JUPERMIK
Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JKPERANCANGAN TRACER UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS
Difa Saputra
1, Wagiran
11
Prodi Perekam dan Informasi Kesehatan, STIKes Kapuas Raya Sintang, Indonesia
Info Artikel AbstrakSejarah artikel : Diterima : 05 Agustus 2020 Disetujui : 18 Agustus 2020 Dipublikasi : 30 November 2020
Kata Kuci: Tracer, Rekam Medis,
Perancangan , Missfile
Tracer rekam medis adalah sarana yang digunakan untuk mengontrol
penggunaan dokumen rekam medis yang biasanya digunakan untuk menggantikan dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Dalam penggunaan tracer diperlukan adanya suatu aturan atau panduan dalam penggunaanya. Permasalah yang terjadi pada sistem penyimpanan yaitu misfile dan keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis. Tujuan dari perancangan ini adalah merancang tracer rekam medis. Metode penelitian yang digunakan dalam perancangan ini adalah metode perancangan. Hasil dari perancangan tracer rekam medis yang terpilih adalah dengan bahan dasar
polyEthyle Terephthalate, dengan ukuran 35 cm x 10 cm, berwarna merah, dan
memiliki kantong dengan ukuran 8 cm x 11cm. dari penelitian ini dapat dsimimpulkan bahwa perancangan ini menghasilkan tracer rekam medis harus sesuai dengan apa yang dibutuhkan di Puskesmas Tempunak. Sebaiknya hasil dari rancangan tracer dan SPO penggunaannya ini dapat digunakan serta diaplikasikan di Puskesmas Tempunak.
TRACER DESIGN FOR FILLING OF MEDICAL RECORDING DOCUMENTS AT
PUSKESMAS
Keywords: Tracer, Medical record, Design, Missfile
Abstract
Medical record tracer is a means used to control the use of medical record documents which are usually used to replace medical record documents that come out of storage racks. In using a tracer, it is necessary to have a rule or guide in its use. Problems that occur in the storage system are misfiles and delays in returning medical record documents. The purpose of this design is to design a medical record tracer. The research method used in this design is the design method. The results of the selected medical record tracer design are polyEthyle Terephthalate as the base material, with a size of 35 cm x 10 cm, red in color, and have a pocket with a size of 8 cm x 11 cm. From this research, it can be concluded that this design produces a medical record tracer that is in accordance with what is needed at the Tempunak Public Health Center. We recommend that the results of the tracer design and SPO use can be used and applied at the Tempunak Public Health Center.
Alamat Korespodensi :
Difa Saputra
Alumni STIKes Kapuas Raya Sintang Kalimantan Barat, Indonesia Email:nitaaprilia7788@gmail.com
PENDAHULUAN
Penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan harus senantiasa memberikan pelayanann kesehatan terhadap seluruh golongan masyarakat agar dapat terwujud derajat kesehetan yang optimal. Hal ini mendorong adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di berbagai instansi kesehatan dengan dukungan dari berbagai faktor yang terkait, salah satunya melalui penyelenggaraan rekam medis pada setiap fasilitas pelayanan kesehatan (DepKes RI, 1997).
Menurut PerMenKes No.269/ Menkes/Per/2008 yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan rekam medis Puskesmas merupakan berkas atau dokumen yang berisi catatan-catatan serta dokumen-dokumen mengenai identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan serta pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien serta berisi informasi lengkap mengenai data-data rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap serta gawat darurat di Puskesmas.
Dari beberapa macam sistem pelayanan rekam medis tersebut sistem filing (penyimpanan) merupakan salah satu bagian yang sangat menunjang mutu pelayan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Handoyono (2014) sistem penyimpanan dokumen yan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia
yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai.
Filing merupakan suatu kegiatan atau suatu proses penyimpanan (storage) maupun penataan berkas rekam medis di ruang penyimpanan berkas rekam medis (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan Roll o pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis (Budi, 2011).
Fasilitas rekam medis tersebut sangat menunjang proses penyimpanan berkas rekam medis agar terselenggara dengan baik dan resiko kehilangan, kesalahan serta kekeliruan ketika menyususn dokumen rekam medis dapat di minimalisir. Oleh sebab itu, untuk menyelesaikan permasalahan tersebut tracer penting sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Dengan adanya tracer di penyimpanan berkas rekam medis maka dapat memudahkan ditemukannya kembali berkas rekam medis pasien saat dibutuhkan.
Petunjuk keluar atau dalam istilah rekam medis adalah tracer. Tracer adalah alat yang digunakan sebagai alat petunjuk keluar jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).
METODE
Jenis penelitian yang digunakan dalam perancagan. Perancangan menggunakan aplikasi
Corel Draw. Untuk mendapatkan informasi kebutuhan tracer data dikumpulkan menggunakan ceklist observasi dan pedoman wawancara. Desain diajukan sebanyak 2 alternatif . desaian yang terpilih akan dicetak dan diperbanyak sesuai kebutuhan pihak puskesmas.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tracer
sebagi
outguide
berkas
rekam
media dapat mengurangi kejadian missfile.
Beberapa
masalah
yang
sering
ditemui
dilapangan
adalah
terdapat
beberapa
komponen rekam medis yang belum tersedia,
yaitu
SPO
penyimpanan
dokumen
rekam
medis, tracer dan SPO penggunannya. Hal ini
menyebabkan
timbulnya
permasalahan
–
permaslahan yang biasa terjadi di sistem
penyimpanan dokumen rekam medis seperti
yang didapatkan dari hasil observasi diatas
yaitu misfile dan keterlambatan pengembalian
dokumen rekam medis ke rak penyimpanan.
Oleh sebab itu, pada penelitian ini, peneliti
merancang tracer
sebagai
alat
yang bisa
mengontrol pengunaan dokumen rekam medis,
baik yang keluar maupun yang kembali ke rak
penyimpanan dokumen rekam medis, sehingga
permasalahan-
permaslahan
tersebut
dapat
diminimalisir.
Rancangan tracer
1. Desain tracer
Bahan yang digunakan yaitu mengunakan plastik polyEthyle Terephthalate (PET) dan bahan alternatif lain yaitu kertas Art karton. Warna yang digunakan untuk rancangan alternatif 1 yaitu warna
merah dan warna alternative lain yaitu berwarna hijau.
CM33
M
10 CTRACER
REKAM MEDIS
M
CM8 CM 3 3 C M2. Desain slip permintaan
Perancangan tracer rekam medis ini, perancang mengajukan dua alternatif rancangan
tracer, yang masing masing alternatifnya memiliki
2 warna serata 2 bahan yang berbeda pada setia desainnya. Pada perancangan ini, rancangan yang terpilih adalah rancangan alternatif 1 yang mana terdapat perbaikan atu usulan yang diberikan oleh pihakPuskesmas, yaitu penambahan ukuran panjang dari rancangan tracer serta kantong penyimpanan slip permintaan. Dengan ukuran awal
tracer yaitu 33 cm x 10 cm menjadi 35 cm x 10 cm
dan ukuran kantong slip permintaaan yang semula 8 cm x 8 cm menjadi 8cm x 12 cm.
Pada rancangan tracer alternatif 1 ini menggunakan bahan plastik polyEthyle Terephthallate dengan mempertimbangkan ketahanan bahan tersebut yang mana tidak mudah rusak, dan tahan bila digunakan secara berulang-ulang. Selain itu bahan ini sangat tipis sehingga tidak memenuhi rak penyimpanan dokumen rekam medis. Warna yang dipakai pada rancangan alternatif 1 ini yaitu menggunakan warna merah,
agar tracer terlihat mencolok sehingga mudah ditemukan karena memiliki warna yang berbeda dengan warna dari rak penyimpanan serta warna map dokumen rekam medis itu sendiri. Rancangan
tracer alternatif 1 ini memiliki ukuran 35 cm x 10
cm berbentuk persegi panjang dengan kantong yang berukuran 8 cm x 11 cm yang berfungsi sebagai tempat menyisipkan slip permintaan. Desain dari rancangan tracer ini menggunakan aplikasi Corel Draw.
Kelebihan dari desain tracer alternatif 1 ini selain menggunakan bahan yang kuat dan tahan lama, desain ini memiliki bentuk yang simpel agar mudah digunakan oleh petugas, walaupun dengan desain yang simpel, tetapi tidak mempersulit petugas untuk menemukan tracer ini ketika
digunakan di rak penyimpanan. Gambar 2. Desain Slip Permintaan
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian serta pembahasan dari hasil perancangan yang telah dilakukan di Puskesmas Tempunak Kabupaten Sintang dapat disimpulkan bahwa Rancangan tracer rekam medis untuk penyimpanan dokumen rekam medis di Puskesmas tempunak yang terpilih adalah rancangan tracer alternatif 1 dengan ukuran panjang dan lebarnya masing masing 35 cm x 10 cm berbahan dasar plastik Poly Ethyle Terephthalate (PET) serta kantong slip permintaan berukuran 8 cm x 11 cm dan berwarna merah.
Rancangan tracer alternatif 1 terpilih setelah mempertimbangakan kelebihan -kelebihan dari bahan yang kuat dan tahan lama, warna yang mencolok serta berbeda dengan warna dari map berkas rekam medis di Puskesmas Tempunak, serta rancangan ini memiliki bentuk yang simpel dan mudah digunakan. Disarankan perancangan ini menggunakan aplikasi Corel Draw sebagai media untuk merancang desainnya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terima kasih peneliti haturkan kepada pihak yang mendukung atau terlibat dalam penelitian. Kepada Kepala Puskesmas Tempunak yang telah mengizinkan berjalan nya penelitian diwilayah kerja puskesmas.
DAFTAR PUSTAKA
Budi, S. C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta : Quantum Sinergis Media
Depkes RI. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Handoyono, Y. (2014). Perancangan Tracer
Medis Personal Folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta . Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada Menkes RI. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan RI
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta.
Rustiyanto, E., & Rahayu, W.A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan. Saryono. (2010). Metode Penelitian Kualitatif.
