informasi mengenai jenis karyawan yang harus dipekerjakan. Ketika diterapkan dengan baik, system manajemen kinerja memberikan informasi penting yang memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan suara mengenai sumber daya mereka orang.
