PROSEDUR MUTU Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan Kesejahteraan Dosen dan Tenaga Kependidikan. PM-UMS-12 Halaman 2 dari 38

(1)

(2)

Universitas Muhammadiyah Surakarta

PROSEDUR MUTU

Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan Kesejahteraan Dosen dan Tenaga Kependidikan

Kode Dokumen : PM-UMS-12 Revisi : R01

Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016

PM-UMS-12 Halaman 2 dari 38

1. TUJUAN

1.1 Menjamin agar proses rekrutmen karyawan yang terdiri dari dosen tetap yayasan, dosen tetap profesi, dosen emiritus dan tenaga kependidikan dapat berjalan secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

1.2 Menjamin agar kenaikan karir dosen dan tenaga kependidikan di internal Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) dan karir dosen di lingkungan Kementerian Riset Teknologi Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia (Kemenristek Dikti) dapat diperoleh sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

1.3 Menjamin agar proses studi lanjut dan pelatihan baik untuk dosen dan tenaga kependidikan dapat berjalan secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

1.4 Menjamin agar seluruh dosen dan tenaga kependidikan (tendik) tetap terdaftar sebagai peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan terdiri dari Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), JKM Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Hari Tua (JHT). Dosen dan tenaga kependidikan tetap dan keluarga dalam tanggungan terdaftar sebagai peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan dan dana kesehatan, dosen dan tenaga kependidikan mendapatkan kesempatan mengajukan subsidi haji dan mengajukan cuti. Serta menjamin agar semua tenaga kependidikan terdaftar sebagai peserta Simpanan Hari Tua (SIHARTA) PT. Jiwasraya, mendapatkan kesempatan mengajukan subsidi umroh dan insentif lembur.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup:

2.1 Mekanisme rekrutmen karyawan (dosen dan tendik) mulai dari proses analisis kebutuhan sampai dengan pengangkatan dan pengajuan Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN)/Nomor Induk Dosen Khusus (NIDK)/Nomor Urut Pengajar (NUP).

2.2 Prosedur karir untuk dosen yang meliputi kenaikan jabatan akademik/fungsional, kenaikan pangkat/golongan baik di internal UMS maupun ditingkat Kemenristek Dikti, kenaikan pangkat inpassing dan sertifikasi dosen (serdos) serta prosedur karir untuk tenaga kependidikan yang terdiri dari kenaikan pangkat reguler internal UMS, mutasi, dan promosi.

2.3 Mekanisme studi lanjut dosen dan tenaga kependidikan mulai dari proses pengajuan ijin studi sampai dengan pelaporan hasil studi ke universitas dan sampai ke Kopertis bagi dosen, serta mekanisme pengembangan kompetensi

(3)

PROSEDUR MUTU

dosen dan tenaga pendidikan melalui kegiatan pelatihan mulai dari proses analisis kebutuhan pelatihan sampai dengan evaluasi hasil pelatihan.

2.4 Mekanisme penerimaan dan pemanfaatan kesejahteraan dosen dan tenaga kependidikan tetap yang terdiri dari: kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, kepesertaan BPJS Kesehatan untuk seluruh anggota keluarga dalam tanggungan, pelayanan dana kesehatan, kepesertaan program SIHARTA PT. Jiwa Sraya, penerimaan subsidi haji, penerimaan subsidi umroh, penghitungan lembur/kelebihan jam dan ajuan cuti.

3. DEFINISI

3.1 Karyawan adalah dosen dan tenaga kependidikan.

3.2 Dosen adalah seseorang yang berdasarkan pendidikan dan keahliannya diangkat dengan tugas utama melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi.

3.3 Dosen tetap yayasan adalah dosen tetap yang digaji dan diberi tunjangan/penghasilan lain yang sah menurut Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) serta bekerja penuh waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.4 Dosen tetap profesi adalah dosen tetap dengan kontrak, berasal dari tenaga professional institusi swasta/perorangan, non Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memenuhi kualifikasi akademis, digaji dan diberi tunjangan/penghasilan lain yang sah menurut anggaran pendapatan dan belanja, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.5 Dosen Emiritus adalah dosen yang telah pensiun, yang memenuhi jabatan akademik, keahlian, dan reputasi, digaji dan diberi tunjangan/penghasilan lain yang sah menurut anggaran pendapatan dan belanja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.6 Dosen tidak tetap adalah dosen yang ditugaskan untuk mengampu mata kuliah tertentu, dalam jangka waktu satu semester, dan dapat diperpanjang.

3.7 Tenaga kependidikan adalah seseorang yang diangkat dengan tugas utama pelayanan bidang administrasi umum, akademik, dan keuangan.

3.8 Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seorang karyawan dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian oleh UMS.

3.9 Kenaikan pangkat reguler adalah hak pegawai, setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dapat dinaikkan pangkatnya, kecuali apabila ada alasan yang sah untuk menundanya;

3.10 Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang karyawan dalam suatu unit kerja. Jabatan ditinjau dari 2 sudut, yaitu jabatan struktural dan jabatan akademik;

(4)

PROSEDUR MUTU

3.11 Jabatan struktural yang secara tegas ada dalam struktur organisasi, misalnya rektor, dekan, kepala biro, kepala tata usaha, dan seterusnya.;

3.12 Jabatan fungsional dosen yang selanjutnya disebut jabatan akademik dosen adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang dosen dalam suatu satuan pendidikan tinggi yang dalam pelaksanaannya didasarkan pada keahlian tertentu serta bersifat mandiri;

3.13 Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh setiap karyawan pada satuan organisasi sesuai dengan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja;

3.14 Sasaran kerja pegawai (SKP) adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang karyawan;

3.15 Inpassing adalah SK penyetaraan untuk pangkat dosen non PNS yang telah memiliki jabatan akademik;

3.16 Serdos adalah proses pemberian sertifikat pendidik untuk dosen sebagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan nasional dan memperbaiki kesejahteraan dosen dengan mendorong dosen untuk secara berkelanjutan meningkatkan profesionalismenya;

3.17 Promosi adalah hak untuk diusulkan menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu;

3.18 Mutasi adalah perpindahan tugas dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain untuk kepentingan pelaksanaan tugas kedinasan dan/atau dalam rangka pembinaan; 3.19 Studi lanjut adalah studi jenjang pendidikan S1 bagi tenaga kependidikan dan S2

dan/atau S3 untuk dosen baik di universitas dalam negeri maupun luar negeri; 3.20 Karyasiswa adalah dosen tetap yayasan, dosen Kopertis yang dipekerjakan di

UMS atau PNS (bukan calon pegawai), dosen tetap profesi (dosen dengan perjanjian kerja) dan tenaga kependidikan yang menjalani studi lanjut;

3.21 Tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh Rektor kepada dosen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi baik di dalam maupun di luar negeri tidak dengan biaya sendiri melainkan dengan beasiswa baik dari pemerintah maupun sumber yang lain atau dengan beasiswa dari UMS dan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai dosen;

3.22 Ijin belajar adalah ijin yang diberikan oleh Rektor kepada dosen atau tenaga kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi pada perguruan tinggi di dalam negeri atas biaya sendiri dari dosen atau tenaga kependidikan yang bersangkutan, dengan bantuan dana studi dari UMS atau dengan beasiswa dari UMS dengan tidak meninggalkan tugas atau pekerjaan sehari-hari sebagai dosen atau tenaga kependidikan ;

3.23 Beasiswa UMS diberikan kepada dosen dan tenaga kependidikan yang memenuhi kriteria dan disetujui oleh Rektor atau Wakil Rektor I untuk dosen dan Wakil Rektor II untuk tenaga kependidikan;

(5)

PROSEDUR MUTU

3.24 Pelatihan merupakan proses pembelajaran yang dilakukan secara sistematis, bertahap, dan objektif untuk meningkatkan kinerja serta kemampuan, ketrampilan, sikap-perilaku dosen dan atau tenaga kependidikan melalui metode ilmiah untuk jangka waktu tertentu.

3.25 BPJS Ketenagakerjaan adalah kepesertaan setiap calon dosen dan calon tenaga kependidikan tetap dalam program BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT); 3.26 JKK diberikan bagi peserta untuk perlindungan atas risiko-risiko kecelakaan

yang terjadi dalam hubungan kerja, termasuk kecelakaan yang terjadi dalam perjalanan dari rumah menuju tempat kerja atau sebaliknya dan penyakit yang disebabkan oleh lingkungan kerja;

3.27 JKM diperuntukkan bagi ahli waris dari peserta BPJS Ketenagakerjaan yang meninggal bukan karena kecelakaan kerja. Jaminan Kematian diperlukan sebagai upaya meringankan beban keluarga baik dalam bentuk biaya pemakaman maupun santunan berupa uang;

3.28 JHT ditujukan sebagai pengganti terputusnya penghasilan tenaga kerja karena meninggal, cacat, atau hari tua dan diselenggarakan dengan sistem tabungan hari tua. Program Jaminan Hari Tua memberikan kepastian penerimaan penghasilan yang dibayarkan pada saat tenaga kerja mencapai usia 56 tahun atau telah memenuhi persyaratan tertentu;

3.29 BPJS Kesehatan adalah jaminan rawat jalan atau rawat inap peserta BPJS Kesehatan calon dosen dan tenaga kependidikan tetap beserta seluruh anggota keluarga dalam tanggungan;

3.30 Dana Kesehatan (DAKES) adalah subsidi kesehatan yang diberikan kepada calon dosen dan tenaga kependidikan tetap beserta keluarga dalam tanggungan yang di opname di rumah sakit sesuai dengan peraturan DAKES UMS;

3.31 Siharta adalah simpanan hari tua tenaga kependidikan tetap melalui PT. Jiwa Sraya yang pemanfaatannya diberikan ketika pensiun/meninggal dunia/berhenti bekerja dari UMS;

3.32 Subsidi Haji adalah subsidi yang diberikan kepada dosen dan tenaga kependidikan yang mengajukan permohonan subsidi haji sesuai ketentuan yang berlaku;

3.33 Subsidi umroh adalah subsidi yang diberikan kepada tenaga kependidikan yang mengajukan permohonan subsidi umroh sesuai ketentuan yang berlaku;

3.34 Lembur/kelebihan jam adalah kelebihan jam kerja dari tenaga kependidikan diluar jam kerja yang ditetapkan universitas;

3.35 Cuti adalah tidak masuk kerja yang diizinkan dalam waktu tertentu dalam rangka kesegaran jasmani, rohani, ataupun kepentingan karyawan.

(6)

PROSEDUR MUTU

4. REFERENSI

4.1 Manual Mutu UMS;

4.2 Statuta Universitas Muhammadiyah Surakarta;

4.3 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang peraturan pokok karyawan; 4.4 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang ketentuan rekrutmen dosen

tetap yayasan, dosen tetap profesi, dan dosen emiritus;

4.5 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang hak/kewajiban dan rekrutmen dosen tetap profesi;

4.6 Keputusan Bersama Badan Pelaksana Harian dan Rektor UMS Nomor: 01/BPH-R/IV/2006 Tentang Peraturan Pokok Karyawan Universitas Muhammadiyah Surakarta;

4.7 Keputusan Bersama Badan Pelaksana Harian dan Rektor UMS Nomor: 02/BPH-R/V/2006 Tentang Pengangkatan dan Jenis Kenaikan Pangkat Karyawan Tetap Universitas Muhammadiyah Surakarta;

4.8 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 17 Tahun 2013 tentang Jabatan Akademik Dosen;

4.9 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Penetapan Inpassing Pangkat Dosen Bukan Pegawai Negeri Sipil Yang Telah Menduduki Jabatan Akademik pada Perguruan Tinggi Yang Diselenggarakan oleh Masyarakat;

4.10 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 1 – Naskah Akademik, 2015, Dirjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan;

4.11 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 2 – Penilaian Portofolio, 2015, Dirjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan;

4.12 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 3 - Prosedur Operasional Baku Tatalaksana Serdos Terintegrasi, 2015, Dirjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan;

4.13 Surat Keputusan Rektor Tentang Ketentuan Mengikuti Studi Lanjut Bagi Tenaga Edukatif;

4.14 Surat Keputusan Rektor Tentang Beasiswa Studi Lanjut S2 dan S3 Bagi Tenaga Edukatif Universitas Muhammadiyah Surakarta;

4.15 Deskripsi Kerja di Lingkungan UMS;

4.16 Undang-Undang RI No 4 tahun 2004 Tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional; 4.17 Undang-Undang RI No 24 tahun 2011 Tentang Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial;

4.18 PP no 60 tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Hari Tua;

(7)

PROSEDUR MUTU

4.19 Peraturan BPJS Ketenagakerjaan Nomor 7 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembayaran Manfaat Jaminan Hari Tua;

4.20 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH Nomor 01/BPHR/2006 Tentang Peraturan Pokok Karyawan;

4.21 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH Nomor 071/IV/2008 Tentang Peraturan Cuti Karyawan;

4.22 Surat Keputusan Rektor Nomor 117/VIII/2012 Tentang Ketentuan Subsidi Haji; 4.23 Surat Keputusan Rektor Nomor 070/VIII/2015 Tentang Ketentuan Subsidi

Ibadah Umroh;

4.24 Surat Edaran Rektor Nomor 232/A.2-VII/SR/V/2015 Tentang Jaminan Kesehatan Tenaga Kependidikan/Dosen UMS;

4.25 Surat Keputusan Rektor tanggal 16 Juni 2015 tentang mekanisme klaim dana kesehatan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

5. DISTRIBUSI 5.1 BPH; 5.2 Rektor;

5.3 Wakil Rektor I; 5.4 Wakil Rektor II; 5.5 Ketua Program Studi; 5.6 Pimpinan Fakultas/Dekan; 5.7 Kepala Biro/Lembaga;

5.8 Kepala Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (BP-SDM). 6. PROSEDUR

6.1. Umum

6.1.1. Rekrutmen Dosen dan Tenaga Kependidikan

1) Proses pendaftaran dan seleksi dosen tetap yayasan dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun dengan pendaftaran dan validasi kelengkapan administrasi secara online dan seleksi tahap awal secara One Day Service (ODS), akan tetapi pengangkatannya dilakukan sesuai dengan kebutuhan; 2) Daftar formasi kebutuhan dosen tetap yayasan diumumkan melalui media

cetak dan atau elektronik dan atau website;

3) Calon dosen tetap berkualifikasi minimal S2 dengan status kemahasiswaannya terdaftar di Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). Usia maksimal pelamar dosen tetap yayasan yang berijasah S2 adalah 40 tahun, sedangkan pelamar berijasah S3 berusia maksimal 47 tahun;

4) Calon dosen tetap dengan ijasah S-1 berbakat istimewa (usia maksimal 25 tahun), ditugaskan untuk mengikuti studi lanjut dengan program talent

(8)

PROSEDUR MUTU

scouting, dan bila telah lulus diwajibkan mengikuti rangkaian tes dosen

tetap yayasan lanjutan;

5) Formulir pendaftaran dosen tetap yayasan dan dosen tetap profesi diisi lengkap secara online (www.rekrutmen.ums.ac.id) dan harus dilampiri dokumen utama, yaitu pindai semua ijazah dan transkrip lengkap (mulai S-1/D-4), bagi lulusan PT Luar Negeri disertakan SK Penyetaraan dari Kemenristek-Dikti, KTP terbaru (dianjurkan berwarna/bukan photocopy), surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian setempat, dokumen penunjang seperti sertifikat atau piagam penghargaan dan foto resmi terbaru;

6) Rekrutmen dosen tetap yayasan didasarkan atas kebutuhan Program Studi/Fakultas dengan beberapa pertimbangan: rasio dosen mahasiswa, dosen tetap yang akan memasuki usia pensiun, kebutuhan pengembangan dan proyeksi pengembangan Program Studi di masa depan;

7) Rekrutmen dosen tetap profesi, didasarkan atas kebutuhan program studi/fakultas dengan beberapa pertimbangan: memenuhi kualifikasi pendidikan dokter spesialis, apoteker, akuntan dan sebagainya, bidang ilmu dan keahlian yang dibutuhkan, dan memenuhi rasio dosen mahasiswa;

8) Rekrutmen dosen emiritus, didasarkan atas kebutuhan program studi/fakultas dengan pertimbangan memenuhi kualifikasi pendidikan Doktor, Guru Besar, dan keahlian khusus, diperlukan untuk pengembangan keilmuan dan produktif;

9) Rekrutmen tenaga kependidikan baru disusun berdasarkan analisis jabatan yang menunjukkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

6.1.2. Kenaikan Pangkat

1) Kenaikan Pangkat Reguler Internal UMS

a. Karyawan UMS (dosen dan tenaga kependidikan) diangkat dalam pangkat dan/atau jabatan tertentu, dimana pangkat awal ditetapkan berdasarkan tingkat pendidikan formal sesuai dengan fondasi yang ada;

b. Pengangkatan karyawan dalam suatu jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalitas sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang kepangkatan yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya;

c. Syarat kenaikan pangkat untuk tenaga kependidikan adalah telah 4 (empat) tahun dalam pangkat terakhir dengan nilai prestasi kerja minimal baik, sedangkan untuk dosen telah 2 (dua) tahun dalam

(9)

PROSEDUR MUTU

pangkat terakhir dan memenuhi angka kredit yang diperlukan (berdasarkan pangkat/golongan jabatan fungsional terakhir);

d. Kenaikan pangkat regular hanya diberikan setiap tanggal 1 April dan 1 Oktober;

2) Kenaikan Jabatan Akademik Dosen

a. Angka kredit adalah satuan nilai dari butir kegiatan dan atau akumulasi nilai butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang dosen dalam rangka pembinaan karir kepangkatan dan jabatan;

b. Jenjang jabatan akademik dosen, pangkat, golongan ruang dari yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi, yaitu:

1. Asisten Ahli, Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b; 2. Lektor terdiri dari (a) Penata, golongan ruang III/c, dan (b) Penata

Tingkat I, golongan ruang III/d;

3. Lektor Kepala terdiri dari (a) Pembina, golongan ruang IV/a, (b) Pembina Tingkat I, golongan ruang IV/b, dan (c) Pembina Utama Muda, golongan IV/c;

4. Profesor/Guru Besar, terdiri dari (a) Pembina Utama Madya, golongan ruang IV/d, dan (b) Pembina Utama, golongan ruang IV/e;

c. Kenaikan jabatan fungsional dosen terdiri dari kenaikan jabatan reguler dan loncat jabatan (kenaikan jabatan dua tingkat lebih tinggi); d. Angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatan dihitung sejak

jabatan/kenaikan nilai angka kredit terakhir berdasarkan penetapan/keputusan pejabat yang berwenang;

e. Syarat kenaikan jabatan dari Asisten Ahli ke Lektor:

1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dari jabatan Asisten Ahli; 2. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara

kumulatif atau perbidangnya;

3. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal nasional sebagai penulis pertama;

f. Syarat kenaikan jabatan dari Lektor ke Lektor Kepala:

1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dalam jabatan Lektor; 2. Berpendidikan minimal Magister (S2) ;

3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara kumulatif atau perbidangnya;

4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal nasional terakreditasi dikti sebagai penulis pertama bagi yang berpendidikan Doktor (S3);

(10)

PROSEDUR MUTU

5. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal internasional sebagai penulis pertama bagi yang berpendidikan Magister (S2);

g. Syarat kenaikan jabatan dari Lektor Kepala ke Guru Besar:

1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dari jabatan Lektor Kepala; 2. Berpendidikan Doktor (S3);

3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara kumulatif atau perbidangnya;

4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada Jurnal Internasional bereputasi sebagai penulis pertama;

5. Minimal telah 3 (tiga) tahun dalam gelar Doktornya, dimungkinkan kurang dari 3 (tiga) tahun bagi dosen yang memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal internasional bereputasi yang diperoleh setelah gelar Doktornya; 6. Memiliki pengalaman mengajar sebagai dosen tetap minimal 10

(sepuluh) tahun;

7. Syarat loncat jabatan dari Asisten Ahli ke Lektor Kepala: 8. Telah 2 tahun dari jabatan Asisten Ahli;

9. Memiliki minimal 2 (dua) karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal internasional bereputasi sebagai penulis pertama;

10. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik perbidang atau kumulatifnya;

11. Berpendidikan Doktor (S3);

h. Syarat loncat jabatan dari Lektor ke Guru Besar: 1. Telah 2 tahun dari jabatan Lektor;

2. Memiliki minimal 4 (empat) karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal internasional bereputasi sebagai penulis pertama; 3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik perbidang

maupun kumulatifnya; 4. Berpendidikan Doktor (S3);

5. Minimal telah 3 (tiga) tahun dalam gelar Doktornya, dimungkinkan kurang dari 3 (tiga) tahun bagi dosen yang memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal internasional bereputasi yang diperoleh setelah gelar Doktornya, dan telah memiliki pengalaman mengajar sebagai dosen tetap minimal 10 (sepuluh) tahun;

i. Syarat kenaikan pangkat dalam jabatan yang sama: 1. Mencapai angka kredit yang dipersyaratkan; 2. Minimal 2 (dua) tahun dari pangkat terakhir;

(11)

PROSEDUR MUTU

3. Nilai prestasi kerja minimal bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir;

4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan sekurang-kurangnya dalam jurnal ilmiah nasional untuk jabatan Lektor dan Lektor Kepala sebagai penulis Pertama;

5. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal ilmiah nasional terakreditasi untuk jabatan Profesor sebagai penulis pertama;

j. Syarat pengangkatan pertama dalam jabatan akademik dosen:

1. Dosen yang memiliki ijazah Magister (S2) dapat mengajukan Asisten Ahli dengan golongan ruang Penata Muda Tk. I, III/b, sedangkan yang memiliki ijazah Doktor (S3) dapat mengajukan Lektor dengan golongan ruang Penata, III/c;

2. Memiliki karya ilmiah yang publikasikan pada jurnal nasional; 3. Minimal telah 1 tahun melaksanakan tugas mengajar;

4. Melaksanakan sekurang-kurangnya satu kegiatan pengabdian kepada masyarakat;

5. Telah memenuhi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) angka kredit di luar angka kredit ijazah yang dihitung sejak yang bersangkutan melaksanakan tugas sebagai dosen tetap.

3) Inpassing Pangkat Dosen Non PNS

a. Penetapan inpassing pangkat dosen sebagaimana yang diperoleh melalui pengangkatan/kenaikan jabatan secara reguler, ditetapkan berdasarkan jenjang jabatan akademik, ijazah yang digunakan untuk pengangkatan awal ke dalam jabatan akademik, dan masa kerja dalam jabatan;

b. Penetapan masa kerja dalam jabatan secara keseluruhan dihitung sejak dari pengangkatan awal dalam jabatan akademik berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang sampai dengan tanggal ditetapkannya inpassing pangkat;

c. Penetapan inpassing pangkat diberikan kepada dosen bukan PNS pada perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat yang telah memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Memiliki kualifikasi akademik minimum yang diperoleh melalui pendidikan tinggi program pascasarjana yang terakreditasi sesuai dengan bidang keahliannya yaitu : lulusan program magister untuk program diploma atau program sarjana dan lulusan program doktor untuk program pascasarjana;

(12)

PROSEDUR MUTU

2. Menduduki jenjang jabatan akademik berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang;

d. Kenaikan pangkat berikutnya setingkat lebih tinggi bagi dosen bukan PNS pada perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat yang telah ditetapkan inpassing pangkatnya harus memenuhi angka kredit yang dipersyarakatkan;

e. Kenaikan pangkat sebagaimana dimaksud pada poin (d) dilakukan paling sedikit setelah 2 (dua) tahun dalam pangkat terakhir yang dimilikinya;

f. Kelengkapan administrasi ajuan inpassing pertama: 1. Surat pengantar Rektor;

2. Fotokopi SK pengangkatan sebagai dosen tetap yayasan; 3. NIDN (print out dari laman https://forlap.dikti.go.id);

4. Fotokopi ijazah lengkap dan transkrip (S1/D4, S2/Sp.1, S3/Sp.2) yang sudah dilegalisir (cap basah) oleh pejabat berwenang, termasuk SK penyetaraan dari Dikti bagi lulusan luar negeri; 5. Fotocopi semua SK Jabatan Fungsional yang dimiliki beserta

PAK (Penilaian Angka Kredit);

g. Kelengkapan administrasi usulan kenaikan pangkat berikutnya (dibuat rangkap 2):

1. Surat pengantar Rektor;

2. NIDN (print out dari laman https://forlap.dikti.go.id); 3. Fotokopi sertifikat pendidik;

4. Fotokopi ijazah lengkap dan transkrip (S1/D4, S2/Sp.1, S3/Sp.2) yang sudah dilegalisir (cap basah) oleh pejabat berwenang, termasuk SK penyetaraan dari Dikti bagi lulusan luar negeri; 5. Fotokopi semua SK Jabatan Fungsional yang dimiliki beserta

PAK;

6. Fotokopi semua SK Inpassing pangkat yang dimiliki;

7. Penilaian prestasi kerja termasuk SKP dan perilaku kerja 2 tahun terakhir;

8. Surat pernyataan bermaterai tidak terikat sebagai PNS di instansi lain dan diketahui pimpinan PTS.

4) Pengusulan Sertifikasi Dosen (Serdos) a. Syarat peserta:

1. Memiliki kualifikasi akademik sekurang-kurangnya S2/setara dari Program studi Pasca Sarjana yang terakreditasi;

2. Dosen tetap di perguruan tinggi negeri atau dosen DPK di perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat atau

(13)

PROSEDUR MUTU

dosen tetap yayasan di perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat yang telah mendapatkan surat keputusan

inpassing/penyetaraan dari pejabat berwenang yang diberi kuasa

oleh Mendiknas;

3. Telah memiliki masa kerja sekurang-kurangnya dua tahun di perguruan tinggi tempat dosen bekerja sebagai dosen tetap; 4. Memiliki jabatan akademik sekurang-kurangnya Asisten Ahli; 5. Melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi dengan beban kerja

paling sedikit sepadan dengan 12 (dua belas) sks pada setiap semester;

b. Dosen yang berstatus tugas belajar atau izin belajar Doktor (S3) dapat diikutsertakan sebagai Dosen Yang Disertifikasi (DYS) dengan dasar bahwa beban tugas belajar setara dengan 12 sks;

c. Dosen yang tidak diperbolehkan mengikuti sertifikasi dosen adalah: 1. Dosen tetap yayasan yang juga memiliki status sebagai guru tetap

yayasan dan telah mendapat sertifikat pendidik untuk guru; 2. Dosen tetap yayasan yang juga memiliki status kepegawaian

sebagai PNS atau pegawai tetap di lembaga lain;

3. Dosen calon peserta sertifikasi yang sedang menjalani hukuman administratif sedang atau berat menurut peraturan perundang-undangan/peraturan yang berlaku;

4. Dosen yang tidak lulus sertifikasi sebelum 1(satu) tahun kalender. 6.1.3. Penilaian Prestasi Kerja (Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan Perilaku

kerja)

1) Penyusunan dan penilaian SKP dilakukan secara online di laman

https://skp.ums.ac.id;

2) Pejabat penilai adalah atasan langsung dari dosen atau tenaga kependidikan yang dinilai, sedangkan Atasan Pejabat Penilai adalah atasan dari Pejabat Penilai;

3) Periode penilaian adalah dari Januari sampai dengan Desember. Khusus untuk dosen, periode kegiatan yang direncanakan dan dinilai mulai dari awal semester ganjil hingga akhir semester genap (September – Agustus), akan tetapi periode penilaiannya tetap sama dari Januari sampai dengan Desember;

(14)

PROSEDUR MUTU

6.1.4. Studi Lanjut dan Pelatihan

1) Umur dosen calon karyasiswa dipersyaratkan sebagai berikut: a. Untuk studi S2 umur maksimum 35 tahun;

b. Untuk studi S3 dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Dosen yang diangkat sebelum dan atau sama dengan tahun 1991 umur maksimum 48 tahun;

2. Dosen yang diangkat antara tahun 1992 sampai tahun 1995 umur maksimum 45 tahun;

3. Dosen yang diangkat sesudah tahun 1995 umur maksimal 42 tahun;

c. Dalam hal persyaratan umur ini, Rektor berwenang mempertimbangkan calon karyasiswa untuk mengikuti program pasca sarjana, demi kepentingan UMS;

2) Indeks prestasi dan kemampuan Bahasa Inggris calon karyasiswa program S2/S3 menyesuaikan dengan batas minimal yang dipersyaratkan oleh perguruan tinggi atau universitas calon penyelenggara program S2/S3; 3) Bidang studi yang direncanakan oleh calon karyasiswa harus sesuai/sejalur

dengan dasar keilmuan yang dimiliki, atau sesuai dengan bidang studi tertentu yang akan dikembangkan atau perlu dikembangkan oleh UMS; 4) Karyasiswa dengan tugas belajar dan ijin belajar dibebaskan dari jabatan

struktural dan beban mengajar maksimal 10 SKS atau sesuai yang diberikan Program Studi atau Fakultas;

5) Rentang waktu tugas belajar dan ijin belajar termasuk beasiswa UMS untuk dosen yang menempuh program pendidikan S3 adalah 36 bulan, dapat diperpanjang maksimum 12 bulan (harus diajukan setiap semester dan minimal 6 (bulan) sebelum masanya habis), sedangkan untuk program pendidikan S2 maksimum 24 bulan dan dapat diperpanjang maksimum 1 semester, terhitung mulai perkuliahan aktif;

6) Rentang waktu ijin belajar untuk tenaga kependidikan yang menempuh program pendidikan S1 adalah 48 bulan;

7) UMS akan memanggil pulang dan/atau mengaktifkan kembali karyasiswa pada kesempatan pertama setelah dinyatakan selesai (submitted dan/atau lulus ujian akhir) dan karyasiswa yang tidak dapat menyelesaikan studinya lamanya 5 (lima) tahun untuk program pendidikan S3 dan selama-lamanya 3 (tiga) tahun untuk program pendidikan S2;

8) Karyasiswa yang tidak lulus atau drop out (DO) tidak boleh mengikuti studi lanjut dengan biaya UMS dan tetap wajib melaksanakan ikatan dinas minimal n+1;

(15)

PROSEDUR MUTU

10) Beasiswa UMS menjamin biaya SPP atau biaya pendidikan sesuai program studi, biaya hidup dan buku yang dikirim setiap bulan ke rekening gaji, selama 4 semester untuk program S2 dan 6 semester untuk program S3, dana penelitian yang diberikan setelah peserta studi sidang proposal, dan biaya promosi atau wisuda sesuai dengan aturan yang berlaku;

11) Karyasiswa dengan beasiswa non UMS diberikan pengganti tunjangan serdos bagi dosen yang bersertifikasi yang dikirim setiap bulan ke rekening gaji dan insentif studi lanjut yang dapat dicairkan 3 (tiga) kali, yaitu pada awal studi, setelah sidang proposal, dan diakhir studi. Bagi yang studi di dalam negeri juga diberikan biaya promosi atau wisuda, semuanya sesuai dengan aturan yang berlaku;

12) Biaya lain yang diwajibkan oleh universitas penyelenggara berdasarkan surat resmi permintaan/pemberitahuan tertulis yang diajukan dengan surat permohonan dari karyasiswa kepada Rektor/Wakil Rektor I melalui BP-SDM dapat diberikan atas persetujuan Rektor/Wakil Rektor I;

13) Karyasiswa dosen yang membutuhkan dana talangan baik untuk tambahan biaya studi atau biaya hidup dapat mengajukan pinjaman lunak studi lanjut yang pengembaliannya dilakukan dengan angsuran perbulan melalui gaji dengan lama waktu dan besaran sesuai dengan perjanjian;

14) Pelatihan dapat dilakukan secara in-house training oleh profesional dari internal atau eksternal UMS atau mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga yang kompeten;

15) Proses pelatihan dosen dan atau tenaga kependidikan dilakukan secara bertahap berdasarkan skala prioritas, analisis kebutuhan pelatihan, prospek pengembangan, dan ketersediaan dana.

16) Proses pendaftaran, klaim dan ajuan kesejahteraan tenaga kependidikan dan dosen dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun sesuai dengan ketentuan dan peraturan tiap jenis kesejahteraan.

6.2. Prosedur Rekrutmen Dosen Tetap Yayasan

6.2.1. BP-SDM melakukan analisis kebutuhan dosen tetap yayasan baru;

6.2.2. BPH bersama dengan Rektorat melakukan rapat bersama untuk menentukan formasi lowongan dosen tetap yayasan yang akan dibuka; 6.2.3. BP-SDM membuat pengumuman melalui media cetak, media elektronik

dan website serta mengupdate formasi lowongan dosen tetap yayasan di website pendaftaran online;

6.2.4. BP-SDM melakukan seleksi administrasi yang meliputi kesesuaian dengan persyaratan dan kelengkapan dokumen, pendaftar yang lolos

(16)

PROSEDUR MUTU

seleksi di undang via email untuk mengikuti tes kemampuan Bahasa Inggris dan Potensi Akademik berbasis komputer sesuai jadwal yang telah ditetapkan;

6.2.5. Peserta melakukan tes secara ODS di kantor BP-SDM, dimana peserta akan dinyatakan memenuhi syarat untuk mengikuti tahapan selanjutnya, apabila skor tes Bahasa Inggris ≥ 500 untuk S3, ≥ 525 untuk S2 dan ≥ 550 untuk S1 berbakat istimewa dan TPA dengan nilai ≥ 500. Peserta yang tidak lulus dapat mengulang maksimal 6 kali, dengan selang masing-masing 4 bulan;

6.2.6. BP-SDM mengundang peserta yang lulus tes Bahasa Inggris dan TPA, dan Program studi/Fakultas yang dilamar ada formasi lowongan dosen tetap yayasan yang dibuka, untuk tes Al-Islam dan Kemuhammadiyahan berbasis komputer melalui email, dan selanjutnya peserta melakukan tes Al-Islam dan Kemuhammadiyahan berbasis komputer di kantor BP-SDM. Peserta dinyatakan memenuhi syarat untuk mengikuti tahapan berikutnya apabila skor AIK ≥ 500;

6.2.7. BP-SDM membuat surat pemberitahuan ke Program Studi dan atau Fakultas tentang adanya peserta rekrutmen yang sedang mengikuti seleksi dan melamar di Program Studi atau Fakultas tersebut, sekaligus sebagai permohonan untuk pelaksanaan tes kompetensi pedagogik;

6.2.8. Program Studi atau Fakultas mengirim surat balasan ke BP-SDM berisi tentang jadwal pelaksanaan tes pedagogik di Program Studi atau Fakultas dengan nama Mata Kuliah, materi pertemuan, jadwal kuliah dan nama penguji. Penguji terdiri dari Kaprodi, Sekprodi, Dosen Pengampu Mata Kuliah, Dekan dan Wakil Dekan 1;

6.2.9. BP-SDM membuat jadwal pelaksanaan tes kompetensi ilmiah dengan menyesuaikan jadwal tim penguji yang terdiri dari Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM), Dekan dan Kaprodi/WD dari Fakultas atau Program Studi yang dilamar peserta rekrutmen dan jadwal pelaksanaan wawancara Wawasan Pengembangan Akademik Dosen dengan menyesuaikan jadwal penguji yaitu Rektor dan atau Wakil Rektor 1;

6.2.10. BP-SDM menginformasikan jadwal dan materi pelaksanaan tes pedagogik, jadwal tes kompetensi ilmiah dan jadwal wawancara wawasan pengembangan akademik dosen ke peserta;

6.2.11. BP-SDM mengirimkan berkas kelengkapan pelaksanaan tes kompetensi pedagogik ke Program Studi atau Fakultas, serta undangan ke semua penguji tes;

(17)

PROSEDUR MUTU

6.2.12. Program Studi atau Fakultas melakukan tes kompetensi pedagogik, dimana peserta mengajar menggantikan dosen pengampu mata kuliah pada pertemuan kuliah yang telah dijadwalkan, dan dinilai oleh tim penguji;

6.2.13. Program Studi atau Fakultas merekap hasil penilaian kemudian mengirimkan kembali dokumen tersebut beserta berita acara tes ke BP-SDM;

6.2.14. BP-SDM menyiapkan kelengkapan dokumen dan melaksanakan tes kompetensi ilmiah, dimana peserta mempresentasikan proposal penelitian dan diadakan tanya jawab oleh tim penguji. Hasil tes direkap dan didokumentasikan beserta berita acara tes;

6.2.15. Rektor dan atau Wakil Rektor 1 melakukan wawancara dengan peserta dan menyerahkan hasil penilaiannya ke BP-SDM;

6.2.16. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara Al-Islam dan Kemuhammadiyahan ke BPH;

6.2.17. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;

6.2.18. BP-SDM mengirim daftar peserta dan form penilaian ke BPH;

6.2.19. BPH melakukan wawancara AIK dan mengirim kembali hasil penilaian wawancara ke BP-SDM;

6.2.20. BP-SDM merekap semua hasil tes dari semua peserta;

6.2.21. BPH bersama-sama dengan Rektorat melakukan rapat untuk menentukan peserta yang lolos seleksi dan diangkat menjadi calon pegawai (capeg) dosen tetap yayasan baru;

6.2.22. BP-SDM membuat kontrak kerja untuk capeg dosen tetap yayasan baru dan mengundang capeg dosen tetap yayasan baru untuk menandatangani kontrak kerja bersama dengan Rektor;

6.2.23. BP-SDM membuat draft SK capeg dosen tetap yayasan baru dan mengajukan surat permohonan pengangkatan capeg dosen tetap yayasan ke BPH dilampiri draft SK tersebut;

6.2.24. BPH mengesahkan SK dan bersama-sama dengan Rektorat menyerahkan SK capeg dosen tetap yayasan;

6.2.25. Capeg dosen tetap yayasan baru mengumpulkan berkas kelengkapan data personal dan syarat ajuan NIDN;

(18)

PROSEDUR MUTU

6.3. Prosedur Rekrutmen Dosen Tetap Profesi

6.3.1. BP-SDM melakukan pemetaan kebutuhan dosen tetap profesi tiap-tiap program studi/fakultas dan menginformasikannya ke pimpinan program studi dan fakultas;

6.3.2. Peserta rekrutmen melakukan pendaftaran secara online dengan kelengkapan dokumen sama seperti pendaftaran dosen tetap yayasan; 6.3.3. Peserta diundang oleh BP-SDM setelah pendaftaran divalidasi, untuk

melakukan tes Bahasa Inggris berbasis komputer di BP-SDM dengan skor minimal 450 (kecuali sangat dibutuhkan);

6.3.4. Peserta mendapatkan pertimbangan keilmuan dan keahlian (surat rekomendasi) dari program studi atau fakultas;

6.3.5. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara Al-Islam dan Kemuhammadiyahan (AIK) ke BPH;

6.3.6. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;

6.3.9. BP-SDM menyiapkan draft kontrak dan mengundang peserta yang lulus wawancara AIK untuk tanda tangan kontrak;

6.3.10. BP-SDM membuat draft SK dosen tetap profesi baru dan mengajukan surat permohonan pengangkatan ke BPH dilampiri draft SK tersebut; 6.3.11. BPH mengesahkan SKdan SK diserahkan ke dosen tetap profesi baru; 6.3.12. Dosen tetap profesi baru mengumpulkan berkas kelengkapan data

personal dan syarat ajuan NIDK;

6.3.13. BP-SDM mengajukan NIDK secara online;

6.3.14. BP-SDM meminta evaluasi kinerja dosen tetap profesi 1 bulan sebelum kontrak selesai untuk bahan pertimbangan kelanjutan kontrak.

6.4. Prosedur Rekrutmen Dosen Emiritus

6.4.1. Calon dosen menyerahkan CV yang berisi tentang keilmuan, keahlian, dan reputasi yang telah diraih;

6.4.2. Calon dosen menyerahkan salinan ijasah dan kepangkatan akademik; 6.4.3. Calon dosen mendapatkan pertimbangan keilmuan dan keahlian dari

program studi/fakultas;

6.4.4. Calon dosen mendapatkan pertimbangan dari BPH;

6.4.5. BP-SDM menyiapkan draft kontrak dan membuat draft SK kemudian mengajukan surat permohonan pengangkatan ke BPH dilampiri draft SK tersebut;

(19)

PROSEDUR MUTU

6.4.6. BPH mengesahkan SKdan SK diserahkan ke dosen emiritus baru. 6.5. Prosedur Rekrutmen Dosen Tidak Tetap

6.5.1. Program Studi/Fakultas mengajukan permohonan SK pengangkatan dosen tidak tetap yang ditujukan kepada Wakil Rektor I;

6.5.2. Wakil Rektor I mendisposisi surat ajuan ke BP-SDM;

6.5.3. BP-SDM membuat draft SK untuk disetujui Rektor dan kontrak dosen tidak tetap;

6.5.4. Dosen tidak tetap menandatangani kontrak dan menerima SK serta mengumpulkan persyaratan ajuan NUP;

6.5.5. BP-SDMmengajukan NUP secara online. 6.6. Prosedur Rekrutmen Tenaga Kependidikan

6.6.1. BP-SDM melakukan analisis kebutuhan tenaga kependidikan baru, dan menyampaikan hasilnya ke Wakil Rektor II atas nama Rektor;

6.6.2. Rektor mengajukan permohonan rekrutmen tenaga kependidikan baru ke BPH;

6.6.3. Setelah disetujui oleh BPH, BP-SDM berkoordinasi dengan biro/lembaga/fakultas yang akan diberi tenaga kependidikan baru untuk menentukan kualifikasi yang dibutuhkan;

6.6.4. BP-SDM mengumumkan adanya rekrutmen tenaga kependidikan baru melalui media cetak nasional maupun website UMS;

6.6.5. Peserta mendaftar lewat pos kemudian divalidasi oleh BP-SDM meliputi kesesuaian kualifikasi dan kelengkapan dokumen;

6.6.6. Peserta diundang untuk mengikuti tes Bahasa Inggris, Potensi akademik dan AIK berbasis komputer sesuai dengan jadwal yang ditentukan;

6.6.7. BP-SDM mengajukan jadwal tes kompetensi ke biro/lembaga/fakultas terkait, selanjutnya diumumkan ke peserta yang lulus seleksi sebelumnya; 6.6.8. BP-SDM menyiapkan dokumen kelengkapan tes kompetensi dan

mengirimkannya ke biro/lembaga/fakultas terkait;

6.6.9. Biro/lembaga/fakultas terkait melaksanakan tes kompetensi, dan mengembalikan hasil penilaian ke BP-SDM;

6.6.10. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara AIK ke BPH; 6.6.11. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang

selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;

(20)

PROSEDUR MUTU

6.6.15. BPH bersama-sama dengan Rektorat melakukan rapat untuk menentukan peserta yang lolos seleksi dan diangkat menjadi capeg tenaga kependidikan baru;

6.6.16. BP-SDM membuat kontrak kerja untuk capeg tenaga kependidikan baru dan mengundang capeg tenaga kependidikan baru untuk menandatangani kontrak kerja bersama dengan Rektor;

6.6.17. BP-SDM membuat draft SK capeg tenaga kependidikan tetap yayasan baru dan mengajukannya surat permohonan pengangkatan capeg tenaga kependidikan ke BPH dilampiri draft SK tersebut;

6.6.18. BPH mengesahkan SKdan bersama-sama dengan Rektorat menyerahkan SK capeg tenaga kependidikan.

6.7. Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler Internal UMS

6.7.1. BP-SDM membuat daftar nama dosen dan/atau tenaga kependidikan yang memenuhi syarat untuk naik pangkat termasuk angka kredit jabatan fungsional untuk dosen dan nilai prestasi kerja yang terdiri dari pengukuran SKP dan penilaian perilaku kerja selama 2 tahun berturut-turut dengan nilai minimal BAIK, paling lambat 2 (dua) bulan sebelum waktu kenaikan pangkat. Hanya dosen dan tenaga kependidikan yang telah membuat dan mengumpulkan hasil penilaian prestasi kerja saja yang akan diproses;

6.7.2. BP-SDM mengirimkan surat berikut daftar dosen dan tenaga kependidikan yang sudah waktunya naik pangkat kepada pimpinan fakultas/biro/lembaga terkait. Daftar ini selanjutnya disebut sebagai calon dosen dan/atau tenaga kependidikan naik pangkat;

6.7.3. BP-SDM membuat dan mengirimkan draft SK kenaikan pangkat atas calon dosen/tenaga kependidikan naik pangkat pada Wakil Rektor I (untuk dosen) dan Wakil Rektor II (untuk tendik);

6.7.4. Draft SK kenaikan pangkat yang telah disetujui Wakil Rektor I/Wakil Rektor II dikirim ke Badan Pengawas Harian (BPH) untuk disahkan dan selanjutnya dilakukan penyerahan SK;

6.7.5. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing dosen/tenaga kependidikan dan melakukan update data gaji di sistem informasi kepegawaian atas dosen/tenaga kependidikan yang telah menerima SK kenaikan pangkat.

6.8. Prosedur Kenaikan Jabatan Akademik Dosen (Asisten Ahli dan Lektor) 6.8.1. Dosen mengumpulkan dokumen kelengkapan usulan kenaikan jabatan

(21)

PROSEDUR MUTU

(Kaur CCP) beserta bukti fisik kegiatan per bidang sesuai dengan aturan PAK;

6.8.2. Kaur CCP memverifikasi kelengkapan dokumen dan bukti fisik; 6.8.3. Berkas usulan disidangkan di rapat Senat Fakultas;

6.8.4. Berkas usulan dan kelengkapan dokumen termasuk bukti fisik di kirim ke tim CCP di BP-SDM;

6.8.5. Berkas usulan disidangkan oleh Tim CCP tingkat Universitas;

6.8.6. Hasil penilaian Tim CCP diberitahukan kepada dosen yang mengusulkan, terutama untuk berkas yang perlu direvisi;

6.8.7. Setelah dinyatakan memenuhi persyaratan maka berkas dikirim ke Kopertis Wilayah VI Semarang atau Kopertais Wilayah X oleh BP-SDM; 6.8.8. Hasil verifikasi berkas usulan oleh Kopertis Wilayah VI atau Kopertais

Wilayah X disampaikan lewat Kaur CCP untuk selanjutnya diteruskan kepada dosen yang mengusulkan. Terutama jika ada kekurangan atau kesalahan di berkas ajuan, atau jika angka kredit yang dimiliki kurang; 6.8.9. Apabila SK sudah turun, dosen pengusul menerima SK Kenaikan Jabatan

Akademik ke Kopertis Wilayah VI atau Kopertais Wilayah X;

6.8.10. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing dosen dan melakukan update data di PDPT dan sistem informasi kepegawaian UMS.

6.9. Prosedur Kenaikan Jabatan Akademik Dosen (Lektor Kepala dan Guru Besar)

6.9.1. Dosen pengusul mengajukan usulan Guru Besar melalui jurusan/prodi dan atau fakultas yang sesuai dengan ijazah Doktor (S3) yang dimilikinya;

6.9.2. Dosen mengumpulkan dokumen kelengkapan usulan kenaikan jabatan fungsional kepada Kaur CCP beserta bukti fisik kegiatan per bidang sesuai dengan aturan PAK;

6.9.3. Kaur CCP memverifikasi kelengkapan dokumen dan bukti fisik;

6.9.4. Dosen pengusul membuat rekapitulasi perhitungan angka kredit dengan melampirkan bukti fisik untuk diserahkan dan disidangkan oleh Senat Fakultas;

6.9.5. Senat Fakultas mengadakan sidang untuk menilai mengenai substansi akademik dan kepribadian, kinerja, integritas, tanggung jawab pelaksanaan tugas, kode etik, dan tata krama dosen yang dituangkan dalam berita acara beserta rekomendasi;

6.9.6. Senat Fakultas meneruskan usulan ke pimpinan UMS melalui BP-SDM untuk dilakukan validasi oleh Tim CCP UMS;

(22)

PROSEDUR MUTU

6.9.7. Hasil sidang Tim CCP UMS diajukan ke Senat Universitas (Komisi Akademik). Komisi Akademik Senat UMS menilai kelayakan perolehan angka kredit dan persyaratan khusus baik dari sisi substansi akademik maupun kepribadiannya;

6.9.8. Dalam keadaan khusus (seperti kepakaran yang belum dimiliki UMS) untuk menilai kelayakan karya dosen yang diusulkan, Komisi Akademik dapat meminta pimpinan UMS untuk meminta bantuan ke perguruan tinggi lain;

6.9.9. Dalam hal Komisi Akademik Senat UMS menyetujui usulan Guru Besar, dosen yang diusulkan dalam jabatan Guru Besar diminta mempresentasikan hasil karya ilmiah pada rapat pleno Senat UMS dalam bidang penugasan Guru Besarnya;

6.9.10. Rapat pleno Senat UMS memberi persetujuan atau mengembalikan usulan untuk penyempurnaan, atau menolak untuk sementara usulan karena alasan adanya pelanggaran etika akademik, serta merekomendasikan untuk pemberian sanksi dan pembinaan lebih lanjut yang dituangkan dalam berita acara;

6.9.11. Rektor UMS melanjutkan usulan kenaikan jabatan Guru Besar ke Kopertis Wilayah VI Jawa Tengah atau Kopertais X setelah mendapat persetujuan dari Senat UMS;

6.9.12. Hasil verifikasi berkas usulan oleh Kopertis Wilayah VI atau Kopertais Wilayah X disampaikan lewat Kaur CCP untuk selanjutnya diteruskan kepada dosen yang mengusulkan. Terutama jika ada kekurangan atau kesalahan di berkas ajuan, atau jika angka kredit yang dimiliki kurang; 6.9.13. Apabila SK sudah turun, dosen pengusul menerima SK Kenaikan Jabatan

Akademik ke Kopertis Wilayah VI atau Kopertais Wilayah X;

6.9.14. BP-SDM melakukan update data PDPT dan sistem informasi kepegawaian UMS.

6.10. Prosedur Inpassing Pangkat Dosen Non PNS

6.10.1. BP-SDM mendata dosen yang sudah bisa mengajukan kenaikan pangkat

inpassing sesuai dengan persyaratan yang berlaku:

6.10.2. BP-SDM mengirimkan surat pemberitahuan kepada dosen mengenai pembukaan ajuan kenaikan pangkat inpassing;

6.10.3. Dosen melengkapi berkas yang diperlukan;

6.10.4. BP-SDM melengkapi berkas dan mengirim berkas tersebut ke Kopertis Wilayah VI;

6.10.5. Kopertis VI meneruskan ke Kemenristek Dikti untuk ajuan kenaikan pangkat inpassing yang lektor kepala dan guru besar;

(23)

PROSEDUR MUTU

6.10.6. Kopertis Wilayah VI mengumumkan SK inpassing telah keluar; 6.10.7. Dosen menerima SK kenaikan pangkat inpassing di Kopertis;

6.10.8. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing dosen dan melakukan update data di PDPT dan sistem informasi kepegawaian UMS.

6.11. Prosedur Pengusulan Sertifikasi Dosen

6.11.1. Berdasarkan basis data PDPT, Kemenristek Dikti memberitahukan data bakal calon DYS secara online melalui situs web PDPT (atau yang sepadan) pada tahun berjalan dan diinformasikan ke Perguruan Tinggi Swasta (PTS) melalui Kopertis Wilayah VI;

6.11.2. Kopertis melakukan proses validasi dengan melakukan updating data bakal calon DYS (data D1) yang meliputi penghapusan bakal calon DYS karena dosen sudah meninggal dunia, pensiun, belum inpassing, dan lain-lain, pemutakhiran data induk bakal calon DYS, dan pemutakhirkan data induk dosen yang belum ada dalam data D1. Data D1 yang telah divalidasi oleh Kopertis dinamakan sebagai data D2; 6.11.3. Kemenristek Dikti, berdasarkan pertimbangan alokasi nasional, kriteria

dan skala prioritas sesuai ketentuan dan perundangan yang berlaku, serta alokasi Kopertis maupun PTS melakukan ranking data pada data D2 dan menetapkan jumlah dan nama-nama calon DYS definitif bagi masing-masing Perguruan Tinggi Pengusul (PTU). Data D2 yang telah diolah oleh Dikti tersebut dinamakan sebagai data D3;

6.11.4. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas mengunduh data D3 pada situs web serdos Kemenristek Dikti;

6.11.5. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas melakukan verifikasi dan validasi data D3 dalam bentuk menghapus calon DYS karena pertimbangan strategis pimpinan perguruan tinggi maupun menambahkan dan/atau memvalidasi data bidang ilmu/sub-rumpun ilmu. Data D3 yang telah diverifikasi dan divalidasi oleh panitia serdos tingkat universitas serta disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi dinamakan sebagai data D4;

6.11.6. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas mengirimkan data D4 ke Kopertis Wilayah VI untuk diteruskan ke Kemenristek Dikti; 6.11.7. Kemenristek Dikti melakukan verifikasi data kepangkatan berdasarkan

data SK kenaikkan pangkat terakhir (untuk DYS PNS) atau SK

Inpassing/Penyetaraan (untuk DYS non PNS) dan menetapkan jumlah

dan nama DYS definitif untuk masing-masing PTU berdasarkan data D4 yang telah disahkan oleh PTU;

(24)

PROSEDUR MUTU

6.11.8. Kemenristek Dikti melalui Kopertis Wilayah VI memberikan akun untuk masing-masing DYS pada data D4 yang meliputi akun diri sendiri, akun atasan, akun sejawat, dan akun mahasiswa, serta akun panitia di tingkat universitas untuk kepentingan seleksi/evaluasi serdos. Dan selanjutnya BP-SDM menyampaikan akun tersebut kepada masing-masing DYS dan program studi/fakultas terkait;

6.11.9. DYS menyusun diskripsi diri, mengupload diskripsi diri dan dokumen-dokumen lain (portofolio) yang diperlukan untuk kepentingan evaluasi DYS pada laman serdos.dikti.go.id melalui akun masing-masing;

6.11.10. Atasan, sejawat, dan mahasiswa melakukan penilaian DYS pada laman serdos.dikti.go.id melalui akun masing-masing;

6.11.11. Kemenristek Dikti melalui Asesor yang ditunjuk melakukan penilaian portofolio DYS;

6.11.12. Kemenristek Dikti mengumumkan DYS yang lolos (lulus) seleksi/evaluasi serdos;

6.11.13. Kemenristek Dikti menyampaikan Sertifikat Pendidik (serdik) kepada DYS yang lolos (lulus) seleksi/evaluasi serdos;

6.11.14. BP-SDM memasukkan nama-nama dosen yang telah menerima serdik pada dokumen Pernyataan Pertanggungjawaban Mutlak;

6.11.15. BP-SDM mengirimkan dokumen Pertanggungjawaban Mutlak ke Kopertis Wilayah VI.

6.11.16. BP-SDM mendokumentasikan Sertifikat Pendidik (Serdik) di data personal masing-masing dosen dan melakukan update data di PDPT dan sistem informasi kepegawaian UMS.

6.12. Prosedur Pembuatan Rencana Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Penilaian Prestasi Kerja

6.12.1. Pada awal tahun (bulan januari) dosen dan tenaga kependidikan membuat rencana SKP. Formulir SKP tenaga kependidikan diisi berdasarkan turunan rencana strategis UMS maupun unit/ fakultas. Sedangkan untuk dosen didasarkan atas angka kredit yang akan dicapai; 6.12.2. Pimpinan yang merupakan pejabat penilai mengevaluasi dan menyetujui rencana SKP yang telah dibuat oleh dosen dan tenaga kependidikan yang ada di lingkungan Prodi/Fakultas/Biro/Lembaga yang dipimpin. Jika ada kegiatan yang tidak sesuai, maka dosen atau tenaga kependidikan yang diverifikasi recana SKP-nya diminta untuk melakukan revisi;

(25)

PROSEDUR MUTU

6.12.3. Dosen dan tenaga kependidikan melakukan revisi rencana SKP jika perlu, kemudian diperiksa kembali oleh pejabat penilai dan selanjutnya disetujui;

6.12.4. Dosen dan tenaga kependidikan melaksanakan kegiatan/tugas sesuai dengan rencana SKP yang telah dibuat sekaligus juga mengumpulkan bukti-bukti kegiatan/tugas yang telah dijalankan;

6.12.5. Pada akhir tahun (31 desember hingga awal januari) dosen dan tenaga kependidikan menyerahkan bukti-bukti kegiatan/tugas selama satu tahun kepada pejabat penilai;

6.12.6. Pejabat penilai melakukan penilaian SKP dan perilaku kerja dari dosen dan tenaga kependidikan yang ada di lingkungan Prodi/Fakultas/Biro/Lembaga yang dipimpin;

6.12.7. Atasan pejabat penilai memverifikasi kemudian menyetujui hasil penilaian yang telah diberikan oleh pejabat penilai;

6.12.8. Dosen dan tenaga kependidikan mencetak rencana SKP, Pengukuran SKP, dan Penilaian Perilaku Kerja dan mengumpulkan dokumen tersebut yang telah ditandatangani ke BP-SDM;

6.12.9. BP-SDM mendokumentasikan SKP yang dikumpulkan di data personal masing-masing dosen dan tenaga kependidikan dan mengupload dokumen ke dalam sistem online.

6.13. Prosedur Promosi Tenaga Kependidikan

6.13.1. BP-SDM membuat daftar tenaga kependidikan berdasarkan lama kerja dan pendidikan. Data tenaga kependidikan berdasarkan lama kerja dan pendidikan tersebut kemudian dinamakan sebagai DUK (Daftar Urutan Kepangkatan);

6.13.2. Promosi tenaga kependidikan diawali dari adanya formasi untuk jabatan tertentu. BP-SDM memastikan kriteria, persyaratan, dan kecakapan tertentu yang dibutuhkan suatu formasi jabatan;

6.13.3. BP-SDM mengidentifikasi nama-nama dalam DUK yang memenuhi kriteria sebagaimana di atas. Nama-nama tersebut kemudian dinamakan sebagai calon pejabat;

6.13.4. BP-SDM melakukan pengamatan atas nama-nama calon pejabat terkait dengan kedisiplinannya, kinerja, dan perilaku kerjanya;

6.13.5. BP-SDM mengurutkan nama-nama calon pejabat berdasarkan kedisiplinan, kinerja, dan perilaku kerjanya. Data ini kemudian dinamakan sebagai data urutan calon pejabat;

6.13.6. BP-SDM menyampaikan data urutan calon pejabat kepada pimpinan universitas;

(26)

PROSEDUR MUTU

6.13.7. Pimpinan universitas menentukan nama pejabat pada formasi yang tersedia;

6.13.8. Pimpinan universitas menyampaikan SK Struktural kepada tenaga kependidikan;

6.13.9. BP-SDM melakukan update data di sistem informasi kepegawaian atas tenaga kependidikan yang telah menerima SK Struktural.

6.14. Prosedur Mutasi Tenaga Kependidikan

6.14.1. Mutasi tenaga kependidikan diawali dari adanya kebutuhan atas staf pada unit kerja tertentu atau kepentingan penyegaran dikarenakan telah lamanya seorang staf menempati formasi tertentu. BP-SDM memperoleh informasi tentang kebutuhan tersebut dari laporan pimpinan;

6.14.2. BP-SDM mengidentifikasi kriteria, persyaratan, dan kecakapan tertentu yang dibutuhkan suatu formasi tertentu;

6.14.3. BP-SDM mengidentifikasi nama-nama tenaga kependidikan yang memenuhi kriteria sebagaimana di atas. Data tersebut kemudian dinamakan sebagai Data Nama Calon Mutasi;

6.14.4. BP-SDM mengurutkan nama-nama pada Data Nama Calon Mutasi tersebut berdasarkan ketepatan kecakapan yang dibutuhkan dan lama tenaga kependidikan tersebut menempati formasi terakhir. Data ini kemudian dinamakan sebagai Data Urutan Nama Calon Mutasi;

6.14.5. BP-SDM menyampaikan Data Urutan Nama Calon Mutasi kepada pimpinan universitas;

6.14.6. Pimpinan universitas menentukan mutasi nama-nama tenaga kependidikan berdasarkan Data Urutan Nama Calon Mutasi;

6.14.7. Pimpinan universitas menyampaikan Surat Tugas kepada tenaga kependidikan;

6.14.8. BP-SDM melakukan update data di sistem informasi kepegawaian atas tenaga kependidikan yang telah menerima Surat Tugas.

6.15. Prosedur Studi Lanjut Dosen

6.15.1. Calon karyasiswa mengisi form permohonan, dengan melengkapi semua lampirannya;

6.15.2. BP-SDM memverifikasi berkas ajuan dan menyampaikan semua berkas ajuan ke Rektor/Wakil Rektor I;

6.15.3. Rektor/Wakil Rektor I mempertimbangkan untuk menyetujui atau tidak menyetujui ajuan, sekaligus persetujuan bagi yang mengajukan beasiswa UMS;

(27)

PROSEDUR MUTU

6.15.4. Berkas ajuan di disposisi ke BP-SDM;

6.15.5. BP-SDM menerbitkan surat ijin untuk mendaftar ke universitas penyelenggara dan mendaftar beasiswa.

6.15.6. Calon karyasiswa yang mendaftar beasiswa dari pemerintah, melengkapi berkas yang dibutuhkan dan mengurus ijin ke Kopertis VI dengan surat pengantar yang dibuatkan oleh BP-SDM;

6.15.7. Calon karyasiswa mendaftar di perguruan tinggi penyelenggara dan mengikuti seleksi beasiswa;

6.15.8. Calon karyasiswa melaporkan hasil pendaftarannya baik dari universitas penyelenggara maupun beasiswa yang telah didaftar, jika lulus, selanjutnya BP-SDM membuatkan surat tugas belajar atau surat ijin belajar beserta surat perjanjian studi (termasuk jaminan pembiayaan studi). Bagi yang mendaftar studi ke luar negeri, calon karyasiswa menandatangani surat pernyataan kesanggupan pulang;

6.15.9. Karyasiswa dengan tugas belajar dan ijin belajar melaporkan kemajuan studi setiap semester sekali sampai dengan selesai masa tugas atau ijinnya selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari setelah kalender akademik setiap semester berakhir.

6.16. Prosedur Studi Lanjut Tenaga Kependidikan

6.16.1. BP-SDM melakukan analisis kompetensi tenaga kependidikan;

6.16.2. BP-SDM membuka pendaftaran, dan melakukan seleksi dimana calon karyasiswa melakukan tes di ODS UMS;

6.16.3. BP-SDM mengumumkan hasil seleksi, selanjutnya calon karyasiswa menandatangi surat perjanjian studi;

6.16.4. Karyasiswa, tenaga kependidikan dengan ijin belajar melaporkan kemajuan studi setiap semester sekali untuk evaluasi selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari setelah kalender akademik setiap semester berakhir.

6.17. Prosedur Pelaporan Hasil Studi

6.17.1. Karyasiswa yang lulus melaporkan hasil studi ke BP-SDM dengan mengumpulkan fotocopy legalisir ijasah, transkrip dan SK penyetaraan ijasah (bagi lulusan luar negeri) serta pindai dari dokumen aslinya. Bagi yang studi lanjut dengan tugas belajar, maka disertai surat pengaktifan dari Fakultas yang bersangkutan;

6.17.2. Bagi karyasiswa yang studi di luar negeri mengumpulkan laporan akhir studi lanjut Luar Negeri;

(28)

PROSEDUR MUTU

6.17.3. Karyasiswa yang tidak lulus atau drop out (DO) melaporkan hasil studi dengan mengumpulkan SK DO atau surat keterangan dari perguruan tinggi penyelenggara, laporan kronologi atau riwayat studi dari awal hingga akhirnya tidak dapat menyelesaikan studi, bukti-bukti yang mendukung penyebab ketidaklulusan dan surat pengaktifan dari Fakultas yang bersangkutan. Bagi karyasiswa yang sudah bersertifikasi, juga melampirkan fotocopy sertifikat Serdos dan SK Jabatan Fungsional terakhir;

6.17.4. BP-SDM menerbitkan surat pengaktifan kembali, dan melaporkan hasil studi karyasiswa ke Kopertis VI, bagi yang studi lanjut dengan beasiswa dari pemerintah;

6.17.5. BP-SDM mengupdate data studi karyasiswa di Forlap atau PDPT dan sistem kepegawaian UMS.

6.18. Prosedur Ajuan Dana Studi

6.18.1. Karyasiswa membuat surat ajuan dana studi yang ditujukan kepada Wakil Rektor I dan disampaikan lewat BP-SDM. Dana studi yang melalui ajuan antara lain : biaya pendaftaran/registrasi, SPP, insentif penelitian, biaya promosi atau wisuda dan biaya lain yang diwajibkan oleh perguruan tinggi penyelenggara dengan melampirkan bukti tagihan atau invoice dari perguruan tinggi penyelenggara. Khusus untuk ajuan SPP, peserta studi lanjut harus sudah mengumpulkan laporan kemajuan studi semester sebelumnya;

6.18.2. BP-SDM melakukan verifikasi dan menyampaikan ajuan selain SPP ke Wakil Rektor I;

6.18.3. Wakil Rektor I mempertimbangkan ajuan untuk disetujui atau tidak; 6.18.4. Ajuan di disposisi ke BP-SDM;

6.18.5. BP-SDM mengajukan dana studi yang diajukan karyasiswa dan telah disetujui Wakil Rektor I sampai dengan tanggal 25 setiap bulannya termasuk biaya hidup dan buku, ke Koperasi AUM Bersinar (LWT). Ajuan yang diterima oleh BP-SDM dan disetujui Wakil Rektor I setelah tanggal 25 diajukan di ajuan bulan berikutnya;

6.18.6. Koperasi AUM Bersinar (LWT) menyetujui dan mengirim dana studi maksimal tanggal 7 di bulan berikutnya, selanjutnya BP-SDM mencairkan dana studi dan mengirimkannya ke karyasiswa;

6.18.7. BP-SDM melaporkan penggunaan dana ke Koperasi AUM Bersinar (LWT).