7 2.1. Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Sistem
A. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2012:6) pada buku Analisis Sistem Informasi, “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.
Menurut Prahasta (2009:89) “sistem dapat di definisikan sebagai kumpulan objek ide, berikut saling berkaitannya (inter-relasi) di dalam (usaha) mencapai suatu tujuan (atau sasaran bersama tertentu)” atau dengan kata lain, sistem dapat disebutkan sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya.
B. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) mengemukakan bahwa “Model umum suatu sistem terdiri dari input, proses, dan output”. Hal ini merupakan konsep dari sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Karakteristik yang dimaksud adalah:
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling berkerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Enviroment)
Lingkungan luar sistem (Enviroment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. 5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsitem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasarasn Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) sasaran (Objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.
C. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) mengatakan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integritas antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut”. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi maelalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
Sistem Tertentu beroperasi dengan tingkah laku sudah dapat diprediksi sedangkan Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luarnya.
D. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cyle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-tugas mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top and down. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan, sistem akan mengalami perubahan-perubahan sesuai dengan adaptasi terhadap lingkungan. Pada kondisi dimana sistem sudah tidak dapat lagi beradaptasi dengan lingkungan, maka sistem tidak layak lagi untuk dioperasikan atau digunakan. Sehingga perlu dibangun sistem yang baru untuk menggantikannya.
E. Pengertian Subsistem
Menurut Sutabri (2012c:9) Konsep sebuah sistem menuntut perancangan untuk mempertimbangkan sistem sebagai keseluruhan. Akan tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besa untuk dianalisis secara terperinci. Oleh karena itu sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa subsistem. Pengertian dari sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri.
Penggunaan subsistem dapat juga disebut konsep modular. Konsep subsistem digunakan dalam manajemen proyek dan juga perancangan sistem. Pembatasan subsistem penting bagi pemeliharaan sistem. Apabila suatu sistem subsistem mempunyai suatu batasan yang jelas dan penghubung (inteface) diuraikan dengan jelas maka suatu perubahan atau pembetulan dapat dilakukan dengan lebih mudah dari pada apabila subsistem disimpan kedalam proses yang lebih besar.
Norman L Enger menyatakan dalam buku bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Sedangakan Gordon B.Davis dalam bukunya mengatakan bahwa sistem terbagi beberapa faktor atau unsur kedalam beberapa subsistem. Batasan dan penghubung antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah semua subsistem merupakan keseluruhan sistem.
2.1.2. Basis Data
Sistem basis data (database) merupakan sistem yang terdiri dari kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan dan memungkinkan beberapa pemakai mengakses dan memanipulasikanya (Yakub, 2008:13).
Basis data merupakan koleksi dari data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi. Sebuah sistem basis data dapat memiliki sejumlah objek basis data seperti tabel, indeks, dan lain-lainnya. Disamping menyimpan data, setiap basis data juga mengandung atau menyimpan definisi struktur (Yakub, 2008:14).
2.1.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode rekayasa piranti lunak yang digunakan peneliti adalah Metode waterfall. Model waterfall sering juga disebut menjadi sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, dan tahap pendukung (support) (Rosa dan Shalahudin, 2013:28).
Lebih lanjut Rosa dan Shalahudin (2013:29) memberi penjelasan tentang tahap-tahap yang ada didalam model Waterfall, yang diantaranya sebagai berikut:
1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk di dokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat
lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminim alisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau Pemeliharan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru.
2.2. Teori Pendukung
2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) a. Konsep Dasar
Penganalisis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram alir data yang secara grafis menandai proses-proses serta alir data dalam suatu sistem bisnis. Menurut penyataan aslinya, diagram alir data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem (Kendall dan Kendall, 2006:263).
Lebih lanjut Kendall dan Kendall (2006:264) “Diagram Alir Data adalah analisis terstruktur dan alat bantu perancangan yang memungkinkan empat pemahaman sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu himpunan aliran data yang saling berhubung”.
b. Simbol-Simbol yang digunakan
Menurut Kendall dan Kendall (2006:265) Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar (External entity)
Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas ekternal, yang dapat mengirim datau atau menerima data dari sistem. Entitas ekternal disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap ekternal terhadap sistem yang sedang digambar.
2. Proses (Process)
Busur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya proses tranformasi. Proser-proses
tersebut selalu menunjukan suatu perubahan didalam atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.
3. Penyimpanan Data (Data Store)
Busur sangkar dengan ujung terbuka yang menunjukan penyimpanan data. Busur sangkar yang digambarkan dengan dua garis panel yang tertutup oleh sebuah garis pendek disisi kiri dan ujungnya terbuka disisi disebelah kanan.
4. Aliran Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Tanda panah menunjukan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lainya, dngan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
c. Aturan Main DFD
Bentuk aturan main yang baku dan berlaku menurut Kendall dan Kendall (2006:272) dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagi berikut:
1. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliaran data yang berbeda. 2. Semua aliran data harus memilih salah satu mengawali atau menghentikan suatu
3. Proses-proses tersebut harus memiliki sedikitnya satu aliran data masukan dan satu aliran data keluaran.
4. Entitas eksternal tidak boleh secara langsung terkoneksi ke penyimpanan data. 5. Penyimpanan data tidak boleh terkoneksi secara langsung ke peyimpanan data
lainya.
d. Tahapan proses Pembuatan
Menurut Kendall dan Kendall (2006:268) langkah-langkah dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram yaitu Sebagi berikut:
1. Diagram Konteks
Tingkat tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol dan tidak membuat penyimpanan data.
2. Diagram Nol
Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpananya.
3. Diagram Anak/Diagram Detail
Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerimanya.
2.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Yakub (2008:25) “ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak”. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem.
a. Simbol-Simbol ERD
Simbol-simbol ERD menurut Yakub (2008:26) adalah sebagai berikut: 1. Entitas
Entitas yaitu kumpulan dari objek yang dapat didefinisikan secara unik. Digambarkan dengan persegi panjang.
2. Relasi (Relationship)
Relasi yaitu hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Jenis hubungan antara lain satu ke satu (one to one), Satu ke banyak (one to many), dan banyak ke banyak (many to many), digambarkan dengan bentuk diamond.
3. Atribut
Atribut, yaitu karakteristik dari entity atau relasi yang merupakan penjelasan detail tentang entitas. Digambarkan dengan bentuk ellipse.
4. Penghubung
Hubungan antara entity dengan atributnya dan himpunan entitas dengan himpunan relasinya. Digambarkan dengan bentuk garis.
b. Komponen ERD
Menurut Yakub (2008:26) ERD terbagi atas tiga komponen, yaitu entitas (entity), atribut (atribute), dan relasi atau hubungan (relation). Berikut komponen dari ERD.
1. Entitas (entity)
Entitas (entity) menunjukan objek-objek dasar yang terkait didalam sistem. Objek dasar dapat berupa orang, benda atau hal lain yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data.
2. Atribut (atribute)
Atribut sering juga sebagi propeti (propety) merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data. Jenis atribut terdiri dari bermacam-macam atribut diantaranya:
a. Simple attribute
Simple attribute adalah atribut yang memiliki kunci (key) yang unik dan tidak dimiliki oleh atribut lain.
b. Composite attribute
Composite attribute adalah atribut yang dapt dipecah menjadi atribut-atribut lain atau atribut yang memiliki dua nilai harga.
c. Single value attribute
Single value attribute atau atribut bernilai tunggal adalah yang memiliki satu nilai harga.
d. Multi value attribute
e. Mandatory attribute
Mandatory attribute adalah atribut harus bernilai artinya atribut pada sebuah tabel yang diterapkan harus berisi data, artinya tidak boleh kosong.
f. Non Mandatory attribute
Non Mandatory attribute adalah atribut tidak bernilai artinya atribut tersebut nilainya boleh kosong.
3. Relasi (Relation)
Relasi atau hubungan adalah kejadian atau transaksi yang terjadi diantara dua entitas yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data.
c. Kardinalitas ERD
Menurut Yakub (2008:33) ada beberapa derajat relationship (Kardinalitas) yang terjadi antara himpunan entitas, yaitu sebagai berikut:
1. Satu ke Satu (One to One)
Bearti setiap entitas pada himpunan entitas A behubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas himpunan entitas A.
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Bearti setiap pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke Satu (Many to One)
Bearti setiap entitas himpunan A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
4. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Bearti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan banyak entitas, dimana setiapa entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
d. Skema Basis Data (Logical Record Structure)
Pada dasarnya skema adalah sekelompok objek dalam basis data yang saling berhubungan. Dalam skema, objek yang dihubungkan memiliki relasi satu sama lain. Ada satu pemilik skema, yaitu yang memiliki akses memanipulasi struktur semua objek dalam skema. Sebuah skema tidak mewakili satu orang meskipun skema berhubungan dengan user account yang terletak pada basis data (Simarmata dan Paryudi, 2006:37).
2.2.3. Kamus Data a. Konsep Dasar
Menurut Ladjamudin (2013:70) mendefinisikan bahwa kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan
lengkap. Pada tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi anatara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Kamus data dibuat berdasar arus data yang ada didiagram alir data. Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisis.
1. Menvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file. 4. Mengembangkan logika untuk proses data flow diagram.
a. Bagian-Bagian Kamus Data 1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang megalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu data tertentu di data flow diagram. Dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainya.
3. Tipe Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dimana data mengalir dan keaman data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadi nya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
Selain hal tersebut, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi, notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut:
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Simbol Keterangan
X Setiap Karakter
9 Angka Numeric
A Karakter Aplhabet
Z Angka nol digunakan sebagai spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hyper, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data, Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagi berikut:
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Simbol Keterangan
= Terdiri Dari
+ Dan (And)
[ ] Pilih Satu Pilihan
( ) Pilihan (Boleh YA atau Tidak) { } Pengulangan proses (Iterasi)
* Keterangan atau Catatan
“ ” Harga diskrit
@ Petunjuk primer
| Pemisahan pilihan didalam tanda [] Sumber: Sutabri (2014:730)
2.2.4. Key
Menurut Sutabri (2012:138) menyimpulkan bahwa “Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya”. Setiap file selalu memiliki kunci yang berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Ada beberapa macam kunci yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, penghapusan dan lainnya, yaitu sebagai berikut:
a. Kunci Calon (Candidate key)
Satu atribut set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik setiap kejadian yang spesifikasi dari entity.
b. Kunci Primer (Primary Key)
Suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifikasi, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas atau field yang mengidentifikasi record dalam file yang yang bersifat unik.
c. Alternate Key
Canididate key yang tidak terpilih. Misalnya dalam suatu entity terdapat dua field yang bisa dijadikan sebagai kunci. Sementara yang boleh dijadikan kunci hanya satu, maka harus memilih salah satunya. Field yang dipilih menjadi primary key, sedangkan field yang tidak dipilih disebut alternate key.
d. Kunci Tamu (Foreign Key)
Satu atribut yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entri anak dan sama dengan kunci primer (primary key), induk kunci direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (One to Many relationship). 2.2.5. Pengkodean (Struktur Kode)
Menurut Kendall (2014:267) salah satu cara data dapat dimasukan lebih akurat dan efisien adalah melalui keterangan yang cukup tentang pemakaian variasi kode. Proses dari meletakan data yang bearti dua macam atau data yang sulit di pakai dengan segera, lebih mudah dimasukan digital atau huruf disebut pengkodean. Pengkodean membantu penganalisis sistem dalam mencapai tujuan secara efisien, karena data yang
dikodekan memerlukan sedikit waktu untuk masuk, dan menyingkatkan jumlah item yang dimasukan. Pengkodean juga membantu didalam pemeliharaan secara tepat data pada titik terakhir dalam proses transformasi data. Sebagai tambahan, kode data dapat menghemat memori dan ruang penyimpanan yang berharga sebagai tambahan, pengkodean adalah cara yang mengesahkan tetapi ringkas dalam menangkap data. Disamping memberikan ketetapan dan efisiensi, kode-kode seharusnya mempunyai maksud. Jenis-jenis khusus dari kode mengizinkan memperlakukan data dalam kebiasaan yang rinci.
a. Jenis-Jenis Kode
Menurut Kendall (2014:267) jenis-jenis kode antara lain: 1. Kode Numerik
Kode Numerik menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Contonya angka 0-9.
2. Kode Alphabetik
Kode Alphabetik menggunakan enam macam huruf untuk kodenya. Contonya huruf A-z.
3. Kode Alphanumerik
Kode Alphanumerik merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.contonya @, #, $, %, &,*.
Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus dapat dirancang kedalam bentuk kode. Didalam merancang kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, dapat dilakukan dengan menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Kode harus unik masing-masing yang diwakilinya. Unik bearti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus fleksibel
Kode fleksibel memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efiesien
Kode harus sependek mungkin memudahkan dalam mengingat. 5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. Maksudnya tetap menggunakan kode yang telah dipergunakan sebelumnya.
6. Harus standarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.
7. Spasi dihindari
Spasi dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan didalam penggunaannya.
8. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapanya sebaiknya digunakan didalam kode.
9. Panjang kode harus sama
Kode-kode yang sejenis mempunyai panjang yang sama. b. Tipe Kode
Adapun beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kode Mnemonic (Mnemonic code)
Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan mewakili dengan kode ini.
Kelebihan: Mudah diingat
Kelemahan: Kode dapat menjadi panjang 2. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut, disebut kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya.
Kelebihan:
a. Sangat sederhana b. Mudah diterapkan
c. Kode dapat pendek tapi unik Kelemahan:
a. Penambahan kode hanya dapat dibatalkan pada akhir urutan. b. Tidak fleksibel bila terjadi peubahan kode
Kode blok mengklasifikasi item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diterapkan. Kelebihan:
a. Nilai dari kode mempunyai arti b. Mudah diperjelas
c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian Kelemahan:
a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya b. Kurang mudah diingat.
4. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.
Kelebihan:
a. Nilai dari kode mempunyai arti b. Mudah diperluas
c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian d. Dapat menunjukan jenjang menjadi panjang Kelemahan: Kode dapat menjadi panjang 5. Kode Desimal (Decimal Code)
Kode Desimal mengklasifikasi kode atas dasar 10 unit angka dimulai dari angka 0 sampai dari 10 sampai dengan 110 tergantung dari banyaknya kelompok.
Menurut Ladjamudin (2013:211) menjelaskan bahwa “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan sistem pemrograman”. HIPO dikembangkan oleh personel IBM yang percaya bahwa dokumentasi sistem pemrograman yang dibentuk dengan menekankan pada fungsi-fungsi sistem akan mempercepat pencarian prosedur yang akan dimodifikasi, karena HIPO menyediakan fasilitas lokasi dalam bentuk kode dari tiap prosedur dalam suatu sistem.
a. Sasaran HIPO
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama yaitu: 1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi- fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukanya menunjukan, statement-statement program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk Menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
b. Diagram dalam HIPO
Fungsi-fungsi sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan. HIPO menggunakan tiga macam diagram untuk masing-masing tingkatnya, yaitu sebagi berikut:
1. VTOC (Visual table of contents)
Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di sistem secara berjenjang.
2. Overview diagrams
Overview diagrams menunjukan secara garis besar hubungan dari input, proses dan output. Bagian input menunjukan item-item datayang akan digunakan oleh bagian proses.
3. Detail diagram
Detail diagram Overview diagram merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di diagram HIPO. Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.
