8 2.1 Definisi Prosedur
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama contohnya prosedur kesehatan dan keselamatan kerja. Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian-rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan.
Pengertian Prosedur menurut Para Ahli :
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 2001:5)
Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar:
a. Menulis b. Menggandakan c. Menghitung d. Memberi kode e. Mendaftar f. Memilih (mensortasi) g. Memindah h. Membandingkan
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. (Cole dalam Baridwan, 1990:3)
prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau departeme atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang . Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggadakan menghitung, memberi kode, mendatar , memindah dan membandingkan yang di lakukan unuk mencatat indormasi dalam formulir,buku jurnal dan buku besar. (G.PA.A.Widanaputra, Herkulanus Bambang Suprasto, Dodik Aryanto, MM.Ratna Sari, 2009:1)
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih. Kegiatan klerikal yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar.
2.1.1 KarakteristikProsedur Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, sebagai berikut: a. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana . b. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan yang ada
dan tanggung jawab.
c. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin .
2.1.2 Manfaat Prosedur Suatu prosedur dapat memberikan beberapa manfaat diantaranya : a Lebih memudahkan dalam langkah-langkah kegiatan yang
akan datang.
b Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang perlunya saja.
c Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
d Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efesien dan efektif.
e Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masingmasing.
Prosedur merupakan suatu rangkaian kegiatan dan yang biasanya melibatkan beberapa orang untuk mendapatkan keseragaman dalam melakukan transaksi yang terjadi.
Melalui prosedur data tersebut, dikumpulkan, dan disampaikan kepada yang memerlukan. Dengan demikian, prosedur akuntansi akan terlihat bekerja sebagai aliran hukum berikut distribusi dan pelaksana pekerjaan oleh masingmasing bagian yang terlibat.
2.2 Definisi Kas
Kas merupakan aktiva yang paling likuid. Merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya. Surat berharga merupakan investasi jangka pendek yang bersifat temporal, bila perusahaan memerlukan kas dengan segera dapat dijual atau di ubah dalam bentuk kas.
Kas adalah alat pembayaran yang syah di Indonesia dan barang-barang lain yang dapat segera diuangkan sebesar nilai nominalnya dan dapat digunakan untuk membayar utang jangka pendek, Dengan demikian yang termasuk ke dalam kas adalah uang kertas, uang logam, cek (segala macam cek dalam rupiah kecuali cek mundur) dan wesel pos yang diterima dari pihak lain, serta saldo di Bank yang bebas diambil (giro dan tabungan) konsep yang biasa dipakai dalam buku ajar Amerika yaitu uang kertas, uang logam, Cek, Wesel pos, simpanan di Bank dan barang barang lain yang dapat dterima di Bank sebagai setoran" tidak dapat dipakai di Indonesia karena tidak sesuai dengan praktik Bank di Indonesia.
Pengertian Kas Menurut Para Ahli :
Kas Menurut Mulyadi (2001:163) Kas adalah :“Kas diartikan sebagai alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Berdasarkan keterangan diatas maka dapat disimpulkan kas merupakan alat pertukaran atau pembayaran finansial yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya”.
Sedangkan menurut Zaki Baridwan (2008 : 83) Kas adalah :“Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas”.
Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan kas adalah uang atau alat pertukaran yang digunakan sebagai alat pembayaran financial ataau alat pembayaran untuk suatu kebutuhan .
2.3 Definisi Penerimaan Kas
Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan,yangberasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya .
Menurut Mulyadi (2001:455) adalah : Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan jasa, berasal dari transaksi penjualan tunai maupun transaksi lain nya.
Berdasarkan pengertian-pengertian diatas maka dapat disimpulkan sistem pengendalian intern penerimaan kas adalah suatu susunan yang didalamnya meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga penerimaan saldo dalam kas.
2.4 Definisi Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas adalah merupakan prosedur-prosedur penerimaan kas dapat berasal dari berbagai macam sumber, diantaranya : Pelunasan Piutang, Piutang tunai tetapi ada juga sumber penerimaan yang jarang terjadi seperti : penjualan aktiva tetap. penerimaan kas bisa berbagai macam cara seperti : lewat pos, pembayaran langsungke kasir atau pelunasan ke Bank. Prosedur penerimaan uang atau melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transanksi penerimaan uang tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control. Adanya prosedur penerimaan kas supaya tidak akan terjadi kecurangan atau kekeliruan dalam penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil kemungkinannya. Dalam merancang
prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan prinsip-prinsip pengawasan kas yang dapat digunakan sebagai pedoman, antara lain :
1. Setiap penerimaan kas harus segera dicatat. 2. Penerimaan kas harus disetor ke bank setiap hari.
3. Petugas penerima kas tidak merangkap sebagai pelaksana pembukuan penerimaan kas.
4. Fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas terpisah. 5. Laporan penerimaan kas dibuat secara periodik
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari penjualan tunai dan dari penerimaan pembayaran piutang dari para debitur. Prosedur penerimaan kas yangditerapkan oleh suatu perusahaan sangat tergantung kepada besar kecilnya perusahaanserta struktur organisasi perusahaan itu sendiri. Sebagai ilustrasi kami perlihatkan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai maupun dari penerimaan piutang. 2.5 Sumber - Sumber Penerimaan Kas
Di dalam penerimaan kas perusahaan jasa Hotel ada bermacam-macam sumber penerimaan kas nya sebagai berikut :
1. Sumber Penerimaan Kas Penjualan Kamar
Yaitu penerimaan kas yang berupa cash atau credit card yang penerimaan nya pada hari itu juga dan khusus penerimaan kas penjualan kamar
2. Sumber Penerimaan Kas Minuman dan Makanan
Yaitu sumber penerimaan kas dari hasil penjualan outlet makanan dan minuman yang berupa cash atau credit card.
3. Sumber Penerimaan Kas Pengumpulan Piutang dari Agent
Yaitu sumber penerimaan kas yang berasal dari penagihan-penagihan piutang dari travel agent maupun dari City ledger Perusahaan yang membuat contrak sales.
4. Sumber Penerimaan Kas Uang Muka
Yaitu sumber penerimaan kas yang berupa uang cash atas reservasi pada penjualan, reseservasi kamar , meeting room dan lain-lain.
2.6 Elemen-Elemen yang Terdapat Dalam Penerimaan Kas
Elemen-elemen yang terdapat dalam penerimaan kas perusahaan jasa berbeda dengan prosedur penerimaan kas perusahaan dagang dan manufaktur. Dalam perusahaan jasa, elemen-elemen pembentuk prosedur sistem penerimaan kas adalah sebagi berikut :
2.6.1 Bagian yang Terlibat Pada prosedur Penerimaan Kas
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah sebagai berikut :
1 Penjualan Kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa di rangkap
bagian front office yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Nigth Audit ,bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari masing-masing outlet.
c. Income Audit ,bertanggung jawan untuk mencocokan
kembali hasil penjualan kamar.
d. General Cashier , bertanggung jawab penerimaan kas.
2 Penjualan Makanan
a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet
b. Night Audit, bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit, mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan kas hasil penagihan penjualan makanan dan minuman.
3 Pengumpulan Piutang
a. Account Reeceivable, bertugas menyiapkan tagihan dan penagihan atas reservasi melalui sales atau agent. b. Collector betugas untuk penagihan piutang
c. General Cashier mempunyai tugas atas penerimaan kas.
4 Penerimaan Uang muka
a. Front Office, meneriman tamu reservasi dan menerima uang pembayarn reservasi tamu.
b. Nigth Audit ,bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari masing-masing outlet.
c. Income Audit ,bertanggung jawan untuk mencocokan kembali hasil penjualan kamar.
d. General Cashier , bertanggung jawab penerimaan kas 2.6.2 Dokumen yang di Gunakan
Setiap ada transaksi yang terjadi tentunya harus di dokumentasikan ke formulir transaksi. Pengguaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi kemudian bisa di gunakan sebagai bukti audit adapun dokumen yang di gunakan sebagi berikut:
1. Faktur Penjualan Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Informasi tersebut antara lain data pengguna jasa, jumlah harga, dan otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan ini diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli ke fungsi kas dan sebagai
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
2. Bukti Penerimaan Kas
Dokumen ini berisikan tentang jumlah kas yang diterima dari pengguna jasa.
3. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas ke bank. Selanjutnya dari fungsi kas diserahkan kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
2.6.3 Catatan yang di Gunakan Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan di dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjualan.
2. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk atau tarif dasar jasa yang dijual.
2.6.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pengguna jasa dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pengguna jasa melakukan pembayaran tarif jasa ke fungsi kas.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran tarif dari pengguna jasa dan memberikan tanda pembayaran kepada pengguna jasa.
3. Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
4. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Dalam prosedur ini fungsi kas melakukan penyetoran kas dari hasil penjualan ke bank secara penuh.
5. Prosedur Pencatatan ke Buku Dalam prosedur pencatatan ini fungsi akuntansi yaitu
memposting jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. 2.7 Definisi Pengendalian Intern
Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2001:163) menurut definisi pengendalian intern diatas adalah sebagai berikut:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi baik dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuannya, pengendalian intern dibagi menjadi dua, yaitu: pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian keandalan data akuntansi. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
