SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RBB DI KEBUMEN Naskah Publikasi Diajukan oleh Mardiyanti 08.02.7248 kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2011
SALES INFORMATION SYSTEM AT RBB STORE KEBUMEN
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RBB DI KEBUMEN
Mardiyanti
Jurusan Menejemen Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
It is known that the information system play an important role in every effort inprividing useful information. Therefore many compaines and government organization who have information system. Also in trading business. Sales is the main activity in a tride. In the salesactivity should be precise and accurate recording.
Recording the sale and purchase of products in the RBB Store Kebumen still done manually. stored in book (Hard Document) which resulted in the accumulation of data, necessiting a new method of storing data for each transaction that can process quickly and accurately,and resulta reports can be presented quickly.
1. Pendahuluan
Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya.
Salah satu cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.
Pada Toko RBB, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mencoba untuk menyusun Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Penjualan Pada Toko RBB di Kebumen”.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, yaitu yang melakukan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Definisi system menurut Richard F.Neuschel Manama berdasarkan pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi Klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalan satu atau lebih didalam departemen yang diterpkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur oleh Mc. Leod (1995) didefinisikan sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteregasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”2.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat penting dalam suatu lingkungan organisasi, informasi memperkaya penyajian, penyampaian nilai atau mengungkap sesuatu yang penerimaannya tidak tahu dan tidak menyangka, sehingga informasi dapat mengurangi derajat ketidak pastian. Suatu system yang kurang mendapat informasi akan menjadi kerdil dan akhirnya akan berakhir.
Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Pengertian lain dari sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan informasi.
2.4 Kopsep Dasar Basis Data
Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentu angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut atau sekumpulan data yang terintegrasi yang diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai di dalam suatu organisasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). DBMS (Database Management System) adalah Perangkat Lunak yang menangani semua pengaksesan ke basis data.
2.5 Pengertian Pemasaran dan Penjualan 2.5.1 Pengertian Pemasaran
Sebagai salah satu bagian dari ilmu manajemen, pemasaran merupakan bagian utama dan memegang peranan penting dalam kegiatan dunia usaha, disamping kegiatan-kegiatan lainnya dalam rangka ilmu manajemen itu sendiri seperti : kegiatan produksi, kegiatan keuangan, dan kegiatan personalia. Philip Kotler (1994:4) mengusulkan suatu defenisi pemasaran yang berakar pada watak manusia. Menurut Philip Kotler (1994:4) pemasaran titik tolaknya pada keinginan dan kebutuhan manusia untuk kelangsungan hidupnya.
2.5.2 Pengertian Penjualan
Kegiatan penjualan merupakan kegiatan pelengkap atau suplemen dari transaksi, oleh karena itu kegiatan penjualan terdiri dari serangkaian yang meliputi, menemukan sipembeli ,negosiasi harga serta syarat-syarat pembayaran Dalam hal ini penjual harus menentukan kebijaksanaan dan prosedur yang akan diikuti untuk memungkinkan dilaksanakannya rencana penjualan yang telah ditetapkannya.
2.6 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.6.1 Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic menyediakan sekumpulan perangkat untuk mempermudah dan menyederhanakan pengembangan aplikasi yang tangguh.
2.6.2 SQL Server 2000
SQL Server adalah tipe database yang bersifat database realational. Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang mempunyai sifat sama. Tabel berisi dari kumpulan baris‐baris dan kolom‐kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lain. Database SQL Server terdiri dari dua file yaitu data yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk MDF.
3. Tinjauan Perusahaan 3.1 Sejarah Singkat Toko
TOKO RBB merupakan unit dagang milik perseorangan yang dirintis sejak 1989 sampai dengan sekarang. Terletak kota Kebumen, tepatnya di jalan Gejayan (Jl.Bocor) Desa Bocor, Rt 7 Rw 3 Buluspesantren, Kebumen – Jawa Tengah.
UD ini didirikan diatas tanah milik pribadi dan berkembang hingga kini . pada saat berdirinya UD ini belum memperhatikan masalah yang berkaitan dengan pengetahuan tentang segala fasilitas yang ada, keterbatasan pengetahuan tersebut mempunyai dampak yang kurang baik, hal ini dapat diketahui dari segi pencatatan transaksi – transaksi yang masih manual sehinga kurang efektif dan efisien.
3.2 Visi dan Misi
Toko RBB ini mempunyai visi yaitu :
1. Menjadi toko sepeda terlengkap di kecamatan buluspesantren, kebumen. Toko RBB ini mempunyai misi yaitu :
1. Memberikan pelayanan yang baik pada setiap pelanggan. 2. Menyediakan suku cadang sepeda terlengkap.
3.3 Fasilitas
Fasilitas yang dimiliki Toko RBB antara lain ruang penyimpanan barang yang luas dan bersih. Fasilitas pelayanan onderdil yang baik sesui kebutuhan, memberi kemudahan dalam pembelian dengan memperlihatkan barang dan bertanya kepada karyawan.
3.4 Lokasi
Lokasi toko RBB beralamat di Jln gejayan (jl.Raya Bocor) depan pasar Bocor Kecamatan Buluspesantren,Kabupaten Kebumen. Toko RBB ini cukup luas untuk menampung barang-barang dan sebagai gudang.
3.5 Ruang Lingkup Toko
Toko RBB bergerak dalam bidang penjualan sepeda, suku cadang da nada beberapa kebutuhan lain seperti Obat pertanian dan Elektronik. Dalam administrasinya toko ini hanya diolah secara manual. Dengan demikian penanganan administrasinya lambat dan tidak efisien.
Dalam penyimpanan data-data, toko RBB menggunakan pembukuan. Alangkah bainya mengenai data-datanya menggunakan sistem komputerisasi. Adapun kelebihan sisitem komputerisasi adalah:
1. akan lebih cepat mengolah data lebih praktis dan efisien.
2. Bias menyimpan data dengan lebih rapid an rinci dalam file. Sehingga dapat di buka sewaktu-waktu dibutuhkan.
3. Mempunyai sistem yang modern yaitu sistem komputerisasi. 3.6 Produk yang Dijual
Toko RBB menyediakan berbagai merek sepeda dengan berbagai ukuran sepeda seperti phonix, jie yang, family dan lain-lain.selain itu juga menyediakan suku cadang dari berbagai ukuran sepeda seperti ban dalam, ban luar, pedal, pelek, ruji dan lain-lain.
4. Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem
perancangan sistem merupakan tahapan persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran kepada user, terutama terhadap sistem yang telah dibuat. Rancangan ini mengidentifikasi komponen- komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Adapun rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4.1 Flow Chart Yang diusulkan Data Pemasok Laporan Data Pelanggan Laporan Data Penjualan Laporan Data Pembelian Data Pembelian Data Barang Data Penjualan Data Pelanggan Laporan Data Barang Laporan Data Pemasok Input Data Barang Input Data Pembelian Input Data Penjualan Input Data Pelanggan Input Data Pemasok Pengolahan data Pelanggan Pengolahan data Pembelian Pengolahan data Barang Pengolahan data Penjualan Pengolahan data Pemasok Pemasok Menyiapkan Laporan Pemasok Menyiapkan Laporan Pembelian Menyiapkan Laporan Barang Menyiapkan Laporan Penjualan Menyiapkan Laporan Pelanggan Data Barang
Pembelian Penjualan Penjualan
Rinci Pelanggan Jenis Barang Barang Pembelian Rinci Pengolahan data Jenis Barang Input Data Jenis Barang
4.1.2 Data Flowchart Diagram
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logical, gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow adalah memudahkan user yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.
1. Data Flow Diagram konteks
Merupakan DFD yang menggambarkan garis besar operasional sistem.
Gambar 4.2 DFD Konteks
2. Data Flow Diagram Terperinci
data Flow Diagram Terperinci merupakan penjabaran dari data flow diagram diagram konteks. Berikut ini adalah DFD yang diusulkan.
Administrasi Pemilik Sistem Penjualan Data barang Data penjualan Data pembelian Data pemasok Data pengguna Laporan barang Laporan Penjualan Laporan pembelian Laporan Pemasok Laporan Pengguna Laporan barang Laporan Penjualan Laporan pembelian Laporan Pemasok Laporan Pengguna
data pemasok data pelanggan
data pembelian data barang data jenisbarang data penjualan
pemasok pembelian pembelianrinci barang jenisbarang penjualan penjualanrinci pelanggan
Gambar 4.3 DFD Terperinci
4.2 Perancangan Database
Perancangan database merupakan tahap yang paling penting sebelum merancang sebuah program atau sistem. Database tersebut nantinya digunakan sebagai bahan dalam menjalankan sebuah sistem. Database berfungsi untuk menyimpan data. Data yang telah ada dalam database diolah untuk mendapatkan
administrasi 7.0 Pengolahan data pemasok pemilik 2.0 Pengolahan data pembelian 3.0 Pengolah an data barang 4.0 Pengolahan data jenis barang 5.0 Pengolahan data penjualan 6.0 Pengolahan data pelanggan 1.0 Pengolahan data pemasok 8.0 Pengolahan data pembelian 9.0 Pengolahan data barang 10.0 Pengolahan data penjualan 11.0 Pengolahan data pelanggan
informasi yang diinginkan. Adapun perancangan database yang diusulkan adalah sebagai berikut:
4.2.1 Teknik Normalisasi
1. Normalisasi Bentuk Pertama
Bentuk normal pertama mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar atau rata). Data yang dibentuk dalam satu record. Record dan data dari field dapat berupa atomic file yaitu tidak ada atribut yang yang berulang-ulang atau ganda. Berikut ini gambar normalisasi bentuk pertama:
Tabel 4.1 Normalisasi Bentuk Pertama Kode_Barang Jenis_Barang Nama_Barang Harga_beli Harga_Jual Stock Merk Satuan No_Pembelian Tgl_pembelian Disc_Pembelian Total_Pembelian No_Nota Tgl_Nota Disc_Penjualan PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan Tlpn_Pelanggan Id_Pengguna Nama_Pengguna Alamat_Pengguna Tlpn_Pengguna Password Level_Login Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat_pemasok Tlpn_Pemasok Fax Kontak
2. Normalisasi Bentuk Kedua
Pada bentuk normal kedua semua field atau relasi sudah harus berbentuk dalam bentuk normal pertama dan atribut kunci tergantung pada kunci primer. Untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
Table 4.2 Bentuk Normal Kedua
Barang Jenis_Barang Pemasok
Kode_Barang* Jenis_Barang Nama_Barang Harga_Beli Harga_Jual Stock No_Jenis_Barang* Jenis_Barang Merk Satuan Kode_Pemasok* Nama_Pemasok Alamat Kota Telepon Fax Kontak
Pengguan Pembelian Pembelian_Rinci Id_Pengguna* Nama Alamat Telepon Nama_pengguna Password Level_Login No_Pembelian* Tgl_Pembelian Kode_Pemasok Disc Total Nama_Pengguna No_Pembelian Kode_Barang Jenis_Barang Harga_Beli Jumlah Sub_Total Pelanggan Penjualan Penjualan_Rinci Kode_Pelanggan* Nama_Pelanggan Alamat Telepon No_Nota* Tgl_Nota Disc_Penjualan PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan Nama_Pengguna No_Nota Kode_Barang Jenis_Barang Harga_Jual Jumlah sub_Total
3. Normalisasi Bentuk Ketiga
Table 4.3 Bentuk Normal Kedua
Barang Jenis_Barang Pemasok
Kode_Barang* Jenis_Barang Nama_Barang Harga_Beli Harga_Jual Stock No_Jenis_Barang* Jenis_Barang Merk Satuan Kode_Pemasok* Nama_Pemasok Alamat Kota Telepon Fax Kontak
Pengguan Pembelian Pembelian_Rinci Id_Pengguna* Nama Alamat Telepon Nama_pengguna Password Level_Login No_Pembelian* Tgl_Pembelian Kode_Pemasok** Disc Total Nama_Pengguna No_Pembelian** Kode_Barang** Jenis_Barang Harga_Beli Jumlah Sub_Total Pelanggan Penjualan Penjualan_Rinci Kode_Pelanggan* Nama_Pelanggan Alamat Telepon No_Nota* Tgl_Nota Disc PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan** Nama_Pengguna No_nota** Kode_Barang** Jenis_Barang Harga_Jual Jumlah sub_Total
4.2.2 Hubungan Antar Tabel
Gambar 4.4 Relasi antar tabel
4.3. Pembahasan Program
Dalam Pembuatan sistem informasi penjualan pada toko RBB di Kebumen ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan penulis dalam pembuatan program. Pertimbangan tersebut antara lain :
1. Pembangunan sistem informasi penjualan yang sesuai dengan kebutuhan pihak Toko.
2. Pembangunan sistem informasi Penjualan yang mampu membantu memaksimalkan konerja SDM dalam mengolah data penjualan.
Pembelian * No_Pembelian Tgl_Pembelian ** Kode_Pemasok Disc Total Nama_Pengguna Pembelian_Rinci ** No.Pembelian ** Kode_Barang ** Jenis_Barang Harga_beli Jumlah Sub_Total Pemasok * Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat Kota Telepon Fax Kontak Pengguna * Id_Pengguna Nama Alamat Telepon Nama_pengguna Password Level_Login Penjualan * No_Nota Tgl_Nota Disc PPn Total_Bayar ** Kode_Pelanggan Nama_Pengguna Barang * Kode_Barang ** Jenis_Barang Nama_Barang Harga_Beli Harga_Jual Stock Jenis_Barang No_Jenis_Barang * Jenis_Barang Merek Satuan Pelanggan * Kode_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat Telepon Penjualan_Rinci ** No_nota ** Kode_Barang ** Jenis_Barang Harga_Jual Jumlah_Jual sub_Total
Dengan pertimbangan diatas, maka penulis mencoba untuk membangun program Penjualan yang sesuai kebutuhan pihak Toko RBB di Kebumen. Setelah menganalisis kebutuhan dan merancang sistem penjualan Baru, maka didapatkan hasil dari pembangunan program sebagai berikut:
1. Sistem informasi penjualan yang baru merupakan sistem informasi penjualan terkomputerisasi. Dengan komputerisasi maka transaksi dapat cepat dilaksanakan.
2. Seluruh data tersimpan didatabase sehingga kapanpun data dibutuhkan dapat langsung diakses.
4.4 Manual Program 1. Form Login
Gambar 4.5 Form Login
Form login digunakan untuk masuk ke aplikasi, terdapat dua level login yaitu admin dan kasir.
2. Form Menu Utama
Pada menu utama ini terdiri atas beberapa menu, sedangkan setiap menu terbagi atas beberapa sub menu, yaitu :
1. Menu File terdiri dari menu login, Pengguna, Kunci sistem, Ganti Password.
2. Menu Master terdiri dari menu data barang, data pemasok, dan data Pelanggan.
3. Menu Transaksi terdiri dari menu penjualan dan pembelian.
4. Menu Laporan terdiri dari menu laporan barang, laporan Pelanggan, laporan pemasok, laporan pembelian, dan laporan penjualan.
5. Di toolbar ada beberapa menu untuk yang sering digunakan.
3. Form Transaksi Pembelian
Gambar 4.7 Form Transaksi Pembelian
Form transaksi pembelian digunakan untuk memasukan data pembelian , terdiri dari kode pemasok, maka akan muncul nama pemasok. Kode barang, nama barang, satuan, harga beli, jumlah beli, dan total, diskon apa bila ada. Tekan F1 untuk menyimpan, F2 untuk batal.
4. Form Transaksi Penjualan
Gambar 4.8 Form Transaksi Penjualan
Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukan data penjualan, terdiri dari No nota, pelanggan, kode barang, nama barang, satuan, harga jual, jumlah beli, dan total, diskon dan PPn apa bila ada. Tekan F2 untuk bayar, F3 untuk mencetak nota, ESC untuk keluar dari program, F7 untuk membatalkan transaksi. F4 untuk menampilkan form logout, F5 untuk menampilkan daftar barang.
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan penerapan aplikasi penjualan dapat diubah sistem lama menjadi sistem yang berbasis pada penggunaan teknologi komputerisasi.
Adapun pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari beberapa hal berikut ini: 1. dengan melakukan perancangan sistem informasi penjualan pada toko
RBB di kebumen dapat merubah sistem yang sebelumnya manual menjadi sistem terkomputerisasi.
2. Menyajikan informasi secara cepat dan akurat.
3. Dapat menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan transaksi penjualan.
4. Hasil laporan dapat tersaji dengan waktu yang cepat.
5.2 Saran
Saran yang diberikan penulis untuk pembangunan sistem selanjutnya adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem penjualan yang dilakukan secara manual perbaharui dengan menerapkan sistem komputerisasi.
2. Sistem komputerisasi tersebut sebaiknya dilengkapi pula dengan persiapan sumberdaya manusia yaitu pegawai yang mampu mengoprasikan program yang baru dengan baik.
3. Apabila sistem ini akan dikembangkan diharapkan menambah fungsi tambahan untuk Pembaharuan sistem.
Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan, untuk penelitian berikutnya supaya lebih mengembangkan sistem yang diusulkan penulis agar lebih disempurnakan lagi dan semoga sistem yang diusulkan dapat membantu meningkatkan kualitas dan kinerja pada Toko RBB di Kebumen.
