ORGANISASI PENJAMINAN MUTU AKADEMIK SRI SETIANINGSIH SOEWARDI

ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

AKADEMIK

Suatu organisasi harus dapat

menciptakan sistem dan mengelola

sistem tersebut agar dapat melakukan

peningkatan mutu pelayanan secara

terus menerus

Setiap P.T. memiliki cita-cita atau tujuan yang spesifik

Diwujudkan dalam visi P.T

Misi P.T. disusun

Visi dan misi harus menarik agas stakeholders

ikut berpartisipasi

Komitmen untuk mencapai kepuasan

stakeholders perlu direalisasikan dengan sistem

tata kelola yang baik dengan mengacu pada

penyelenggaraan program akademik yang

effektif dan effisien serta mendayagunakan

seluruh potensi dan unsur-unsur yang dimiliki

P.T. secara optimal dalam upaya mencapai visi

dan misi

Tata kelola/organisasi penjaminan mutu harus

didukung oleh suasana akademik dan budaya

organisasi yang kondusif sehingga dapat

terciptanya awareners dan komitmen yang tinggi

dari seluruh sivitas akademika.

Tata Kelola/Organisasi Penjaminan Mutu

Menyangkut 4 aspek, yaitu:

1) Menyangkut seluruh proses, seluruh tugas, seluruh

aset dan seluruh personal (orang)

2) Mencakup seluruh bidang Tri Dharma = pendidikan,

penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3) Tata kelola tidak hanya berusaha membuat produk

yang bermutu tapi juga mencari cara untuk

menghasilkanproduk yang bermutu.

4) Tata kelola harus dapat mendorong untuk dapat ….

Adanya budaya mutu.

Sistem tata kelola/organisasi merupakan bagian

integral dari tanggungjawab pimpinan P.T,

termasuk Fakultas, Departemen PT, Program

Studi, Dosen, Kaeyawan.

Jadi sistem tata kelola harus menyentuh seluruh

aras organisasi P.T.

Tata kelola/porganisasi dinyatakan sebagai upaya

sistematis dalam suatu proses untuk mencapai tujuan

organisasi. Mekanisme kerjanya mengikuti “Roda

Deming” yaitu suatu roda yang terdiri dari 4 langkah,

yang berputar menurut jarum jam, yaitu plan, do, check

dan action

_Plan

Do

Action

Check

Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu

-Sekretaris Jurusan/Pengelola Program Pascasarjana/Pejabat yang ditunjuk Lembaga Penjaminan Mutu Departemen/ Jurusan Manager Program Audit Mutu Akademik Internal Wadek I/Ass dari Program

Pasca/Ketua yang ditunjuk Lembaga penjaminan mutu Fakultas Fakultas Manager Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI) Ketua L.P.M Lembaga pengembangan mutu Perguruan Tinggi Penganggung jawab sistem audit internal

Penanggung Jawab Sistem Penjaminan Mutu Nama Pelaksana

Tingkat

Peta Tanggung Jawab dan Wewenang dam Penjaminan Mutu

TPMA Ketua Departemen TPMA Penilaian Staf Staf Akademik TPMA Tim Kurikulum Tim Kurikulum Tim Kurikulum TPMA Standar Mutu Kompetensi kelulusan Karakteristik Program Studi

Annual dan prosedur penjaminan mutu akademik departemen

Departemen/ Program Studi UPMA Dekan UPMA SAF UPMA UPMA Standar Mutu Akademik Fakultas

Prosedur Penjaminan Mutu Akademik & Tata cara Penilaian di Fakultas

Manual Mutu Akademik Fakultas Fakultas BPMA Warek I/BPMA Warek I/BPMA Warek I Rektor Warek I Warek I/BPMA SAU & MWA

SAU & MWA Rektor

DGB/Peer Group BPMA

BPMA ƒKebijakan akademik

ƒStandar mutu akademik ƒPeraturan akdemik

ƒPembinaan mutu akademik ƒManual akademik

ƒPedoman Tata cara Evaluasi Internal Universitas Penilai Pelaksana Penjamin Keluaran Unit

Bila tabel diatas diagram digambarkan secara

sederhana sebagai berikut :

Aras Universitas

Fakultas

Departemen/Program Studi

Manual mutu Akademik tingkat Universitas Manual mutu Akademik tingkat Fakultas Standar mutu Karakteristik Program Studi

Quality asssurance hendaknya:

Tumbuh dan berkembang dengan dorongan dari dalam, atas dasar kebutuhan Merupakan kegiatan yang terinstitusi dalam bentuk standar organisasi

Melibatkan pihak luar

Pelaksanaan Quality Assurance di bawah tata

kelola/organisasi yang baik

Tata kelola/Organisasi yang baik merupakan upaya

menjaga komitmen terhadap proses perbaikan secara

berkesinambungan, dalam upaya mencapai dan

Alur Penjaminan Mutu Internal

Struktural Koordinasi SAU REKTOR/ WAREK I BPMA Fakultas DEPARTEMEN PPS Universitas PS. Fakultas UPMA – F/ UPMA-PPS-UI TPMA-D/TPMA-Ps.F/TPMA-PPS. Kajian

BADAN PENJAMINAN MUTU AKADEMIK

Badan Penjaminan Mutu akademik (BPMA) (Ps.4 Kep. Rektor no. 012 tahun 2004) berfungsi:

Menyusun kerangka acuan penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia; Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan system penjaminan mutu

akademik universitas;

Menyususn buku Pedoman Penjaminan Mutu akademik dan Tata cara Evaluasi Internal terhadap penjaminan mutu akademik;

Melakukan koordinasi dengan Unit Penjaminan Mutu Akademik tingkat Fakultas, Departemen dan Program Pascasarjana dalam penyelenggaraan penjaminan mutu akademik;

Melakukan pembinaan terhadap unit dan Tim penjaminan mutu akademik di lingkungan Universitas Indonesia;

Melakukan audit audit internal Fakultas, Departemen, Program, Program Studi; Melaporkan hasil evaluasi internal pelaksanaan penjaminan mutu akademik kepada Rektor;]

Memberikan rekomendasi kepada Rektor dan Unit-unit pelaksanaan akademik dalam rangka perbaikan proses penjaminan mutu akademik.

UPMAF

Tugas (UPMA-F)-Ps. 12 (1) Keputusan Rektor no. 12 th. 2004:

Merencanakan dan menyempurnakan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas;

Menyusun dan menyempurnakan buku pedoman prosedur penjaminan mutu akademik dan tata cara penilaian di Fakultas;

Mendorong pelaksanaan prosedur penjaminan mutu di tingkat Fakultas; Melakukan pembinaan TPMA-D dan TPMA-Ps. F;

Melaporkan hasil evaluasi internal penjaminan mutu akademik Fakultas dan Departemen kepada Dekan Fakultas dan ditembuskan kepad BPMA

Universitas;

Memberikan rekomendasi perbaikan proses penjaminan dan peningkatan mutu akademik kepada Dekan.

TINGKAT BAGIAN/JURUSAN/PROGRAM STUDI

Ketua Jurusan/Bagian/Program Studi bertanggungjawab atas tersusunnya

:

Spesifikasi Program Studi

Manual prosedur Penjaminan Mutu

Instrumen kerja yang sesuai dengan standar mutu akademik, prosedur penjaminan mutu di Fakultas

Ketua Jurusan/Bagian/Program Studi bertanggungjawab atas terlaksananya:

Proses pembelajaran yang bermutu

Penyempurnaan proses pembelajaran yang didasarkan pada evaluasi hasil proses permbelajaran

Tugas Tim Penjaminan Mutu Akademik Departemen (T.P.M.A.D) berdasarkan ps. 20 Kept. Rektor no. 012/SK/R/UI/2004

Merencanakan dan menyempurnakan pelaksanaan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Departemen.

Melaksanakan prosedur penjaminan mutu akademik

Melaporkan hasil evaluasi penjaminan mutu Departemen/Program studi ke Dekan.

Tugas UPMA-PPS [Ps. 13 (1)] Kept. Rektor 012/SK/R/UI/2004

mencakup hal-hal sebagai berkut:

– Merencanakan dan menyempurnakan prosedur penjaminan mutu akademik di Program Pascasarjana UI;

– Menyususn dan menyempurnakan buku pedoman penjaminan mutu akademik dan tata cara penilaian di Program Pascasarjana UI;

– Melaksanakan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Program Pascasarjana UI;

– Melakukan koordinasi dengan TPMA-PPS, Kajian;

– Melaporkan hasil evaluasi internal penjaminan mutu akademik di Program Pascasarjana UI kepada Ketua Program Pascasarjana dan ditembuskan kepada BPMA-UI;

– Memberikan rekomendasi perbaikan proses penjaminan dan peningkatan mutu akademik kepada Ketua Program Pascasarjana.

Kerangka Organisasi (UGM)

Pejabat atau Ketua yang ditunjuk

Tim Koordinasi semester (TKS)

Program Studi

Sekretaris Jurusan/Pengelola Program Pascasarjana/Pejabat

atau Ketua yang ditunjuk Tim Koordinasi Kegiatan

Akademik (TK2A) Jurusan

Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (Ketua Senat, Komisi Evaluasi atau yang ditunjuk) WD I/Ass.Dir I Program Pasca

Sarjana/Pejabat atau Ketua yang ditunjuk

Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A)

Fakultas

Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (ditunjuk oleh Ketua KJM) Ketua KJM

Kantor Janinan Mutu (KJM)

Universitas

Penanggung jawab Sistem Audit Mutu Akademik

Internal Penanggung jawab Sistem

penjaminan Mutu Akademik Nama Pelaksana

Organisasi dan Tugas

(UGM)

Tingkat Universitas

KJM (Kantor Jaminan Mutu diketuai oleh Penanggung Jawab

Mutu Universitas)

MPAMAI (Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal)

Menerima Laporan Audit Mutu Akademik Fakultas, menilai

pelaksanaan audit mutu akademik internak di fakultas

Menyerahkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) ke Rektor

untuk ditindaklanjuti

Organisasi dan Tugas

(UGM)

Tingkat Fakultas

GJM (Gugus Jaminan Mutu)

K3A (Komisi Koordinasi Kegiatan akademik)

MPAMAI (Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal)

Siklus Audit Mutu Akdemik Internal dilaksankan

PTK (Permintaan Tindakan Koreksi) tim AMAI fakultas

disampaikan kepada Dekan untuk ditindaklanjuti

Organisasi dan Tugas

(UGM)

Tingkat Jurusan/Bagian (Program Studi):

TKS (Tim Koordinasi Semester)

TK2A (tim Koordinasi Kegiatan Akademik) di

tingkat Jurusan/Bagian

Siklus PDCA ditetapkan mengacu pada acuan

tugas tingkat Program Studi

Kerangka SPMPT di UGM

1.

Kebijakan Akademik Peraturan Akademik Standar Akademik Manual Mutu Akademik

Manual Prosedur Akademik

6.

Audit Fakultas oleh Universitas 2.

Kebijakan akademik Peraturan Akademik Standar Akademik Manual Mutu Akademik

Manual Prosedur Kademik

5

Audit Program Studi oleh Fakultas 3. Kompetensi lulusan Spesifikasi Program Studi 4.

Evaluasi diri oleh Program Studi

Organisasi Penjaminan Mutu UII

Kepala BPM Kepala Bidang Pelatihan & Kerjasama Kepala Bidang

Pengukuran & Statistik Sistem Informasi Kepala Bidang Pengendalian Sistem Mutu Kepala Bidang Audit Mutu Internal Institusi & PHK Koordinator Pengendali Dokumen Staf Administrasi Staf Administrasi Rektor Wakil Rektor I, II Pengendali Sistem Mutu Fakultas Satuan Tugas Pengendali Mutu Prodi Dekan Wakil Dekan Ketua Departemen Koord. Prodi