PENYUSUNAN DOKUMEN SPMI-PT
1. KEBIJAKAN SPMI-PT, 2. MANUAL SPMI-PT,
3. STANDAR Dikti, 4. FORMULIR
1
. DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI - PT /
KEBIJAKAN MUTU (
Quality Policy)
Dokumentasi tertulis
berisi uraian secara
garis besar
tentang:
bagaimana suatu PT memahami,
merancang, dan menerapkan SPMI PT
dalam memberikan pelayanan
pendidikan tinggi kepada masyarakat
sehingga
terwujud budaya mutu
pada
DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI - PT /
KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy)
Kebijakan SPMI PT dibuat oleh Tim yang
ditunjuk dan ditetapkan oleh pimpinan PT.
Dokumen Kebijakan SPMI PT bisa terpisah,
bisa juga jadi satu dengan Manual Mutu
SPMI (
Quality Prosedure
)
Jumlah halaman sebaiknya tidak melebihi
DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI PT /
KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy)
Bermanfaat untuk:
1. Menjelaskan kepada para pemangku kepentingan PT
(internal dan eksternal) tentang SPMI-PT yang
bersangkutan secara ringkas padat namun utuh dan menyeluruh;
2. Menjadi dasar atau “payung”bagi pelaksanaan SPMI
secara sitemik dan terstruktur
3. Membuktikan bahwa PT telah memiliki dan
mengimplementasikan SPMI sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan
ISI DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI
1.
Pernyataan Visi, Misi dan Tujuan PT
2.Tujuan Dokumen Kebijakan SPMI-PT
3.Luas Lingkup Kebijakan SPMI-PT
4.
Pihak yang wajib menerapkan Kebijakan dalam
SPMI PT (Keberlakuan)
5.
Definisi/istilah
6.
Rincian Kebijakan SPMI-PT
7.
Daftar Standar (SN Dikti + SPT)
8.Daftar Manual (PPEPP)
Rincian Kebijakan SPMI
(inspirasi...)1
.
Tujuan SPMI-PT:
Menjamin bahwa setiap layanan Dikti kepada
mahasiswa dilakukan sesuai Standar SPMI
sehingga apabila terjadi penyimpangan, dapat
segera dilakukan koreksi
Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas
publik
Mengajak semua pihak PT untuk bekerja
mencapai tujuan PT
berdasarkan standar
dan
Rincian Kebijakan SPMI
(inspirasi...)2
.
Prinsip dalam melaksanakan SPMI-PT
berorientasi pd stakeholder (PT dan luar PT)
mengutamakan kebenaran
Pengembangan kompetensi personil
Partisipatif dan kolegial
Keseragaman metode
Inovasi dan berkelanjutan
3
. Uraian Model Manajemen SPMI-PT:
PPEPP
Balanced Score Card
,
Six Sigma
serta ilustrasi,
dan diagram
Rincian Kebijakan SPMI
(inspirasi...)4.
Strategi dalam melaksanakan SPMI-PT
menetapkan UPM dan Personilnya
melibatkan seluruh civitas akademika mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian dan peningkatan (PPEPP)
melibatkan alumni, organisasi profesi, dunia
usaha dan pemerintah
melaksanakan Sosialisasi dan Pelatihan SPMI
Melaksanakan monev dan audit secara rutin
5.
Uraian tentang Strukur Organisasi Unit SPMI,
Struktur Organisasi dan Tupoksi SPMI
Sajikan Struktur Organisasi PT termasuk
UPM di dalamnya
Sajikan Struktur Organisasi UPM
Uraikan Tujuan dan Fungsi UPM
Uraikan Tugas Pokok UPM
2. MANUAL SPMI-PT atau MANUAL
MUTU (Quality Manual)
Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis ttg:
Cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi (audit), pengendalian dan peningkatan SPMI-PT secara berkelanjutan oleh yang bertanggungjawab
melaksanakannya pada semua aras di dlm PT.
Panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit
khusus SPMI, maupun dosen serta non-dosen, dalam melaksanakan SPMI untuk mewujudkan budaya mutu
MANUAL SPMI PT atau MANUAL
MUTU (
QUALITY MANUAL
)
Petunjuk pencapaian dan peningkatan kriteria,
standar, tujuan, atau cita-cita PT secara
berkelanjutan
Bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang
bersangkutan memang benar dapat (telah siap)
dilaksanakan
Contoh manual SPMI-PT lihat Materi Panduan
Manual Mutu
Tahap penetapan standar
Tahap pelaksanaan
standar
Tahap evaluasi
pelaksanaan standar
Tahap pengendalian
pelaksanaan standar
Peningkatan standar
P
P
E
P
P
Dokumen Manual SPMI PT
Akan dimuat pula petunjuk praktis tentang bagaimana melakukan sesuatu, yang tertuang dalam format dengan bermacam
sebutan, antara lain:
a. Prosedur kerja, yaitu uraian tentang langkah/prosedur yang
harus dilalui atau dilakukan seseorang untuk mencapai atau menghasilkan sesuatu. Urutan langkah tersebut
menggambarkan adanya suatu proses yang berurutan, sistematis, logis, dan koheren;
b. Instruksi kerja, yaitu prosedur kerja tetapi dalam bentuk
lebih rinci dan teknis;
c. Prosedur (Standard Operating Procedure/SOP) atau
protocols, instructions, dan worksheets. Prosedur lazim digunakan untuk sesuatu kegiatan yang bersifat rutin dan berulang;
d. Prosedur yang perlu dilakukan agar dihasilkan capaian mutu
yang sama walaupun dilakukan oleh pelaku kegiatan yang berbeda.
Isi Manual Penetapan Standar
(1)1. Visi dan Misi PT 2. Tujuan Manual
3. Luas lingkup manual dan penggunaannya 4. Definisi istilah
5. Langkahlangkah/Prosedur Penetapan Standar
Pimpinan menunjuk tim yang mengkoordinir kegiatan Jadikan visi misi PT sbg titik tolak dan tujuan akhir
penetapan standar
Kumpulkan dan pelajari semua aturan UU yg relevan dg
kegiatan yg akan dibuat standarnya
Pelajari norma hukum atau syarat yg tdk dpt disimpangi Lakukan evaluasi diri dengan analisis SWOT
Isi Manual Penetapan Standar
(2)
Lakukan pelacakan thd aspek yg akan dibuat
standarnya kpd stakeholder
Rumuskan konsep awal standar dgn rumus
ABCD/
KPIs
Lakukan uji publik atau sosialisasi konsep
standar untuk mendapat masukan
Rumuskan kembali konsep standar dan editing
Sahkan dan berlakukan standar melalui
penetapan dalam bentuk keputusan Pimpinan
PT
6.
Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan
prosedur
Isi Manual Penetapan Standar
(3)7.
Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk
melaksanakan manual ini (peraturan
perundangan, kuesioner,formulir tracer study
dll)
Isi Manual Pelaksanaan Standar
(1)
1. Visi dan Misi PT 2. Tujuan Manual
3. Luas lingkup dan penggunaannya manual pelaksanaan std 4. Definisi istilah
5. Langkah langkah atau Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI 6. Pejabat/Petugas yang melaksanakan Standar SPMI
Unit khusus SPMI sesuai dengan tupoksi
Pejabat struktural dgn bidang yg diatur dlm SPMI Audience yang disebut dalam rumusan standar
7. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan manual (prosedur kerja/SOP, instr. kerja, ssd isi standar)
Isi Manual Evaluasi Pelaksanan Standar
(1)1. Visi dan Misi PT 2. Tujuan Manual
3. Luas lingkup manual dan penggunaan manual 4. Definisi istilah
5. Prosedur evaluasi pelaksanaa standar
Lakukan pengukuran secara periodik, misal harian,
mingguan, bulanan, atau semesteran thd ketercapaian isi semua standar
Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan,
kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yg tdk ssd isi standar
Catat pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen
seperti prosedur kerja, formulir, dari setiap standar yang telah dilaksanakan
Isi Manual Evaluasi Pelaksanan Standar
(2) Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya
penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai
Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua
hasil pengukuran
Laporkan hasil pengukuran ketercapaian isi semua
standar kepada pimpinan PT disertai saran atau rekomendasi pengendalian
7. Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan prosedur
8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan prosedur
Isi Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar (1)
1. Visi dan Misi PT 2. Tujuan Manual
3. Luas lingkup manual dan penggunaannya 4. Definisi istilah
5. Prosedur pengendalian standar
Periksa dan pelajari hasil evaluasi yang dilakukan
pada tahap sebelumnya, dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi Standar SPMI atau apabila isi standar gagal dicapai
Ambil tindakan korektif terhadap setiap
penyimpangan atau kegagalan ketercapaian isi standar SPMI
Isi Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar
(2) Catat atau rekam semua tindakan korektif yang diambil Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tsb Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal
yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas
Laporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada
pimpinan unit kerja dan pimpinan PT disertai saran atau rekomendasi
7. Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan prosedur
8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan
prosedur
Isi Manual Peningkatan Standar (1)
1. Visi dan Misi PT 2. Tujuan Manual
3. Luas lingkup manual dan penggunaannya 4. Definisi istilah
5. Prosedur peningkatan standar
Pelajari laporan hasil pengendalian standar SPMI
Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan lasil laporan pengendalian yang terkait dan dosen
Isi Manual Peningkatan Standar (3)
Lakukan revisi isi standar SPMI sehingga menjadi
Standar SPMI baru yang lebih tinggi dari Standar
SPMI sebelumnya
Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku
dalam penetapan Standar SPMI yang lebih tinggi
tersebut sebagai standar SPMI yang baru
7
.
Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan prosedur 8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utkmelaksanakan prosedur 9. Referensi
3. Dokumen STANDAR SPMI-PT/ STANDAR
MUTU (
QUALITY STANDARD
)
a. Standar adalah pernyataan tertulis yang berisi satu atau kedua hal berikut ini:
1. Spesifikasi atau rincian tentang sesuatu hal
khusus, yang memperlihatkan sebuah tujuan, cita2, keinginan, kriteria, ukuran, patokan, pedoman
2. Perintah agar melakukan sesuatu untuk mencapai atau memenuhi spesifikasi dalam butir 1;
b. Standar adalah penjabaran Standar Nasional Pendidikan menjadi berbagai standar dalam SPMI-PT
FUNGSI STANDAR SPMI-PT
Alat utk mewujudkan visi, misi, tujuan PT
Isi standar dapat berupa sesuatu yang bersifat input,
proses, prosedur, atau hasil akhir
Indikator utk menunjukkan tingkat mutu PT
Tolok ukur yang harus dicapai oleh semua pihak di
dalam PT sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan, atau bahkan melebihi, standar
Bukti otentik kepatuhan PT terhadap peraturan
perundang-undangan dan bukti kepada publik bahwa PT yang bersangkutan benar memiliki dan memberikan layanan pendidikan dengan menggunakan standar.
Isi Dokumen Standar
1. Visi dan misi PT 2. Rasional standar
3. Pihak yang bertanggungjawab memenuhi standar 4. Definisi Istilah
5. Pernyataan isi standar
Dosen Pj m.k (A) wajib melaksanakan evaluasi (B) untuk mengukur ketercapaian kompetensi mata kuliah (C)
paling sedikit 3 kali dalam satu semester (D)
6. Strategi pemenuhan standar 7. Indikator pemenuhan standar 8. Dokumen terkait
4.
Formulir/Borang SPMI
(Quality Documents)
1. Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat atau
merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu dan Manual Mutu atau Prosedur Mutu.
2. Formulir/Borang/Proforma SPMI-PT berfungsi, antara
lain, sebagai:
1. alat utk mencapai/memenuhi atau mewujudkan isi standar mutu;
2. alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, dan mengevaluasi pelaksanaan
SPMI-Formulir/Borang/Proforma SPMI
(Quality Documents)
3. bukti otentik untuk mencatat/merekam pelaksanaan SPMI-PT secara periodik.
4. Setiap standar membutuhkan paling sedikit satu macam formulir, sehingga akan terdapat berbagai macam formulir SPMI-PT dengan peruntukan yang berbeda-beda sesuai
dengan berbagai macam standar dalam SPMI-PT.
Contoh Formulir
standar proses pembelajaran
Formulir Rencana studi mahasiswa
Rencana kegiatan pembelajaran semester
Hasil studi mahasiswa
Daftar hadir kuliah
Berita acara pembelajaran
Daftar nilai ujian
Pembimbingan akademik
Penugasan mengajar dosen
Kuesioner penilaian kinerja dosen
Evaluasi dosen
Contoh Formulir Ceklist Kurikulum
No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah std kurikulum telah sesuai dengan UU/peraturan yg ada
2 Apakah penyusunan telah melibatkan stakeholder 3 Apakah struktur kurikulum telah disusun
berdasarkan elemen kompetensi
4 Apakah telah mencantumkan m.k wajib nasional 5 Apakah beban kredit telah mengikuti SNP
6 Apkh kurikulum telah sesuai dgn visi dan misi PT 7 Apakah kurikulum tlh dilengkapi peta kurikulum 8 Apakah peninjauan kurikulum sdh ditetapkan 9 Apakah rencana pelaksanaan kurikulum tlh
dituangkan dalam kalender akademik
KEGIATAN PEMBELAJARAN PT YANG
MEMERLUKAN STANDAR
Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa
Regristasi Mahasiswa (Baru/Lama)
Orientasi Akademik Mahasiswa Baru
Penugasan Dosen (Pengasuh MK)
Penyusunan Jadwal
Rencana Studi Mahasiswa
Pelaksanaan Kuliah dan Praktikum
Evaluasi/Ujian Mata Kuliah (Quiz, UTS, UAS)
Evaluasi Hasil Belajar Semester
KEGIATAN PEMBELAJARAN PT YANG
MEMERLUKAN STANDAR
Evaluasi Proses Pembelajaran
Penyerahan LK dan Pembetulan Nilai
Praktek Lapang
Tugas Akhir/Skripsi
Seminar Mahasiswa
Ujian Akhir/ Komprehensif
Umpan Balik Proses Pendidikan
Peninjauan Kurikulum
STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
Pimpinan PT melaksanakan kegiatan pendidikan untuk memenuhi standar kompetensi lulusan:
Memiliki kemampuan yang mencakup sikap,
ipteks dan skill
Kompetensi lulusan terdiri atas kompetensi
karakter, ketampilan umum dan khusus dan penguasaan IPTEKS
Standar kompetensi lulusan digunakan sebagai
pedoman penilaian dalam penentuan kelulusan peserta didik dari satuan pendidikan
Standar kompetensi lulusan meliputi kompetensi
untuk seluruh mata kuliah atau kelompok mata kuliah
STANDAR SDM
1. Tenaga Pendidik hrs memiliki kualifikasi akademik
dan kompetensi pedagogik, kepribadian,
profesional, sosial yg ditunjukkan oleh ijazah, sertifikat, piagam
2. PT memiliki pedoman tertulis tentang sistem seleksi,
perekrutan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian dosen (tetap & tidak tetap) dan tenaga kependidikan yang dilaksanakan secara konsisten
3. PT memiliki Pedoman tertulis tentang sistem
monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen (tetap dan tidak tetap) dan tenaga
kependidikan yang dilaksanakan secara konsisten
4. PT melaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja
dosen (tetap dan tidak tetap) di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada
STANDAR SDM
Lanjutan5. Pimpinan PT menetapkan jumlah, kualifikasi, dan pelaksanaan tugas dosen tdk tetap
6. Pimpinan PT menetapkan jumlah, rasio,
kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk
menjamin mutu penyelenggaraan PS
7. Pimpinan PT menfasilitasi kegiatan tenaga ahli/pakar sbg pembicara dlm seminar atau pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri
STANDAR SDM
Lanjutan8. Pimpinan PT menfasilitasi kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dgn PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/
workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.
9. Pimpinan PT melakukan rekruitmen agar Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS 17-23, Rata-rata beban kerja dosen per semester dalam SKS (=RFTE) 11-13 sks
STANDAR SDM
Lanjutan10. Pimpinan PT memfasilitasi usaha dlm
mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan
proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.
11. Pimpinan PT menfasilitasi keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi
STANDAR SDM
Lanjutan12. Pimpinan PT melakukan pengembangan dosen untuk mencapai jumlah dosen tetap berpendidikan (terakhir) minimal S2 yang
bidang keahliannya sesuai dgn kompetensi PS minimal 90%, jabatan lektor kepala yang
bidang keahliannya sesuai dgn kompetensi PS minimal 40%, Persentase dosen tetap yang
memiliki Sertifikat Pendidik Profesional minimal 40%, dan sartifikat kompetensi profesi minimal 80%
STANDAR
SARANA PRASARANA
Meliputi:
Sarana pendidikan yaitu perabot, peralatan,
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar, bahan habis pakai
Prasarana yg mencakup lahan, ruang kelas, ruang
pimpinan, ruang pendidik, ruang tatausaha, ruang perpustakaan, ….
Keragaman jenis dan jumlah peralatan labor Keragaman dan jumlah buku perpustakaan
STANDAR
SARANA PRASARANA (SN Dikti No
44 tahun 2015
Pimpinan PT membuat perencanaan dan
pendanaan agar pada tahun xxx tercapai
kondisi:
Rasio luas ruang kelas per mhs:
Rasio luas bangunan per mhs:
Rasio luas lahan per mhs:
Luas dan letak lahan:
Terdapat akses khusus utk mhs
berkebutuhan khusus.
STANDAR TATAPAMONG
(BANPT)
PENGELOLAAN
(PP19)
Program studi memiliki tatapamong
yang memungkinkan terlaksananya
prinsip tatapamong secara konsisten,
dan menjamin penyelenggaraan
program studi yang memenuhi aspek
kredibel, transparan
STANDAR TATAPAMONG
Lanjutan
Kepemimpinan Program Studi
memiliki karakteristik: kepemimpinan
operasional, kepemimpinan organisasi,
kepemimpinan publik.
Sistem pengelolaan fungsional dan
operasional program studi berjalan
sesuai dengan SOP, yang didukung
dokumen yang lengkap.
STANDAR VISI
(BAN PT)
PT memiliki visi, misi, tujuan, dan
sasaran yang sangat jelas dan sangat
realistik
PT memiliki strategi pencapaian sasaran
dengan tahapan waktu yang jelas dan
sangat realistik; didukung dokumen yang
sangat lengkap.
Visi dipahami dengan baik oleh seluruh
sivitas akademika, tenaga kependidikan
dan karyawan
STANDAR PENJAMINAN MUTU
Lanjutan
Sistem penjaminan mutu berjalan
sesuai dengan standar penjaminan
mutu yaitu ada standar, umpan balik
dan tindak lanjutnya, yang didukung
dokumen yang lengkap.
Umpan balik diperoleh dari dosen,
mahasiswa, alumni dan pengguna
serta ditindaklanjuti secara
STANDAR PENJAMINAN MUTU
Lanjutan
Pimpinan PT melakukan upaya upaya
untuk menjamin keberlanjutan
(
sustainability
) program studi mencakup:
Upaya untuk peningkatan animo calon
mahasiswa
Upaya peningkatan mutu manajemen
Upaya untuk peningkatan mutu lulusan
Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama
kemitraan
Upaya dan prestasi memperoleh dana dari
STANDAR KERJASAMA
PT bekerjasama atas dasar kerjasama
yang efektif yang mendukung
pelaksanaan misi program studi dan
institusi dan dampak kerjasama untuk
penyelenggaraan dan pengembangan
program studi
PTbekerjasama dengan lebih dari satu
institusi di dalam/luar negeri yang
semuanya relevan dg bidang keahlian
PS.
STANDAR PEMBIAYAAN
Mencakup:
Biaya investasi
Biaya operasional
STANDAR
MAHASISWA DAN LULUSAN
(BANPT)
1.
Pimpinan PT mengimplementasikan
sistem rekrutmen dan seleksi calon
mahasiswa untuk menghasilkan calon
mahasiswa yang bermutu.
2.
PT memiliki prosedur tertulis ttg sistem
rekrutmen dan seleksi calon mhs
3.
Pimpinan PT menetapkan ratio pendaftar
thd yang diterima
≥ 4
dan mhs baru yg
mendaftar 90%
4.
