EFEKTIVITAS TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN KERJA PEGAWAI
Oleh:
Sri Apriyanti
165311060
Departemen Bahasa Inggris
ABSTRAK
Kantor adalah tempat orang-orang melakukan aktivitas pelayanan untuk yang membutuhkan. Salah satu cara untuk meningkatkan kerja pegawai adalah melalui tata ruang kantor. Suatu kantor harus memiliki tata ruang yang baik agar kegiatan kantor dapat berjalan baik. Tata ruang kantor adalah suatu usaha menempatkan barang-barang kantor untuk menciptakan suasana kantor yang nyaman dan efektif.
Kata kunci: Kantor, Tata ruang, Efektivitas, Kerja Pegawai
ABSTRACT
Office is a place where people do service activity for them who need it. One of ways ro decrease the works of employees is through office layout. An office should have a good layout to make office activities go well. Office layout is an action to put office things for creating a comfortable and effective condition.
BAB I PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Pada zaman ini banyak berdiri kantor. Tak hanya di perkotaan, namun juga di pedesaan. Bukan hanya kantor milik pemerintah, tapi juga milik swasta. Tujuan kantor adalah menghasilkan informasi untuk digunakan dalam pencapaian tujuan kantor. Tujuan kantor tidak akan tercapai apabila kinerja pegawai tidak maksimal. Maka dari itu suatu kantor harus dapat meningkatkan kerja pegawainya. Salah satu caranya adalah melalui tata ruang kantor yang baik sehingga dapat menciptakan kenyamanan untuk pegawai dan orang yang berada di dalamnya.
ruang dan fasilitas didalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan akan terselesaikan dengan baik.
II. Identifikasi masalah
1. Apa itu tata ruang kantor?
2. Apa saja faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor? 3. Bagaimana cara menyusun tata ruang kantor?
III. Tujuan
1. Mengetahui apa itu tata ruang kantor
BAB II PEMBAHASAN I. Pengertian
Pengertian tata ruang kantor adalah suatu cara atau kegiatan yang dilakukan untuk menata, menyusun dan menempatkan barang sesuai kegunaannya untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Penataan tata ruang kantor diterapkan harus sesuai dengan aliran pekerjaan kantor, sehingga penataan layout kantor ini dapat membantu para karyawan dalam pekerjaannya agar bekerja seefektif mungkin.
II. Tujuan Tata Ruang Kantor
Ada tujuh tujuan tata ruang kantor menurut Gie (2007:188):
1) Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
2) Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
III. Asas Tata Ruang Kantor
Ada empat asas pokok tata ruang yang dikemukakan oleh Gie (2007:190) yaitu:
1. Asas mengenai jarak terpendek penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga, agar penyelesaian pekerjaan cepat selesai. 2. Asas mengenai rangkaian kerja yaitu Pengaturan dan penempatan para pegawai seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang yaitu suatu ruangan harus ditata sedemikian rupa sehingga suatu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi disudut yang lain justru dimanfaatkan
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja bagi para pegawai. Adalah asas yang menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya, ruangan tersebut bisa diubah susunannya sesuai dengan situasi dan kondisi, dengan tidak mengeluarkan biaya yang terlampau banyak.
IV. Prinsip Mendesain Tata Ruang Kantor
Martinez dan Quible (dalam Sukoco, 2007:196) berpendapat bahwa ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang kantor yang efektif, antara lain:
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja.
3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasanannya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk pergerakan yang lebih efisien dari pekerja. 9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup.
11. Pekerjaan harus pada pegawai, bukan sebaliknya.
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan control suara.
V.Faktor-Faktor yang Berpengaruh Dalam Tata Ruang Kantor
Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kondisi kantor, seperti cahaya, suhu, udara, warna, corak gedung, suara, hingga budaya yang ada di kantor tersebut. Menurut Gie (2007:212) menyatakan bahwa “Empat hal penting yang harus diperhatikan dalam penataan ruang perkantoran adalah:
Nuraida (2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Mata pegawai tidak akan cepat lelah apabila pencahayaan ruangan baik. Sumber cahaya terdapat dari dua sumber, yaitu sumber alami dan buatan. Sumber cahaya alami didapatkan dari cahaya matahari, sedangkan cahaya buatan didapatkan dari hasil buatan manusia, seperti lilin, lampu, dll. Cahaya buatan memiliki 3 jenis, yaitu cahaya langsung, cahaya tidak langsung, dan cahaya setengah tak langsung. Ciri-ciri dari pencahayaan yang baik diantaranya adalah intensitas cahaya yang cukup atau terang, cahaya yang digunakan tidak menyilaukan mata para karyawan, kontrasnya tidak tajam, pencahayaan merata ke seluruh ruangan tanpa ada bayangan atau berkedip-kedip, dan tidak menimbulkan getaran atau cahaya yang bergelombang.
Penggunaan cahaya di setiap ruangan berbeda-beda tergantung pada fungsi dari ruangan itu sendiri. Pencahayaan yang digunakan untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrai yang sederhana seperti loby, resepsionis, toilet, lorong, dan tangga dapat menggunakan lampu sebesar 5-10 watt saja. Untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrasi yang agak tajam seperti ruangan arsip, ruangan meeting, ruang pustaka sebaiknya menggunakan lampu sebesar 40-50 watt. Untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrasi yang lebih tajam seperti ruangan tulis, ruangan baca, ruangan surat menyurat menggunakan lampu berukuran 50-70 watt. Dan untuk ruangan yang memiliki tingkat pengelihatan dan konsentrasi yang sangat tajam serta tulisan atau huruf yang kecil seperti ruangan gambar, ruangan keuangan, ruang perencanaan, alangkah baiknya jika menggunakan lampu berukuran 100 watt.
2. Warna
Warna sangat berpengaruh bagi emosional seseorang. Setiap warna
• Kuning, dapat memberikan kesan kehangatan seperti matahari, gembira, riang, dan dapat menghilangkan perasaan tertekan pada karyawan. Penerapan warna ini sangat cocok untuk diterapkan di ruangan yag tidak mendapatkan cahaya matahari dan diruangan yang karyawannya melakukan pekerjaan dibawah tekanan sehingga menimbulkan kesan riang dan gembira saat bekerja.
• Biru, adalah warna yang menimbulkan kesan tenang, tentram, dan nyaman. Warna ini cocok untuk digunakan diruangan yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi agar dapat menimbulkan kesan tenang, mengurangi ketegangan otot, dan mengurangi stress. Akan tetapi, penggunaan warna biru yang berlebihan dapat juga menimbulkan rasa tertekan bagi para karyawan tersebut. Jadi sebaiknya gunakanlah warna biru secukupnya, atau bisa di padukan dengan warna lain.
3. Udara
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, memperbaiki susasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat (dalam Nuraida, 2008:161)
Udara tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, diantaranya adalah: - Pembuatan ventilasi udara yang cukup sehingga sirkulasi udara dari ruangan ke luar ruangan dapat berjalan baik dan lancar.
- Penggunaan kipas angina untuk membantu kelancaran sirkulasi udara diruangan kerja.
- Pemasangan AC ataupun penghangat ruangan.
- Pemakaian pakaian kerja yang tepat juga dapat berpengaruh terhadap keberlangsungan kerja karyawan. Pakailah pakaian sesuai dengan suhu udara dilingkungan kerja.
4. Suara
Suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer (dalam Sukoco, 2007:216) bahwa “Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi”.
Suara bising tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, seperti:
- Penggunaan design ruangan yang dapat meredam suara, seperti penggunaan karpet, penggunaan lantai kayu, penggunaan lapisan dinding dari bahan kayu atau melapisinya dengan kain dan busa-busa, membuat langit-langit dari bahan kayu, dan lain-lain.
Selain empat faktor di atas, apa pula faktor budaya.
- Budaya
Budaya adalah sebuah perilaku atau kebiasaan yang turun temurun dan juga berkembang disuatu lingkungan tertentu yang ada dalam lingkungan kerja, lingkungan bermain atau lingkungan keluarga. Budaya dalam bekerja biasanya terbentuk oleh kebersamaan, namun dapat juga berawal dari pimpinan yang didukung oleh bawahannya. Contoh dari budaya misalnyam budaya ramah, tepat waktu, rapih dalam berpakaian, maupun menjaga kebersihan.
VI. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
Ada 3 bentuk tata ruang kantor/layout kantor, diantaranya layout terbuka, layout tertutup dan layout landscape atau gabungan.
1. Layout Terbuka
Untuk layout kantor terbuka biasanya dibutuhkan lahan atau bangunan yang luas dengan jumlah karyawan yang banyak. Bentuk dari layout terbuka ini bisa berbentuk seperti kelas, atau saling berhadap-hadapan di meja yang besar. Itu semua dapat diatur sedemikan rupa selama tidak ada sekat yang memisahkan antara karyawan satu dengan yang lainnya. Berikut merupakan contoh layout kantor terbuka:
2. Layout Tertutup
sehingga membutuhkan ruangan tersendiri. Seperti ruangan untuk karyawan bidang keuangan, untuk arsitektur, Teknisi IT, Teknik sipil, Teknik mesin, dan yang lain-lainnya. Bentuk layout yang berkamar-kamar ini juga bertujuan agar setiap karyawan atau bagian memiliki privasinya tersendiri sehingga karyawan atau pihak lain tidak dapat dengan mudah mengakses kepentingan karyawan atau bagian tersebut.
Keuntungan dari layout kantor tertutup ini yaitu menjaga privasi karyawan, bekerja tanpa terhambat gangguan, meningkatkan kreatifitas karyawan, meminimalisir terjadinya gosip antar karyawan, bersaing degan sehat, meningkatkan konsentrasi, mengurangi kebisingan, dan meningkatkan produkifitas. Akan tetepi dalam penggunaan layout bentuk ini tak lepas dari kekurangan, antara lain yaitu perlunya memiliki ruangan yang sangat luas karena bentuknya yang berkamar-kamar sehingga akan memakan cukup ruang, karyawan sulit diawasi, komunikasi antar karyawan akan berkurang, biaya yang dibutuhkan akan lebih besar, kemungkinan karyawan berperilaku negative, tidak lancarnya arus komunikasi, dan tingkat kemalasan meningkat.
3. Layout Landscape
Layout kantor landscape adalah suatu bentuk kantor yang didesaign hampir mirip dengan layout terbuka, hanya saja pada layout landscape diberi sekat atau pembatas yang berukuran sekitar 1m -1,5m antara karyawan satu dengan yang lainnya sehingga antar karyawan masih bisa berkomunikasi dan bisa melihat karyawan lain tanpa terhalang sekat yang berkamar-kamar. Layout kantor landscape ini dibuat untuk meminimalisir kekurangan yang ada di layout kantor terbuka dan layout kantor tertutup, sehingga layout kantor ini merupakan perpaduan dari kelebihan keduanya. Pada layout landscape ini, penataan meja kantor disusun berdasarkan kelompok kerja dan secara individual. Semua karyawan dikelompokan sesuai bagian-bagian dan tugasnya. Kantor yang menggunakan layout landscape diantaranya call center, ruangan dosen, dll.
Penyusunan Meja Kerja
Penyusunan meja kerja sangatlah penting, tetapi penyusunan harus bergantung pada bentuk layout apa yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Ada beberapa bentuk meja kerja yang dapat disusun, diantaranya adalah :
2. Bentuk L, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf L.
3. Bentuk U, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf U.
VI. Penyusunan Meja Rapat
1. Bentuk U
2. Bentuk Bundar
VI. Cara Menyusun Tata Ruang Kantor
1. Mecari data-data mengenai ukuran ruang, jumlah pegawai, barang-barang, fasilitas kantor seperti stop kontak listrik, dan saluran air. Pelajari pula pekerjaan kantor yang dilakukan serta urutan penyelesaian pekerjaannya. 2. Gambarkan pada kertas denah ruangan kantor. Gunakan skala sesuai
kebutuhan. Gambarkan posisi pintu, jendela, ventilasi, stop kontak, saluran air, arah cahaya dan yang lainnya.
3. Potong-potong kertas yang diibaratkan sebagai barang-barang kantor lalu tempatkan di ruangan tersebut. Cantumkan juga ukuran barangnya. 4. Gambarkan urutan proses pekerjaan kantor dengan menggunakan bagan
arus.
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : CV Akbar Limas Perkasa.
Rulla, D. (2018). Urgensi Penataan Layout Kantor Dalam Upaya Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan.
