1. TUJUAN : Memastikan Bahwa PT Sigma Cipta Utama menyediakan sumber daya manusia yang memadai untuk seluruh kegiatan operasionalnya dan memiliki kompentensi yang dibutuhkan sehingga dapat mencapai tujuan Perusahaan.
2. RUANG LINGKUP : Berlaku untuk seluruh divisi pada PT Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi.
3. DEFINISI : Tidak ada
4. REFERENSI : ISO 9001 : 2008 Klausul 6.2.2
Manual Mutu PT Sigma Cipta Utama Training Needs Analysis (TNA).
5. RINCIAN PROSEDUR :
6. Proses Rekruitmen
6.1 Bidang atau Proyek (selanjutnya disebut user) mengajukan permintaan tenaga kerja kepada
Section HR Dev. & GA disertai persyaratan mutunya dalam Formulir Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan (F04/PM10/R).
6.2 Section HR Dev. & GA berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dari internal perusahaan. Jika ada yang memenuhi syarat, yang bersangkutan diwawancarai oleh user berkaitan dengan kompetensinya.
6.3 Jika tidak memenuhi syarat atau tidak diterima, maka Section HR Dev. & GA mencarinya dari
luar perusahaan melalui iklan, media masa atau perguruan tinggi.
6.4 Lamaran yang masuk diseleksi oleh Section HR Dev. & GA. Hanya pelamar yang memenuhi
persyaratan yang dipanggil untuk diwawancarai secara umum oleh Section HR Dev. & GA. Yang
6.5 Jika lulus wawancara teknis oleh user, calon karyawan masih harus mengikuti Testing yang meliputi :
Intellegency Quetions ( IQ ) Test Attitude Test
English Test
Tes TOEFL untuk jabatan tertentu atau jika diperlukan.
Tes Keahlian / Keterampilan, sesuai dengan kualifikasi personil yang dibutuhkan.
6.6 Hasil Testing tersebut dievaluasi oleh Section HR Dev. & GA dan hasil evaluasi tersebut di
konfirmasikan dengan menunjukan hasil tes secara keseluruhan ke user / Departemen terkait. 6.7 Jika lulus dalam testing, calon karyawan mengikuti tes kesehatan dan screening oleh badan
yang di tunjuk.
6.8 Jika lulus dalam tes kesehatan dan screening, calon karyawan tersebut diterima dan menandatangani perjanjian kerja/kontrak kerja yang telah disepakati.
6.9 Perjanjian Kerja / Kontrak Kerja tersebut di arsip Section HR Dev. & GA.
6.10 Karyawan yang diterima harus mengikuti program induksi yang dilakukan oleh Section HR Dev.
& GA yang meliputi:
Peraturan Perusahaan dan Syarat Kerja (PPSK).
Job Description.
Company Profile
Fasilitas Kesehatan
ISO 9001 : 2008
HSSE
6.11 Karyawan tersebut selanjutnya diserahterimakan kepada user/departemen terkait.
7. Outsourcing Tenaga Ahli
biasanya dalam waktu yang terbatas sesuai kebutuhan proyek. Untuk kasus yang demikian maka prosedure yang dilakukan adalah sebagai berikut :
7.1. Mencari tenaga ahli melalui sumber media/network/Perguruan tinggi, dengan kualifikasi yang sesuai persyaratan yang ada di dalam lingkup kontrak.
7.2. Dalam hal merekrut tenaga ahli perorangan, maka yang di lakukan adalah sebagai berikut :
a. Dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian persyaratan dokumentasi (Ijasah, CV,
sertifikat) sesuai yang tercantum dalam lingkup kontrak.
b. Dilakukan wawancara teknis dan negosiasi nilai perolehan (mengacu anggaran
proyek)
c. Dibuat kontrak karyawan proyek sesuai waktu dan nilai yang sudah disepakati, yang
ditandatangani Section Head HR Dev. & GA dan Personil yang bersangkutan.
7.3. Dalam hal merekrut tenaga ahli secara tim/kelompok, maka yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian persyaratan dokumentasi (Ijasah, CV,
sertifikat) dari masing-masing personil yang ada dalam tim/kelompok.
b. Ditunjuk koordinator tim sebagai wakil tenaga ahli dalam tim.
c. Dilakukan wawancara teknis (yang menjadi lingkup tanggung jawab tim) dan
dilakukan negosiasi Nilai Kontrak.
d. Dibuat kontrak atau SPK (Surat perintah kerja) yang berisi lingkup kerja dan nilai jasa
tenaga ahli, yang ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Koordinator Tim.
7.4. Untuk mengontrol apabila terjadi penyimpangan terhadap kesepakatan kontrak, maka dalam Pasal kontrak dimasukkan klausul tentang sanksi, atau denda, bahkan pemutusan hubungan kerja sebelum batas waktu kontrak selesai.
7.5. Untuk memonitor kinerja dari tenaga ahli yang direkrut, maka diwajibkan membuat laporan rutin hasil kerja (mingguan/dua mingguan), kepada penanggung jawab proyek yaitu Project Manager.
8. LAMPIRAN : Formulir Permintaan Karyawan (F01/PM.10/R0 )
Formulir Wawancara (F02/PM.10/R0)
Formulir Induksi (F03/PM.10/R0)
HRD Departemen Terkait External Mulai Permintaan tenaga kerja SDM internal Data based SDM Kerjasama dgn media masa, PT. Data lamaran Seleksi karyawan Tidak Ada Tidak Wawancara umum dgn HRD YA Evaluasi hasil wawancara TOEFL oleh Lembaga Pendidikan Tidak Wawancara teknis YA Jika diperlukan Evaluasi wawancara Teknis Tidak Testing : IQ, Apptitude, English Test & Keahlian ( Skill )
Ada
Hasi Testing Konfirmasi Hasil Testing Evaluasi diterima/tidak Tes kesehatan Tidak
Ya, Jika diperlukan
Hasil tes
kesehatan Evaluasi diterima/ tidak Tidak Selesai Tanda tangan Perjanjian kerja / Kontrak Kerja yang telah disepakati Program Induksi: PPSK, Company Profile , ISO, Job Desc. Ya Serah terima karyawan N N N N N N
..………..……… ………
III. STATUS TETAP SEMENTARA BILA SEMENTARA, SELAMA : ………. BLN
IV. ALASAN PENAMBAHAN PERSONIL :
……… ..……….. ..………..………
V. GAJI PERBULAN Rp ………..………..… INCENTIVE Rp ……….
VI. PEROLEHAN / FASILITAS LAIN ………..
VII. PERSYARATAN LAKI-LAKI PEREMPUAN USIA MAKSIMAL ………. TAHUN MINIMAL ……… TAHUN VIII. PENDIDIKAN
SLA AKADEMI / DIII S1 S2 S3
IX. PENDIDIKAN KHUSUS ………..
X. PENGALAMAN 0 THN 5 THN 2 THN 10 THN 3 THN 15 THN BIDANG PROFESI TEKNIS ……… ADMINISTRATIF ……… KEUANGAN ……… ………. ……… XI. PERSYARATAN ……….……….. Pemohon ……… Atasan Langsung ……….
Sec. Head HR & GA
……….
Dept. Head Finance & Adm
bidang kerjanya
3 Menguasai konsep/keterampilan bidang kerja untuk menyelesaikan pekerjaan
4 Menggunakan keahlian utk menghasilkan sistem baru & meningkatkan kinerja
2 Percaya Diri 1 Ragu-ragu, tidak yakin dengan kemampuan dirinya
Keyakinan akan kemampuan diri sendiri untuk mengarahkan langkah kerja, menyelesaikan tugas, mengatasi kegagalan, dan berhadapan dengan situasi yang sulit
2 Menerima tugas hanya bila mendapat dukungan/arahan dari orang lain
3 Yakin dengan dirinya, mengerjakan tugas tanpa bergantung pada orang lain
4 Yakin dan siap menerima tugas/tanggung jawab baru yang menantang
3 Motivasi 1 Energi rendah; kurang bersemangat dalam menerima tugas dan
tantangan Tingkat energi pribadi, kesiapan menerima
tantangan dan target kerja 2
Tekun dan aktif hanya bila mendapat dukungan/dikontrol oleh orang lain
3 Tekun dan proaktif dalam menyelesaikan tugas
4 Tekun, proaktif, semangat tinggi walaupun menghadapi tugas sulit
4 Keterampilan Komunikasi 1 Sulit untuk mengekspresikan ide, pikiran dan pandangannya
Kemampuan untuk mengekspresikan ide, pikiran, pandangan pribadi dengan jelas dan efisien
2 Dapat mengemukakan ide, namun belum sistematis penyampaiannya
3 Menyampaikan ide dengan efektif dan sistematis; mudah dipahami 4 Terampil mengelola informasi sehingga mampu mempengaruhi
orang lain
5 Kematangan 1 Mudah menjadi emosional dan sulit mengendalikan diri
Kemampuan menunjukkan ekspresi emosional yang sesuai saat menghadapi situasi yang menekan dan mampu mengelola frustrasi dengan tepat sehingga mendukung tercapainya tujuan kerja
2 Kadang mudah menjadi emosional namun masih dapat mengendalikan diri
3 Mampu mengendalikan emosi dan memunculkan sikap positif 4 Mampu mengendalikan diri sendiri dan dapat menenangkan orang
lain
6 Kemampuan Bahasa Inggris 1 Very Poor: Kesulitan dalam memahami dan menyampaikan
informasi Kemampuan memahami dan menyampaikan
ide dan informasi dalam Bahasa Inggris secara jelas dan lugas
2 Poor: Paham dan dapat berkomunikasi untuk informasi yang sederhana
3 Average: Paham dan dapat menyampaikan ide secara memadai 4 Very Good: Fasih dan mampu membangun komunikasi interaktif
7 Kepemimpinan 1 Tidak tertarik untuk mengambil peran kepemimpinan
Kemampuan untuk mengambil peran memimpin dan mengarahkan orang lain dalam mencapai suatu tujuan
2 Paham peran kepemimpinan namun belum muncul perilaku nyata 3 Paham dan secara aktual telah memunculkan beberapa contoh
kepemimpinan
4 Menampilkan kepemimpinan dalam situasi sulit Kriteria Penilaian
TOTAL NILAI = 1 = Sangat Kurang
2 = Kurang
BOBOT NILAI (TOTAL NILAI / 28) x 100 =
3 = Cukup 4 = Baik
ORGANISASI HUBUNGAN KERJA
Sejarah Perusahaan Kontrak Kerja Karyawan
Struktur Organisasi Atasan Langsung
Peraturan Perusahaan Atasan dari Atasan Langsung
Unit Bisnis Perusahaan Rekan Kerja Satu Tim
Bawahan (bila ada)
FASILITAS PEKERJAAN
Fasilitas Kary. (Cuti, Asuransi, Jamsostek, DPLK, Dll) Lokasi Kerja Fasilitas Kerja & Perusahaan (Gedung) Uraian Jabatan
Training & Pengembangan Hubungan Kerja dengan Dept/Unit Lain Counselling
SISTEM MANAJEMEN
Sistem Manajamen Mutu ISO 9001 : 2008 SOP Keselamatan Sistem Manajemen OHSAS 18001 : 2007 Team Tanggap Darurat CATATAN : (dari pemberi induksi)
Pemberi Induksi Karyawan
Dept. HSSE
Dept. QA HR Dev. / Proyek
PROGRAM INDUKSI
Jumlah 0
Jakarta,
Dipersiapkan Oleh, Disetujui Oleh,
KETERANGAN :
Alasan Penambahan : 5. Posisi Vacant , 6. Organisasi baru. Alasan Pergantian : 1. Pensiun, 2. Promosi, 3. Rotasi, 4. PHK.
