1 J U R N A L
SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BARANG MILIK NEGARA BPK RI PERWAKILAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Barri Royhanan(1), Suardinata(2), Firmansyah Putra(2) Program Studi Sistem Informasi, STMIK Indonesia Padang
Jalan Khatib Sulaiman Dalam No. 1, Padang email:barri.royhanan@gmail.com
ABSTRACT
To realize e-BPK necessary infrastructure adequate employment, one of which is information technology tools to carry out inspection tasks and activities. The BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Baratprovide loans of State Property to be taken while conducting the inspection of local entities to support the duties and functions of examiners. The system that is being applied to the borrowing and the returnBMNhas several problems, including: 1) There is still done manually by officers storage of goods, namely in making the letter loan agreement and the minutes of the refund by entering one at a request of borrowing or repayment so it takes time long enough, 2) Often an error in the numbering of the loan agreement and the minutes of the returns that cause double numbering, 3) The delay in the making of a loan agreement and the minutes of the refund of State Property by officers resulted in delays in the performance of employees who borrow. Based on the problems occurred researchers have built applications based on Information Systems Loan State Property BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat is capable of handling the above problems are: 1) Implementing a computerized system in the process of borrowing State Property, 2) prevent / avoid in order to avoid numbering double State Property loan agreement and the minutes of the return of State Property, 3) Helping to accelerate the process of borrowing and repayment State Property. Thus the officers storage of goods can be more effective and efficient in their work as well as in monitoring borrowing and return of goods.
Keywords: system, information, borrowing, state property, php, mysql
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Badan Pemeriksa Keuangan atau BPK adalah lembaga negara yang bertugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan Negara. Hal tersebut tercantum dalam Pasal 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2006 tentang Badan Pemeriksa Keuangan.
Dalam rangka mewujudkan e-BPK diperlukan sarana dan prasarana kerja yang memadai, salah satunya adalah layananan perangkat teknologi informasi untuk menjalankan tugas dan aktivitas pemeriksaan. Untuk itu BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat memberikan pinjaman Barang Milik Negara (BMN) untuk dibawa saat pelaksanaan pemeriksaan setempat pada entitas pemeriksaan untuk menunjang tugas dan fungsi pemeriksa.
Sistem yang diterapkan pada peminjaman maupun pengembalian BMN masih dilakukan secara manual oleh petugas penyimpan barang, yaitu dalam pembuatan surat perjanjian peminjaman dan berita acara pengembalian dilakukan dengan cara mengetik satu per satu permintaan peminjaman atau pengembalian sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan sistem peminjaman yang masih dilakukan secara manual sering terjadi kesalahan dalam penomoran surat perjanjian dan/atau berita acara pengembalian yaitu penomoran ganda yang menyebabkan tidak sahnya surat perjanjian dan berita acara pengembalian secara hukum.
Kemudian seiring dengan semakin banyaknya permintaan peminjaman barang saat pemeriksaan pegawai di suatu entitas baik perangkat Teknologi Informasi (TI) maupun (1)
alat ukur digital, petugas penyimpan barang dalam proses pembuatan surat perjanjian peminjaman dan berita acara pengembalian barang semakin banyak. Sehingga sering terjadi tidak dapat diselesaikan langsung oleh petugas penyimpan barang yang dampaknya mengakibatkan peminjam dalam hal ini adalah pemeriksa tidak dapat tiba di tempat pemeriksaan atau entitas yang diperiksa tepat waktu.
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi solusi dalam membantu petugas penyimpan barang dalam pembuatan surat perjanjian peminjaman BMN dan berita acara pengembalian BMN. Dengan demikian petugas penyimpan barang dapat lebih efektif dan efisien dalam bekerja.
B. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk menerapkan sistem komputerisasi dalam proses peminjaman Barang Milik Negara;
2. Untuk mencegah / menghindari agar tidak terjadi penomoran ganda dan kesalahan penenulisan referensi barang pada surat perjanjian peminjaman BMN dan berita acara pengembalian BMN; 3. Untuk membantu mempercepat proses
peminjaman Barang Milik Negara pada BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat.
II. LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu komponen yang saling berkaitan antara satu dengan lainnya melalui proses, dimana proses tersebut menghasilkan data yang memiliki nilai.
B. Barang Milik Negara
Barang Milik Negara, atau yang biasa disingkat BMN, merupakan bagian tak terpisahkan dari Keuangan Negara sebagaimana tertuang dalam pasal 1 Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara disebutkan bahwa:
maupun berupa barang yang dapat dijadikan milik negara berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut”.
Barang Milik Negara (BMN) menurut UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.
C. PHP
PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa server-side script dalam pengembangan web yang disisipkan dalam dokumen HTML. Penggunaan PHP memungkinkan web dapat dibuat dinamis sehingga maintenance situs web tersebut menjadi lebih mudah dan efisien (Kasiman Peranginangin, 2006:1).
PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdroft pada tahun 1994, awalnya PHP digunakan mencatat jumlah serta untuk mengetahui siapa saja pengunjung pada homepage-nya. Rasmus Lerdroft adalah pendukung open source, oleh kerena itu ia mengeluarkan PHP versi 1.0 secara gratis kemudian menambah kemampuan PHP 1.0 dan meluncurkan PHP 2.0.
Pada tahun 1996, PHP telah banyak digunakan dalam website di dunia, sebuah kelompok pengembang software yang terdiri dari Rasmus, Zend Suraski, Andi Gutman, Stig Bakken, Shane Caraveo, dan Jim Winstead bekerja sama untuk menyempurnakan PHP 2.0 dan pada tahun 1998 PHP 3.0 diluncurkan.
Versi terbaru adalah PHP 5.0 yang pengembangannya di sisi keamanan dan mengarah ke pemrograman yang terstruktur dan bersifat OOP (Object Oriented Program) yaitu pemrograman yang berorientasi pada objek.
D. MySQL
MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial (Prasetyo, 2003:1).
MySQL dikembangkan pada tahun 1994 oleh perusahaan Swedia bernama MySQL AB, yang pada saat itu bernama TcX DataKonsult AB. Tujuan awal dikembangkannya MySQL adalah untuk mengembangkan aplikasi web untuk klien, TcX adalah perusahaan pengembangsoftware dan konsultan database (Prasetyo, 2003:2).
Sebagai database server yang memiliki konsep database modern, menurut (Prasetyo, 2003:2-3). MySQL memiliki banyak sekali keistemewaan, antara lain:
a. Portability, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi.
b. Open Source, MySQL didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara bebas.
c. Multiuser, MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkinkan sebuah database server MySQL dapat diakses klien secara bersamaan.
d. Performance Tuning, MySQL memiliki kecepatan yang sangat bagus dalam menanganiquerysederhana.
e. Column Type, MySQL memiliki tipe kolom yang sangat komplek sepertisigned atauunsigned,float, char, double, varchar, text, date, time, year, set,sertaenum. f. Command and Function,MySQL memiliki
operator dan fungsi secara penuh yang
mendukung perintahSELECTdanWHERE dalamquery.
g. Security, MySQL memiliki beberapa lapisan skuritas seperti level subnetmask, nama host, dan ijin akses user dengan sistem perijinan yang mendetail serta passwordterenkripsi.
h. Scalability dan limits, MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan julah record lebih dari 50 juta dan 60 tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batasan indeks yang ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
i. Connectivity, MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix socket (Unix), dan Namaed Pipes(NT).
j. Localization, MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa. k. Interface, MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
l. Client dan tools, MySQL dilengkapi dengan berbagai tools yang dapat digunakan untuk administrasidatabase. m. Struktur Tabel, MySQL memiliki struktur
table yang lbih fleksibel dalam menangani ALTER TABEL.
III. ANALISA SISTEM
Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–pemasalahan, kesempatan– kesempatan, hambatan–hambatan serta kebutuhan–kebutuhan yang telah terjadi untuk dapat diusulkan perbaikan pada sistem yang akan dibangun.
A. Sistem Informasi yang Sedang Berjalan
Diagram Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Peminjaman dan Pengembalian BMN BPK RI Perwakilan Prov. Sumatera Barat Dengan mengidentifikasi sistem yang
sedang berjalan dapat diketahui kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan tersebut, sehingga bisa dilakukan perbaikan atau usulan sistem baru. Berikut hasil analisa sistem yang sedang berjalan:
1. Peminjaman Barang Milik Negara (BMN) masih dilakukan secara manual
membutuhkan waktu ± 60 menit pelayanan sedangkan waktu yang diperlukan terbatas yaitu tidak lebih dari satu hari dalam melayani seluruh pemeinjam dalam satu hari;
barang yang mengakibatkan surat perjanjian dan berita acara tersebut tidak sah secara hukum;
Sebab lambatnya pembuatan surat perjanjian peminjaman BMN dan berita acara pengembalian BMN oleh petugas mengakibatkan terhambatnya kinerja pegawai yang meminjam.
B. Hasil Analisis Sistem
Pada sistem yang sedang berjalan proses peminjaman maupun pengembalian BMN dibutuhkan waktu yang cukup lama, sebagai salah satu contoh yaitu dalam pembuatan SPP-BMN atau BAP-BMN yang dibuat secara manual sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Berdasarkan permasalahan dan kendala yang terjadi pada sistem yang berjalan selama ini, maka diusulkan suatu sistem baru yang dapat memberikan kemudahan-kemudahan baik dalam melakukan proses pengolahan data
maupun dalam menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Sistem yang baru telah bersifat komputerisasi yang pengolahan datanya menggunakan suatu program aplikasi komputer yang dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman PHP yang lebih optimal dan dapat mengakses data dengan cepat untuk menghasilkan informasi-informasi yang berinteraksi satu dengan lainnya sehingga membentuk satu kesatuan sistem yang disebut dengan Database.
C. Sistem Informasi yang Diusulkan Untuk mengatasi masalah pada sistem yang ada pada saat ini, diperlukan perancangan untuk membangun suatu sistem yang baru agar kebutuhan pada sistem ini terpenuhi. Sistem baru yang diusulkan digambarkan dengan Aliran Sistem Informasi (ASI) sebagai berikut:
D. Keunggulan Sistem yang Diusulkan Keunggulan sistem yang diusulkan ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem dapat memberikan informasi keberadaan BMN kepada petugas BMN. 2. Sistem dapat membantu dalam proses
pembuatan SPP-BMN dan BAP-BMN dengan cepat.
3. Efisiensi dalam penggunaan waktu dan tenaga.
4. Kecepatan, ketelitian dan ketepatan dalam memproses data maupun dalam pencarian data.
IV. PERANCANGAN SISTEM
A. Hierarchy Input Proses Output(HIPO) Hierarchy Input Proses Output (HIPO) merupakan gambaran dari modul program yang akan dirancang pada sistem pengolahan data secara komputerisasi. Teknik ini mempunyai beberapa tujuan utama. Pertama adalah untuk menggambarkan hubungan antar fungsi dalam program secara hierarchy. Sasaran kedua adalah untuk menentukan fungsi-fungsi yang harus ada dalam pengembangan sistem. Dan sasaran ketiga adalah untuk mendapatkan gambaran input dari sistem danoutputyang akan dihasilkan. HIPO pada Sistem Informasi Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat adalah seperti pada gambar berikut ini:
B. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran tentang suatu sistem yang akan dirancang dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan sistem, entity-entity eksternal yang berinteraksi dengan sistem dan informasi umum yang mengalir diantara entity dan sistem. Pada Context Diagram Sistem Informasi Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat dapat dilihat bagaimana sistem tersebut dimulai dan dimana sistem berakhir. Adapun bentuk Context Diagram dapat dilihat pada gambar berikut ini :
C. Data Flow Diagram(DFD)
D. Entity Relationship Diagram(ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara objek-objek dalam suatudatabaseyang saling berhubungan atau perancangan basis data dengan menjelaskan kelompok-kelompok data dan relasi antar data. Entity Relationship Diagram ini mempunyai tiga komponen utama yaitu Entity, Relation dan Atribute. Adapun Entity Relationship Diagram dari Sistem Informasi Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat ini dapat dilihat dari gambar berikut ini:
V. PENGUJIAN SISTEM
Pengujian sistem merupakan proses yang bertujuan untuk memastikan apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengujian Sistem Informasi Peminjaman Barang Milik Negara BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat menggunakan data uji berupa sebuah data masukan pada program aplikasi yang telah dibuat. Berikut adalah pengujian sistem informasi pelaksanaan peminjaman Barang Milik Negara BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat:
A. Pengujian Pengisian Data
Pengujian pengisian data merupakan pengujian untuk memastikan bahwa data yang
dimasukan adalah data yang benar. Berikut tabel pengujian pengisian data:
Kasus dan Hasil Pengujian Data
B. Pengujian Pencarian Data
Proses pencarian hanya dilakukan untuk mencari data barang dan data pegawai. Berikut tabel pengujian pencarian data:
Kasus dan Hasil Pengujian Data Perwakilan Provinsi Sumatera Barat tentang peminjaman Barang Milik Negara (BMN), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan sistem informasi yang baru dapat mengolah data dan menghasilkan output dengan lebih cepat yaitu ± 5 menit (apabila petugas dan pengelola barang berada di kantor).
3.
Dengan sistem yang baru, proses peminjaman dapat menjadi efektif dan efisien, serta media penyimpanan dapat lebih aman dan terjaga dalam jangka waktu yang lama.B. Saran
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan secara langsung, maka penulis mengajukan saran yang mungkin bermanfaat untuk kemajuan Sistem Informasi Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat dimasa mendatang, yaitu:
1. Untuk pengembangan aplikasi, agar dalam penginputan barang yang akan dipinjam pada proses peminjaman dapat dilakukan menggunakan barcode sehingga prosesinputbisa lebih cepat. 2. Dan kedepannya Sistem Informasi
Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat, dapat terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Keuangan Barang Milik Negara (Simak BMN) agar dapat memperoleh data barang yang lebih akurat.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al-Bahra Bin Ladjamudin. (2005).Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
[2] Bimo Sunarfrihantono. (2002). PHP Dan MySQL Untuk Web. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset.
[3] Didik Dwi Prasetyo. (2003). Tip dan Trik Kolaborasi PHP dan MySQL. Jakarta: Penerbit PT. Elex Media Komputindo.
[4] Jogiyanto HM. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan dan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset.
[5] Jogiyanto HM. (2006). Analisis & Desain Sistem Informasi, edisi ke tiga. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi
Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset.
[7] Kasiman Peranginangin. (2006). Aplikasi WEB denan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset.
[8] Tata Sutabri. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset.
BIODATA PENULIS
Barri Royhanan
