BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod dan Schell yang diterjemahkan oleh Hendera Teguh (2001, p11), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut O’Brien (2002, p8), a system is a group of interrelated components working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process. Dari definisi di atas dapat diartikan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproses output dalam proses perubahan organisasi.
Menurut Hall (2001, p5), sistem didefinisikan sebagai sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Dari pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang saling terintegrasi, berkaitan, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut McLeod et al yang diterjemahkan oleh Hendera Teguh (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Menurut O’Brien (2002, p15), information as data that have been converted into a meaningful and useful context for specific end user, yang artinya informasi adalah data yang telah diubah bentuknya menjadi lebih berarti dan berguna bagi pengguna-pengguna khusus.
Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi Tambunan (2000, p1), informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Berdasarkan pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diproses sehingga memiliki arti dan berguna bagi pemakainya sebagai dasar untuk mengambil keputusan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.
Menurut O’Brien (2002, p7), an information system can be any organized combination of people, hardware, software, communications networks, and data resources that collect, transform, and disseminates information in an organizations, yang berarti sistem informasi dapat diorganisasikan dengan adanya gabungan antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber-sumber
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.
Menurut Moscove, Simkin, dan Bagranoff (2001, p6), sistem informasi adalah seperangkat subsistem-subsistem yang berhubungan yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, mentransformasikan dan mendistribusikan informasi untuk perencanaan, pengambilan keputusan dan pengendalian.
Dari pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah rangkaian prosedur yang di dalamnya terdiri dari gabungan manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber-sumber data yang berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk perencanaan, pengambilan keputusan dan pengendalian.
2.1.4 Pengertian Akuntansi
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan Fess yang diterjemahkan oleh Sirait dan Gunawan (1999, p6), akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi perusahaan.
Menurut Larson, Wild, dan Chiappetta (2002, p4), akuntansi adalah suatu sistem informasi dan pengukuran yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi yang relevan, dapat dipercaya, dan dapat dibandingkan tentang aktivitas bisnis suatu organisasi.
Menurut Horngren, Harrison, Robinson dan Secokusumo (1997, p3), yang diterjemahkan oleh Tim Salemba Empat, akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur
aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut ke dalam bentuk laporan-laporan, dan mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengukur aktivitas bisnis dan memproses informasi tersebut sehingga menghasilkan laporan dan mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.
2.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001, p3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Bodnar et al yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi Tambunan (2000, p181), sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan.
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari formulir, catatan, laporan yang dibuat untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar et al yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi Tambunan (2000, p1), sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
Menurut Wilkinson dan Raval (2000, p7), accounting information system is a unified structure within an entity, such as a bussiness firm, that employs phisical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users, yang artinya sistem informasi akuntansi adalah kesatuan struktur dalam sebuah entitas, seperti perusahaan bisnis, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen-komponen lainnya untuk mengubah data ekonomis menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi berbagai user.
Menurut Jones dan Rama (2001, p.15), accounting information system is a subsystem of a management information system(MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions, yang artinya sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lainnya yang didapatkan dari pemrosesan transaksi akuntansi rutin.
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya fisik dan peralatan lainnya yang diatur untuk mengubah data transaksi akuntansi rutin menjadi informasi akuntansi dan keuangan, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem dengan Pendekatan Object-Oriented 2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Mulyadi (1997, p41) dalam tahap analisis sistem, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
Menurut Bodnar et al (2000, p21), analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis untung-rugi diantara tujuan-tujuan sistem.
Menurut McLeod et al (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau yang diperbaharui. Menurut McLeod et al (2001, p190), tahap-tahap analisis sistem adalah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan penelitian sistem b. Mengorganisasikan tim proyek c. Mendefinisikan kebutuhan informasi d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem e. Menyiapkan usulan rancangan
f. Menyetujui atau menolak rancangan sistem
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah suatu proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut McLeod et al yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2001, p192), perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
Berdasarkan pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa perancangan sistem adalah suatu proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang baru dan diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut McLeod et al (2001, p192), tahap-tahap perancangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
b. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem d. Memilih konfigurasi terbaik
e. Menyiapkan usulan penerapan
f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
2.2.3 Pengertian Object
Menurut McLeod et al (2001, p330), object adalah suatu entitas fisik atau kejadian yang dijelaskan dalam bentuk data dan prosesnya.
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p51), object merupakan suatu entitas yang memiliki identity, state, dan behaviour. Pada dasarnya semua yang ada di dunia ini adalah object.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa object merupakan suatu entitas fisik yang memiliki identity, state, dan behaviour yang dijelaskan dalam bentuk data dan prosesnya.
2.2.4 Pengertian Object-Oriented
Object-Oriented merupakan suatu cara untuk melakukan permodelan sistem dengan berorientasikan pada objek-objek yang terlibat dalam sistem tersebut. Beberapa keuntungan dari object-oriented adalah:
1. Merupakan konsep yang umum yang dapat digunakan untuk memodel hampir semua fenomena yang ada di dunia dan dapat dinyatakan dalam bahasa umum (natural language).
2. Memberikan informasi yang jelas tentang konteks dari sistem. 3. Mengurangi biaya maintenance atau development.
2.2.5 Pengertian Object-Oriented Analysis
Menurut Larman (1998, p6), Object Oriented Analysis merupakan suatu analisis yang menekankan pada penemuan dan penjabaran objek-objek atau konsep-konsep dalam problem domain.
Menurut Mathiassen et al (2000, p13), analysis means an activity in which some item is taken apart and described. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa analisis merupakan suatu kegiatan dimana beberapa hal dipisahkan dan kemudian dijelaskan.
2.2.6 Pengertian Object-Oriented Design
Menurut Larman (1998, p6), design lebih mengutamakan suatu solusi yang berdasarkan pada logika, bagaimana suatu sistem memenuhi kebutuhan atau permintaan.
Menurut pendapat Larman (1998, p6), object oriented design lebih menekankan pada pendefinisian objek-objek software secara logika yang pada akhirnya akan diimplementasikan ke dalam bahasa program yang berorientasi objek. Objek-objek software tersebut mempunyai attribute dan methods.
Menurut Mathiassen et al (2000, p13), design is a constructive activity in which known parts are put together in a new way. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa design adalah aktivitas yang membangun bagian yang telah dikenal dan disatukan dengan cara yang baru.
2.2.7 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2001, p97), Object-Oriented Analysis and Design berusaha untuk menggabungkan data dan proses-proses menjadi suatu gagasan tunggal yang disebut object. Object-Oriented Analysis and Design memperkenalkan object diagrams yang mendokumentasikan sistem dipandang dari segi object dan interaksinya.
Menurut Larman (1998, p6), intisari dari Object-Oriented Analysis and Design adalah penekanan pada pertimbangan problem domain dan solusi logis dari persepsi objek (benda, konsep, entitas).
Menurut Mathiassen et al (2000, p15), Object-Oriented Analysis and Design offers a systematic and complete approach to object-oriented analysis and design. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa Object-Oriented Analysis and Design menawarkan
sebuah pendekatan yang sistematis dan lengkap terhadap analisis dan perancangan berorientasi objek.
2.2.8 Tahapan dalam Object-Oriented Analysis and Design
Menurut Mathiassen et al (2000, p15), Object-Oriented Analysis and Design mempunyai empat aktivitas pokok, yang digambarkan pada gambar berikut:
Problem Application domain analysis domain analysis
component requirement Model design for use
Specifications specifications of components of architecture
Architectural design
Gambar 2.1 Empat kegiatan utama dan hasilnya dalam OOAD Sumber: Mathiassen et al (2000, p15)
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa terdapat empat aktivitas utama dalam analisis dan perancangan berorientasi objek, yaitu:
1. Problem Domain Analysis 2. Application Domain Analysis 3. Component Design
2.2.8.1 Problem Domain Analysis
Menurut Mathiassen et al (2000, p45), problem domain adalah bagian dari konteks yang diadministrasi, dimonitor dan dikendalikan oleh sebuah sistem. Tujuan dari aktivitas ini adalah mengidentifikasikan dan memodelkan problem domain. Model merupakan deskripsi dari class, structure, dan behaviour di problem domain.
Problem domain merupakan aktivitas yang sangat penting dalam membangun sebuah sistem karena model yang dihasilkan dalam problem domain analysis memberikan sebuah pemahaman tentang kebutuhan sistem.
Problem Domain Analysis dibagi menjadi tiga aktivitas utama, seperti terlihat pada gambar sebagai berikut:
System Definition
Behavior
Classes Model
Structure
Gambar 2.2 Aktivitas dalam problem domain modeling Sumber: Mathiassen et al (2000, p46)
Dari gambar diatas terlihat bahwa dalam problem domain analysis dibagi ke dalam tiga aktivitas utama, yaitu:
1. Classes
Pada tahap ini, dilakukan pemilihan objects, classes dan events yang akan menjadi elemen dalam model problem domain. Menurut Mathiassen et al (2000, p49), class is a description of a collection of objects sharing structure, behavioral
pattern, and attributes. Events is an instantaneous incident involving one or more objects. Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa class adalah deskripsi dari kumpulan objek-objek yang saling berbagi struktur, pola tingkah laku dan atribut yang sama. Events adalah kejadian yang terjadi seketika yang melibatkan satu objek atau lebih.
Hasil dari aktivitas dalam problem domain analysis adalah event table yang mendeskripsikan classes dan events yang terpilih serta hubungan antara classes dan events tersebut.
2. Structure
Dalam aktivitas structure fokusnya yaitu pada hubungan antara classes dan objects. Pada tahap ini, akan dimodelkan hubungan abstrak dan umum antar classes juga hubungan yang konkrit dan spesifik antar objects. Oleh karena itu, structure dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Class Structure
Menurut Mathiassen et al (2000, p72), terdapat dua jenis class structure yaitu: • Generalization Structure, yaitu hubungan antara dua atau lebih spesialisasi
class ke class yang lebih umum. Generalization diartikan sebagai ”a kind of”, dimana menggabungkan properti umum dan behavioral patterns dari classes yang berbeda ke dalam classes yang lebih umum.
• Cluster, yaitu kumpulan dari classes yang berhubungan. Cluster dapat membantu memberikan pemahaman secara menyeluruh terhadap problem domain dengan cara mengelompokkan classes dalam subdomain yang lebih kecil.
b. Object Structure
Menururt Mathiassen et al (2000, p75), terdapat dua jenis object structure yaitu: • Aggregation Structure, yang menggambarkan hubungan antara dua objects
atau lebih dimana satu object merupakan dasar dan mendefinisikan bagian dari object yang lainnya. Aggregation diartikan dengan “a part of”, dimana superior object terdiri dari sejumlah inferior object (sebagai bagian dari superior object).
• Association Structure, yang menggambarkan hubungan yang berarti antara sejumlah objects.
3. Behavior
Dalam aktivitas behavior, lebih dijelaskan mengenai definisi class yang digambarkan dalam class diagram dengan menambahkan deskripsi dari bahavioral pattern dan atribut dari tiap class.
Menurut Mathiassen et al (2000, p93), behavioral pattern is a description that captures the dynamic character of the problem domain without specifying how or why a certain behavior occurs. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa behavioral pattern merupakan deskripsi yang menjelaskan sifat dinamis dari problem domain tanpa menspesifikasikan bagaimana atau mengapa behavior tertentu terjadi.
Konsep yang ada dalam behavior yaitu:
a. Event trace, yang merupakan seurutan events yang terlibat dalam objects tertentu.
b. Behavioral pattern, yang menggambarkan event traces yang mungkin untuk semua objects dalam class.
c. Attribute, yang merupakan properti yang dimiliki oleh sebuah class atau event. Tujuan dari behavioral activity yaitu untuk memodelkan kedinamisan suatu problem domain. Behavior menghasilkan suatu behavior pattern dengan atribut-atribut untuk setiap class di dalam class diagram. Alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan behavior pattern ialah dengan menggunakan statechart diagram.
Menurut Mathiassen et al (2000, p93), struktur kontrol dalam statechart diagram terdiri dari:
a. Sequence, dimana serangkaian events terjadi satu persatu.
b. Selection, dimana hanya satu event yang keluar dari serangkaian event yang terjadi.
c. Iteration, dimana sebuah event terjadi nol sampai beberapa kali.
2.2.8.2 Application Domain Analysis
Menurut Mathiassen et al (2000, p115), application domain adalah sebuah organisasi yang mengadministrasi, memantau atau mengendalikan problem domain. Tahap ini mendefinisikan kebutuhan dari suatu sistem. Menurut Mathiassen (2000, p117), application domain dibagi menjadi tiga aktivitas utama seperti yang terlihat dalam gambar sebagai berikut:
interface System definition Usage requirement Functions
Gambar 2.3 Appication-domain analysis Sumber: Mathiassen et al (2000, p117) 1. Usage
Tujuan utama dari aktivitas ini adalah mendeskripsikan bagaimana actors berinteraksi dengan sistem. Interaksi antara actor dengan sistem digambarkan dengan menggunakan use case. Menurut Mathiassen et al (2000, p119), actor is an abstraction of users or other systems that interact with the target system. Use case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa actor merupakan abstraksi dari user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan sistem target. Sedangkan use case adalah sebuah pola interaksi antara sistem dengan aktor dalam application domain.
2. Function
Tujuan utama dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kemampuan sistem dalam pemrosesan informasi. Aktivitas ini menghasilkan sebuah function list lengkap beserta spesifikasi dari fungsi yang kompleks. Menurut Mathiassen et al (2000, p137), function is a facility for making a model useful for actors. Dari
definisi diatas dapat diartikan bahwa function merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk membuat sebuah model yang berguna bagi actor.
3. Interfaces
Tujuan dari aktivitas ini adalah menentukan antarmuka (interface) dari sistem yang sedang dikembangkan. Menurut Mathiassen et al (2000, p151), interface is facilities that make a system’s model and functions available to actors. Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa interface merupakan fasilitas yang menjadikan model dan fungsi sistem menjadi tersedia bagi actors.
Menurut Mathiassen et al (2000, p152), terdapat dua macam interface yaitu: 1. User Interface, yang menghubungkan sistem dengan users. Menurut Mathiassen
et al (2000, p154), ketika menentukan user interface, pilihan terhadap gaya dialog (dialogue style) sangat penting. Terdapat empat user interface pattern yaitu:
• Menu selection pattern, yang diekspresikan dalam bentuk daftar pilihan yang mungkin dalam user interface.
• Form fill-in, yang merupakan pola klasik untuk pengentrian data dengan menggunakan terminal berbasis karakter.
• Command-language pattern, dimana users secara sederhana mengaktifkan perintah yang telah dibuat.
• Direct-manipulation pattern, yang memungkinkan users bekerja dengan representasi objek.
2. System Interface, yang menghubungkan sistem dengan sistem lainnya. Menurut Mathiassen et al (2000, p163), terdapat dua pola dalam system interfaces yaitu:
• Read external device, yang umumnya dapat diterapkan dan mencerminkan enkapsulasi yang pantas dari external device. Dalam banyak kasus, sebuah external device dibaca untuk memastikan apakah event dalam problem domain yang diberikan telah terjadi.
• Interaction protocol, yang digunakan untuk mendefinisikan use cases yang mungkin. Menururt Mathiassen et al (2000, p166), Interaction protocol pattern terdiri dari dua elemen, yaitu yang pertama interaksi antara dua subsistem didefinifikan dalam sebuah protokol yang memiliki serangkaian perintah yang tetap; dan yang kedua yaitu perintah-perintah ini akan diimplementasikan dalam sistem secara individual oleh objek yang telah memiliki serangkaian operasi yang masing-masingnya akan berhubungan secara tepat terhadap satu dari perintah protokol yang mungkin.
2.2.8.3 Architectural Design
Menurut Mathiassen et al (2000, p173), pada tahap architectural design dilakukan penstrukturan sistem berdasarkan bagian-bagiannya dan pemenuhan beberapa kriteria perancangan. Menurut Mathiassen et al (2000, p176), architectural design dibagi ke dalam tiga aktivitas utama seperti yang terlihat dalam gambar sebagai berikut:
Component architecture Analysis Document Criteria Architectural specification Process Architecture
Gambar 2.4 Aktivitas dalam architectural design Sumber: Mathiassen et al (2000, 176) 1. Criteria
Menurut Mathiassen et al (2000, p176), aktivitas criteria berisi kondisi dan kriteria untuk perancangan. Menurut Mathiassen et al (2000, p177), criterion is a preferred property of an architecture. Conditions is the technical, organizational, and human opportunities and limits involved in performing a task. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa kriteria merupakan properti yang dipilih dalam arsitektur. Sedangkan kondisi adalah peluang dan batasan secara teknis, organisasional dan manusiawi yang terlibat dalam menampilkan tugas-tugas. Hasil yang diperoleh dari tahap ini adalah kumpulan kriteria yang telah diprioritaskan. 2. Components
Menurut Mathiassen et al (2000, p190), component architecture is a system structure composed of interconnected components. Component is a collection of program parts that constitutes a whole and has well-defined responsibilities. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa component architecture adalah sebuah struktur sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang saling terhubung. Component
adalah sekumpulan bagian-bagian program yang membentuk keseluruhan sistem dan memiliki tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan jelas.
3. Process
Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur fisik dari sebuah sistem. Menurut Mathiassen et al (2000, p211), process architecture is a system-execution structure composed of interdependent processes. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa process architecture merupakan suatu struktur eksekusi sistem yang terdiri dari proses-proses yang saling interdependen. Aktivitas process menghasilkan deployment diagram yang menggambarkan distribusi dan kolaborasi program component dan active objects dalam prosesor.
Menurut Mathiassen et al (2000, p212), program component is a physical module of program code. Active object is an object that has been assigned a process. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa program component adalah modul fisik dari kode program. Active object adalah sebuah objek yang telah diberikan tugas dalam sebuah proses.
2.2.8.4 Component Design
Menurut Mathiassen et al (2000, p231), tujuan dalam component design yaitu untuk menentukan implementasi dari kebutuhan dalam kerangka kerja arsitektural. Hasil akhir dari aktivitas ini yaitu berupa deskripsi dari komponen sistem. Aktivitas yang ada dalam component design dapat digambarkan dalam gambar sebagai berikut:
Architectural specificationsl Design of components Component Design of specification component connections
Gambar 2.5 Component Design Sumber: Mathiassen et al (2000, p232) Aktivitas yang terdapat dalam component design terdiri dari: 1. Model Component
Menurut Mathiassen et al (2000, p235), model is a part of a system that implements the problem-domain model. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa model component merupakan bagian dari sistem yang mengimplementasikan model dalam problem domain. Menurut Mathiassen et al (2000, p236), hasil dari aktivitas model component adalah class diagram yang telah direvisi karena adanya aktivitas analisis. Revisi ini umumnya terdiri dari penambahan classes yang baru, attributes, dan structures yang menggambarkan events.
2. Function component
Menurut Mathiassen et al (2000, 251), function component is a part of a system that implements functional requirements. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa function component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan kebutuhan fungsional. Tujuan dari function component adalah untuk agar user
interface dan komponen sistem yang lain dapat akses ke model. Jadi function component menghubungkan antara model dan usage.
3. Connecting Components
Menurut Mathiassen et al (2000, p271), tujuan dari aktivitas ini yaitu untuk menghubungkan komponen-komponen sistem yang akan menghasilkan class diagram dari komponen-komponen yang terlibat. Dalam aktivitas ini, akan dirancang hubungan antar komponen untuk mendapatkan rancangan yang fleksibel dan dapat dimengerti.
2.3 Penjualan
2.3.1 Pengertian Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai.
Menurut Larson et al. (2002, p223-224), in sales transaction, each sales transaction for a seller of merchandise involves two parts. One part is the revenue received in the form of an asset from a customer. The second part is the recognition of the cost of merchandise sold to customer. More over, sells transactions of merchandiser usually include both sells for cash and sells on credit. Yang berarti dalam transaksi penjualan, setiap transaksi penjualan untuk penjual barang dagangan melibatkan dua bagian. Bagian pertama adalah pendapatan yang diterima dalam bentuk asset dari pelanggan. Bagian kedua adalah pengakuan dari biaya barang dagangan yang terjual ke pelanggan. Lebih lanjut, transaksi penjualan dari penjual biasanya meliputi baik penjualan tunai maupun penjualan kredit.
2.3.2 Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001, p455), penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Menurut Niswonger et al (1999, p240), penjualan tunai biasanya diproses melalui register kas dan dicatat dalam akun-akun. Penjualan tunai semacam ini dapat dicatat dalam jurnal sebagai berikut:
TGL Kas xxx - Penjualan - xxx
2.3.3 Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
Menurut Niswonger et al (1999, p241), perusahaan mungkin melakukan penjualan secara kredit (sales on account). Penjual mencatat penjualan semacam itu sebagai debit ke piutang usaha. Penjualan kredit semacam ini dapat dicatat dalam jurnal sebagai berikut:
TGL Piutang Dagang xxx - Penjualan - xxx
2.3.3.1 Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p.211), fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back-order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
5. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.3.3.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p219-210), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan
6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
2.3.3.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang umumnya dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.3.3.4 Dokumen yang Digunakan dalam Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukti memorial.
2.3.3.5 Kebijakan dalam Penjualan Kredit
Menurut Weston dan Brigham (1998, p474), kebijakan dalam penjualan kredit mengandung empat unsur yaitu:
1. Periode kredit, yaitu jangka waktu antara terjadinya penjualan hingga tanggal jatuh tempo pembayaran.
2. Diskon yang diberikan untuk mendorong pembayaran yang lebih cepat. 3. Standar kredit, yaitu persyaratan minimum atas kemampuan keuangan dari
para pelanggan agar bisa membeli secara kredit.
4. Kebijakan mengenai penagihan, yaitu sampai sejauh mana tindakan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan atas piutang yang tidak dibayar pada waktunya.
2.3.3.6 Standar Kredit dalam Penjualan Kredit
Menurut Niswonger et al (1999, p326), standar kredit digunakan oleh banyak perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapat kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima. Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai “kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan.
Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan pertimbangan atas 5K. Masing-masing dari K tersebut adalah:
1. Karakter, mengacu kepada probabilitas bahwa pelanggan akan menghormati kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa karakter merupakan hal yang terpenting. Karakter mencerminkan kejujuran pelanggan dan tanggung jawab moral yang dimiliki pelanggan untuk menghormati utang. Para manajer kredit seringkali mencari informasi mengenai karakter pelanggan dengan menyelidiki suatu
komunikasi bisnis. Penyelidikan semacam ini dapat dilakukan melalui bankir-bankir local, pengacara, kreditor lain, dan bahkan para pesaing.
2. Kapasitas, mengacu kepada kemampuan pelanggan untuk membayar. Manajer kredit menilai faktor ini dengan mengkaji ulang catatan pembayaran pelanggan di masa lalu, pengetahuan umum mengenai bisnis pelanggan dan barangkali observasi atau operasi pelanggan.
3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang diperlihatkan oleh laporan keuangan. Manajer kredit biasanya memberikan perhatian khusus pada ukuran solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti rasio modal kerja dan rasio lancar.
4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang akan diberikan pelanggan sebagai jaminan untuk kredit. Institusi atau lembaga keuangan biasanya meminta kolateral atas kredit-kredit yang berjumlah besar. Kolateral bisa berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan atau persediaan.
5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar. Sebagai contoh: sewaktu resesi ekonomi, manajer kredit biasanya memperketat standar kredit sebagai antisipasi terhadap menurunnya kemampuan pelanggan.
2.3.3.7 Biaya Transportasi
Menurut Niswonger et al (1999, p244-246), syarat-syarat penjualan harus menyebutkan kapan kepemilikan (hak) atas barang dagang tersebut beralih dari penjual kepada pembeli. Hal ini menentukan pihak mana, penjual atau pembeli, yang harus
menanggung biaya transportasi (ongkos angkut). Terdapat dua jenis syarat penjualan untuk biaya transportasi, yaitu:
1. FOB (Free On Board) Shipping Point
Hak milik atas barang dagang beralih kepada pembeli pada saat penjual menyerahkan barang tersebut ke perusahaan pengangkut. Ini berarti perusahaan penjual bertanggung jawab atas biaya transportasi ke tempat pengiriman, yaitu tempat dari mana pengiriman dilakukan. Selanjutnya perusahaan pembeli membayar biaya transportasi ke tempat tujuan pengiriman. Biaya-biaya semacam itu merupakan bagian dari total biaya perusahaan pembeli dalam pembelian kendaraan (persediaan) dan harus ditambahkan ke harga pokok persediaan dengan mendebit Persediaan Barang Dagang.
2. FOB (Free On Board) Destination
Hak milik atas barang dagang beralih kepada pembeli pada saat pembeli menerima barang dagang tersebut. Ini berarti bahwa penjual menyerahkan barang dagang tersebut ke tempat tujuan pembeli tanpa dibebani ongkos angkut kepada pembeli. Dengan demikian, penjual membayar ongkos angkut sampai ke tempat tujuan terakhir. Penjual mendebit Ongkos Pengiriman atau Beban Pengiriman yang dilaporkan pada laporan laba-rugi penjual sebagai beban.
2.3.3.8 Retur Penjualan
Menurut Niswonger et al (1999, p242), retur penjualan (sales return) adalah dikembalikannya barang dagangan kepada penjual yang disebabkan karena adanya kerusakan barang yang terjadi atau sebab lainnya. Jika retur atau potongan tersebut dilakukan untuk penjualan secara kredit, penjual biasanya mengirimkan kepada pembeli
memorandum kredit (credit memorandum). Memorandum ini memperlihatkan jumlah dan alasan dilakukannya pengkreditan oleh penjual ke piutang dagang. Retur dan potongan penjualan dicatat dalam jurnal sebagai berikut:
TGL Retur dan Potongan Penjualan xxx - Piutang Dagang - xxx
Menurut Hall (2001, p194), retur penjualan adalah kemungkinan pengembalian barang yang dibeli oleh pelanggan sewaktu-waktu, yang terjadi karena disebabkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Penjual mengirimkan barang dagangan dengan tidak sesuai. 2. Barang dagangan rusak/cacat.
3. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan.
4. Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan, dan pembeli menolak pengiriman.
Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat pengkreditan sebesar sejumlah barang yang dikembalikan terhadap piutangnya.
2.3.3.8.1 Fungsi Yang Terkait dalam Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p.226), fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah :
1. Fungsi penjualan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh
pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan. 2. Fungsi penerimaan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi akuntansi
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
2.3.3.8.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Penjualan Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pembuatan memo kredit
2. Prosedur penerimaan barang
2.3.3.8.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen dalam Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p231), informasi yang diperlukan oleh manajemen .dari transaksi retur penjualan:
1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan.
3. Jumlah harga pokok produkyang dikembalikan oleh pembeli. 4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.3.3.8.4 Dokumen yang Digunakan dalam Retur Penjualan
Dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. Memo kredit
2. Laporan penerimaan barang
2.3.3.9 Diskon Penjualan
Menurut Niswonger et al (1999, p241), diskon penjualan (sales discount) merupakan pengurangan terhadap pendapatan penjualan. Untuk mengurangi penjualan, akun penjualan dapat didebit. Akan tetapi, manajer mungkin berkepentingan untuk mengetahui jumlah diskon penjualan dalam suatu periode guna memutuskan apakah
akan mengubah syarat-syarat kredit. Dalam hal ini, penjual mencatat diskon penjualan pada akun terpisah. Akun diskon penjualan adalah akun kontra (atau peng-offset) terhadap penjualan. Diskon penjualan untuk penjualan secara kredit dapat dicatat dalam jurnal sebagai berikut:
TGL Kas xxx - Diskon Penjualan xxx - Piutang Dagang - xxx
2.4 Piutang Dagang dan Penerimaan Kas 2.4.1 Pengertian Piutang Dagang
Menurut Niswonger et al yang diterjemahkan oleh Sirait dan Gunawan (1999, p324), piutang meliputi semua klaim bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organsasi lainnya.
Menurut Smith dan Skousen (1997, p286) yang diterjemahkan oleh tim erlangga mendefinisikan piutang dalam pengertian yang lebih sempit, yaitu klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas.
2.4.2 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2001, p261), pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode konvensional, dimana posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal.
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang, yang dibagi menjadi dua golongan berikut ini:
a. Metode posting harian:
(1) Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci).
(2) Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. b. Metode posting periodik:
(1) Posting ditunda
(2) Penagihan bersiklus (cycle billing)
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookeeping). 4. Metode pencatatan piutang dengan komputer.
2.4.3 Pengertian Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001, p455), penerimaan kas perusahaan dapat berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai. Dalam hal ini, penulis membahas teori mengenai penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai.
2.4.3.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Fungsi penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan untuk pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
2.4.3.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001, p6), jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang
5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
2.5 Sistem Pengendalian Intern
2.5.2 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, p.163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, p.163), tujuan sistem pengendalian intern menurut definisinya diatas adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian
intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.5.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, p.164) unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
2.5.3.1 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p.220), untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan surat order pengiriman)
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara
memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Praktik yang Sehat
12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.5.3.2 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam sistem retur penjualan, unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan.
3. Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kredit.
5. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang.
Praktik Yang Sehat
6. Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
7. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
8. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.5.3.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai disajikan sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap ”sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Praktik Yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.5.3.4 Pengendalian Intern atas Piutang
Menurut Niswonger (1999, p325), pengendalian yang dapat digunakan untuk melindungi piutang yaitu bahwa individu-individu yang bertanggung jawab menangani penjualan harus dipisahkan dari individu-individu yang menangani akuntansi untuk piutang dan persetujuan kredit. Dengan begitu, fungsi akuntansi dan persetujuan kredit bertindak sebagai pemeriksa independen atas fungsi penjualan. Karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang tidak boleh terlibat dalam penagihan piutang. Pemisahan fungsi-fungsi ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan dana.
